Preparation for the Meeting 会前准备

    agenda 议程

    assembly 大会

    convention 会议

    pink tea 公式茶会

    new year's banquet 新年会

    standing committee 常务委员会

    ordinary meeting 常会

    board meeting 董事会

    preparatory committee 筹备委员会

    rostrum 讲台

    public gallery 旁听席

    notice board 布告牌

    to convene/convoke 召开

    convocation 会议

    standing orders/bylaws 议事程序

    rules of procedure 议事规则

    constitution 章程

    procedure 程序

    timetable，schedule 日程表

    item on the agenda 议程项目

    other business 其他事项

    to place on the agenda 列入议程

    working paper 工作文件

    opening 开幕

    yearend dinner party 忘年餐会

    membership 成员资格

    member as of right 法定代表

    life member 终身成员

    fullfledged member 全权代表

    head of delegation 代表团团长

    permanent delegate 常驻代表

    box supper 慈善餐会

    working committee 工作委员会

    subcommittee 小组委员会

    general meeting of shareholders股东大会

    Annual General Meeting(A.G.M)周年大会

    alternate/substitute 副代表

    observer 观察员

    technical adviser 技术顾问

    regular meeting 例会

    Extraordinary General Meeting(E.G.M.)特别大会

    special committee特别委员会

    executive committee 执行委员会

    secretary general 秘书长

    executive secretary 执行秘书

    welcoming and introducing 欢迎和介绍(出席人员)

    appointment 任命

    legal adviser 法律顾问

    committee members 委员会委员

    solicitor/attorney 律师

    guest of honor 贵宾

    office bearer 发起人

    auditor 审计员

    representative 代表

    holder of an office 职称

    honorary president 名誉主席

    presidency/chairmanship/chair 主席团

    interim chairman 临时主席

    vicepresident/vicechairman 副主席

    rapporteur 文书，秘书

    former chairman 前主席

    director general 局长，处长

    deputy director general 副局长，副处长

    Our company will have a meeting concerning the market plan for next year in the third meeting room tomorrow morning.我们公司明天上午将就明年的市场计划在第三会议室开会。

    Everything is on today's agenda.一切都在今天的议程上。Could I raise a point about this contract？我可以就这个合同提点看法吗？Let me quickly go over today's main points.

    让我很快地回顾一下今天所讲的要点。Right，it looks as though we've covered all the main items.好，看起来好像我们已经包括了所有的主要项目。We're pleased to welcome(name of participant)我们非常高兴地欢迎(一名参会人员的名字)We're here today to decide our market plan for next year.我们今天在这里决定我们明年的市场计划。I'd like to make sure that we all agree on Plan A.我想确保我们都同意A方案。

    I am basically in favor of it，but the problem should be discussed further.我基本上赞成，但这个问题应该进一步讨论。I'd like to have decision on this matter in this meeting.我想在本次会议上就这个问题作出决定。Please welcome Mr.Wang to give us a few words.请欢迎王先生给我们讲几句话。

    Good morning/afternoon everyone.If we are all here，let's get started.

    大家早上好/下午好。如果大家都在这里的话，我们现在就开始吧。Please join me in welcoming Mr.Su.请大家和我一起欢迎苏先生。Next Mr.Jackson is going to take us through the sales plan.接下来，杰克森先生是要带我们讨论销售计划。Before we close today's meeting，let me just summarize the main points.在我们结束今天的会议之前，请大家允许我总结一下要点。So let's start with the sales of shoes.让我们从鞋的销售开始。I'd suggest we start with the material of the clothes.我建议我们从衣服的质料开始。

    I think that takes care of the first item.Shall we leave that item？

    我认为我们已经对第一个项目作了充分的讨论。现在我们结束讨论这个项目，开始讨论下个项目？Now I'd like to hand over to Mr.Johnson who is going to lead the next point.现在我想把发言权交给约翰逊先生，他将带我们进入下一个议题。If there are no other comments，I'd like to wrap this meeting up.如果没有其他的意见，我宣布这次会议结束了。The meeting is finished；we'll see each other next Wednesday.会议结束了，我们下周三再见。

    I'd like Miss Zhang to record the minutes of this meeting.我想让张小姐负责记录本次会议。Now that you mention it，I have to tell you my opinion.既然你提到它，我必须告诉你我的看法。Frankly speaking，I'm not happy with the decision.坦率地讲，我对这个决定不满意。

    We have seen your advertisement in this magazine.我们在这本杂志上看到您的广告。The meeting is closed.这次会议结束了。

    A=Harry(哈里)

    B=Beck(贝克)

    In this conversation，Harry Wesley，an investment specialist，is talking with Beck Cary，an analyst from the marketing department，about an upcoming presentation he is preparing.在以下这段对话中，哈里·威斯里是一位投资专家，而贝克·加利则是市场营销部的一位分析师。哈里要在即将召开的股东大会上讲话，现在他就此话题与贝克谈论。

    A：So，Beck，how do you think we should present our sales figures and targets to the investors？A：嘿，贝克，你认为我们应怎样向股东说明我们的销售数据和目标？

    B：Well，to start with，we should show how quickly the company is growing.A simple column chart showing our total sales over the past 5 years will be best for that.B：嗯，一开始我们应当向他们展示公司正在飞速发展。做一张能反映我们过去五年总销售额的简单柱状图就足以说明问题了。A：I agree.How will we show how well balanced our sales are across all products？A：我同意。但我们如何说明所有产品的销售都平衡呢？B：An area chart is the best choice for that.B：我想最好能做张对比图。A：OK.Can we use the same chart type to present our divisional ratios？A：这没问题。那我们能用同类型的图表反映各部门所占的比例吗？B：We could，but a pie chart would probably be more effective，especially if we use a 3D style.We can use percentages to show each division's contribution.B：能，但做张饼状图效果或许更好，尤其是做成立体效果图，这样我们就能用百分比来表示各部门所做的贡献了。

    A：Sounds good.Now，finally，I want them to have a clear idea of where we're headed.What's the best way to show them our sales targets for the next 3 years？A：听起来不错。那么最后，我想让股东们对我们前进的方向有个清晰的概念。怎样向他们说明我们未来三年的销售目标最合适呢？

    B：Hmm，I think a line chart showing last year's results with our projections for each of the next 3 years would be best.Since our targets are so distinct，we can make that a 3D chart also.B：嗯，我认为最好是用线形图，既标明去年的成绩，又载有未来三年每年的计划。鉴于我们的目标很明确，不妨把这张图也做成立体的。

