二、祝词的分类
1.事业祝词
这是常用的一种祝词，多用于祝贺会议开幕、工程竣工、剪彩、新年伊始，以及某社团、机构、报刊创办或节日纪念日等。
2.寿诞祝词
寿诞祝贺词的对象主要是老年人。祝贺词的主要内容，一是庆祝、祝愿某人幸福、健康、长寿；二是赞颂其品性、功德。
3.祝酒词
祝酒，在现代社会已发展成为一种招待宾客的礼仪。客人初到，设宴洗尘，宴会伊始，主人和客人都要致祝酒词。酒是人们交往中的一种媒介，一种祝愿形式。祝酒词的写法与事业祝词的写法基本相同，只是开头、结尾略有区别，结尾时一般都要提出为参加宴会及与之有关人员的健康、为与宴会有关的事业的发展干杯。
三、祝词的组构成
祝词通常由标题、称呼、正文和落款四部分组成。
1.标题祝词的标题一般由两种方式构成
一种是由致辞者、致辞场合和文种共同构成。另一种是由致辞对象和致辞内容共同构成。如《贺紫荆山国庆集体婚礼》《在谢××先生和王××小姐婚礼上的祝词》。
2.称呼写在开头顶格处，写明祝词对象的姓名
一般要在姓名后面加上称呼甚至有关的职务头衔，以求敬重。如“尊敬的缪斯博士”
3.正文一般有三项内容构成
（1）向受辞方致意要说明自己代表何人或何种组织向受辞方及其何项事业祝福贺喜。
（2）概括评价受辞方已取得的成就。
（3）展望未来美好前景，再次向受辞方表示衷心的祝贺。
4.落款
落款处应当署上致辞单位名称，或致辞人姓名，最后还要署上成文日期。
四、祝词的特点
1.喜庆性
祝贺词是在喜庆的场合对祝贺对象的一种真诚的祈颂祝福和良好心愿的表达，因此喜庆性是祝辞、贺词的基本特点。在措辞用语上务必体现出一种喜悦、美好之情。
2.体裁的多样性
祝贺词无须拘泥于某种文体，而可以根据祝贺对象的具体情况采用合适贴切的文章体裁。如既可以用一般的应用文体，也可以采用诗、词、对联等各种其他的文体样式。
五、祝词写作要求
祝词的结构形式常见的有两种：一种是“点睛”式，多用于祝寿词或特殊场合的祝贺词、祝酒词。即用一两句精粹的词语，把自己美好的祝愿表达出来，有时也可以引用贺词或名言，借以表达自己的心意。另一种是文章式结构，全文由开头和正文构成。
（第二节）欢迎词的写作
一、欢迎词的定义
欢迎词是由主人出面对宾客的到来表示欢迎的讲话文稿。欢迎词是国家机关或单位在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或洗尘宴会上，主人对宾客的来临表示热烈欢迎而使用的讲话稿。
二、欢迎词的构成
1.标题
标题有两种形式：
（1）欢迎场合或对象加文种构成，如《在酒店10周年庆典上的欢迎词》。
（2）用文种“欢迎词”作标题。
2.称呼
提行项格加冒号称呼对象。面对宾客，宜用亲切的尊称，如“亲爱的朋友”“尊敬的领导”等。
3.开头
用一句话表示欢迎的意思。
4.正文
说明欢迎的缘由，可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义。对初次来访者，可多介绍本组织的情况。
5.结语
用敬语表示祝愿。
6.署名
用于讲话的欢迎词无须署名。若需刊载，则应在题目下面或文末署名。
三、欢迎词的特点
1.欢快性
中国有句古话是“有朋自远方来，不亦乐乎”，所以致欢迎词当有一种欢乐愉快的心情，言词用语务必富有激情和表现出致词人的真诚。只有这样才可给客人一种“宾至如归”的感觉，为下一步各种活动的完满举行打下好的基础。
2.口语化
欢迎词是在现场当面向宾客口头表达的，所以口语化是欢迎词文字上的必然要求，在遣词用语上要运用生活化的语言，即简洁又富有生活的情趣。口语化会拉近主人同来宾的亲切关系。
四、欢迎词的写作要求
1.注意对象
欢迎词多用于对外交往。在酒店的对外交往中，所迎接的宾客可能是多方面的，如上级领导、检查团、考察团等。来访目的不同，欢迎的情由也应不同。欢迎词要有针对性，看对象说话，表达不同的情谊。
2.注意场合
欢迎的场合。仪式也是多种多样的，有隆重的欢迎大会、酒会、宴会、记者招待会；有一般的座谈会、展销会、订货会等。欢迎词要看场合说话。该严肃则严肃，该轻松则轻松。
3.注意分寸
欢迎应出于真心实意，热情、谦逊、有礼。语言亲切，饱含真情。注意分寸，不亢不卑。
4.注意称呼
由于是用于对外（本组织以外的宾客）交往，欢迎词的称呼比开幕词、闭幕词更具有感情色彩，更需热情有礼。为表示尊重，要称呼全名。在姓名前或后面加上职衔或“先生”“女士”“亲爱的”“尊敬的”“敬爱的”等敬语表示亲切。
五、欢迎词写作时的其他注意事项
