产生以上失误的原因在于没有一个完善的规划。史蒂文·芬克也曾说：“重视规划，一切从规划做起。这才是能帮助你快速前进的最有效的方法。知道自己准备好之后的力量，才能与命运周旋。”
如下的内容将带领你轻松完成工作规划，助你顺利晋升工作达人。
底线思维：有目标才能高效
有一部美国电影名为《肖申克的救赎》，剧中背负杀妻之名，被蒙冤入狱的主人公精心策划了一项长达二十年的越狱计划，可以说是把“工作规划”发挥到淋漓尽致的生动例子。
年轻的银行家安迪，在不幸入狱后，先花费三个月观察囚犯间的层层关系，然后决定接近监狱里的“万事通”瑞德，成功购得了一柄小铁锤，之后又耗时三年，靠着财经专长帮狱卒节税，巩固自己在监狱里的地位。
入狱十年后，安迪已协助许多狱友考取高中学历，让典狱长信任他的管理才能；在剩下的十年里，他又帮贪婪的典狱长洗钱，并暗中留下记录。最后，就在所有人都认为安迪已安于监狱生活时，才发现他用当初那把小铁锤，二十年来不间断地凿通墙壁从污水管道里逃脱。
规划目标的第一阶段是建立明确的目标，以确保每分力气都不是在做无用功。因为接到工作时，千万不要躁进盲动、一股脑地埋头蛮干，而是必须先后退一步，理清为什么要做这件事，掌握理想和现状的差距，再思考用什么方法才能达到目标。
想清楚了自己为什么要做这件事，以及做完这件事能够达到什么成果之后，接着就进入实际制定目标的阶段。凡是制定目标，都不脱离设定期限、资源、范围这三项要素。
每个目标都需要期限，否则永远无法达成；资源指的是工作者可以掌握的人力、物力、财力；设定范围是判断该做什么以及做到什么程度。在《肖申克的救赎》里，主人公安迪能够运用的资源除了自身的财经知识外，就只有一把小铁锤，所以他把“期限”设定为二十年；而范围是必须判断谁值得培养关系（“万事通”瑞德、狱卒、典狱长）、找到丢弃凿洞废土的方法、趁机记录典狱长的犯罪证据等。目标制定完成后，安迪还必须靠着长达二十年不容一丝松懈的执行力，才得以逃出鲨堡监狱。面对庞杂的工作内容，不知从何做起时，6W3H提供了分析问题的系统性架构，帮助工作者制定有效的目标。
6W3H即Why、What、When、Where、Who、Whom、How、How Much、How Many，主要用于目标规划面，让工作者的问题意识更完整、清晰。制定工作目标时，详细的思考内容如下：
Why：为什么要做这件事？（思考工作的主旨、目的、理由、预期效果等。）
What：为解决现状与理想的差距，该做什么事？（思考具体的工作内容，确认每个事项都与Why所提出的目标相符。）
When：应该何时完成？何时是最佳时机？（开始日、截止日、执行期间等。）
Where：在哪里进行？（包括实际的地点、渠道等。）
Who：执行者是谁？监督者是谁？（需要单一成员、部门或组成专案小组等。）
Whom：为了谁而做？（诉求对象、客户等。）
How：怎么做？如何提高效率？（可反复追问，例如“提高营业额-How-拓展销售渠道-How-增开新店面”。）
How Much：花费多少成本？回收多少效益？（指金钱方面的预算、经费、价格等。）
How Many：花费多少成本？回收多少效益？（非金钱的人数、次数、数量等。）
另外，相对于平日规划要做的事，在放假时不妨明确规定不做的事，而假日不做的事就是工作。只要有这样的意识替自己定出限制，将工作相关的事务、会议、拜访等都排定为假日禁止，就可以很清楚每周哪天该做什么，哪天不做什么，督促自己准时完成，让自己在平日专心工作。假日则有效充电休息，有效提高时间运用效率。如果抱着平时工作没做完只好放假日去加班赶完，给自己怠惰的退路，很容易得过且过导致工作效率低下。另外，还可以给自己预留出完全空闲的时间，这段时间里什么也不要做，只是沉思默想，让自己的心情平静，充分地享受生活。
底线思维指的是设定最低的目标，并争取最大的期望值的思维方法。底线思维有这样一种原则：当某件事坏到底的时候，就只有两种可能——坏到不能再坏了和物极必反。如此就能得出这样的结论：只有更好，没有更糟。这样恐惧便不复存在，光明和希望就会浮出水面。
有这样一个关于家长如何对待孩子考试成绩的故事：
一位家长说，他的儿子学习成绩很差，以前每当他的儿子考试考砸了，他们夫妻就互相埋怨，还斥责孩子是笨蛋。结果孩子的成绩越来越差，有一次考试竟落到全班倒数第一。经历过此事后，这位家长决定换一种心态面对孩子成绩差的问题。他接过孩子的试卷后，微笑着说：“孩子，考了全班最后一名真是太好了！”
听惯了斥责的孩子惊讶地看着父亲：“爸爸，你怎么了？是不是病了？”
