刘春弟

    高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。（教育部，国家档案局。高等学校档案管理办法。2008年8月20日发布，2008年9月1日实施）高校档案馆是永久保管学校档案的基地和专门机构。我国《档案法》第二章第七条明确规定：机关、团体、企业事业的档案机构和其他组织的档案机构或者档案工作人员负责保管本单位的档案；《高等学校档案管理办法》也规定高校档案由高校档案机构保管，从而从法律上赋予了高校档案馆档案保管的职能和责任。因此，档案保管是高校档案馆的一项基本职能和重要职责，是档案馆重要的基础业务工作，档案保管工作的好坏也是衡量档案工作质量的一个重要标志。

    一、档案保管工作的内涵

    关于档案保管工作的涵义，有些档案学教材中提出广义与狭义之说，认为广义上的保管就是指档案管理，档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。（档案工作基本术语（DA/T1—2000））狭义上的保管是指对已整理好并存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作，即库房管理。（全国高等教育自学考试指导委员会组编。档案管理学［M］。北京：中国人民大学出版社，1999：125）顾名思义，档案保管应该包含“保”和“管”两个方面，“保”在字典中有看守住，使不受损害或丧失的意思，常用词语有保存、保卫、保护等，即我们常说的库房管理。“管”即管理，指主持、负责某项工作。档案的保存、保护是档案保管工作的第一步和首要工作，在此基础上，档案保管还存在对所保存的档案实施一系列的管理活动，如档案的整理、统计、鉴定等。档案整理就是建立和理顺档案实体秩序的过程，这是库房管理的前提和基础；档案统计能有效地了解库房的馆藏，如档案的种类、数量、档案所属历史时间、起止年代、保管期限等信息，这是进行库房管理的必要手段和重要保障；档案鉴定则是定期剔除保管期满且无继续保存价值的档案的有效方法，从而节约档案馆有限的库房、设备和装具等资源，使具有永久保存价值的档案得到更好地保管。所以，档案保管并不是一项孤立的工作，而是一个系统，包括档案整理、鉴定、保护等一系列工作。（茜瑞·卡普兰，布瑟琳·班克斯著；钱建中译。美国档案保管人员的培训［J］。上海档案，1992（1）：49）由此看来，档案保管既不仅仅局限于单纯的库房管理，也非完全等同于档案管理。库房管理是指在库房中进行的一切保管工作。（全国高等教育自学考试指导委员会组编。档案管理学［M］。北京：中国人民大学出版社，1999：128）包括业务管理和技术管理，主要是通过各种档案装具和现代化设备的使用，保证档案在库房中的存放秩序和档案实体本身的完好，从而维护和延长档案的“自然寿命”。库房管理重在档案实体的保存和保护，可以说，档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式，这也是人们将库房管理等同于档案保管的主要原因。而根据档案工作基本术语，档案管理活动包含三个部分：一是按照学校归档范围要求接收全校各单位的档案按时或及时入馆；二是对已接收入馆的档案采取的一系列管理活动，如整理，库房管理、统计、鉴定等；三是档案的对外服务利用。但档案的收集和利用明显不属于档案保管工作的范畴，因此把档案保管广义地理解为档案管理也是不确切的。准确地说，档案保管是指档案管理第二部分的内容，所以档案保管工作实际上是针对馆藏档案实体和档案存储介质开展的一系列管理活动。

    二、武汉大学档案保管工作现状

    （一）武汉大学档案保管模式

    通俗地说，档案保管模式是针对档案实体或档案存储介质采取的保管方式。档案保管模式受档案管理体制的制约，并与档案管理体制相适应，同时又具有相对的独立性。《高等学校档案实体分类法》中规定“高等学校档案以高等学校全部档案为对象”，并且还特别指出“关于纳入管理的人事档案的分类编号按《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理”，这说明高校档案的概念中包括干部人事档案。而《高等学校档案管理办法》（第27号令）增设学生类档案，将学生人事档案纳入到高等学校档案的管理范围和归档范围。因此，高校档案是包括综合档案，干部人事档案和学生人事档案在内的“大档案”。（彭志斌。高等学校档案分级管理研究。档案与建设［M］，2009（11）：20）《高等学校档案管理办法》中规定“高校档案由高校档案机构保管”，而高校档案机构包括档案馆和综合档案室。纵观高校档案馆的档案保管工作，大多采取集中与分散相结合的保管模式，只是集中与分散相结合的方式不完全相同，形式也有所区别。

