（第一节）通告的写作

    一、通告的定义与特点

    1.通告的含义

    通告是行政公文的主要文种之一。《国家行政机关公文处理办法》把通告的功能定义为：适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。

    通告和公告二者有一些相似之处，也有一些不同之处。

    相似之处是都具有晓谕性和公布性，也就是说，内容都是知照性的，发布范围都是面向全社会。

    要想避免二者之间概念的混淆和文体的误用，关键是区分二者的不同。这些区别可大致概括为以下四个方面：

    （1）内容的重要程度不同。

    公告是用来发布重要事项和法定事项的，涉及内容多是国家大事或省市级的行政大事，或者履行法律规定必须遵循的程序。小的局部性事项和非法定的事项，不能采用公告的形式公布。

    通告是用来发布在一定范围内需要遵守或周知的事项的，它所涉及的事项一般没有公告那么重大。

    （2）对发文机关的限制性有较大不同。

    公告是一种高级别的文体，只有涉及全局性的重大事项或法定事项时，才能由高级别的行政部门发布，这一点前面介绍公告的特点时已有阐述。

    而通告是一种高级机关和基层单位都可使用的文体，不仅行政机关可以制发，社会团体、企事业单位在自己的职权范围之内，也可以制发。

    （3）发布范围有所不同。

    公告是向国内外发布重要事项和法定事项采用的文种，它的发布范围比较大，面向全国，有时面向全世界，遍示天下，一体周知，接受的人越多越好。

    通告虽然也是面向社会发布的，但多是限定在一个特定社区范围内，而且内容也多是指向一个特定的人群，要求这一社区的某一类特定人群遵守或周知。所以通告的定义中特意强调了“在一定范围内公布”。

    （4）发布的方式不同。

    公告多数是在报刊上刊登，一般不用红头文件的方式下发，也不能印成布告的形式公开张贴。而通告可以在新闻媒体上刊登，也可以用红头文件的形式下发，还可以公开张贴。

    2.通告的特点

    （1）法规性

    通告常用来颁布地方性的法规，这些法规一经颁布，特定范围内的部门、单位和民众都必须遵守、执行。

    （2）周知性

    通告的内容，要求在一定范围内的人们或特定的人群普遍知晓，以使他们了解有关政策法令，遵守某些规定事项，共同维护社会公务管理秩序。

    （3）实务性

    所有的公文都是实用文，从根本性质上说都应该是务实的。但它们之间还是有一些区别，有的公文只是告知某事，或者宣传某些思想、政策，并不指向具体事务。通告则是一种直接指向某项事务的文种，务实性比较突出。

    （4）行业性

    不少通告都具有鲜明的行业性特点，如税务局关于征税的通告，机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告，银行关于发行新版人民币的通告，房产管理局关于对商品房销售面积进行检查的通告等等，都是针对其所负责的那一部分的业务或技术事务发出的通告。因此，通告行文中要时常引用本行业的法规、规章，也免不了使用本行业的术语、行话。

    3.通告的分类

    通告有法规性通告和知照性通告两大类型。这两种通告是以法规性的强弱不同为标准来区分的，二者之间没有绝对的界限。法规性的通告不可能没有知照性，知照性的通告完全没有法规内容的也不多见。

    二、通告的写法

    通告一般由标题、正文和结尾三部分组成。

    1.标题

    通告的标题通常有三种写法：一是由事由和文种构成；二是由发文机关、事由和文种三部分构成；三是直接标出文种，这种通告一般用于机关内部张贴。

    2.正文

    通告正文由通告缘由、通告事项、通告要求三部分组成。通告缘由主要阐明发布通告的目的、意义，法规性通告还要写明法律依据。接着用“特作如下通告”或“现通告如下”引起下文。通告事项是正文的主体，要写明让一定范围内群众遵守或周知的事项，事项较多，一般分条列项来写。

    3.结尾

    通告结尾一般根据通告内容而提出要求，带有强调的性质，既可作为通告事项的条文，也可以分开单列一段。有的通告结尾还指明执行的时间、范围和有效期，或者对群众提出号召和希望。发文机关和日期一般标于正文后右下方。如果标题中已标有发文机关，正文后就只签署日期即可。也有的通告将日期写在标题之下的括号内。

    （第二节）报告的写作

    一、报告的概念

    报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

    二、报告的种类

    1.综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。

    2.专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

    3.回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。

    三、报告的构成

    报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。

    1.标题

    报告的标题，通常只写事由和文种。也有的标题包括发文机关、事由和公文三部分。有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。

    2.主送机关

    在标题下正文前顶格书写受文对象，一般是上级机关或业务主管部门。

    3.正文

    各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组成。开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题。结束语的写法，呈报性报告用“特此报告”，“以上报告当否，请指示”等，呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等。

    4.落款和日期

    在正文后写上发文机关和日期。

    四、报告的写作要求

    1.写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。

    2.专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

    3.切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准

    （第三节）公告的写作

    一、公告的定义、特点和类型

    1.公告的含义

    公告是行政公文的主要文种之一，它和通告都属于发布范围广泛的晓谕性文种。

    《国家行政机关公文处理办法》对公告的功能作了如下规定：

    适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

    公告的用途主要体现在两个方面：

    （1）向国内外宣布重要事项。具体说，包括公布法律、法令、法规；公布重大国家事务活动，如国家领导人出访、任免、逝世；公布重大科技成果；公布有关重要决定等。如国家税务总局关于外籍个人储蓄存款利息所得个人所得税有关问题所发布的公告（见后附范文）。

