每一个人上台对众演说，都知道自己肚子里必须先有点材料！除此之外：
你的外观如何？
你的声音如何？
室温是否舒适？
光线差强人意？不会太亮或太暗？
听众座椅是否舒适，是否排列合宜？
听众面前设置小桌，是否比只安排座椅适合情况？
如果应提供听众纸笔和资料，是否一切安排就绪？
每一个人是否都可以看到你和听见你？
你的幻灯设备是否安置妥当？其他视觉辅助工具如何？是否清晰精确，每个人都能一目了然？
在你作总结之前，是否已经有人因厌倦而坐立不安了？
逐项检视细节，你的讲坛经验不但会更成功，听众得到妥贴照顾，更能从你的表现中获益。排除任何能够扰乱心神的因素，在客观条件上你已立于不败之地。
巨细靡遗
有名职业演说家巡回全国举行研讨会，每回赚取丰厚酬劳，会上出售书籍和录音带，她亦能从中抽成获利。这些出售给研讨会学员的资料都与她演说主题相关，她介绍给学员，实际上也提供了极有价值的帮助。
她这么做了六个月之后，开始注意到会上出售资料的佣金收入相当不稳定。
她检讨所有研讨会的客观条件，发觉当一切条件几乎都完全相同的时候（即与会人数、当日出售产品价码、是否有干练助理在场协助学员拣选教材等），研讨会若在设备完善的会议中心举行，卖出的教材则愈多。
她深信在这些会场收益较多，是因为让听众分神的事物较少。太热、太冷、饮料供应不足、座椅过硬，都多多少少导致学员分心。学员全神贯注，就能维持学习兴趣，会上售出的各项资料数量就可能因此而攀升。
作过这项分析后，她在登上讲台之前，一定特别细心检视各项细节。她明白，自己只有六个月巡回讲演的经验，所得到的结论可能算不得具体，不过，她相信只要听众在会上学到愈多，自己的收获也会更加丰富。
这个道理应该能够运用到所有讲演者的身上去。即使你出售的不是讲义教材，只不过是你的意见而已，如果竭尽所能地为听众着想，你必然会：
尽早抵达会场。
将心比心，如果换了你今天来听人演讲，什么事会让你快乐，然后在你的能力范围内达成这些愿望。
介绍讲者的最佳方式
应付任何挑战，总有“佳”、“较佳”和“最佳”的方式供你选择。作为一名讲演者的介绍人，别只满足于第一种方式，把心力集中在寻求最佳的执行方式。如果你一开头就打定这种主意，那么你的开场白会鼓舞听众，讲演者亦闻之欣然。
向听众介绍讲者事迹，但须与讲演者主题相关。
你可以大方使用讲演者碍于自谦而不便使用的介绍辞，利用你独特的地位提供给听众适度的讲演者背景资料，特别是那些他们可能在别处所听不到的。举例来说，一群企业界听众齐聚一堂聆听成人进修教育的讲题，以下的介绍就应该相当得体：
“今天为我们演讲的玛姬贝克女土，14岁高中毕业，17岁大学毕业，她拥有三个研究所学位，其中第一个在20岁时就拿到了。
“身居BCA仓储供应公司负责人兼营运者，她独力创办了一项专案计划，鼓励员工修习大学学位。到今天为止，贝克女士公司雇用了34名员工，其中就有29人拥有大学学位，而这29名学士全都获得贝克女士公司的学费补助。她这位雇主向来主张实事求是，言行如一，请她来演讲今天的主题实在是最恰当不过。现在请大家欢迎玛姬贝克女士！”
“威廉平易近人，笑容可掬，和他相处，丝毫不会感到任何压力。听完这位声调委婉的男士演讲后，相信你们一定会有如沐春风的感觉。
“很难让人相信这位谦和有礼，一点架子也没有的男士竟然是世界多国元首的顾问，还经常应邀飞至华盛顿和总统幕僚咨商。”