    我校集中和分散相结合的档案保管模式具有以下3个特点：第一，学校档案馆对学校综合档案集中统一管理，并对财务档案之外的所有综合档案实现了集中统一保管。我校档案馆自2000年8月四校合并以后，原四校的档案实体已全部（财务档案除外）集中在一起保存；而合校后新武汉大学的综合档案（财务档案除外）也由全校各个单位定期移交到档案馆，从而全面实现了全校综合档案（财务档案除外）的集中统一保管；第二，学校干部人事档案和学生人事档案分别由学校人事部、招生就业工作处和研究生院负责集中统一管理，这些职能部门的档案室既不是档案馆的分支机构，在业务上也没有接受档案馆的指导；第三，学校财务档案在财务部设财务档案分室集中统一保管。财务档案分室是档案馆的分支机构，但档案馆基本不对其进行业务指导，财务档案的管理依据国家《会计档案管理办法》和《武汉大学会计档案管理办法》进行。

    我校的这种档案保管模式与我校的档案管理体制相适应，《武汉大学档案管理办法（试行）》中规定本校档案必须由档案馆实行集中统一管理，但实际上我校档案工作目前只是实现了对综合档案部分的集中统一管理，这还不是完全意义上的集中统一管理。

    另外，我校有一些院系所也根据自身的条件和需求设立了院系档案室（或资料室）以保存本单位在日常的管理、教学和科研等活动中形成、但不属于学校档案馆规定的移交范围的档案，我们称之为自存档案，截止2008年底，校内各单位自存档案有10万多卷。对于这些院系所的自存档案，档案馆也没有将其纳入到档案馆的管理体制和保管体系。院系所自存档案是学校档案资源体系的一个重要组成部分，将其排除在学校管理体制和保管体系之外，不利于维护学校档案的完整与安全。

    （二）武汉大学档案保管工作成就

    档案馆作为集中统一保管全校综合档案（财务档案除外）的专门机构，承担着繁重的保管任务。前文曾提到，档案保管工作的实质就是对馆藏档案的管理，包括库房管理、档案整理、统计、鉴定。所以档案保管工作实际上包含了档案馆的所有基础业务工作。合校后重组的档案馆对档案实行集中统一保管，经过近10年的努力，档案馆在档案保管工作方面做了大量的工作，使档案保管工作发展到今天的科学、规范、有序的局面。

    1.制定了《武汉大学档案管理办法》、《武汉大学档案实体分类实施办法》、《武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表》、《武汉大学档案馆档案安全保密制度》、《武汉大学档案馆库房管理制度》、《武汉大学档案馆档案鉴定销毁制度》等一系列相对完备的档案管理制度，并设立了档案管理室，专门负责档案的接收、保管和利用，档案库房实行专人负责制度，从而从制度上和人员上为档案保管工作的顺利开展提供了强有力的保障。

    2.积极改善档案保管条件，基本实现了档案管理现代化。特别是从2004年以后，争取到学校领导和财力的大力支持，加快了档案保管条件的改善和建设进程，迄今为止，所有库房已经配备了密集架、除湿机、温湿度计，安装了空调、防火烟雾报警系统和防盗监控系统，为电子磁盘、电子光盘档案购置了防磁柜，为破损档案配备了缩微设备、数字化扫描仪等进行复制备份保存，为电子数据的保存准备了专用的服务器机房和专用移动硬盘，彻底改善了档案保管条件，档案保管工作步入现代化的轨道。

    3.档案整理、统计和鉴定等各个环节的工作都有了较大较快的进展。合校后，档案馆重新进行了全宗划分，并根据《武汉大学档案实体分类实施办法》重新设置档号，使档案的整理工作有了良好的开端，10年来档案馆不仅完成了每年新进馆档案的整理任务，还抽时间、甚至利用节假日对原四校的档案和积存的文件材料进行了全面彻底的清理和整理；档案统计工作繁琐细致，耗时费力，却又意义重大。合校以来，档案馆进行了两次大规模的档案统计工作，对每个全宗和每个库房进行逐卷逐件的核对和统计。另外，馆里对新进档案的登记、年终统计也非常重视，对每个库房的进出情况以及进出档案的种类和数量也随时登记和记载；档案鉴定工作也取得了突破性的进展，2009年我馆开展并完成了原武汉大学1949—1984年的所有上级来文的鉴定销毁造册工作，共计1849卷，35384件；同年财务档案分室也对合校前原武汉大学、水利电力大学、湖北医科大学三个校区1990年以前的到期会计档案（主要是会计凭证）开始进行鉴定销毁造册工作，并完成销毁鉴定造册7996册（盒）。

