1．“通知”的写法

    通知是一种传达性、指示性和部署性的公文，它在工会组织的活动中，起着承接上下、联系内外的多方面的作用。

    通知可以用于传达上级工会的指示，可以用于要求下级工会办理某一事项，可以用于告知下级工会需要知道的事项，也可以用于批转下级工会的公文，还可以转发上级工会、同级党政机关和不相隶属机关的公文。

    总之，通知具有功能多样性的特点，其使用范围广泛，频率高，种类也繁多，如按性质划分即有指示性通知、发布性通知、告知性通知、会议通知、转发批转通知、任免聘用通知等。

    写通知必须把握其结构，按照结构行文。

    （1）写好标题和上款。通知的标题由发文机关、事由、文种组成，在写作上可根据需要采用完全式标题，或省略式，如省略发文机关或省略事由，或发文机关、事由都省略，只写文种，即《通知》。

    标题一般应在正文上端正中处，上款有受文单位的要写受文单位，被通知是个人的，写个人名称；通知范围大的，也可不写上款。上款应列于标题左下方顶格处。

    （2）写好正文。正文一般分三部分写，即开头、主体、结尾。开头写发通知的原因、依据和目的；主体写通知事项，内容多的可采用条款式；结尾写要求、希望等，也可不写结尾，因文而异。

    主体部分是行文重点，不同类型的通知主体行文各有侧重。

    （3）落款，落款写发文机关，发文日期。

    现将几种常见的通知举例如下：

    范文一

    通知

    各车间工会：

    经研究，定于×月×日下午×时整，在厂工会办公室召开各车间工会主席会议，研究如何开展经济技术创新工程问题，请按时参加。

    ××厂工会

    ×年×月×日

    范文二

    关于成立总厂劳动竞赛委员会的通知

    各分厂：

    为了加强对总厂劳动竞赛工作的领导，经总厂厂长办公会议研究同意，成立总厂劳动竞赛委员会，由××同志任主任，×××同志任副主任，×××、××、××、×××四同志为成员。劳动竞赛委员会下设办公室，地点设在总厂工会。

    ××总厂工会

    ××总厂办公室

    ×年×月×日

    范文三

    关于×××等同志职务任免的通知

    市总工会各部室：

    经研究决定：

    任命×××同志为市总工会办公室主任，免去其市总工会宣传部部长职务。

    任命×××同志为市总工会宣传部部长。

    ××市总工会党组

    ×年×月×日

    2．“报告”的写法

    报告是一种上行文书，是下级机关向上级领导部门反映情况、提出建议或意见的公文。它属于陈述性文件，主要用于向上级主管机关汇报工作，陈述问题，报送表册、物件或答复上级机关对有关问题的查询。报告有综合性的，也有专题性的，其所写应是比较成熟的意见，所提的办法应是切实可行的。报告最显著的特点是内容上的汇报性和写作手法上的叙述性，多陈述工作是如何做的，有什么情况、经验和体会，存在什么问题，今后有何打算，等等。报告在工会组织中普遍使用，它起着沟通上下级工会组织之间的联系作用。

    报告的结构由首部、正文和尾部三部分组成。首部包括标题和主送单位（有些报告不写主送单位）。标题的内容包括事由和文种，列在第一行中间的位置；主送单位在标题的下一行顶格写，写完主送单位的全称后加冒号。正文开头要先简练概括地说明报告的目的，然后用承启语如“现将有关情况报告如下”转入报告内容。报告内容要写清工作进行的情况，包括过程、措施、成效等，以及存在的问题、经验教训、下一步的打算。报告结尾要在右下方写上发文单位和年、月、日并加盖公章。总之，写报告的基本要求是情况要真实，要用叙述的方式，其中不能夹带请示事项。

    范文

    关于工会小组长直接选举的情况报告

    ××厂总工会：

    为了更好的体现工会群众组织的特点，充分尊重广大会员的民主权利，根据上级工会的有关指示精神，我们在工会小组中进行了工会小组长的直接选举。经过一年来的实践，这一工作取得了一定的成效。现将情况报告如下。

    一、统一思想，提高认识。（略）

    二、进行试点，总结经验。（略）

    三、抓住关键，落实措施。（略）

    我们在开展这一工作中，还存在不少问题，例如：工作不够深入，个别单位在选举中出现一些纰漏，产生了一些不利影响。但是，作为一项新实行的工作，我们决心总结经验与教训，继续认真、深入地抓下去，为工会自身改革打下扎实的基础。

