—罗斯福
1. 下周池中的水会更凉
我想我已经成功说服你了，因为你也承认有一种潜在的对你日常生活计划的不满情绪时常困扰着你。产生这种让人不舒服的不满情绪的根本原因在于，你每天都有一些本来要做的却没有完成的事情，而这些事情是当你拥有“更多的”时间时希望完成的。前文中我已经告诉了你一个明白无误的事实—你永远都不会有“更多的”时间，因为你所拥有的就是你的全部时间。那么，你是不是在期待着我能够告诉你一个绝妙的秘诀，好让你的时间安排可以达到一种非常完美的境界，与之同时，还能摆脱那种不断困扰你的失望与不快的感觉？
我只能非常抱歉地对你说，我没有这样的秘诀。我不想去寻找，也不期待别人会有所发现，因为那根本就是虚无缥缈的东西。在一开始当你听了我所说的话时，你的胸膛中也许又重新燃起了一团火苗。你也许会对自己说：“这个人可能会教我一种简单且轻松的方法，这种方法可以很快地完成我长久以来渴望去做却总是无功而返的事。”如果你这样想，那就大错特错了。通往圣地的道路是十分艰难崎岖、冷酷无情的，更为糟糕的是，你可能无论如何都不能到达那里。在这世界上，成功是没有任何捷径，没有任何坦途的。
要想在一天24小时的时间预算里过得充实舒适，就要好好安排一下个人的生活，最重要的是要做好心理准备，清醒冷静地认识到这项任务的艰巨性，还有它所要求的牺牲与无止境的努力与付出。我这样的说法在你看来可能有点耸人听闻，但实际上并不为过。
如果你以为只要在一张纸上列出一个时间表就能达成目标的话，你最好还是马上放弃这种痴心妄想吧。假如你对未来可能接连而至的挫折与幻灭还没作好相应的应对措施，假如你仍不能接受在付出艰辛的努力后只能得到一点点收获，那么就不要开始。躺下来，继续在昏睡与不安中度日，享受你所谓的“生活”。
这听起来很悲哀，不是吗？我想是的，这是非常令人沮丧的一件事。不过，反过来想这未尝不是一件好事，这正是做任何事情之前提起精神的必经之路。我本人非常赞同这一点，这正是我与火炉边那只小猫最主要的区别。
或许你又要说：“好吧，假设我已经做好任何准备来打一场硬仗了，假设我已经仔细思考并理解了你这番深奥的理论了，我该如何开始？”亲爱的朋友，您只管开始就好了。开始其实并没有什么神奇的方法。如果有人站在泳池的跳板边上，想要跳进冷水中，他问你：“我应该如何开始跳呢？”你只需要回答：“只管往下跳，控制好心态，不要害怕，然后跳下去就好了！”
正如我前文所说，时间的首要之美在于它源源不断地供应，但你却无法提前将它浪费掉。明年、明天、下一个小时都在你的前方等着，完好无缺，仿佛你的一生中从未浪费或滥用过其中的1分1秒。这样的事实可能会让人感到些许的安慰和满足。因为如果这样，每个小时你都可以翻开崭新的一页。因此，想把下周设为某个起点是毫无意义的，即使从明天开始也是如此。你可以抱有幻想，希望下周池中的水会暖和一些，到时你再开始跳。但是我想告诉你的是：下一周，水不会变暖和的，水会更凉。
因此，在你开始之前，让我悄悄地在你耳边再叮嘱几句。
首先，我要提醒你的是做事不要太冲动。当你想做好事情时，冲动容易把你引入误区。它大声向你呼喊希望能让它发挥作用。最初你无法满足它的要求，它想要做更多更多的事，它甚至急切地去移山填海，完成伟大的壮举，不到汗流浃背就绝不停止。一旦它察觉到了你眉梢的汗珠，它就立刻心生厌倦，消失殆尽，甚至连一句“我已经受够了”都懒得说了。
所以，在开始的时候应该轻装上阵，对一点一滴的收获应该感到满足。允许有意外出现。要理解人类的天性，特别是你自己的天性。
如果失败并未影响到自尊与自信，那么失败本身并不值得介怀。但是，正如一事成功万事顺利一样，如果一事失败那么万事也将受挫。大多数人失败都因心太贪。因此，我想告诫你：在信心满满地扬帆起程，准备在一天24小时有限的时间里过上充实而舒适的生活时，我们无论如何都要避免雄心早夭的风险。与其他人在这件事上的看法相反，我并不认为轰轰烈烈的失败比微不足道的成功要好，我认为微不足道的成功更重要。轰轰烈烈的失败是没有结果的，而微不足道的成功积聚起来，可以走向更大的成功。
