纵横捭阖——构筑自己的人际关系网

    马上就要下班了，秘书小谢拿着第二天的日程表来到总经理办公室。两人确认了第二天的日程安排之后，总经理突然问小谢：“我想在上海设立分公司，准备派市场部经理刘江去做上海分公司经理，你觉得如何？”

    小谢吓了一跳，心想：总经理问我这样重大的问题，不会是开玩笑吧？

    “总经理，你问我这么重要的问题，会把我吓出病来的。”小谢用开玩笑的口吻说。她真希望总经理是在跟她开玩笑，因为她希望自己远离这类敏感的话题。

    “旁观者清嘛。”总经理看来是认真的。

    小谢虽然与刘江在工作上经常接触，但了解并不深，更没有什么私下的交流，因此，她对刘江是否适合去上海做分公司经理并没有什么想法。不过，经总经理这么一问，小谢倒记起上个星期自己跟出纳小惠吃饭时，小惠说起的一件事。小惠说有一天刘江报了一个三千多元的餐费单，上面写着是请广告公司的人吃饭，但看单据上面的日期和饭店的名称，小惠敢肯定刘江是跟他的老婆孩子一起吃的，因为那天晚上小惠也在那家餐厅吃饭，正好看见了他们一家子。

    小惠当时说这事时小谢没太在意，一是这种事情在公司并不少见，用不着大惊小怪，二是小谢觉得这事跟自己的工作八竿子打不着，也就把这事当做八卦听了就完了，并没往心里去。

    那现在该不该将这事告诉总经理呢？小谢在心里犹豫着，她想：如果我说了，我就有可能得罪刘江，还会在公司上上下下落一个“长舌妇”的“荣誉称号”，不仅刘江，甚至其他部门的人，不仅不会再给我工作上的协助，反而可能会给我设置障碍，对我进行刁难。相反，如果我不说，我没有任何责任，也不会得罪谁，刘江知道了还会领我一份情，将来有什么事求刘江帮忙，他肯定会给我帮忙的；但是，不把这事说出来吧，似乎对不起这么信任自己的总经理，甚至可能对公司的决策造成影响。该不该在总经理面前打刘江的“小报告”呢？小谢陷入了极度矛盾之中。其实，这类现象几乎在所有的秘书身上都出现过。

    现代职场的人际关系是错综复杂的，尤其是秘书部门，随时都在与方方面面打交道，也需要方方面面的配合与支持，可以说秘书永远处在人际关系网的中央，就像现在小谢这样，真是树欲静而风不止！秘书要提高自己处理人际关系的能力，就必须提高自己的情商。

    很多秘书都知道，与上司之间的关系是最重要的人际关系，但是，这并不意味着同事之间的关系和其他关系就不重要了。人们常用“网”这个词来形容人际关系，即“关系网”，形象地说明了人际关系像张网，它既有横向的“纬”，又有纵向的“经”。在现实中，很多秘书只注意纵向的“经”，而忽略了横向的“纬”，即只注重与上司的关系，不太在乎与同事之间的关系，这样的人际关系在总体上是不和谐的。

    如果处理不好自己的人际关系，秘书就很难顺利开展工作。除了与上司建立互信关系，秘书与同事和各部门之间的关系同样重要。情商是建立良好人际关系的理想工具，要处理好这种横向的关系，同样需要情商来调节。只要秘书根据情商的要求进行一些有针对性的训练，就可以改善与同事之间的关系。这一部分介绍的就是，秘书应如何处理自己的职场关系。

    交换信任——消除潜在的优越感

    小梁是公司总裁办秘书。小梁所在的公司是上市公司，以机械制造为主。最近，为了实现产业升级，公司正在收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免股票在股市上的大幅波动，两家公司签订了严格的保密协议，规定这件事只能让少数人知道。

    这天，公司负责与对方秘密谈判的副总给小梁来电话，说谈判已经完成，让小梁赶紧用快件寄三张作为公司法人代表的总裁的照片过去，以办理有关手续。这天总裁正好在市政府开会，小梁一时找不到总裁的照片，她想起半年前公司公关部为公司每个员工制作胸卡，统一照了照片，她估计公关部留有总裁照片。