    A：That should do the job.Alright，it looks like we've got it nailed down.Can you prepare the charts for me？A：这真是个好主意。看起来我们已经把这事儿敲定了。你能帮我制作这些图表吗？B：Sure thing.I'll give them to you tomorrow.B：没问题。我明天就给你。

    A：Thanks.A：多谢了。

    A=Head of Marketing(营销主管)

    B=President(总裁)

    The following conversation is between the President of the company and Head of Marketing.下面是公司总裁和市场营销主管之间的一段对话。

    A：So what do you think about the invitation to speak at the conference in October？A：那么你怎么看待今年10月在会议上发言的邀请？B：I think it's a great opportunity.B：我认为这是一个巨大的机会。A：I agree.It will be good for the company to have our name up alongside those of the big brands.A：我同意。我们公司的名字和那些大品牌并排在一起，这是好事。

    B：And people are always interested to hear about how new market entrants are getting on.B：人们总是对新竞争对手如何在市场上立足很感兴趣。

    A：We've certainly got nothing to be ashamed of on that front.A：在这一点上我们都没有什么可感到羞耻的。B：Exactly.The question is whether you want to do the speech or you think I should do it.B：没错。问题是，是你发言呢，还是我发言？

    A：Well it's an important show—I think it would look odd if you didn't speak yourself.A：这可是一次重要的展示我们公司的机会，如果你不发言的话，会让人感觉很奇怪。

    B：OK.And what about exhibiting？B：好。那展会怎么安排？A：We're putting an exhibition stand together at the moment.A：我们现在正在组合展台。

    B：How much does it cost to exhibit？B：展览要多少钱？A：It depends on which package you go for，but it won't be cheap，around$30，000 probably.A：这取决于我们要何种包装，但无论如何也不会很便宜，可能30000美元左右。

    B：And how much does it cost per person？B：平均每人多少钱？A：As a speaker，you'll get in for free.And as exhibitors，we'll get our first three people in for free as part of the cost.

    A：作为一位发言者，您将可以免费进入。作为参展商，我们有机会得到3个免费进入的名额，这个费用包括在我们的总花费中了。B：Well I wouldn't worry about the cost too much—I think it's important that all of our senior team is at the conference.B：嗯，我不会担心太多的成本，我认为，我们的所有高级小组都能参加会议是最重要的。A：Sure，it's certainly the best place to make contacts.A：当然，那当然是最好的签合同的地方。

    B：That's right，and hopefully we'll sign some new contracts while we're out there.B：说对了。希望我们在那儿能够签署一些新的合同。

    A：There are always a lot of media people at the convention，too.A：在会议上也总是会有很多媒体。

    B：OK.So if it looks like we're going sign any important deals，we should draft press releases for them.B：是的。所以，如果我们可能要签署任何重要的交易，我们应该给他们起草新闻稿。

    A：If we have any budget left，we should maybe host a drinks party one evening as well.A：如果我们有任何剩余资金，我们可能应该在某天晚上也举办一次聚会。

    B：OK，but don't forget to invite any important customers whatever you do.B：可以，但无论你做什么都不要忘记邀请那些重要的客户。

    1.to start with 相当于first 或firstly，可以用于列举，意思是首先，第一。例如：To start with，we did not have enough space，and secondly we did not have enough people.首先，我们没有足够的空间；其次，我们也没有足够的人手。

    2.column chart 柱状图；area chart分区图，对比图；pie chart饼状图；line chart 线形图。

    3.nail down把……钉牢，明确，确定。例如：It takes the negotiator a week to nail down the plan.参加协商的人花了一星期才敲定计划。

    English presentation skills(I)

    At some time or other，most of us will have to give a presentation.The idea of speaking in public can be frightening enough if you're a native English speaker，but it's even more so if English is your second language.

    In this article on presentation skills，we show you how to take the stress out of giving presentations with eight tips to help you plan a perfect presentation.

    First，know your audience.To give an effective presentation，you need to know something about your audience.How good is their English？How much do they know about the subject of your talk？Why will they be interested in listening to you？It's a good idea to find out who is attending your presentation so that you can make the information relevant and interesting to them.For example，a presentation on your company's financial results to financial analysts will focus on results，reasons and analysis.A presentation on new auditing software will focus on the benefits and features of the software.Also ask yourself what you want to achieve from your presentation.Sales presentations are different from informationgiving presentations，for example.It's always a good idea to work out what you want your audience to think or do at the end of your talk，as this will help you focus on the language and content of your presentation.

    Second，use a strong opening statement or question to interest your audience.The first minute of your presentation is crucial.In this short period of time you should interest your audience and give them a reason to listen to you.What you say in the first minute depends on your audience and their interests，but it must mean something important to them.Perhaps it is a problem that you know how to solve or a fact or statistic that they need to know.

    Third，don't forget the physical details.You'll need to make sure the room is big enough for the number of people attending，and that you have all the equipment you need.Find out when you are giving your presentation-your audience may be less attentive，if it is right before lunch or at the end of the week and you'll need to make especially sure that the presentation is interesting if it's at a difficult time.

    Mother Knows Best

    Sam invited his mother over for dinner.During the meal，his mother couldn't help noticing how beautiful Sam's roommate Julie was.She had long been suspicious of a relationship between Sam and his roommate，and this only made her more curious.

    Over the course of the evening，while watching the two interact，she started to wonder if there was more between Sam and the roommate than met the eye.Reading his mom's thoughts，Sam volunteered，'I know what you must be thinking，but I assure you，Julie and I are just roommates.'

    About a week later，Julie came to Sam and said，'Ever since your mother came to dinner，I can't find the beautiful silver gravy ladle.You don't suppose she took it，do you？'Sam said，'Well，I doubt it，but I'll write her a letter just to be sure.'So he sat down and wrote，'Dear Mother，I'm not saying you'did'take a gravy ladle from my house，and I'm not saying you'did not'take a gravy ladle.But the fact remains that one has been missing ever since you were here for dinner.'

    Several days later，Sam received a letter from his mother which read，'Dear Son，I'm not saying that you'do'sleep with Julie，and I'm not saying that you'do not'sleep with Julie.But the fact remains that if she was sleeping in her own bed，she would have found the gravy ladle by now.Love，Mom.'

