初入机关，学习说话是一门很大的学问。无论你是从基层一跃而至龙门，还是直接从校园跨入红领的行列，都要认真学习在公务圈中如何讲话，学着说“机关话”。有些刚走出校门的朋友，“初生牛犊不怕虎”，刚进机关的门即夸夸其谈，一副舍我其谁、雄心万丈的样子。经常对机关一套僵化的体制不以为然，对自己的未来有无比期望，在试用期就开始“设计”自己的省部级之路——殊不知，如果以这种方式在机关里讲话，会惹来很大的麻烦。轻者招来领导同事的不满，重者甚至有可能惹祸上身。说不定这些朋友还未大展宏图，就因为野心勃勃而栽到他人设置的陷阱中去了。所以如何说话，对于刚刚进入机关的年轻朋友来说，真的是一件需要慎之又慎的事情，不可有丝毫大意，以免在人脉构建的初期留下不好的口碑，影响以后的发展。
第一节公务圈说话“三大纪律八项注意”
“三大纪律”
纪律之一：少讲话
官场中，少说话历来是规矩之一。据《孔子家语》《说苑》的记载，当初孔子到周朝参观，到周太祖后稷庙前的石阶，见石阶右侧有一个“金人”（铜人），就把金人的嘴封上，“三缄其口”，又在金人背上刻写：“古之慎言人也。戒之哉！戒之哉！无多言，多言多败。无多事，多事多患。”大意就是“古人是很慎重发表言论的。警惕啊！警惕啊！不要多讲话，多讲话多败事；不要多生事，多事多祸患。”这段话后来被称为“金人铭”或“缄口铭”，一直是官场上的座右铭之一。
在机关里，“言多必失”是一条不可不知的真理，无论是古代，还是现代，少说话都是新人需要认真遵守的一条原则。原因很简单：第一，你不可能每句话都能说到领导心里去，说错了，会起到反效果，更甚者招致领导的批评，还不如不说；第二，作为刚进入机关的“新人”，也未必有属于你说话的场合，本来是领导要讲的话，你讲了，领导会觉得你爱出风头，作风不扎实。所以，少说比多说更能赢得主动，领导也会对你有一个“稳重”“不浮躁”的好印象。大家都熟悉的大文人苏东坡，一生名满天下，才气冲天，在官场上却郁郁不得志，其中主要原因就是多言，好发议论。
我曾亲耳听一个高级领导评价自己的秘书，说“你们呀，都要向他学习，他跟我工作十来年了，从来都是‘听得，说不得’。”在领导心目中，这样的秘书素质非常硬，为什么呢？能听不说，是非常让领导放心的，领导安排一些事情，研究一些工作，往往在没讲之前都是保密的。秘书只能听不能说，说了就会引起不必要的麻烦甚至造成泄密。所以各位读者朋友一定要谨记这条纪律，在机关里尽量少讲话，要学着多听别人讲，留心学习别人讲话的技巧。西方有两句谚语：“聪明的人，借助经验说话；而更聪明的人，根据经验不说话”和“沉默可以使傻子成为聪明人”，这值得初入机关的公务员朋友们好好思考。
在公务圈中，少说话也会避免引起不必要的麻烦，因为公务圈相对来说还是比较封闭的，圈子就那么大，话是长腿的，清醒不传，醉了就传。陌生人不传，亲近了就传。当时不传，过后就传。你说的话难免在不同人之间传来传去，演绎之后，很可能都失了原来的意思。
纪律之二：讲有用的话
在机关里少说话并不是鼓励公务员朋友们不开口说话，或者领导问的时候也不敢说，装聋作哑，变成单位的透明人、沉默人。工作中说话应该明确可说的范围，有个“度”的意识：在自己的岗位上，属于自己职责范围内的事情不但要说，而且要说好，要把自己业务范围内的事情搞清楚，最好做到“问不倒”，领导征求意见的时候，要有理有据，表达出自己的思路、观点，最好有让领导耳目一新的独特的见解，这样，自然可以得到赏识，进入领导的视野。除此之外，不属于自己分内的事情，特别是超越职责范围的是非之事，就不宜多作评论了。否则，招人嫉恨，得不偿失，对自己的发展毫无益处。
曾经听某局长讲过他们单位一个小伙子的故事。小伙子来自农村，凭着自己的努力考入名校，又考入部委机关，到单位后勤勤恳恳、任劳任怨，大家对他的印象非常好。但是，平常工作中小伙子不太爱说话，大家也就想当然认为他稳重不善表达，有的同事还善意提醒他要加强锻炼说话能力。有一天，有个部门领导要来他们单位商谈工作，局长带着两个处长和小伙子参加。其间，两部门领导就一些事项的法律规定和具体数据意见不统一，而这些事项属于商谈工作之外的事项，商谈材料里并未准备。在关键时刻，那位小伙子征得处长和局领导同意，直接向领导报告有关情况，大体是该事项中央是怎么规定的、是哪一年作出的规定；法律上有何依据、在第几条第几条；中央和地方一级的数据情况；实践中的主要问题是怎么样，学界有什么看法，等等。逻辑严谨，表达流畅，口才之好使领导们眼睛一亮，欣喜之情，溢于言表。虽然当着外单位领导的面，领导未表扬他。但在随后的工作中，局长对这个小伙子青睐有加，非常注重培养锻炼，几个处长也对他十分欣赏。这个小伙子也不负众望，年纪轻轻就担任了核心业务处的处长，与各方面关系相处得都非常好，人气值非常高，也是单位公务圈的核心人物，发展势头一路看好。
纪律之三：说符合自己身份的话
在机关工作，大家身上都贴着职务的标签，而且等级非常明确。是科员就不要说处长才能说的话，是处长就不要说司局长才能说的话。从某种程度上说，这是一个对领导的态度问题。如果经常不注意自己的身份，说不符合身份的话，会引起领导尤其是直接领导的不悦。有的时候，其实领导反感的并不是你说话的内容，也不在乎内容正确与否，他们在乎的是这些言语当中透露出的对自己的态度。如果一位新人经常犯这方面的忌讳，就会给领导留下缺少工作经验，办事不够稳重的印象，对个人发展是大大不利的。机关里，必须时刻牢记一条：领导永远是决策者和命令的下达者，无论你口才多么好，意见多么正确，不该你说的话，你最好不要开口。
某单位一个座谈会，主要内容是新进机关人员发表意见建议。当时，该单位一共有11名新进人员，为便于协调，人事部门指定了1名年龄稍长的同志担任临时的小组长，此人姓王，是北京某名牌大学毕业且在基层工作过的同志。10名新人发言结束后，那个被指定的小王组长一把抢过话筒，开始发表热情洋溢的“讲话”。大意是说今天大家的发言很好，从某某方面、某某方面进行了总结，提出意见建议，下面我讲3点。话音未落，负责人事的一名领导直接打断说：“小王，你都总结完了，我们是不是就不用再讲啦？”当时，这位小王组长脸涨得通红，很是下不来台，低着头一直到会议结束也没抬起来，工作好长一段时间后也没从这个阴影中缓过劲来。后来证明，他想出彩发表个重要讲话的愚蠢想法给领导留下了不好的印象，据说后来他个人发展也不是很顺利。
在古代官场，同样讲究“说符合自己身份的话”。朱元璋当上皇帝后，两个老乡去找他，一个当官，一个被杀。究其原因，一个知道怎么说符合皇帝和自己身份的话，一个却乱说一气，最终赔上了性命。
第一人进入大殿后，三叩九拜，高呼万岁，然后跪地陈情：“皇帝陛下，当年微臣随驾扫荡庐州府，打破罐州城。汤元帅和豆将军半途逃跑，后又杀来了红小子，幸亏最终菜将军解决了问题……”旁边大臣一头雾水，听不懂他在说什么，但朱元璋心里明白，其实，所谓的汤元帅、菜将军，都是小时候自己和小伙伴胡闹的另一种说法。朱元璋心一念之下，想起少年时光，对这个小伙伴也是厚爱有加，立即吩咐身旁太监，重重地犒赏了下面的儿时伙伴。
