有效率的工作，而不是延长工作时间

    一家贸易公司的主管刘天宏被医生告知患了心脏病，以后每天只能上班三四个小时。虽然刘天宏曾经是个工作狂，但无奈之下，他也只能遵照医生的嘱咐，开始每天工作三到四个小时。一段时间后，他很惊奇地发现，这三四个小时所做的事在质和量方面与以往每天花费八九个钟头所做的事居然差不多！这太不可思议了！分析了很久，他得出了一个解释便是：工作时间被迫缩短，所以他只好将它花在最关键的工作上。关键工作的完成保证了他的工作效率和效能。

    我们强调的效率是掌握良好的工作方法，而不是延长工作时间。有些人非常繁忙，似乎有许多事情要做，他们也常常为了完成任务而拼命加班，所有的时间管理专家都不鼓励你为完成工作任务而延长工作时间，因为那样只会把工作的战线越拖越长，提高时间利用率，提高工作效率才是正确的解决之道。

    整天像一只无头苍蝇一样忙个不停的人是不会有高效率的，我们来看一下发生在花旗银行的一位名叫丽莎的新职员身上的事情就会明白这一点。

    丽莎刚接手新工作，工作起来感到特别吃力。她来到人力资源部主管心理咨询的经理办公室咨询。

    “上司交代我起草一份销售计划书，我决定到网上找一份标准的销售计划书样本。可是，搜索计划书样本用去了整整一天的时间。”

    “用去了一天时间？”经理皮克惊讶地大声问道，但另一方面，他也好像明白丽莎的问题究竟出在什么地方了。

    “你知道，经理，对于我们很多人来说，早晨到办公室的第一件事就是打开计算机。大约在9点40分的时候，我终于回复完了邮件，然后……”

    “什么？你用了40分钟时间回复邮件？”皮克不禁又一次惊讶地叫了起来。“我相信，等到你真正开始工作的时候，恐怕都已经是上午11点了。”没等丽莎回答，皮克就接着说道，“我建议你把所有的琐事都放在一个固定的时间里处理。一般我们早上的时候精力一般都比较充沛，而到了下午四点钟左右，我们就会比较疲劳，所以我总是把像回复那些并不重要的电子邮件，整理文件，或者是拨打维修电话之类的工作放到这段时间去完成。”

    从丽莎的工作方法，我们可以看出，效果和时间并不一定成正比，关键看你是如何把时间分配在你的大小事务上的。

    我们提倡在工作中提高效率，更快更好地完成任务，并不是说要以延长工作时间、甚至是牺牲自己的休息时间为代价。强迫自己工作，只会耗损体力和创造力。解决这一问题的关键仍是找方法，找到了合理的工作方法，不但能够保证工作高效地完成，你还能从中享受到工作的乐趣。我们需要时间暂时停下工作，而且要经常这么做。每当你放慢脚步，让自己静下来，就可以和内在的力量接触，获得更多能量重新出发。一旦我们能了解，工作的过程比结果更令人满足，我们就更能够乐于工作了。

    学会控制时间的钟摆

    美国的时间管理之父阿兰·拉金说：“勤劳不一定有好报，要学会掌控你的时间。”金钱可以被储蓄，知识可以被累积，但时间却不能被保留。要造就高效的工作效率，要有时间管理的意识。只有善于掌控时间，才能摆脱忙碌紧张的状态，使工作高效有序地得到落实，成为工作和辛勤劳动的受益者。

    著名的设计师安德鲁·伯利蒂奥曾经是一个疲于奔命的工作狂。

    每天，他把大量的时间用在设计和研究上，除此之外，他还负责很多方面的事务。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方，不放心任何人，每一件工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了，他的设计受到了很大影响，常常到最后关头才拿出作品，并且因为时间紧凑，作品的质量常常不尽如人意。

