老狐狸说

    对于程序及其重要性，长期以来存在着某些片面的认识。有人认为程序属于形式，没有内容那么重要；有人觉得程序是细枝末节，可有可无；有人甚至把程序当做繁文缛节，不但不重视，而且很反感。由此而来，现实生活中不讲程序、违反程序的现象屡见不鲜，结果既影响办事的质量和效率，又容易助长不正之风，给工作和事业带来损失。

    万物有理，四时有序

    老狐狸说：万物有理，四时有序。这里的“序”，是顺序、次序、程序的意思。自然界是这样，人类社会也是这样。序，就是事物发生发展、运动变化的过程和步骤，是客观规律的体现。反映到实际工作中，它要求我们办事情必须讲程序。

    对于程序及其重要性，长期以来存在着某些片面的认识。有人认为程序属于形式，没有内容那么重要；有人觉得程序是细枝末节，可有可无；有人甚至把程序当做繁文缛节，不但不重视，而且很反感。由此而来，现实生活中不讲程序、违反程序的现象屡见不鲜，结果既影响办事的质量和效率，又容易助长不正之风，给工作和事业带来损失。

    为什么办事要讲程序呢？我们不妨从程序的客观性来做一些分析。事物存在的基本形式是空间和时间，事物的发展变化都是在一定的空间和时间内展开的。事物的发展变化，从空间方面看，可以分解为若干个组成部分；从时间方面看，各个部分都要占用一定的时间并具有一定的次序。比如“种植”这一行为，就可以分解为播种、施肥、灌溉、收割等部分，这些部分均需占用一定的时间，并且有相应的先后次序。如果不在一定的时间播种，或者把收获和施肥的次序颠倒，那么种植行为就无法达到预期的目的。所以，顺时而动，不违农时，是务农必须遵守的程序。尊重程序，实质上是尊重规律。这就是办事情需要讲程序的道理所在。

    磨刀不误砍柴工

    有人或许存在这样的疑虑：讲程序会不会影响效率？其实，讲程序与讲效率是一致的。不以规矩，不能成方圆。不讲程序，缺乏制度、机制、法规、纪律的规范和约束，无章可循，各行其是，不但许多事情办不下去，而且整个社会也会陷入混乱之中，根本谈不上效率。譬如，一部功能强大的电脑，如果失去与之匹配的程序设计，其作用就难以发挥出来。从社会角度看，科学、严格、切实的程序有利于实现和维护国家、集体和个人的利益，违反规定程序的行为则会给国家、集体和个人带来损害。在日常生活中，人们进行购物、乘车、参观等，都要按先来后到排队，遵守规矩，各得其所。很显然，这样做是公平合理的，也是富有效率的。而一旦有人不守规矩，就不仅使公平受到破坏，而且效率也无从保证。

    走好第一步

    接到一件事情的时候，你是不是还没弄明白整件事情就开始东奔西走了？俗话说，万事开头难，第一步走的方向往往决定了接下去事情的进程。人做事都是有惯性的，此刻的决定和表现就决定了下一刻的状况。因此，做事要有纵观全局的感觉，无论大事小事，都应有头有尾，有棱有角，把事做得完整。

    在思考第一步该怎么走的时候，就是我们需要对事情做全面筹划的时候。比如说，我们要去办什么证件，出门前就要想好该带上什么办证需要的证明和其他东西，这需要把整个过程都了解了才能做出判断。出去旅游或其他事，我们在不知将来会发生什么的情况下，第一步应该尽可能地做得完善。

    有些人第一步没做好，就只想破罐子破摔了。这种心态显然是十分有害的，以一种无所谓的态度去做后面的事还不如不做，或交给别人去做呢。另一方面，做好第一步不仅使下面的事有个好的开始，而且使自己更加充满信心。

    先给水还是先送饭

    我们要救一个在沙漠里的要渴死和饿死的人，该先送水还是先送饭呢？这其实是要看那个人此时最需要的是什么——只有先送水才能把那个人从死亡的边缘救回来，水比饭要好吸收得多。其实做任何事都应该给事情有个定位。这个定位在心里有个概念以后，做起事来就会不自觉地按照应有的时间和次序去做。

    老狐狸教我们把事情按轻重缓急分类：

    1.重要又紧急。这些事情比任何事情都要优先，是必须立刻去做或在近期内要做好的工作。

    2.重要但不紧急。我们工作之中，大多数真正重要的事情都是不急的，可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度，可以分辨出一个人办事有没有效率。所以我们要注意把这类工作列入优先的行列之中。