这一消息很快从宫内传出，另一个当年玩伴也找上殿来，见到朱元璋之后，他难抑兴奋之情，生怕朱元璋忘了自己，手舞足蹈地在金殿上说道：“皇上，你没忘记俺吧？那时候俺们都给人放牛，有一次在芦苇荡，你把偷来的豆子放进瓦罐里煮，还没等煮熟，俺们就抢着吃，罐子也打破了。撒了一地汤和豆子，你只顾从地上抓豆子吃，结果把红草根卡在喉咙中，还是俺出的主意，叫你吞下一把青菜，才将那红草根带进肚子里……”这等于是把朱元璋当年的丑事重新演绎了一遍。朱元璋被这位儿时伙伴气得牙疼，哭笑不得，为了顾及自己的脸面，马上喝令左右将其杀掉。
一样的内容，一样的人，不一样的说法，结果竟是如此不同。被杀的伙伴祸从口出，压根就是笨死的，到死也没弄明白，他说话的对象是皇帝，再也不是以前的朱元璋了。
“八项注意”
注意倾听
许多朋友可能会奇怪，为什么把倾听作为注意事项的第一项加以突出强调？其实，这是我长时间观察公务圈的人尤其是机关新人得出的一个经验。我发现很多年轻朋友进入机关后，都急于表达，而不善倾听，结果弄巧成拙，闹出不少笑话。大家都知道注意倾听，网络上各种各样的建议不胜枚举，但真正能做到、能做好的只是极少数。因为在机关里，你不但要学会倾听，而且要从倾听中听出有价值的东西来，这是非常微妙的艺术。
善于倾听
在日常生活中，倾听代表着尊重，而在机关里，倾听领导讲话是对领导最大恭维。国外谚语里也有“沉默是金、倾听是银”的说法，培养良好的倾听习惯能使领导愿意和你交谈，并逐渐信任你。在机关里，假如你不张开耳朵，不适时地闭上嘴巴，你可能就会失去很多让领导、同事欣赏你、信任你的机会。那么，如何在机关里做一名优秀的倾听者呢，以下几点是要牢记的：
在倾听领导指示时带上你的笔记本。在领导作指示或安排工作时，一定要带上笔记本，边听边记。这样，一方面会让领导觉得你非常尊重他，有着严谨的工作作风；另一方面，边说边记能记下领导所讲内容的重点，因为领导说话的风格不一样，有的逻辑比较严密，一二三四比较清晰明确，下属听得也比较明白，但有些领导思维比较发散，不用笔记录的话，很容易遗漏要点，领导追问起来比较尴尬。特别是领导交代写材料的时候，往往材料出来的时候，领导问这一条我讲了你怎么没写啊？你总不能把账赖在领导身上吧。与同事谈话时，遇有同事善意提醒你或向你传授经验的时候，也可以用笔记下来，这样更容易博得同事的好感，也是对同事善意的尊重和感谢。
听话要用心。有些朋友现在阅读成功学、人际学方面的书籍较多，对一些所谓的技巧也有所实践，经常耍一些小聪明，领导讲话、同事交流里也装作认真倾听的样子，但经常心不在焉。在机关里，这种做法是要不得的，领导都不是傻子，“仔细听”和“看起来仔细在听”他会分得很清楚。如果一个人经常在领导面前装样子，领导对他的印象自然也好不到哪里去。因此，在谈话当中一定要带着“回应”听，让领导知道你确实是在认真听他指示。比如经常点头以表示能跟上领导的思路，做出对领导所说的重要信息表示有兴趣的表情或重点领会的动作，用一些诸如“好的”“明白”“没问题”等词语表明你能准确捕捉领导说话的重点等等，这些动作和表情会让领导知道你确实是在认真倾听，久而久之，就会加深对你的良好印象，这对你的成长将大有益处。
不要打断别人讲话。心理学家提出一个心理定势：如果一个人的心里有事情，他就会启动心理定势准备讲话，直到他把话讲完，他才能听进去你的意见。在机关里，这个定势更加明显，领导本身就是发号施令的人，讲话的倾向更加明显，所以，一般情况下最好不要在领导讲话的时候插嘴。
有些朋友刚到机关的时候，经常打断领导的讲话，发表自己的意见，这可能是由于他在学校的时候经常参加辩论，而且老师也鼓励发表自己的意见的缘故。有些年轻的朋友经常参加学术会议，养成了辩论讨论的习惯，进入机关后仍然继承着这个“优良传统”。有时领导在谈话，脑子里突然冒出点子或建议，把持不住的话，往往冲口而出，打断了领导的讲话，这在机关中可是个鲁莽之举。即使你的想法正确，或者你不认同领导的观点，你都不要轻易打断他的讲话，因为这样会引起表达者对你的反感。切记要等到别人说完停顿后你再说，每个人都希望被人尊重，在侃侃而谈的时候被人打断，无论是谁，心情都不会好。人有两个耳朵，一个嘴巴，古体的听字是这样写的：“聽”，耳为王，就是让我们在听别人说话的时候，要多用到我们的耳朵。字的右侧是“十、四、一、心”，而并没有“口”，这就是让我们在听人说话的时候，只要用耳朵和心就好了，不要用口去打断别人。多听少说，更能获得领导的信任，还能给领导留下踏实稳重的印象，何乐而不为呢？
小贴士
1.目视对方舒适区，不时与对方进行眼神的交流。
2.表情要随着谈话内容而有所变化，比如点头表示赞同，对某个观点发出疑问等。
3.随时以一些口头语表示对内容的接受，比如，是，好的，您放心，一定，没问题等。
4.神情专注，不可左顾右盼，更不可兼做其他动作或事情。
5.身体稍微向前倾斜，头转向对方，以显示对谈话的重视。
6.不要轻易打断对方讲话，如有疑问或者想阐明自己的观点，等对方说完再进行。
注意讲“机关话”
机关里，自有一套话语系统，也就是所谓的“圈子话”“机关话”。我们经常会发现，不同圈子的人说话都有自己的特点，如学术圈、老板圈等。我们可能曾经听过这样的段子，说某某教授宴会结束时点评饭菜的话是“这些菜可吃性比较差”，听者往往大笑。其实，在什么样的圈子说什么样的话，这是说话的一个基本常识。不论是哪个圈子，其话语特点都是在长期交谈的过程中，经过不断地碰撞、磨合形成的，一旦形成，就会得到承袭，形成惯例。当然，“机关话”是隐性的，只是一个约定俗成的形式，没有明文规定在机关里应该怎么说话，但作为公务圈的一员，如果不能很好地讲“机关话”，依然讲“学生话”“学术话”，就会成为领导和同事眼中的异类，惹人议论嘲笑。初到机关的朋友，可以从以下两个方面注意锻炼自己说“机关话”。
学会机关的常用套话。近年来，社会上经常流传“XX体”，从不同侧面反映了某一领域的常用语体，如“新闻联播体”，经常以固定的方式表述，例如“省市县村加强学习的重要精神，切实为农民办好事，办实事。情为民所系，利为民所谋。一年内共解决农民的实际问题，受到农民的好评。”“外交部发言人就发表声明，对表示遗憾，提出抗议，并将继续关注。”以致有网友写出了长长的段子：“会议没有不隆重的；闭幕没有不胜利的；讲话没有不重要的；鼓掌没有不热烈的；领导没有不重视的；看望没有不亲切的；接见没有不亲自的；进展没有不顺利的；完成没有不圆满的；成就没有不巨大的；工作没有不扎实的；效率没有不显著的；决议没有不通过的；人心没有不振奋的；班子没有不团结的；群众没有不满意的。”这类段子虽是揶揄，但在现实中是存在的。尤其是在机关里说话更有自己的特点，有些学者形容为“正确的废话”，譬如，每当会议开始和结束，主持人都会说这次会议很重要（不重要开它干吗）；但凡动员部署任务，念念不忘领导重视、摆上位置；只要提及工作要求，总是强调既要坚持原则，又要讲究方法；涉及总结表彰，老也离不开成绩是主要的，存在的问题不容忽视，等等。学会这些基本的话语，在机关里就能通行无阻，年轻朋友初入机关，可能对这些不太习惯，但是，到什么山上唱什么歌，建议年轻朋友认认真真地总结一下这些常用语，注意说一些稳妥的话，避免自己成为机关的“异类”。