    At the Meeting 会议过程

    asking for repetition 请求重复

    asking for clarification 请求澄清

    asking for verification 请求确认

    asking for spelling 请求拼写

    asking for contributions 请求赐教

    correcting information 更正信息

    keeping the meeting on target 转入正题

    running a meeting 主持会议

    stating the principal objectives 阐明会议主要议题

    giving apologies for someone who is absent 对缺席者表示遗憾

    reading the minutes/notes of the last meeting 宣读上次会议记要

    dealing with recent developments 应对近期发展变化

    moving forward 转向下一个议题

    introducing the agenda 介绍议程

    allocating roles 分配会议角色

    agreeing on the ground rules for the meeting/contributions/timing/decisionmaking，etc.就会议程序/发言/时间/决策等达成一致

    introducing the first item on the agenda 介绍第一项议题

    closing an item 结束一个议题

    next item(开始)下一个议题

    giving control to the next participant 请下一位出席者发言

    closing the meeting 宣布散会

    finishing up 结束(议题)

    I'd like to make sure that we are all here.我想确定我们大家都在这儿了。Our main aim today is to decide the market plan for the later part of the year.我们今天的主议题就是确定下半年的市场计划。I've called this meeting in order to talk about the current situation in the market.今天开这个会的目的就是谈谈当前的市场状况。I'm afraid Ms.Smith can't be with us today.She is in the exhibition.恐怕史密斯女士今天不能出席我们的会议了，她在会展上。Unfortunately，Mr.Baker will not be with us today because he was seriously ill.遗憾的是贝克先生今天将不出席我们的会议了，他得了重病。I have received apologies for absence from Mr.Jackson，who is in New York.我收到了杰克森先生为缺会发来的道歉函，他现在在纽约。First，let's go over the report from the last meeting，which was held on Oct.10.首先，我们回顾一下十月十号那次会议的报告。Here are the minutes from our last meeting，which was on last Friday.以下是我们上周五会议的内容。

    We will first hear a short report on each point，followed by a discussion of……我们将首先听取关于每个要点的简短报告，其次是关于……的讨论。I suggest we go round the table first.我建议我们先浏览一下议程表。Let's make sure we finish by eleven o'clock.我们确定11点之前结束。

    Shall I go over the main points？需要我回顾一下要点吗？Right，it looks as though we've covered the main items.好，看起来我们好像已经包含了所有的主题。If there are no other comments，I'd like to wrap this meeting up.如果没有其它意见，本次会议就结束了。Let's bring this to a close for today.今天就到这里吧。Is there any other business？是否还有其他的事情？Can we set the date for the next meeting，please？我们确定一下下次会议的日期，好吗？So，the next meeting will be on Friday，the 6th of April at 9 a.m.那么我们下次会议就在星期五，4月6号，上午9点。Let's meet next on next Monday，the 3rd of May at the exhibition.我们下周一，5月3号，会展上再见。Thank you all for attending.谢谢大家参加/出席这次会议。Thanks for your participation.谢谢你们的参与。The meeting is finished.We'll see each other next Wednesday.会议结束了，我们下周三再见。

    I declare the meeting closed.我宣布会议结束。I'm afraid I didn't understand that.Could you repeat what you just said？我还是不明白，您能再重复一下您刚才说的话吗？I didn't catch that.Could you repeat that，please？我没有听到，能请您再重复一遍吗？I don't quite follow you.What exactly do you mean？我没太听懂，你到底什么意思？

    What do you think about this proposal？你是怎么看这个提议的？Has anyone else got anything to contribute？别的人还有什么要补充的吗？

    Are there any more comments？还有其它的评论吗？Sorry，I think you misunderstood what I said.很抱歉，我想你误解了我所说的话。Sorry，that's not quite right.很抱歉，这不是很正确。I'm afraid you don't understand what I'm saying.我恐怕你不理解我在说什么。

    That's not quite what I had in mind.这并不是我所想的。That's not what I meant.这不是我的意思。We're running short of time.我们时间不够了。Well，that seems to be all the time we have today.嗯，这似乎是我们今天所有的时间了。Please be brief.请尽量简短。I'm afraid we've run out of time.恐怕我们已经没有时间了。I'm afraid that's outside the scope of this meeting.我担心那个问题不在本次会议的讨论范围之内。Let's get back on track，shall we？让我们回到正轨上？That's not really why we're here today.

    这真的不是我们今天在这里的原因。Why don't we return to the main focus of today's meeting？我们为什么不回到今天会议讨论的主要焦点呢？We'll have to leave that to another time.

    我们得把那个问题留到另一个时间了。Keep to the point，please.请切题。

    A=Meeting Chairman(会议主持人)

    B=Tim Johnson(蒂姆·约翰逊)

    C=Jennies Huston(詹妮斯·休斯敦)

    D=Office Clerk 1(办公室职员1)

    E=Office Clerk 2(办公室职员2)

    F=Office Clerk 3(办公室职员3)A：If we are all here，let's get started.First of all，I'd like you to join me in welcoming Tim Johnson，vice president of our corporation.A：如果大家都在这里了，我们就开始吧。首先，我想请你和我一起欢迎蒂姆·约翰逊先生，公司的副总裁。

    B：Thank you for having me here today.I have been looking forward to today's meeting.B：谢谢今天让我来这里。我一直期待着今天的会议。

    A：I'd also like to introduce Jennies Huston who recently joined our team.A：我还要向大家介绍最近加入我们团队的詹妮斯·休斯敦。C：Hello，everyone.It's a great honor to join this warm family.C：大家好。真荣幸能加入这个温暖的家庭。A：I'm afraid our sales director，Ann White，can't be with us today.She is in Tokyo at the moment，developing our sales force in Asia.Now，let's begin.Today we're here to discuss ways of improving our sales in rural areas.Have you all received a copy of today's agenda？If you don't mind，I'd like to skip Item 1 and move on to Item 2：Sales improvement in rural market areas.Tim has kindly agreed to give us a report on this matter.Tim？A：我们的销售总监，安·怀特，恐怕不能来参加我们今天的会议。她现在东京，发展我们在亚洲的销售业务。现在，我们开始开会。我们今天在这里讨论如何改进我们在农村地区的销售情况。每个人都有一份今天会议的议程了吗？如果您不介意，我想跳过第一项，进入第二项：改善农村市场的销售情况。蒂姆已同意给我们就此问题作一个报告。蒂姆？

    B：Before I begin the report，I'd like to get some ideas from you all.How do you feel about rural sales in your sales districts？B：在我开始报告之前，我想了解一下大家的想法。你觉得在你的销售区内，农村的销售情况如何？D：In my opinion，we have been focusing too much on urban customers and their needs.The way I see things，we need to return to our rural base by developing an advertisement to focus on their particular needs.D：在我看来，我们一直过分强调城市客户和他们的需求。在我看来，我们需要通过制作侧重于农民特殊需要的广告，回到以农村基础。