    3.紧急但不重要。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但客观而冷静地分析一下，我们就可以把它列入次优先工作中去。

    4.繁忙。很多工作只有一点用，既不紧急也不重要，而我们却常常在做重要的事情前先做它们，这是本末倒置。因为这些事情会让你分心，它们给你一种有事可做和有成就的感觉，使你有借口把重要的工作向后拖延。这是许多能力不够而又身居高位的人的最大弱点。

    坚持两个办事的黄金法则

    有两个做事的黄金法则是这么说的：

    奥卡姆剃刀——如无必要，勿增实体。

    简单与复杂定律：把事情变复杂很简单，把事情变简单很复杂。

    在做比较复杂的事情的时候，我们需要的是把自己做事的原则、方式、理念注入到行为中去。

    做事是一种智慧的运用。面对纷繁复杂的问题，做事思维和方法应该从简切入，以简驭繁，化繁为简，避免陷入繁中添乱、漫无头绪的窘境。做事的全部奥秘就在于越简单越好。简单的东西，往往是最有力量的。如果说四两拨千斤是中国功夫的最高境界的话，那么，化繁为简就是实践的最高境界。

    一旦拥有化繁为简的智慧，你自然会进入一个自己都意想不到的广阔天地。

    白沙集团的“简单管理”经受住了企业实践的检验并得到了中国理论界的认同。白沙集团长沙卷烟厂2003年实现双“100”突破，即卷烟产销总量突破100万大箱，“白沙”单品牌销量突破100万大箱，连续两年保持全国销量第一。“简单管理”的成果获得了全国十大管理成果奖。

    简单管理是一种力求使复杂管理变得简约、集约和高效的管理思想和管理模式，它倡导化繁为简、以简驭繁的管理理念和方法。中国人民大学教授、和君创业研究咨询有限公司总裁彭剑锋说：“简单管理解决的是‘知行合一’的问题，本质上它是一种执行文化，解决的是国内企业普遍存在的‘知行不合一’、‘理念在天上飘，行为在地上爬’的矛盾。”在中国，企业做不到“知行合一”、说一套做一套的太多了，但白沙集团做到了。白沙集团总裁卢平是简单管理的提倡者和忠实贯彻者，她通过实际行动，把理念化为了行动，把愿景化为了现实。

    化难为易

    老狐狸说，简单和难都是相对的，同一种理论，从一个老师嘴里出来是生涩难懂，从另一个老师嘴里出来也许就显而易见了。讲课的深入浅出能让一件看似复杂的事情变得简单，做事也是一样，以不同的方式去做，会让事情变简单，也能让其像套连环扣一样越来越复杂。

    把事情化难为易首先需要的是战胜自己对事情的预期，敢于尝试。古人说：为之，则难者亦易矣，不为，则易者亦难矣。也难怪有哲人说，事情只有做与不做的区别。事情做下去了，才有成功的希望。把事情想得太难而不敢伸展手脚只是作茧自缚。

    化难为易与化繁为简是相辅相成的，事情一旦被拆分得很明晰，一步步来做，就会简单很多。简易的做事方式就是找到更加节省时间和精力成本的步骤。

    一次只做一件事

    办事成功有一把钥匙。在把这把钥匙交给你之前，先让拿破仑·希尔告诉你它有些什么用处。卡内基、洛克菲勒、哈里曼、摩根等人都是在使用这种神奇的力量之后，成为了大富翁。它将打开监狱铁门，把人类残渣变成有用及值得信任的人。它将使失败者变为胜利者，使悲哀变成快乐。

    你会问：“这把‘神奇之钥’是什么？”拿破仑·希尔的回答只有两个字：“专心”。现在，把这儿使用的“专心”一词的定义介绍如下：“专心”就是把意识集中在某个特定的欲望上的行为，并要一直集中到已经找出实现这项欲望的方法，而且成功地将之付诸实际行动为止。

    同时想做很多事的习惯会使人们产生焦虑，注意力不集中。

    学生一面看电视，一面做功课；职员不将注意力放在他正在口述的一件事情上，却惦记着今天该完成的另外一件事，心里巴不得能马上同时解决。

    这些坏习惯是在不知不觉中养成的。我们同时想着好多件未完成的事，很容易感到神经过敏，忧虑，焦虑不安。我们紧张是因为我们想做不可能的事情，这样无可避免地招来徒劳和挫折。所以正确的做法是：一次只做一件事，把这件事做好，会使自己有成就感，然后信心百倍地去做下一件事。