“各位先生、女士，有威廉在场，你们会深深体会到‘专家’这两个字的真义。我很高兴，也十分荣幸，现在向诸位介绍这位个人形象与公司形象兼具的顾问专家，威廉先生！”
除了取得讲者的传记之外，你还应该问问讲者他希望听众多知道些什么：“如果是你在介绍你自己出场，你会怎么对听众说？”
即使时间十分充裕，你的介绍辞也应该简短扼要。
除非你精于此道，否则别故示幽默，免得弄巧成拙。你的工作是铺路和暖场，让听众准备接受讲者，让讲者准备应付听众。如果你的笑话既无聊又老套，你就连基本目标都无法达成。
反复查证事实。如果你的资料清单均附有日期，有时资料已然过时，日期需要更新。确定任何专有名词发音无误，如有必要的话，和讲者办公室联系，向其秘书确认各专有名词的正确发音，并用音标或注音符号记录下来，免得遗忘（例如Major这个姓氏有时发音成May-Hor）。
如果你从自己的座位起身去介绍一两位讲者，你也许不需要太多时间准备。不过，如果你权充一系列长节目的司仪时，一名讲者说完后，或许你还需要准备几句谢辞，然后再介绍下一位讲者出场。
你还须注意台上场地的大小，讲者走到讲坛的距离有多远，你自己的位置将会在哪里。你必须负责节目流程，使进行如行云流水，其间节奏连续不断，免得两名讲者下台上台之间留有许多“冷场”，或有时你向几位讲者说过谢辞，但有另几位却忙乱得无法致谢。
特别座位安排
有时，各种来头的贵宾并坐台上，你也许必须监督这类型会议的准备工作。要把座位安排得体，会前就得仔细钻研礼宾章程了，以免在无意间怠慢了一位官员、一名法官、教授、军官或其他有职衔的来宾。
万一你轻侮了人家，不只你一人受过，你所代表的公司和同业也都会因为你不懂礼法而遭受责备和嘲笑。
力求尽善尽美
当你负责安排讲坛，必须排列众多高官显要的座位时，在那重大的一天来临之前，你可能必须先和他们的幕僚参酌协调。市政府和会议中心的礼宾专家说，应付这种场面总有一套成规，你照本宣科就不会出错。幕僚之间常相互磋商，做出许多决定，达成最合理的安排。他们所考虑的是这些因素：
主办人的身分是什么？
集会的目的是什么？
比方说，一位市长举办了一场盛会欢迎一家大公司。这家公司将在当地设厂，提供该市市民800个新工作机会。
如果这家公司制造军事用品，军方一定会派员出席，还加上市长本人、州长、国会议员及该公司的高阶主管。虽然市长的职阶并不比其他官员高，但是他毕竟是主办人，借此盛会提高形象的想法是免不了的。谈到这场欢迎会的目的，公司的总裁应是主宾，座位理当排在市长之次。如果其他职阶的属类条理分明，其他与会来宾则可完全按阶衔来安排座位席次。
和与会来宾的亲信僚属商量过后，你通常可以整理出满意的席次安排和演讲顺序。当一名官员闻悉你刻意安排座位，并且还请教过他的助理之后，应该会对自己台上的座位表示满意，而不致吹毛求疵了。
你能力范围内最体贴的事，就是排除任何惊奇的可能性，让所有来宾都理所当然地赴会入座，即使并非每一个人都能得到上首位，但全都感觉受到欢迎和重视。
你也许此刻会问：上首位是什么？
根据礼宾专家鲍崔姬女士的说法，在上述例子中，上首位就是主人右边的座位，再居次的，就是这位公司总裁右手边的座位。
此外，能坐在讲坛之上本身就是一种荣耀，这一点是任何应邀坐在台上面对全场观众的贵宾所不应忘怀的。
会议前后为特别来宾安排行程
邀请一名特别来宾参加公司集会，你会希望像对待自家客人一般礼遇这位贵宾。如果时间许可，你可以在会前或会后邀请他来你家坐坐，或请他去餐厅或俱乐部吃顿饭。或许你公司的总裁有意作东，你可居间协调，让总裁了解这位贵宾的行程和时间的空档。