    E：I'm afraid I can't agree with you.I think rural customers want to feel as important as our customers living in cities.I suggest we give our rural sales teams more help with advanced customer information reporting.E：我恐怕不能同意你的看法。我认为，农村用户想与城市里的顾客感觉同等重要。我建议，为我们的农村销售队伍提供更多的先进的客户信息报告，以帮助他们。

    F：Excuse me，I didn't catch that.Could you repeat that，please？R：对不起，我没有听清这一点。你再说一遍，好吗？E：I just stated that we need to give our rural sales teams better customer information reporting.E：我只想说，我们需要给我们的农村销售队伍提供更好的客户信息报告。

    D：I don't quite follow you.What exactly do you mean？D：我不太明白。你到底什么意思？

    E：Well，we provide our city sales staff with database information on all of our larger clients.We should be providing the same sort of knowledge on our rural customers to our sales staff there.E：是这样，我们为我们的城市销售人员提供我们所有大客户的数据库信息。我们应该为我们的农村销售人员提供农村客户的类似信息。

    B：You all have good points.Now，let me begin with this Power Point presentation.(Tim presents his report.)As you can see，we are developing new methods to reach out to our rural customers.B：你们的想法都很好。现在，我开始我的幻灯片报告(蒂姆作报告)。正如你可以看到，我们正在开发新的方法，联系我们农村的客户。

    A：I suggest we break up into groups and discuss the ideas we've seen presented.A：我建议我们分组讨论蒂姆刚刚给我们讲的这种想法。(After a short while of group discussion)(经过短暂的小组讨论)A：Unfortunately，we're running short of time.We'll have to leave that to another time.Before we close，let me just summarize the main points：(1)Rural customers need special help to feel more valued.(2)Our sales teams need more accurate information on our customers.It looks as though we've covered the main items.Is there any other business？A：很遗憾，我们时间不多了。我们必须把其余的内容留到另一个时间了。在结束之前，我只想总结一下要点：(1)农村客户需要更多的特殊帮助，以感觉到受重视。(2)我们的销售队伍需要更准确的客户资料。看来，我们已经讨论了主要项目。还有任何其他的事情吗？

    D：Can we fix the time of the next meeting，please？D：我们能否确定下次会议的时间？

    A：Good idea.How does Wednesday next week sound to everyone？Let's meet at the same time，9：30.Is that OK for everyone？Excellent.I'd like to thank Tim for coming to our meeting today.The meeting is closed.A：好主意。大家觉得下周星期三怎么样？我们还在同一时间见面，9：30。这个时间对每个人都合适吗？太好了。我要感谢蒂姆来到我们今天的会议，本次会议结束。

    This conversation is，in effect，a minipresentation.Jenny Jones，CEO of a distribution company，is presenting an expansion project to the board.

    Jenny：Ladies and gentlemen，please feel free to interrupt if you have any questions.Now，I'd like to direct your attention to the screen……

    Over the past 2 years，our business in Asia has grown by leaps and bounds.20％of our revenue now comes from there，compared to 3％just 2 years ago.You'll notice from this trend chart that the volume of business in this market is projected to increase by 50％over the next 3 years.Based on past performance，we would normally pick up 45％of this market.However，some of our Asian clients are already complaining about delivery times，but because of our reliance on foreign distribution firms，it is difficult to be very proactive in dealing with them.If we don't correct this situation，we stand to lose some existing customers，and the loss of reputation could hurt us in acquiring new ones.

    Therefore，I propose that we immediately set in motion the creation of 3 Asian distribution centers，in Beijing，Tokyo，and Seoul.We could have them operating within 6 months，and be in a much better position to deal directly with our customers.

    Ladies and gentlemen，if we don't act on this right away，I'm afraid we're going to lose some market share.Our main competitors already have their own Asian distribution centers，and some of our customers may gravitate to them if we don't act quickly.Thank you.

    下面的这段话事实上就是一次小型陈述。詹妮·琼斯是一家物流公司的CEO，他正在向董事会介绍一项扩张公司的计划。

    詹妮：女士们，先生们，如果你们有什么问题的话请随时提出。现在，请注意看一下屏幕……

    过去两年里，我们在亚洲的业务增长迅速。现在，我们20％的收入来自亚洲，而两年前这一比例只有3％。从这张趋势图上你们不难发现，亚洲市场的规模在未来的三年里将会增长大约50％。而根据以往的表现来看，本公司应该能够在这一市场上占到45％的份额。然而，我们有的亚洲客户已经开始抱怨交货的不准时。遗憾的是，由于我们对外国物流公司的依赖，在与他们交涉时很难采取强硬的措施。如果不改变这种状况，我们将眼睁睁地失去一部分老客户，这将严重损害公司的形象，而这种影响又会反过来为寻找新客户增加了难度。

    因此，我建议立即着手在北京、东京和汉城建立三个亚洲地区的物流中心。六个月之内这三个物流中心就可以投入使用，使我们在与客户直接打交道时处于更有利的地位。

    女士们，先生们。如果我们不马上采取行动，恐怕就不得不失去一部分市场份额。我们的主要竞争对手都已经在亚洲建立起了物流中心。再不及时反应的话，我们的一部分客户就会被他们吸引走。谢谢诸位。

    1.HR是human resource 的缩写，指的是企业的人力资源部门，有时也会指人力资源部门的工作人员，这个部门的目标是让企业更好地进行人力资源的发展和规划，重点是实现人力资源部门在员工素质管理、薪酬管理、绩效考核等方面的需求。

    2.pick up 有很多意思，这里讲它最常用的两种。(1)拾起。例如：The boy picked up the handkerchief for his little sister.男孩帮他妹妹拾起了手绢。(2)用车接某人。例如：I'll pick you up at ten a.m.我上午十点开车来接你。

    English presentation skills(II)

    Fourth，plan the content of your presentation.Planning helps you focus on your presentation goals，and minimize the chances of anything going wrong.If you know who you are talking to and why you are talking to them，you can put yourself in your audience's position.You can decide what information to include and how to order it.Aim to speak for no longer than 30 minutes，and leave time for questions and answers at the end.Remember that it's difficult to absorb lots of new information，so don't aim to include too much.

    Many presentations are divided into five parts：

    (a)The introduction(Get someone else to introduce you to the audience.This gives you credibility as a speaker and means that you don't have to waste time telling people who you are and why you are there)

    (b)The overview

    (c)The main body of the presentation

    (d)Your summary

    (e)A question and answer session

    Make brief notes about all the points you want to make in your presentation and make a plan.Organize your presentation into main points and supporting evidence.During the presentation，remember that it is a good idea to refer back to your opening statement and remind your audience why they are listening to you.

