国际礼仪是一种国际社会各成员在礼仪方面所达成的共识。它好比是一种普遍流行、广为知晓的“世界语”。在涉外交往中，倘若以它来规范自己的言行举止，往往就要简单易行得多。除此之外，由于日积月累的实践的检验与修正，国际礼仪在形式上早已自成体系，而且删繁就简，没有多少繁文缛节，实用性与操作性极强。
有“礼”就能走遍天下。
如果你是一个事业才发迹的年轻主管，很可能需要经常出国洽谈商务，当你与外国人打交道时，不论在他或你的国家，有一个原则是相同的：如果其中一方表现出融通、赞成和亲切的努力，生意就会产生，而且也能成交，利益自然紧接而来了。
一、涉外礼仪通则
个人形象通则
1．个人形象的重要性
每一个人的个人形象，都真实地体现着他的个人教养和品位。比如，当一名男子身穿深色西装套装时，按照国际惯例，上衣左袖袖口上的商标必须拆掉，而且不能穿白色的袜子。如果他不谙此道，或者明知故犯，就会有损个人形象，并会使人感到他缺乏教养，品味不高。
每一个人的个人形象，都客观地反映了他个人的精神风貌与生活态度。在日常生活里，假如一个人总是蓬头垢面，衣冠不整，不修边幅，别人恐怕很难认为他热爱生活。
每一个人的个人形象，都如实地展现了他对交往对象的重视程度。换言之，在涉外交往中，若是对自我形象毫不修饰，不但难言对交往对象的尊重，而且亦属失礼行为。
每一个人的个人形象，都是其所在单位的整体形象的有机组成部分。对商界人士而言，个人形象就是品牌，就是服务，就是效益，就是本企业最重要的无形资产。
每一个人的个人形象，在国际交往中还往往代表着其所属国家、所属民族的形象。一个中国人在对外交往中要是不注意维护自身形象，从某种程度上讲，就有可能会损害中国的国际形象和整个中华民族的形象。
2．如何维护个人形象
仪容。在国际交往中，通常要求男士不蓄须，不使鼻毛、耳毛外露，不留长发；女士则不剃光头，不剃眉毛，不暴露腋毛，不化过于浓重的妆。任何人都不得刺字、纹身，不得躬身、哈腰，不得蓬头垢面。
表情。在国际交往中，最适当的表情应当是亲切、热情、友好、自然。不能表情过度夸张或过于沉重，抑或面无任何表情。
举止。在涉外交往中，每个人都应有意识地对自己的举止动作多加检点。要坚决改正诸如当众擤鼻涕、挖耳孔、剔牙齿一类不文明的举止动作，要认真纠正诸如对人指指点点、就座后高翘“二郎腿”并且脚尖或鞋底直对着他人抖动不止一类失敬于人的举止动作，更要努力学习那些文明、优雅的举止动作，真正做到“站有站相，坐有做相”。
服饰。一个人在服饰方面所做出的选择，不仅体现着他个人的审美品位，也充分反映着其个人修养。在涉外交往中，对服饰不加以重视，将会影响自己的个人形象。
谈吐。与外国朋友交谈时，一定要遵照国际惯例，自觉地调低音量。同时，还应使用规范的尊称、谦词、敬语与礼貌语。
待人接物。重视待人接物，不光要善于运用常规的技巧，最重要的是要善于理解人、体谅人、关心人、尊重人。
不卑不亢通则
1．不卑不亢的要求
每一个人在参与国际交往时，都必须意识到，自己在外国人的眼里，是代表着自己的国家，代表着自己的民族，代表着自己的所在单位的。因此，其言行应当从容得体，堂堂正正。
在外国人面前，既不应表现得畏惧自卑，低三下四，也不能表现得狂傲自大，放肆嚣张。
2．怎样才能做到不卑不亢
要在虚心向外国学习一切长处，尊重外国的风俗习惯的同时，坚决反对自卑自贱的思想。在对外交往中，要以自尊、自重、自爱和自信为基础，表现得堂堂正正，坦诚乐观，豁达开朗，从容不迫，落落大方。
在一切对外交往中，既不可妄自菲薄，也不应高傲自大，盛气凌人，孤芳自赏，目空一切，自以为是，对交往对象颐指气使，冷漠无情。
还应注意对交往对象一视同仁，给予同等的尊重与友好。不要对大国小国、强国弱国、富国穷国亲疏有别，或是对大人物和普通人有厚有薄。
求同存异通则
世界各国的礼仪与习俗是存在着差异性的。在涉外交往中，对于类似的差异性，尤其是我国与交往对象所在国之间的礼仪与习俗的差异性，重要的是要了解，而不是要评判是非、鉴定优劣。
“求同”，就是要遵守有关礼仪的国际惯例，重视礼仪的“共性”。“存异”，则是要对他国的礼俗不可一概否定，不可完全忽略礼仪的“个性”，并且要在必要的时候，对交往对象所在国的礼仪与习俗有所了解，并表示尊重。
一般而言，在国际交往中应用礼仪时“遵守惯例”，其实就是要求人们遵守涉外礼仪。
入乡随俗通则
1．必须充分地了解与交往对象相关的习俗