    ××小组工会（章）

    ××××年×月×日

    3．“请示”的写法

    请示是下级机关请求上级机关或业务主管机关就某项工作或某个问题给以批示、答复或审核批准的一种上行文。请示的特点一是行文的固定性，不能超越法定的隶属关系行文，而且一般是逐级行文；二是内容具有单一性，凡较规范的请示，都具有这种单一性，即一篇请示的公文只写一件事或一个问题，亦即所谓的“一文一事”、“一事一请示”；三是行文具有鲜明目的性，不允许含糊其词。请示在工会工作中使用范围广泛，凡工会本身无权决定或无力决定的，需上级主管部门批准或指示后方可办理的都需要与请示。此外，工作中遇到新问题，无章可循，拿不定如何解决时；工作中遇到困难，如资金短缺，人力物力不足等，需上级机关帮助解决时，也要用此类请示公文。

    撰写请示应注意：第一，必须是“一文一事一请示”；第二，请示的事项、意见要明确具体，决不能含混不清，不知可否；第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商与有关单位，或在请示中加以说明；第四，一定要把请示与报告区分开来，不能混用，亦不能写成请示报告。具体来说，写请示应把握好首部、正文、结尾三个部分。首部一是标题，直接写明关于×××的请示，例如：“关于增添职工活动室文娱设施需拨款的请示。”标题应写在第一行中间。二是主送单位，即在标题的下一行顶格写主送单位（全称），并加冒号，例如：“××市总工会”。正文一般采用按所提问题来安排材料横式结构，大体包括三部分：一是请示事由，扼要讲明提出问题的背景或依据，明确写出所请示的是什么问题或什么事项；二是请求事项，详细、具体地写明要求给予请示、批准的问题或事情的基本情况、存在问题、以及本单位对处理、解决问题的建议和设想；三是请求，另起一行，根据上文内容用“当否，请指示”。“以上意见是否妥当，请批示”“以上意见如无不妥，请批转有关单位执行”等表示要求。尾部是在正文结束后，在右下方写上发文单位名称和日期，并加盖公章。

    范文

    关于增添职工活动室文娱设施需拨款的请示

    ××市总工会：

    为了丰富广大职工的业余生活，形成健康文明向上的良好风气，根据上级工会的有关指示精神，经厂工会研究，并征得厂行政同意，决定本着自力更生、勤俭节约的原则，对厂职工活动室增添一些文娱设施，共需资金5万元，我会难以全部承担，故请求市总工会资助15万元，以解急需。

    妥否，请速批示。

    ××厂工会委员会（章）

    ×年×月×日

    4．“计划”的写法

    计划是对未来一定时期的任务做出预想性部署的文种，即根据上级的方针政策及指示精神，从本单位实际出发，提出明确的目标、要求，制定具体的措施、办法，并规定完成的期限的一种应用文。

    计划的写作可以有多种格式，常见的有文字叙述式、条文式和表格式，有时几者兼而有之。不论采取哪种格式，计划都应具备标题、正文、日期三部分。

    标题：完整的标题包括制订计划的单位名称，计划的期限、内容、范围和类别四个要素，如果是草稿或初稿，还应在标题下或标题后加括号注明。如《××市总工会××××年工作要点）。设想、方案、安排的标题可以省略单位名称或计划的期限，如《关于在铁路局系统开展职工读书活动的初步设想》。

    正文：计划的正文，一般分为前言和主体两部分。

    前言部分一般说明制订计划的总的原则，制订计划的依据以及对本部门具体情况的分析。这部分应该高度概括，简约明了，不必过于具体。短期的小型计划，这部分可以省略。

    主体部分要具备三个基本的内容要素，即：目标、措施、步骤。目标是计划产生的起点，也是计划实施的归宿，它是计划的灵魂，这部分应该根据需要和可能，提出完成任务的指标，即要完成什么任务，达到什么目的要求。措施是实现计划的保证，这部分应该根据主客观条件，规定达到目标的手段，需动员的力量以及负责的部门，配合的单位等。步骤是实现目标的程序安排和时间要求，这部分应该按照任务完成的阶段和环节，明确哪些先干，哪些后干，体现出轻重缓急和先后顺序。在时间安排上，既要有总的时限要求，也要有每项任务的时限要求。