    于是，小梁给公关部打电话，接电话的是小梁的中学同学小宋。小宋是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。果然不出小梁所料，小宋说他们那边有总裁的照片，并答应马上送过来。小梁刚刚松口气，公关部的雷经理就来电话了，问小梁要照片有什么用。想到总裁前几天刚接受一家财经报纸的采访，小梁回答说：“拿到报纸上去发表。”

    雷经理疑惑地问：“我怎么没听报社的人说起过呀？”因为那次采访是雷经理一手策划安排的。

    见自己的谎言被掲穿，小梁有些恼怒：“你问那么多干什么？”

    雷经理本来就对小梁不说实话有看法了，现在见她居然用这种口气与自己说话，火气也上来了：“你不说清照片的用途，我们就不能把照片给你！”

    于是，两人谁也不松口，在电话里大吵起来……

    聪明反被聪明误！小梁为了保守商业机密不肯说出照片的用途，在这一点上她是对的。但是，为了保守机密就要对公司的同事，特别是跟这件事有关的人撒谎吗？其实，小梁只要对雷经理说句“对不起，我暂时不能说”就可以了，这样在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌。用这种委婉而又明确的方式拒绝雷经理，雷经理不仅能接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问，什么事不该问。小梁点到为止，雷经理就能心领神会。

    事情最后到了小梁无法控制的地步，这当然怪小梁自己，小梁错就错在她不信任自己的同事。信任是秘书与周围的人建立良好关系的基础。同事们在性格、家庭背景、经济条件等方面存在差异，每个人心里也难免有自己的“小算盘”，如果彼此不信任，就很容易造成误会，给工作造成很大不便，甚至给公司带来损失。信任自己周围的人是积极乐观精神的反映，是高情商的体现。

    要维持长久的信任，双方都要善于发现对方的优点，相互欣赏。职场上每个人都有自己的长处和短处，只要保持一种积极乐观的心态，我们就能发现别人的长处，而不是抓住别人的小辫子不放。看到了对方身上的长处和优点，我们自然会从心里接纳对方，从而信任对方。

    西方有句谚语，叫做“仆人眼中无伟人”，它的意思是人相处久了，不管对方有多么优秀，你也能看到对方的缺点和毛病。同事们朝夕相处，发现对方身上有缺点和毛病是很自然的事，这就需要双方发挥情商中的识别感情的能力和调整感情的能力。高情商秘书能用积极的眼光看待自己周围的同事，从他们身上找到优点。比如，虽然张三喜欢到你的座位上来玩游戏，让人不舒服，但他为人热忱，乐于助人：虽然李四喜欢打同事的“小报告”，但他责任心强，工作踏实……这就是通过调整自己的感情，消除心里厌恶情绪的方法。

    小梁对雷经理的隐瞒，虽然主要是为了保密，但也可以看出小梁有一种潜在的优越感，她觉得自己是总裁秘书，做的工作非常重要，不值得跟雷经理这个无关紧要的人费口舌解释。有很多秘书像小梁这样，在同事面前有一种无形的优越感，使他们做不到用平等的立场与别人对话。对话是建立互信关系的重要工具，所以，秘书在日常工作中应该注意自己的态度，消除自己潜在的优越感，平等待人。

    要让周围的人信任自己，秘书首先要在态度上表现出自己的诚恳，让对方感觉你是作为“同事”在与他们商量问题，而不是发号施令。尽管小梁是在“求”公关部帮忙，可说话时却摆出一副居高临下的姿态，甚至欺骗同事，当然会让对方感到气愤。因为小梁的情商不高，所以她没有识别出自己那种潜在的优越感，以致最后把事情搞砸了。

    在同一公司工作，大家都希望公司更好更快地发展，总体利益是一致的，因此，只要你真正信任自己的同事，那你的同事自然而然也会信任你。

    礼貌待人——人人都喜欢“被尊重的感觉”

    小柳是公司总经理办公室秘书，这天上午在前台值班。10点左右，一个没有预约的客人进来了。小柳连忙起身迎接客人。

    “您好！请问您是……”