注意说话严谨。机关里行文说话有严格的规范，如公文规定的语言，像“特此报告”“专此请示”“妥否，请批示”等，都是基本的套路。说话也是如此，注意说话的严谨是机关必须遵循的原则，人员规模较大的有大会讲话、总结汇报、经验介绍等。比如，总结大会有总结讲话的套路，表彰大会有表彰讲话的套路，介绍经验有交流发言的套路等等。甚至于开场白说什么、中间段说什么、结束语说什么都有固定的格式和语言。在对思路和观点要求较高的论述材料中，不仅在框架上要有起承转合之分，而且在语言措辞上还要讲究对仗工整，各个部分的观点字数最好相等或大致等同，逻辑要关联，并列要周延。即使是单独向领导汇报工作，与同事讨论情况，也要求严谨细致，比如“我个人认为”“这一项已在某某会议上讨论，并形成了明确意见”“截至×月×日的数据是”“我们的意见主要是基于以下考虑的”，等等，都要求非常严谨。日常工作中，新进机关的朋友往往忽略这方面的锻炼，说出来的话带有“孩子气”“学生气”，想到哪儿说哪儿，这是要引起注意的。长此以往，领导同事就会认为你适应能力不强，不能很好地融入机关的环境，对于自己建立扩大人脉圈也会产生不利影响。
注意说话的态度
说话的态度能反映一个人在人脉圈的受欢迎程度。事实上，那些言语中透露着真诚的人，总比虚情假意的人更容易建立和拓展自己的人脉。同样的话，从不同的人口中说出来就会不一样，恶劣的态度让听者反感，影响谈话效果；好的态度让人如沐春风，让谈话更顺畅。奥地利著名心理学家亚伏·亚德勒的著作《人生对你的意识》中有这样的名言：“对别人不感兴趣的人，他一生中的困难最多，对别人的伤害也最大。所有人类的失败，都出自于这种人。”这说明，在公务圈交流沟通的时候，我们一定要以真诚的心去与领导同事交流，话不在多，而在于你是否有一个真诚的态度。如果你能够在日常工作和交往中用真诚得体的话来进行沟通，就比较容易获得领导、同事的好感，建立起人与人之间的信任关系，对方也可能因喜欢你说话的态度进而愿意与你交流，甚至表扬你、推荐你。我有一位朋友就是这样的人，与人谈话的时候，态度总是很诚恳，既不夸夸其谈、滔滔不绝，也不唯唯诺诺、低声下气，自己能办理的事干脆利索，自己能答复的意见通晓流畅，不属于自己业务范围的事情也能够委婉得体地向对方说明原因，在单位里很受大家喜欢。进机关时间长了，遇有人员调整等情况，我们发现，总是有那么一些人比较受欢迎，谁都想要，也总有一些人不太招人喜欢，谁都不想要。究其原因，说话办事的态度可能是一个比较重要的原因。真诚友善的人总能打动人心，处处受欢迎，在单位人缘自然也越来越好；冷漠虚伪的人常常被人厌恶；那种言谈举止中充满心机和算计的人，大家都敬而远之，在人脉圈中注定会逐渐被孤立。培养较好的态度，要注意以下几点小技巧。
学会适应不同人的讲话风格。机关里，不论是领导还是同事，每个人都有自己的讲话方式和特点，有些人说话比较温和，有些人比较“冲”，有些人直来直去，有些人委婉含蓄。我们要努力适应每个人的讲话方式，积极调节自己去适应别人的兴趣与习惯，这样才能使谈话顺利进行，取得预期的沟通效果。
小刘在某部委的办公室工作，有一次办公室主任出差回来后，小刘就最近一周经手的事情去作汇报，进去后为了表示对领导的尊敬，小刘选择站着汇报。但是办公室主任抬头说：“你坐下说吧。”小刘客气地回答道：“没事，刚刚吃完饭，我站着说吧，利于消化。”结果领导的一句话实在是出乎小刘的意料：“你站着我抬脖子还嫌累呢。”这样一句话，让小刘丈二和尚摸不着头脑，但还是硬着头皮站着汇报完毕。
从这个简单的事例中我们可以看出，在机关中对于不同的领导和同事的说话风格我们要尽量了解，并试着去适应，否则可能产生不良情绪，假若将这种不良情绪带到工作当中，势必会影响工作质量，进而影响仕途。
不要让自己无意的行为和不友善的语气引起别人的反感。与人沟通交流时，如果你心不在焉、东张西望或者拿出手机来发信息、打电话，别人会感到受冷落，甚至会中断谈话，并对你产生不好的印象，之后你要弥补会非常困难。此外，有些朋友在学校养成了好辩论的习惯，遇有不同看法，不自觉就会质问，这一点要尽量避免。人们在交谈时总会有意见相左的时候，这时，如果你采用质问的语气，如“你觉得这有用吗？”“您这条是不是符合领导意图啊？”势必会导致谈话气氛变得紧张。如果你觉得别人意见不对，你不妨委婉地把你的意见说出来，比如“您说的这点，我也有一些认识，不如您提出的深刻。”“您这个角度，又让我学了一招，我本来是从××角度认识这个问题的。”这样，双方就能够愉快地继续交流，何必一定要先来个质问，使对方难堪呢？被质问的人往往会被弄得不知所措，自尊心受到伤害，感到非常窘迫，甚至会恼羞成怒。所以，谈话时必须要用轻松友善的语气。
真诚地交流。真诚地交流，不论对说话者还是对听话者来说，都至关重要。语言魅力源于真诚，与人交流贵在真诚。1858年，林肯在一次竞选辩论中说：“你能在所有的时候欺骗某些人，也能在某些时候欺骗所有的人，但你不能在所有的时候欺骗所有的人。”这句著名的格言，成为林肯的座右铭。真诚的语言，可以使交流更为顺畅，在谈话中表现出微笑和愉快的表情，能够拉近人与人之间的距离，微笑是打开别人心灵的钥匙。同时，最好能把声音放低，这样听起来平稳、和谐，你内心的情绪也会很快传递给听者，显得真诚友好，使谈话保持良好的氛围。在机关里，有的时候难免要拒绝同事的请托，这时候要特别注意真诚，委婉但明确说明自己的难处，清晰表达自己的意思。
不要议论和抱怨。爱发牢骚、爱指点江山是大部分年轻人的通病，这对于在机关工作可不是什么好事。东汉的马援有一篇著名的戒侄信，大致内容是这样的：我最讨厌议论别人长短，评议国家事务是非的人了！儿孙中有人有这种行为，让我难受，宁愿死，也不想再看到这种现象。我盼你们听到别人的过失就像听到父母的名字，耳朵可以听，但嘴却不能说。为了说明自己的观点，马援还举出一个让自己子侄学习的模范例子——龙述，让自己的侄子学习龙述的敦厚谨慎，不说一句不当的话，谦恭节俭，有威严。初入公务圈的朋友一定要谨记，凡是习惯议论长短的人，领导大多不会喜欢，不会算在“靠得住”的人里面，其中的原因，无非是不放心罢了。
在机关中，新人总是承担了较多的工作。一般而言，一些事务性的、打杂的事情也总会交给新人来做。有的时候，年轻的朋友总是感觉自己有些“大材小用”，感觉自己能承担更重要的任务，手上琐碎的事情多了，就心生不满，看什么都不顺眼，总是觉得自己出类拔萃，满怀欣喜地盼望得到领导的赏识，可事实上为什么你所盼望的事情总是离你那么遥远。回头好好想一想，是不是无意中的那些抱怨的话起到了反作用呢？是不是经常口无遮拦地诉说自己的“不幸”？是不是信口开河、滔滔不绝地评论过所在的单位呢？其实，这些负面的、偏激的抱怨都逃不开领导的眼睛，他们也许没什么工夫批评你，更不会因此找你谈话，但在心里其实已经开始对你宣判了。为了自己的前途，年轻的朋友在向别人抱怨前，好好管住自己的嘴巴。
