在餐饮店的日常经营中，采购工作是首要环节。餐饮店的采购工作为企业内部各个部门提供支持，不管是为市场营销部采购办公用品，还是为厨房采购食品原料，都是如此。采购可以使餐饮店不同部门开展工作提供必要的物质基础，而且采购的物品既要价廉物美，又要供应及时，可以说，采购工作的质量，直接影响到整个餐饮企业的经营效果。
采购乃是以金钱换取物品或服务的行为，它的重要性在于能在适当的时间内将物品或服务提供给使用单位，使能产生高效率的生产成果。故对采购人员来说，低的采购价格、高的进货品质与好的售后服务，将是其永无休止的追求目标。
假设一个公司其盈利目标定为5%，也就是每销售100元需赚取5元的利润，此时其采购效益每增加1%（降低1%的进货成本），则相当于增加20%的营业额所获利润。处在目前高度竞争下的餐饮业，要想增加20%的营业额是非常困难的。
由此可以看出正确的采购策略与优秀的采购人才对餐厅经营有举足轻重的作用。
二、餐饮采购的作用
1采购物料支出在餐饮店生产总成本所占比例非常大。在餐饮店中，采购支出要占在全部成本的50%以上，若采购价格过高，则经营成本也高，影响餐饮店的销售利润；若采购价格过低，则采购的物料品质很可能很差，影响餐饮企业的形名胜和信誉，从而不具备市场竞争力。
2缩短采购周期，可以提高资金的利用率。合理的采购数量与适当的采购周期，即能维持餐饮企业正常的经营，又能降低物料库存，减少资金的积压。
3采购部门搜集市场情报时，不断调整采购计划，寻找最佳的质量与价格结合点，以达到提高餐饮品质，降低成本之目的。
4采购部门经常与市场打交道，可以了解市场变化趋势，从而将市场最新的餐饮信息和动态反馈给经理等决策层，促进餐饮店经营业绩成长。
§§§第二节餐饮店原料采购的要点与基本流程一、餐饮采购工作要点
1确定采购计划
（1）厨房要根据库存情况及所需用量填写菜品申购单，报厨师长签字批准。菜品申购单一般是一式三联，供应商、仓管员、财务部各一联。仓管员、厨师长根据库存量，遵循最小库存原则，上报申购计划，经部门负责人签字，报总经理签字。申购计划单一式三联，采购员、仓管员、财务部各一联。
（2）餐饮店还应设立询价员，询价员由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月月初、月中两次入市询价，在询价基础上调整供货价格。
2安排采购人员
采购人员根据申购计划单及时采购到位。供应商应定时到餐饮店拿申购单并签字认可，于第二日（或规定时间内）按时按质按量送货。
3签订采购合同
（1）这一工作是选择并确定供货商，并签订相应的采购合同。供货商提供的类别大致有米油类、鸡鸭类、鱼类、海鲜类、蔬菜类、肉类、米粉类、豆制品类等。
（2）采购合同一式三联，一份给供应商，一份交财务部，一份交仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物质量要求等。
4验货制度的完善
（1）成立由仓管员、厨师长（或厨师长指定人员）、质检员组成的收货小组。除急用物品外，其余物品均需仓管员称量和厨师长认可，质检员还要不定时抽检、称量。收货单一式四联，仓管员、厨师长、质检员、供应商三方签字方为有效。
（2）急用物料的收货，可由主管或经理称量，厨师长把关，开收货单，经供货方签字方可。未使用部分，称量后将当天收货单及退货单交仓管员，由仓管员一并交财务部。
5原材料的库存保管及发放管理
餐饮店仓库库管人员负责入库货物的验收、保管及发放工作。货物入库需认真验收，查核货物的数量、质量、保质期等，符合要求的方能入库。及时登记账卡，每天结出合计数，并录入电脑。库管人员要合理利用仓库条件，分门别类保管好各类货品，做到先进先出，防止积压变质；凡是库存超过三个月的，都要进行特别处理，并上报部门负责人。