    （2）向国内外宣布法定事项。法定事项，包括按照《中华人民共和国民事诉讼法》等法律规定发布的公告，以及根据法律条文向社会公布有关规定的公告。例如外交部根据《中华人民共和国澳门特别行政区基本法》第139条的规定，继续给予进入澳门的国家及地区的人员进入澳门特别行政区免办签证待遇的公告（见后附范文）。

    2.公告的特点

    （1）发文权力的限制性

    由于公告宣布的是重大事项和法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体说，国家最高权力机关（人大及其常委会），国家最高行政机关（国务院）及其所属部门，各省市、自治区、直辖市行政领导机关，某些法定机关，如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等，有制发公告的权力。其他地方行政机关，一般不能发布公告。党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。

    （2）发布范围的广泛性

    公告是向“国内外”发布重要事项和法定事项的公文，其信息传达范围有时是全国，有时是全世界。譬如，我国曾以公告的形式公布中国科学院院士名单，一方面确立他们在我国科学界学术带头人地位，一方面尽力为他们争取在国际科学界的地位。这样的公告肯定会在世界科学界产生一定的影响。我国有关部门还曾在《人民日报》上刊登公告，公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业，已便消费者能认清名牌。

    （3）题材的重大性

    公告的题材，必须是能在国际国内产生一定影响的重要事项，或者依法必须向社会公布的法定事项。公告的内容庄重严肃，体现着国家权力部门的威严，既要能够将有关信息和政策公诸于众，又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。一般性的决定、指示、通知的内容，都不能用公告的形式发布，因为它们很难具有全国和国际性的意义。

    （4）内容和传播方式的新闻性

    公告还有一定的新闻性特点。所谓新闻，就是对新近发生的、群众关心的、应知而未知的事实的报道。公告的内容，都是新近的、群众应知而未知的事项，在一定程度上具有新闻的特点。公告的发布形式也有新闻性特征，它一般不用红头文件的方式传播，而是在报刊上公开刊登。

    3.公告的分类

    （1）重要事项的公告

    凡是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项的，都属此类公告。常见的有国家重要领导岗位的变动，领导人的出访或其他重大活动，重要科技成果的公布，重要军事行动等等。如全国人大常务委员会关于确认全国人大代表资格的公告，新华社受权宣布我国将进行向太平洋发射运载火箭试验的公告，都属此类公告。

    （2）法定事项的公告

    依照有关法律和法规的规定，一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。

    《中华人民共和国专利法》第三十九条规定：“发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的，专利局应当作出审定，予以公告。”

    《中华人民共和国企业破产法（试行）》第九条规定：“人民法院受理破产案件后，应当在十日内通知债务人并且发布公告。”

    《国务院公务员暂行条例》第十六条规定，录用国家公务员要“发布招考公告”。

    《中华人民共和国民事诉讼法》规定发布的公告种类繁多，有通知权利人登记公告，送达公告，开庭公告，宣告失踪宣告死亡公告，财产认领公告，强制迁出房屋、强制退出土地公告等。

    上述公告均属法定事项公告。

    二、公告的写法

    1.公告的标题和发文字号

    公告的标题有四种不同的构成形式。

    （1）公文标题的常规形式，由发文机关+主要内容+文种组成。如《国务院关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告》。

    （2）省略主要内容的写法，由发文机关+文种组成。如《国家税务总局公告》、《对外经济贸易部公告》。这是公告比较常用的标题形式。

    （3）省略发文机关，由主要内容+文种组成。如《关于1990年全国清理“三角债”成果和1992年继续清理“三角债”工作的公告》。这种标题形式比较少见。

    （4）只标文种《公告》二字。

    公告一般不用公文的常规发文字号，而是在标题下文正中标示“第×号”。有些公告可以没有发文字号。

    2.公告的正文

    （1）开头

    开头主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等。如1989年6月15日《人民日报》刊登的《对外经济贸易部公告》的开头：

    为了进一步加强对进口货物唛头及进口合同编号的管理，消除目前在进口唛头代号上的混乱现象，根据治理经济环境，整顿经济秩序的精神，特对进口唛头的管理公告如下：

    这是公文普遍采用的常规开头方式，多数公告都采用这样的开头。但也有不写公告缘由，一开头就进入公告事项的。

    （2）主体

    主体用来写公告事项。因每篇公告的内容不同，主体的写法因文而异。有时用贯通式写法，有时需要分条列出。总之，这部分要求条理清楚、用语准确、简明庄重。

    （3）结语

    一般用“特此公告”的格式化用语作结。不过，这不是惟一的选择，有些公告的结尾专用一个自然段来写执行要求，也有的公告既不写执行要求，也不用“特此公告”的结语，事完文止，也不失为一种干净利落的收束方式。

    （第四节）通知的写作

    一、通知的概念

    通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

    二、通知的分类

    1.印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。

    2.指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。

    3.知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。

    4.事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。

    5.任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。

    三、通知的写作格式

    通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

    1.印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

    2.批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

    3.知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

    4.事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。

    5.任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

    （第五节）总结的写作

    一、总结的概念

    总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。

    二、总结的分类

    从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。

    三、总结的写法

    1.标题

    文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《××酒店20××年度工作总结》。

    （1）文章式标题

    以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。

    （2）双行式标题

    即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台教书育人放异彩——××大学德育工作总结》。

    2、正文

    （1）前言。一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。

    （2）主体。应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。

    （3）结尾。作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。

    3、落款

    一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。

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