古人早就要求一切正人君子都必须认真作好“入境而问禁，入乡而问俗，入门而问讳。”充分了解与交往对象相关的习俗，本是“知己知彼”的应有之义。
比如，准备前往德国参观访问，要同德国人直接打交道，就应当事先对德国人在衣、食、住、行、言谈举止、待人接物等各个方面所特有的讲究与禁忌有一定程度的了解。这样，在与德国人接触往来时，就会胸有成竹，落落大方，表现自如。
2．必须无条件地对交往对象所特有的习俗加以尊重
在国际交往中，对于其他国家所特有的习俗，没必要照抄照搬，全盘引进，生吞活剥。对于本国的传统习俗，则需发扬光大。这一切，与“入乡随俗”原则并不矛盾。
对于别国特有的习俗，是不能少见多怪、妄加非议的。
在涉外交往中，当自己身为东道主时，通常讲究“主随客便”；而当自己是客人时，则又讲究“客随主便”。从本质上讲，这两种做法都是对“入乡随俗”原则的具体贯彻落实。
二、涉外日常礼仪
衣着礼仪
1．涉外人员应懂得依照自己所处的具体场合，选择相适应的服装
公务场合。
男士最好是选择藏蓝色、灰色的西装套装或中山装套装，内穿白色衬衫，脚穿深色袜子、黑色皮鞋。穿西装套装时，务必打领带。
女士的最佳衣着则是：身着单一色彩的西服套裙，内穿白色衬衫，脚穿肉色长统丝袜和黑色高跟皮鞋。有时穿着单一色彩的连衣裙亦可，但尽量不要选择以长裤为下装的套装。
社交场合。
在社交场合，涉外人员的着装应重点突出“时尚个性”的风格。尽可能使自己的衣着摩登一些，并使之充分地体现出自己与众不同的个人特点。
按照以上要求，比照常规，我国的涉外人员目前在社交场合的着装，最为常见的主要有时装、礼服、具有本民族特色的服装及个人缝制的服装。
休闲场合。
在休闲场合，涉外人员的着装应重点突出“舒适自然”的风格。也就是说，在休闲场合的着装，最为忌讳的是正正规规，令人不适。
我国的涉外人员目前在休闲场合的着装，最为规范的主要为牛仔装、运动装、夹克衫、T恤衫、短袖衬衫、短裤等。
2．涉外人员应当使自己的衣着得法
了解并遵守着装的正确方法。
了解并遵守着装的搭配技巧。
用餐礼仪
1．以东道主身份设宴款待外国人士时的礼仪
确定宴请的菜单。
大体而言，不宜宴请外国人的菜肴主要有下列三类：
一是个人禁忌的菜肴。在宴请多名外宾时，对每个人的个人禁忌都要有所了解。对其中要人的饮食禁忌，尤其需要一清二楚。
二是民族禁忌的菜肴。比方说，美国人不吃羊肉和大蒜；英国人不吃狗肉和动物的头、爪等等。掌握这种具有普遍性的饮食禁忌，有助于更好地款待外宾。
三是宗教禁忌的菜肴。穆斯林忌食猪肉、忌饮酒；印度教徒忌食牛肉等等。对这些重要的与宗教密切相关的饮食禁忌，千万不可掉以轻心，疏忽大意。
选择就餐的方式。
在宴请外国人时，一般选择以筷子就餐的方式。同时亦应充分尊重对方的生活习惯，告诉对方既可以试一试筷子，也完全可以采用自己传统的就餐方式，悉听尊便。
排定宾主的座次。
在正式的宴会厅内安排桌次时，主要有以下几条规矩：“居中为上”（居于正中央的那张餐桌应为主桌）；“以右为上”（面对宴会厅正门为准，右侧的餐桌高于左侧的餐桌）；“以远为上”（距离宴会厅正门的远近为准，距其愈远，餐桌的桌次便愈高）；“临台为上”（宴会厅内若有专用的讲台时，应以背靠讲台的餐桌为主桌）。
在排列每张桌子上的具体位次时，主要有“面门为主”（以面对正厅正门的正中那个座位为主位，通常应请主人在此就座）；“右高左低”（在每张餐桌上，除主位之外，其余座位位次的高低，应以面对宴会厅正门时为准，右侧的位次高于左侧的位次）；“各桌同向”（在举行大型宴会时，其他各桌的主陪之位，均应与主桌主位保持同一方向）。
重视现场的环境。要幽静、雅致、整洁、卫生。
2．以来宾的身份出席涉外宴请时的礼仪
宴请的类型。在国际交往中，宴请往往具体划分为多种不同的类型。类型不同的宴请，在菜肴、人数、时间、着装等方面，通常会有许多不同的要求。
付费的方法。在应邀参加涉外宴请时，对于付费的具体方法，最好事先有所了解。
点菜的规矩。赴宴时，如果主人要求自己点菜，一般有两条明智的办法。其一是告诉对方，自己完全“客随主便”，由主人全权定夺即可。其二，若主人诚心诚意地非让自己点菜不可，则可选点一道菜，恭敬不如从命。
用餐的顺序、就餐的举止及技巧参见《餐饮礼仪》。
住宿礼仪
为外国来宾安排住宿，一般应当注意三个方面的礼仪：
1．必须充分了解外宾的生活习惯
不同的国家有不同的风俗，每一个人也有自己独特的生活习惯。为外宾安排住宿时，对于这一方面的问题，务必要认真地加以了解。