二、餐饮采购的基本程序
（1）由原材料的使用部门先制定采购计划，报采购部审核，再报财务总监和总经理审批；
（2）按计划或营业上的需要，由物品、原材料使用部门或仓库提出采购申请，报采购部审核，再报财务主管和总经理审批；
（3）制定采购计划和市场调查，选择供应商，由采购部与供货单位商洽谈判，签订供货合同或订单；
（4）供货单位按合同规定及时送货；
（5）采购部通知验收部门验收货物；
（6）验收合格后入库；
（7）财务部凭收货凭证付款结账；
（8）仓库根据使用部门领料单发货。
§§§第三节餐饮店原材料采购的基本要素一、明确餐饮采购管理的基本内容
（1）认真分析餐饮店所有业务活动的物资需要，依据市场近况，科学合理地确定采购物资的种类与数量。
（2）根据餐饮店各业务部门对物资的质量需求与价格需求，选择最为合适的供货商，及时订货或直接采购。
（3）控制采购活动的全过程，防止每个环节中可能存在的管理漏洞，使物资采购按质、按价、按时到位。
（4）制定各种物资采购的严密程序、手续和制度，使控制工作环环有效。同时，建立科学的采购表单体系，为每一环节的工作流程留下可资查询的原始凭证，并以制度保证所有原始凭证得到妥善的收集、整理和保存，为餐饮店结付货款及物资管理的其他环节提供可靠的依据。
（5）制作并妥善保管与供货商之间的交易合同，保证合同合法有效并对餐饮店有利。
（6）协助财务部门做好餐饮店与供货商之间的货款清算工作。
二、做好采购人员的挑选工作
（1）餐饮店采购经理对采购工作的管理主要表现在对采购员的管理上。采购管理都要通过采购工作体现出来，因此，做好对采购人员的管理工作极为重要。
（2）针对采购工作的特点，采购经理首先要加强对采购人员的法制教育、职业道德教育，提高其抵制不正之风的自觉性，让采购人员树立坚强的组织观念和纪律性，培养采购人员不谋私利、不徇私情、秉公办事的作风。
三、提高采购人员的业务水平
（1）餐饮店采购实践中，购买质次价高、假冒伪劣商品的事情屡见不鲜。之所以发生这样的事情，一个很重要的原因就是采购人员缺乏必要的商品知识，对所购买的商品不够了解。防止这种情况发生的有效办法，就是采购人员掌握必要的商品知识，包括商品的特性、产地、规格、用途、质量、价格、供应商状况等。
（2）要搞好原材料的采购工作，还必须掌握原材料采购的基本理论、基本知识和基本技能，特别是掌握好采购的基本技能。
（3）采购人员的业务水平要表现为了解物品供求信息，了解各类物品的特性和分类方法，善于与供货商洽谈和商定供货条款，了解采购不同物品的采购程序，熟练采购手续等。对一个采购员来说，采购什么、到什么地方采购、什么时候采购、怎样采购等，应做到胸有成竹，这样才有可能进行成功的采购。
四、把握市场行情
（1）把握市场行情，要根据物品的特点而定。时令物品因供求情况的变化，价格变化会很快，应随时掌握其变化趋势；季节性强的物品如鲜贝、对虾等，需摸清上市周期，掌握采购最佳时间；对大批量采购的日用品，要进行专题调查，根据采购的质、量、时间要求进行选择，如需从外地进货，还要了解运输情况和运输费用。每一种物料，供货单位都可以找到几十家甚至上百家，如果采购员对市场缺乏了解，不懂得市场行情，实践中就会晕头转向，导致采购失败。
（2）一般来说，采购人员应在市场上了解货物来自什么渠道，供货单位有哪些，从供货单位可以采购到哪些物品，不同供货单位提供物品的质量、价格如何。同时，采购员还要了解产品供应的季节性和价格波动规律，影响市场供应变动的因素。