    “我是江苏泰州天成公司的李泗，”客人掏出名片，“我想找你们老总谈谈经销你们公司产品的业务……”

    正在这时，总经理的老朋友、工商银行信贷处牛科长进来了：“小柳，程总在吗？”

    小柳看见牛科长后，马上对李泗说：“对不起，我们总经理今天没空，而且我们在江苏已经有代理了，请您回去吧。”说完，她给程总打电话，说牛科长来了。

    李泗将自己公司的简介放在前台后，非常失望地走了。

    秘书是典型的“三分做事，七分做人”的职业，做秘书最怕只会做事，不会做人。做事谁都会，做人就要看情商了。情商不高的秘书。就算事做得再专业，也很难得到上司的赏识。只有那些不仅专业而且具备高情商的秘书，才能在职场上走得更快、更远、更坚实。    谭一平所著的这本《秘书的情商比智商更重要》绝对会让你产生相见恨晚又恍然大悟的感觉――你会发现，故事中的那些场景，每天都在你的工作中真实上演，而处理问题的关键并非在于技能，而在于情商，在于火候。

    下午程总路过前台，偶然看见了李泗留下的资料，非常感兴趣，便问小柳怎么会有天成公司的资料，小柳就把上午李泗来访时的经过说了一遍。

    “谁让你就这么把客人打发走的？”程总看上去有些恼火。

    “我是怕怠慢了牛科长。”小柳心里有些不服气。

    “怕怠慢牛科长就不怕怠慢别的客人？”程总更火了。

    不久，小柳在公司的一轮裁员中被裁了……

    小柳被裁，当然与她对客人的不礼貌行为有关，这是秘书的大忌。秘书对来访的客人没有礼貌，是处理人际关系能力欠缺的表现，反映出小柳的情商不高。

    礼貌是为了给人一种被尊重的感觉。高情商秘书善于换位思考，通过感情共鸣，清楚地知道自己的行为会给对方带来什么样的感受，并通过利用对方情绪上微妙的变化，了解对方的需要，从而及时调整自己的情绪，采取有效的应对措施。

    小柳在见到牛科长进来以后，可以这么对牛科长说：“请稍等。”对牛科长表示歉意，之后，带李泗去接待室休息，然后去程总办公室请示程总如何处理。牛科长作为职场中人，又是程总的老朋友，他会理解小柳这种先来后到、一视同仁的做法。

    秘书每天要与各种各样的人打交道，内外协调、上传下达。秘书的行为，不仅反映了秘书个人的职业素质，还代表着他们所在公司及其上司的形象。如果秘书举止粗鲁或狐假虎威，不仅破坏了自己的形象，也会让对方对你的上司和所在公司产生不好的印象，因为对方会从你的言谈举止推测你上司的素质和整个公司的管理水平。

    一些秘书与上司或者同事关系紧张，很多时候并不是利益之争造成的。出现这种情况，经常是由于一方或双方不注意礼貌，以致造成误会。一些秘书不太注意礼貌，可能与他们的性格有关，但最主要的是他们对职场礼仪不够重视，觉得很多职场礼仪仅仅是客套，没有什么实际意义，因而对这种礼仪颇有微词。的确，现代职场上的礼仪大都没有“实际”意义，它仅仅是一种“形式”，但它能给人一种被尊重的感觉。然而，正是这种“被尊重的感觉”，是现代职场所有人的精神必需品，是人与人之间达成有效交流的必要条件。根据马斯洛的需求层次理论，每个人在自己生理需求、安全需求和情感需求得到满足之后，必然会产生被尊重的需求。职场礼仪能给他人带来“被尊重的感觉”，是调节职场人际关系的重要手段。

    谦虚谨慎——别掉进“狐假虎威”的陷阱

    小竹是公司总经理秘书。下个星期要开董事会了，会上所有文件由她负责汇总。这天下午小竹正在写材料，总经理来电话让她去他办公室。总经理问小竹董事会上用的材料准备得怎么样了，看样子很着急。