家长说：“我没病，孩子你想一想，一个跑在最后的人还担心有人会超过他吗？因此你只需往前跑，就会有进步！”
孩子大受启发，心情也放松起来，下一次考试的时候，就甩掉了全班倒数第一的帽子，跃居全班中游。
那位父亲每次都会高兴地说：“真是太好了！你还会有所进步。”当孩子考到第六名的时候，他说：“太好了，孩子你真了不起，距离第一名只差五米远。”
后来那个孩子一直保持全班第一名。
这位父亲运用的就是底线思维法，才使得他的孩子拥有了优秀的成绩。由此可以得知，如果把目标设定在最低限度，实现它的难度就会相应地减小，成功的几率便会增大，这样做事的效率和信心都会随之增强。
分解思维：拆解目标，让梦想可行
分解思维是一种独特的思维方法，原理就是化整为零、化大为小，将大目标拆解成小目标，然后逐步实现目标。
目标是一种距离越远、看起来就越难实现的东西。工作规划的意义就在于将大目标拆解成小目标，而且你把目标拆解得越清楚、越精细，执行起来就越顺利，也就能每天推进一点进度，循序渐进地实现目标。
在拆解任务的过程中，最实用的就是专案管理常用的工作划分结构（WBS，Work Breakdown Structure）技巧：以树状图的形式，将复杂的任务解构为脉络分明的分支作业，定出工作范围，作为分配资源和人力的基础。
工作划分结构最主要的概念是：把所有需要完成的任务，细分到不能再分为止。制作WBS时最常碰到的问题是：工作要细分到何种程度才能停？原则有二：其一，精细到你可以正确估计细项任务的时间和成本；其二，直到工作所耗的时间单位小于排进度的时间单位，例如你要排的是日进度，就将任务分割到一天以内完成；要排的是每小时进度，就细分到一小时以内能完成的任务为止。
此外，拆解工作时，先不用担心每个细项的先后次序，因为这个阶段的目的是呈现工作整体范围，以估计时间和成本，同时作为分派工作的基础。
完成初步的工作解构后，还要用MECE（Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive，彼此独立，互无遗漏）原则进行检视：同一层的任务是否有彼此重复之处？同一层的每一项任务，是否已包含了完成任务所需进行的全部工作？
规划重复的任务，不但浪费时间和精力，在必须靠团队完成的任务中，更容易造成进度混乱、降低工作效率。例如工作进行到一半，才发现另有两人都进行了相同的任务，要推进至下个阶段时，该采用哪一种方案呢？另一方面，若规划中有任务被遗漏掉，别说无法获得高品质的成果，有时候甚至连完成任务都成问题。因此，在工作规划的拆解阶段，请时常想着“这符合MECE原则吗？”来进行，完成后再用MECE原则从头到尾检查一遍。你把目标拆解得越清楚，执行就越顺利。
然后再采用系统性列举法。系统性列举法是将工作目标由大至小区分出层级、自上而下产生架构的方法。运用系统性列举法的要诀是：不断地自问“how to？”，将大课题拆解成小课题。系统性列举法的最大优点是能够有条理地了解工作全貌；此外，分割出来的项目比较齐全、不易重复，推展出的工作架构也不至于太过偏颇。不过，在进行拆解时，也要随时提醒自己须符合MECE原则。最后，可依据6W3H就展开的细项做核查，进而调整工作分解架构。
系统性列举法是垂直展开工作的演绎法，而随想列举法则是水平展开工作内容，再将其归纳，自下而上地整理出工作架构的方法。其完整的步骤是：
（1）定下时限：准备15~30分钟，一鼓作气地列出清单，越拖拉，效率越低。
（2）想到就写：先不判断工作的顺序、关联、规模大小以及是否需要，毫无脉络也无所谓。写下想法时必须注意，工作内容不可抽象，越具体越好；速度至上，句子不要太长；不必在意字的美丑或有错字，看得懂就行。
（3）找出各项工作的关联性、共通性：浏览各个零碎的细项工作，可渐渐摸索出整体面貌。
（4）汇总整理出互相关联的工作，形成分类。
（5）调整各分类的阶层，组成工作架构：“为什么做这项工作？”和“怎么办？”这两个问题，可帮助你调整分类层级。
时间矩阵思维：序而不乱才是好规划，才能高效
事情冗繁、时间太少、加班赶工，是许多工作者面临的困境。此刻请暂缓仓促的步调，回头检视一下自己的工作方法：面对接踵而来的任务，你是想到什么就做什么？还是哪件事比较紧急、压力比较大，就先做哪件事？
工作者应该认识到的现实是，在同一个时段里，你只能做一件事。所以选择了一件事务，就是放弃执行其他任务。这个选择，就是工作者为工作排定的顺序，通常是依据以下五个判断标准：
（1）工作量：工作必须花费的时间或心力多寡。
