当你在一个大型的公司里任职时，你可以用自己买的私人信笺写信给商业伙伴、朋友，用于联络事宜。你的信纸和明信片要强调你是谁和你的职位。当你发出通知或邀请函或递给某人你的名片时，你就在传达你本人和你工作的精髓与形象。
一张好的请柬能够传达活动的重要信息，能够塑造良好的公司形象，能够代表主人发出真诚的邀请，还能够使接受者对主人产生亲切感。
在社交礼仪日益重视形式与规范的今天，礼仪文书是现代社交礼仪的基本方式之一。在现代社会中，个人之间，机关、企事业单位及社会团体之间时常发生各种交往，有时就用书面形式进行沟通、联络，如邀请客人出席招待会、开业典礼、座谈会、宴会、交易会、沙龙、学术讨论会的柬帖；迎来送往、欢送告别、喜庆场合的欢迎词、答谢词、欢送词、祝酒词；向有关单位及公众宣布事项的启事；还有题词及婚丧寿诞方面的文书等。
上述各类礼仪文书不仅用于交际，也关系到个人的工作效率和交际活动的效果。
一、礼仪文书常识
礼仪文书有哪些特点
1．交际性
作为社会交往、礼仪活动的文体，礼仪文书主要体现交际双方（有时是多方）的愿望、喜好、情感，反映的是一种“双边”关系。只不过它是用书面的形式接触、互通信息、交流情感，同样能达到相互了解、彼此吸取对方的长处和积极因素的目的，为增进友谊、加强合作、促进人际关系的和谐起催化剂作用。
2．礼节性
礼仪文书注重“以礼相待”，强调因人、因事、因地、因时地待人接物。
3．规范性
礼仪文书一般都具有比较固定的格式和用语，是一种比较规范化的文体，有时要特别注意。比如书信，不仅称谓语、开头结尾的应酬和问候祝颂语有很多讲究，还要注意行文中书写的款式，即以抬头表示尊敬、以侧写表示谦逊等，如果用错了对象、用错了场合或不合于情境名分，就会伤感情，影响交际效果。
怎样写作礼仪文书
1．表达方式灵活多样，不拘一格。
只要能准确、真诚地表达自己的感情即可。
2．使用语体自由多样，心到笔随。
礼仪文书的语体不受公文语体的束缚，白话、文言、文白相间均属恰当。礼仪文书是一种最能体现和反映作者个性与才情的文书。
3．运用语言简洁精炼，顺畅得体。
4．反映情感真挚恳切，情溢文中。
礼仪文书大多是从心底深入进行交谈，加深情谊，处处体现出相互之间的感情。
礼仪文书的文体种类
根据文体写作的基本要求，礼仪文书大致分为：
礼仪函电类（包括一般函电和专用函电）。
柬帖类（包括聘书）。
名片贺卡类。
题词启事类。
讣告与悼词类及碑文、对联、诗词类等。
二、各类礼仪文书及应用礼仪
致词与函电礼仪知识
1．礼仪致词的种类
礼仪致词主要有四种：欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词。
欢迎词、祝酒词是宾客到来时主人的接风致词。
答谢词是宾客为感谢主人的盛情款待而致的答词。
欢送词是当宾客离开时，主人表示礼貌而说的惜别之词。
2．礼仪致词的特点
尊敬感。礼仪致词建立在双方互相尊重的基础上，一般在称谓前要有表示尊敬之意、亲切之感的修饰词，如“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等词语，再在姓名之后加上头衔或加上“女士”、“先生”等字样。
真挚感。在迎来送往、感谢致敬时，致词应在字里行间反映出真情实意，这种情感要出于真诚，是一种自然流露的感情，不是虚假地做给宾客看。使用客套话要恰到好处，不能过分或过滥。