    “大部分材料都准备好了，只有让市场部副经理汪明起草的关于明年市场预测的文件还没送来。”小竹汇报说。

    “你没催催汪明？”总经理问。

    “我催他好几次了，他最近比较忙。”小竹说。

    “你马上去汪明办公室一趟，就说我说的，如果他明天下班之前不把材料交上来，他后天就不用来上班了，干脆在家带孩子得了！”总经理的火暴脾气似乎又要发作了。

    从总经理办公室出来后，小竹马上来到市场部，让汪明明天下班之前将材料交给自己。但汪明说自己这些天事情太多，他儿子昨天又生病了，想让小竹通融通融。见他又向自己诉苦，小竹有些不耐烦了：“你自己去跟老总说这些理由吧！”

    “我去说就我去说！”汪明见小竹这么对待自己，也激动起来，“一个小秘书，有什么可狐假虎威的？”

    于是，两人撕破脸皮大吵起来。事情闹到了总经理那里，总经理把他俩各骂了一顿。小竹耿耿于怀，准备再找机会修理汪明……

    这事除了说明小竹工作方法简单、工作能力不强之外，还说明小竹情商不高。

    秘书经常代表领导行使职权，因此，一些秘书常常会产生错觉，以为自己和领导一样拥有实权。对于秘书来说，如果自我感觉特别好，在处理各部门之间的矛盾和纠纷的时候，就会非常迷信“压服”而不是“说服”的方式，认为只有采取“高压”政策，别人才能执行不误。再加上有的领导不容许别人批评自己的秘书，从而养成秘书在公司里飞扬跋扈、欺上瞒下的作风。小竹未能及时识别自己手握实权的错觉，对人摆出一副居高临下的姿态，这就是情商不高的表现。

    的确，有些部门对于上司的指示敷衍了事，是需要秘书给他们一定的压力。但是，秘书除了告诉对方各种利害关系，不能使用威胁的手段。威胁不仅会给沟通设置障碍，对解决问题没有任何益处，而且会让人体会到“狐假虎威”这个成语的真正含义，给秘书的职场关系带来危机。

    如果小竹的情商比较高，她就会设身处地地为汪明想一想。汪明这些天确实事情特别多，他儿子昨天又生病了，这些是实情，他并没有撒谎，小竹应当给予理解和帮助，而不是冷眼旁观。所以，她应该这么对汪明说：“别说那么多了，现在我能帮点什么忙吗？”这不仅能让汪明意识到事情的紧迫性，也能让汪明感受到小竹的善意，产生感情上的共鸣，从而迅速调整自己的感情，不再为自己未能及时完成任务找理由，而是与小竹一起寻找解决问题的办法。这样，小竹不仅能尽快落实上司的指示，也能得到汪明的信任。

    秘书代理上司行使职权，但并不意味着秘书真正拥有实权！因此，除非情况紧急，非动用上司赐予的“上方宝剑”不可，在协调一般的关系和矛盾时，秘书应该尽量采取疏导、商量的“软”手段解决问题。秘书一旦认为自己拥有实权，处理问题就会追求“痛快”，这样倒是省时省力，但会让自己的人际关系变得很糟。

    高情商秘书能够抛开利害关系，对自己周围的人一视同仁，亲切而又谦虚。几乎每个秘书都知道谦虚是一种美德，但由于代表上司行使职权，真正能做到为人谦逊的不多。当然，故作谦虚的秘书很多，但他们心底仍然是自以为是的，一到关键时刻，那种高高在上的优越感就会表现出来。

    高情商秘书能进行准确的自我评价，他们非常了解自己的优势和缺陷，以及自己的权限和作用。他们以诚待人，欢迎周围的人对自己的工作提出批评和意见，同时，他们也知道别人什么时候需要自己的帮助，明白自己应当把注意力集中在什么方面，以便为上司创造更佳的决策环境。

    作为领导人的助手，秘书必须谦虚，无论做什么事，都要记住，狐假虎威是一个陷阱，秘书一旦开始狐假虎威，他们就离被炒鱿鱼的日子不远了！

    乐于助人——做背后的“和事老”

    这天早晨一上班，研发部的李坚就来找总经理秘书小芦。他怒气冲冲地对小芦说：“我们部与美国汤姆逊公司合作项目的批文怎么还下不来？你们当秘书的，办事怎么这样拖拖拉拉？这个项目要是黄了，你负责？”