（2）难易度：与工作者是否擅长该项工作有关。一般而言，需要发挥想象力、策划力、创造力，或重要性、技术性越高的事，难度较高；行政或例行事务的工作则相对较容易。
（3）复杂度：工作所牵涉人员、部门、预算及其相关因素的多寡。
（4）重要性：工作影响所及的范围大小，可能是涉及的目标或资源很大或很多，也可能是关系到公司、部门或个人的目标及未来发展。
（5）紧急性：通常由交货或完工的截止日期来判定，或是短程、近期内必须见到成效的事务。
一般而言，多数人几乎都会从紧急的工作做起，其次是重要的工作，因为紧急的工作有燃眉之急，必须立即解决；重要的工作则是至关重要的，需要持之以恒地努力完成。不过，如果在紧急和重要这两个判断标准之外，再加上工作量、复杂性和难易度的交互作用，很容易就会让人乱了方寸。
人们之所以无法快速准确地建立工作的优先顺序，主要是因为缺乏明确的信息，包括具体交代完成的期限和做这项工作的理由或原因，还有就是人们会受到自身好恶的驱策，往往会优先做想做的事，延缓应该做的事。
针对这一点，工作者首先要做的是：完整记录自己一周的工作，并在接受任务时，拒绝越快越好的模糊指示，而要追问，什么时候需要？为什么要做？这就是所谓的工作记录表。工作记录表是为了管理日程而制作，就像日历一样。不管是使用有日期的记事本，或是自己做都可以。工作记录表的内容其实就是按照工作类型，写上当天必须完成的工作。每天按表执行就能省下不少时间，更不怕工作有所遗漏。一旦工作告一段落就可以确定下次任务的日期，并写上预定的工作内容，预期开始的时间点等。
至于如何克服惰性及好恶等心理因素，重要的是优先处理关键性和难于处理的事务。有些工作、活动或计划，或许难度很高、单调无趣，却能为职业生涯或个人生活带来帮助，因此就要优先处理直接影响最高目标的行动项目。人性的好恶与建立优先顺序的关系是很密切的。但我们通常遇到的情况是：即使排定了顺序，人们还是会先做些轻松的工作，而将棘手的重要工作搁置一旁。不过，一定要注意：只做些简单工作，并不能使你从职场中脱颖而出，只有完成了重要的工作，才会有升迁与加薪的可能。
有时候，排定完的工作顺序，会很容易被上司或客户临时插进来的紧急工作打乱。这时，你最好先确认“这件任务真的很紧急吗？”。如果是，自然就要中断手边的工作，优先处理紧急的工作。若非紧急事务，则务必要确认“完成期限是何时？”，以将临时新增的任务排进工作清单里。要记住：“突发事件”未必是“优先任务”。
时间管理的理论多半在强调效率、分秒必争，结果导致人们被满满的行程绑死，也促使一些人从根本上否定时间管理，转而强调个人管理，将重心从排行程，转移到产出与产能的平衡上。
时间矩阵思维指的是依据紧迫的（urgent）与重要的（important）两条轴线，将耗费时间的事务划分为四类：急迫、重要的事情；不急迫、重要的事情；急迫、不重要的事情；不急迫、不重要的事情。透过事物的紧迫性和重要性决定自己的工作顺序。急迫的事通常显而易见，也可能有趣，让人必须或想要立即处理，却未必很重要；重要性则与目标有关，凡是有价值、有利于实现个人目标的事务，就是要务。不过，人们很容易将时间与心力投注在急迫的事情上，误以为凡是紧迫性的事务，都是重要的，但其实懂得舍弃不重要的事，而专心于不急迫、重要的事情上，同时避免这样的事情因为拖延而变成急迫、重要的事情，才是个人管理的真正意义。
关键少数分析法，又称为80/20法则或ABC分析，是意大利经济学家帕列托在研究19世纪英国人的财富和收益模式时发现的，大部分财富流向少数人手里，即20%的人口，拥有约占80%的财富。帕列托的研究后来被广泛用于各个领域。同理，如果将这个法则应用到工作的分类与排序上，仍然适用。那么每个人的日常业务中，必定有特定几项任务，会对结果或成败造成关键性的影响或贡献。找出这些关键任务，优先执行并且努力做到最好，就能用最省力的方式，获取最高的成果。
因此，你需要有一定的勇气，大胆选择未来、着眼于机会（而非忙于解决问题），找出真正重要的事，将最珍贵的资源，投入于明日的机会。
合作思维：人非完人，我们都需要分工合作
无论是在工作中还是生活中，许多事不可能只凭借一己之力完成，这就需要具有合作思维，与他人合作，完成共同的工作目标。因此当你无力完成一项任务时，你就要转换思维，以合作思维去规划目标，分配任务。
想透过各种方法提升工作效率的人，多半是想尽可能地延伸自己的极限，以在有限、固定的时间里，处理更多的事情。在工作规模不大和难度不高的情况下，这样的想法和做法当然可行，工作者只要拼一下，就能独立完成任务。
