一善于利用时间

    史考特·亚当斯的卡通《迪尔柏特》描述了迪尔柏特努力编写企管新书的情节。“时间管理”就是其中一个标题，“推迟与浪费时间的白痴开会”是他提出的第一个建议。迪尔柏特身后的一个面似白痴的人问他：“你如何做到的？”他的回答是：“我以后再告诉你行吗？”

    事业有成的人会推迟参与浪费时间的会议，或者根本就不同他们开会。斯坦利·马库斯说：“我的时间和别人的时间都很重要，所以我必须要守时。假如我得知别人不和我持同类观点，我就会避开和他交往。”大多数行业的头头都十分注意和重视这一原则。一位优秀的美乐达公司业务员说：“真正出色的业务员不会让顾客去等他们的。”

    不幸的是，你有时会充当别人的时间人质。也许你作为一名业务代表在接待室等待买主，而他却在休息室里，毫不介意你拂袖而去。但如果他对于你而言很重要，除了等，你也别无它途。此刻，你可以充分利用等待的时间，检验你带的文件、报告之类的，或者打个电话等等。

    假如和你来往的人权力大于你，而且关系是长期的，你可以动动脑筋，和他的接待人员套套关系。让我们看看拿破仑·希尔是如何处理这一问题的吧。他说：“有一段日子，我不得不和一位大学校长和一家电台总经理共事，但他们经常不守时，让别人空等好长时间。我通过交往，认识了他们的执行秘书，将等候他们的时间尽量减少，有时，他们的秘书会在确定见面的前几分钟通知我。”

    这种情况下，你完全可以采取一些积极的办法。一位业务经理说：“我不能让牙医或医生浪费我的时间，我等几分钟后，告诉挂号人员‘医生有空了吗？我们约在3点钟，如果他还忙，我就需要重新安排一下我的时间，因为我还得赴别的约会……’他们通常都爽快地让我进去。”一位大学的行政人员说，假如他的同事在开会时不停地接电话，他就会递给她“我看你很忙，等有空时再找我吧”的条子，然后离开。

    有时，是你的好友或亲属窃取了你的时间，不仅是迟到，简直是明抢你的时间了，你该如何处理？你可以明白地告诉他们，假如问题老是重复，等下一次你们约定时间时，你可以在订时间时说：“你想4点我们见面可能吗？那时我正在做非常重要的事，如果不能做完，那可就麻烦了。”

    如果行不通，那就试试史奇勒的方法。他建议等待对方做了你希望他做的事。如果他按时赴约了，你便做能令他永远都记得的事，也许只是一句普通的话，出自你内心的：“谢谢你的准时赴约。”真诚的谢语会比你预想的效果好得多。

    控制会面的场所是对付时间大盗的最后一个办法。假如你把约见的地方定在你家，当他没到时，你可以自由自在地做别的事。对于由于不了解情况的突然拜访者，在接待室接待他不失是一位善于利用时间的主管的聪明选择，因为在那比在办公室结束谈话要方便得多。

    二别接烫手的山芋

    假如你对时间很珍惜，千万要小心，当你和一位把猴子当成宠物的人接触时，你应知道，他们随时都有可能把一只猴子放到你的后背上。要知道，有些孩子是非常淘气的，他们有些是很令人反感的可厌家伙，照顾他们可不是一件轻松的事。

    别人给你的问题或任务（如猴子），不要轻易地接下来。如果你对所有找到你头上的问题都不加思索地接下来，那么，你今后将会有一段灰暗的日子。许多人不得不要用几天、几日、甚至更长的时间去处理“不小心”跳到他们背上的“猴子”。

    不要接手他人的“猴子”是《当1分钟经理碰上猴子》书中的观点。原因就是这些经理没有拒绝猴子从他们的主人背上跳到自己身上。他们还对下属在早晨到他办公室问如何处理问题而感到不解。这是一种令人发笑的情形，不是下属被分配给任务，而是下属分配给经理的任务，有时，这些经理是不知不觉中被分配的。