    “行，我帮你催催！”小芦和颜悦色地说。其实这个报告小芦早就送给总经理了，但这几天总经理天天开会，根本没时间看。

    下午4点，总经理开完会，小芦去他的办公室确认他明天上午的工作日程，顺便提起研发部李坚的报告。总经理在一大堆文件里翻出研发部的报告，很快看了一下，就签了字。他把文件交给小芦，让小芦送到人力资源部去，并通知李坚，让李坚5点半到自己办公室来一趟，详细说一下这个项目的具体情况。

    小芦把文件送到人力资源部后，就给李坚打电话：“李坚吗？我是小芦，你的报告总经理已经批了，我已把它送到人力资源部了，他们马上给你办手续。”

    对方连忙说谢谢。

    “另外，今天下午5点半，你去一趟总经理办公室，他想了解项目的一些具体情况，请你好好准备一下。”

    这是秘书工作中最常见的情景，但它表现出小芦作为总经理秘书具有很高的情商。一上班，别人就这么不客气地对自己说话，搁在谁身上都会感到不舒服，很多人会针锋相对。针锋相对能够反击对方，但这不仅不利于工作的开展，也不利于构筑良好的人际关系。于是，面对李坚的坏脾气，小芦迅速调整了自己的心情，心平气和地答应帮对方催一催。

    小芦理解感情的能力也比较高。李坚之所以怒气冲冲，是因为自己的报告老是批不下来，这会影响项目前期工作的开展，他的心一直悬着。在这种情况下，他说话不注意方式是难免的。小芦在理解李坚的基础上，不去计较他对自己的态度，这就是高情商的体现。

    小芦按照总经理的吩咐通知李坚去总经理办公室时，同样表现出小芦的高情商。李坚只是一个普通的工程师，如果小芦在电话里只对他说“总经理找你”这几个字，他心里必然会很紧张，甚至可能以为总经理对他的报告不满意。如果真是这样，那他在毫无准备、心情又紧张的情况下去见总经理，就不可能把项目的情况说清楚，如果说不清，总经理肯定就会不高兴。因此，为了帮李坚消除紧张情绪，让他提前做些准备，小芦交代得很详细：“今天下午5点半，你去一趟总经理办公室，他想了解项目的一些具体情况，请你好好准备一下。”小芦不计前嫌，热情帮助对方，这也是她调整感情的结果。

    如果一个秘书今天跟这个争强，明天跟那个治气，工作就无法开展。的确，秘书有很多“资源”可用来“修理”别人，就算秘书能将对方修理得“规规矩矩”，但整天这么斗来斗去会有好心情吗？这对双方的工作又有什么好处呢？

    有时只要稍微想想，就会明白一个很简单的道理：秘书的工作就是与人打交道，如果与同事之间能够建立良好的关系，互相谦让，互相帮助，工作和生活就会愉快很多，自己的心情也会好很多！

    高情商秘书不仅不会与同事“斗智斗勇”，而且，他们还乐于帮助同事，修补同事工作中出现的失误。

    比如，财务部给上司送来了财务分析报告，其中出现多处计算错误。小芦看完报告后，马上通知财务部的人，让他们赶紧将错误改过来，并提醒他们将送到别处的财务报告一起改过来。等财务部改好之后，她才交给上司。如果秘书都能像小芦这样，经常给周围的人提供一些帮助，周围的人自然会投桃报李，在工作中为小芦提供方便。

    锅碗难免碰瓢盆，在职场上，同事之间产生一些矛盾很正常，问题是如何正确处理这些矛盾。高情商秘书在面对这些矛盾时，往往能够淡然处之，不去斤斤计较，并且通过巧妙的方法，消除误会，获得别人的信赖，在职场中游刃有余。

    “臭味相投”——非原则问题不妨随大溜

    今天是周末。快下班的时候，刚刚应聘来公司总经理秘书室不久的小琼正准备收拾东西回家，公司研发部的唐龙来到总经理秘书室，说他们部门有四五个人周末去塞外天山洞郊游，费用AA制，问秘书们有没有人愿意去。