然而，随着活动或计划的规模越来越大，或赶不及截止日期、碰上突发情况、有其他更重要的事要处理时，工作者就必须认识到，擅长委托他人、拜托他人，也是擅长规划的其中一个要素，因为单凭一己之力已不足以应对所有工作，所以必须学习“仰赖他人的力量”。
为了推行规模较大的计划，势必需要借助多方面的知识和技能，如果持续仅靠自己的力量，自己的能力界限，就会直接成为计划的界限。
将工作分摊或委派给其他人，好处显而易见。“单兵作战”时，你必须完成一项工作之后，才能继续展开另一项工作。借助他人或团队的力量，则可以切换至“多轨并进”模式，同步展开多项任务，不但有助于缩短整个计划或活动所需的时间，也能够为个人争取到更多的时间，以处理其他更重要、更困难、非你亲为不可的工作。
你或许认为，仰赖他人的力量不过就是请他人帮忙；尤其如果你是主管，不过就是把工作委派给下属。但是要做好委派工作这件事，还有赖委派者心态上的调整，以及技巧面的学习。
就心态来说，首先有些人表面上说是“不好意思拜托他人”，其实骨子里是个事必躬亲的完美主义者，连一个小细节也不肯放过。说得更明白一点就是不放心或不信任他人可以做得比自己做得更好，也害怕他人抢走了自己的风头与控制权。
但要知道许多杰出的工作者不一定本身能力很强，但他们都很清楚哪些事情是自己不会、不擅长的，应该交给他人去做或者不得不委托他人去做。那些愿意为我们伸出援手的同事、主管并不是一堆没有生命的石头，建立和谐、彼此互助的人际关系永远是提升工作效率的一大关键。
其次，有些人之所以不愿将工作授权给他人，是觉得与其花时间教人，干脆自己趁着这段教导训练的时间，把工作做完即可，以节省时间和精力，也不必在事后还要费心去纠正他人的错误。尤其是那些有能力的人常认为什么都可以独立完成，即使把部分工作委托给他人却又像恨不得抢回来自己做一般。这里不对、那里有错，连细微的事项都要一一指示。但如果什么事都揽在自己身上，最终只会让效率低下，陷入工作永远不会减少的恶性循环中。
实际上，越是优秀的工作者越应该善用沟通来取得协助。职场中的每个人都很忙，有效率地表达、聆听等技巧，不但可以让你保有自己的时间，也有助于节省对方的时间。
另外，他人或下属有可能比你自己做得更好，工作也更优异。因此在职场上信赖与托付是绝对必要的。找出自己关键的成功因素，然后有勇气找出不该自己做的事，再运用沟通获得协助，甚至委托其他人，就能专心致志于自己最擅长的领域。当然也别忘了在专长领域内替队友补位，这不但是效率工作之道也是团队的成功之道。
调整了完美主义或英雄主义的心态，开始愿意将工作授权、部署给他人之后，紧接着要学习的便是分配任务的技巧。同样，一定也有很多人认为，“叫人做事，不就是张一张嘴，有什么难的？”问题在于，有时候你以为只要把工作分派出去，等着验收成果就可以了，但结果却经常事与愿违。将工作分摊出去的缺点就是：被交付任务的人如果迟延，将导致工作无法在期限内完成；或者委托他人处理的工作成果，无法达到自己的预期。
但是即使遇到这样的情况，千万不要轻易地恢复“还是自己来吧”的心态，而是要转而反省自己在委派工作时，真的说清楚、讲明白了吗？试想接受你委派工作的人，一定也有自己的工作规划，所以你所指派的任务，难免会扰乱对方的工作顺序。如果你希望自己委托他人的工作能尽速、确实地被完成，就要给予对方明确的指令及适当的期限，并在过程中随时监督进程，以及提供必要的协助。别忘了，将工作分摊或委派给他人，只是借助他人的力量完成你的工作，你还是工作品质优劣的最终负责人。
懂得运用身边各种领域的专业人才，适时地对外求援，也是成为善于安排工作的人的重要方法。而既然是寻求他人协助，而且目的在于让工作成果更好，或为自己节省时间，因此委托者不是将工作“倒”给他人，而要站在受托付者的立场设想，避开以下状况，以免出现越帮越忙的窘境。
（1）颐指气使：用“你只要照我指示的去做”的态度委托他人。
（2）缺乏通盘考虑：想到什么就下指示，交付的工作过于零碎或缺乏连贯性。
（3）未能充分授权：连一举一动都严格地要求，或是未能提供充分的资源及权限。
（4）交代后不闻不问：说声“拜托你了”之后，直到结果出来前才验收是否符合预期。
（5）指令模糊：未能告知工作的目标、目的，或重要性。
（6）时间紧迫：未能给予充分的时间。
风险思维：预见那些可能遇到的困难，才不会手足无措
风险思维指的是做任何事之前，都必须认真思虑此事可能出现的意外、突发情况，提前预备解决方案以规避风险。