    Fifth，make use of index cards.Put your points on individual index cards to help you during the presentation.If you put the key words onto cards(1 card for 1 key word or point)，you can refer to them at any time when you forget where you are in the presentation.Also，you can use your index cards for any words that you might find difficult to remember，or words that are difficult to pronounce.

    You can also use the index cards to write the links between points，such as'This brings me to……'，'Now I'd like to move on to……'，'Right……'

    Sixth，Keep visuals simple.Don't put too much information in visuals and only use them to illustrate information that would otherwise take too long to explain.Simple graphic visuals such as pie charts and bar graphs work better than visuals with lots of labeling or words.Use color and different fonts to help information stand out.

    Seventh，practice makes perfect.Practice your presentation as often as you can use your index cards.By practicing，you will know how long it will take，and where the difficult areas are in your talk.The more you practice，the more confident you will feel.

    Finally，prepare questions and answers.You're likely to have questions at the end of your presentation，so try to think of some in advance，as well as possible answers.The more you prepare these，the better you'll feel able to deal with them.

    Employee sport preferences

    After a two year long study，the National Science Foundation announced the following results on corporate America's recreation preferences.

    1.The sport of choice for unemployed or incarcerated people is basketball.

    2.The sport of choice for maintenance level employees is bowling.

    3.The sport of choice for front line workers is football.

    4.The sport of choice for supervisors is baseball.

    5.The sport of choice for middle management is tennis.

    6.The sport of choice for corporate officers is golf.

    Conclusion：The higher you are in the corporate structure，the smaller your balls become.

    Introducing the Product 介绍产品

    design 设计

    sample 样品，标样

    model 模型，样子

    brand 牌子，商标

    style样式，风格

    trade mark 商标

    bad quality 劣质

    high quality 优质

    superior quality 质量优等

    inferior quality 质量次等

    quality landed卸岸(时)品质

    quality shipped 装船(时)质量

    first class quality 一流质量

    duplicate sample 副本，副样

    sample for reference 参考样品

    sales by sample 凭样品买卖

    trial 尝试性的，实验性的

    standard sample 标准样品

    to make a concession 做出让步

    sale by brand 按货物品牌出售

    sale by inspection 看货买卖

    sale by sample 凭样本买卖

    sale by specification凭规格买卖

    sale by standard 凭标准买卖

    Our users like pattern，but they don't care for the color.我们的用户喜欢款式，但他们不喜欢颜色。We've got here our sales samples.这里是我们销售样品。Our quality is based solely on our sales samples.我们的质量完全以货样为准。

    You can see the difference between these grades.你可以看看这些等级的差别。

    This grade is in large demand.这种等级的货目前需求很大。I must inform you of the specifications of the goods.我必须告诉你货物的规格。Have you received the specifications as shown in our catalog？你们收到了按我方目录所列的产品规格了吗？The quality is all right，but the style is a bit outdated.质量没问题，只是式样有点过时。We found the goods didn't agree with the original patterns.我们发现货物与原来的式样不符。The Double Fish brand is not so bad.The design is fresh and vivid.双鱼牌不错，图案新颖。

    The new varieties have very vivid designs and beautiful colors.新产品图案新颖、色泽鲜艳。

    The difference in quality is no more than usual and indeed unavoidable in this line of goods.对于这种商品而言，品质上有差别是很常见的，而且的确难以避免。They were carefully examined and picked only this morning.这些是经过细心挑选、今天早上才摘下来的。This kind of highpowered battery is produced with the latest technology.这种高能量电池采用的是最新生产技术。Stainless products are always popular because they're rustproof.不锈钢制品因为能防锈，所以很受欢迎。Last year our sportswear had been awarded tiptop quality certificate many times.去年我们的运动衣被多次授予顶级质量证书。The quality of products of our company is high/dependable/guaranteed/firstclass.我们公司的产品质量高/可以信赖/是有保障的/一流。This suit is well designed/tailored/knitted.这件西装设计/裁剪/编织精良。They're good in material，fashionable in design and superb in workmanship.材料很好，设计时尚，做工优秀。

    They're simple in design，small in size and light in weight.设计简洁、尺码不大、重量也很轻。They're available in all sizes/different colors/various patterns.各个尺码/不同颜色/不同款式的都有。They're good to look at，easy to operate and convenient to carry.它们外表美观，易操作，携带方便。It gives longer wear.更耐穿。It's lighter and much easier to operate.较轻，更易操作。The onsite service is$600 a year after the warranty.在保修期外的现场服务是600美元一年。It's equally good in quality.它的质量一样出色。How long is the warranty？保修期多长时间？We guarantee our product for two years.我们的产品保修两年。It carries a threeyear warranty.三年保修。How about repairs after the warranty expires？在保修期过后的修理怎么办呢？

    All repairs are billed at cost.所有的修理都是成本价。I'm not sure whether the users want exactly the same thing or they may take substitutes.我不确定使用者是想要完全一样的东西呢还是替代品。

    I'd like to know if the articles could be made especially for our market.我想知道货物能否按我们的市场特别制造。If the order comes to a certain quantity，we could make the articles especially for your market.如果订单达到一定的数量的话，我们能按你们的市场特别制造货物。I have no idea if your new product could interest our users.我不知道你们的新产品能否吸引我们的用户。

    A=Mr.Ford(福特先生)

    B=Mr.Li(李先生)

    A：Mr.Li，you can be assured of the quality of our products.A：李先生，你可以对我们产品的质量放心。

    B：I've seen your units，and I am very satisfied with them.Your goods are all far above fair average quality.B：我看过你们的单件，我很满意。你们商品的质量远远高过平均质量。

    A：We spend a large amount of money to make sure that our goods are of firstclass quality.We won't sacrifice quality for profits.We want to build our reputation for superior quality.A：我们投入了大量的资金来确保质量一流。我们不会以牺牲质量为代价换取利润。我们希望能通过优等质量来赢得声誉。

    B：Well，we sincerely hope that we can do business with you.I suggest that we start a negotiation right now and if we can reach an agreement through the negotiation，we'll place an order as soon as possible.B：是的，我方真诚希望能与你们做生意。我建议我们现在就开始谈判，如果我们通过谈判达成一致意见，我方会尽快下定单订货。

    A：That's wonderful.I'm looking forward to doing business together with your company.I'll prepare some quotes for you before the negotiation.A：那最好了。我也很希望能与贵公司在一起做生意。谈判前我方将为您准备好一些报价。