    一个企业的总经理在读了此书后，推荐给其他几位高级主管，于是他们企业文化观念中就融入了这只“猴子”。有时，职员们的同事说：“你能帮帮我吗？我的背上有一只猴子，我快要忍受不了了。”虽然这样说，但他们都明白它的原则。

    尤金·里斯曼——著名的时间专家曾咨询了一个通讯公司的负责人。他问，为什么总有做不完的事情？当出现危机时，哪怕是很小的危机，他的手下也找他，希望他能把所有问题都解决。当尤金告诉他猴子的原则时，他恍然大悟。原来他们的工作系统是很可笑的，他做了那些本不属于他做的事，于是他采取一系列方法让他的属下将问题解决在他们之间。尤金在几个星期后再见到他时，他变得神采奕奕，他又成了一个运筹帏幄的负责人了。

    假如你的背上正有一只猴子，不妨看看以下的建议：

    记住“猴子”在这个世界上到处都有，你只需要一次真正值得你关心的猴子。

    别人的“猴子”当然由他们自己照顾，假如他们自己都不打算那样去做，那你更不该试着去解决他人的问题。但是，在你能确信他们都忙后，从而不能照顾他的“猴子”时，不妨伸手帮他一把。

    假如你的身份是经理，你可以通过把“猴子”指派给下属去处理，以此来训练他们处理新工作的能力。一个经理事业成功与否，让他下属做什么样的事可以说是一个重要的评判标准。

    一位专门管理“猴子”的专家说：将所有的时间都用在那些引起你注意的猴子身上都不够用。假如你允许每只“猴子”都爬到你背上，于你于“猴子”都不好。当你接下不合适的“猴子”时，合适的“猴子”可能因此而缺少应得的关注。但如果你能让别人照顾你的“猴子”，并且在恰当的时候，给予他们一些鼓励和关注，则这些“猴子”可能成为可爱的宠物。

    吉恩·罗伯特——《费城询问报》的前执行编辑是善于运用此管理技能的胜利者。他在职的18年中，该报18次获普利策奖。当然，他本人不会写所有的文章，他是让别人去做。远离下属的“猴子”是他最喜欢的技巧之一。

    他的同事回忆道，当大家开会时，他会长时间地沉默不语，这包含着强迫别人说话的意图。比尔·可维奇（他的同事）说：“他告诉我，他学到最精彩的人事管理经验是：你只管听，让部下能说多少就说多少，自己的问题他们都会妥善处理的，之后，你会得到他们的答案。”

    此外，如果你是经理，你应该能坦然接受部下告诉你的问题，许多企业就因为部下不敢告诉上级不好的消息而倒台。你告诉他们在告诉坏消息的时候，一定也告诉你解决它的建议。三懂得说“不”

    超级电视名星拉里·金回答记者“怎样避免最浪费时间的事”提问时，说：“放弃和自己不喜欢的人吃无聊的午饭。而且，在生活中，你得到的越多，无论是金钱还是事业，你就有更多的回旋余地，现在我基本上没有那种非去不行的午餐了。”

    那些浪费时间的约会，社会活动等是时间管理专家尽可能回避的。但是，一些必须参加的活动他们也是参加的，他们会合理地利用时间，或者能够代替就找别人参加。如果你的朋友请你接下一个计划，但你任务已经够大，或你没兴趣做，最善于利用时间的人会说：“很对不起，我恐怕无能为力了。”

    拿破仑·希尔举了一封最棒的婉拒信，是亚洲出版社给一位壮志凌云的作家写的：

    你的大作我们认真拜读了，但是，假如我们把您的书出版了，以后任何比这水平低的书我们就再也无法出版了。而且，我们相信在将来的几千年中很难产生像您这样的大作。由此，我们不得不忍痛割爱，奉还原作，请您千万原谅我们的胆小与浅薄。