简洁性。致词类文体一般应短小精悍，不能长篇大论。
委婉性。致词各方在致词时，一般都只讲对相关事物的原则和基本点，不涉及或不直接涉及有争议的观点与看法，所以必须用委婉的语气和词语来阐明各自的见解，以便能取得对方的谅解，继而进行合作与交流。
3．礼仪致词的格式
礼仪致词的格式有标题、称谓、正文和落款四个部分。
标题。有两种：一种只有“欢迎词”、“欢送词”等；一种是“×××＋职务”在欢迎×××招待会上的致词。
称谓。有两种：一种是泛称，用“女士们、先生们”等词，标题下面第一行顶格，后面加冒号；一种是专称，写明宾客（或主人）的姓名全称及职务、头衔等，前面可冠以“尊敬的”等词。书写地方同泛称一样。
正文。应根据双方关系及访问目的而确定。往往有三层涵义：一是充满诚挚友好的欢迎或祝贺之情与友好的欢送或答谢之意；二是简要回顾或概述双方相互之间合作的往昔，工作中取得的成绩及值得记住的友谊；三是向对方表示良好祝愿和愿意与对方继续合作之意。正文最后以热烈的祝颂告别词结尾。
落款。在最后一行右边签上发表讲话人的姓名、职务名称。
4．写作致词的礼仪
不管是即兴演讲还是事先起草的礼仪致词，都要注意场合、致词对象、时令及气氛等。
用语不仅要雅致、准确、生动、贴切，而且要通俗易懂，语音不会出现理解上的混淆。篇幅要短，主题集中鲜明，客套语适量，语言精炼明确。要以礼貌而真诚的感情，来体现双方的交往，以便能进一步合作与往来。全文条理清楚、结构紧凑。
5．礼仪函电的种类
礼仪函电主要有三类：贺信、贺电；慰问信、慰问电；感谢信、感谢电。
贺信、贺电是用来祝贺对方机关或个人在某一领域中所作出的成绩与取得的成就，庆贺重大的节日、纪念日而写成的信函或电文。
慰问函电是以组织或个人的名义向某一集体或个人表示关怀、问候、安慰、鼓励而写成的文书。
感谢函电是用来表达感谢之情的一种书面形式。
6．礼仪函电的特点
礼仪函电不同于一般信函和电报，它具有社会效应。
礼仪函电虽然与公务函电同属一种文体，但两者在实际使用上也有不同特色。
表达内容上，礼仪函电大多以交流感情、增进友谊、称颂慰问、感谢致意为主；公务函电则以通报情况、办理具体事项、咨询、商洽或答复问题为主。
写作上，礼仪函电的语言、格式要求合乎礼仪规范，语气温和、亲切、热忱；公务函电则严格按有关规则行文，语气严肃庄重，用词简练，讲求事理逻辑。
作用上，礼仪函电主要起发展关系，加强沟通，增进了解，促进友谊的作用；而公务函电主要起办事作用，如询问情况、洽谈工作等。
7．贺信、贺电的格式与礼仪
贺信、贺电的格式主要有标题（贺电可省略）、称呼、正文、落款和日期。
贺信标题位于首行正中，写“贺信”两字。
称呼写于另起一行顶格处，有机关（单位）或个人两种。机关（单位）名称要用全称或规范化的简称；给个人的贺信、贺电，应根据礼仪规范书写对方称谓（包括职务、姓名、尊称）。称呼后加冒号。
正文另起一行空两格，是贺信、贺电的内容部分。有三层涵义：一是开头写祝贺原则和所祝之词，一般就具体事件（成绩、成就或成功）向对方表示祝贺，并说明取得成绩的原因、意义及影响，大多用“欣闻（欣悉）……向……表示祝贺”或“值此……之际，特表示热烈祝贺”等词语；二是中间具体展示己方对祝贺事件的态度，概要分析、表明对该事件的肯定；三是最后以祝愿或希望之词结尾。
