如何才能高效率地工作

    老板需要员工高效工作，员工同样希望能高效认真地完成自己的任务，多锻炼自己，提高自己在公司的地位，为自己的发展奠定良好的基础。那么，如何才能高效率地工作呢？

    激励自我

    为了达到工作目标，可以事先给自己定下一个奖惩措施。例如，每完成一项工作任务，就为自己记上一笔，等到完成若干笔时，就批准通过一次旅游。或者奖励自己和同事、朋友聚餐一次。若是工作完成不了，你必须惩罚自己。例如，你可以罚自己一个月不能抽烟，或者罚自己每天做家务，或者每天罚跑1000米等等。这些自我约定的奖罚措施落实了，你才能使自己真正地振作起来，并全力以赴地去完成工作任务。

    如果你实在担心自己不能按时完成工作，你可以主动找个同事或朋友，做个约定或打个赌。譬如，你可以跟你的朋友说：“如果到下个星期三为止，我还没有把这件事搞定，我请你到‘饭店’吃一顿。”这是个很好的激励方法，你的朋友无形中成了你的鞭策力，因为你不想让朋友对你失望。这样你就会加倍努力来完成这项工作，工作效率自然也就提高了。

    全力以赴地冲刺

    任何时间管理者都明白，做事情时争分夺秒全力以赴，任何困难都可以解决。所以，善用时间者在任何时候都在向时间的终点全力冲刺。以工作时间为例吧，如果5点钟下班，那么在表的指针完全指向5点以前要全力以赴地对待工作，五点以后再做回家的准备，这才是正确的工作姿态。如果没有完全实行这个做法，则不能说明你比他人更有效地利用了时间。一个成熟的、高利润的企业，应该是在下班时间之前大家都在全力拼搏，作为一个管理者，对这一点要好好加以指导。

    每个人的精力都是有限的，所以做事首先要考虑自己的职责范围，该你做的事要努力去做，不该你做的事就不要去多管。因此，如果你是位领导者，就要善于授权，你的副手或下属有权处理而且有能力处理好的事，一律交给他们去办，你只听取他们处理结果的汇报就可以了。如果你是位普通的职员那就只处理自己职权范围内的事。有的人特爱管闲事、爱打听闲事，不是自己职权范围内的事也要伸手去管。自己的本职工作搞不好，反而到处为别人操心，这样，只会舍本逐末。

    采取快捷的工作方式

    完成一件工作可以采取多种方式。如果一生都能采取快捷的方式去工作，那么你将会节省很多时间，无形中也就延长了自己的生命。比如，需要你通知各个部门开一个会议，你是一个个打电话通知，还是写信或发传真？显然，这里写信的方式最慢，传真和打电话同样快。如果打电话，受话人不在办公室，你还需要再联系，半天后才找到受话人，还是没达到快捷的目的。如果发传真，无论受话人在不在办公室，他回到写字台时都会看到，可以节省再次打电话找受话人所浪费的时间。在生活中，完成同样的工作，高效工作者总是善于动脑子，因而能比别人快捷迅速地完成同样的任务。

    在完成一项任务之前，我们根据什么原则选择出快捷的方式呢？一般来说不外乎依据客观事物的规律、任务的轻重缓急、自己所处的环境，以及自己和对方所拥有的交通和通讯条件来选择最佳方式。比如，到外地出差乘坐飞机最快，但从北京到石家庄，乘飞机就没有乘轿车快。因为从市内到首都机场乘车需40分钟左右，再加上候机、办理登机手续、安全检查、登机又需要几十分钟，甚至一个小时。飞机在石家庄机场降落后，从机场乘车到市内又需几十分钟。从出机场门到抵达出差的目的地最少也得3个多小时。万一飞机晚点，那就更没准了。如果乘娇车走高速路的话，不到3个小时就能到石家庄。所以说，什么方法最快捷要视具体情况而定，聪明的人能随机应变、机动灵活地做出正确的选择。