    办事就是人和制度的博弈

    老狐狸认为，对权力制约的制度问题一直是人类头疼的难题。请看下边的这个小故事。

    有七个人组成了一个小团体共同生活，其中每个人都是平凡而平等的，没有什么凶险祸害之心，但不免自私自利。他们想用非暴力的方式，通过制定制度来解决每天的吃饭问题——要分食一锅粥，但并没有称量用具和有刻度的容器。

    大家试验了不同的方法，发挥了聪明才智，多次博弈形成了日益完善的制度。大体说来主要有以下几种：

    方法一：拟定一个人负责分粥事宜。很快大家就发现，这个人为自己分的粥最多，于是又换了一个人……结果却总是主持分粥的人碗里的粥最多最好。（对此，阿克顿勋爵做的结论是：权力导致腐败，绝对的权力绝对腐败。）

    方法二：大家轮流主持分粥，每人一天。这样等于承认了个人有为自己多分粥的权力，同时给予了每个人为自己多分的机会。虽然看起来平等了，但是每个人在一周中只有一天吃得饱而且有剩余，其余六天都饥饿难挨。这种方式导致了资源浪费。

    方法三：大家选举一个信得过的人主持分粥。开始这品德尚属上乘的人还能基本公平，但不久他就开始为自己和溜须拍马的人多分。不能放任其堕落和风气败坏，还得寻找新思路。

    方法四：选举一个分粥委员会和一个监督委员会，形成监督和制约。公平基本上做到了，可是由于监督委员会常提出多种议案，分粥委员会又据理力争，等分粥完毕时，粥早就凉了。

    方法五：每个人轮流值日分粥，但是分粥的那个人要最后一个领粥。令人惊奇的是，

    这个制度下，七只碗里的粥每次都是一样多，就像用科学仪器量过一样。每个主持分粥的人都认识到，如果七只碗里的粥不相同，他确定无疑将享有那份最少的。

    现代经济学是这么表述的：制度至关紧要，制度是人选择的，是交易的结果。好的制度浑然天成，清晰而精妙，既简洁又高效，令人为之感叹。办事就是人和制度的博弈。

    推开虚掩着的门

    一天，公司总经理叮嘱全体员工：“谁也不要走进8楼那个没挂门牌的房间。”但他没解释为什么。

    在这家效益不错的公司里，员工们都习惯了服从，大家牢牢记住了领导的吩咐，谁也不去那个房间。

    一个月后，公司又招聘了一批年轻人，同样的话，总经理又向新员工重复了一遍。这时，有个年轻人在下面小声嘀咕了一句：“为什么？”

    总经理看了他一眼，满脸严肃地回答：“不为什么。”

    回到岗位上，那个年轻人的脑子里还在不停地闪现着那个神秘的房间：又不是公司部门的办公用房，又不是什么重要机密存放地，为什么要有这样的吩咐呢？年轻人想去敲门看看到底是怎么回事。

    同事们纷纷劝他，冒这个险干吗，不听经理的话有什么好果子吃，这份工作来之不易呀！

    小伙子来了牛脾气，执意要去看个究竟。

    他轻轻地叩门，没有人应声。他随手一推，门开了，不大的房间中只有一张桌子，桌子上放着一张纸条，上面用红笔写着几个字：“拿这张纸条给总经理。”

    小伙子很失望，但既然做了，就做到底，他拿着纸条去了总经理办公室。当他从总经理办公室出来时，不但没有被解雇，反而被任命为销售部经理。

    “销售是最需要创造力的工作，只有不被条条框框限制住的人才能胜任。”总经理给了大家这样一个解释。到最后，那个小伙子也果然没有让总经理失望。

    这个故事不是鼓励你与领导对着干，只是想告诉你，有些条条框框所设置的禁区，其实正是留给勇敢开拓者的处女地。人们总是在用新的思想冲击着束缚，当思想成熟了，束缚自然也就解除了。

    一步到位

    有这么一则故事：朋友从日本回来，想投资开一个日式料理店，我帮他选择地点。我们跑遍了整个城市，看了无数的房子，最后他从中挑选出十个，把它们在位置、环境、布局等方面的优劣列成清单，反复比较，从中优选出三个，然后把这三个店的位置、环境、布局及服务内容等方面列成一个更为详细的调查表，委托一家信息咨询公司做市场调查，根据调查回馈，最后确定其中一个，接下来开始装修。朋友请来装修公司，详细地讲述他的意图，对方耐心地听着，我也在一旁听着。开始还为他的认真感动，到后来就有些不耐烦了，他也真是太详细了，不仅店内所有的空间包括门厅、厨房、卫生间里的每一个角落都不放过，而且，店外远至百米的路段也做了精心布置，简直精细到极点。我看着他，突然感觉有些陌生，原来挺豪爽大气的一个人，几年不见，怎么竟变得婆婆妈妈，心细如针？

