某杂志刊载了这样一个故事：
有一个老商人，他在一个小市镇里做了几年的地产生意，到后来竟完全失败了。当债主跑来讨债时，他正在紧皱眉，思索他失败的原因。
“我为什么会失败呢？”他说，“我对于主顾不是很客气吗？”
“你完全可以再从头干一下，”债主说，“你看你不是还有不少财产吗？”
“什么？从头开始？”
“是啊！你应该开出一张资产负债表来，好好地清算一下，然后从头做起。”
“你的意思是说我得把所有的资产和负债都详细计算一番，写成一张表格吗？我得把我的门面、地板、桌椅、茶几、书架都重新洗刷油漆一番，弄成新开张的样子吗？”
“是啊！”
“这些事我早在15年前就想动手去做了，但后来因为我沉溺在参观拳击竞赛中，至今还不曾动手。现在我知道我几年来失败到如此地步的原因了！”
尤其是在大都市里做生意，更要把一切事情、一切物品都弄得有条有理。美国信托行业公会的会长说：“根据我几年来和一般大公司商号交往所得的经验，他们的老板随时都能获得有关公司营业的报告，能对整个公司的情形了如指掌，一定不会失败。”
无论你是在大都市里或城镇里经营生意，你都应该把物资管理得清洁整齐，把账目记得清清楚楚这是最重要的一件事。那些把什么事物都弄得乱七八糟的人，终有一天要跌倒的。
有不少商家，往往把货物堆积得七倒八歪，没有良好的管理。偶尔来个主顾要买某件物品时，店员就要翻来覆去地耽误半天功夫才能找到。
有许多青年也是一样，他们生来有一种古怪脾气，任何事情都只随随便便搪塞一下了事，从不想应该怎样做得更好。他们脱下衣裳解下领带就随手东丢西抛。遇到他们不得不放下手中的事情，跑开一趟时，就不管事情已经做到哪里，立刻顺手抛开，等着回来后继续再去。这种青年一旦踏入社会，干起事业来，一定把自己的四周弄成一团糟，对于任何事也一定抱着“搪塞主义”。
如果你多费一点时间和精力，把你的事情做出一种结果，把你的东西收拾放好；当你将来再继续下去时，再要把东西找出来时，真不知要省去多少时间和精力，更不知要省掉多少无谓的纠纷与烦恼。
有些人常常对自己的失败想不出所以然来。其实他面前的那张写字台已经把其中的缘故老老实实地告诉他了：台面上东一堆乱纸，西一堆信札；抽屉里好像塞满了棉花一般；书架上报纸、文件、信纸、原稿、便条都杂七杂八地塞得水泄不通。
我们身边的一切用具和陈设都是揭发我们习气最忠实的证人。我们的行动、谈吐、态度、举止、眼睛、衣服、装饰等也都在老实而毫不客气地告发我们是一个怎样的人。它们把你自己也莫名其妙的失败原因一五一十地说了出来，把你自己也不知其所以然的穷困理由，也原原本本地告诉了你。
做任何事情，万万不要做做停停，停了再做。往往有许多人，今天说得一篇大道理，明天就没有一点事了，也不见任何行动。这种人都可称之为“莽猪”“冷血”。他们不知道，任何事业绝非那样一吹法螺就可成功，非聚精会神，有条不紊，持之以恒，不断地努力不可！
注意生活节奏。
生活好比一部交响乐曲，有快慢、强弱、张弛等交替出现的旋律。它在一定程度上反应了人们的生活方式和精神面貌。有的人无论干什么，都是手脚利索，效率极高；有的人则慢慢腾腾、磨磨蹭蹭，效率很差。犹如音乐中的节拍，前者一个八分音符唱半拍，后者一个四分音符唱一拍，前者比后者快一倍。由此推而广之，人们如果能把起床穿衣、洗脸漱口、吃饭走路等全部生活节奏都由原来的“四分音符”变为“八分音符”，那么，人们要多做多少工作呢！
现在世界正进入信息时代。信息，离开了“快”，其价值就不免七折八扣，甚至等于零。市场上，一个信息获得的迟早，可能使一些企业财运亨通或倒闭破产。科学技术上一个新发现或发明公布的先后，可能影响到首创权，或者专利的归属。
快节奏工作的第一法则是具备工作的动力。懂得如何去激发它、如何去节俭地集中地使用它固然重要，但首先必须具备它。
（1）控制时间过剩。英国社会学家巴金生在《巴金生定律》一书中指出，如果高级科技人员时间过剩，就会使他们产生不信任感，以致去开拓那些有害的产品消耗时间来愚弄自己，或者成为一个干什么都慢慢腾腾的慢性子。但时间过剩并不可怕，它的产生是正常的，因为任何人对于时间的需求绝不可能是始终如一的。关键在于控制时间过剩并及时地使它向有利方面转化。
（2）养成习惯，始终不要懈怠。一个伟大的哲学家说过：“习惯真是一种顽强而巨大的力量，它可以主宰人生。”人的心理规律是这样的，在新的条件反射形成的暂时神经联系“定型”之前，总是不稳定的；而旧的条件反射形成的神经联系“定型”在彻底瓦解之前，又总具有某种回归的本能。正如鲁姆士所说：“每一回破例，就像你辛辛苦苦绕起来的一团线掉下地一样，一回滑手所放松的线，比你许多回才能绕上去的还要多。”所以快节奏习惯在形成之前，不能有丝毫懈怠。
（3）常敲警钟，推动工作。一些时间研究专家，指导人们常做这样的假设：如果我现在知道六个月后我会突然失去学习和工作的能力，在这之前我该以怎样的速度工作；每天的生活都当做自己第二天就要死亡那样安排。著名女学者海伦·凯勒，自幼因猩红热瞎了眼睛和聋了耳朵，她在一篇《假如给我三天光明》的文章中，向认为来日方长，不珍惜今天的光阴，而饱食终日，无所事事的庸碌之辈敲响警钟。作者机智地设问：“假如你只有三天的光明，你将如何使用你的眼睛？”用这样的问题启发人们去思考，呼唤人们快节奏地工作，把活着的每天都看作是生命的最后一天，以便充分地显示生命的价值。