    其实，在他的时间里，有很大一部分都浪费在管理其他乱七八糟的事情上。而最重要的设计工作反而只能占用一小部分时间。

    有人问他：“为什么你的时间总是显得不够用呢？”他笑着说：“因为我要管的事情太多了！”但他却没弄明白，关键的原因在于他没有分好工作内容的主次。

    后来，一位教授见他整天忙得晕头转向的，但仍然没有取得令人骄傲的成绩，便对他说：“人大可不必那样忙！”

    就是这句“人大可不必那样忙！”给了他很大的启发，他在听到这句话的一瞬间醒悟了。他突然发现自己虽然整天都在忙，但能产生真正价值的事情实在是太少了！这样做实在一点好处也没有，反而会制约目标的实现。

    大梦初醒的安德鲁从此调整了时间的分配，有了时间管理的意识。他除去了那些无关紧要的细小工作，把时间的主力用在方案的设计上。因为时间得到了有效的运用，不久之后他出版了传世之作《建筑学四书》，此书成为建筑界的“圣经”。

    掌握时间的节奏，首先要明确工作的主次。没有工作计划是浪费时间的首要原因。不要把时间浪费在毫无意义的事情上。让时间服务于绩效。

    被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯曾经提出过“神奇三小时”的概念，如果我们在晚上10点睡觉、早上5点起床的话，我们的睡眠时间仍然是7个小时。而一般人如果在午夜12点入睡，早上7点起床的话，他们的睡眠时间也同样是7个小时而已。所以我们在这里提倡早睡早起，运用“神奇的三小时”这一概念，只是非常有策略性地将休息和工作的时间对调了一下，我们将晚上10点至午夜12点这段本是用来看电视、看报纸、娱乐、应酬的时间用于睡眠，而早上5～8点这段本应用来睡眠的时间，则用来做一些更重要的事情。

    注意快慢适度，把握好时间节奏。我们应该掌控自己的节奏，高效率地运用每时每刻。对每个成功的人来说，时间管理是很重要的一环。时间是最重要的资产，每一分每一秒逝去之后再也不会回头，关键是如何有效地利用你的时间。

    曾经引起微软和Google两大公司争讼的杰出华裔人才李开复博士，在他的励志书《做最好的自己》里头，写了自己的一则往事。

    李开复念大学时，该大学法学院院长，想要为该院的成绩查询系统设计一套新软件，以和旧的系统接轨。本来想要委托校外的软件设计公司执行，但听说他是个程序设计高手，就聘请他当工读生，付他相当高的暑假工读费。

    李开复很开心，心想，这样简单的要求，根本难不倒他，满口答应：“我八月初就可以大致弄好，开始运行，到九月开学时，一定可以正式运作。”

    由于他认为此事难不倒他，于是并没有马上开始设计工作，一放假先昏天黑地地和同学打了三个礼拜桥牌，开始工作后才发现，事情没有他想得那么简单，有许多烦琐的东西要处理。院长问他做到哪里了，他改口说：八月底可以大致弄好，应该不妨碍开学以后系统的运作吧。

    院长发现他前期进度很缓慢，大为恼火，说自己根本不该把这么重要的事交给一个学生，马上叫他不要做了，请校外的公司接手。

    李开复马上低头认错，并且把已经收到的工读费还给院长。院长并没有要他还，只是告诫他，希望他从此事得到教训。

    李开复由于没有掌控好时间的节奏，而导致完成不了工作，让院长大动肝火。如果李开复每天白天工作六小时，然后开心地去打桥牌，也许他能按时完成工作。时间节奏的掌控很重要，如果做一件事，一开始进度就慢了下来，老板对你是绝对不会有信心的，如果你能够主动跟他报告进度，他就会对你另眼相看。

    珍惜每一分钟，最大化时间的价值，几乎是每一位成功者必修的一课。学会有效地管理时间，才能保证做事的效率。

    把时间花在关键问题上

    1897年，意大利经济学家帕累托偶然注意到英国人的财富和收益模式，于是潜心研究这一模式，并于后来提出了著名的80/20法则。80/20法则告诉人们一个道理，就是要把自己的时间和精力放在自己最重要的事情上，就可能用更少的时间做更多的事。这也是一个人有效忙碌、忙到点子上的关键。

