所谓交换意见，并非是让你对受处罚的下属唠唠叨叨一大堆，一个劲儿地对他进行教育和说服，而是让对方参与到谈话中去，进行交流。否则，你说了大半天，却没有说到点子上，起不到实际作用，对方也会对你产生反感。
在谈话中，你要让下属逐渐认识到自己受处罚的合理性，并非是有意为难他，这一点很重要。如果对方确有委屈或难言之隐，你应该表示体谅，说一些劝慰的话。
要让员工明白，处罚决定的作出，绝不是专门对人的，只是就事而言。请他不要过于激动，引起不必要的误会。许多雇员认为，他们受到了处罚，他们的人格同时也受到了侮辱。你需要通过交流思想让他们明白，所有的处罚都是为了部门的利益和发展，不是故意去伤害某人的感情。
在肯定处罚对象的工作成绩时，你要坦诚善意地提出对方违反了什么纪律，这会给部门工作造成什么样的不良影响，做到循循善诱，切勿简单粗暴。
要让员工明白，处罚决定的作出，绝不是专门对人的，只是就事而言的，请他不要过于激动，引起不必要的误会。
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