    秘书室有四个年轻人，其他三个几乎是异口同声地说“去”，只有小琼说：“我听人说，塞外天山洞没什么意思，我不去。”刚才办公室的气氛还非常热闹，小琼这句话像盆冷水似的泼了下来，弄得大家非常尴尬。不过，其他三个人还是决定一起去郊游。

    慢慢地，小琼发现自己被排斥在公司同事们的圈子之外了，像被大家遗忘了似的。有时，小琼老远就听到同事的高谈阔论与肆无忌惮的笑声，当她走过去想分享大家的快乐时，原先的热闹马上就消失了，大家会突然安静下来，有的说了半句就把后半句硬生生咽下了肚，笑声也会不自然地戛然而止，大家如果当时是聚在一起的，就会马上散去。这种隔阂如同一道无形的墙，把小琼堵得很难受，于是，她悄悄地辞职了。

    这到底是怎么回事呢？小琼当然可以怪同事们太冷漠，但是，这也是她自己情商不高造成的，是她自己调整感情的能力不强。那天小琼应该与大家一起去郊游的，即使实在不想去，她也不应该给别人泼冷水，扫大家的兴。

    利用感情就是在自己采取行动时，将感情保持在与之相适应的状态。作为新员工，小琼如果想尽快与同事们打成一片，迅速融入新的团队，她就应该尽量在各个方面与同事们保持步调一致，有意识地与同事们寻求情感上的共鸣。

    其实，小琼去不去郊游不属于原则问题。小琼选择不去，也许有充分的理由：公司没有任何规定要求员工必须与同事去郊游，何况是周末，每个人都有自己的生活。但是，如果从构筑良好的人际关系这个角度出发，小琼就应该去。道理很简单，那就是不让自己显得很“另类”。即使小琼那天实在不想去郊游，她也不应破坏当时的氛围。她可以这么说：“不好意思，我已经约了朋友明天一起逛西单。”或者“这几天有些累，我想在家歇歇。”这样说其他人都能理解。

    不论是在一个公司，还是在一个办公室，多多少少会存在一些隐形的小圈子。它不是因公司内部职务的高低而形成的，而是因爱好、关系等因素形成的。如果你进入了这个隐形的小圈子，在工作中你往往会得到一些无声的关照；相反，你不加入这个小圈子，你就会在工作中遇到各种小麻烦。总而言之，不论你过于优秀还是过于落后，都会遭到这个圈子无形的排斥，而只有“随大溜”，才能更好地融入这个圈子。所以，当其他几个秘书都选择去郊游时，小琼也是应该去的。特立独行，只会让她与同事们的心理距离越来越远，最终会被排斥在这个小圈子之外。

    现代职场中，很多秘书在处理人际关系时，往往把注意力全部集中在与上司的关系上。不错，与上司的关系处不好，自然就做不好秘书。但是，秘书如果只注意维护与上司的关系，而不注意维护与办公室里其他同事的关系，同样做不好秘书。

    秘书要维护好与同事的关系，就一定要注意“氛围”。氛围是什么？氛围就是“充满或笼罩着某个场所的气氛和基调”。也许因为“氛围”是无形的，所以很容易被忽视。比如，你的上司刚刚在电话里被大老板臭骂了一顿，正在对着天花板抽闷烟，你跑到他办公室去，要求他将一个去美国进修的名额给你，这就是不注意“氛围”的行为。其结果轻则被上司骂“没长眼睛”，重则直接就被炒鱿鱼了。不了解此时此地的“氛围”，实际上是一种情商不高的表现。

    对于高情商秘书来说，当他们感觉到特别的“氛围”之后，就会立即使自己的情绪保持与氛围一致的状态，从而与周围的人实现感情共鸣。还是上面的情况，你想去美国进修，来到上司办公室，请他把这个名额给你。一进办公室，发现上司正对着天花板抽闷烟。这时你就应该意识到，现在上司心情不好，不是谈出国进修问题的时候，所以要改变原计划，最好是说声“抱歉，打扰了”，然后关上门退出去。