假如你打算去野外旅行，在去之前你就应该凭借风险思维将可能遇到的问题想得尽量全面，以规避遇到的不应有的风险。例如你去的是丛林，最好准备一些可以治疗动物咬伤、蛰伤的药物，以防止因中毒出现危险。此思维方法更应运用于工作中，以规避工作风险。
工作开始进行了，却发现时间安排得太紧凑，由于客户的临时要求而必须重新来做；一开始与其他部门说好的资金和人力调度，没想到对方因故无法履约，导致整个方案停滞不前……
意外，可以说是每个工作者最不愿碰到的最痛恨的事情；它让进度受挫、使计划无用，还会引发许多巨大的损失，例如痛失一张大订单，或损及公司信誉。
然而，风险真的是无法控制的吗？事实上，我们可以通过一些方法，事先掌握风险来源，进而设定相应的预防对策。即使最后问题仍旧发生，也会因为已经做好相关准备，而能尽快排除障碍。
换言之，理清风险并拟定解决方案，是工作规划流程中不可缺少的一步。虽然我们不可能、也没有必要事先避免每个问题的产生，不过秉持着有备无患的态度看待整个规划，在针对可能会造成重大影响或容易产生问题的步骤，提前思考应对方针，都能确保计划的执行更为顺利。这时可从三个方向切入思考：目标、时间、资源。
由于计划跟随目标，因此一旦目标变动，在这之前所付出的努力皆有可能前功尽弃；时间的长短，则会影响每个阶段工作的衔接，所以应深入探究时间因素带来的影响；最后资源可再细分为人力、物力和财力三部件，任意一个部件脱节，都有可能导致工作有始无终。
除了从看得见的目标、时间与资源等角度，去确认可能会发生的突发情况之外，在管理风险时的另一项重点就是挖掘并处理潜在危机。根据“1：29：300”法则，一件重大事故的发生，背后通常还隐藏着29件小事故和300件隐匿未知的潜在问题。因此，在分析可能的潜在问题时，我们可不断地自问“为什么会发生这样的事”的问题，不断地追究隐藏的原因，以期及早思考出解决之策。除此之外，在工作进行的同时，最好也能经常回头检视并确认最初的工作计划与当前进度之间的落差，以有效避免重大失误的产生。
但万一已经尽力防止问题发生，可问题还是发生了，这时该怎么办？
当务之急就是正确、完整、清晰地掌握现状，并评估可能波及的层面。若在一知半解的状态下，就贸然试图解决问题，反而极有可能忽略某些重点，导致日后发生更严重的负面影响。
其次则是分析问题发生的原因。从前面提到的目标、时间、资源这三个角度来思考危机的源头，之后才能对症下药，拟定出解决方案。
最后，当危机解除后，务必要与团队成员将问题及对策，统一加以整理，化为共享的知识，之后若再次发生类似的危机便可有章、有例可循。找出应对之策，对于工作效率的提升具有莫大的助益。
行程思维：制作行动日程并反思
进入制作行程表的阶段，可以说是将工作者脑中对工作流程的想象、对未来的规划，从幻想落实到现实的过程中最重要的步骤。因此需要你具备严格的时间意识及思维，努力做到精准。
想做的事、计划的事，无论构思得多么完整、明确、具体，只要没有决定从哪一天的几点几分开始做、没有事先预定时间，都无法被执行与兑现。
安排行程就像拼图，必须将一个个工作任务，依序填入适当的空格里，整幅图的样貌才会完整与鲜明。因此，安排行程的首要步骤就是将工作任务统一化为数字：透过预估每个工作细项所需的时间，将任务变成一片片可被组合、拼凑的小拼图。例如，将制作提案书化为“五天”、读一本书化为“四小时”等，好让之后的任务排序更轻松。
工作速度快的人，都是懂得估算时间的人，有些人容易低估工作所需的时间，以为用2小时就能做完6小时的工作，导致后续行程大乱，必须一改再改，浪费时间。反之，懂得估算时间的人，完全不需要修正行程表，就可以在预定时间内完成工作，按部就班、从容应对，做起事来效率自然很高。
此外，为了避免排定的时间表被突如其来的指令或临时性任务打乱，在估算时间时，一定要为任务预留缓冲时间。一般来说，将自己预想的时间乘以1.3至1.5，是最保险的估算方式。就算最后提早做完，不仅可以利用剩余的时间加以完善，还能带来提早完成的成就感，产生正向积极的循环。
最后，要对整个规划进行反思，以找到规划中的漏洞。各种事前没预料到或难以掌握的变因，多少都会造成执行计划的结果不如预期。因此，工作规划的最后一步，就是在事情结束后，针对整体过程进行评估，发现问题、找到对策，进而制定新的工作机制，以期让未来的工作方式更臻完美。
在评估时，首先必须搜集与掌握问题点，找出执行过程中所有的困扰、不平、不满和期望。所谓“问题”，是指计划与现实的落差，除了自我评估之外，更应尽可能请他人提出看法，例如听取上司或工作伙伴的意见、对顾客进行问卷调查等，才能避免主观错误。
评估可从以下四个方面分析计划的落实程度，以发掘问题所在：