检查一下每天的时间安排吧。你说你每天都挤得满满的要溢出来了，是这样的吗？你是真的将时间花在了维持生计上？你真正花的时间是多少？平均每天7小时？实际睡觉的时间又是多少呢？7小时吗？好吧，我慷慨地再给你这两项各加一个小时，那么剩下的那8个小时你是怎么打发的呢？请你告诉我！
2. 就趁现在
时间源源不断地供应，你无法提前将它浪费掉。但是，如果你不能把握好在前方等着你的明年、明天、下一个小时，它就会悄悄地溜走。所以，就趁现在，快速行动，实现你的目标。
避免犯常见的错误
人们在处理工作任务中常犯的两个错误是准备过于充分和错误估计完成任务所需的时间。
准备过于充分使许多原本可以成功的人与成功失之交臂。那些因为准备过头而失去客户，致使交易量减少的销售职员不在少数。他们工作得很认真，然而由于过度紧张，每一步都谨小慎微，准备了再准备。等到一切终于就绪，要打推销电话发掘客户时，他把机会搞砸了。因为他脑子里有太多信息，无法在约定时间内把重要的内容简明扼要地传达给对方。
如果你可以，丢弃那些看似是在提供帮助实则是在阻碍你前进的“拐杖”。这个“拐杖”就是信息。通常，人们在着手一项工作前，总想收集到所有信息、数据和资料，然而，并不是信息越多对你就越有利。如果你手头上的5篇文章已经足够支持你的观点，那么再有4篇或5篇文章也不会起到更大的作用。你肯定不希望自己辛苦收集来的资料，事后看来，仅仅起到很小的作用，或者只是浪费了不必要的时间。倾向于过分准备的人相信，那些他们为了完成这一工作而搜集起来的所有信息，将会加快他们前进的步伐，但结果往往是他们发现时间和精力用错了地方。
人们常犯的另一个错误是低估了完成某件任务所需的时间，而对付这个顽疾的良药就是总结所有的成本，集合所有的资源。
总结所有成本
任何一项工作，不管大小，预先估算出完成它所需要的资源总和，包括时间、精力、金钱和其他资源，会对你有所帮助。很多职员面对的难题之一是他们经常低估完成一项件工作所需要的时间，于是他们经常和时间赛跑，赶着在最后期限之前完成工作。他们的任务清单越来越长，因为他们过于乐观地估计了自己可以在1天、1个小时内完成的工作量。
毫无疑问，在这样一个信息时代，要准确估计自己完成某项具体工作所需的时间不是件简单的事，尤其当你初次接触那项任务时，更是如此。你可以问自己如下这些问题：
谁知道学会使用一个新软件需要多长时间？
谁知道填完一份表格到底需要多长时间？
检查一个组员的第一份期中报告需要多长时间？
回复刚收到的三封电子邮件需要多长时间？
设定时间限制
假设你现在要阅读一个组员提交的一份8页的报告。根据过去的经验，你的阅读速度大概是3分钟读1页。这份报告跟其他报告差不多，但为了理解准确和效率，你会仔细地一行一行地阅读。每3分钟读1页，8页的报告，你可以算出完成它需要24分钟。考虑到某些难懂的地方会减慢你的阅读速度，还有其他难以预料的因素存在，你最好准备28分钟。
假如你没有阅读此类报告的经历，不知道读完1页需要多长时间，怎么办？给自己设一个时间限制。你可以给自己定15分钟或30分钟完成这份报告。如果你给自己15分钟，3分钟过去后，你发现自己只读到第5页，那么很明显你需要更多时间，你知道25分钟或30分钟才更实际。也许你现在没有时间来读完这份报告，但至少你得到了有用的信息。或者你可以在读最后几页的时候加快速度，15分钟内把它读完，并且告诉自己可能需要在以后某个时间，把最后几页再读一遍。
利用多余的时间
假设你要检查一份报告，给自己定了30分钟的时间限制。你可能在24分钟或28分钟内就完成了，剩下了几分钟。时间估计错误？实际上，这是种很好的状态。