    今日事今日毕

    玛丽·简供职于西雅图第一金融担保公司，在3年的工作中，她赢得了“难不倒”的美誉。她有自己的一套工作准则，那就是今日事今日毕。她处理每一件事都细致周到，并保证它们在第一时间高品质地完成。

    凭着自己对工作的热爱和付出的努力，玛丽·简晋升为本部门的小组领导。由于她总能认真倾听同事的想法，了解部下所关心的事情，并领导她的部门出色地完成每一项任务，玛丽·简的小组赢得了好评，成为全公司公认的可以委以重任的团队。

    与此相反，三楼有一个运营部门，人数众多，绩效却不理想，他们与玛丽·简的团队形成了鲜明的对比，因此成为大家批评的焦点。为了能让公司有一个全面的改观，老板决定提升玛丽·简为三楼运营部的业务经理。几个星期后，玛丽·简慎重而又很不情愿地接受了提升，虽然公司对她接手三楼运营部寄予厚望，但她自己却没有多少把握。工作的开展自然十分艰难，但是，玛丽·简迅速调整心态，把对这份工作的厌恶转变成了热爱，同时，她的这种积极的情绪深深地影响了每一个员工。在这种精神的支持和鼓舞下，玛丽所在的部门迅速改变，并最终成为公司的典范。有句话说得好：“选择你所爱的，爱你所选择的。”作为一名员工，玛丽强迫自己爱上自己接受的工作，通过自己的努力，为公司作出了巨大的贡献，也为自己的职业生涯写下了闪亮的一笔。

    其实，任何人都有可能不得不做一些令人厌烦的工作。即使给你一个很好的工作环境，但如果总是一成不变的话，任何工作都会变得枯燥乏味。许多在大公司工作的员工，他们拥有渊博的知识，受过专业的训练，有一份令人羡慕的工作，拿一份不菲的薪水。但是他们中的很多人对工作并不热爱，视工作如紧箍咒，仅仅是为了生存而不得不出来工作。他们精神紧张、未老先衰，工作对他们来说毫无乐趣可言。

    可见，一件工作有趣与否，取决于你的看法，对于工作，我们可以做好，也可以做坏。可以高高兴兴和骄傲地做，也可以愁眉苦脸和厌恶地做。如何去做，这完全在于我们自己。所以只要你在工作，为何不让自己充满活力与热情呢？

    每一个员工都应该学会热爱自己的工作，即使这份工作你不太喜欢，也要尽一切能力去转变、去热爱它。并凭借这种热爱去发掘内心蕴藏着的活力、热情和巨大的创造力。事实上，你对自己的工作越热爱，决心越大，工作效率就越高。

    当你抱有这样的热情时，上班就不再是一件苦差事，工作就变成了一种乐趣，就会有许多人愿意聘请你来做你更热爱的事。如果你对工作充满了热爱，你就会从中获得巨大的快乐。

    奎尔娜是一家汽车修理厂的修理工，从进厂的第一天起，她就开始喋喋不休地抱怨：“我是女人，修理这活儿太脏了，瞧瞧我身上弄的！”“真累呀，我简直要讨厌死这份工作了！”“凭我的本事，做修理这活儿太丢人了！”

    每天，奎尔娜都是在抱怨和不满的情绪中度过的。她认为自己在受煎熬，在像奴隶一样做苦力。因此，奎尔娜每时每刻都窥视着师傅的眼神、举动，稍有空隙，她便偷懒耍滑，应付手中的工作。

    几年过去了，与奎尔娜一同进厂的3个工友，各自凭着自己的手艺，或另谋高就，或被公司送进大学进修了，独有奎尔娜，仍旧在抱怨声中做她蔑视的修理工。

    无论你正在从事什么样的工作，要想获得成功，都要对自己的工作充满热爱。如果你也像奎尔娜那样鄙视、厌恶自己的工作，对它投以厌恶和冷淡的目光，那么，即使你正从事最不平凡的工作，也不会有所成就。