    制订计划的日期：一般写在正文结尾处右下方，也有写在标题下方的。另外，对外行文的计划，需要加盖公章。

    范文

    ××××年度经审工作计划

    ××市总工会经费审查委员会

    （××××年×月×日）

    一、一季度抓好“争先创优竞赛”活动的汇总与总结评比工作并向××市总工会推荐先进单位。

    二、按照市总工会的要求，审计事务所在年初配合事业部做好××××年的报表审计工作和年终的承包审计，切实把审计事务所办好，为工会系统的企事业发展保驾护航。

    三、召开一次经审工作会议，讨论和审查市总工会××××年度的经费决算，与××××年度的经费预算。

    四、×—×月份组织一次对外商投资企业工会与机关工会的经费提交的使用审查。

    五、在××市总工会、省总工会评选“争先创优竞赛”活动的基础上继续全面发动，把“争先创优竞赛”活动扎实地开展下去。

    六、加强对经审干部的培训工作，凡××××年建立乡、镇工会的地方，今年准备都要办一期工会财务和经审培训班（市总工会一期，乡镇2～3期）培训面达到60％以上。

    七、召开一次外商投资企业工会经审工作会议，探讨如何在不同性质、类型的外商投资企业工会中收、管、用好工会经费。

    八、对××××~××××年度收缴工会经费较差的重点单位，作一次重点审计或委托审计，研究落实催交办法和应采取的措施。

    九、协助财务部努力催交××××年以前的欠交经费，并分列账户给予兑现奖励。

    十、经审与财务共同组织一次全市性经审财务智力竞赛（每个基层工会参加。三人为一组，即工会主席、工会财务和经审会主任），推动经审工作条例的贯彻执行。

    十一、及时完成好工会内部的各项委托审计业务，并在服务好的基础上实创一些收入，在有关部门支持下切实把审计事务所办好。

    5．“总结”的写法

    总结是人们对某一阶段或某个方面的工作经过回顾、检查、分析和研究，从中找出经验和教训，得出一些规律性的认识，以便指导今后工作的一种应用性文体，是从事工会工作时经常会用到的一种文体。总结的作用就在于肯定成绩，表彰先进，找出差距，吸取教训，明确今后努力方向。

    总结的格式一般由名称、正文、落款和日期等部分组成，总结的名称，相当于一般文章的题目，由总结单位、内容和类别组成，必要时可加上总结的时间，使人一目了然。如《××公司工会2001年春节慰问老干部、劳模活动总结》。正文的内容从逻辑角度讲应包含“做了什么”、“怎么做的”、“今后将怎样做”等部分。具体层次是：第一部分包括基本情况或背景情况；第二部分是主要成绩（经验）及取得成绩（经验）的办法、过程；第三部分是存在问题（教训）及其原因；第四部分是今后努力的方向和改进措施。落款和日期，有的落款在标题下，最后写明总结日期就行了，不要重复。

    写总结应注意把握下述各点：一是吃透两头，即吃透上头和下头。吃透上头是指认清党、国家和工会在一定历史时期的中心任务，深刻地领会党、国家和工会的方针政策。吃透下头是指透彻地了解实际情况，掌握基层动态、群众思想等方面的具体材料。二是要实事求是，对过去的工作进行真实的记载，对成绩和缺点要一分为二，恰当估计。三是要确定重点，归纳突出的问题和主要的经验，反映工作的本质和规律，凡与此无关的材料应舍弃，避免记流水账。四是对一些大型的、复杂的总结要编写总结提纲。五是条理要清楚，详略要适宜。六是要对初稿反复讨论、修改、补充，然后才能定稿。

    范文

    ××××年工作总结

    ××市总工会经费审查委员会：

    ××××年，在省总工会、市总工会和各级工会的重视和支持下，市总工会经审会认真学习、宣传、贯彻、落实江总书记的“七一”讲话和新《工会法》精神，抓基层、打基础、抓实务、上水平，加强宏观指导，逐步实现对工会经费、工会财务、工会事业及与工会有关的经济活动的经常性监督审查，在工会系统形成民主监督与内部审计相结合的自我控制机制，为维护工会群众化、民主化建设、全面履行工会经审职能，促进工会经费收、管、用、保障工会财产完整齐全和工会各项活动的开展，做了大量工作，取得了一定成绩。