    通过这些措施的实施以及坚持不懈的执行，档案保管工作逐步走上了科学、规范、有序的轨道，并为我馆顺利通过各种考核和评审作出了突出贡献。档案馆于2000年被评为“湖北企业、科技事业档案工作百强单位”，2001年和2005年被湖北省档案局评为“全省档案系统先进集体”，2001年、2002年分别通过国家档案局、湖北省档案局和湖北省教育厅联合组织的档案管理国家二级、国家一级评审，2008年被评为AAA级档案工作规范管理单位。这些成绩的取得，档案保管工作功不可没，而这一系列的成绩又为今后档案工作的进一步发展奠定了良好的基础。

    （三）武汉大学档案保管工作存在的问题

    1.档案馆的现有地位使学校档案的完整与安全缺乏根本保障。我国档案法第二章第六条规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度，监督和指导；县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。这一规定说明主管所辖区域内档案工作的档案部门必须是行政管理部门或至少具备行政管理部门的职能。第七条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。这一条主要说明了机关、团体和企事业单位档案机构的具体职责。依据档案法的规定，高校档案馆作为全面主管学校档案事业和档案工作的档案机构，应该是学校的档案行政管理部门，负责对学校的档案工作统筹规划、组织协调和指导监督，同时保管本校的档案。而2008年教育部第27号令则将国家教育委员会第6号令中规定的高校档案馆的行政管理职能抹去，使高校档案馆仅仅成为学校的一个档案保管和提供服务利用的业务部门。

    由此可见，教育部第27号令对高校档案馆性质的规定与我国档案法是不相符的，与高校档案工作实际也是相违背的。而高校大多数也将档案馆排除在学校的行政管理部门之外，仅仅将其作为直属部门，这种做法抑制了档案馆档案行政管理职能的发挥，困住了档案馆的手脚，阻碍了高校档案工作的有效开展，使得学校档案的归档移交失去了应有的行政约束，档案的完整与安全失去了根本保障。我校一方面在《武汉大学档案管理办法（试行）》中规定学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，一方面又将档案馆列为学校的直属机构，这种矛盾的做法使档案馆无法真正行使其行政管理权力。我馆早在1996年6月份就曾明确提出不宜将档案馆列入直属单位的报告，报告中指出将档案馆列入直属单位，档案馆就会很难行使我国档案法赋予的监督和指导职能，应该说是很有远见，很有见地的。

    2.馆库问题突出，档案库房空间不足。良好的馆库条件是档案保管工作的基本要求，武汉大学档案馆是永久保存全校档案的基地，自1893年自强学堂建立至今，学校成立及发展100多年的历史，全部浓缩沉淀在档案馆，但馆库的现状严重影响了档案的长久保存和档案保管工作的顺利开展。第一，档案馆地理位置不利于档案的长久保存。学校档案馆坐落在珞珈山脚下，通风效果差，再加上潮气大，湿气重，库房周围杂草丛生，虫害繁衍滋生，库房窗户多，面积大，窗墙比例超过1∶10……档案馆长期处于这样一个阴暗潮湿的环境中，严重影响了档案的安全，给档案保管工作带来很大困难；第二，馆舍面积不足。档案馆总面积2000平方米，其中库房面积1500平方米，馆里没有专门的阅览室、复印室和档案整理室，档案复印、档案整理都在库房中进行，档案库房常常是“身兼数职”，给档案的安全保管造成隐患；第三，档案库房空间不足。目前我馆库房已经处于饱和状态，一是因为合校后原四校的档案全部集中在一起，基础非常庞大，而合校后新武大的规模庞大，每年进馆的档案数量都在增长，近几年我校档案年进馆量过万卷，档案数量的过快增长使有限的库房面临巨大的压力。