一般而论，外宾对于个人卫生大都十分重视。对他们而言，随时可以洗热水澡的浴室，单独使用的干净清洁的卫生间，都是临时居所应当具备的基本条件。
2、必须慎重选择外宾的住宿地点
在国内接待的外宾，通常应被安排在条件优越、设施完备的涉外饭店里住宿。
除了需要照顾外宾的个人生活习惯、尊重其特有的风俗、满足其特殊的要求之外，尚有几点应当注意：
为外宾安排住宿所需的经费预算状况；
住宿地点的实际接待能力；
住宿地点的口碑与服务质量；
住宿地点的周边环境；
住宿地点的交通条件；
住宿地点距接待方及有关工作地点的距离的远近。
3．必须热情照顾外宾的生活需要
赠送礼品的礼仪
1．怎样挑选礼品
突出礼品的纪念性。在涉外交往中，许多国家，都不时兴赠送过于贵重的礼品，否则很可能会让受礼者产生受贿之感。
体现礼品的民族性。向外宾赠送礼品，中国人司空见惯的风筝、二胡、笛子、剪纸、筷子、图章、书画、茶叶，一旦到了他们手里，往往便会备受青睐，身价倍增。
明确礼品的针对性。选择礼品时，务必要充分了解受礼人的性格、爱好、修养与品位，尽量使礼品受到受礼人的欢迎。
重视礼品的差异性。向外国人赠送礼品，是绝对不能有悖对方的风俗习惯的，要了解受礼人所在国风俗习惯，在挑选礼品时，主动回避对方有可能存在的禁忌。
不宜被选作送给外国人的礼品：
第一类，是一定数额的现金、有价证券。不少国家规定，在对外交往中拒收现金和有价证券。
第二类，是天然珠宝和贵金属首饰。
第三类，是药品和营养品。
第四类，是广告性、宣传性物品。
第五类，是易于引起异性误会的物品。
第六类，是为受礼人所忌讳的物品。
第七类，是涉及国家机密或商业秘密的物品。
第八类，是法律法规禁止流通的物品。
2．馈赠的方法
送给外国友人的礼品，一定要事先进行精心的包装。对包装时所用的一切材料都要尽量择优而用。在色彩、图案、形状及缎带结法等方面，都要与尊重受礼人的风俗习惯联系在一起考虑。
在涉外交往中，由于宾主双方关系不同，具体所处的时间、地点以及送礼的目的不同，送礼的具体时机要对具体情况进行具体分析。
送礼的途径，一种是当面亲自赠送，另一种则是委托他人转送。委托他人转送礼品时应附上送礼人的名片。尽量不要采用邮寄的途径向外国人赠送礼品。
接受礼品的礼仪
1．欣然接受
当外国友人向自己赠送礼品时，一般应当大大方方、高高兴兴地接受下来。
没有必要跟对方推来推去，过分地进行客套。
在接受受赠的礼品时，应当起身站立，面含笑容，用双手接过礼品，然后与对方握手，并郑重其事地为此而向对方道谢。
2．启封赞赏
在国际社会，特别是在许多西方国家里，受礼人在接受礼品时，通常习惯于当着送礼人的面，立即拆启礼品的包装，然后认真地对礼品进行欣赏，并对礼品适当地赞赏几句。
接受礼品之后若不当场启封，或是暂且将礼品放在一旁，会被视为失礼。在涉外交往中接受礼品时，对此务必要予以注意。
3．拒绝有方
一般而言，外国人赠送的以下五类物品不宜接受。
一是违法、违禁物品；
二是有辱我方国格人格的物品；
三是可能会使双方产生误会的物品；
四是价格过分昂贵的物品；
五是一定数额的现金、有价证券。
如果不能接受，应当即向对方说明原因，并将礼品当场退还，可能的话，最好不要在外人面前这么做。
若对方并无恶意，在退还或拒绝礼品时，还须向对方表示感谢。
4．事后再谢
接受外方人员赠送的礼品后，尤其接受了较为贵重的礼品后，最好在一周之内写信或打电话给送礼人，向对方正式致谢。
三、涉外书信礼仪
涉外书信的规范
一封商用英文书信，不管是关于什么内容的，基本上有以下一些组成部分：
1．信头（Letterhead）
公司使用的业务信笺体现了公司的特征和个性。所以通常请专业人士来设计信头。信头一般包括：公司名称、地址、象征性的徽标、标识语句、电话号码、电传号码、传真号码以及经营业务范围等，其格式如下：
Nagakura
manufacturersofelectricaleguipment
YoshimoriHeightsKawasaki－shiJapan
Tel044－932－2628
Tlx15556NAG
《LeefungPlastics（International）Ltd》
56HennessyRoad
HongKong
信头例样
2．参考编码（ReferenceNumber）
业务往来信件多，为了便于处理或归档保管，通常标明参考编号。一般写在信头下方，可以按部门、产品、地区或客户加以分类，例如：
YourRef：MA——110（你方编码）