下列清单可供你参考：
1.在贵宾即将抵达前，再和他联系一次，确认拟妥的计划，其中若有变更，要及早通知他。举例来说，倘若预订旅馆有所变动，客人当然应该及早知道。即使你会去接机，开车送他到旅馆，但是他及时得知，可以转告配偶、助理、同事或相关人员，不致有急事一时找不到他。
你如果认为这么做过分唠叨，请别忘了那个国际知名励志演说家的故事。这位演说家身材高于常人，特地为出场预订一套崭新的晚礼服，要他的巴黎裁缝寄到广场大饭店去，但临时生变，实际上下榻的却是里兹大饭店。
届时，晚礼服杳无踪影，演说家又找不到合身的礼服替代，只得硬着头皮上场，晚宴庄严肃穆，全场只有他一人还穿着白天的西服，弄得他整晚不知如何自处。
对于特别来宾，你不但要投其所好，甚至要尽量纵容他，此乃理所当然也！
2.如果有人经过长途旅行后才抵达你们这个地点，将心比心，想想换了你，会有什么需求。先找个安静场所好好休息？找个地方伸伸腿？用些点心？喝点饮料？或有机会洗把脸？
可能的话，将这些选择一一提供给你的来宾。
3.有些达官贵人旅行必带秘书或随从。先问清楚；如果他并非独自前来，你当然也必须为随同人员作妥善安排。事到临头应付突来变故，弄得你慌张狼狈，不但会显得你小家子气，而且还让你无法全力应付会前其他的重要工作。
4.如果贵宾将接受献花，你不妨先悄悄和她的秘书打个电话，问问她有什么喜好。假如有人连听到玫瑰这两个字都会猛打喷嚏，那么你就会决定改订栀子花。如果所献的是胸前花饰，什么颜色的花朵配她那天要穿的衣裳最好看？女士最重视这些细节，她的助理会告诉你她这些个人好恶。你在细处特别费心，对于整个会程而言，绝对会锦上添花！
5.如果客人有特殊饮食需要，悄悄为他安排妥当。举个例子来说，在晚宴餐叙上招待烤牛肉，纯素食者就无法填饱肚子。你如果要求餐饮业者为客人额外准备一份特餐，上菜之际要做得轻松自然，不必弄得大张旗鼓。如果客人的饮食习惯是基于宗教信仰或健康要求，你可以在他餐碟旁搁着一份手写的食谱注解，说明整道菜没用动物脂肪，或蔬菜是清蒸的，里面没用牛油或其他油质调味料。
特地为贵宾花一点小心思，在你并不费多少时间，可是看在客人眼里，却有天壤之别，对你的款待印象必定极为深刻，久久不忘你们公司竟然雇用了如此体贴和能干的人员。
6.若客人下榻的饭店并非会场，应替他考虑如何从饭店到会议中心或相关地点。
是不是你自己或另一名公司主管应该开车到饭店接他去会场？如此才叫做贵宾式礼遇，并向贵宾证明他是与一群知书达礼的人士为伍！
7.会议到了终场，你这位灰姑娘并不会马上变成一个南瓜。你还是必须留意他的交通需要或其他收尾的活动。比方说，如果客人在次日下午搭机离境之前无所事事，是不是该邀他共进早餐，或逛逛本城名胜？如果到目前为止，你所展现的礼仪和体贴都无可疵议，别在最后却虎头蛇尾，草草收场。当然，客人也许宁可独处，或因为赶工作而没有时间。但是至少你的心意是传达到了！
与讲者讨论演讲酬劳
通常在你邀请演讲者来演说时，就已经决定好演讲的报酬。有时，演说者有业务经理帮他打点行程，可能也由他出面处理像费用这类细节，不用你开口问，就会自动告诉你演讲费是多少，何时应该付讫。如果你听到演讲费比你预期的还高，要自行决定是否应该要求降价。