    （一）对工会经审工作认识有了新的提高；

    （二）抓组织建设，健全制度；

    （三）抓实务审查和专项审计取得了明显效果。

    存在问题：

    今年以来，市总工会经审工作在人手少、实务审查工作量大的情况下，做了大量工作，取得了一定的成绩，但也存在一些问题，主要有以下几个方面：

    （1）从对工会财产清查和××××年工会经费计拨审查来看，……离要求相差甚远。其主要原因，领导认识不足，重视不够，经审工作的发展不平衡，抓得不实。

    （2）从工会财产管理看，制度不健全，普遍存在着重钱轻物，重买轻管，致使一些财产流失、损坏，被私人长期占用……

    （3）从对工会经费的收管用来看，依法提交上解还不够，……截留工会经费或多或少时有发生。

    （4）从工会所办企事业财务管理方面来看，财务人员业务素质低，财务管理混乱，管理制度不健全，开支出现随意性，不合理开支和违规违纪现象时有出现。……

    对上述存在的问题，有待于我们今后要不断加强工作，逐步完善，加以克服和改进……使经审工作再上新台阶。

    ××××年××月×日

    （公章）

    6．“表扬信”的写法

    表扬信是表彰某些单位、集体、个人的先进事迹、崇高思想、高尚风格的书信。常用的表扬信有两种：

    （1）以党政领导机关或社会团体、企事业单位组织的名义表彰下属单位、集体或个人。可以在大会上宣读，也可以张贴、登报、广播。

    （2）群众之间，一方称颂对方的优秀事迹、好风格、好品德并表达感谢之情。可以寄到对方所属工作单位，请对方单位领导决定宣传方式，如在大会上宣读，抄录后张贴在公告栏上。也可以将表扬信寄给报社，请编辑同志刊登在报纸上。

    表扬信的体式，通常由标题、正文、结尾、署名四部分组成。

    （1）标题。在正中写“表扬信”三个字。

    （2）正文。包括对被表扬单位、个人的称呼和表扬内容。对被表扬单位、个人的称呼要顶格写，后面加冒号。写给个人的要在姓名之后加上“同志”、“先生”等。表扬的内容重点叙述人物事迹发生、发展、结果及其重大意义，给以赞扬。

    （3）结尾。可以向被表扬者所在单位的领导提出建议，在适当的场合公开表扬，并表示“深受感动”、“值得我们学习”等心情，或写上一些表示良好祝愿的话。

    （4）署名。发信单位或个人的姓名，注明年、月、日。

    写作表扬信，重点要让事实说话，充分叙述反映被表扬者的动人事迹、高贵品德，揭示其崇高精神的深刻意义。在表扬和称赞时，要恰如其分，符合事实，不夸大。行文语气要热诚恳切，用词朴素，篇幅短小。

    7．“感谢信”的写法

    感谢信是向对方给予的帮助、支持、关心表示感谢时写的文书材料。感谢信除了表示感谢之外，还有表扬的意思，有的还可以表示向对方学习，搞好自身工作的决心等。感谢信通常寄送给对方单位，用大字书写供张贴宣传。特殊情况也有印制发迭的。也可以迭交报社刊登，电台、电视台播放。

    感谢信的体式包括标题、正文、结尾、署名四个部分。

    （1）标题。通常是正中写“感谢信”三字，电可以用“致×××的感谢信”做标题。

    （2）正文。包括被感谢对象的称呼和感谢内容。顶格写对方单位名称或个人姓名。个人姓名后可加“同志”或“先生”等适当的称谓。称呼之后加冒号。感谢内容重点写感谢事因，即叙述对方在什么时间，地点，出于什么原因，对自己有哪些帮助与支持，这种帮助和支持产生了怎样的效果和影响，并表示向对方学习的决心、态度。

    （3）结尾。在正文之后另起一行，写“此致敬礼”，或再次表示感谢和自己的决心、愿望等。

    （4）署名。写单位名称或个人姓名，发信时间年、月、日。

    感谢信的写作，要把对方给予的帮助、支持、关心的具体情况写清楚（包括人物、时间、地点、原因、经过、结果、影响等），做到概括、准确、精练，便于使对方所在的领导和群众具体了解何人在何时、何地做了什么好事，产生了怎样的影响，使感谢信产生好的宣传、教育效果。在叙事中可适当议论，以感激的心情对好人好事加以评价，突出其深刻意义。感情要诚恳，用语要符合彼此双方的身份（职业、处境、年龄、性别等），评价要恰当，文字要精练，篇幅不能过长。

    8．“倡议书、挑战书、建议书”的写法

    倡议书是为推动某项工作的开展，向有关人员提出建议、发出号召使用的文书材料。挑战书是为开展某项活动进行竞赛而向平行集体或单位发出倡议并希望得到响应以便开展竞赛而使用的文书材料。建议书是单位或个人向有关领导、有关方面提出意见或建议时使用的文书材料。