OurRef：RS——234（我方编码）
3．日期（Date）
书写日期必须规范，有些写法容易引起误解。例如：
“11／06／01”英国人认为是○一年六月十一日，而美国人却觉得是○一年十一月六日。因为他们书写日期的顺序不一样，所以，为避免产生歧义，写日期最好写成：
“11June，2001”或者“June11，2001”。
4．封内地址（InsideAddress）
封内地址应同信封的写法完全一样。要写上收信人在公司里的职务，那么万一此人不在，或离开，或已升职，公司可以安排他人来处理此信，职务放在姓名之后，例如：
Mr．PeterLawrence
PurchasingManager
PortCityInvestments，Inc．
3117AvenueE
Seattle，Washington20103
U．S．A．
如果信件是机密的，只想给某一特定人亲阅，那么可用Personal（亲启）或者Confidential（密件）字样来注明。例如：
（PERSONAL）
Mr．GeorgeStrong
Personneldirector
983SeventhAvenue
Springfield，Illinois62702
U．S．A．
如果想把书信交给公司某个人或某部门办理收看或请某人注意，应该使用“AttentionLine”，通常写在封内地址下面可全部大写或划底线。例如：
WholesaleSuppliesCo．Ltd
3107WesternAvenue
NewLondon
Connecticut06320
U．S．A．
ATTENTION：MRJOHNMOORESALESMANAGER
5．称呼（Salutation）
合适的称呼很重要，应该根据写信人和收信人之间的关系来确定，如果收信人是官员，可以称呼：
TheHonorableRichardSmith
Mayor，CityofJackson
一般情况下，多在姓名前面加上：“Mr．，Mrs．，或者Ms．”，例如：
DearMr．Sanders
DearMrs．Henderson
若不知道收信人的性别，名字上又很难判断，那么可以不写尊称，直接写上姓名：
DearClairSmith
若是写给公司的，就用：
DearSirorMadam（DearSir／Madam）
DearSirs
Gentlemen
现将常用的称呼列表如下：
6．标题（SubjectLine）
简略说明信件的内容，全部大写或起首字母大写，底部划线，以引起对方注意，使收信人一眼便看出来信的主旨，便于业务处理。标题放在称呼下面，例如：
DearMr．Smith
ORDERNUMBER3045
dearMr．Jackson
AdjustmentforBreakage
7．信的正文（BodyoftheLetter）
信的正文是书信最重要的部分，因为它传递中心信息。通常由四部分组成：
开头（Opening）说明为什么写此信。例如：
Wearewritingtoenquireabout．．．
我们想询问……
Weareinterestedin．．．andwewouldliketoknow．．．
我们对……感兴趣，因而想知道……
如果是回信，可用：
Thankyouforyourletterof（date），askingif．．．
感谢贵方某月某日来信询问……
Wehavereceivedyourletterof（date），concerning．．．
我们已收到贵方某日关于……的来信
主要内容（TheMainMessage）
这是信的主要部分，在这里，答复对方或向对方询问信息，说明事实。
将来的打算和行动（FutureActionorResponse）
这里可以陈述一下自己将采取的行动或希望对方做什么样的答复，例如：
Ifpaymentisnotmadewithintendays，wewillhavenoalter-nativebuttoplacethematterinthehandsofoursolicitor．
（如果十天内不付款的话，我们只能由律师来处理此事了。）
Ifafterreviewingthisinformation，youhaveotherquestions，pleasewritemeagain．Andifyoufeelthataninspectionofourop-erationwouldhelp，youarewelcometovisitus．