你也许能够陈述理由，要求减价。能为公司省钱，绝对不须腼腆到迟迟不敢开口。记住，你是在为公司的利益着想。
举例来说，公司一年一度野餐会的全部收益都要捐给社区食物救济基金，你就和他们明说，如果野餐会中的演讲支出降低，社区贫户就可获得更多帮助。如果对方的演讲费固定不变，就别再继续讲价。必要的话，告诉讲者的助理，你必须为这笔支出取得上级核准。然后，按步就班，如期将一切条件谈妥，以致各方对协议细节都不存异议。
如果演说酬劳须在会前预付，坚持对方书面保证如期履约无虞。
万一讲者开了天窗，是否退费？
如可退费，在什么期限内？
万一讲者因病或因故无法出席，是否会安排别人代替？
得到答案的最佳方式就是多问问题。对方如果用理所当然的语气说话时，别像受到催眠似地也理所当然地同意他们开出来的条件。如果届时有人顶替，你也许会颇不以为然，因此，你当然要把疑点剖析清楚。
一开始就巨细靡遗，你会发现整个邀约讲演者和处理细节的过程得以顺畅无碍。
如果讲演者任神职，或是一位当地显要，没有明定酬劳，但却期望领取一笔车马费，他们会事先和你说好预期的酬金。如果没提，打电话去其办公室问清楚一般收取费用金额。
对某些人而言，对众演说还要收取金钱似乎颇为庸俗，他们可能会安排中间人来讨论酬劳。
如果有名讲者根本不会领取酬劳，你还是应该表示心意。悄悄探听合礼的酬劳应为若干，以免因金额太小而辱及其人。如果对方要求你将酬劳捐献给他赞助的慈善机构，留意捐款数目，不得让他失了面子。在这方面，阅历丰富的同事也许能够建议适宜的数目。此外，如果你相信那句三个臭皮匠胜过一个诸葛亮的谚语，不妨多问问几个人的意见。
请准备信封
节目终了时，如果你准备好支票或现金，先把它装在一个白色信封里。将信封悄悄塞给讲者，通常比较不惹旁观者注意。一五一十地把钞票数清，或从口袋里掏出一叠钞票当面点数，是全然悖礼的举动。你可以和讲者握手，赞美他的演说，向他致谢，一边将信封悄悄递过去。
如果讲者是儒雅人士，会不动声色地将信封立即放入公事包或衣袋。没有人会当众打开信封，清点里头的钞票数目。
讲者迟到或未到该怎么办？
当听众俱已到齐，而讲者却迟未出现时，让听众久等而不作解释，是非常失礼的举动。别让他们等得太久；事先就想好该如何应付这种局面。
你是否能够更换讲者的顺序？迟到的人或许可以挪到最后再讲。
如果你必须站在讲坛上向听众解释讲者尚未到场，要怎么对他们开口？对于你不能确定的事，别用权威性口吻乱向听众保证。比方说，你当众宣布讲者因故会稍微晚到一点，但是旋即你又确知他根本不会来了。话不该先说得太满，没有必要让自己陷入尴尬的局面。
如果在中场休息时安排了饮料点心，此时，叫他们立即送上。请会场听众先享用饮料咖啡，在讲者抵达前先松弛几分钟身心。
如果讲者根本没到，你有两个选择：延期或找人代替。公司的高阶主管也许可以上台对听众演说，立刻打电话到他办公室解释你碰到的难题。如果你找不到合适人选，别浪费大家的宝贵时间。此时，商业礼仪要求你向听众致歉，宣布散会。
你或许应该考虑向每人发函致歉，到了那时，你应该已经知道讲者未出现的原因，别忘了在信中提到这个理由。你费心解释，会得到人们的体谅。由于时间本身就是一项贵重的商品，你浪费了别人的时间，务必要传达出这份关怀和歉意。你没有必要添油加醋凸显这回的挫折，但是你确实也希望传达给大家你的歉意。
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