形成自己的工作规律。
人，有百灵鸟型和夜猫子型，杰逊说他大概是属于夜猫子型吧。以前，他也是白天型的人，即使在准备考大学的那段日子，也很少熬夜，而且最少要睡8小时，早上很早就起床。而现在，工作使得他变成了一只“夜猫子”。
杰逊变成“夜猫子”最大的理由是为了错开上下班高峰，将时间做最有效的利用。他觉得每天搭电车去律师事务所的路上，什么事都没法做，实在很可惜。假定一个人每周上班五天，每天往返需要2小时，一年就要有400小时以上时间耗费在路途上，这400小时，用来念书或做事，会得到相当可观的效果。
另一个理由是和律师工作有关。公司一类的法人机构和律师会谈可以在白天进行，但在公司上班的人却不可以，总觉得会引起公司同事侧目。在公司，“今天要去看医生，请准许早退”比较说得出口，而“要去和律师会面，请准许早退”就说不出口。另外，去见律师的事一般人是不想让别人知道的。所以杰逊若是听到顾客说：“六点多再来可以吗？”他一定会说：“好的。”
律师经常必须准备各种文件，撰写大量的文字材料。律师要为委托人保守秘密，所以工作必须在事务所内做。可是，事务所内整天都有很多恼人的电话打进来，只有在晚上电话较少，因此他就渐渐地变成了“夜猫子”了。
白天型或是夜猫子型都视个人的情况而定。不考虑个别的条件，是无法断定白天型好或是夜猫子型好的。要紧的是“在最适合自己的时间里处理好事”，才会提高效率。
避免生活步调的混乱。
经常有人说，有重要考试的当天，想早起，只要前一天早上早起就可以了。因为前一天早起，晚上一定会早睡，考试当天就不会睡过头了。但是，我不太赞成这种方法。
这是因为生活步调会受影响。当然，还要看是什么样的考试，若是重要的考试，最好避免用这种方法。虽然这种方法可以早起，但是打乱了生活的步调，恐怕脑筋无法十分灵活。遇到这种情形，应该从考试那天的前一周起，慢慢地改变生活的步调，每天早上提早一点起床，才不会因为生活步调急剧变化，而造成脑筋的不灵活。
在物理学中，有一个“惯性定律”：一切物体在没有受到外力作用的时候，总保持静止状态或匀速直线运动状态。
工作或念书的步调，和直线运动相似。下决心每天早上早点起床念一小时书，这个决心在培养成习惯的过程中，多少会伴随着痛苦。但是，若持续一段日子，每天早上念一小时书会变得理所当然，也不会再觉得痛苦了。
这中间最难的是从静止到运动的刹那，因为此时要有相当大的精神毅力。但是只要付出努力，终究是会看到成果的。可是，若中途泄气的话，那么一切都将前功尽弃。
中途的努力是必须坚持的。就像飞机一旦离开陆地，到了一万米的高空，它不再需要大量起飞时必需的能源也可以持续飞行。但是，上了轨道之后，若说“今天情况特殊”而乱了习惯的话，马上就会完蛋。因为，坠落中的飞机要再次上轨道，必须要有高超的技术和坚强的意志，也就是要有极大的毅力。
紧张感有助于集中精神。
一个人的精神能否集中，除了他本人的能力之外，也受到工作的内容以及工作环境的左右。
但可以肯定的是，谁也无法长时间保持精神的集中。不论是工作或娱乐，一个人能够集中精神做事的时间绝对是有限的。
如果能了解自己集中精神做事的最高时限，是有助于工作效率的提升。因为清楚自己的最高时限，就不会无意义地把工作延长至三四个小时。因为你知道勉强延长工作的时间，只是徒增体力、脑力的负担，没有工作效率可言。如果你的最大时限是90分钟的话，那么不妨就在每90分钟以后都做个休息。休息是为了走更远的路，在适度的充电之后，更能提高工作效率。即使你的最大时限只有20分钟也无妨，只要能发挥最大的工作效率就可以。
此外，适度地变换工作内容也有助于效率的提升。数学做累了，可以改念历史。书写的工作做累了，可以改成阅读资料。变换的内容虽然因人而异，但最重要的是记住“不可能永远保持精力集中”的原则，为了保持工作效率，稍微费心于工作内容的求新与求变才行。
（1）保持某种程度的紧张感。
其实“紧张”的另一层意思就是“投入”。原始时代人类的老祖宗们在受到猛兽追逐的时候，常常心跳加速、手心出汗拼命地逃跑，而手心出汗恰可防滑，以致能攀爬上树顶躲避野兽的攻击。换句话说，“紧张”是下个行动的准备动作，如果不紧张，就无法使出浑身解数逃脱。所以，“紧张”是当时的人们求生存不可或缺的本能。
这样的“紧张效果”不仅在原始时代发挥作用，即使是现代人也不可或缺，因为，紧张的情绪会激发精神的集中力，使得思绪清晰、活泼起来。所以，紧张是正常的精神反应；是在明了所面对的问题的重要性之后，产生出来的正常反射。
所以，面临重大考试却一点也不紧张，若无其事，并非好事。因为，没有紧张就没有警戒心，事情就容易出差错。当然，过分的情绪反应，紧张得什么事情也做不了的话，比不紧张更糟糕。但适度的紧张情绪，绝对有其必要。
（2）培养自己集中精神的能力。