1.欢迎词的正文，语言要朴实、热情、简洁、平易，语气要亲切、诚恳，感情要真挚，宜多用短句，言辞应力求格调高雅。回顾以往的叙述要简洁，议论不要过多，力求精当；对主宾的赞颂和评价要热情而中肯，不要过分。可以有适当的联想与发挥。整个篇幅不宜过长。
2.如遇来宾的意见、观点与主人不一致时，写作欢迎词当坚持求同存异的原则，多谈一致性，不谈或少谈分歧，可恰当采用委婉语、模糊语句，尽力营造友好和谐的气氛，
（第三节）柬帖的写作
一、柬帖的定义与分类
请柬，也叫请帖，是为邀请客人而发出的专用通知书。使用请柬，既表示主人对事物的郑重态度，也表明主人对客人的尊敬，密切主客间的关系，还可使客人欣然接受邀请。
请柬，按内容分：有喜庆请柬和会议请柬。按性质分为：会议柬帖、庆贺柬帖、丧葬柬帖等。在经济生活中，企业或商家为了向广大消费者推广介绍自己的产品，往往也会发出请柬，邀请顾客参加一些活动。由于对象众多，且带有不固定性，不可能一一发送柬帖，此时，邀请者往往采取登报的形式，来通知并邀请大家踊跃参加，这类文书不如专递的柬帖正式，但它所起的广而告之的作用却是前者不可替代的。
二、柬帖的构成
1.标题
在正文上方居中写“请柬”二字。也可以活动名称加“请柬”二字组成。如“××酒店万家欢请柬”“××酒店客房推介会请柬”。
2.姓名称谓
写被邀请者的姓名与称谓，或单位名称。写于标题下行，顶格。此项内容也可写于正文之后，如“致××酒店经理”，姓和称谓也应顶格。
3.正文
写邀请的内容，包括活动的名称、时间、地点。活动的内容，有时还要写上应邀者应做哪些准备。这部分内容必须明确具体，如时间，必须明确到小时、分钟。
4.结束语
写上礼节性的话语。如“敬请光临指导”“恭候光临”等字样。
5.署名和署时
写上邀请者的名称及发柬时间，公务来往的请柬要签名或盖章。
三、柬帖的制作要求
柬帖是人们交际的一种常用媒介，因此，语言要尽量简洁明确，还要根据场合、对象选择得体的措辞，用纸要讲究，书写要工整，在款式和装帧的设计上，要注意艺术性，如加上花边、图案等，使之不仅是一种实用的交际文书，也是一帧美观、精致的美术作品。通常在酒店、文具店可以买到现成的柬帖，购买者只要根据邀请内容的需要，选择合适的印制好的柬帖，填上对应邀者的称呼，邀请人的署名，以及有关日期、地点等即可。
（第四节）聘书的写作
一、聘书的概念
聘书是聘请书的简称。它是用于聘请某些有专业特长或名望权威的人完成某项任务或担任某种职务时的书信文体书。
聘书，也称聘请书。它一般指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。
二、聘书的作用
聘书在这些年来使用的很多，招聘制作为现今用人制度的主要形式为聘请书的使用提供了广阔的市场。聘书在今天人们的生活中起到了重要的作用。
1.加强协作的纽带
聘书把人才和用人单位很好地联系了起来。一个单位在承担了某项任务后，或在开展某项工作的时候，为了请到一些本单位缺乏的人才时，就需要用聘书。聘书不仅使个人同用人单位联系了起来，同时还加强了不同单位之间的合作，使之可以互通有无，互相支援，聘书就这样起了不可替代的纽带作用。
2.加强应聘者的责任感、荣誉感和促进人才交流
应聘者接到聘书也就等于必须为自己所聘的职务、工作负有责任，会尽力做好自己的工作。因为聘书是出于对受聘人极大的信任和尊重才发出的，这无形中就加强了受聘人的责任感。同时受聘人往往是在某方面确有专长或能作出特殊贡献的人，所以聘书的授予也就促进了人才的交流，可以较充分地发挥受聘人的聪明才智。
3.表示郑重其事、信任和守约
三、聘书的适用范围
1.学校、工矿企业等在需要某方面有特长或有专业技能的人才时，发出聘书。这种情况下，往往是用人单位承担了某项工作，靠自己本单位或现有的人才资源无法顺利完成任务；或者由于企业的发展，事业的扩大，需重新聘用一些有专长，在工作中起重大作用的人。总之，这是一种对专业人才所发的聘书。
2.社会团体或某些重要的活动为了提高自身的知名度、扩大影响力，常常聘请一些有名望的人加盟或参与，以期更好地开展活动。如聘请名人作顾问，作指导，作为某项比赛的评委等均属于这种情况。
四、聘书的基本格式
聘书一般已按照书信格式印制好，中心内容由发文者填写即可。完整的聘书的格式一般由以下几部分构成。
1.标题
聘书往往在正中写上“聘书”或“聘请书”字样，有的聘书也可以不写标题。已印制好的聘书标题常用烫金或大写的“聘书”或“聘请书”字样组成。
2.称谓
聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写，然后再加冒号；也可以在正文中写明受聘人的姓名称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请××……”。