（1）目标：是否达成原定的目标或目的？
（2）时间：是否按照原定的计划日程表进行？
（3）资源调度：预算、人力是否足够？
（4）计划反思：有没有发生任何预期外的问题？
接着再从各项具体的问题点中，分析现状，锁定主要原因。现状乍看之下，常表现为琐碎、毫无脉络，因此多数人会犯下两项错误：一是把焦点集中在“当下如何应对”，二是轻率地把原因归咎为“人为疏忽”。
然而，每个问题的发生一定都有其结构性的原因，唯有通过整理、归纳与分析，才能抓住问题发生的根本原因，从而对症下药，否则相同的问题以后一定会再度发生。
当评估结束，归纳出所有的问题原因后，此时就要学习从失败中汲取教训，建立一套新的工作流程，避免重蹈覆辙，这才是真正有效的改善之道。
为了预防错误再度发生而拟定对策时，工作者应从以下三个层次进行思考：
（1）预防问题再度发生。
（2）建立可以发现错误的机制。
（3）拟定就算发生错误，也不会产生问题的对策。
至于在制定新的工作机制时，最重要的原则是绝对不可仅靠个人意志、干劲或做事方法，而应从工作的系统面上做改变，才是具有实效性的对策。比如说，若想简化文案作业，便应构思如何将文书设定成固定格式，或采用打钩确认的检核表方式，才能达到一劳永逸。工作规划不是一个线性过程，而是一种不断循环的流程，唯有反复检视计划与实际的落差，找出问题发生的原因，作为下一次工作规划时改善的依据，才能让工作流程臻于完美。
环境思维：给自己一个高效能的环境
环境能够深刻影响我们的思维，当你所处的环境杂乱无章，嘈杂零乱，想必这肯定会使你的思绪零乱，难以提升工作效率。因此需要你具有环境思维，打造高效能的办公环境，这样才能更好地做好工作规划。
工作时，接过来的文件不知道被放在哪里，明明存过的档案却找不到，叫快递前才发现对方名片不见了，搜集了一个月的资料却因为没有分类而不知从何读起。无法妥善整理办公环境，最后必定因产生混乱而错误丛生，使其成为效率杀手。因此办公环境也必须规划，才能更高效地工作。
就像电子计算器，没有人会在荧幕上还有数字时，就按起数字键计算，一定会先归零才开始使用。整理的意义是让我们归零，保持在随时都能启动的状态。环境反映一个人的心境，办公桌混乱的人很难说他是个清爽的工作者，更不用说如果工作环境脏乱还能把事情做好。收纳或整理原本就是麻烦事，工作忙碌起来更是如此，不过整理其实是可以让工作顺利进展的好方法。整理容易让人专注，而一旦开始整理与工作相关的资料与信息，感觉工作有所进展时就会产生干劲儿。但要注意的是在整理前务必先整顿心情，理清思绪，思考真正必要的东西是什么，整理并非仅仅是收纳重点，更在于能否活用。无止境地追求收纳的美感，需要使用时却无法立刻拿出来，反而适得其反。
整理办公实物环境
运用环境思维，打造整洁高效的办公实物环境。办公桌可以说是工作者的主战场，只要下点功夫稍微整顿就能让你效率倍增。整理办公桌的重点有三个：
（1）常用的才放桌上。文具、电话等常用物品，须妥善放置在桌面上，惯用右手的工作者可将物品摆放在桌面右上方，以便随时拿取。电话则可放在左前方，方便接电话时右手记录留言。至于一些临时性的用具，可先放在剩下的桌面空间，并依照重要性和紧急性摆放，越紧急且重要的越往桌面右下方集中，而越不紧急且不重要的，则往左上方放。最后所有的物品都该有其固定位置，才能在需要时马上找到，让工作更迅速利落。
（2）使用后归位。许多人会将不常用的物品直接塞进抽屉，虽然当下看似节省时间却不利于之后的寻找，因此最好依照自己的工作习惯将抽屉格分类，才可以高效地找到所需物品。
（3）整理文件术。丢满零乱文件的办公桌，以及堆积如山的未处理的文件，会让人有一种不知该从哪里着手才好的紧张感觉。要是把已处理的文件与尚未处理的文件混在一起，则会造成更大的问题。所幸只要先切实做好分类，就能顺利地进行工作。你可以先准备一个专门放文件的盒子，能让送来的文件整齐地收纳在盒子里，以免送件人随意放置导致文件散乱甚至丢失。碰到要出差或放假时，可在最后上班日的下班前先在办公桌上放一个盒子，请大家把文件放在这里。当然像公司内部公报之类的分发刊物或传阅的资料等，也可以放进盒子里。这样的话就避免桌面陷入被无数文件埋起来的状态。此外建议使用透明材质制成的盒子，这样即使将盒子叠在一起也可以一眼就判断出里面是不是有文件。
如今，占用办公桌上很大一部分空间的办公用品就是电脑。电脑是一个办公的好帮手，也可能成为效率的隐形杀手。浪费时间寻觅电脑档案相信是许多人共有的困扰，不妨参考分类整理电脑档案的方法。