    理查德·科克在牛津大学读书时，学兄告诉他千万不要上课，“要尽可能做得快，没有必要把一本书从头到尾全部读完，除非你是为了享受读书本身的乐趣。在你读书时，应该领悟这本书的精髓，这比读完整本书有价值得多。”这位学兄想表达的意思实际上是：一本书80%的价值，已经在20%的页数中就阐明了，所以只要看完整部书的20%就可以了。

    理查德·科克很喜欢这种学习的方法，而且以后一直沿用它。牛津并没有一个连续的评分系统，课程结束时的期末考试就足以裁定一个学生在学校的成绩。他发现，如果分析了过去的考试试题，把所学到知识的20%，甚至更少的与课程有关的知识准备充分，就有把握回答好试卷中80%的题目。这就是为什么专精于一小部分内容的学生，可以给主考人留下深刻的印象，而那些什么都知道一点但没有一门精通的学生却不尽考官之意。这项心得让他并没有披星戴月终日辛苦地学习，但依然取得了很好的成绩。

    理查德·科克到壳牌石油公司工作后，在可怕的炼油厂内服务。他很快就意识到，像他这种既年轻又没有什么经验的人，最好的工作也许是咨询业。所以，他去了费城，并且比较轻松地获取了Wharton工商管理的硕士学位，随后加盟一家顶尖的美国咨询公司。上班的第一天，他领到的薪水是壳牌石油公司的4倍。

    就在这里，理查德·科克发现了许多二八法则的实例。咨询行业80%的成长，几乎全部来自专业人员不到20%的公司。而80%的快速升职也只有在小公司里才有有没有才能根本不是主要的问题。当他离开第一家咨询公司，跳槽到第二家的时候，他惊奇地发现，新同事比以前公司的同事更有效率。怎么会出现这样的现象呢？新同事并没有更卖力地工作，但他们在两个主要方面充分利用了二八法则。不久后，理查德·科克确信，对于咨询师和他们的客户来说，努力和报酬之间也没有什么关系，即使有也是微不足道的。

    一个做事高效员工应当忙于要事，而不是一味地努力，像头老黄牛只知道一味地低头向前。应像理查德一样，工作中有许多人都是实行80/20法则的典范，比如下面的两个管理顾问，你可以从他们身上得到启示。

    一个是杰克，全公司里除了创立者之外，他是唯一一个不是工作狂的人。没有人知道杰克如何运用时间，也不知道他的工作时数是多少，但他的确逍遥自在。他只参加重要客户的会议，把所有精力拿来思考如何在与重要客户的交易中增加获利，然后再安排用最少人力达成此目的。杰克的手上从未同时有三件以上的急事，通常一次只有一件，其他的则暂时摆在一旁。

    另一个是詹森。他的办公室很小，里面还有很多其他同事，是一个非常拥挤且骚动的办公室，有人打电话，有人正准备着向客户做报告，屋子里到处是声音。

    但詹森好比一片平静的绿洲，把注意力全部集中在分内的事上，他在运筹帷幄。有时他会带几位同事到安静的房间内，向他们解释他对每一个人的要求，不只是讲一两遍，而是再三说明，务求交代所有细节。然后，会要求同仁重述一遍他们即将进行的工作。詹森的动作慢，看似毫无生气，且近乎半聋，但他是非常棒的领导者。他把所有时间都拿来思索哪件工作最具价值，谁是最合适的执行者。然后，紧盯着事情的进度。

    你应该把时间花在关键的少数问题上，因为解决这些关键的少数问题，你只需花费20%的时间，即可取得80%的成效。这是高效员工的必备法则，掌握着个法则，效率就会大大地提高。某部门主管因患心脏病，遵照医生嘱咐每天只上班三四个小时。他很惊奇地发现，这三四个小时所做的事在质和量方面与以往每天花费八九个钟头所做的事差不多。他所能提供的唯一解释便是：他的工作时间既然被迫缩短，他只好将它花在最关键的工作上。这或许是他得以维持工作效能与提高工作效率的主要原因。