落款应写明发信、发电机关的全称或个人职务、姓名。落款的位置在正文右下方。最后还要注明发信、发电日期，署于落款下方。年、月、日须填写清楚，不可省略。
写作函电时要注意：贺电篇幅比贺信更短，用语更精练简洁，不堆砌华丽词藻，要词义鲜明、准确；格式要规范、称呼要得体。尤其是涉外祝贺函电，更应按国际惯例书写；语气上要感情真挚、热情大方，所述事件要恰到好处，符合实际。
8．慰问函电的格式与礼仪
慰问函电的格式包括标题、称呼、正文、落款和日期四部分。
标题有两种写法：
直接写“慰问信”或“慰问电”；
慰问单位名称，致被慰问单位名称，慰问信或慰问电。标题位于首行居中。
称呼与贺电、贺信相同，提行顶格，后用冒号。
正文另起一行，空两格写慰问内容。一般也有三层涵义：开头向受电、受信单位概括说明写信或致电的原因、背景、目的等，使对方明白为什么受到慰问；中间概括写明受信、受电单位、个人或国家的先进事迹、优良品德，或赞扬受灾人民勇于战胜困难、重建家园的气概和精神，并表示向对方学习、致敬；最后点明希望与前景，简述慰问单位的深切关心，鼓舞受灾人民征服困难，振奋斗志。
落款要写明发电人或发信人、单位、国家的全称，以及发电、发信的年月日，位置都位于正文右下角，日期在落款正下方。
写作慰问函电时应注意：
针对不同对象、不同情况，恰如其分地表达慰问之意。
叙述要真诚，分析要得当，态度要诚恳、热情、亲切。
表达上要突出重点、详略得当、条理清晰。
用语通畅、精当、简练、得体。一般慰问电比慰问信更简短。
9．感谢函电的格式与礼仪
感谢函电的格式由标题、称呼、正文、敬语、落款和日期五部分组成。
标题有两种：“感谢信”或“感谢电”；“致×××的感谢信（感谢电）”。位于首行居中，字体略大一些。若用于张贴，用大红纸张书写。
称呼提行顶格书写，后加冒号。一般写单位名称或个人姓名，如是个人姓名，后可加“同志”、“先生”等称呼词。
正文另起一行，空两格写感谢内容。概括地叙述对方的事迹，说明对方给予自己哪些支持和帮助，并阐明事迹的影响，表明自己的感激之情。这是全文的主体部分，要突出重点，记叙详实，表扬适度。
敬语要在正文结束后另起一行写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼”，或在正文后另起一行顶格写“致以最诚挚的敬礼”等词语。
落款和日期同慰问函电，署于敬语后右下方。
写作感谢函电时要注意：
区别不同对象，感谢事由，事项要准确、明晰而热情。
抓住事迹的感动之处。
恰当地评议所反映的事迹，有话则长，无话则短。
用词明快、通畅，有感而发，发自肺腑，切忌矫揉造作。
柬帖与聘书礼仪
1．柬帖的种类
从柬帖的内容看，主要有喜庆帖、应酬柬帖、礼帖、谢帖、及丧帖五种。
从柬帖的表面形式看，有横帖与竖帖。
从柬帖的纸张样式看，有卡片式和折叠式之分。
2．柬帖的特点
告知性。柬帖首先要将邀请、通报、致谢的内容告知对方，特别是请柬，更应写明邀请人姓名、活动的名称、时间、地点等。
礼节性。柬帖的款式、格式、用语都非常注重礼仪要求，要为交往起到事半功倍的效果。
规范性。无论哪种柬帖，一般都有严格的讲究，行文中的起行、抬头、具体位置、制品的内外设计等等，要与交际对象、交际内容和谐、一致，并按社会约定俗成来写作。
简捷性。柬帖都要求言简意赅，用词便捷，使对方一目了然。
3．柬帖的格式
柬帖由标题、正文、结尾及落款和时间四部分组成。
标题一般写在柬帖的封面，如“请柬”等。