3.正文
聘书的正文一般要求包括以下一些内容：
首先，交待聘请的原因和请去所干的工作，或所要去担任的职务。
其次，写明聘任期限。如“聘期两年”、“聘期自2000年2月20日至2005年2月20日”。
再次，聘任待遇。聘任待遇可直接写在聘书之上，也可另附详尽的聘约或公函写明具体的待遇，这要视情况而定。
另外，正文还要写上对被聘者的希望。这一点一般可以写在聘书上，但也可以不写，而通过其它的途径使受聘人切实明白自己的职责。
4.结尾
聘书的结尾一般写上表示敬意和祝颂的结束用语。如“此致——敬礼”、“此聘”等。
5.落款
落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。
五、聘书写作的注意事项
1.聘书要郑重严肃，对有关招聘的内容要交待清楚。同时聘书的书写要整洁、大方、美观。
2.聘书一般要短小精悍，不可篇幅太长，语言要简洁明了、准确流畅，态度要谦虚诚恳。
3.聘书是以单位名义发出的，所以一定得加盖公章，方视为有效。
（第五节）邀请书的写作
一、邀请书的定义
邀请书是邀请别人到自己的地方来或到指定的地方去的一种礼节性书信。它是机关和各种学术团体以及酒店、企业等营利性机构召开重大会议时所常用的应用文文体之一，有人把它比喻为请柬，但通常写在纸上。它除了具有请柬的一般作用外，还可向被邀请者交代有关需要做的事。一般情况下，邀请书的内容较之请柬更丰富。
二、邀请书的构成
1.标题
标题的写法一般有两种：第一种，在稿纸第一行正中写“邀请书”三个字，字要比正文的大一些，也可改变字体或用花边修饰以示欢庆。第二种，在“邀请书”三个字前加上单位的名称。邀请的内容，字要比“邀请书”的字稍小。
2.称呼
在标题下第二行顶格写被邀请者的姓名和称谓，如“××酒店前厅部××经理”“××研究中心××教授”等，如不便直接指明具体的被邀请人，称呼可用其单位全称，如“××酒店”称呼后用冒号。
3.正文
包括前言和事项两部分。前言部分简洁明白，说明在何时、何地召开何种会议，邀请对方参加即可。如“定于×月×日在××酒店召开全国酒店行业工作讨论会，届时敬请光临”。事项部分要分项列出，如需要，大坝下可列小项，一项只能说明一件事，各项要按一定的内在联系排列。
4.落款
邀请单位名称写在正文右下第三行，日期在署名下一行相应处，然后盖章。
三、邀请书的写作要求
1.准备充分
写作人在起草邀请书前要对有关情况进行详细的了解，如邀请对方参加全国性的酒店工作会议，应事先了解会议的指导思想、内容，对被邀请者的希望和要求，被邀请者报到的时间、地点、到会后食宿的安排等。
2.邀请书内容要做到轻重有别
前言部分要简要、概括，事项部分应具体、清楚。
3.用语文明热情
礼貌，并注意掌握分寸。
4.邀请书通常要派专人递送，也可邮寄并请对方回函确认是否应邀。
（第六节）证明信的写作
一、证明信的定义
证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况时所写的专用书信。它也通常被称为“证明”或“证明书”。
证明信是以行政机关、社会团体、企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信一般也直接称作证明。
二、证明信的分类
证明信的分类，有很多种，依据不同，分类也不同。比如从证明信的内容来看，我们可以将证明信分为证明某人身份、证明某人某一时期的工作经历和证明某件事情真相的证明信等。
从证明信具体的存在方式上来划分的话，我们还可以将证明信分为公文式、书信式、便条式等三种格式。
证明信还可以从开据证明的人的不同而分为以组织的名义所发的证明信和以个人的名义所发的证明信两种。而以组织的名义所发的证明信还可再分为普通书写的证明信和印刷证明信两种。我们认为这最后一种分法是较合理的。
1.以组织名义所发的证明信
这种证明信多数是证明某人曾在或正在该单位工作的证明信。它可以证明此人的身份、经历、职务，以及同该单位的所属关系等真实情况。这种材料的来源一般源于该单位的档案，或来自调查研究。
以组织名义所发的证明信可采用普通书信形式，一般都是该单位的负责人或文书根据真实的档案或调查的材料，来组织书写的一种证明性书信。篇幅可长可短，视具体情况而定。
以组织名义发出的印刷式的证明信则是一种较方便的已事先把格式印好，只需填进主要内容的一种证明信。这种证明信一般留有存根，以备今后查看。这是一种较为正规的证明信。