（3）要把握市场行情，就要进行市场调查分析。根据餐饮店的实践，采购中的市场调查分析首先要尽量做到货比三家，即采购时应尽可能多咨询几家供货单位，注意对比货品质量和价格。其次，需求部门经办人员、采购部人员、成本控制部人员都要参与调查工作。各部门人员将情况汇总分析，这样可以避免盲目采购和被骗情况的发生，既能确保采购质量，也可防止某些采购人员营私舞弊，中饱私囊，从而有效地控制采购成本。
五、控制原材料采购价格
（1）规定采购价格。通过详细的市场调查后，对餐饮店经营所需的某些原材料提出采购限价。采购员必须在限价以内进行采购，不得超限采购。限价商品的品种一般是每日采购的新鲜蔬果肉类。
（2）规定购货渠道和供应单位。采购部门只能从指定的供货单位购货，或者只许购买来自规定渠道的货品，如香烟、酒等。
（3）控制大宗和贵重物料的购货权。贵重物料和大宗货品是影响餐饮成本的主要因素。因此，在购买贵重物料和大宗货品时，采购经理要重点监督采购部门的采购行为。对可以实施大宗采购的物品，尽量实行大批量采购，以便降低单价，这也是控制采购价格的一种策略。另外，当某些原料包装规格有大有小时，购买合适的包装，也可降低单位价格。
（4）向生产商直接采购。对大批量采购的物品，应尽可能向生产商直接采购，并要求以优惠价格供应。
（5）根据市场行情适时采购。当某些原材料供过于求，价格低廉，餐饮店又大量需要这种原料时，只要符合质量要求并可长期储存，可趁机购进，以降低采购成本。当应季原料上市，预计价格呈下跌趋势时，应尽可能减少采购量，增加采购频率，等到价格稳定时再大量添购。
六、与供应商建立良好的合作关系
（1）采购人员是有分工的。在一个相对长的时间里。采购人员会较固定地负责采购某一类物品，这样便于熟悉这类物品的市场供应情况及供应商的情况。作为采购人员，经过一段时间的实际采购和考察，对信誉好的供应商，应向采购经理建议与之建立比较稳定的采购关系，以提高采购工作质量，减轻采购工作量。
（2）作为采购经理，除了负责解决采购人员解决不了的问题，购买采购人员采购不到的货物，还应积极了解采购员与供应商的关系。对采购经理来说，一定要知道或熟悉采购员频繁联系的供应商。如果采购员和供应商长期不向采购经理主动汇报情况，那么采购经理的工作将是十分被动的，出现决策上的失误也在所难免。
（3）供应商为了得到更高的售价，往往会采取各种各样的办法吸引采购人员，手段之一就是给采购员回扣。回扣不仅影响进货成本，损害餐饮店的利益，还会腐蚀采购员队伍。如何控制这类问题的产生，是所有采购经理不得不面对的共同问题。
§§§第四节餐饮店采购方式、采购价格一、餐饮店采购方式
1成本加价采购
（1）当某种原料的价格涨落变化较大或很难确定合适的价格时，人们往往会使用成本加价法。此处的成本指批发商、零售商等供应单位的原料成本。在某些情况下，供货单位和采购人员双方都把握不住市场价格的动向，于是便采用此法成交。即在供货单位购入原料所花的成本上加一个百分比，作为供货单位的盈利部分。
（2）对供货单位来说，这种方法减少了因价格骤然下降可能带来的亏损；对采购人员来说，加价的百分比一般比较小，因而也比较有利。采用此法主要困难是很难确切掌握供货单位的真实成本。因此，餐厅使用成本加价采购的次数不可过多。
2竞价采购
（1）竞价采购，适用于采购次数频繁、需要每天进货的食品原料。厨房绝大部分鲜活原料的采购业务多属于此种性质。
（2）采购人员把所需采购的罐装、袋装干货原料和鲜活原料名称及其规格标准，通过电话联系或函告，或通过直接接触等方式告知各供货单位，并取得所需原料的报价；一般每种原料至少应取得三个供货单位的报价。再根据市场调查的。价格，采购人员选择确定其中原料质量最合适、价格最优惠的供货单位，让其按既定价格、规格，按每次订货的数量供货。过一个周期（区别原料性质和市场行情，7~15天不等），再进行询价、报价，确定供货单位。