    80/20法则告诉我们：取得卓越成果的员工都是这样把时间用在最具有“生产力”的地方。

    在最佳的状态下做最重要的事

    精神状态能如何影响工作，不是任何人都清楚，但是我们都知道没有人愿意跟一个整天提不起精神的人打交道，也没有哪一个领导愿意提拔一个精神萎靡不振、牢骚满腹的员工。

    微软的招聘官曾指出：“从人力资源的角度来讲，我们愿意招的员工，他首先是一个非常有激情的人，对公司有激情、对技术有激情、对工作有激情。可能他在这个行业涉世不深，年纪也不大，但是他有激情，和他谈完之后，你会受到感染，愿意给他一个机会。”

    刚刚进入公司的员工，自觉工作经验缺乏，为了弥补不足，常常早来晚走，斗志昂扬，就算是忙得没时间吃饭，依然很开心，因为工作有挑战性，感受也是全新的。这种工作时激情四射的状态，几乎每个人在初入职场时都经历过。可是，这份工作激情来自对工作的新鲜感，以及对工作中可预见问题的征服感，一旦新鲜感消失，工作驾轻就熟，激情也往往随之溜走。一切又开始平平淡淡，昔日充满创意的想法消失了，每天的工作只是应付完了即可。既厌倦又无奈，不知道自己的方向在哪里，也不清楚究竟怎样才能找回令自己心跳的激情。在领导的眼中也由一个前途无量的员工变成了一个比较称职的员工。

    现今这个充满竞争的社会里，在以成败论英雄的工作中，谁能自始至终陪伴、鼓励、帮助我们呢？同事、亲人和朋友们，都不能做到这一点。唯有我们自己才能激励自己更好地迎接每一次的挑战。所以要想变得积极起来完全取决于我们自己。

    如果我们每天清晨始终以最佳的精神状态出现在办公室里，面带微笑问候一声同事，以昂扬的精神状态投入工作，感染周围的同事，工作时神情专注，走路时昂首挺胸，与人交谈时面带微笑……愈是疲倦的时候，就要表现的愈好、愈显精神，让人完全看不出一丝倦容，这样会给周围的人带来积极的影响。

    良好的工作状态是我们责任心和上进心的外在表现，这正是领导期望看到的。在这个社会中，人们都承受着巨大的有形或者无形的压力。所以就算生活、工作不尽如人意，也不要愁眉不展、无所事事，要学会掌控自己的情绪，让一切变得积极起来。让我们始终对未来充满希望！明天会更好！如果我们乐观，一切事情都是亮色的，包括糟糕的事情，如果我们悲观，一切事情都是灰色的，包括美好的事情。所以保持对工作的新鲜感是保证我们工作激情的有效方法。

    可是这做起来很难，不管什么工作都有从开始接触到全面熟悉的过程。要想保持对工作的恒久的新鲜感，首先必须改变工作只是一种谋生手段的认识，把自己的事业、成功和目前的工作连接起来；其次，保持长久激情的秘诀，就是给自己不断树立新的目标，挖掘新鲜感；把曾经的梦想捡起来，寻找机会去实现它；审视自己的工作，看看有哪些事情可以更好地处理，然后把想法实施到工作中，认同企业文化培养归属感，对自己的企业和工作感到骄傲，在我们解决了一个又一个的问题后，自然就产生了一些小小的成就感，也会因此受到鼓舞，感觉生活是美好的，这种新鲜感觉就是让激情每天陪伴自己的最佳良药。

    热爱工作并充满激情。不要扼杀对美好事物的追求和热情，对我们的工作倾入全部的热情，每天精神饱满地去迎接工作，以最佳的精神状态去发挥自己的才能，就能充分发掘自己的潜能。我们的内心同时也会变化，越发有信心，别人也就会认同我们存在的价值。