    店终于按照朋友的要求装修好了，进到里边，给人的第一感觉是舒服，第二感觉还是舒服，你能想到的他全想到了，你没想到的他也想到了，可他还不放心，让我们帮他挑毛病，看看还有什么没想到的地方。我看着他，越发觉得他陌生了，从选店到装修，不仅多跑了许多路，多花了许多钱，更重要的是，花了许多时间，如果换成我，现在早营业赚钱了，可他还在这儿挑毛病。我说：“挺好的，赶快开业吧，早开一天早收入一天。”

    朋友看着我说：“正式开业还要等一个星期，从明天开始，我请你带朋友来吃饭，全部免费，但有一条，每吃一次，至少要提一条意见。”“为什么？”“因为在日本，不能让客人等候超过五分钟，不能让他有任何不满意的地方，现在开业，我没有把握，所以我付费请咨询公司替我找最挑剔的顾客来，如果你方便也请你来，多挑毛病，拜托了。”“你也太认真了，这是在中国，不用这样，要我说，先开业，发现问题再说，现改也来得及。”“不，我不能拿顾客做试验，在日本，我做过调查，开业最初十天进店的顾客，基本上就是你店里长期的顾客，如果你在这十天留不住顾客，你就得关门。”

    “为什么？”我有些不解，“一个新开的店，有点不足是难免的。客人也会谅解的，下次改正就行了。”“不，在日本，没有下次，只给你一次机会。我刚到日本和日本人初交往时，觉得他们很傻，你说什么他都信，你如果想骗他其实很容易，但是他只给你骗一次，以后他永远不会和你来往。在日本，只要是你本人的原因犯错，你就得走，你不能说：对不起，这次我错了，给我机会，我保证下次改。没有下次，只给你一次机会。”我看着朋友，突然明白了为什么这些天来，他如此认真、如此精细，这个在我看来没什么了不起的料理店，在他看来，仅次于他的生命，因为他深深知道，这既是他的第一个店，也是他最后一个店，成败只此一次，没有再一，更无再二。

    其实很多时候，如果存了下次再来的心思，那么这次你就不可能全部投入，失败的几率很大。老狐狸说，一步到位是一种绝对认真的做事方式。

    马特莱法则

    老狐狸不仅做最重要的事，而且在做事的时候要抓住事情的主要方面去做。

    国际上有一条公认的企业管理法则，叫“马特莱法则”，又称20∶80法则。其要旨在于将20%的经营要务，明确为企业经营应倾斜的重点方面，从而指导企业家突出重点抓管理，全力倾斜搞经营。

    马特莱法则所提倡的，就是“有所为，有所不为”的经营方略。它将20∶80作为确定比值，本身就说明企业管理不应面面俱到，而应侧重抓关键的人、关键的环节、关键的岗位、关键的项目。因此，企业家要想有建树，就必须将企业管理的注意力集中到20%的重点经营要务上来，采取倾斜性措施，确保它们得到重点突破，进而以重点带全面、取得企业经营整体进步。

    要弄清楚哪些经营要务属于20%应该列为重点的工作。就一般性企业来说不外乎六个方面：重点人才、重点产品、重点市场、重点用户、重点信息、重点项目。将这六个方面的重点按占经营工作20%的比重选定下来，实施马特莱法则，就有了一个重要的基础。

    现实生活中确实大量存在20∶80现象。细心的酒吧老板会觉察到，经常光顾酒吧的顾客中，大约两成顾客为八成的啤酒销量买单；对出版社书籍出版延期的诸多原因统计分析发现，80%的出版延期大约是20%的导因造成的；20%的优质客户为银行提供了80%的利润；20%的驾驶员引发了80%的交通事故；家中20%的地毯面积占磨损面积的80%；女士们80%的时间穿她们拥有的20%的衣服等等。如果不拘泥于数字的精确性，20∶80法则揭示了一个道理：一小部分原因、投入和努力，通常可以产生大部分结果、产出或收益；反过来看，人们所付出的绝大部分努力，实际上与既定目标和成果无关。