（1）将资料分为暂时、固定、参考三大类。进行中的档案置于暂时资料夹，完成后的资料移入固定资料夹，参考信息则收纳于参考资料夹。
（2）透过两次判断归类，先判断档案应该属于哪个类别。
为避免让电脑做太多不该做的事情而降低工作效率，需谨记四点原则：
（1）划分公务与私务。许多人习惯在工作的时候分心处理私人事务，比如网上缴费、写感谢卡等。这会影响你的专心程度，工作效率自然就高不起来了。要将这些与工作无关的事情挪到私人时间再处理。私人事务不占用工作时间，工作才不会占用私人时间。
（2）妥善管理电脑的桌面与档案。杂乱无章的电脑桌面容易让人眼花缭乱，因此一定要经常整理桌面移除非必要的文件，只留下使用频率高的必要项目。此外档案也应给予适当的命名，例如日期和重要说明，以方便排序和查看更新状态，以及一眼便知道档案内容。
（3）选择较大的荧幕与键盘。电脑作业必须眼手合一，过小的荧幕会妨碍阅读，过小的键盘则会限制打字速度，也容易按错键，而必须来回修正。选用较大的荧幕与键盘可以避免这类无谓的时间耗损。
（4）善用快捷键。操作软件时，若透过层层表单才能选到想要的功能很浪费时间，因此训练自己熟悉一些快捷键，例如复制=Ctrl＋C、粘贴=Ctrl＋V等，可有效加快文本处理速度。
另外，即使你没有主动搜索信息，它们仍会透过电子邮件等各种渠道入侵。一旦接收到常会不知不觉间阅读起来或点开附件链接，这样在不知不觉中就会浪费掉很多工作时间。要避免无用信息浪费时间，根本之策就是停止订阅或拒绝接收。
整顿人际环境
除了要有整洁高效的办公实物环境外，人际关系的调整也是相当关键的。运用下面的一些方法积极营造和谐的人际环境吧！
（1）专属办公空间。同部门的人全集中于一处，办公桌排放在一起，彼此干扰又嘈杂的办公室气氛是造成员工无法专心工作的原因，因此让每位员工拥有专属办公空间，在没有人打扰安静的环境下，工作效率将可得到大幅提高。至于主管的办公桌则最好能集中于一处，因为比起员工，主管之间更需要密切的沟通。不过这个做法的前提是必须清楚划分每位员工的职务，否则最终大家还是会为了讨论事情而来回走动，失去设置隔间的意义。
（2）打破成见。有这样一则寓言：马戏团的大象被绳子拴在一个木桩上，路人好奇地问：“这么大的大象，这么小的木桩，它为什么不会挣脱逃跑呢？”驯象师回答道：“当大象小的时候就绑在这里，当时它没力气挣脱，后来它一直以为这个木桩是无法挣脱的。”组织最可怕的杀手是什么？就是同事随便一开口就是错，做什么或不做什么永远都不够好。就像那根驯象的木桩，不出三场会议任何新进同事一定立刻学会“多说会出事”的铁律。每个人都害怕挨骂，谁敢在大事上拿“钱袋”开玩笑。因此需要打破成见的木桩，营造和谐交流的办公环境，使大家能够竭诚合作。
信息思维：收集与整理信息，为高效奠定基础
信息是思维的重要构件，大脑不可能凭空思考，一定会以现实事物为依据。信息的收集与整理，就是为思考、思维做的积极准备。拥有了这样的思维，就能够更迅速地完成精确思考，完成工作规划。
在职场上，信息的收集与整理不只是一种技能更是一项竞争力。你未必能像某些博达之士那样仿佛脑中已然建立起一座庞大的资料库，总是能够旁征博引，信手拈来无数的灵感与信息。但至少你要能够知道怎么找到你所需要的信息，补足知识的缺口。
管理大师彼得·杜拉克在《21世纪的管理挑战》一书中写道：“对知识工作者尤其是经理人而言，信息已成为他们最重要的资源，是他们和同事组织之间的联系桥梁。换句话说，因为信息能够交流才能让他们有效地工作。”
信息无所不在，浩瀚无涯。搜集的技巧都只是找到信息的渠道，更根本的问题在于你必须知道自己需要什么样的信息，才能将资料整理成可以为工作所用的信息。
我们必须自问一下，我需要提供什么样的信息给予我共事的人？以什么样的形式？在多久的时间内？我自己需要什么样的信息？从哪里可以得到？以什么样的形式？在多长的时间内？在回答了这些问题之后，也就有了搜集信息的初步方向，也就可以善用信息搜集技巧及媒介，找到真正重要有用的信息。
信息的有效收集和整理，也同样是工作规划中的重要一环，它能够为工作的顺利进行做最坚实的铺垫。
信息的收集
我们身处在信息爆炸的时代，据《纽约时报》的报道称，2011年时全球一周所产出的信息量，比起18世纪一个人一生可能接触到的信息量还要多，国际数据中心（IDC）则指出，自2011～2020年信息量还要再爆增44倍。