我同学的哥哥张某，毕业于某名牌大学哲学系，非常有才华，笔头功夫非常好。但是由于其个性直言不讳，无论在公共场合还是在私下场合，总是毫无顾忌地批评领导和工作，弄得领导很狼狈。有的时候和我们吃饭时，说他们单位的领导，总是一副义愤填膺的样子，对于我们的劝告也听不进去，反说我们圆滑，失去了年轻人可贵的朝气，搞得我们也不愿意再提意见建议。可想而知，这样的人虽然有才，领导却不敢重用，因为搞不好一句话就全抵消了所有努力，而且还得为他得罪和冒犯他人的过失收拾残局。后来，听说他从机关调到一个下属科研单位去了，从此便默默无闻了。
注意口头禅
大多数人，都有自己的一些口头禅，据报道，美国总统奥巴马不论什么都要说个“恕我直言”，肯尼迪的女儿接受《纽约时报》采访时，曾一连说了142个“你知道”。《生命时报》联合新浪网健康频道组织的涉及北京等十几个大城市人口参与的调查显示，国人最爱说的“十大口头禅”，按排名分别是：“随便”（10.5％）、“神经病”或“有病啊”（8.1％）、“不知道”（7.2％）、脏话一类（6.7％）、“郁闷”（6.5％）、“我晕”（5.6％）、“无聊”（5.5％）、“不是吧？”或“真的假的？”（4.8％）、“挺好的”（4.6％）、“没意思”（4.6％）。仔细看一下就会发现，负面以及中性的口头禅占绝大部分，积极向上的口头禅所占比例较少。这一点，要引起读者朋友的注意，有些朋友刚进机关，听同事谈论问题，经常用“哇噻”“晕”“不是吧”“我倒”等等词语表达自己的情绪，还经常用一些“孩纸”“肿么了”“亲”等词汇，让机关“老人”哭笑不得。要在机关里尽快成长，应该注意减少一些负面的口头禅，多用积极向上的词汇。
清除负面的口头禅。真正好的语言是干净、符合逻辑、准确、客观的。要注意清除一些语气词，“然后”“嗯”“啊”“这个”，等等，以免给人留下说话吞吞吐吐的印象。不要在交谈中插入一些“你知不知道”“我跟你说啊”这样的话，毕竟，大部分人刚进机关职务都比较低，资历比较浅，要避免这种漫不经心式或教训式的口头禅引起别人的不快。在机关里，更要避免说“随便”“不知道”等口头禅，这样说多了，会给领导同事留下爱随大流、没主见、缺乏责任感的印象。
我在地方挂职时，办公室秘书小李就有口头禅，他的口头禅是“就是就是”，凡是说话总要来几个，比如“这些文件已经印发了，就是就是。”“就是就是，明天一早出发，就是就是。”“这个问题就是就是……”如此等等，一句话说完总是夹杂着好几个“就是就是”，别人听起来觉得很啰唆，他自己却浑然不觉。在我的建议下，最后小李终于改正了这个口头禅，说起话来利索多了。
多用积极正面的词汇。俗话说，“言由心生”，如果你的心里充满阳光和自信，那么你的口头禅也自然是向上和积极的。在机关里，如果可以充分利用好积极向上的口头禅，你会在不经意间发现，它们的作用竟如此之大。领导同事们会更喜欢你，如当领导交给你一份新任务的时候，多说“我行”“我可以”“我能做的”“我会做好的”之类的话，你的自我感觉会更好，领导也会增加对你的信心。此外，在日常交流中，多用客气简洁的用语，也会避免许多不必要的误会和摩擦，促进人际关系和谐，例如，多说“请”和“谢谢”，在需要麻烦他人的时候，最好把“请”挂在嘴边上，如“请问”“请原谅”“请留步”“请指教”“请稍候”“请关照”等等。频繁使用“请”字，会使话语变得委婉而礼貌；而一声“谢谢”，看似平常，却能引起人际关系的良性互动，成为交际成功的促进剂，因为“你如何对待别人，别人也会以同样的方式给予回报”。在领导同事理解支持你时，适时说出你对他们的谢意，并用良好的心态回报他们，这样，他们就会给予你更多的信任、支持和帮助。
如果对自己的口头禅不是很了解，不妨听听专家的建议。可以问问身边可以信赖的朋友，自己有哪些口头禅，然后把它们记在纸上，有意识地分析哪些出现频率最高，哪些让人听了不舒服，哪些是消极的，哪些是积极的，对消极的口头禅，要一点点减少说的次数，今天10次，明天8次，最终将它们从工作生活中驱逐出去。
注意说简洁的话
说话思路是否清晰，是判断说话水平高低的重要标准。在机关里，不是有口若悬河的才能就能步步高升的，相反，机关中对冗长的话语也是不胜其烦。因为，大家的时间都很宝贵，说话能不能简洁，能不能一下子说到点子上，对别人来说，是尊重，对自己来说，是能力。简洁流畅地表达自己的观点，是获得别人好感，增加自己印象分的重要技巧。
可以这么说，机关谈话的技巧你懂多少，决定着你在办公室的人际关系。语言简洁能反映一个人的思维水平，也是良好沟通的一个必要条件。在这方面，邓小平同志堪称楷模。大家都知道，邓小平同志说话往往一针见血，几句话就能切中要点，高效地解决问题，这一点值得我们好好学习。刘志坚将军讲过一个故事，1975年，他被任命为军事科学院的政治委员。很快，邓小平同志把他叫去谈了一次话。这次谈话的特点是干脆利索、一言中的且指点迷津。当时邓小平同志说了三条：“第一条，首先要把军队的工作搞好；第二条，军队不能搞资产阶级派性；第三条，军队要同地方的派性彻底脱钩。”全部都是根据当时情况，有的放矢地切中要害，比如第二条就是针对当时昆明军区内部的派性相当严重的现象提出的。正是由于邓小平同志谈话往往言简意赅，一语中的，要领清晰，因此，事隔几十年后，刘志坚将军还记忆深刻。这充分说明，语言不在于多而在于精，在于切中要害。
语言的精髓，在精而不在多。机关里，言不在多，达意则灵。最会说话的人，是语言简洁明了的人。会议当中，经常可以看到一些喋喋不休的人，说了一大堆，也没有说出主旨，自我感觉还很好，还认为自己很棒。事实上，在机关里，要维护自己良好的形象，训练自己说高效的话，让自己的语言简练，是一种有效的途径。我国有句俗语说得好“蛤蟆从晚上叫到天亮，不会引人注意；公鸡只啼一声，人们就起身干活”。的确，会说话的人不一定是说话最多的人，话贵在精，多说无益。
注意说话的方式说话要注意把握分寸。古语有云“说者无心，听着有意”，所以，当你在和领导同事打交道时，要注意说话的方式方法。西方有一种“刺猬理论”，说在寒冷的冬天，刺猬之间总是保持着恰当的距离，既不远，也不近。距离太近，它们身上的刺就会刺伤对方；距离太远，它们又会感到寒冷。只有保持适当的距离，才可以既保持理想的温度，又不伤害别人。这个理论可以借鉴到我们的机关工作中，即说话要注意掌握火候，既不能太过亲密，也不能过于冷淡，不卑不亢，才能达到最好的效果。下面有两条小建议可供参考借鉴。