（3）这样做的好处是，在比较优惠的前提下，可以相对稳定供货单位及原料规格、价格，减少麻烦。不利之处则是有时受固定单位的约束或牵制，缺少灵活性。
3归类采购
（1）归类采购，即采购人员将属于同一类的食品原料、调味品等，向同一个供货单位购买。例如，向一家奶制品公司采购所需要的奶制品原料，向一家食品公司采购所需要的罐头食品，向同一个调味品商店购买所有的调味品原料等。
（2）这样，每次只需向供货单位开出一张订单，接收一次送货，处理一张发票，节省了人力和时间。缺点是采购的部分原料质量可能不是同类中最好的。
4无选择采购
（1）采购人员有时候会遇到这样的情况：厨房需要采购的某种原料在市场上奇缺，或者仅一家单位供货，或者厨房必须得到某些原料，不论对方索价如何。比如遇到特别高规格的宴会或重要活动时，需要紧急采购的原料就是如此。在这种情况下，采购人员往往采用无选择采购的方法，即连同订货单开出空白支票，由供货单位填写。
（2）使用此法，往往会失去对该原料成本的控制。因此，只有在不得已的情况下才能使用，而且通常在决定订货之前总得进行一番讨价还价。
二、餐饮店采购价格
1灵活运用采购方式
（1）限价采购。
限价采购就是对所需购买的原料规定或限定进货价格，这种方法一般适用于鲜活原料。管理者不能随心所欲限定原料的采购价格，而应委派专人进行市场调查，获得市场的物价行情，并进行综合分析后提出中间价作为限价。
（2）竞争报价。
竞争报价是由采购人员向多家供应商索取供货价格表，或者是将本餐厅所需的常用原料说明规格与质量要求后请供应商在报价单上填上近期或长期供货的价格，采购人员根据所提供的报价单进行分析，确定向谁订购。在确定供应商时，不仅仅要考虑到供应商供货的价格，还要考虑到供应商的供货信誉，如原料的质量、送货的距离以及供货商的设施、财务状况等因素。
（3）规定供应商与供货渠道。
为了有效地控制采购的价格，保证原料的质量，采购人员应在规定的供应商处采购，以稳定供货渠道。这种定向采购一般在价格合理和保证质量的前提下进行。在定向采购时，供需双方要预先签订合约，以确保供货价格的稳定。
（4）实行联合采购。
联合采购是指多个消费者或多个企业具体采购某些产品的方式，联合采购通过比较运费、货源、质量、服务等因素，择其质高价廉服务好的作为采购伙伴；采取集体购货，直接从批发商、生产商或种养殖户处采购，可尽量摒弃中间环节，获得优惠价格。
2适时调整与合理控制
（1）根据市场行情适时进行采购。
当有些餐饮原材料在市场上供过于求时，价格十分低廉，且厨房日常用量又较大时，只要质量符合要求，采购人员可趁机大量采购储存，以备价格回升时使用。当应时原材料刚上市时，预计其价格可能会下跌，采购量应少一些，只要满足需要就行，等价格稳定时再添购。
（2）控制大宗和贵重原材料的购货权。
贵重和大宗餐饮原材料的价格是影响餐饮成本的主体。因此，有些餐饮店规定由厨房提供原料使用情况的报告，采购人员提供各供货商的报价，最后由餐厅决策层决定具体的供货商。
（3）提高购货量，改变购货规格。
大批量采购可降低原料的价格，因此，采购人员应根据不同餐饮原材料的具体需求情况，尽量提高每次的采购数量，这也是控制采购价格的一种策略。另外，当某些餐饮原材料的包装规格有大有小时，购买适用的大规格，也可降低单位价格。第二十三章餐饮店采购部门的组织与管理⊙
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