    不注意“氛围”还有一种表现。有的年轻秘书在与上司交流时，发现很多上司，特别是年纪大一点的上司，总喜欢把话说一半，秘书只能自己去猜上司的意思。其实，这与我们的语言文化有关。语言有“低语境文化”和“高语境文化”之分。在低语境文化之下，人们总习惯于假设对方对所说对象的了解不多，因此在交流中特别注重描述客观具体的细节；高语境文化则相反，人们习惯于把自己思想的一部分，甚至是核心思想隐藏于语言之外的因素，这就是中国人推崇的所谓“含蓄”。要完全了解对方的意思，就要把对方的话与当时的环境结合起来考虑，这里“当时的环境”就是指“氛围”。

    比如，秘书向上司请示完之后，很多上司都会说“我考虑考虑再说。”这到底是什么意思？有可能是同意秘书的请求，也可能是拒绝秘书的请求。这种情况下，秘书要从当时的氛围来判断：如果秘书请示的时候，上司态度热情，兴趣浓厚，那他同意秘书请示的可能性就大，相反，就很可能是拒绝的意思。

    “刚刚散会”——给客人面子就是给上司面子

    小虹是公司总经理秘书。这天下午两点多钟，她接到老客户安徽天朗公司李总来的电话。

    “你是小虹吗？我是安徽的李明，我想跟你们马总通通话。事情是这样的，我们委托你们公司进口的那套生产设备，现在压在上海港口，卸不下来。我给你们进出口部的人打过几次电话，他们似乎不太积极。我们这里的开工典礼都筹备好了，要是这个星期设备运不到，市领导看不到东西，白跑一趟，那就要我们的命了。我想与马总通个话，请他给进出口部的人打个招呼，让他们尽快把货发过来。”

    小虹知道，这事昨天进出口部金经理已经向马总作了汇报。上海前几天下暴雨，无法卸货，公司也没有办法，再急也没用，合同中有免责条款。

    “李总，您别急，”小虹说，“马总刚刚散会，我马上就去找他，您稍等，请别挂电话。”说完，小虹来到马总的办公室，向他说了李总的情况。

    马总犹豫了一阵，说他不接李总的电话了。

    小虹回到自己的座位，拿起电话对李总说：“李总，实在对不起，几个办公室都找了，没见着马总。等我见到他，我一定会把您的情况向他汇报。”

    “谢谢，请你一定帮忙。”那边李总把电话挂了。

    为了保证上司能集中精力处理要事，或者协助上司解决一些他们不方便出面的事，秘书必须学会给上司“过滤”一些来电来访。有时候，对一些既不能答复又不能回绝的电话或客人，很多部门都会推到秘书部门来，因此，“挡驾”就成为秘书的一项日常工作，而且是一项非常重要又需要技巧的工作。如何给上司“挡驾”，可以清楚地反映出一个秘书情商的高低。

    像上面例子中小虹遇到的这种情况，很多秘书在接到她们认为不是那么重要的电话时，一般会用“老总正在开会”这个借口来拒绝对方。这种拒绝方式虽然简单易行，但很容易伤害对方的感情。换位思考一下，如果你打电话找对方的老总，对方的秘书说自己的老总在开会，抽不开身，不能接你的电话，你会怎么想？你心里肯定会有些不痛快：第一，你们的会有那么重要吗？我这边都火烧眉毛了，你们还能无动于衷吗？“用户第一，客户至上”的口号到哪里去了？第二，你们的会再重要，中断几分钟，接个电话，天就会塌下来吗？人要面子树要皮，如果这样说，双方的关系就很可能弄僵，而说“刚刚散会”，这既是给客人面子，也是给上司面子。

    对于那些突如其来的电话，经验再丰富的秘书也可能拿不准上司到底是不是愿意接。因此，秘书说上司“刚刚散会”，实际上是给自己留了一个可以回旋的余地：秘书把对方的情况向上司汇报，如果上司愿意接电话，秘书就可以跟对方说，自己刚找到上司，然后把电话转给上司；如果上司不愿意接，秘书就说还没找到上司。这种“挡驾”的理由不仅合理，而且顾及了对方的感受，体现了对对方的尊重，从而能够取得对方的谅解。

    秘书在工作中，不妨试试“老总刚刚散会”这种回复方式，可能会有不一样的效果。

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