第一，有技巧地提出意见建议。在机关里说话，要尽量做到客观、实事求是地反映客观事实，不要主观臆测、信口开河。当然，需要提醒的是，客观地反映实际也应视场合、对象而注意表达方式。良药未必苦口，忠言未必逆耳。如确需给他人提出意见，措辞应委婉、贴切、得体，尽可能地把“硬邦邦”的话、不乐意听的话，说得得体中听。比如在建议、要求或者有求于人时，应该多用祈求的语气，让对方从感情上、心理上觉得他是重要的。比如：“明天下午把材料发给你”和“材料我们最迟明天下午就发给您，好吗？”这两句话的意思基本一样，但从感情色彩、心理接受度上讲却完全不一样。
德皇威廉二世曾把自己制作的军舰的设计图送给一位造船界的权威人士评估，并特意告诉对方，这是自己耗时多年的研究成果，希望对方认真鉴定。
几个星期之后，权威人士报来鉴定报告，并附详细推论。报告指出：“作为专业人士，见到一幅如此美妙的军舰设计图非常高兴，也很荣幸为此作评。”可以看得出来这艘军舰威武壮观、性能超强，可说是全世界绝无仅有的海上雄狮。它的超高速度前所未有，而武器配备可说是举世无敌，配有世上射程最远的大炮、最高的桅杆；至于舰内的各种设施，将使全舰的官兵如同住进一间豪华旅馆。但这艘举世无双的超级军舰还有一个小小的缺点，那就是如果一下水，马上就会像一只铅铸的鸭子般沉入水底。
威廉二世看到报告后，不禁大笑，不再要求军方按图纸制造军舰了。在这位造船界权威人士看来，威廉二世的设计图根本是张废纸，但他没有直言不讳地告诉皇帝设计图一点也不实用，只是一个空架子，而欲抑先扬，幽默风趣地表达了自己的观点，其中蕴含的智慧，确实值得好好品味。
在机关里，经常会召开专门会议讨论稿子或者专门就某一事项进行研究讨论。我发现，在机关里待得时间比较长的同志说话都非常有条理，提意见、建议的时候都很谦虚，一般都会先表扬某个稿子写得非常好，或者发言很精彩，然后再提出自己“不成熟的一点补充”，大家客客气气，在和谐的氛围中既解决了一些小问题，又没有伤害到同事的感情。但有些刚参加工作的年轻同志，提意见、建议的时候就比较“冲”。有一次我参加一个稿子的讨论会，大家都作了很好的发言，提了不少有建设性的意见和建议。最后到小李的时候，小李提了三点：一是这个稿子的结构有很大的问题，在逻辑上不通；二是用词不规范，有大量的病句；三是篇幅很臃肿，不简洁。提完后，大家面面相觑，非常无奈，主笔写这个稿子的张处是单位的“笔杆子”，业务水平一流，更是气得脸色发青。最后，会议主持者也比较生气，点评完大家的发言后，请张处继续完善稿子。然后说小李提的意见也不错，请小李根据自己的想法再拿一篇稿子出来供大家讨论。结果，小李憋了一个星期也没拿出稿子来，第二次讨论会干脆找个理由请假了。于是，小李给大家留下了非常不好的印象，无形中拉远了与同事的距离。
年轻朋友要以此为戒，在提意见、建议时，不可乱提一气，有把握的意见、建议要委婉地提出，如果实在提不出意见、建议，就称赞一下稿件或发言，这也是一种不错的技巧。
第二，说话要留有余地。俗话说，“逢人只说三分话，未可全抛一片心”，也就是提醒你，在待人处世的时候，一定不要轻易地把自己的老底交给对方。在机关说话也需谨慎。“知无不言，言无不尽”带给你的也许不是信任，而是疏远。孔子也说：“不得其人而言，谓之失言。”对方如果不是关系很深的人，你也畅所欲言就不合适了，所谓交浅言深，必将得不偿失。机关里人事关系复杂，年轻人刚进入机关，大可不必觉得谁好就掏心掏肺，古人云：“处事须留余地，责善切戒尽言。”要记得，即使一个最简单的事情也得深思熟虑，在你张开自己的嘴巴之前要先好好想一想。对于还没有深入了解的人，最好还是有所保留，不可什么都说。
说话留有余地，不把话说得太满、太绝，是处理人际关系的一种策略。会说话的人，话往往说得稳妥、严谨、留有余地；不善言辞的人，话常常说得偏激、绝对、满装满载。后一种情形，常常会造成“祸从口出”的后果。可以说，机关里如果话说得太满，一不小心就会将自己推入尴尬境地。
有一次，我参加一个座谈会，是关于档案整理的。汇报的同志给分管部长汇报说我们档案整理可以说是十分完善的，而且事无巨细，都不会遗漏。结果，部长说，有一个文件我印象比较深刻，上面我还作了批示，你能不能在两分钟之内找到我的批示啊？汇报的同志说绝对没问题，结果手忙脚乱地找了十分钟也没找出来，闹了个大红脸。在机关里，正确的说话策略是要留有余地，对于上级交办的事，接受态度要好，但话不要说满，切忌老是拍胸脯保证，不要经常说“没任何问题”，而应该多说“应该没问题，我会尽力往前赶”之类的话。这样，既表达了你的真诚，也显得你比较谨慎，别人会因此更信赖你。对于同事之间的请求，接受时也多说“我尽量”或“我试试看”等话语，为自己办事留些余地。用这些词语能为自己带来一定缓冲空间，假如你不能顺利地完成任务，人们也不会对你有太多不满意，也不会抹杀你的努力；假如你能出色地完成任务，对他们而言，就是一个惊喜。事情本身没变，但带来的结果却是不一样的。
注意讲“漂亮话”
美国哈佛大学人际学教授约翰·杜威曾说：“人类本质中最殷切的需求是渴望被肯定。”在机关里，多说赞美的话没有坏处，这个道理大家都知道，但要做到恰到好处地赞美领导和同事，还是需要掌握一些技巧的。有的朋友天天恭维领导，被同事扣上阿谀的恶名，被大家视为溜须拍马之辈，这在公务圈中可不是什么好事情。但实事求是地讲，在与领导说话交流的过程中，适时地送上几句赞扬领导的话，对上下级的关系确实能起到积极的作用。举个简单的例子，机关里不乏高学历的新人，有些人喜欢指摘领导的语病和错误，有些则喜欢夸赞领导的长处，绝大多数情况下，那些赞美领导的人不但升迁的速度较快，人际关系也相对较好。人人都需要鼓励，人人也都喜欢听好话，领导也不例外。那么，在机关里如何适当恭维，说“漂亮话”呢？
要讲符合领导特点的话。领导者都希望下属恭维他、赞扬他。恭维领导不要泛泛地颂扬，特别是把一些根本不属于领导的业绩硬安在领导的身上，要是你说的业绩前任领导也有份的话，天知道领导会有什么反应。在日常工作中，要留心领导强调的重点工作，特别是那些领导的“得意之作”，对领导这些重要业绩进行总结提炼，特别是找出领导的优点和长处，在适当的时候给领导诚实而真挚的恭维。比如你可以请教领导，请他谈他得意的工作，请他对你进行具体指导，或者对他深厚的学识和丰富的经验表示真诚的敬佩，这样做会引起他的好感，会让他觉得你是一个对他真心钦佩、虚心学习的人，是一个有培养前途的人。领导在自我飘然之余，很可能就会对你这个有心人多一分关注，甚至是喜爱。
有一次，曾国藩和幕僚们谈论天下英雄豪杰，问大家对彭玉麟、李鸿章和自己的看法。一位幕僚逢迎说：“彭公非常威猛，大家都不敢欺骗他，而李公为人精明，别人也欺骗不了他。”曾国藩接着追问大家对自己的看法，各位幕僚们面面相觑，找不到合适的词汇来颂扬他。正在尴尬之际，一个年轻的下属站出来，朗声道：“大帅非常仁义，天下人都不忍心欺骗。”众人一时拍手叫好，连连称是。曾国藩表面上虽然很谦虚，但也暗暗记下了这个年轻人。后来，任命那个年轻人担任了盐运使这个要职。年轻人因一句得体的恭维话而平步青云，可谓少年得志。由此可见，给予领导适度的恭维，不仅是必要的，有时候也是十分重要的。