    有时候，我们也不得不把“不”字说给我们的上级，可该如何出口呢？你要记住，一名优秀的经理知道你在什么情况下不能完成他的任务。一个很好的办法是让经理知道你对不能执行他的命令而感到忧虑，你最好能用下面这种方式：“目前我们讨论过的报告即将完成，那次会议我也很想去，你说我应该选哪一种呢？”

    四扩充自己提醒时间的词汇

    你在录像现场和录音间，会经常看到两种很有名的手势：一是场务按顺时针方向用手划圈，告诉别人快点；二是切喉咙的手掌，意思是“卡”，即停止。

    在生活中，你有时需要恰当地提示，跟你谈话的对方还有多少时间。沃勒正是这种人。拿破仑·希尔有一次必须在假期前一天见他，沃勒开始就告诉对方，他事很多，但他会留给他十分钟的。拿破仑·希尔尽量快一些表述他的意思，但还是没说完，当希尔稍作暂停时，沃勒插嘴说：“博士，很遗憾，够十分钟了，我要离开，祝你圣诞快乐！”然后，他便转身走到他办公桌前开始继续工作。

    我们都有这种经历，然而，似乎很难从正在进行的谈话中走出来，而不惹对方生气。突然结束对话的最佳方法是充分恰当地利用时间暗示。这样，你就能充分利用你的时间，而且还会赢得与你谈话的人的敬重。让别人知道你想怎样，假如你想将谈话结束在6点30分，你不妨说：“我想我们最好能在6点30分离开，因为以后的时间，交通状况可是最糟糕的。”这样，他们就知道你的离开时间了。

    如果你没必要说得非常精确，“左右”两字可以充分利用。例如，“宴会在7点左右开始。”你可以说：“大概7点。”我认识的一位负责人将他的约会从不定在整点，如10点35分、5点15分等等，暗示别人要守时。

    你可以利用暗示来确定你的约会。如“嗨，我是汤姆，我想看看还有什么别的问题吗？我今天很忙。”给别人“我今天很忙”的暗示语，也许会很有作用的。你的目的是告诉他，你一定要去，而且他也必须去。

    但有些人总也领会不了这类的暗示，对此你只有实言相告才更好一些。美国电视网的老板凯·柯波就是如此做的。当她觉到会谈到时间了，她就会直接埋头处理她的文件。她说：“我尽可能避免失礼，但在转身时，却不免有些失礼。可我实在是不得已为之，而且有时站起身把对方送到门口。这样的话，反而不浪费什么时间。”

    掌握如何恰当地使用暗示，可以为你节约一笔不小的时间。把一些有效的计划应用好，一方面，可以使你压力大减，另一方面，还能加强你的社交技巧和能力。以下便是一些有效的办法。

    1.时间限制暗示

    交谈一开始你就应传出这个信息。例如“你现在找到我真是恰到好处，刚好我有会议间的四五分钟。”或者你可以补充：“我们可以谈谈，如果你同意，我们马上就开始，如果此次时间太短，那我们可以安排一次时间足够用的约会，好吗？”

    一些很善于控制时间的人会有这样的一个开场白：“我在4点钟必须要打一个电话。”关键是一开始就说出来，而不是等到3点55分才说。主持人比尔·约翰逊的电话开场词很有特点：“喂，先生，我是比尔，我想告诉你一些简单的问题，你有空吗？”他认为这样的方式很有效，告诉对方你不是想和他谈天。假如通话时间过长了，他自己也会恰当地准备结束，“抱歉，玛莎，我刚注意到时间已经到了，我们还有什么需要补充的吗？”

    类似的时间限制暗示有3种目的：

    （1）让对方知道你很关注他们，很愿听听他们想说什么。

    （2）告诉对方一个期限，他们便可以得知你可以给他们的时间。

    （3）使对方不得不进入主题，避免浪费不必要的时间。有时，对方在你所能给予的时间内不能充分地论说一个话题。如果这样，你可以另约时间，有些人在时间仓促的情况下绝不会说出重要信息的。