（看了情况介绍后，如果您还有什么问题，请来信，如果觉得有必要来视察一下我们的运作情况，我们非常欢迎。）
结束语（ClosingSection）
一般用一句话结束即可。例如：
Ilookforwardtoreceivingyourreply／order／products／etc
等待您的答复／定单／产品等。
Ifyourequireanyfurtherinformation，pleaseletmeknow．
若需询问信息，请来信。
Wegenuinelyappreciateyourorder，Mr．Anderson．Andwelookforwardtoamutuallyrewardingrelationshipintheyearsa-head．
（Anderson先生，非常感谢您的定单，期待着今后双方互利的合作。）
8．结尾礼词（ComplementaryClose）
这是有礼貌地结束一封信的必要方式。结尾礼词和称呼是相对应的，例如：
9．签名（Signnature）
在结尾礼词下方留出三四行空档，供签名用，下面用打字机打印上签署者姓名，然后是其职务名称：
Youtruly结尾礼词
Signature）（亲笔签名）
MarySmith（Mrs）姓名（女性可在名字后用括号注明：Mrs／Miss／Ms）
Chairman主席（职务）
如果是为上司或公司签名，需在公司前面加上“for，pp，perpro，为……签名”，例如：
PerProGENERALTRADINGCO．LTD．
为贸易总公司（意即公司授权其签名）
（Signature）亲笔签名
Davidwilliams姓名（机器打印）
10．识别记号（IdentificationMark）
通常是执笔人和打字员姓名的第一个字母组成，以示负责或必要时查考，执笔人写左侧，打字员写右侧。例如：
EK／SM或EK／sm
有时识别记号和参考编号合为一项，放在参考编号项下，例如：
OurRef：GB／JD／526
11．附件（Enclosures）
寄送附带文件时，要用（Enc一件）或（Encs多件）标明，以提醒发信部门，既避免遗漏，又可引起收到信息人的注意。例如：
Enc．Catalog1附寄目录册一份。
Encs．Catalog1附寄目录册一份。
Pricelist2价格单两份。
12．抄送（Carboncopy或cc）
抄送符号表明要将这封信抄送给另外的人，打在附件下方。例如：
ccHaroldJones，Accountant抄送：会计HaroldJones
DavidPiper，ManagingDirector总经理DavidPiper
13．附笔（Postcript）
在业务书信中，附笔不是补遗，而是作为强调，特别引起对方注意或是用手亲笔书写增加人情味。例如：
P．S．Pleasesendusyourquotationurgently
附笔：请立刻寄上报价单。
P．S．Hopewe＇llmeetagainsoon．
附笔：希望很快再见面。
14．第二页（ContinuationPage）
如果一页信纸不够写，可加页，信纸的尺寸和颜色应与第一页相同，但不带信头。在第二页和以后的几页应打印上（1）页数，（2）日期，（3）收信人姓名。例如：
2
12July，1996
MrsBrendaTitler（此为平头式blockedstyle打法）
或者：
MrsBrendaTitle－2－12July，1996
（此为混合式Semi－blockedstyle打法）
上述业务信件的组成部分中，最基本的有：信头，日期，封内地址，称呼，正文，结尾礼词和签名共七项。其余的部分，根据实际情况增减。
下面我们来看一下业务书信的格式。
涉外书信常用的格式
英文书信常用的格式有两种：完全平头式（Fullyblockedstyle）；混合式（Semi－blockedstyle）。
1．完全平头式
这一方式非常盛行，被越来越多的人采用。其主要特征是所打印的各行全部从左边边缘栏线开始，而且除了信件正文，其他部分都采用免标点法，即日期、称呼、结尾礼词、地址各行的末尾均不用标点符号，除了缩写点之外。也有一些人喜欢把日期放在右上角，使布局显得平衡。例如：
BAOSTEELHONGKONGTRADINGCO．，LTD
Suite905，Centralplaza18HarbourRoad，Wanchai，HongKongTelephone28277773Telex79806BSHKCHXFax25985917