假设你给了自己45分钟，结果28分钟后你就完成了。“天哪！剩下的17分钟我该干点什么呢？”也许17分钟后你有个会议要参加，有个电话要打或者有别的什么事。那么这17分钟就是你处理手头堆积下来的小任务、为接下来的工作做准备的最好时机，或者什么都不做，放松一下。
因此，为了避免作出过于乐观的时间估计，最后要用到的一个策略是把每个估算作出小的调整。
多加50%
很多职业人士因为低估了完成某件工作所需要的时间，而影响了工作效率。有一个简单的办法可以帮助他们避免这个问题。如果你初步估计完成某个工作需要24分钟，那么在这个估计的基础上增加50%，也就是36分钟。如果你估计需要60分钟，那么最后分配的时间应该是90分钟，依此类推。
整合你的资源
想想当你搬到一个新的小镇时，你会有哪些事情要做。寻找当地的电话号码簿和人名地址录；寻找医生、牙医的联系方式；给公用设施公司打电话，确保在搬进去的第一天能够正常使用必要的基础设施；弄清楚哪些商店可以买到你需要的东西；与邻居打招呼，熟悉小镇的环境。
渐渐地，你建立起了一个资源网，能够让你更好地处理家庭事务，比如吃饭、保养汽车、看牙医等。
同样，当你换了工作岗位的时候，你会有一个干净的空办公桌。慢慢地，你会在上面放上办公用品、文件夹、电话簿和私人物品等。你会在你的办公室放上必需的物品，以使自己更高效、更愉快地工作。
整合到你身边
不管是完成短期任务还是长期任务，你都需要把可能用到的资源集合在自己身边。尤其是短期任务，更需要充足的资源，就像你用传统的方式写信，必须把纸和笔准备好；或者电话会议，你需要准备电话、号码、密码等。
如果你第一次接触某件工作，没有什么经验，那么集合资源就显得更为重要。你可以想想，有没有这方面的高手可以给你宝贵的建议，或者想想文件夹以及一些重要的电话号码是否准备好了。
在着手短期工作任务之前，准备好必需的资源。把那些你能想到的、可能会用到的设备、物品、人员支持、指导、资金投入和时间都一一列出来。任务越紧凑，这一步越重要。做好这一步需要的只是几分钟的工夫，但养成这种预见性的思考习惯却会让你受益无穷。
简单开始
很多人在开始一项工作之前因为错误的猜想和假设而犹豫不决，浪费了时间。比如，你要写一封信或一份简短的报告，却因为琢磨一个完美的开头而反复修改，致使迟迟不能写完。实际上，简单地动笔开始写，完成后再回过头检查，看看怎样开头最好，这样才是对你有利的做事方法。
当你迟疑不决时，你可以让自己迈出一小步，帮助自己开始。这一小步也许仅仅是打开一个文件夹、打一个电话、安排一次会议或找到一个网站。也许你不相信，一旦你开始了，你就会继续前进。不管你开始得怎么样，对大部分短期工作任务来说，开始了就等于清除了前进道路上的一大障碍。
沉浸的力量
逐渐培养这样一种做事方式：沉下心来一次只做一件事。当你把所有的精力投入到一件事情中，成功的概率就会大很多。
很多任务同时进行是效率的表现，这似乎成为社会赞许的做事方式，但是你必须抵挡住这种趋势的诱惑。即使是5分钟的一件任务，静下心去做也会取得理想的结果，它所带给你的喜悦和动力能够让你以良好的状态接着完成后面的第二件、第三件任务。
集中精力处理手头的任务能够带给你意想不到的惊喜。关掉聊天工具、电子邮件，把手机设为语音信箱，关上门，现在就开始沉下心来工作。
奖励机制
人类很多的行为心理可以用一句简单的话解释：受到奖励的行为会重复出现。这也包括你奖励自己的行为。为了让自己更好地完成一件工作，事先准备点小奖励吧。它可以是允许自己打某个电话、在附近逛一逛、查看电子邮件、喝一杯花茶，或者其他想做的小事。如果手头的工作让你不愉快，那你就更要做一点自己喜欢的事，然后再继续工作。
来自互联网的诱惑
网络为人们提供的，是花样繁多、永无止境的诱惑。在键盘上敲几个字、点击几下鼠标，呈现在你面前的就是几百万个网站中你想进入的那一个。尽管上几代的人在工作中也会面对诱惑和干扰，但是没有一样能和无所不在的互联网相提并论。