由此可见，工作者要从大量资料中找出有用的信息并且善于管理及应用，以转换成有价值的知识的难度及复杂度，都将日益加大。若想在资料洪流中，迅速有系统地加以收集，更有效率地灵活运用信息，以下两个原则或可有所助益：一、方向。有明确的方向，才能限制搜集的范围，才不至于试图网罗每一份资料。二、来源。无论是公正的媒体还是值得信赖的人脉，优质的信息来源都决定了信息的可信度和精致度，并可降低判断失误的几率。
抱着“问题意识”筛选信息，产出你的独门知识。大部分人所接触到的信息量都没有达到洪水的地步。我们透过五感所获得的信息，例如一分钟能读几个字，每天能和几个人见面谈话等，都相当有限，因此必须尽可能增加获取信息的机会。而最方便的技巧就是时常抱着问题意识。问题意识等于在头脑中制作收纳箱，就像把文件整理到档案夹里，必须在大脑里开启各种收纳箱，才会将获取的信息按照标签放进去，一旦脑中的箱子充实，信息之间彼此结合或者箱子里的信息多到要满出来的时候，我们就会察觉应该是有什么新事情发生了，就能够对工作有所助益了。
最后要注意的是，不管网络上、书报杂志里有多少信息，永远都别忘了留意外面的世界，亲近市场。人际网络也是咨询的重要来源之一，如客户、良师、益友永远都能够为你带来最宝贵的信息。如果找对人取得专业权威，获得可信资料的几率自然大大增加。我们所需要结识的就是，在遇到关键性问题或决策时，一句话就能帮我们解决困难的朋友。建立能提供优质信息的人脉是十分重要的。
信息的整理
在日常生活中，透过纸本（包括报纸、杂志、书籍等）传递的内容仍是搜集资料的重要来源。因此如何迅速地吸收、理解、分析、整理纸本资料，以内化为个人成长的知识也是一种不可或缺的技能。在网络时代我们理应让更快速、更方便的搜索技术为我们服务，协助我们取得兼具广度与深度的优质信息，进而提升工作效率。
然而我们却面临着持续信息过剩的问题。这里的信息过剩并不是因你过多阅读造成的，而是输入信息的过剩，如果所有的信息都涌入大脑，那么人们就很难清晰地思考。这个习惯有三个弊端：
（1）消极信息会使你陷入消极之中，从而影响你的所思、所想、所为。
（2）你会急于知晓当前正在发生的诸多事情，但当前的事情，又是如此之多，你不可能知晓所有事情。你的生活也会因此充满压力。
（3）信息过多，会使你很难做出决定并采取行动。最终忙碌于一些并不重要的事情，一事无成。
还面临着另外一个问题：漫无目的地搜寻资料或是固定只使用某些资料来源，形同局限自己的视野，徒有大笔资料却未经整理吸收，可以说完全派不上用场，导致你工作情绪大受影响，工作效率自然很低。
何不试着养成信息搜集与整理的好习惯，如此你将不只是最灵通的情报达人，也将是最有效率的“工作达人”。
杜拉克说：“资料如果不加以组织整理，再多的信息仍然不过是毫无意义的一堆资料。”首先要清楚，整理不等于收拾，也不等于整顿。收拾、整顿只在乎排列整不整齐，不保证能找到档案。而整理的意义则是基于“能够再次取用”的前提下，进行集中、归档、分类、丢弃等举措。
而整理当然不仅是指把资料分门别类放在固定位置，而是必须建立起一套原则或架构以随时能够取用这些信息。诚如杜拉克所说：“经理人必须学习两件事：一、如何清除与所需信息无关的资料以及如何组织、分析与解释资料；二、如何将信息转化为行动，毕竟搜集信息的目的不是为了充实知识而是为了采取正确的行动。”
建议每个人在工作之余，将自己带着“问题意识”观察到的从各方搜集来的信息用自己的言语表达出来。把自己理解的东西整理为语言，并传达给他人往往会觉得很困难，但这是比什么都重要的学习的基础。以下是信息整理的方法概述：
（1）先要有方向和思绪。面对大量信息，抽丝剥茧从中汲取最精华的部分，以提升个人工作的品质。我们最需要的信息大致可归纳为工作相关、兴趣相关及一般常识等三类。
一般常识，如国内外政经新闻、花边新闻、体育新闻等，虽不见得会提升个人知识水平，但是能够掌握当前的趋势动态，同样是对现代工作者基本的要求。
即使已确定方向，面对不断涌现的庞杂的信息我们还需要进阶的筛选、整理、消化，最终才能得出有品质可应用的信息。信息必须经过层层转化才能转变为知识。举例来说，大部分的新闻报道多传达事实而不说明这个事实存在什么样的意义，所以属于信息的最初层次。
（2）丢弃无用的信息，为有用的信息制作索引。存放在办公室的剪报、杂志等纸本文件不整理就会堆积，随着时间流逝没用的信息会越来越多。
占据的不仅是空间，还包括找东西耗费的时间，因此所谓的整理就是将没用的信息丢弃以腾出更多空间，再将有用的信息保留并制作索引，索引也要以运用便利为原则，这样信息才容易取得。
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