    提高工作效率的秘诀

    妥善安排日常生活，处理事情前要进行理智的思维，不追求十全十美。敢于打破陈规戒律，自信而又不要排他，这是提高工作和办事效率的秘诀。

    旧金山的加利福尼亚医学院副教授查尔斯·卡菲尔德领导着一个“成功事业”研究中心，他已经研究了各行各业1500名杰出的成功者。他发现这些人都各自具有自己的特长，但也有一些共性——比如办事高效就是他们最显着的共性之一。这种特性是有可能在后天为每个人所掌握的。这并不意味着每个人都能成为公司经理或奥林匹克冠军，而是要说明我们所有的人都有可能更充分地发挥自己的才能。以下是在卡菲尔德的研究基础上提出的5点提高工作和办事效率的秘诀。

    1.妥善安排日常生活

    我们常听人说，在事业上有巨大成就的人，肯定是那些样样都好的完人，这些人干劲十足，总是要把工作带回家去，一直干到深夜。卡菲尔德认为，事实并非如此。那些真正的成功者，乐于勤奋工作，但都有一定的限度。对于他们来说，工作不等于一切。当卡菲尔德采访了10个主要工业部门的高级董事和经理之后，发现这些人懂得如何放松，他们能够把工作留在办公室去做；他们珍视友谊和家庭生活；他们能够有相当多的时间与自己的子女和友人在一起。

    2.处理事情前要进行理智的思维

    大多数成功者在他们处理困难的或者重要的事情之前，都要在脑子里把这件事思索上几遍。比如，着名的高尔夫球选手尼古拉斯，在击球之前总是在脑子里设想一下击球的轨道，以及球的着落点。有些人总是在幻想会有一件什么重大的事情来临。但是，理智的思维活动不同，理智的思维活动能够锻炼我们实际应变能力，而其他仅仅是无效的思维活动。

    3.不追求十全十美

    许多雄心勃勃努力工作的人，往往事无巨细，醉心于完美，最后落个事倍功半。有一位女教授花了10年的时间研究一位剧作家，她心里总是怕不全面，遗漏了什么。最后，当她犹豫拖沓地把研究成果拿出来的时候，这位剧作家已名声大减，没有什么研究价值了。

    4.敢于打破陈规戒律

    许多人自认为了解自己能力的限度，但是，我们所“了解”的许多东西往往是不符合实际的，甚至是荒谬的、自我禁锢的信条。卡菲尔德说：“自我禁锢的信条是事业成功的最大障碍。”

    许多年来，几乎所有人都认为：人不可能在不到4分钟的时间里跑完1公里。甚至曾有人在生理学杂志上发表文章郑重其事地“证明”：人体不能承受如此重负。然而，在1954年，罗格·巴尼斯特以自己的实际行动冲破了这个禁区。在后来的两年中，又有另外的10名运动员相继冲破这个禁区。这说明，现实中许多人对自己的认识远远低于自己实际能力的界限。

    成功者能够蔑视人为的清规戒律，他们总是把注意力集中在自己的内在潜力上，因此他们才可以毫无拘束、最大限度地发挥自己的积极性。

    5.自信而又不要排他

    成功者更注意的是如何在自己原来的基础上不断改进自己的工作，而不是醉心于如何打败竞争者。如果为竞争对手的能力或优势过分忧虑，就会不击自溃。

    大多数成大事者所关心的是如何按照自己的标准竭尽全力做好工作，同时他们认为，集体能够比个人更好地解决复杂的难题，因此愿意让其他人分担一部分工作。

    轻松应对职场压力

    你是不是觉得整天疲于奔命却既没升职也没加薪，成功的目标似乎遥不可及？或者月薪逾万却似乎从来没有感到真正的快乐？有时甚至会感到家庭、事业、同事关系都是一团糟？

    美国心理学家协会最近公布的一项调查结果显示，65％左右的美国就业人士内心都是消极情绪占上风，这种情绪轻则表现为不满现状，深感疲惫；重则不堪重负，患上严重的身心疾病。知道有成千上万的人有着和自己相同的感受，也许能让你觉得轻松许多，读完下面专家提出的9项法则，你离轻松步入职场、全心追求成功的日子也就不远了。