为了提高工作或读书的效率，有必要在平日训练好自己集中精神的能力。
“紧张有助于发挥集中力”的另一明证就是站在书店阅读的时候。相信很多人都有这样的经验，有时候并不打算买书，只想在书店查查资料，虽然东抓一本西抓一册随意地翻阅，但这个时候看到的内容印象却意外地深刻。其实，这应该是担心书店老板或店员会出面干涉的紧张感所致，因为紧张才激发了异常的集中力。
不断改进工作的方法。
在理想目标与实际情况之间，多少会有些差距。譬如，一天预定读书8小时，却由于种种的原因只达到7小时，甚至只有5小时，类似这样的差距，都应逐日记录在你的“进度表”上。
事实上，不论预定的计划有多理想，现实生活里总会出现无法预料的情况，影响计划的完成。现实生活里戏剧性的突发事件虽然不多，但阻挠计划达成的事却不胜枚举。可能是生病，也可能是友人的突然造访，所以，无法达到预期目标的时候，千万不要沮丧、悲观，目标无法达到也没有关系。
但是，却也不能因为“没有关系”，就不尽全力去完成它。为了达到目标所做的努力固然重要，但弥补理想与现实之间的差距所做的作业更是不容忽视。虽然这个差距也许永远无法弥补，但无论如何总是朝目标更前进了一步。
“目标”的重要性并不在于完成，它本是为了提高工作成绩而订的假设。换句话说，设立目标只是完成工作的手段而已。因为没有目标就没有方向，没有尝试的乐趣，也就无法做出任何的成绩来。“目标”是为了避免人性中苟且偷安的弱点所必须的。
眼高手低的空想当然另当别论，如果是一个有实现可能的目标也无法达到，就有必要深究其原因了。因为在理想与现实的差距里，必定潜藏着自己未激发的工作潜能。
譬如，某一位业务员的工作成绩始终不理想，那么他就有必要回顾、检讨一下以往的工作方法。问题可能是出在自己的交涉能力，也可能出在事前工作的不够周全。总之，必定是过程中某处有了缺失。如果这位业务员不加以检讨，改进以往工作缺失的话，永远也无法提升工作的成绩。在理想与现实的差距中，不仅可以找出提升工作实绩的潜力，就算工作成果已经很令人满意，也可以让它更臻于完美。总之，在工作完成时再一次检视其过程是绝对有必要的。从检视过程中你可找出客观衡量自我能力的标准。不论工作或是念书，只看到表面所得到的70分，却从不去探讨失去另外30分的原因是永远无法进步的，只能永远停留在70分的程度。
“进度表”，就是方便个人找出目标与实际之间差距原因的最好资料。愈是凸显差距的存在，就愈能感受到检讨差距原因的重要性。而加强其视觉效果，更有助于早日发现差距的产生。
为了有效地检讨工作上的缺失，最好的方法就是换另一个角度来看问题。有许多时候，你可以藉助他人的忠告达到改进的目的。有道是“旁观者清当局者迷”，别人也许可以提醒你疏忽的地方。
如果没有人可以提供你改进的方法时，你就必须自己积极地寻求突破才行。这时，你得尝试换个角度来看事情。这就像写文章一样，在完成之际，要换个角度检视一下是否前面是口语体，后面是文章体，是否有前后不一致的情形，或是文章有没有涉及人身攻击，有没有错别字，文章格式是否一致等等。如果能再三检讨的话，就可以使文章更臻完美。
养成有系统的习惯。
据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着，每年因不整洁和无条理的习惯，就要浪费近13％的工作时间！
养成有条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏”。
时间用得不适当很少只涉及到某一特定事件，它通常是一种根深蒂固的行为模式的一部分。要向好的方面改变，就必须常常和多年养成的某种习惯搏斗一番。
改变行为模式有两种方法：一种是强迫自己遵行新的行为模式，直到这种模式生根为止；另一种是利用奖励办法来逐渐“形成”一种新的行为。
如果你要彻底改变你的行为模式，使你能够正确地评估出你的进度。你或许要运用“厌恶”的办法，但是这个办法会产生不愉快的作用。
对我们大多数人来说，要认识的重要一点是：任何事后可以使我们感到愉快的行为，往往会鼓励我们努力去做，而且更可能会再度去做。你可以从别人那里得到鼓励，但是你也可以给自己某种奖赏来鼓励自己。例如，为你完成(或开始、坚持)一项困难或冗长乏味的工作；继续去做一项优先工作，而不闪避它去做次优先的工作；着手去做一项不愉快的工作；拒绝一项不重要而且又会耗费时间的要求等等。这种奖赏可能微不足道，但只要能使你觉得愉快就行了。它可以是实物一片口香糖、一杯水、一些点心。它也可以是允许你自己去做某一件事情休息一会儿，早一点下班，或买一双鞋子等等。它也或者是在你每次向正确方向走一小步的时候，在你心中的自我抚慰而已。
要记住两点：
1为懈怠而处罚自己，不如为成功而奖赏自己来得更有效，因为积极的鼓励是达到改变行为最有效的方法。
2你必须为每次的“小”成功奖赏自己，而不是等到有大成就。
在棒球比赛里，胜利不是取决于安打数目，而是取决于跑回本垒的次数。只跑到三垒，并不能因为跑了四分之三的路程而得分。