    做好时间的规划，轻松应对每一天

    有的人工作起来似乎一天到晚都很忙，并且常常加班，为何非得加班不可呢？那多半是由于工作管理拙劣所致，避免加班的关键在于行程表的拟订。

    你若要成为一个卓越的员工或经理人，就需要先安排相关的基础知识的学习时间、社会实践的时间。你得大致计划一下，突破一门课程需要花多长时间，什么时候进入管理实践，向内行学习。你若以搞发明创造为目标，就得在学习科学理论、向他人求教、动手制作、实验等几个领域分配好时间和精力。

    哈伯德先生曾在著作中指出，善于为时间立预算、做规划，是管理时间的重要战略，是时间运筹的第一步。成功目标是管理时间的先导和根据，你应以明确的目标为轴心，对自己的一生做出规划并排出达成目标的期限。

    立计划，也包括对“预算”的检查督促。你要经常检查某一短期目标是否如期完成。我们可以记工作日志，或将完成每件事花的时间记录下来。《如何掌控你的时间与生活》一书的作者拉金说过：“一个人做事缺乏计划，就等于计划着失败。有些人每天早上预订好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有‘混乱’二字。”一个人要提高自己做事的目的性，忙于要事，就要养成善于规划的好习惯，避免眉毛胡子一把抓。

    总之，拟订周期行程表是件非常重要的事。我们可以尝试拟订行程表，让自己的工作行程、同事的活动、上司的预定计划、公司的整体动向等事情一目了然。

    由于自己的工作并非完全孤立，所以必须将它定位在所属部门的目标、公司整体的目标乃至外界环境的变动上，才能保证计划的合理性。

    只要尝试拟订行程表，原本凌乱不堪的各种预定计划，就会显得条理井然起来。人们之所以工作忙得不可开交，究其原因是由于总在工作即将终止之时，赶紧手忙脚乱加班熬夜之故。这种做法，经常导致工作水平下降。总之，及早着手准备才是快速完成工作的保障。

    如果能够拟订行程表，设定进修时间、休闲时间、与家人沟通的时间，自己和家人都将因此取得默契，步调一致。此外，通过与家人的沟通，不但可以减轻日常生活的紧张压力，而且能够使你涌现新的活力。