2.以个人名义所发的证明信
这类证明信，由个人书写。证明信的内容完全由个人负责。写这样的证明信，个人一定要严肃认真，仔细回忆，不得信笔由缰，马马虎虎。个人所写的证明信一般都以个人名义、采用书信体格式。
三、证明信的特点。
1.凭证的特点
证明信的作用贵在证明，是持有者用以证明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证，所以证明信的第一个特点就是它的凭证的作用。
2.书信体的格式特点
证明信是一种专用书信，尽管证明信有好几种形式，但它的写法同书信的写法基本一致，它大部分采用书信体的格式。
四、证明信的使用范围
1.证明信是证明某人身份、经历或事情真相的。一般由单位或熟悉情况的个人来写。具体来讲，证明信适宜于下列一些情况：
2.某人要入党入团，组织在进行调查时，原单位或有关人员要为其写出证明信。
3.有些真相模糊不清的历史事实或事件，由于被人歪曲，而当时亲身经历的人写出证明以澄清事实。
4.在公安机关寻求某些案件的目击者时，当时在场的群众写出证明信，以说明案发时的真实情况。
5.个人在为单位办理某些事项，或个人由于具体情况而必须向单位作出解释说明时，也可以请有关人员出据证明。
五、证明信的构成
1.标题
证明信的标题通常有以下两种方式构成：
（1）单独以文种名作标题
一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样。
（2）由文种名和事由共同构成
一般也是写在第一行中间。如“关于×××同志××情况（或问题）的证明”。
2.称呼
要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。
有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。
3.正文
正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其它无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。也就是要写清人物、事件的本来面目。
正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。也可直接在正文结尾处写出。
4.落款
落款即署名和写明成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。
六、证明信的写作要求
1.以个人名义所发的证明信。要写明写证明信者本人的政治面貌、工作情况等，以便使审阅证明信的人了解证明人的情况，从而鉴别证明材料的真伪与可信程度。
2.个人所写的证明信的内容如果本人不太熟悉，应写“仅供参考”的提示性语言。因为证明信有时是作为结论性证据的，所以要实事求是，严肃认真，要尽量言之有据。
3.对于随身携带的证明信，一般要求在证明信的结尾注明有效时间、过期无效的期限。
4.证明信的语言要十分准确，不可含糊其辞。证明信不能用铅笔、红色笔书写，若有涂改，必须在涂改处加盖公章。
（第七节）表扬信的写作
一、表扬信的定义
表扬信是用来表彰好人好事、先进思想与先进事迹的一种书信，表扬信可以以组织的名义或个人的名义来写。表扬信是用来表彰某行政机关、企事业单位、补会团体或个人的先进世纪、先进思想、高尚品德，用以弘扬正气的一种专用书信。
二、表扬信的特点
1.弘扬正气、善良
表扬信要表扬的一般都是那些为社会作出贡献的组织或个人，今天我们正致力于精神文明建设，正开展“五讲四美三热爱”的活动，所以经常需要通过表扬好人好事来发扬无私奉献、乐于助人的精神，以期形成一个良好的社会风气。
2.表达谢意
表扬信一般都包含有感谢的成分，尤其是表扬的事迹同写信人有关时，更要在表扬信中表达出自己的谢意。
3，公开展示
表扬信可以张贴、登报，也可以在电台、电视台上播放。
三、表扬信的写作要求
1.叙事要符合实际情况。对被表扬的人和事的叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。评价要实事求是，恰如其分。
2.用事实说话。要充分反映出对方的可贵品质。写动人事迹要做到见人、见事、见精神。不要以空泛的说理代替了动人的事迹。
3.表扬信语气要热情、恳切，文字要朴素、精练，篇幅要短小简练。
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