    2.肢体暗示

    收拾桌上的文件，似乎你准备离开，或者将椅子上的身体向前倾，当然最好的办法是你从椅子上站起来。

    3.停顿与沉默

    将两次回答的时间拉长。

    4.加速暗示

    在通电话时，你可以这样说：“我知道你现在很忙，但我有一个很简单的问题。”这实际上表达一种“自己很忙”的礼貌方式，而且可以加快谈话的速度。或者这样说：“我想弄明白这一点，在我们结束通话时。”亦或：“金，我现在得去参加一个开始2分钟的会了，但我不想太草率，你什么时候有时间，我再和你联系。”

    5.串通好的干扰

    一些助理会在他们主管约好的时候进去打扰，他们会轻声地提醒已经到下一个会议的时间了。

    6.找东西

    一些主管会在会谈前段时间注意力非常集中，但过了一段时间后，他们就开始在办公桌前找东西，或要别人去找，看起来像有些心不在焉，甚至有些不好意思。来访者得到这种模糊的暗示后，知道他们受重视的程度后，就会把会谈停止。

    7.道具

    卡伦·谢泼德——大学书籍出版社代表，她在皮包里有一个定时器，每10分钟就会响一次，然后她借口去参加下一个约会；假如她以为谈话仍有必要进行下去，就会把定时器关掉。

    8.结语

    一些人不知怎样结束会谈，他们会说好几次再见，而且每次都有些勉强。快速而礼貌地结束谈话的方法，如：“好了，先生，我们下次再联络，多谢！”然后，你可以走开了。

    如酒会、宴会等场合，你必须知道该如何退出。如果你不希望老和一个人谈，你可以先集中注意力和他谈一会，然后再说：“和你聊天我感到很高兴，不过，我得在其他人离开前和他们谈谈。”或者，“我想我应该和每个人都打个招呼。”或者，“稍等一下好吗？我想我应和他说说话。”然后，礼貌地含笑点点头离开。

    五像政治家一样处理时间

    亚里士多德说过，人是政治动物。

    政治不只是在市政府、国会或华盛顿才有的事。当人们叫你政治家时，多数情况下他们不是称颂你，而是有一些欺骗、虚假的意味。然而，政治的基本内涵是管理众人之事，也可以说，政治就是人类工程学。

    一些人认为没必要学好行销的政治技巧，认为做好本职工作，酬金自然到手。通常情况并不是这样的。熟悉你份内的工作是不够的，每一项工作都包含政治面，如果忽略这一点，事情可能会变糟的。

    即便你不愿当政治家，但你避免不了和他们交往。所以，了解他们的想法，如何决定优先顺序是很有必要的。一位老政治家对接电话、约见人的惟一标准是：权力多大。当他面对成堆的电话记录时，他不问：“谁先打来的？”而问：“他们中，谁权力最大？谁对我有用处？”同理，市长、高级政治官员也不可能每天都去一一答复信件和电话，他们把这些都交给秘书去做，但即便是秘书处理此类事情，他们的原则也是“谁权大？谁可以利用？谁可能会造成负面影响？”

    一些远离政治的人也必须小心这些问题。当亚伯可地区长老会医疗服务中心人力资源总经理玛丽·布尔被问及“最先回哪些人的电话”时，她回答说：“捐款者和董事的电话。”这是很明显的：雇佣、升迁、开除是董事的事，捐款者可以称之为“上帝”。假如你了解管理级人员的工作方式，就会明白为什么没接到他们的回电。如果和他联系很费力，原因大都是你联系的人，或他的助手认为你对他们没多大用处。

    所以，对一切的信件和电话应分类处理，首先处理的当然是你认为对你有利的。当然，这里面也有一定的技巧，如果你的助手只被告知除权威人士外的电话一概不接，他们也可能由于不认识所有和你交往的权威人士而误把他们当成无名之辈；此外，如果你只听到权威人士的话，你就有可能错过了许多小人物提供给你的重要情况。

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