    3.档案保管设备和技术的现代化程度低。档案装具与设备逐步现代化是现代社会档案保管工作的必由之路和重要保障，而且随着社会的发展和现代化技术的进步，档案保管对现代化设备和科学技术的依赖程度会越来越强，如库房的通风、去湿、降温、采暖、除尘、防火、防盗、报警等措施，电子档案及特殊载体的保管，破损档案的复制等都是以先进技术和先进设备的大量应用为前提；我馆从合校开始逐步对所有库房配备了现代化的设备，为档案提供了相对较好的保管环境，但与兄弟院校相比仍然存在很大差距。上海复旦大学档案馆早在2002年，就已经尝试档案的智能化管理，对1994年以后形成的档案全部实现了智能化管理，在库房内全部安装最新型的电脑控制密集架，并配合使用条形码对档案案卷实行智能化的管理，另外，还为库房设计安装了智能化环境自控系统——BY—Y1智能化的自控系统，通过电脑测试，并根据事先编制好的程序来控制空调机和去湿机的运行状态，使库房始终保持恒温恒湿的状态。

    4.档案全宗分散保管。由于库房紧张，馆里8个全宗的档案不能按全宗进行有效的集中和管理，而是被拆散分散到几个库房中，以原武汉测绘科技大学为例，学校总共18987卷档案被分散到4个库房，教学档案在1库，基建档案在5库，人事和工资档案在2库，其他档案集中在3库。其他几个档案全宗的档案的保管情况也与此相似。这种将全宗分散保管的做法显然不符合全宗档案保管要求，却也是无奈之举。

    三、武汉大学档案保管工作改进的思路与对策

    （一）强化档案保管思想，更新档案保管理念

    高校档案馆是永久保存高校档案的基地。档案是档案馆赖以存在的物质基础，档案保管是档案馆的基本职能。纵观中外档案史，由于档案本身的特殊性，档案保管始终是档案工作的一项重要内容。然而，在档案馆由封闭走向开放的过程中，档案工作也由注重保存走向注重服务利用，档案保管工作的重要地位也逐渐被淡化。档案保管工作不仅不能产生直接的经济和社会效益，还要耗费大量的人力、物力和财力，在追求利益最大化的当今社会，很难引起领导的重视和关注。因此我们要强化档案保管思想，认识档案保管工作的重要性，加强对档案保管工作的重视，任何时候都不能放松档案保管工作。不仅如此，我们还要与时俱进，更新档案保管理念，为档案保管工作开辟新的领域。

    第一，将档案保管工作与对外服务利用相结合。档案保管有两个目的，一是通过维护档案的完整与安全，使档案得以长久甚至永久保存，这事关档案的未来命运；二是提供服务利用，这是实现档案现时价值的途径。实际上档案保管工作始终是围绕这两个方面开展的。中国古代偏重于保存，在档案保管制度与措施方面给予了更多的关注，对档案的开发利用缺乏应有的措施。而在改革开放、服务民生的今天，档案的开放、开发与对外服务利用已成为档案工作的头等大事。档案保管工作要根据这一特点，调整自身的保管策略，以利用为目的，以保管为手段，以利用促保管，做到档案保管工作既能保障档案的长久保存，又能方便服务利用。并且将这一思想贯穿到档案保管工作的所有环节，尤其是库房的管理与档案的整理工作中，因为库房中案卷、全宗的排列是否系统、有序，档案整理的是否规范，直接影响着利用的效率和质量。

    另外，我们在对外服务中还可以对所提供利用档案的种类、数量，加以统计分析，总结出档案需求和利用的特点和规律，为档案保管工作的进一步改进和完善提供参照。我们还可以通过对外服务查漏补缺，对本该由本馆保管而因各种原因没有入馆的档案加以收集，充实本馆馆藏，维护档案的完整。

    第二，将档案保管工作与馆藏资源建设相结合。档案保管工作者最熟悉馆藏，馆藏档案资源建设和信息资源开发都离不开档案保管工作者的参与，他们不仅提供档案资料，还会提出一些建设性意见。他们身处保管工作第一线，对档案的载体和内容都最为熟悉，对档案的种类和数量最为了解，对档案的价值和利用情况最为清楚。因此档案保管工作者应该站在更高层次，利用自身的优势，以一种积极的姿态，对利用频繁的档案，濒临破损的档案，本馆独有的特色档案、具有珍贵价值的档案等各种需要更好地保存、更便捷地利用、更深入地开发的档案加以整理和统计，主动向馆领导反映，促进和推动馆藏资源的建设。