寻找适合赞美的角度。巴尔扎克曾经说过：“第一个形容女人为花的人，是聪明人；第二个这样形容的人，就一般了；第三个再将女人比喻为花的人，纯粹是笨蛋。”由此可见，赞美也需要智慧，需要开动脑筋，从独特的角度出发，善于挖掘别人身上的闪光点，发现新亮点，从而才能给被夸赞的人留下深刻的印象。年轻朋友要注意，机关里每个人对自己的优缺点大都有比较清醒的认识，赞美同事时，说的方向要大致准确、基本客观，同目标对象的特征大体吻合。比如某人明明口头表达有问题，他自己心知肚明且比较忌讳，你偏偏要夸他有口才，他表面上对你客气感谢，心里不认为你是讽刺挖苦你就应该烧高香了。在向同事巧妙表达对其长处的敬佩之情时，不妨说一说自己从中受启发、获得帮助的情况。如你的领导文笔很好，你可以表示每次琢磨他的修改稿都有收获和提高，所以一直保留着一些关键的修改稿以便随时学习；某个同事教育子女很成功，孩子出类拔萃，你可以表达一下应用了他的教育方法后，自己小孩的成绩也有很大起色，学习的积极性也提高了不少。
举一个反面的例子，我有一次出差，同行的有一个年轻人，聪明而能干，刚开始给大家留下了很好的印象，但没过多长时间，领导就变得不太爱和他讲话了。原因很简单，这个年轻人非常喜欢名表，总是喜欢评价领导的表，顺便向大家报告一下现在的行情。比如，某领导那块欧米茄是欧洲新款，通过了国际天文台的认证，具有很高的升值潜力，现在在中国市场上值多少万，领导戴着非常有品味。诸如此类，弄得一行人非常尴尬，戴名表的不愿意招摇，戴普通表的不好多嘴，大家心里都不太舒服，这种自作聪明选择的赞美角度可想而知。
无独有偶，有一次听起一位女领导说自己的下属，言语之间很是恼火。原来，她的一位女下属几乎每天当众称赞她的衣服“真漂亮！”“很贵吧？”等等，搞得这位女领导很烦。她说，其实，我就那么几件衣服，很少有新的，只不过保养得比较好，喜欢搭配而已。让她这么一嚷嚷，就好像我经常穿昂贵的衣服，有多“腐败”似的，言语之中透着很大的不满。这提示我们，在赞美别人的时候先开动脑筋好好想一想再赞美也不迟，以免弄巧成拙、惹人生厌。
找合适的时机和场合说。赞扬和佩服的话说错了场合，说的时机不对，也不会有好的效果。有位在金融主管部门的朋友平日里留心领导的重大活动和重要专著，他们单位领导新近出版了一本关于金融衍生产品的新书，他第一时间找来认真读完并有所体会。尽管经常能接触到领导，但他觉得场合都不合适，一直没有主动去提这本新书。直到有一次随领导调研，晚饭后陪领导在宾馆院子里散步，聊到开发新的金融产品时，他才说自己拜读过领导的大作，并认为其中的哪些对策建议将有力推动中国金融市场的发展，哪些目前还不具备条件。领导听了以后感觉他说得很在行也很在理，更难得他对自己的学术观点理解得这么透彻，也不是刻意来讨欢心，不由加深了对他的好感。
注意对方的反应
交流是一个双向过程，在谈话中要时刻注意对方的反应，根据对方的反应不断调整说话的方式和内容，这点是非常重要的。在人际交往中特别是在交谈中，对他人的言语、表情、手势、动作以及看似不经意的行为有较为敏锐细致的观察，才能知道我们说的话在领导和同事中的反应。
某县县委组织部，有一个姓吴的副部长，笔头功夫非常好，写文章水平一流，经常有文章发表在人民日报等大报上，口碑也很好。他有一个缺点，就是说话的时候，不管别人愿不愿意听，不管是不是符合领导的意图，一定会按自己的思路滔滔不绝地说完，而且不允许别人打断。特别是在上级领导检查的时候，有的时候会让县委领导非常被动，甚至非常尴尬。有一次，一个领导无意中说，要不是吴副部长有这个缺点，以他的工作水平和能力，早高升到市委了，很多领导只敢用他的文才而不敢用他的口才，导致他无法再前进一步。这提示我们，有的时候小细节的伤害力是无比巨大的。
与领导谈话时，以下这些小细节需要朋友们注意，并根据不同的反应对谈话内容进行调整。
（1）领导友好坦率地看着你，或有时不经意地眨眨眼——说明你说的话比较到位；（2）领导说话时不抬头、不看人，这是一种不好的反应，他可能认为你说得无关紧要或者没点到要害；（3）领导久久地盯住你看——说明他在等待更多的信息，或者认为你说得东西有些意外；
（4）领导目光锐利、表情不变，表明领导想知道真实想法，或者你的有些说法他并不满意；（5）领导环视室内，不时微微点头——这是非常糟糕的信号，它表示领导根本没怎么听你在说什么；（6）领导拍拍下属的肩膀——对你说话的承认和赏识。
第二节公务圈讲话“五步五标准”
高水平说话的五个标准
标准一：主题突出
主题是说话的灵魂。如何在说话中有效地突出主题，这似乎是一个老生常谈的话题。然而在具体实践中，许多人并不善于将主题鲜明突出地表现出来，那么，这就要求高水平的讲话主题必须明确突出，绝不能含糊其辞，模棱两可。要明确讲话的目的，只有目的明确了，才知道应该准备什么资料，采取何种说话方式，运用哪些技巧，从而做到有的放矢。主题不明，无的放矢，不分场合，就难免东拉西扯，让人不知所云。因此每次说话之前，不妨想一想：“我为什么要说？”或者“领导为什么要我说？”预先想一想可能产生的效果，并把预期的效果当成目标去为之努力，这样的话，讲话之中对内容的取舍就会比较得当，整个谈话过程显得重点突出，让领导清楚了解重要的信息，从而达到沟通交流的目的。
标准二：逻辑严谨
一个人讲话是否有逻辑，主要是通过说话内容透露出的信息来判断。毫无逻辑、杂乱无章的发言和观点没有人喜欢听，也对别人没有任何借鉴意义。相反，观点清晰明确，有理有据的话语和思维方式是非常受人推崇的。讲话时应该做到使整个表达有逻辑，有一根主线贯穿。当然也要切忌甲乙丙丁无谓的罗列：虽然每句话都很清晰，但对方不知道你到底要干什么，反倒弄不明白了，若干个清晰的组合倒成了模糊一片。
但凡有逻辑的讲话，必然要有明确的主题，并用逻辑的方式去支持。所以，首先要亮出鲜明的观点。而这个观点既不可过于陈旧，也不可太惊世骇俗。其次，在亮明观点后，要学习用金字塔式的展开方式进行论述。即以一个中心句起头，辅以两三句解释性的话，接着再对解释的句子作进一步解释，层层扩展。这些话之间的关系或是并列，或是递进。
标准三：内容有效
与人交流沟通实质上也是一个不断调整的过程。语言表达有效，是高质量交流的一个重要标志。交流的要义就是要让对方听得懂自己所讲述的内容，如果自己讲得天花乱坠，对方却莫名其妙，就失去了交流的本意。要实现有效的沟通，在对话时还必须讲究目的性，要有一个明确的内容，如果没有客观的需要，最好不要经常转换话题。讲话的内容不明确，讲话者将很难保持思维的连贯性和表达的准确性，而听的人则更不知道要接受什么信息，要如何理解并记住讲话内容，这样的沟通将是完全无效的。
标准四：表达清晰