    B：Fine.When is possible for you to begin our negotiation？B：很好。你方什么时候能开始谈判呢？

    A：What about tomorrow？A：明天怎么样？B：Sure.B：好的。

    A=Mr.Parry(帕里先生)

    B=Mr.He(何先生)

    A：Mr.He，our company is interested in all your products for their high quality.This time I would like to order some gloves and socks.Please quote us C.I.F.New York.A：何先生，因为贵公司产品优质，我们公司对你们所有的产品都非常感兴趣。这次我想购买手套和袜子，请给我们报纽约到岸价。

    B：How many do you want？We need to know the quantity so as to work out the premium and transportation charges.B：你们想要购买多少？我需要知道需求数量，以便我们计算出保险费和运费。

    A：I plan to place a trial order for 500 units of gloves and 2，000 pairs of socks.A：我们打算试订500副手套和2000双袜子。B：All right.Here are our F.O.B.price lists，but all the prices are subject to our final confirmation.B：好吧。这是我们的FOB价目表，但是所有的价格都以我方最后确认为准。

    A：Your price is reasonable but I wonder if you would give us a discount.As you know，we usually get 5％or 6％discount from our South American suppliers for similar products like this.A：你方的价格很合理，但我想知道你们能否给我们一个折扣？像这样类似的商品，我们通常从南美供货商那里得到百分之五到百分之六的折扣。

    B：We usually offer on a net basis only.We have been doing business well with many of our clients on this quoted price.B：我们通常只报净价。我们和我们的许多客户在这个报价上一直都做得很好。

    A：Discounts will more or less encourage us to make more effort to push the sale of your products.A：折扣或多或少能给我们一些鼓励，能使我们更加努力地推销贵方的产品。

    B：I am afraid we cannot afford to give you a discount，since the quantity you ordered is not qualified for a discount.If you can place a much larger order，we'll consider giving you a discount.B：恐怕我们不能给你们折扣，因为你们订够产品的数量不足以我们提供折扣价。如果你们能下一个更大的定单，我们会考虑给予折扣。

    A：It is impossible for us to make a large order，because this is merely a trial order.However，if the quality of your products is to our satisfaction，additional large orders will follow.A：因为这次仅仅是个试购，所以我们的订单不可能下得太大。但是，如果你们的商品质量让我们满意，之后就会有数量较大的订单。

    B：Well，as this is the first deal between us，we agree to give you a threepercent discount as a special encouragement.B：好吧，既然这是我们的第一次交易，我们同意作为特殊照顾给予你们百分之三的折扣。A：3％？That's too low a rate.Could you see your way to increase it to 5％？A：百分之三？那太少了。能不能想办法增加到百分之五？B：I think the two sides of us need to make a concession.We have made ours and shown our sincerity to do business with you.To be honest，it's really a great one for us.The discount could not be raised any further.B：我认为我们双方都应该做出让步。我们已经做出了我方的让步，表明了与你们作生意的诚意。说实话，我们的让步确实已经很大了，我们不可能再增加折扣了。

    A：It seems this is the only proposal for me to accept.I'll come again next Monday to discuss it in detail.A：看来，这是我唯一能接受的条件了。下周一我再来和你们讨论细节问题。

    B：All right.See you next Monday.B：好吧，下周一见。

    1.quality指物品的质量。例如：If we are satisfied with the quality of your product，we will place an even larger order.如果我们对你们产品的质量满意，我们将会下一个更大的订单。

    2.Fair Average Quality(F.A.Q.)指中等品，一般质量，或平均质量，国际上在买卖农副产品时常用此标准。它的缩写F.A.Q.常会产生歧义，因为这个缩写在网络中更多地被理解为Frequent Asked Questions，即网站上很重要的版块——常见问题解答。

    3.confirmation 确认，证实，它是由动词confirm加名词后缀tion得来的。这种通过加词缀组成新单词的方法是英语中一种重要的构词法，叫做派生法。confirm本身也是确认，证实的意思，在商务贸易中同样常用。例如：I send you this email to confirm our appointment on this coming Friday.发此邮件向你确认我们这周五的预约见面。

    4.to push the sale of sth.促进某物的销量。

    How to Introduce Your New Products？

    Michael T.Brandt

    Why do so many new products fail？There are many reasons.Companies often are so enamored of their new product ideas that they fail to do their research，or they ignore what the research tells them.Sometimes the pricing or the distribution channels are wrong.Sometimes the advertising doesn't communicate.Successful product launches result from an integrated process that relies heavily on research and solving upfront issues.Let's review several of the critical issues that affect product introductions.

    Market research

    Market research is the key.Without the necessary information，you're simply flying blind in a storm，headed for a crash landing.Market research does more than confirm your"good feeling"，it provides critical information and direction.It identifies market needs and wants，product features，pricing，decision makers，distribution channels，motivation to buy.They're all critical to the decision process.

    Take the example of a company several years ago that introduced a new product to the electronics manufacturing market.The research identified the pricing，the distribution channels，product features，everything but the product decision maker.Despite the fact that the new product complemented an existing one，performed a complementary function in manufacturing，and was used in close physical proximity to the existing product，the decision makers were different.The sales force couldn't efficiently call on the new decision makers，and the product failed.

    Timing

    Are all elements of the process coordinated？Is production on the same time schedule as the promotion？Will the product be ready when you announce it？Set a time frame for the rollout，and stick to it.Many products need to be timed to critical points in the business cycle.Miss it，and invite failure.There are a lot of marketing tales about companies making new product announcements and then having to reannounce when the product lags behind in manufacturing.The result is loss of credibility，loss of sales，and another failure.

    Capacity

    If the new product or service is successful，do you have the personnel and manufacturing capacity to cope with the success？Too long lead times for new products can be just as deadly as bad timing.

    Testing

    Test the new product in the market.Be sure it has the features the customer wants.Be sure the customer will pay the price being asked.Be sure the distributor and sales organization are comfontably selling it.You may need to test your advertising and promotion as well.

    Distribution

    Who's going to sell the product？Can you use the same distribution channels you currently use？Can you use the same independent representatives or sales force？Is there sufficient sales potential in the new product to convince a distributor，retailer，or agent to take on the new line？There are significant up-front selling costs involved in introducing new products.Everyone in the channel wants some assurance that the investment of time and money will be recovered.

    Training

    Your sales organization，inside employees，and distribution channels will need to be trained about the new product.If the product is sufficiently complex，you may need to provide facetoface training.Or perhaps some type of multimedia program will do the job.If the product is not that complex，literature may work.Again，timing is critical.Train before the product hits the shelves，not after.