工作也是这样。能够开始当然很好，继续做下去也不错，但是不到完成，你就不算做了你开始做的事情。很多人有一种把一件工作“做了一会儿”，然后又放在一边的习惯，还欺骗自己已经完成得很不错了，实际上却是典型的“烂尾楼”而已。
当然，如果工作范围太大而不能一次做完，这项建议就不适用。那你该怎么办呢？
很简单，用“各个击破”法，把这件工作分为许多小而可以掌握的工作(最好用文字写出来)，然后指定你自己把一项小工作完成之后才停下来。那么，在你把这种工作放在一边的时候，就不会觉得留下太多的紊乱头绪，而会觉得完成了这件工作的一个阶段，而且随时都可以再做下一步小工作。
例如，你有一份很长的报告要写，你要避免“一次只做一个小时左右”的安排，而要指定你自己先写好大纲，或做好调查研究，或写下引言。做好了这一步，你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉，并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候，你就不需要再重新去理出头绪，也就不会有心智阻碍。
把工作分成许多小工作去做，你就会养成所谓的“强制去完成”的良好习惯。这会为你每天省下很多时间。
如果拖延是你的问题，那你就不能再拖延着不去做了。
意大利腊肠切开之前的样子非常笨重，而且看起来令人倒胃口。但是把它切成薄片以后，看起来就不一样了。切了以后，你就可以处理它了，也就是可以用你的牙齿大嚼一番。
例如，有一个电话你应该打，你已经拖延很久，而且这个电话可能会令你不愉快。在这种状况之下，“意大利腊肠切片法”可能会是这样：
①查出电话号码，并且写下来。
②定出一个打这通电话的时间。(要求你立刻打这通电话显然是超出了你现有的意志力量，因此让自己先轻松一下。但是要有一个补偿，那就是坚定地承诺在某一特定的时间打这通电话，并且把这个时间写在你的日历上。)
③拿出档案看看这通电话所涉及的究竟是怎么一回事。
④决定你确实要说些什么。
⑤打这通电话。
另外，一件大工作，“片段”的数目可能会很多，那么列出一份工作分段表吧。要诀是使每一件小工作简化便捷到可以在几分钟之内做好。然后在交谈与交谈之间，或在等电话的几分钟，解决一两项“立即可以做好”的小工作。没有这张工作分段表，你可能永远不会着手去做这件大工作。
请记住：这件大工作的第一片段第一件可以立刻做好的小工作就是用“文字”列出这件大工作所涉及的许多小步骤。
“各个击破”的原则不止可以用在作战之中，也可以用在工作方面。
只要动点脑筋，任何事都可以迎刃而解。
还有一种是基于认识到我们不能立刻采取行动，并不是因为这件工作有什么特别的困难，而是我们已经养成了拖延的习惯所产生的解决问题的方法。拖延很少有特定原因，它是一种根深蒂固的行为模式。如果我们能够改变思考习惯，这种问题往往也能迎刃而解。
对很多人来说，要改变一种根深蒂固的习惯，会是一件痛苦的事。他们已经努力过好多次，完全利用意志力量新年的新决心，来改变习惯，但是都失败了。其实这并没有那么困难，只要你用对方法。
中国剑谱上有只有按自己的节奏方法，才能取得主动的策略。那么，我们工作中也只有了解自己的“生理节奏”，才能让我们的工作做得更好。所谓“生理节奏”，就是了解你在一月、一天当中，什么时候精力最充沛，脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“夜猫子型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃，而“夜猫子”则是夜晚更来劲。
要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事，而用精力不好的时间来做较不重要的事情，这样才能体现真正高效，并且能让你保持能量，节省体力，节约时间。
每个人都有自己的生理节奏，符合它便事半功倍，否则必然事倍功半。
有条理往往从简化开始。
效率往往就是从简化开始的。把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。
罗马的哲学家西加尼曾经说过“没有人能背着行李游到岸上”。在坐火车和坐飞机时，超重的行李会让你多花很多钱。在生活的旅途上，过多的行李让你付出的代价甚至还不仅仅是金钱。你可能不会像没有负担那样迅速地实现你的目标；更糟的是，你可能永远都不会实现你的目标。这不仅会剥夺你的满足感和快乐，而且最终它还会让你发疯。
纵观人类发展史，效率往往就是从简化开始的。赵武灵王提倡“胡服骑射”，结束了“战车时代”，靠简化在军事上做出了卓越贡献。秦始皇统一文字，统一货币，统一度量衡，靠简化推进了社会的进步。在当今这个科学技术、社会发展日新月异的时代，用简化的方法提高效率，加速自我致富的步伐，仍然具有重要意义。