表达清晰就是要用清晰的语音，准确的语言，完整地表达一句话或说明一件事。表达清晰是一个人在社会上立身的基本技能，是让他人了解自己的主要途径，也是自己获得成功的前提条件。一般来讲，在具体谈话中，表达是否清晰直接关系到讲话目的能否实现及实现程度。总体来讲，一个清晰的表达，主要包含以下几个要素：第一，在语音上要坚持标准普通话，吐字、归音讲究字正腔圆，不可与各种方言穿插、混杂；第二，善于驾驭声音，能够正确使用阴平、阳平、上、去四调表达自己的感情，并结合轻、重音的应用引起受众的注意；第三，注重实例，关注细节，辅以相应的体态语言，在讲话过程中，通过一定的实例、一些容易被忽视的细节，有助于更完整地传达自己的意思，而适当的体态也是讲话过程中必不可少的，据统计，在一个清晰的表达中，体态语言的重要性占比很大；第四，词能达意，你必须清楚地知道，你要表达的内容、传递的信息，能够分清主次和因果。
标准五：言语简洁
俗话说“言不在多，达意则灵”，说话是否精彩不在于长短，而在于是否抓住了关键，是否说到了点子上，是否能打动听众。不论是跟领导汇报，还是跟同事讨论，我们都要抓住少而精的标准，追求用最凝练的话语来表达尽可能丰富的意思。
良好的沟通追求简洁，追求以少量的话传递大量的信息。无论是与领导还是与一般同事沟通，简洁都是一个基本点。每一个人的时间都是有限的、有价值的，没有人喜欢不必要的、烦琐的沟通。大文豪鲁迅指责制造长而臭的文字无异于“谋财害命”。简洁不是指在形式上采用短句子，也不是指在内容上省略重要信息，而是指“字字有力”，乃至于“字字千斤”。
精彩讲话“五步走”
第一步：明确说话主题
人讲话总是要有一定的目的，表达一定的意思和感情，作为一名机关干部当然也不例外。在讲话的时候，应该注意围绕一个中心去讲，有明确的目的性，明确要表达的主题，万不可东拉西扯，不着边际。向领导汇报工作之前，不要好高骛远，一般确定的主题不要超过3个，最好是1～2个，然后围绕主题组织信息。主题要明确、具体，不要大而抽象，笼统而空泛，让人抓不住要点理不清头绪。经常有人找领导汇报工作的时候，一开始说我要向您汇报一个问题，结果颠三倒四，云山雾罩，谈了半天领导也不知所云。究其原因，就是在谈话之前没有深入地思考分析谈话主题，没做好充分准备，导致谈话不成功。
第二步：勾勒讲话框架
“凡事预则立”。在机关里讲话，尤其是和领导谈话的时候，事先应当做周密的准备，一定要事先勾勒一个大体的框架，弄清每个细节。要尽量将自己所要说的内容列出条目，简明扼要地向领导汇报。如果是非常重要的事情，最好写出来或打印在纸上，反复演练一下。古人曾说：“诉之笔端，半折心始。”意思是，有好多话要说，但真正能写到纸上的，也就只有一半。“好记性不如烂笔头”，想一遍，脑子记一次；写一遍，脑子记一次；看一遍，脑子又记一次；在向领导汇报前再把提纲默读一遍，就记了四次。这样的记忆，脑子参与，视觉参与，嘴巴参与，记忆当然就深刻很多，不容易忘记，说的时候自然有备无患，成竹在胸。如果有些处理方案是需要请示的，最好准备两个以上的方案，而且能向上级分析出各种方案的利弊，以有利于领导作出明确的判断。同时，将问题考虑得周全一些，多准备些资料，做到随时随地可以回答，如果领导同意某一方案，你应尽快将其整理成文字再呈上。有的朋友习惯打打腹稿，我不建议这么做，尤其对刚进入公务圈的年轻朋友来说，社会阅历较浅，机关经验不丰富，跟领导也有一定的距离，有一定的紧张感。如果谈话之前不做充分准备，谈话时表达不清，领导问起情况来支支吾吾，容易给领导留下不好的印象。当然，与同事之间交流时，情况相对简单一些，大可不必这么复杂，但作为新人来说，凡事认真一些，准备得仔细一些，并没有坏处，也能在同事中留下严谨、认真、踏实的印象。
第三步：理清逻辑顺序
如果一个人说话有条理，就能相对比较容易获得别人的青睐，容易打开工作圈和社交圈，而其中的秘诀就是逻辑思维清晰。
有个关于纪晓岚的故事广为流传。有一次，纪晓岚在和别的大臣谈话时直呼乾隆皇帝为“老头子”，恰巧被乾隆听见了。于是乾隆就问他：“为什么要骂朕，称呼朕为‘老头子’？”纪晓岚恭敬地回答道：“称呼您为老头子没有骂您，您贵为天子，‘万岁万岁万万岁’，万寿无疆，与天同寿，还不能当起一个‘老’字吗？您是皇帝，乃万民之首，当然是天下的头了；您是天之骄子，天的儿子，所以称呼您为‘老头子’是敬称，是恭敬您的意思。”乾隆听了，明知纪晓岚是在巧言辩论，但听着这么有条有理的辩解，也欣然接受了。
在机关里，如果你想把话说得头头是道，有条有理，那么就必须在说话之前理清要说的话的逻辑顺序。考虑好所说内容的先后顺序，明白先说什么，再说什么，最后说什么，合理地安排表达的重点，注重事物之间的关联。建议初入机关的朋友们注重这方面的训练，加强逻辑思维能力的锻炼，时间久了，必然能显现出不凡的价值。
第四步：确定讲话方式
机关讲话的方式有多种，有座谈方式，有一对一的单独汇报，有以科室或处室为单位进行讨论，开展批评与自我批评，等等。明确主题内容后，由于谈话的目标不一样，说话的形式也就不一样。要区分向领导汇报工作和与同事沟通情况等不同情境，根据情况采取汇报、个别交流等方式。例如，如是本处范围内就某项工作进行讨论分析，那就要做好讨论发言准备，分析原因，汲取教训，提出意见、建议等。
第五步：从容流畅表达
经过以上准备，可以说你要谈的话就成功了大半，接下来，从容、缓和地表达出来就可以了。需要提醒大家注意的是，在谈话中，要做到从容流畅，在方式上需要根据不同的对象作必要的调整。在与领导谈话时，要充分表示尊重，但不要一味附和，失去自己的见解。与同事谈话时，要充分照顾同事的情绪，恰当表达自己的观点。与下级谈话时，要亲切自如，不要居高临下，惹人生厌。总体上，要从容，要流畅，要如行云流水般自如表达。无论如何，良好的语言表达能力是提升自身影响力的重要因素。有了这种能力，你可以在各种人物面前或场合展示自己的优点，给别人留下良好的印象，这也有助于你结识各种各样的朋友，保持良好的人际关系，从而更好地拓展自己的人脉。
第三节话语之外的秘密
肢体语言的秘密
在机关里，除了前面所述的说话技巧、语言沟通之外，还有非常重要的一点就是非语言沟通，也就是平常所说的肢体语言如手势等。肢体语言（body language）也叫身体语言，是指通过头、眼、颈、手、肘、臂、身、胯、足等人体部位的协调活动来传达人的思想，形象地借以表情达意的一种沟通方式。广义上来讲，肢体语言包括前述之面部表情在内；狭义上讲，肢体语言只包括身体与四肢所表达的内容。研究表明，人与人之间的交流，有55％的内容是通过肢体语言传递的，这种非语言沟通对于交流成功与否有着至关重要的作用。例如，当一位领导心生不满时，其实无须开口说话，仅仅通过冷冷的眼神，就完全可以向下属传递出一种非常明确的信息，让下属惶恐不安。还有些领导在不高兴的时候，喜欢通过把人晾一边的方式表达自己的不满意。
我在基层工作的时候，有一次被主要领导叫到办公室，进门之后，领导稍微示意一下让我坐下，然后就专心批阅文件，过了十多分钟才和我说话。在这段时间里，领导始终正襟危坐，不发一言，我心中感到一股无法言说的巨大压力，用惶恐不安来形容也不为过。果不其然，最后领导就我工作中的一个失误提出了批评，要求尽快改进。好几天后，我想起那种心理压力，还心有余悸。可见，肢体语言也是一个重要的交流方式，需要朋友们加以重视。
小贴士