    （1）以上三书在行文结构的相同之点是都有两部分组成，一是起因，即倡议、挑战、建议的原因、目的、意义等；二是倡议、挑战、建议的内容。

    （2）倡议、挑战、建议行文一般应有抬头称谓，个别倡议书、建议书无确定对象也可不写称谓。

    （3）写倡议书应善于把握群众情绪，有广泛的群众基础，方能产生“一呼百应”的效果，否则，曲高和寡，响应者寥寥无几则失去价值意义。

    （4）建议书除写明起因之外，不应仅限于提出问题，应将建议内容写得具体明了，供有关方面决策参考。

    （5）上述三书均应落款。一般采取手书方式成文。除个别建议书外，无存档价值。

    范文一

    关于开展“四个一”活动的倡议书

    全厂职工同志们：

    经过一年的努力，我厂新产品×××已经进入市场，销售形势看好，但也面临着同类产品的激烈竞争。要使我厂新产品×××在市场站稳脚跟，在竞争中常胜不败，还需不断改进产品的使用性能，改进生产工艺，降低成本，拓宽销售渠道，为此，征得厂工会同意，我们向全厂职工发出开展“四个一”活动的倡议。

    （1）为增强产品产量，围绕改进生产流水线，提一条建议；

    （2）为提高产品质量、围绕改进零部件加工工艺，提一条建议；

    （3）为降低生产成本，围绕改进生产管理，提一条建议；

    （4）为增加产品销售，围绕拓宽销售渠道，提一条建议。

    同志们！搞好企业是我们每一名工人义不容辞的责任，是领导对我们工人的殷切的期望，让我们为企业的发展奉献聪明才智，奉献一颗爱心！

    倡议人：××××××××××××

    ××××年×月×日

    范文二

    挑战书

    为确保××路年底通车，争取提前10天通车，我们A桥施工工地全体职工，向B桥工地职工发出挑战：

    （1）保证×月×日前完成A桥施工任务，具备通车条件；

    （2）保证施工质量，达到优质工程标准；

    （3）保证生产安全，不发生工程事故、工伤死亡和重伤事故。我们欢迎B桥工地职工应战，让我们共同为××路提前通车打一场漂亮仗。

    A桥工地全体职工

    ××××年×月×日

    9．“申请书”的写法

    申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时使用的一种文书。申请书的使用范围非常广泛，个人向党、工会、青年团等组织表达志愿、理想和希望，个人或部门在工作、生产、学习、生活等方面对上级有所要求，如申请入党、入会、住房、开业、困难补助时，都需要使用申请书。

    申请书一般一事一书，内容比较单纯。申请书有固定的格式，它的内容包括五部分。首先是标题。在申请书的第一行居中写申请书的名称，有的是加申请内容，如“入党申请书”，有的则只写“申请书”三字即可。其次是称呼。在标题下空一行顶格写接受申请书的组织、单位等的名称或有关负责人的姓名（职务），如“市总工会”、“公司工会”等，称呼后加冒号。第三是正文。正文是申请书的主要部分，要写清申请的事情和理由。申请的事情和理由最好分段写，如果申请的理由比较多，还要分条申述。第四是结尾。结尾可写上“此致敬礼”等祝颂语；在正文右下方写申请人姓名或申请单位名称以及申请书日期。单位所写的申请书还须加盖公章。

    范文

    困难补助申请书

    公司工会：

    我系本公司二车间职工，今夏家乡遭遇特大洪灾，致使居住房屋和所种田亩被毁，现家属及小孩已陷困境之中，仅靠本人工资已无法维持，故向公司工会提出申请，请求按有关规定给予特困补助，敬请领导批准为盼。

    此致

    敬礼

    ×××

    ×年×月×日

    10．“请假条、收条、领条”等条据的写法

    收条是收到对方的钱、物时向对方出具的字据。

    领条是领取钱、物时由领取人写出的字据。

    欠条是应向对方付出一定钱、物暂不能付出或借对方钱、物到期不能归还或不能全部归还时向对方出具的字据。

    借条是向对方借钱、物时写出的字据。

    回执是收到寄送的钱、物向对方回音写出的字据。

    条据应由当事人亲笔签字，本人不能签字的，可由他人代签后由本人按手印。特殊情况确需代签的，应同时签注代签人姓名。

    范文一

    回执

    山东省机械工业供销总公司青岛分公司：

    我单位派男2人、女1人参加订货会，请安排食宿。

    年月日

    注：入会单位请将此回执加盖印章后于4月8日前寄回我单位。

    范文二

    借条

    今借到会计室差旅费壹佰捌拾元整。特立此据。

    冯卫东

    ××年×月××日

    范文三

    欠条

    欠仓库塑料油桶壹拾贰只（10公斤装）。

    戈利

    ××年×月×日

    范文四

    领条

    今从厂库房领到值班用1号电池拾节、棉大衣壹件。

    胡双全

    ××年×月×日

    范文五

    收条

    今收到××××职工大学四月份兼课酬金壹佰贰拾元整

    ××大学祁平心

    ××年×月×日

    11．“调查报告”的写法

    调查报告，是根据某一特定的目的，运用辩证唯物论的观点，对某一事物或者某一问题进行深入、细致、周密的调查研究和综合分析后，将这些调查和分析的结果系统地、如实地整理而写成的书面报告。