有些柬帖还有起首和抬头，一般起首低格，抬头与书信的抬头书写相同，平抬顶格。
正文的内容根据柬帖的不同种类而有不同要求。以请柬为例，请柬的正文由以下几部分组成。
说明被邀人姓名；
被邀参加的活动名称；
活动（或会议）的时间、地点、注意事项等；
有时要请被邀人确认能否应邀。用词要准确、精炼、热情、恳切、得体。结尾处空两格写上“此致”或“敬请（恭候）”字样，再另起一行顶格写上“光临（莅临）”字样。
落款写在右下方，由发柬帖者署名，并另起一行右下方注明日期。
4．柬帖写作中的礼仪
选购或设计制作柬帖，要注重款式与交际对象、交际内容的一致。如恭贺新春的拜年帖或春节活动的请帖、礼帖，可选择竖式且有美术装潢，其中以民族文化色彩浓郁的为好；而新年元旦的庆贺横竖式都可以。
柬帖的写作应与其外表形式相协调，即竖式的柬帖应竖行书写、横式的柬帖应横行书写。竖写自右而左移行，横写自上而下移行。柬帖中所有名称均应使用全称或通用简称。
打印好的有正式规格的柬帖，行文中不能用标点符号；若以信函形式发出的柬帖，句子之间可用标点符号。
5．聘书的格式与礼仪
聘书格式有标题、称谓、正文、落款及时间四部分。
标题居内页首行中间位置，字较正文大些，写上“聘书”、“聘请书”或“聘约”。
称谓位于标题下一行顶格写，写受聘人姓名（也可附上职务或职称、学衔等）。
正文一般包括聘请缘由、被聘人承担的具体职务、职责、权限、待遇、聘期起止时间，以及对被聘任的要求或希望等。可分条列项书写。结语用“此聘”或“特授予此证”等词语，另起一行空两格书写。
落款要在正文下面靠右侧，写聘请单位或单位及负责人姓名，并加盖公章及个人名章，然后另起一行写发出日期，位置比落款再略靠右些。
写聘书时须注意语气要谦恭、得体、用词简练、准确。
贺卡礼仪
1．贺卡的挑选
挑选贺卡要根据使用贺卡的节日背景和具体赠送对象的不同来决定哪种贺卡较适合，这就要求注意贺卡的款式、装饰内容、总体风格和祝贺词语。挑选贺卡时要求做到：
贺卡的装饰内容和祝贺词语与赠送贺卡的节日背景相一致，要在节日之前寄到收卡人手里。
贺卡的装饰要与赠送对象的文化修养、审美情趣相一致，贺卡的礼仪内容要与收卡人的心境相通。
贺卡上的祝颂词语要能准确表达赠送者对赠送对象的衷心祝愿，要选贺卡上的词语与赠送目的完全一致的。
2．贺卡的写作
贺卡的写作要视贺卡上的祝颂词语而定。一般在贺卡原有祝颂词语的基础上，再加写更能表达自己心情的言辞，这就要在祝颂语前写上赠送对象的姓名、称谓，在祝颂语后写上赠卡人的姓名及自称，最后再写上时间。
贺卡书写时要注意用词得体、简洁，字迹工整、大方、美观；若贺卡是竖式，行文宜竖行书写，贺卡是横式，行文宜横行书写。
题词与启事礼仪
1．题词的种类
从形式看，题词主要分题壁类、题牌匾类、题条幅类、题簿册类。
从题词内容看，主要有题名类、日常题赠类。
从对象看，题词主要有给人题、给物题、给事题三种。
2．题词的写作礼仪
叙事要简短而充实，语言要有力而严谨。
明确题词的对象与事由。既要搞清题词对象的性别、年龄、身份、职业、地位、信仰等，又要明确为何事、在何种场合、何时而题词。
题词要讲究语言美和音律美。题词作为一种高雅的交际活动，要求所题之词典雅别致，含蓄隽永，书法优美，并且讲究音韵和谐，字与字之间要平仄声韵协调。