1.常见肢体语言的含义
眯着眼——不同意你的观点，不欣赏你的努力或者情绪对抗向前倾——对你所说的内容感兴趣，某些观点引起对方注意正视对方——平等交流，真诚友善，自信，有安全感避免目光接触——逃避交流，内心紧张，消极或者有所隐瞒打呵欠——不重视谈话，厌烦，轻视轻拍肩背——鼓励谈话，表扬进步或安慰心情搔头——迷惑不解，不好意思，难以置信眉毛上扬——疑问，惊讶，震惊
2.多用开放式的肢体语言
在交流过程中，要想达到良好的沟通效果，要注意采用开放式的肢体语言，注意以下几个方面：
（1）看着对方的眼睛，身体适当向对方倾斜，这样容易使人感到你是认真倾听。
（2）与领导谈话、开会、座谈时，带着笔记本做记录；如果是无法带笔记本的场合，如日常交流时，注意不要双臂紧抱，更不要紧握拳头，那样做的防御性特征过于明显。
（3）不要有摸耳朵等小动作，更不要挠头或耸肩，那会显示出你正在不安和焦虑当中。
（4）经常保持微笑，这样能给人以和善的印象。
（5）如果是站着讲话，一般而言，双肩应向后打开，脑袋挺直，臀部收紧。这样能使你看起来更加自信。
善用手势
在沟通交流中，手势是十分有效的沟通工具，作为身体最灵活的部分，不同的手势经常可以传递不同的信息，从而传递丰富的内涵，甚至有学者称手势语言为人类的“第二语言”。在机关里说话，手势运用得当，可以给沟通增光添彩；运用不当，则可能适得其反，给人留下毛躁、不稳重的印象。善用手势，要注意以下几点：
（1）作为机关的新人，不要习惯把手放在背后，那是领导才惯有的动作，也不要把手插入口袋里，那样显得很不稳重。
（2）不要做过于急促的手部动作，也不要过多地重复同一种手势，手势动作多会显得没有自信。
（3）如站着说话，最好将双手自然垂放在身体两侧，必要的时候可以随时做出适当的动作。
（4）多用握手这样常规性的动作，慎用拍对方肩膀或胳膊等表示亲密的动作。
（5）有意识地观察自己的手势，不断总结经验，学会用友善的、自信的手势，摒弃消极的、无意义的手势。
不可不知的机关“暗语”
一般而言，机关里的人说话都比较含蓄，说话并不那么直接，有的时候你听到的话语的字面意思和真正含义可能相差万里。新人初入机关，大多有这样的体验，领导表扬自己一下，高兴好几天，时间长了才发现那原来是“批评”；同事就一些事情征求你的意见，你兴冲冲地表达了自己的见解，结果发现人家只是形式上问问你而已，如此等等，不一而足，这背后，其实都是“暗语”在作怪。所谓机关的“暗语”，其实并没有一种规范的说法或定义，它只是机关里一种非常规的表达方式，久而久之，就形成了一种类似“潜规则”的东西。例如，有时领导在某种公开场合不好直接反驳别人的意见、建议，一般情况下他会使用意思模糊的词语，如“你再看看”“还可以吧”；有时同事之间，碍于面子或出于情感方面的考量，有的时候也会说一些听起来赞同实际上却并无有效内容的话，如“我觉得应该行”“一般情况下领导会同意的”；有时在正式场合，对外部门的同志有的时候不好直接表达反对意见，也会用一些“深入研究”“进一步统筹考虑”等词语。
这些“暗语”与机关“潜规则”一样，都是属于机关文化的一部分，没有明确的文字规定，也不会公开告知，更不会允许公开拿出来讨论，这是一套在特定环境中，逐渐形成的一套语言系统，属于“人人都知道，人人都应该知道”的范畴。对于公务圈内的人士特别是机关新人来说，听不懂“暗语”，就有可能摸不准领导的脉。不能正确领会领导意图，轻者可能让领导同事认为你比较笨，适应能力比较差，重者可能给领导同事留下不好的印象，影响个人发展。识别这些“暗语”、读懂“暗语”的言外之意，对每一位刚刚踏入公务圈的朋友都是有实际意义的。那么，如何有效地识别“暗语”呢？不妨学习以下几点。
注意观察。“暗语”在机关里并不是一成不变的，各个机关有各个机关的特色。“暗语”具有鲜明的本地特色，同样的内容不同部门的人在表达上有较大差异。初入机关的朋友一定要留心观察，看看机关里领导、同事对一件事情都是怎么表达的，在表述方式与表述习惯上有什么特点。认真捕捉其语言表达中存在的“暗语”，特别是涉及对自己评价和自己业务工作要求的事情，一定要加倍留心，不能马虎。比如，领导说你“人比较好”，有可能是还没发现你的工作能力有什么过人之处；说你“沟通协调能力强”，有可能只是指你比较能喝酒而已。这些话，听到你耳朵里，都要认真想一想。特别是刚入机关的时候，对于你负责的工作，一定要仔细辨别领导安排任务的时候的语句，比如“这个要稍微快一点”，这种要求你最好马上能完成；“这个慢慢弄，不着急”，这种要求你应该尽可能地快，并保证质量；“这个研究下，必要时开会讨论一下”，这种情况下你要准备好基础工作，领导问起来时你能说出一二三四就行。对这些表述方式，要不断总结，随时根据情况调整。如果有心，进入机关一个月左右对这种表述自然会了然于胸。
随机应变。在机关里，有些“暗语”更加隐蔽，需要各位在特定的情境下进行辨别并做出正确回应。我有位朋友，是国家某部门的公务员，刚上班的时候，有一次和领导到地方出差，地方领导在座谈会上不断强调本地的困难，希望中央给予政策和资金支持。领导听完后，沉吟了一会儿，说：“你们的困难我非常理解，支持地方特定范围的发展也符合中央政策要求，你要求的具体问题，我们可能还要认真研究后才能正式答复。”地方领导看我朋友的领导没有给予肯定答复，就继续强调困难，领导转而询问我朋友的意见，我这位朋友也是来自农村，对基层感情深厚，就顺着地方领导的意思大大论述了一番支持该地方发展的好处，结果领导脸色铁青。会议结束后，领导黑着脸将我的朋友训斥了半个多小时，这时他才明白，刚才领导询问他的意见，其实是希望他能听懂“暗语”，替领导挡一下，说说在政策、程序上有什么障碍等，不要让地方的人逼领导在现场表态。好在这位领导比较爱才，也比较欣赏我朋友的才华，对他的个人发展也没造成什么影响。但我朋友每每提起此事，总是有些后怕，经常告诫初入机关的朋友要注意细节。这也说明，在特定的情形下，语言表述的真正意义与内容相关外，与表述者所处的语境与角度同样密切相关，各位朋友对此一定要多加观察，细心品味。
发挥“暗语”的积极作用。在机关里，不但要学会观察“暗语”，还要对“暗语”善加运用。机关里的“暗语”，有消极的方面，也有积极的方面。其消极之处在于，如果你不理解，不会有效利用“暗语”，就会给你的工作带来很多麻烦。例如机关里有一些模棱两可的答应，如“我试试吧”“看看材料再说”“尽力看看吧”，都是一些不确定的答复，假如让你负责分配某项工作，人家推脱了你还不知道，反以为已经落实了，结果等到领导要结果时你催不出来。人家自然会说当时我是这么答复的，最后责任当然还得你来承担，这可不是什么让人轻松的事情。相反，如果对“暗语”运用得当，经常说一些不得不有的客套话，说一些容易接受的说辞，对明确责任、委婉拒绝等还是有一定好处的，也能够避免同事间的尴尬和伤害感情。
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