有这样两种类型的人：一种是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好；另一种是把简单的事物复杂化，使事情越办越槽。当我们让事情保持简单的时候，生活显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择，我们中的大部分人都会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去发明出来。这也许看起来很荒谬，但真有不少这样的事。很多勤奋人就在做这样的事。
我们没有必要把自己的工作变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：大部分人把他们的生活变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和大麻烦。他们恰恰是那些外表看起来很勤奋的人。
有很多人沉迷于找到许多方法使个人生活和业务变得复杂化。他们在追求那些不会给他们带来任何回报的事情上浪费了大量的金钱、时间和精力。他们和那些对他们毫无益处的人待在一起。在某种程度上这简直像受虐狂。
许多人都趋于把自己的工作变得更困难和复杂。他们快被自己的垃圾和杂物活埋了，那就是他们的物质财产、与工作相关的活动、关系网、家庭事务、思想和情绪。这些人无法实现像他们所希望的那么成功，原因是他们给自己制造了太多的干扰。
把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。必须善于在纷纭复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的状况变得有脉络可寻，从而使问题易于得到解决。
同时它还意味着要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通，否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。
永远要记住，杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。有些人将“杂乱”作为一种行事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件。他们好像以为东西多了，那些最重要的事情总会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们非要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了件“紧身衣”那样难受。不过，通常这些人能在东西放得这么杂乱的办公桌上把事情做好，很大程度上是得益于一个有条理的秘书或助手，弥补了他们这个杂乱无章的缺点。
但是，在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一单项工作上，因为当你正在做某项工作的时候，你的视线不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上的东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。
如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检视(大大地利用你的字纸篓)，并且按照以下四个方面的程度将它们分类：即刻办理，次优先，待办，阅读材料。
把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视它们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一件工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精神集中在这件事上，直到它做好为止。
每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理下。而且每天按一定的标准进行整理；这样会使第二天有一个好的开始。
不要把些小东西全家福照片、纪念品、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间也分散你的注意力。
每个坐在办公桌前的人都需要有某种办法来及时提醒自己天中要办的事项。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记得如何叙说台词和进行表演。你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片(袋)制度，一个月每一天都有一个卡片(袋)，再用些袋子记载以后月份待办事项(卡片)。要处理大量文件的办公室当然就需要设计出一种更严格的制度。
此外最好对时间进行统筹，比如到办公室后，有一系列事务和工作需要做，可以给这些事务和工作安排好时间：收拾整理办公桌3分钟；整理一天工作计划的安排5分钟；对关于某一报告的起草15分钟，等等。