    1.充分利用互联网

    互联网不仅仅能聊天发E－mail，它还应该成为你职业中的最好帮手。如果你对求职心有疑惑，人才网站将教会你如何做好简历，怎样通过面试和以适当方式提出薪金要求。如果你正在创业，创业网站将向你展示如何做出规划和筹集资金。总之，互联网上的内容应有尽有，花一点时间掌握它，并在平常留心寻找那些最能给你提供帮助的网站，你就会常常拥有“柳暗花明”的感觉。

    2.正确评价自己的优缺点

    将你的优点和缺点列出一张表，并让那些熟悉你并能坦率直言的朋友对这张表做出修改。然后判断你该如何充分利用自己的每项长处并有效避免暴露缺点。

    3.克服畏惧情绪

    开发出潜力的关键是克服人人都会有的畏惧情绪。你可以从和工作毫不相关的小事入手。比如，主动和刚认识的朋友打招呼，独自一人去看恐怖片等。经常尝试一些你想做却不敢做的事，能让你在工作中逐渐拥有无所畏惧的魄力。

    4.让生活充满秩序

    有秩序的生活会使你每天头脑清醒，心情舒畅。每天下班前整理好办公桌，定期清理电脑中的文件和电子邮件都是必要的。因为光是看见桌上堆满了报告、备忘录和要回的信就足以让你产生混乱、紧张和忧虑的情绪。另外，千万不要小看家庭生活。事业的成功与否往往与家庭生活有直接关系。一个从容的早晨、一顿丰富的早餐也许就决定了你一天的心情和工作效率。蓬头垢面、饥肠辘辘地赶去上班不可能会有好心情。

    5.保持平和的心境

    及时排泄压力，是保持良好心境的关键。为此，你应该每天至少从事一种体育活动，时间不少于半小时；最好还能在家里开辟出一块能彻底不受打扰的地方，每天去那里呆上一刻钟，在这段时间里，只想积极的、让你开心的事情。这种短时间的充电对调整你的情绪会大有帮助。

    6.不要盲目相信他人

    不要指望和你一起工作的人都会站在你的立场考虑问题。认识到这一点，你会减少很多失望和挫折感。一定要谨慎选择那些你想信赖或想向其一吐为快的人。

    7.坚持自己的价值观

    一定要弄清楚自己最想要的到底是什么？金钱、富有变换的生活、挑战的刺激，还是不断超越自我？然后想想现在的工作能不能给你提供这些物质条件或精神上的感受。如果两者相去甚远，你就应该考虑变换一下工作了。

    8.保持充沛的活力

    如果你是一名脑力劳动者，使你疲劳的原因很少是由于你的工作过量，大部分时候我们的疲劳并不是因为工作，而是因为忧虑、紧张或不愉快的情绪。请尝试着“假装”对工作充满热情和兴趣，微笑着去接每一个电话，在上司通知周末加班时从内心叫一声“太好了”，每天早上都给自己打打气……千万不要认为这是很肤浅的事，这是心理学上非常重要的“心理暗示”。

    9.适应不可避免的事实

    英语里有句谚语，叫“不要为打翻的牛奶而哭泣”。生活中，谁都会遇到令人不愉快的事：好不容易得到了上司的赏识，他却又调往别处；全力以赴做了投标书却因为最后一个数据没有核实而失去了机会……与其让这些无可挽回的事实破坏我们的情绪、毁坏我们的生活，还不如让自己对这些事情坦然接受，并加以适应。要记住，有些时候后悔是无济于事的，我们已经失去了很多，只要不再失去教训就有收获果实的未来。

    化繁为简的工作方法

    在工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事务简明化，办事又快又好；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象，使复杂的事务更显复杂，结果只能陷入其中走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。这两种类型的人，其工作水平、效率高低有很大差别，原因在于前者善于运用化繁为简的工作方法和艺术，而后者则不能。

    美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问3个“能不能”，即：能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下6个问题：

    ①为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？

    ②这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会不会收到前所未有的新效果？

    ③如果必须干这件工作，那么应该在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗？

    ④什么时候干这件工作好呢？是否考虑到在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作而用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？