    先忧后乐乃是时间计划的基本原则。把这种个人时间管理模式推荐给家人，可有效避免和家人发生冲突。

    让我们来看一看一个具体的周末假日行程表。

    首先，所谓周末假日究竟是从什么时候开始，到什么时候结束呢？

    一般的看法是从周六早上到周日晚间为止。不过如果想要利用周末假日，充分争取时间进行自我启发的话，这样看是不行的。

    所谓周末假日是从周五晚间到周一早上为止的时间。如此解释的话，就有将近三天的假期可资运用，无妨将它当做一个整体时段来加以掌握。

    倘若这种理念成立的话，周五晚间的度过方法就变得十分重要。

    周六和周日，还是应该早起。如果失之严苛的话，恐有难以持续之虞，因此不妨稍微放松，比平日晚起一两个小时也没关系。尽可能和家人共用早餐为宜。

    其次，要将周六、周日的上午定为主要进修时间，不足的部分排入周六、周日的晚间。周日晚间不排计划只管就寝，周一早上提早起床也就可以做到。

    一般而言，周末假日要将工作暂且付诸脑后，好好地调剂身心才是提高工作效率的良方。不过，有件事情非常重要，就是必须为下周一开始的工作预作心理准备。

    如果等到下周一早上再来定下下周的进修行程表，事实上已经太迟了。本周日晚间才是思考并定下下周行程表的绝佳时机。

    做好规划是对做什么或不做什么，怎样做才能让时间升值。高效做事就要养成对时间做规划、立计划的习惯。

    先思考后行动，磨刀不误砍柴工

    有这样一个脍炙人口的故事。一个以砍柴为生的老人有两个儿子，老人的身体越来越不好，他希望在临终前让两个儿子学会养活自己。

    于是，老人拿出两把钝斧头，给儿子们一天时间，让他们去砍柴，看看他们到日落时能砍多少。

    大儿子为了让父亲高兴，急急忙忙地拿着斧头进了树林，二话不说便开始砍树。可惜斧头实在太钝了，他累得满头大汗，一天下来也没有多少成果。

    小儿子比较聪明，一动手就发现问题所在，他停下来，不慌不忙地把斧头磨得锋利无比，再砍树就轻松多了……

    日落之时，老人看着两个大小不一的柴捆，摇了摇头，对大儿子说：“难道你不觉得斧头很钝呀？”大儿子吞吞吐吐地说：“我也知道斧头钝，我……我是为了抓紧时间，才没顾得上磨。”老人语重心长地说：“时间是要抓紧，可是磨刀不误砍柴工，蛮干是不行的。”

    同样的技术、同样的力气，如果斧头不一样，工作效率肯定不同，小儿子的斧头足够锋利，工作效率就高；大儿子怕耽误时间而不磨斧头，费的力气更大，浪费的时间更多，工作效率却很低。

    很多员工一生都在兢兢业业地努力工作，不敢让自己有丝毫的停歇，这样的人，我们不能说他们不够忙碌，也不能说他们不够敬业。但是无论他们怎么努力都无法取得好的成绩，得到丰厚的薪水，这恐怕跟他们没有随着时间推移不断提高自己的能力有很大的关系。

    磨刀不误砍柴工。工欲善其事，必先利其器。把“刀”磨快了，才能砍到更多的柴。通过学习提升能力如同磨刀之于砍柴，不仅不会浪费时间，而且还会大大提高自身的各项素质，从而达到充实自我、提高自我、提高工作效率的目的。

    日本“经营之神”松下幸之助年轻时曾经在一家电器商店当过学徒。同时在这家店里帮工的还有另外两个学徒，他们都是同时进入这家商店的。开始时，三人薪水很低，另两个学徒时常发些牢骚和抱怨，对工作日渐马虎起来。

    松下以前从来没有做过电器方面的事情，这次到了一家电器商店工作，面对着那么多的电子产品，他感到了自己的无知。他每天都比别人晚下班，用这些时间阅读各种电子产品的说明书；同时其他两个同事外出休闲的时候，他参加了电器修理培训班。他花了大量的时间在学习电器知识上面，因为他决心用学习让自己成为这方面的行家。在这种时候，他的两个同事却因为这些而嘲笑他。而这一切都无法阻止松下继续学习的决心。

    终于，通过不断的努力，他从一个对电器一窍不通的学徒变成了一个能够给顾客清楚明了地讲解电器知识的专家，并且还可以自己动手修理与设计电器。这一切努力都没有白费，店主将这一切都看在眼里，对松下的这种学习精神非常赏识，不久便将他由普通学员变成了正式员工，并且将店里的很多事情都交给他处理。这为松下以后的创业打下了坚实的基础。与之相反，他的两个同事最后的结果却是，因为一直没有学识上的进步，最终只能被商店解雇。

    只有提升自己解决问题的能力，磨砺自己能力的刀锋，才能“恢恢乎游刃”于问题之中，才能登上职业金字塔的最顶端。

    无论从事什么职业，都应该精通，成为自己职业领域的专家。与其他有能力做这件事的人相比，如果你是工作方面的行家里手，你就能轻松地创造出他人无法创造的业绩，就能赢得良好的声誉。

    无论你从事的是什么工作，不管你所在的公司条件是好是差，只要你静下心来钻研业务，坚持不懈地努力，你就能达到专家的境界，在自己的岗位上创造一个又一个奇迹！

    “无论从事什么职业，都应该精通它！”让这句话成为你的座右铭。如果你能够全身心地投入自己的工作，积极地学习行业知识，让自己成为公司的“专家”员工，那么有朝一日，你会发现自己已经是一名以一当十的员工了。

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