总之，那些容易把事情复杂化的无数人应该学会的一种能力是：清楚地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样不知要节省多少时间和精力，从而能大大提高你的效率。
做事有条理的重要方法。
人们做事缺乏条理的的原因主要分成主观和客观两大类：
其中主观原因有缺乏明确的目标，拖延，缺乏优先顺序，想做的事情太多，做事有头无尾，缺乏条理和整洁，不懂授权，不会拒绝别人的请求，仓促决策，行动缓慢，懒惰和心态消极。客观原因有上级领导浪费时间（开会、电话、不懂授权等），工作系统浪费时间（访客、官样文章、员工离职等），生活条件浪费时间（通讯、环境、交通、朋友闲聊、家住郊区等）。
（1）每天清晨把一天要做的事都列出清单.
如果你不是按照做事顺序去做事情的话，那么你的时间管理也不会是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包括公务和私事两类内容，把它们记录在纸上、工作簿上、你的ＰＤＡ或是其他什么上面。在一天的工作过程中，要经常地进行查阅。
（2）把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上。
在完成了开始计划的工作后，把下来要做的事情记录在你的每日清单上面。如果你的清单上内容已经满了，或是某项工作可以转天来做，那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。你知道为什么有些人告诉你他们打算做一些事情但是没有完成的原因吗？这是因为他们没有把这些事情记录下来。
（3）对当天没有完成的工作进行重新安排。
现在你有了一个每日的工作计划，而且也加进了当天要完成的新的工作任务。那么，对一天下来那些没完成的工作项目又将做何处置呢？你可以选择将它们顺延至第二天，添加到你明天的工作安排清单中来。但是，希望你不要成为一个做事拖拉的人，每天总会有干不完的事情，这样，每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。如果的确事情重要，没问题，转天做完它。如果没有那么重要，你可以和与这件事有关的人讲清楚你没完成的原因。
（4）记住应赴的约会。
使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会，这包括与同事和朋友的约会。工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。如果你不能清楚地记得每件事都做了没有，那么一定要把它记下来，并借助时间管理方法保证它的按时完成。如果你的确因为有事而不能赴约，可以提前打电话通知你的约会对象。
（5）把未来某一时间要完成的工作记录下来。
你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。比如，你告诉你的同事，在两个月内你将和他一起去完成某项工作。这时你就需要有一个办法记住这件事，并在未来的某个时间提醒你。其实为了保险起见，你可以使用多个提醒方法，一旦一个没起作用，另一个还会提醒你。
（6）把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方。
随着时间的过去，你可能会完成很多工作任务，这就要注意保持每件事的有序和完整。一般把与某一件事有关的所有东西放在一起，这样当需要时查找起来非常方便。当彻底完成了一项工作时，把这些东西集体转移到另一个地方。
（7）清理你用不着的文件材料。
把新用完的工作文件放在抽屉的最前端，当抽屉被装满的时候，清除在抽屉最后面的文件。换句话说，保持有一个抽屉的文件，总量不会超出这个范围。有的人会把所有的文件都保留着，这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸，很多文件可能都不会再被人用到。我在这里所提到的文件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料，而是那些用作积累的文件。
（8）定期备份并清理计算机。
对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不多。也许，你保存在计算机里的95％的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。定期地备份文件到光盘上，并马上删除机器中不再需要的文件。
做事一定要有序化。
做事遵循有序化的原则是一种非常理性的做事信念。它包括对事情顺序的合理安排，对时间的严格分配等。而不会出现像多动症患者一样，东一榔头，西一棒子，弄得满地鸡毛的情景。
做事有条不紊有许多好处：1·让我们非常明白自己的做事逻辑。2·对完成的事和未完成的事有明确的概念不至于重复。3·有利于随时做出经验总结，让接下去的事做得更好。４·让自己有成就感和一步步逼近目标的兴奋感。这样会提高工作热情。