Yourref．MD／JB／27
Ourref．EC／ZP／88
July11，1999
Mr．SimonScott
GeneralManager
IndepentProductsPty
18CanberraBay
Liverpool
LIverpool
NSW2170
Australia
DearMr．Scott
OrderX／123
ThankyouforyourletterofJune30th．WithreqardtotheproblemyouhavehadwithyourorderX／123，IhavelookedintothematterandIwashorrifiedtofindthatoursuppliersnadsentusthewrongcomponetsandhadalsomislabelledthem，sothatourclerksdidnotrealisethemistake．Ofcourseweshouldhavechecked，butIamsorrytosaythatwedidnotdoso．
TheonlythingIcandoistosuggestthatyoureturnthefaultyitems（wewill，ofcourse，reimbursetheshippingcost）andwewillreplacethemwiththecorrectitemsorcredityouwiththeirvalue．
Weapologisefortheerrorandaretakingstepstoensurethatitisnotrepeated．
Yourssincerely
（Signature）
EdmondChen
SalesManager
译文：订单X／123号
6月30日的来信收悉。关于X／123号订单的问题，我调查了这件事，非常吃惊地发现原来我们的供货商发错了部件，而且贴错了标签，所以我们的职员没有发现出了差错。当然我们应该检验的，但是很遗憾没有做到。
我提议你们把发错的货退回给我们（当然运费由我们支付），我们会重新发给你们正确的货物，或者把货款退回。
非常抱歉出了这种差错，我们已经采取措施，保证今后不再出此类差错。
2．混合式
这种方式已不如以前盛行，但有些人喜欢它，因为它的布局看上去非常均衡，而且段首缩格的分段方法是我们熟悉的。有些人不喜欢缩格，认为这样会浪费打字员的时间。它的主要特征是日期放在右上角，封内地址每一行都有逗号，最后一行是句号，邮政编码后没有标点，在封内地址的标点，也有人喜欢像完全平头式一样采用免标点法，每一个段落起首都缩进去5到10个空格，结尾敬词居中，也可以和签名一起在栏中线右侧平头排列。
ZHEJIANG
NATLVEPRODUCE＆ANIMAL
BY－PRODUCTSIMPORT＆EXPORTCORP
102FengqiRoad，Hanzhou，ChinaTel：5178390Tlx：35013
TUHSUCNFax：86－571－5152310
ABC（DrinkMachinesLtd，2February，1998
186Parklane，
Bristol，
UK．
BS28BE
Dearsirs，
Order268
Thankyouforyourletterof15January，1999．Werecentlysentpartoftheaboveordertoyou．Unfortunately，wecouldonlysendhalfoftheteathatyouordered．
Wehopetosendtheresttoyoubytheendofthemonth．
Yoursfaithfully，
（Signature）
SmithRen
SalesManager
译文：268号订单
你方1月15日来信收悉，关于订单268号的货，我们已发了一部分，很遗憾目前只能发一半的茶叶给你。
我们希望月底把其余的一半货发出。
书写信封，折叠、插入信纸
1．信封的书写格式
信封的写法参照封内地址的写法，若有（AttentionLine或Confidential字样）都要照抄。发信人的名称、地址如果没有事先印好，应该写在信封左上角或封盖上。收信人的名称、地址的位置；从上往下二分之一，从左往右三分之一处开始。不管信件打印是用完全平头式还是混合式，信封上一般均用平头式，免标点法。例如：