    对于个人，在做事的时候我们同样可以实施这个法则，抓住重点。一个时期只有一个重点，一次只做一件事情。聪明人要学会抓住重点，首先解决重要问题，然后解决次要问题。

    用好20∶80法则，即把精力用在最见成效的地方。

    美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了自己的销售图表，发现他的80%的收益来自20%的客户，但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是，他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月就赚到了1000美元。穆尔从未放弃这一原则，这使他最终成为了凯利—穆尔油漆公司的主席。

    要做一个有心人

    很多事情并没有固定的程序模式，大部分场合我们只有一个抽象的目标指导。在什么时间该做什么事，哪些该做，哪些不该做都是需要个人判断的。有心人往往能把握住机会，使事情简单化，而且做得很周到。

    两个同龄的年轻人同时受雇于一家店铺，并且拿同样的薪水。

    可是一段时间后，叫阿诺德的那个小伙子青云直上，而那个叫布鲁诺的小伙子却仍在原地踏步。布鲁诺很不满意老板的不公正待遇，终于有一天他到老板那儿发牢骚了。老板一边耐心地听着他的抱怨，一边在心里盘算着怎样向他解释清楚他和阿诺德之间的差别。

    “布鲁诺先生，”老板开口说话了，“您现在到集市上去一下，看看今天早上有什么卖的。”

    布鲁诺从集市上回来向老板汇报说，今早集市上只有一个农民拉了一车土豆在卖。

    “有多少？”老板问。

    布鲁诺赶快戴上帽子又跑到集上，然后回来告诉老板一共40袋土豆。

    “价格是多少？”

    布鲁诺又第三次跑到集上问来了价格。

    “好吧，”老板对他说，“现在请您坐到这把椅子上一句话也不要说，看看别人怎么说。”然后老板把阿诺德叫来做了与前面第一次同样的吩咐。

    阿诺德很快就从集市上回来了，向老板汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，一共40袋，价格是多少多少；土豆质量很不错，他带回来一个让老板看看。这个农民一个钟头以后还会弄来几箱西红柿，据他看价格非常公道。昨天他们铺子的西红柿卖得很快，库存已经不多了。他想这么便宜的西红柿老板肯定会要进一些的，所以他不仅带回了一个西红柿做样品，而且把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。

    此时老板转向了布鲁诺，说：“现在您肯定知道为什么阿诺德的薪水比您高了吧？”

    同样的小事情，有心人做出大学问，不动脑子的人只会来回跑腿而已。别人对待你的态度，就是你做事情结果的反映，像一面镜子一样准确无误，你如何做的，它就如何反射回来。

    互惠，办事才会更顺利

    在工作中，做事程序的建立不仅是为了提供做事方法，而且是为了权力的制衡。有些人我行我素，想怎么做就怎么做，觉得可以一蹴而就的东西为什么会出现那么多步骤，就决定独自行事，结果打乱了规则和次序。同时，牵扯到利益的分配的问题的时候往往会出现各种牵制。其实应该动点脑筋，采取互惠的措施，达到双赢才是最佳方式。拿开发票来说，许多经营者并不愿开出来，甚至是不开发票的可以打折，开发票的就不能打折，因为经营者想少纳点根据发票来算的税。可监管单位不同意啊，于是也在发票上弄上抽奖的活动，提高消费者要发票的积极性。

    双赢是21世纪逐渐兴起的做事方法。其实，可以从“退一步海阔天空”的角度来看，我们给别人方便，给别人留有余地，而不是一种没有弹性的强制性的谈判，也就是给自己方便，让双方都能得到好处的事情才能比较稳定均衡地发展下去。

    因此，办事情的时候大可不必过于死板，建立一种互惠的机制，大家可以进行协调、商讨，办事才会顺利。

    步骤安排的七步法

    对于管理者而言，往往不是直接处理某件事情，那么他是如何把经过分类的事情委派下去的呢？

    美国人皮尔斯提出了有效委派系统的七个步骤。

    第一步选定需要委派的工作。认真考察要做的各种工作，当你对工作有了清楚的了解以后，还要使你的下属也了解。要向处理这件工作的下属说明工作的性质和目标，要保证下属通过完成工作获得新的知识或经验。切记不要把“热土豆”式的工作委派出去。所谓“热土豆”式工作，是指那些处于最优先地位并要求你马上亲自处理的特殊工作。