题词讲究款式的规范化。题词的款式按社会约定俗成的款式来书写。题词分正文、题款两部分内容。题款又分上款与下款。上款书为何人何事而题词，下款书何人何时题写。题词款式分横写、竖写两类。主要写法是：横写时，一般正文自右而左写，上下左右居中；竖写时，上款于正文右端，自右上方往下竖写，下款于正文左端，自中间部分起往下竖写。上下款字要明显小于正文的字。
3．启事的特点
知晓性强。启事是以最大限度的传播媒体、最广的范围与传播空间、最快的速度来最大可能地将所启之事公告于社会大众，以使社会各界人士在尽量短的时间里知晓启事内容，尽快了解有关事项。
简洁明晰。启事内容要求时间急、事项少，必须让人一看就明了有关事项。语言应简短有力，使公众一听或一望就明确所启之事。启事的用词要简捷、鲜明、清晰，内容简明扼要，文字精练，适用范围广而明确其所指。
4．启事的种类
从所涉及的事务看，启事有公务启事和私务启事两大类。
从启事涉及事项的性质看，有征招类启事、声明类启事和寻找类启事三种。
征招类启事是征求某些对象做某事或招收某人员的启事。比如征文启事、招工启事、招生启事、招标启事、征订启事、征集启事等。
声明类启事是声明某证件作废、告知地址迁移、名称改变、提前或延期、开业或停业等情况的启事。
寻找类启事主要是寻人或寻物启事。
此外，还有不同目的与内容的其他启事，诸如道歉类、鸣谢类、辞行类、陈情类、喜庆类、丧祭类等礼仪色彩特别浓重的启事。
5．启事的格式
由标题、正文、落款和时间三部分组成。
标题一般应写清楚启事的性质和文件。如“征婚启事”、“更正启事”、“寻物启事”等。
正文是启事的主体，主要写所启之事及该事的旨意。要求直截了当地将写作者所要求之事的具体内容、想法、意图明确地告之社会公众。为了便于联系，正文中的时间、地点、事物名称（人物姓名）、年龄、职业、要求或征询事项要写得明确、具体而简洁。
落款要写明启事人姓名、单位名称及启事的确切时间。在正文之后空一行右下方位置落款。若登在报刊上的启事，可不写时间。
6．启事写作的礼仪
标题简短醒目。启事标题要尽量简短，一般用简语，像“寻人启事”用“寻人”，“招聘启事”用“招聘”等。为了醒目，其字体较正文的字体要大得多。
内容突出重点。启事一般应一事一启，讲求一文一个中心思想，使人一看见就知道要做什么或怎样做。
陈述简明扼要。启事一般用说明来表达主题，要求行文简短、明确，文字精练、准确，措辞郑重、严谨，不用比喻、夸张等修辞手法。切忌文字冗赘、语言晦涩、独出心裁。
行文礼貌得体。启事是让社会各界了解、帮助做有关事情，或征求意见等，在行文上讲究一定的体式，用语上力求文明礼貌、得体、恰当，以彬彬有礼的告白引起社会公众的普遍理解和同情。
讣告与悼词
1．讣告的种类与写法
按照内容与形式的不同，讣告可分为一般式、公告式、新闻式三种。
一般式讣告。这是最常见、最通用的一种讣告。其格式和写法是：
标题：开头一项居中写“讣告”或“死者姓名＋讣告”。字体要略大于正文字体。
正文：有三层涵义。死者的姓名、职务、身份，死者逝世的原因、时间、地点，年寿；简介死者者生平事迹，概述其一生中的重大成就和具有代表性的经历；写明吊唁、开追悼会的时间、地点及注意事项。
落款与时间：落款写单位名称、治丧委员会名称或个人姓名。时间写发布讣告的具体日期。
公告式讣告。是一种比一般式讣告隆重、庄严得多的讣告。一般根据死者的职务、身份，由党和国家或一定级别的机关、团体做出决定后发出，往往由公告本身及其他消息共同组成。它的格式与写法是：