2．折叠信件方式
折叠信纸这样的小事有时候也会影响一个公司的形象，正确的折叠可以使信纸正好放进信封，收信人可以很方便地取出，而且信纸打开后看上去很整齐，通常的折叠法有两折法和三折法。
两折法。信纸上边留出一点，大约四分之一英寸；余下的信纸折叠成均衡的三等份，先把下边往中间折，然后把多出四分之一英寸的上边往下折；插入信封，多出一点的边方便收信人取出、展开信纸；也有人喜欢不留四分之一英寸的边，只是把信纸折叠成均衡的三等份，这样也可以。
三折法。信纸上边留出四分之一英寸，上下对折；对折后的信纸，左边留出四分之一英寸，余下的折叠成均衡的三等份，先把右边往中间折，然后把多出一点的左边往右折；同两折法一样插入信封。三折法适合比较小的信封。
若是卡片、便条之类形状比较方的东西，把信件的正面朝向信封的背面插入，这样一打开信封就能读到内容。
书写业务书信的基本原则
1．清楚（clear）
要让收信人明白信里说的是什么，没有疑问。写信时应该注意：
句子短，每一句只表达一个意思。少用连词“and”，“but”，“however”等，它们会使句子变长。
前后连贯，不可从一句跳到另一句、一个话题跳到另一个话题。
避免商业陈词，用恰好的词语表达清楚、精确的意思，没有赘词。例如：
2．完整（complete）
信的内容必须完整，该写的东西都要写进去。
3．礼貌（Courteous）
礼貌是一种内心的态度，不仅停留在使用礼貌的词句上，它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊，不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现之一是及时回信，这一点很重要。最好收到信当天就回信，如不能马上作答，也应写信解释原因，这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确。像说话的语气语调一样，书信也要有正确的语调，忽视这一点，信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率，甚至还会冒犯收信人。例如：
4．简洁（Concise）
今天的商务人员有很多信要看，所以喜欢来信简要，直接了当。要做到这一点，用词需直接、简明，能用一个字表达清楚的就不用短语。句子简洁，不罗嗦。例如：
5．正确（Correct）
任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象，所以，签署一封信前，最好认真想一下这封信：
是否清楚易懂；是否自然真诚；语调是否正确；信息、内容是否完整；细节是否精确无误；是否简洁、有礼；是否有语法、标点、拼写错误；段落布置是否合理；打印是否整洁、漂亮。
一切核对无误，就可签名发出了。
备忘录书写礼仪
备忘录（Memorandum／Memo）是写给公司内部人员的信，有时像一张便条提醒某人注意某件事，有时也比较长。写备忘录有很多形式，有的公司有印好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容：
1．To／Fortheattentionof／FAO（写给谁）
2．From（谁写的）
3．Re／Ref／Subject／Concerning（关于什么）
4．Date（日期）
5．FileNo．（归档号）
通常用姓名、职务的起首字母代表全称，例如：（RS代表RobertSmith，MD代表ManagingDirector总经理）。也不用（Dear．．．，Yourssincerely．．．等），行文直接了当。例如：
Memorandum
To：PRSectionFrom：OfficeoftheMD
Date：February1Subjest：TripbyMD
BelowaredetailsofthefactoriesthattheManagingDirectorwillvisit．INeachone，theMDwouldliketospeaktoallmem-bersoftheProductionDept．Pleaseinformeachfactoryandaskthemtocancelallotherappointments．
·March8：KualaLumpur
·March9：Singapore