    （二）进一步完善现有的档案保管模式

    档案保管模式与档案管理体制紧密相关，受档案保管体制的制约，并与档案管理体制相适应。因此要完善现有的档案保管模式，应该先从完善档案管理体制开始。

    第一，将干部人事档案和学生人事档案纳入学校档案馆的管理范围，真正实现对学校档案的集中统一管理。这样更有利于学校档案工作的统筹规划、组织协调，有利于对学校档案信息资源的整合、合理开发和有效利用，有利于维护档案的完整与安全，提高档案工作的整体水平，保证学校档案的总体质量。而我校现有档案管理体制不仅阻碍了学校档案信息资源的建设，也影响了档案信息资源的服务和利用。因此应该积极及时地加以改善。根据我校现实情况，可以档案分室的形式保留人事部、招生就业工作处和研究生院等几个部门的档案室，使这几个部门的档案室作为学校档案馆的分支机构，由档案馆统一领导。

    第二，健全分级管理体制，将院系自存档案纳入学校档案管理范围和保管体系。院系产生的档案是学校档案财富的重要组成部分，而且院系处在教学、科研的第一线，会产生大量具有保存和查考利用价值的档案。另外，随着学校职能部门管理重心下移，相应的档案管理和保管任务也转移到院系，再加上院系规模的发展，自身所产生的档案数量也在迅速增长，因此院系档案材料的种类和数量也越来越多，其中不乏对学校的历史发展极具价值的档案材料。而在我校目前的分级管理体制下，档案馆对各单位的监督、指导和检查范围主要限于各单位移交给档案馆的部分，对院系而言，这一范围相对过窄，因为院系移交给档案馆的只有成绩单、注册卡和学位档案，其余的教学档案以及其他类别的档案如党群、行政、科研等由院系全部自存，档案馆对院系自存的档案一般不予干预。这种做法实际上把院系自存档案排除在学校档案管理体制和保管体系之外，这样做的结果一是导致学校资源体系和结构的不完整，二是使院系档案的管理与保管完全决定于院系领导档案意识的强弱和档案员责任心的大小，不利于院系档案的完整与安全。有些院系因为各种因由，如院系搬迁、人员工作调动、保管不利、整理不当、领导不重视等原因导致一些重要档案丢失、找不到等问题。因此，只有将其纳入到学校档案管理体制，这些档案的保管才会得到根本的保障。在去年的全校档案工作检查中，有不少院系就自存档案的保护和管理问题提出了一些疑问，希望我们能给予业务上的指导，这从另一角度说明，将院系自存档案纳入学校档案管理体系的必要性。我们可以参照其他学校的有益经验，对院系自存的档案采取设立档案分室的方式，对其加以业务指导、监督和检查。

    （三）进一步完善档案管理制度

    档案保管制度是开展档案保管工作的依据，因此完善、修订档案管理制度则是完善现有档案保管模式的重要举措。首先，修订《武汉大学档案管理办法（修订）》，将院系自存档案纳入学校档案管理体制，使院系所的档案管理工作接受档案馆的业务指导和监督、检查。其次，修订《武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表》，去除其中已经过时的内容，增补新的内容，如JX1317应去除毕业本专科生供需计划、合同一项，增加毕业学位申请、审批材料；明确院系及相关职能部门应该归档的档案类型及范围，避免重复归档；细化档案归档范围，修订档案保管期限等。再次，完善其他与档案保管工作有关且需要完善的规章制度。

    （四）学校要加大对档案工作的支持力度

    针对档案保管工作所面临的问题，学校应加大对学校档案工作的支持力度。首先，增加对档案工作的资金支持，改善现有的档案馆舍条件，解决库房紧张的局面，增加、更新档案保管设备，提升档案保管工作的现代化水平，积极向智能化方向迈进。其次，要加强对档案工作的制度支持。目前，学校有些立档单位对档案工作的重视程度不够，认识上也存在一些误区，把档案工作看作是自己本职工作之外的“编外工作”，在实际档案工作中比较消极和被动，致使档案立卷归档质量较差，向档案馆移交不及时，延时移交、延缓移交档案的情况常有发生，从而给档案材料的完整性、规范性和安全性造成很大隐患。由于档案馆与各个归档单位只是业务上指导与被指导的关系，没有行政约束力，造成各单位的档案工作缺乏有效的制度保障，立卷归档工作的质量在很大程度上依赖于各立卷部门领导档案意识的强弱和档案员、立卷员责任心的大小。因此学校应该增加相应的政策和制度支持，同时将档案馆由学校直属机关上升为学校的职能部门，赋予档案馆档案行政管理和档案业务管理的双重职能，使档案馆真正具备行政管理职能，对各立卷归档部门行使相应的权力，实施有效的行政约束，使其变被动移交为主动自觉移交，为档案保管工作的顺利开展营造良好的外部环境。

    参考文献

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