    第二步选定能够胜任的人。建议你对下属进行完整的评价。你可以花几天时间让每个下属用书面形式写出他们对自己职责的评论。要特别注意两个职员互相交叉的一些工作。

    但有一点也要记住，那就是你要尽量避免把所有的工作都交给一个人去做的倾向。

    第三步确定委派工作的时间、条件和方法。大多数管理者上午上班后的第一件事便是委派工作。这样做可能方便管理者，但却有损于职员的积极性。因为他们被迫改变原定的日程安排，工作的优选顺序也要调整。委派工作的最好时间是在下午。

    第四步制定一个确切的委派计划。有了确定的目标才能开始委派工作。给职员一份，自己留下一份备查。

    第五步委派工作。在委派工作之前，需要把为什么选他完成某项工作的原因讲清楚。关键是要强调积极的一面，同时，还要让下属知道他对完成工作任务所负的重要责任，让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接影响。

    第六步检查下属的工作进展情况。检查太勤会浪费时间；对委派出去的工作不闻不问，也会导致祸患。

    第七步检查和评价委派工作系统。当委派出去的工作完成以后，你要在适当的时候对自己的委派工作系统进行评价，以求改进。

    做个好的时间管理者

    老狐狸认为，人们浪费时间的原因主要分成主观和客观两大类：

    其中主观原因有缺乏明确的目标，拖延，缺乏优先顺序，想做的事情太多，做事有头无尾，缺乏条理和整洁，不懂授权，不会拒绝别人的请求，仓促决策，行动缓慢，懒惰和心态消极。客观原因有上级领导浪费时间（开会、电话、不懂授权等），工作系统浪费时间（访客、官样文章、员工离职等），生活条件浪费时间（通讯、环境、交通、朋友闲聊、家住郊区等）。

    1.每天清晨把一天要做的事都列出清单。

    如果你不是按照办事顺序去做事情的话，那么你的时间管理也不会是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包括公务和私事两类内容，把它们记录在纸上、工作簿上、你的PＤＡ或是其他什么上面。在一天的工作过程中，要经常地进行查阅。

    2.把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上。

    在完成了开始计划的工作后，把接下来要做的事情记录在你的每日清单上面。如果你的清单上内容已经满了，或是某项工作可以改天来做，那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。你是否想知道为什么有些人告诉你他们打算做一些事情但是没有完成的原因吗？这是因为他们没有把这些事情记录下来。

    3.对当天没有完成的工作进行重新安排。

    现在你有了一个每日的工作计划，而且也加进了当天要完成的新的工作任务。那么，对一天下来那些没完成的工作项目又将做何处置呢？你可以选择将它们顺延至第二天，添加到你明天的工作安排清单中来。但是，希望你不要成为一个办事拖拉的人，每天总会有干不完的事情，这样，每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。如果的确事情重要，没问题，明天做完它。如果没有那么重要，你可以和与这件事有关的人讲清楚你没完成的原因。

    4.记住应赴的约会。

    使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会，这包括与同事和朋友的约会。工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。如果你不能清楚地记得每件事都做了没有，那么一定要把它记下来，并借助时间管理方法保证它的按时完成。如果你的确因为有事而不能赴约，可以提前打电话通知你的约会对象。

    5.记住未来某一时间要完成的工作。

    你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。这时你就需要有一个办法记住这件事，并在未来的某个时间提醒你。比如，你告诉你的同事，在两个月内你将和他一起去完成某项工作。其实为了保险起见，你可以使用多个提醒方法，一旦一个没起作用，另一个还会提醒你。

    6.把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方。

    随着时间的过去，你可能会完成很多工作任务，这就要注意保持每件事的有序和完整。一般把与某一件事有关的所有东西放在一起，这样当需要时查找起来非常方便。当彻底完成了一项工作时，把这些东西集体转移到另一个地方。

    7.清理你用不着的文件材料。

    把新用完的工作文件放在抽屉的最前端，当抽屉被装满的时候，清除在抽屉最后面的文件。换句话说，保持有一个抽屉的文件，总量不要超出这个范围。有的人会把所有的文件都保留着，这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸，很多文件可能都不会再被人用到。这里所提到的文件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料，而是那些用作积累的文件。

    8.定期备份并清理计算机。

    对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不多。也许，你保存在计算机里的95%的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。定期地备份文件到光盘上，并马上删除机器中不再需要的文件。

    办事心经

    办事要以分清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。

    练习分清事情的轻重缓急，逐步学习安排整块与零散时间。不要避重就轻。事情肯定会有轻重缓急，先集中时间，把最重要的先完成，不重要的拖拉了也不会让自己很担心。利用好零散的时间做事，可以不知不觉中完成繁琐的杂务。这一步最重要的是不要怕做难做的事。

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