    调查报告也叫“考察报告”、“调查汇报”、“关于×的调查”。

    调查报告和工作总结两者都要总结出典型经验，找出规律性的东西，但是调查报告注重事实，道理是在叙述事实的过程中阐述的；工作总结则是在总结事实的基础上，还要讲清为什么，要有全过程，要有经验教训，要做理论分析。另外，调查报告的作者常常是上级机关或是另外单位的人，本单位有时只是参与，工作总结则是本单位自己写。

    根据目的和内容调查报告可以分为：

    综合调查报告

    这种调查报告是就一个问题进行多方面的调查研究，或者是对一个单位的多方面情况进行全面系统的调查研究。由于目的不同，又可分为：

    （1）为决策目标进行论证的调查报告。这类调查报告应历史地、全面地分析与决策目标有关的历史、主客观条件及其将来可能发生的变化。经过分析、比较和论证后，对决策目标的利益以及它的可行性提出结论性的意见。

    （2）为解决某一工作问题的调查报告。如周恩来同志1961年5月7日所写的《关于食堂和评工记分有问题的调查人》。（3）为制定一项新的政策或了解一项新的政策实施以后的情况的调查报告。

    典型经验的调查报告

    这类调查报告一般所写的是实际工件中比较成熟的、具有典型意义的先进单位（或个人）。它通过深入调查研究，围绕先进单位（或个人）的基本经验，介绍工作情况，找出其中的规律，运用榜样的力量，教育广大干部和群众，从而更好地指导和推动各项工作。

    揭露问题的调查报告

    这类调查报告主要是通过调查研究，揭露某人或某事的真相，指出问题的实质，以引起有关部门的重视，达到引以为戒、解决问题的目的。

    专案调查报告

    这类调查报告在政治、纪检等部门使用最为广泛。它是通过对某一案件进行全面深入的调查、分析，以确凿无误、无可辩驳的事实对案件及其涉案人员，作出定性结论。

    调查报告的格式及其写法。调查报告一般由以下四个部分组成：标题：调查报告的标题，可直接标明调查的对象和主要问题，也可加副标题，以点明所要研究的问题。

    （1）开头：这是关于调查的简要说明，主要是对凋查的目的、对象、时间、地点、范围以及经过情况作必要的交代，此外还可以概括介绍全文的主要内容，对整篇报告起提纲挈领的作用。调查报告的开头应紧扣主题，突出中心，明快朴实。

    （2）正文：正文部分，是调查报告的主体，它要详尽说明调查的主要情况、经验或问题，并引出调查的结论。可把调查材料或要突出的问题按性质分成几个部分并列排放，分头阐述。每个部分又可加序码表明或加小标题揭示和概括内容。亦可按事件发展的进程，依先后顺序，从头到尾逐项进行表述。

    （3）结尾：这是调查报告的结束语。它既可以归纳内容，结合调查报告的主要观点作概括说明，并对其发展前景进行展望；也可以深化主题，从更高的角度说明对调查中所得出结论的普遍意义；也可对没有说到而应该交代的问题做补充说明。

    12．“提案、议案”的写法

    提案是指提请国家代表机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议，它一般由会议出席人和法律、章程上规定的机构或者个人提出。议案是指国家权力机关或立法机关开会时列入议程，交付讨论的提案。

    提案与议案并没有实质上的区别。在我国，解放后相当长的一段时间里，凡是提请国家代表机关或一定组织的会议讨论、处理的建议都称为“提案”。直到1983年全国五届人大五次会议以后，为了把过去那些主要是对各方面的工作提议、批评和意见与现在规定的、需要提请大会审议通过的，具有约束力的议案区别开来，所以在人民代表大会上改用“议案”一词，而在各级政协会议和企业职工代表大会中则使用“提案”一词。