客人来了，要泡茶，这就要洗茶杯、找茶叶、烧开水。而完成这件事可以有各种不同的顺序：
找茶叶→洗茶杯→烧开水。
洗茶杯→找茶叶→烧开水。
找茶叶→烧开水→洗茶杯。
洗茶杯→烧开水→找茶叶。
烧开水→找茶叶→洗茶杯。
烧开水→洗茶杯→找茶叶。
前面两个顺序最费时，最后两个顺序效果好。可不是吗？等洗茶杯与找茶叶这两件事做完后才想起烧开水，就费时了。如果先烧开水，在烧水的同时洗杯子、找茶叶，效果就好多了。
统筹做事往往能达到事半功倍的效果。泡茶只是一件很小的事，对于步骤更加多的事，需要我们来进行更细致的分析，找出联系和简便的做事次序。
学会将你要办的事情分类。
有时做事，我们会发现事情多如牛毛，过去的事情和现在的事情都挤在了一块。一闭上眼睛，脑海就浮现出这件或那件事，数也数不过来。有人会丢掉一些事不做算了，有人会让一些事草草了结，和没做差不多。有人会加班加点，被时间挤破头，筋疲力尽地一件件做完这些事。怎么会这样？我们到哪儿去找时间来做？怎么才能把事情都做好，并且是禀着要做就做最好的原则？要解决这个问题，我们需要统筹规划时间和精力。
把所有工作划分成“事务型”和“思考型”两类，分别对待：
所有的工作无非两类：“事务型”的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断；“思考型”的工作则必须要你集中精力，一气呵成。对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下按顺序处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中精力且被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上厕所的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！
这样来进行分类，我们就可以把零碎的时间利用起来。在零碎的时间里做事不会让你产生任何烦恼，并且专心做好一些更重要的事情。
你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境。这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级交流，浏览你必须访问的论坛，打扫卫生等等；这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时间里处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览论坛，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。
先给水还是先送饭。
我们要救一个在沙漠里的要渴死和饿死的人，该先送水还是先送饭呢？这其实是要看那个人此时最需要的是什么。只有先送水才能把那个人从死亡的边缘救回来，水比饭要好消化得多。其实做任何事都应该给事情有个定位。这个定位在心里有个概念了以后，做起事来就会不自觉地按照应有的时间和次序去做。
我们来把事情按轻重缓急分类：
（1）重要又紧急。这些事情比任何事情都要优先，是必须立刻去做或在近期内要做好的工作。
（2）重要但不紧急。我们工作之中，大多数真正重要的事情都是不急的，可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度，可以分辨出一个人做事有没有效率。所以我们要注意把这类工作列入优先的行列之中。
（3）紧急但不重要。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但客观而冷静地分析一下，我们就可以把它列入次优先工作中去。
（4）繁忙。很多工作只有一点用处，既不紧急也不重要，而我们却常常在做重要的事情前先做它们，这是本末倒置。因为这些事情会让你分心，它们给你一种有事可做和有成就的感觉，使你有借口把重要的工作向后拖延。这是许多能力不够而又身居高位的人的最大弱点。
走好第一步。
接到一项任务的时候，你是不是还没弄明白整件事情就开始东奔西走了？俗话说，万事开头难，第一步走的方向往往决定了接下去事情的进程。人做事都是有惯性的，此刻的决定和表现就决定了下一刻的状况。因此，做事要有纵观全局的感觉，无论大事小事，都应有头有尾，有棱有角，把事做得完整。
在思考第一步该怎么走的时候，就是我们需要对事情做全面筹划的时候。比如说，我们要去办什么证件，出门事前就要想好该带上哪些办证需要的证明和其他东西，这需要把整个过程都了解才能做出判断。出去旅游或办其他事，我们在不知将来会发生什么的情况下，第一步应该尽可能的做得完善。
有些人第一步没做好，就只想破罐子破摔了。这种心态显然是十分有害的，以一种无所谓的态度去做后面的事还不如不做，或交给别人去做呢。另一方面，做好第一步不仅使下面的事有个好的开始，而且使自己更加充满信心。