如果你也无法抵制网络的诱惑，那就把它并入你的奖励体系。这样，你可以在适当的时候休息、放松，而不是沉迷其中，以致影响工作。否则，你就是在拿灾祸开玩笑。
这样的话，你以后每个小时、每天、每个星期都可能会沉浸在网络中无法自拔，没有完成一丁点儿的工作，也没有树立新的目标，每个工作看上去都亟待解决，最终阻碍你完成长期的项目和任务进程。
3. 确立首要任务
“我会尽力把它做完的。”
“要是有机会，我会把它列入我要做的事情中。”
这些话听起来是不是很熟悉？不要再说尽力了，要么全力把它做好要么干脆抛开。丢掉中庸路线，不然只会削弱你的效率，也使你无法专注于手头真正重要的事情。
早在20世纪初，维克多帕累托就解释过为什么主次体系的建立对确保效率会如此重要。你可以回想一下，把他提出的法则应用于设立主次目标，就是一堆项目80%的价值大体上来源于所有项目的20%。也就是说：
你可以通过实现20%的目标达到80%的成效！
假如你的每日必做清单上有10项任务，那么你只要成功完成其中最重要的两项就可能达到80%的成效了。要让自己的工作有成效，你就必须专注于最重要的项目。你必须真正做到专注于首要项目。
李艾维是一位管理咨询师，他曾经在1904年帮助过伯利恒钢铁公司。李先生事先没通知就突然去拜访了伯利恒的董事长查尔斯施瓦布，然后对他说：“施瓦布先生，我有个主意想告诉您，我相信它可以提高伯利恒钢铁公司的生产效率。因为我今天是不请自来的，所以我不指望你能付给我任何费用。我的条件是：你自己先去试试这个方法。如果它对你产生了价值，你就把它分享给你的员工。如果你觉得这个想法有价值，并且你想付我费用，那么你觉得它值多少钱就付多少钱。”
施瓦布说：“反正听起来我是不会吃亏的。你有什么想法？”
“很简单。在每天开始的时候，按主次顺序列出六件你要做的最重要的事。然后开始去做第一件事，做完第一件事再去做别的，直到把所有事情都做完。
“你做完第一件事后，重新审视一遍剩下的五件事，看看它们的重要性排序有没有改变。然后再做第二件事，做完第二件事后再去审视剩下的，然后再去做第三件事。
“如果一天结束你没有做完这六件事，不要着急。你用别的任何办法也不会完成的。但是。事实上，你已经把清单上最重要的事情做完了。
“甚至就算一天过去，你连第一件事也没做完，没关系，记住，你可是一直都在做最重要的那件事啊。”
施瓦布对他表示感谢，李就走了。几个月后，李收到一张查尔斯施瓦布寄来的两万五千美元的支票，还有一张字条，上面写着：“非常感谢，这是我一年来学到的最为重要的方法。”
后来，他们这次会面的故事逐渐在商界流传开来，人们经常跑去问施瓦布：“您为什么要为这么一个简单的想法付那么多钱？”
施瓦布总是这样回答他们：“我付那么多钱是因为那个简单的想法给我的公司带来了极大的变化—现在我的公司已经成为了全美国盈利最多的私人企业！”
选出对你最重要的事，先去做这件事。就这么简单。难就难在决定什么是最重要的。
重要任务的A-B-C和1-2-3
把你每日行动或下一步计划上的活动按重要性标上A、B、C，可以有效地帮助你区分主次任务。在分别考虑每一项任务时，按下文的说明去标上次序字母：
“A”类重要项目指的是紧急任务。这些任务本来昨天就应该完成的。如果你不快点把这些任务完成，就会有大麻烦出现。如果你要给最后期限确定一个具体日期，那可能就是今天了。
“B”类重要项目仍然是很重要的。甚至这些任务也可能有一个确定的最后期限，但它们和“A”类重要项目相比又没那么重要。如果你完不成这些项目中的一个，世界也不会因此结束。
“C”类重要项目没有特定的时间限制。这些任务可能是小事，并且相对来讲没那么重要（甚至可以在间隙时间完成）。不需要现在就把精力和注意力投入到这里面去。
使用A-B-C要务分级系统可以让你避免把所有活动和项目都贴上绝对重要的标签。相反，你把它们分成了A-B-C三大类。为了把这个方法用于实践，下文提供了一个范例，列举了15个你可能会有的目标。浏览一遍，用A-B-C的办法按照你认为的相对重要性把它们划分好。