    ⑤谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？

    ⑥这件工作的最好做法是什么？是应抓住主要矛盾，迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？

    在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：

    ①省去不必要的工作。

    ②使工作顺序合理，干起来得心应手。

    ③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就合并起来做。

    ④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。

    ⑤预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确性，减少决策过程的时间并使决策无误。

    无论在工作中还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能；会读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，并学以致用。有的人在生活中还采取摆设从简，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗和用于保管的时间；吃喝比较简单，以减少烹调时间，等等。

    让工作条理化

    一位美国管理学博士在其《有效的经理》一书中写道：“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上付出了心血，就可减少重复，开启了更佳的完成工作任务之门。”

    有句谚语说得好：“喜欢条理吧，它能保护你的时间和精力。”工作无序，没有条理，必然浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的人手里资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不费事？

    西方“支配时间专家”运用电子计算机做了各种测定后，为人们支配时间提出了许多“合理化建议”，其中有一条是“整齐就是效率”。他们比喻说：木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别放好，使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。

    工作有条理，既是最容易的事情，也是最困难的事情。一位管理人员叹息说：“我最大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。”我们经常看见一些青年学生的书包里，甚至高级管理人员的公文包里。简直像一个废物箱：啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块口香糖、一叠废纸，等等。

    对于从事学习和工作的人来说，办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。一位西方的老牌管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来的时说：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”问题是这种方法还真管用。每当我们的注意力分散时，我们就看到了它们。我们想起了这些事情，于是不再胡思乱想。后来，东西堆得越来越高，我们不能记起下面放的是什么东西，于是就开始在资料堆里寻找。这样，时间就浪费在查找丢失的东西上，同时也浪费在所有我们不想忘记的东西所造成的干扰上！据统计，有95％以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。成功者使办公桌整洁而不乱的办法是：

    ——把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

    ——在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。

    ——要力戒由于有吸引力的事情的干扰或因你厌烦了手头的工作而放下正在做的事情，去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前，为它采取所有应该采取的处理措施。

    ——按规则把已经处理完毕的东西送到相应的地方去。再核对一次剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。

    从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后，可以按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的”，如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事；“暂时靠后处理的”，即大致看一下文件内容，按内容分类放入档案夹中，在采取适当的行动之前，一直放在那里；“以后处理的”，即不是真正重要的工作、还有待研究并有必要在时间、注意力等方面做较充分安排的事项；“留作资料保存的”，包括上级的政策、指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等。可按叶永烈的办法，根据自己所好“分类保存”，用完以后放回原处。叶永烈的手稿、资料、书籍等，什么东西放在哪里，都有一定的“规矩”，每次用完，总是随手放回原处。对与他有联系的报纸、出版社、文艺界、科学界朋友的姓名、地址和电话号码，也分门别类登记，可随手查到。由于他养成“有首尾”的好习惯，把资料手稿整理得井井有条，办公桌就像“交通管理”一样管得有条不紊，这样就避免了混乱，时间就不会在找这找那的空隙中溜过去。

    别让个人情绪影响工作

    人都有七情六欲，都会有不稳定的情绪低潮期，只不过因为工作的需要，我们必须学会把情绪压抑住。因为情绪容易失控的人，在旁人的眼中总是像颗不知何时爆发的炸弹，时好时坏的特质肯定是让人无法防备！所以，你要想成功，想跟大家打成一片，对情绪的控制是非常重要的。

    在办公室里，迎来送往，什么人都可能碰上，如果你只顾自己情绪的发泄而忘了该注意的事，例如同事、上司的感受以及工作的安排，真要追究得失，那你可就难以卸责了。情绪影响工作氛围，更影响工作效果。