    提案、议案的格式

    格式比较固定，除个别外一般都由以下五个部分组成：

    （1）标题。标明“提案”或“议案”；

    （2）案由。写明提议人的具体意见或建议；

    （3）理由。陈述所提出的意见或建议的理由；

    （4）办法。拟出为实现建议中的要求应采取的具体措施和方法；

    （5）提议人、附议人签名。提案可以一个人提，也可以在提案交付大会以前征求同意者附议，并一一签名，表示负责。最后注明提出的时间。

    写作提案、议案应注意的事项

    （1）提案、议案具有较强的政策性，写作时必须严肃认真。写作前应深入调查研究，周密思考，认真准备，务求提案、议案事实准确，案由合理，建议具体，措施有力。

    （2）一事一案，不能一事几案或一案几事；

    （3）案由要写得具体明白而又简要概括，使讨论者一看就了解提案的内容；

    （4）理由必须写得全面、周详、中肯、充分、有说服力，以取得与会者的赞同与支持；

    （5）办法有针对性，并已切实可行；

    （6）提案、议案写好后必须在会议规定的截止时间前提交。

    13．“会议记录”的记录要求

    会议记录的要求

    会议记录是将会议的基本情况，包括会议的组织情况和会上的报告、发言、讨论、决议等内容记录下来并形成的书面材料。

    会议记录是反映公务活动的重要文字材料，它不仅是传达、贯彻会议精神和检查执行会议决议情况的依据，而且还是会后了解情况、分析问题、研究工作和总结经验的重要参考资料。

    会议记录可以采用专用活页纸记录，也可以采用统一制发的专用会议记录本，其格式一般分为两个部分：

    （1）记录会议的组织情况，逐项写明会议名称、届次、时间、地点、出席人、列席人、缺席者和缺席原因、会议主持人、记录人以及会议议题。

    （2）记录会议的内容，包括会议的议程、会议主持人的讲话。与会者的发言（或报告）和会上讨论、传达的问题以及所作出的决议等。

    会议记录的方法

    （1）摘要记录法。这种方法只记会议上报告或传达了什么事情、讨论了什么问题、通过了什么决议等，不记录讨论时每个人的发言。但是，对会议讨论的关键问题以及有争议、有分歧的意见，则必须一一详尽记录在案。如果有决议事项，还要注明表决的情况（如全体通过，或若干人同意、若干反对或弃权等）。一般会议通常采用这种摘要记录法。

    （2）详细记录法。这种记录方法要求把会上所有与会者的发言（或报告）以及会议进行的详细情况都详尽完整地记录下来。但详细记录并非有言必录。对于一些不甚重要或与会议主题无关的内容，可概括记录或不予记录。

    以上两种记录方法，各有所长，采取哪种为好，要根据会议的性质、内容与要求而定。有时同一个会议记录，亦可视会议情况交替使用，有详有略。特别重要的会议，一般应配备两名记录员，一个作详细记录，一个作摘要记录。会议结束，记录完了，应另起一行写上“散会”两字。最后，会议主持人和记录人在正文的右下方签名，以示负责。

    作会议记录时应注意的事项

    （1）不论作何种记录，记录人都必须耳灵手快，记得快，记得完整，不能漏记或不记。

    （2）会议记录必须真实、准确。无论是会上的发言（报告）或是会议决议，凡是记录下来的都必须符合原意，绝不允许随意增删或篡改。有些重要的发言（报告）还要注意发言人（报告人）的措辞、语气和风格，尽可能把原话记下来。

    （3）条理清楚，重点醒目，字迹要符合书法规范，不能过于潦草，也不能使用别人看不懂的简称或符号。

    （4）会议记录后要认真仔细看过，及时加以整理。整理时，应尽可能做到语言文字规范化，在力求真实、准确、忠实于原意的前提下把口语变成书面文字。

    14．“短讯”的写法

    短讯是用精练的语言，极其简明扼要地说明一件事、一个问题的报道。有的报纸叫《简明新闻》，有的报纸叫《一句话新闻》，有的报纸叫《百字新闻》，也有的报纸叫《新闻集锦》、《快讯》等。

    这种短讯的结构，主要有三类：

    （1）麻雀虽小，五脏俱全，有导语、有主体、有背景。这种结构在短讯中不是多数。

    （2）没有导语，只有主体部分。在主体部分中，有的有一点背景材料，有的连背景材料也不写，只把某件事说清就完。这种结构在短讯中是多数。

    （3）导语式。整个消息象一个比较完整的导语，时间、地点、事情的内容及背景都有所交代，但都不展开写。也有的就导语的要求来说也不够完整，如不交代背景等。

    15．“讲演稿”的写法

    讲演稿又称讲演词，是为在特定的会议上进行演说而准备的文稿。讲演稿具有广泛的使用范围，既可用于重要会议、国际会议，也可用于一般群众会议、小型座谈会；既可是口谈面讲的文稿，也可是见诸报刊书面的文章。