    Promotion

    Finally，you need the promotional program to support the introduction：advertising，trade shows，promotional literature，technical literature，samples，incentives，Web site，seminars，public relations.Time it all with production，inventory，shipments，and training.The new product will simply sit in the warehouse without the right support materials.

    These are some of the issues you face in launching a new product or service.Research，timing，and planning can all help increase the probability of success.BIG Trouble！

    A couple had two little boys，aged 8 and 10，who were excessively mischievous.They were always getting into trouble and their parents knew that if any mischief occurred in their town，their sons were probably involved.

    The boys'mother heard that a clergyman in town had been successful in disciplining children，so she asked if he would speak with her boys.The clergyman agreed，but asked to see them individually.

    So the mother sent her 8 year old first，in the morning，with the older boy to see the clergyman in the afternoon.

    The clergyman，a huge man with a booming voice，let the younger boy sit down and asked him sternly，'Where is God？'

    The boy's mouth dropped open，but he made no response，sitting there with his mouth hanging open，wide eyed.

    So the clergyman repeated the question in an even sterner tone，'Where is God？'

    Again the boy made no attempt to answer.

    So the clergyman raised his voice even more and shook his finger in the boy's face and bellowed，'WHERE IS GOD！？'

    The boy screamed and bolted from the room，ran directly home and dove into his closet，slamming the door behind him.

    When his older brother found him in the closet，he asked，'What happened？'

    The younger brother，gasping for breath，replied，'We are in BIG trouble this time，dude……God is missing and they think WE did it！'

    Discussion 业务讨论

    intuition 直觉

    continuum 连续时间

    dramatic 戏剧性的

    supply exceeds demand 供过于求

    giving opinions 表达意见

    hierarchy 等级制度，统治集团，领导层

    hierarchical有等级

    catastrophe 大灾难，大祸

    to reconcile 调解，使一致

    reconciliation 调解

    invoice 发票

    to convince sb.of sth.使确信，说服

    to purchase 购置

    plug 插头

    to differentiate 加以区分

    cash flow 现金流量，收入现款额

    to authorize 批准，准许，授权

    to circulate 传阅

    philosophy 哲学，见解，观点，信条

    requesting information 请求信息

    asking for opinions 询问意见

    clarifying 澄清

    disagreeing 表示异议

    to streamline 使合理化，使效率更高

    to grapple with 与……搏斗，尽力解决

    black Monday 黑色星期一，指1987年10月国际股票市场崩溃的日子。

    getting the chairperson's attention 引起会议主席的注意

    Chairman，may I have a word？主席，我能说句话吗？I'm positive that……我对……有信心。I really feel that……我真的感觉到……In my opinion……我认为……If I may，I think we should regulate the market plan for next year.如果可以的话，我认为我们应该调整明年的市场计划。Excuse me for interrupting.很抱歉打断你。I see what you mean.我知道你的意思了。I totally agree with you.我完全同意你的观点。I'm just like to repeat that……我只想重复……I wonder if you could……我想你是否能……The way I see things is different from what you have said.我看问题的方式和你说的不同。

    If you ask me，I tend to think that……如果你问我的话，我认为……Are you positive that our company can make profits this year？你相信我们公司今年会赢利吗？

    Do you really think that we should come to the exhibition？你真地认为我们应该参加展会吗？How do you feel about the sales plan for next year？你对明年的销售计划怎么看？

    I never thought about it that way before.我之前从来没有这样认为过。That's interesting.那很有意思。Unfortunately，I see it differently.

    不巧的是，在这件事情上我有不同的看法。Up to a point I agree with you，but……

    某种程度上来说，我同意你的看法，但是……I'm afraid I can't agree.我恐怕不能同意你的观点。I suggest/recommend that……我建议/推荐……Have I made that clear？我说清楚了吗？Do you see what I'm getting at？你懂我的意思了吗？Let me put this another way.(我)换个说法来说吧。Good point！好想法！Exactly！一点都没错！That's exactly the way I feel.我也是这么认为的。I have to agree with Mr.Jackson.我不得不同意杰克逊先生的观点。I get your point.我明白你的意思了。

    A=Kevien(凯文)

    B=Ann(安)

    C=Bob(鲍伯)

    D=Sam(萨姆)Kevin Milton，head of Production Department，has called a follow up meeting with the heads of various departments to discuss a project that was proposed the previous month.产品开发部负责人凯文·弥尔顿与综合部的领导们召开会议，讨论上个月提出的一个项目。

    A：Morning，everyone，I had a meeting with the Vice President yesterday，and he would like to start this project as soon as possible.Now that the strategy has been decided，I want to know how it is carried on.Let's start with you，Ann.A：早上好，各位，昨天我已和副总裁开过会，他希望尽快开始这个项目，现在决策已经定了，我想知道我们进展到哪了。就从你开始吧，安。

    B：Our final analysis of the research material indicates we were right on track with our preliminary estimates.I have the report right here.B：我们最后的调查分析材料显示，我们的初步预测是正确的。我这儿有份报告。

    A：All right.How about you，Bob？A：好的。你呢，鲍伯？C：I've contacted equipment suppliers.There'll be no problem with getting it delivered as soon as we're ready to start.Here's the itemized price list.C：我已经联系到了设备供应商，只要我们准备就绪，发货毫无问题，这儿是详细的商品价格单。

    A：That's good.I was worried about the industry shortage for some of that equipment.OK，it looks like everything's set.Who will manage the project，Sam？A：很好，之前我还担心设备供应不足呢。好，看来似乎一切都办妥了。那么谁来掌管这个项目呢，萨姆？

    D：Isabel.She's been notified，and she's already delegated responsibility for the major tasks.D：由伊莎蓓尔负责。已经通知她了，她已被委派承担主要工作。

    A：Great！I'll talk to Marketing Department and have them prepare for selling our product.Bob，talk to Quality Control and get them involved.That's it，then.Let's do it.