工作单：A-B-C等级划分
个人目标
重要性
1.每周读一本书
2.只作三个委员会的成员
3.每天花15分钟用于制订行动计划
4.每天花15分钟激发灵感（精神上的等）
5.报一个班，学习怎么和难相处的人相处
6.在明年夏末学会开飞机
7.在接下来的半年内参加10次网球课
8.每天至少赞美一个人
9.和竞争的公司里某位经理联系
10.本月末重新规划工作领域
11.买一本个人的日历和记录本
12.每天加强锻炼，下个月减掉5英镑体重
13.本月带家人去一家心仪的餐馆
14.每天花15分钟好好地陪我“重要的另一半”
15.每周写一个细微边界观点运用于实际
有时候关注关注“C”类事项看看它们进展得如何也很不错。因为很多东西不会一直都停留在“C”类的水平上。这些活动可能会上升到表格的更高一层去，也可能会因为得到解决而完全从清单上消失。别人可能会去把它做好，或者那根本就不需要去做。
有些活动根本就不值得我们去排序。记住，有些事或许是别人交到你手上让你去做的，但这并不意味着你就有义务去做。如果某件事情完全是在浪费你的时间，那么你就把它从你的主次任务表里彻底删去。
现在你已经看了一些活动列表的范例，那就再看下一个表。在写之前把表复印几份，这样你就可以反复利用了。首先，在表里写上你的当天活动清单；把你当天要做的每项活动都写下来。然后，根据我们上文所提到的分级标准去考虑清单上的每一项，再把它们分别标上A、B、C。
工作单：个人任务A-B-C等级划分
每日活动清单
重要性
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
因为你把各项活动都按照重要性分了类，所以你的每日活动清单就变得更为有效了。这有助于你作决定，因为你知道自己在做什么，并且知道这件事的相对重要性。
不幸的是，A-B-C分级系统并不能告诉你按照什么顺序去完成什么任务。假设你有15项任务要做，那就可能会有5个A、5个B、5个C。因为你一次只能做一件事，而五件事又同等重要，那么你应该先做什么呢？
这就涉及我们的编号系统了。如果你的清单上确实有5个A级重要性的项目，你就考虑一下这5个项目。哪一个是最重要的？就算这5个都至关重要，但因为你一次只能做一件事，所以你必须选择出哪个是最重要的。你决定好哪个是最重要的以后，这个就成为你的A-1项目了。
如果还有其他任务，那就再选择：接下来最为重要的项目是什么？那个就是A-2了。继续把剩下的任务都编好号，直到A类任务里的所有项目都编上了一个序号。再按此方法把你清单上的B类和C类任务编好号。但是不要因为忙于给B类和C类任务编号而耽误了完成A类任务的时间。等你把这些都做完后，重新写一份你的每日活动清单，这一次按每项任务的重要性来排列（A-1，A-2，A-3，B-1，B-2等）。
许多其他的因素，比如常识，会在这里起作用。如果让自己变成了清单的奴隶那就是管理不善了！清单再好也只是给你提供信息去总结自己该做什么、为什么做这些。
现在需要让你知道分级和划分主次任务中最重要的一个思想了：你要保持掌控权。不要让别人控制你，当然，也不要让清单控制你。
任何划分主次任务的清单都只是帮助我作出正确决定的向导。
例如，在你的每日活动清单上列有一个电话要打，大概需要10分钟。这不是你清单上A-1类的项目，但是，如果你要打电话的对象只在今天早上8：30～9：00有时间，那么你应该什么时候打这个电话呢？
你清单上的任何一个项目都可能受到绝对重要性分级以外的各种因素的影响。时间、条件、环境等都是你所作决定的一部分。但是如果你不清楚某项活动的重要性，你就很可能会作出错误的决定。这就是我们要把重要性分级这件事放在首位的原因。
智者和傻子的区别在于他们所作的选择和对工具的使用。
聚合中文网 阅读好时光 www.juhezwn.com
小提示:漏章、缺章、错字过多试试导航栏右上角的源