    讲演稿不同于一般的会议报告，也不同于一般的文学作品。会议报告往往代表领导机关的意志，经审议，具有指示性质。而讲演稿只不过就某个问题发表自己的意见，表明自己的观点、态度、包含个人喜怒哀乐的情感。讲演稿不同于一般的文学作品，文学创作往往是有感而发，待到激情强烈才能动笔。讲演稿则是受命而为，有时是工作需要去讲，有时是带着任务去讲，有时是讲演者熟悉的生活，有时却是讲演者陌生的，因此，要因人因事来确定讲演的内容和讲演稿的写作程序。讲演稿由称谓和正文两部分构成。

    （1）称谓。应放到文稿的开始，其写法、要求与报告稿相同。

    （2）正文。讲演稿的正文包含三个方面的内容。

    ①开头。讲演稿的开头至关重要，应开门见山提示要点，突出主题，力争造成一种气势。这样，既可使听众了解讲演的内容，又能有效地控制听众的情绪，以保证演讲能顺利地进行下去。

    ②中间。这是讲演稿的主体部分，其任务是展开主题。在材料的组织安排上与一般议论文相同，讲究逻辑性和论辩性。要抓住中心，突出重点，即用较多的篇幅来论证要讲的问题，用饱满的感情来打动听众，说服听众。

    ③结尾。结尾的任务是收束全文，提出希望、意见、要求或发出号召。此外，在全文的末尾还应加上表示敬意、亲切的祝语，诸如“祝同志们工作顺利、身体健康”、“谢谢诸位听讲”、“谢谢大家”等，以示礼貌和谦虚。

    16．“读书笔记”的写法

    读书笔记又称读书随笔、札记等，是指读书时记下的文字。包括读书心得、体会、感想、摘录、质疑、考证等，内容可以说是无所不包，形式也极为多样，是一种使用得十分广泛的文体。读书笔记在我国出现很早，魏晋南北朝时就有了《世说新语》一类专书，唐宋以后，更是大有发展，成为中国文化的一大特色。

    读书笔记的主要特点

    （1）内容广泛庞杂。凡天文、地理、文学、艺术、典章制度、风俗民情、琐闻逸事、神鬼怪异、医卜星相，几乎无所不包。可以说，有什么书，就有什么笔记。总之，凡是你感兴趣的或认为能派上用场的或有感触的，都可以写成笔记。

    （2）形式上十分自由。写笔记几乎没有什么限制，摘、抄、评点、议论、抒情、描绘，甚至吟诗赋词，都无不可。另外，字数多少，篇幅长短，也可随意而定。

    写读书笔记的注意事项

    写读书笔记，要注意几点：

    （1）应从读书（包括报刊）中引发的，离开了书，就成了别的文体。因此，笔记一般都要载明材料出处。

    （2）最好一则笔记记一个问题。如果内容多，感想多，可以写成几则，不要混在一起。这样便于整理和以后使用。

    （3）一个故事，一句话，一个数据，一段议论，不论大小均可采作笔记的材料。但是决不能肢解原文，歪曲原意，也不要把自己的感想或增添的材料与引用的原文混杂在一起。

    （4）笔记积累多了，最好能分类整理，编出目录索引，并可在此基础上，考虑撰写较系统的论文。

    17．“札记”的写法

    札记，也是一种笔记形式。在读了一本书或一篇文章以后，把心得、体会、感想、疑问、意见、评论等分条记录下来，就是札记。《辞源》上的解释是：“古称小木简为札，条记于札，故称。”在笔记里，明清之际思想家、学者顾炎武的《日知录》，就是札记。

    札记写法比较灵活，除了对某一本或某一篇文章进行评议之类的札记以外，还可以不完全受书籍内容的限制，也不受字数的约束，自己想写多少，就写多少；想怎么写，就怎么写。

    但写札记和写别的形式的笔记稍有不同，别的形式的笔记，只要自己肯下工夫记，总是可以记成功的，只是有的记得好一点，有的记得差一点。而札记，如果自己对原书的内容观点和精神实质还不理解，就无法记，即使记出来了，也是牛头对马嘴。所以，写札记，首先要求对原书内容融会贯通，记起来就不会是空泛之论，而是有理有据。

    在报刊杂志上，我们见到的“书评”，也是札记的一种形式。

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