公布逝世消息。包括标题、正文及时间三部分。标题由发出单位名称和“公告”组成。正文要写明死者职务、姓名、逝世原因、时间、地点及终年岁数、对死者的简单评价和哀悼之词。最后署明公告时间。
治丧委员会公告。包括标题、正文及时间三部分。标题一般用粗大字体写明“×××同志治丧委员会公告”。正文是对丧事的安排及具体要求。最后署明公告的时间，公布治丧委员会名单。
新闻报道式讣告。新闻报道式讣告常作为一则消息刊登于报纸上，旨在晓喻社会。格式、内容和写法都极为简单。格式只有标题和正文，不必落款，也不写时间。
标题一般都写“×××同志逝世”。
正文有两层涵义：一是简述死者原单位、职务、身份、姓名，何因于何年何日在何地逝世，终年多少岁；二是对死者的生平作简要介绍。
2．讣告的印制与应用礼仪
书写或印制讣告有三种形式：
一种是柬帖式。用一面32开或16开白卡纸，通栏横排正文；标题居中置正文上面，字体略大于正文；正文字体大小一致；封文一般不用另行印制，使用素色普通信封即可。
一种是布告式。一般用白色纸张，用墨笔抄写讣告全文。纸张的大小视布告具体篇幅而定。
一种是报刊新闻式，讣告全文加墨框。
写作讣告时要讲究礼仪
讣告的语气要求准确、简练、严肃、郑重，以体现对死者的哀悼。
讣告用纸的颜色，我国一般用白纸，书写黑字。
3．悼词的写法
悼词有评述式、记叙式和抒情式三种。
评述式悼词。评述式悼词是以评述死者对社会的贡献为主要内容。一般由单位写出，在追悼会上宣读。
标题一般都写“在×××同志追悼会上的悼词”或“悼×××同志”。
标题下署上撰写或致悼词者的姓名。
正文一般分三层涵义：开头以“我们以沉痛的心情悼念……（身份或名望）×××同志”开始，然后再简述去世原因、时间、地点、享年等，对死者表示深切哀悼，语气较沉痛；中心部分分别对死者的籍贯、学历、经历进行集中介绍，重点突出对人民、对社会的贡献，并给予总结性评价；结尾表示对死者的怀念、悼念及化悲痛为力量的决心；最后用“×××同志永垂不朽！”或“×××同志永远活在我们心中”等作结语。
记叙式悼词。记叙式悼词是以记叙死者的生平事迹或业绩为主的悼词。多由死者的熟人、朋友撰写，也包括在报纸上发表的哀悼性回忆文章。
标题是一般记叙文的标题写法，像《难忘的记忆》；也可加一副题。
署名在标题下面。
正文同记叙文写法一样，形式多种多样，以记叙为主，要有记叙的六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果及细节。
抒情式悼词。抒情式悼词是侧重抒发作者悼念之情的悼词，常以抒情散文或诗词形式出现。
标题不拘一格，像《写给×××》、《哀×××》等。
署名在标题下面。
正文不受格式限制，结构安排多种多样，全篇要以“情”字为统帅，以抒发强烈、深沉的悼念之情。
4．写悼词的礼仪
写悼词要具有概括性，不能变成流水账，突出死者的高贵品质和贡献。
悼词中对死者的评价要公允，既不苛求，又不过分溢美。悼词一般不写死者的缺点错误，在写作时最好能事先与领导和家属商量，求得同意。
悼词的语言要简洁、朴实，并充满感情，做到哀而不伤，悲而不惨。
悼词可事先印制成文，也可用墨笔抄写在白纸上，悬挂于追悼会场。
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