    情绪不稳定时，不妨“吃”几副提升EQ的特效药，肯定会大有功效。

    1.深呼吸

    觉得自己的眼泪快涌出，喉咙痒得想大声呼喊时，试着做几次深呼吸，记住，最好超过5次。

    2.捏耳垂

    在情绪暴躁的时候，捏捏自己的耳垂，气就会慢慢消掉了。建议有机会试试看，或许功效不凡。

    3.喝杯水

    这一方法在治疗情绪失控上可能算是历史悠久的老药方了，不过这一招还是让许多情绪失控的人十分“服气”。

    4.出去走走

    许多人的情绪是在不知不觉中失控的，所以容易情绪失控的人要多加注意，一旦发觉快挺不住了，千万不要强忍着，最好到外头透透气缓解一下。

    情绪的舒解有许多方法可依循，进行一些静态或动态的活动，例如运动、阅读，甚至还有人去学插花、茶道等，目的都是在于让自己情绪能稳定下来。要知道，一位情绪容易失控的人，不论在人际关系还是工作上，都会越来越被动。

    简化电子邮件

    “您有35封新邮件。”越来越多的雇员们经常收到计算机的这种提醒。除了普通信件和传真，需要重视和答复的电子信件越来越多。在一些企业里，员工们正在接受专家的培训，以便使他们除了能够处理电子邮件外，还可以干些别的事情。这些专家之一的纳坦·泽尔德斯是以色列英特尔公司生产部门的经理，他给大家的建议是：

    1.直接删除

    在您打开每一个邮件之前，首先仔细看一下发件人和主题，许多信息不需要阅读就可以直接删除。像Outlook这样的电子邮件程序都设有过滤器，使用这个过滤器，能够事先设定自己拒绝接受的电子邮件类型。例如，在主题栏内经常使用大写字母的往往是美国一些公司的广告。

    2.分装在不同的文件夹里

    把有用的重要邮件打印出来，千万不要用“收件箱”长期保存文件，而要在读过之后，把它们存放在一个专门的文件夹中。

    3.立刻答复

    利用电子邮箱的最大优势——即刻回复。在读过邮件之后，应该立刻回复或者立刻删除，这一点应该形成习惯。如果有些问题不能立刻回答，还需做些工作，也要给对方一个简短的回复。

    4.建立一个“五星期文件夹”

    用纸张办公时，一般都有一个“待处理文件筐”，您在自己的计算机里也应设一个类似的文件夹。请把以后可能还会提及的发件人，或者您今后还用得到的邮件，都存放在这个“五星期文件夹”中，每隔5个星期检查一下这个文件夹，把已经没有用的东西删掉。

    5.发明缩写符号

    与您的同事们约好，在主题栏内使用共同的缩写符号，以便能够对邮件内容一目了然。

    6.利用“E-Mail-SMS”

    在主题栏内发出完整消息是非常实用的，您可以用“消息结束”或者“无进一步消息”来结束主题栏的对话，以便接收者明白，他不必再打开邮箱。特别是作为接收方发出短信息，确认已收到对方答复时这种表述非常恰当：“谢谢您及时答复！”

    7.缺席通报

    每个人都遇到过这样的事：休假回来以后，在计算机里有上百封没有打开过的电子邮件。大多数的电子邮件程序里都有一项“人已外出”的服务功能，您设定好了以后，所有发邮件的人都会知道您什么时候回来，知道了为什么没有收到您的即刻答复。

    8.尽量避免使用“发送给所有人”

    电子邮件的一大功能就是可以很方便地向多人同时发出一封信。所以有些人就利用这一点，向很多人发出同一个信息。应该在您的公司里约定，只有在特殊的情况下才使用这一功能，否则就会使企业里的电子邮件泛滥成灾，

    9.小心附件

    另外一个不好的习惯就是喜欢在邮件里附带图片和巨大文件。除非您知道接收者需要这么大的文件，否则请尽量不要这样做。比较好的做法是把文件分解后再发送。在发送必须的图片时，应把它缩小到与显示器屏幕适合的规格(最大700个像素)，存储彩色图片时请用节省空间的JPC规格。

    当您在收件箱里看到特别大的文件时，首先要打开邮件看一下，了解附件的内容。下载特别大的文件非常耗费时间。

    10.写短信

    在写电子邮件时要尽可能做到简明扼要，如果必要，在回答问题时可引用发件人的语言，自己只做摘录。电子邮件要方便阅读，它的发明本身就是要给人们提供方便。

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