不要忘记表格记录的好处。
人们不可能总是记得自己需要做的事，完成了今天的事，忘记了明天、后天的事。人们倾向于被眼前的事情忙得焦头烂额，缺乏长远计划。许多事情也并不是一次性或一天就能搞定的，它也需要每天或每一段时间分配一定的时间来做。我们要有条不紊地来做这些工作，需要时间管理。制做表格是个很好的方式。
制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下来，据我所知很多人都开始制定每一天的工作计划。那么有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢？除非你从事的是一项交易工作，它的时间表上总是近期任务，你经常是在每个月末进行总结，而月初又开始重新安排筹划。对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法，再次强调，你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。在每个月开始的时候，将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。
想要比做更重要。
成功从根本上讲，是“想”出来的。只有敢“想”，会“想”，善于思考，才会是成功者的候选人。杰出人士往往善于思考，把别人难以办成的事办成，把自己本来办不成的事办成。当别人失败时，你如果可以从他人的失败中得出正确的想法，并付诸行动，你就可能成功。当你自己失败了，你能够转换到一个正确的想法上，再付诸行动，你同样可以获得成功。
如果你想要少做一些工作但仍能得到想要的东西，那么你就一定要比普通人思考得更多。当然，如果你的思考本来就是错误的，那再多的思考也是无益。你所想的一定要具备高质量、积极向上并具有创造性。
平庸的人往往不是懒得动手脚，而是不爱动脑筋，这种习惯制约了他们的发展。相反，那些成绩优异的人无一不具有善于思考的特点，善于发现问题、解决问题，不让问题成为人生难题。可以讲，任何一个有意义的构想和计划都是出自于思考。一个不善于思考的人，会遇到许多举棋不定的情况；相反，正确的思考者却能运筹帷幄，做出正确的决定。
1999年盖茨在接受中央电视台专访时谈到他作为微软公司的总裁，再也没有编写软件的时间了。但是无论多么忙，他每周总会抽两天时间，到一个宁静的地方呆一呆。为什么呢？他说，面对繁重的工作和激烈竞争的IT市场，他作为管理者，不能把精力浪费在烦琐的小事上，他必须在专门的时间去思考，以作出具有战略意义的决策。
我国近代史上的名臣曾国藩也有这样的习惯。无论战事多么紧张，或政务多么复杂，他每天都会挤出一个时辰在一间静室里静坐，有时是为了平静自己的情绪和心态，有时是为了理清自己的思路。
从上面的两个例子我们可以看出，成大事者不善于思考是不行的。只有专注的思考才能集聚自身的力量、勇气、智慧等去攻克某一方面的难题，才能取得良好的效果。
所有计划、目标和成就，都是思考的产物。你的思考能力，是你惟一能完全控制的东西。你可以以智慧，或是以愚蠢的方式运用你的思想，但不管如何运用它，它都会显现出一定的力量。没有正确的思考，你不可能克服坏习惯，也避免不了挫败。
一个人要想做出一番特别的大事，必须善于思考，多向自己提问。青年人要成就大事，首先得先思考你的事业，思考你自己，向自己提问题，只有养成了这样的习惯，在事业的开创过程中，不断地思考自己，思考自己所做过的、正在做的和将要做的事情；不断地向自己提出问题，看一看哪些是需要弥补的不足之处，哪些是应该改正的错误之处，哪些是该向人请教的不明之处……只有这样，才会不断前进，走向成功。
向你自己或别人提出迷惑不解的问题，可能使你获得丰厚的报酬。这种方式曾经导致了世界最伟大的科学发现之一。
我们都知道这样一个故事：
从前一个年轻的英国人在他家的农场里度假休息，他仰卧在一棵苹果树下思考问题，这时一只苹果掉到了他的头上。
“苹果为什么会朝下落呢？”他问自己。这个年轻人就是牛顿。从此他对这个问题进行了不懈的研究，终于发现了万有引力定律。
尤其是青年人，都要养成的最有价值的习惯就是在下决心之前，定要对自己多发问，注意整理自己的思路。这可以让人有一次机会，来合理地整理自己的思绪，或回想自己为什么或怎样会有这种决定，这个过程虽然看起来简单，但却会在处理问题的过程中收到实效。
积极思考是现代成功学非常强调的一种智慧力量，如果做一件事不经过思考就去做，那肯定是鲁莽的，也是会栽跟头的，除非你特别地幸运。但幸运并非总是光顾你，所以，最稳妥的办法是三思而后行。
思考习惯一旦形成，就会产生巨大的力量。19世纪美国著名诗人及文艺批评家洛威尔曾经说过：“真知灼见，首先来自多思善疑。”爱因斯坦也非常重视独立思考，他说：“高等教育必须重视培养学生具备会思考、探索的本领。”人们解决世上所有问题用的是人脑的思维本领，而不是照搬书本。
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