·March10：Jakarta
译文：
备忘录
发送：公共关系部发自：总经理办公室
日期：2月1日关于：总经理的行程安排
总经理将参观下列地区的工厂，并将对工厂生产部的全体人员讲话，希望通知每个工厂取消其他约会。
·3月8日：吉隆坡
·3月9日：新加坡
·3月10日：雅加达
电传、电子邮件书写礼仪
1．电传（Telex）
电传的使用有了很大的变化。起先，由于费用昂贵，发电传强调简短，用很多的缩写形式；现在人们更注重的是清楚明了。只有很明显的词才用缩写。因为多写几个字还是比花时、花力纠正误解要合算。电传的格式通常由下列几部分组成：
To：40117GDHOTSH收电人电传机号码、公
CN司电传代码、国别代码
FM：62900BTELAA发电人电传机号码、公
司电传代码、国别代码
DATE：MATCH10，1999日期：1999年3月10日
ATTN：CUIHONG收电人：崔红
RE：3ROOMS事由：预订三个房间
THANKYOUFORYOURTELEX．WEWOULDLIKE3ROOMSAT110U．S．DOLLARSFORTHENIGHTSOF14，15，16，MATCH．WEWILLBECHECKINGOUTON17MARCH．OURARRIVALTIMEATSHANGHAIAIRPORTIS22：20ANDTHEFLIGHTNUMBERISQF77．PLEASEARRANGEFORUSTOBEPICKEDUPBYLIMOUSINE．PLEASECONFIRMTHISRESER-VATION．
正文
REGARDS问候语
PETERRICARDO发电人
这段文字可以用一些常用的缩略语：
ATTN：CUIHONG
RE：3ROOMS
TKSFORYRTLX．WEWDLIKE3ROOMSAT110U．S．DOLLARSFORTHENIGHTSOF14，15，16，MARCH．WEWILLBECHECKINGOUTON17MARCH．OURARRTIMEATSHANGHAIAIRPORTIS22：20ANDTHEFLTNOISQF77．PLEASEARRANGEFORUSTOBEPICKEDUPBYLIMOU-SINE．PLSCFMTHISRESERVATION．
RGDS
RETERRICARDO
译文：
致：崔红
事由：订三个房间
来电收悉。我们想预订三个房间，每间每天110美元，时间是3月14、15、16，共三天。3月17日离开。抵达上海时间22：20。飞机航班号QF77。请安排车子接机。请确认这次订房。
谨致问候
彼得·李嘉图
2．电子邮件（E－mail）
电子邮件是通过电脑传送的信息，随着电脑业的飞速发展，网络的应用，公司可以用电脑来直接传送信件和信息，我们称之为电子邮件，它的书写方式和电传差不多，只不过传送的渠道不同。例如：
FROM：TSANDERS＠DCC．COM（发件人）
TO：AKAHN＠UWA．PCM．COM（收件人）
THANKYOUFORYOURENQUIRYABOUTOURIRONNAILS．WEMAKEYOUTHEFOLLOWINGOFFERSUBJECTTOOURFINALCONFIRMATION．
400METRICTONSOFIRONNAILSATUS550PERMETRICTONTOBEPACKEDINCARTONOF16PACKETS，FOURKILO-GRAMSEACHCARTONANDSIXCARTONSTOAWOODENCASEWITHONEPERCENTDISCOUNTALLOWED．
THEPRICEISQUOTEDONCIFBASIS，PAYMENTISTOBEMADEBYSIGHTLETTEROFCREDIT．
WEHOPEYOUWILLFINDTHESETERMSATISFACTORYANDLOOKFORWARDTOTHEPLEASUREOFYOURORDER．
（正文）
BESTWISHES（谨致问候）
TOMSANDERS（署名）
译文：
感谢你们对我们铁钉的询价。现报盘如下，以我方最后确认为准：
400公吨铁钉，每公吨550美元；用纸板盒包装，每个纸板盒装16个包，每盒重4公斤；每个木箱装6个纸板盒，允许1％的折扣。
上述价格按CIF报价，以即期信用证支付。
希望你们对这些条件感到满意，并期望你方订货。
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