    A：很好，我会通知销售部让他们准备好销售我们的产品。鲍伯，告诉质检部让他们开始参与进来。会就到这儿，开始干吧。

    A=Paul(保罗)

    B=Barry(巴里)

    C=Arlene(艾琳娜)

    The following conversation is from a meeting between Arlene，Barry and Paul，the three partners of Lightsys，a small company whose core business is providing software for business use.The company was established three years ago and grew quickly and steadily after establishment.Now they are talking about how to further the development of the company and what to do to consolidate its market position.下面是 Lightsys 公司的三个合伙人，艾琳娜、巴里和保罗在一次会议上的谈话。他们的公司以提供商业应用软件为主要业务，三年前成立，持续快速发展，现在他们商量如何推动公司下一步的发展和巩固其市场位置。

    A：We have maintained continuous rapid development since the establishment of the firm.That's an encouragement for all of us，since it is the first time that we do business and we do it quite well.Now，our company is no longer small and we have nearly twice more working staff than we have just established，so I think it is very necessary for us to think about the future of our company and what we should do to keep the company develop.A：自从公司成立以来，我们就保持持续快速的增长。这对我们三个人来说可真是个鼓励啊，毕竟我们之前都没有做过生意，而我们却做得不错。现在，我们公司已经不小了，我们的员工数量是刚成立时的两倍，所以我认为我们有必要想想我们公司的未来，以及我们该怎么做保持公司的发展。

    B：I totally agree.We have to reevaluate our way of management according to the current situation and get rid of the inappropriate measures.B：我完全同意。我们应该根据当前的情况来重新评价我们的管理方式，去除那些不合适的方式方法。

    C：Well，the first thing we can do is to review our plan.We planned three years ago that in five years，the company should develop into a middle size one with about fifty people，but now it has already had more than fifty people.We can say that we have achieved our short term goal ahead of time.We can make our next short term plan now，say for next three years or so.C：嗯，我们首先要做的就是重新审视我们原先的计划。三年前，我们计划五年内公司发展到中型规模，大约有50名员工，而我们现在已经有50名员工了。可以说，我们提前完成了我们的短期目标。我们现在可以制定下一个短期计划了，例如为下个三年等等。

    B：You are right.What's your suggestion about our next short term plan？B：你说得对。你对下个短期计划有什么建议想法了吗？C：Let's set our next goal to be one of the top 100 companies in our country，ok？C：我们把我们的下个目标定为成为全国前100强公司之一，怎么样？A：That's really an ambitious and challenging short term goal！How long do you plan to achieve this goal？A：真是个有雄心又充满挑战的短期目标！你计划多久实现这个目标？

    C：About five years.I am a little conservative in making this time limit.I have confidence that we can achieve that ahead of time too if we keep on developing at a speed like this.C：大约五年。在定这个时间限的时候，我认为自己有点保守。如果我们保持目前的发展速度，我有信心我们一定能提前达到目标。

    A：Arlene，could you work out a more detailed timetable for our next five year plan？And then we can discuss about it in detail and circulate our final timetable among our staff.A：艾琳娜，你能制定出一个比较细致的下五年计划的时间表吗？然后我们再讨论计划的细节，之后在我们的员工中传阅讨论。

    C：Fine.C：好。B：In my opinion，we also need to improve our way of organization，to make our organization more efficient.B：在我看来，我们也需要改进我们公司的结构，使我们公司更高效。

    A：Do you mean to identify the specific responsibility of everybody in the company？A：你是说明确公司里每个人的责任？

    B：Exactly.Besides，I strongly hold that our business needs to be streamlined in some way.B：一点没错。除此之外，我坚持认为我们业务应该在一些方面变得更加精简才行。A：So，could you take care of that and prepare a paper about the responsibility of everybody？And we will also discuss that together at our next meeting.A：那么你能负责这件事，准备一份关于每个人责任的文件如何？我们下次会议也一起讨论一下。

    B：No problem.B：没问题。A：We have lots of homework to do this time.When shall we meet next time？A：这次我们有好多家庭作业啊。我们下次什么时候开会？C：As soon as possible，of course.C：当然是越快越好。B：Well，what about this Wednesday morning？I think that's the earliest time when I finished my plan.B：嗯，这周三上午怎么样？我想那是我能做完我的计划的最早时间了。

    C：OK.C：好的。A：All right.A：行。

    1.out of control，失去控制。例如：Effective measures must be taken to slow down the development of the economy；otherwise，it would be out of control.如果再不采取有效措施减速经济的发展降温，经济局面将会失控。

    2.to have a go at，试图，尝试。例如：I asked my boss to let me have a go in the African market.我请求老板让我在非洲市场上试一试。

    3.to convince 和to persuade都有"说服，劝服"的意思，但两者的意思又有细微的不同。persuade一般与人的情感相关，而convince则强调是通过说理说服某人。例如：At last I convinced my children of the importance of going to school.最后我终于说服了我的孩子去上学的重要性。The shop assistant persuaded me to buy that MP3 player.商店服务员劝我买了那个MP3播放器。

    4.to reconcile，使……相吻合，核对，调和。例如：Even the professor can't reconcile the two extreme views.即使教授也无法调和这两种极端的观点。

    5.to streamline，精简，使……更有效率。例如：The government needs to streamline its organization.政府需要精简它的机构。

    6.in everybody's interest 符合大家的利益。

    7.fine by me 我觉得没问题。

    —Are you OK with the noise made by the new washing machine？你能忍受新洗衣机的噪音吗？

    —Yes，fine by me.我觉得还不错。

    The skills in giving a good presentation

    Following are the commonly recognized main elements involved in preparing and delivering an effective presentation.

    First，sell the idea.You must keep in mind that you are selling something to your audience，whether it is a product，a project，an idea，a strategy，concept or anything else.The primary goal of your presentation must be to convince the audience that they should'buy'.

    Second，support your idea and story.Use relevant facts and figures that drive home the key message that you are trying to get across to your audience.And you can support the main body with relevant business charts to illustrate and highlight key figures.Your presentation of the idea must be so thorough，attractive and convincing that the audience is eager to buy into what you're selling.Basically，you're capturing their imagination.

    Third，state the purpose，scope and objectives of the presentation in a clear，concise manner.This can include both qualitative and quantitative elements.Besides，the whole presentation should be concise.It's better to state ideas，goals，and benefits received in a crisp，brief and meaningful manner.

    Fourth，tell your audience how you plan to achieve your objectives(i.e.what activities or tasks need to be done).This is where you identify and describe your strategy(i.e.What，When，Where，How).

    Finally，create a sense of urgency for the approval of what you're presenting as soon as possible，and instill a sense of loss if your idea does not proceed beyond this point.

    Can we trust them？

    As a new school principal，Mr.Mitchell was checking over his school on the first day.Passing the stockroom，he was startled to see the door wide open and teachers bustling in and out，carrying off books and supplies in preparation for the arrival of students the next day.

    The school where he had been a Principal the previous year had used a checkout system only slightly less elaborate than that at Fort Knox.Cautiously，he asked the school's long time Custodian，'Do you think it's wise to keep the stock room unlocked and to let the teachers take things without requisitions？'

    The Custodian looked at him gravely，'We trust them with the children，don't we？'he said.

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