在一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵。

    ——爱因斯坦

    重新认识时间

    1关于时间的故事和格言

    从前，在非洲有一个名叫时间的富人。他拥有无数的家禽和牲口以及无边无际的土地，他的田里什么都种，他的大箱子里塞满了各种宝物，他的粮食装满了谷仓。

    时间富人拥有这么多的财产，把牛、羊、衣服送给穷人，于是人们说世界上没有一个人比他更慷慨大方了，还说，没有看见过时间富人的人就等于没有生活过。国外的人也知道了，于是，各国商人远道而来，随同的还有舞蹈家、歌手、演员。各国派遣来的使者，只是为了要看一看这位富人，回国后就可以对百姓说，这个富人怎么生活，样子是怎样的。

    很多年后，有一个部落准备派出使者去向时间富人问好。临行前部落的人对使者说：

    “你们要想法见到他，要设法知道他是否像传说中的那么富有，那么慷慨。”

    经过长途跋涉，使者们终于到达了时间富人居住的国家，他们在城郊遇到了一个瘦瘦的、衣衫褴褛的老头。

    使者问他这里有没有一个时间富人？

    老人忧郁地回答：“有的。你进城去，人们会告诉你的。”

    使者进了城，向市民们问了好，说：“我们是来拜访时间富人的，我们很想看看这位神奇的人，准备回去后告诉同胞。”

    正当使者说这话的时候，一个如老乞丐模样的人慢慢地走到他们面前。

    这时有人说：

    “他就是时间富人！就是你们要找的那个人！”

    使者看了看又瘦又老、衣衫褴褛的老乞丐，简直不相信自己的眼睛。

    “你就是时间富人吗？”他们问道。

    “是的，我就是时间，我现在变成不幸的人了。”老头说，“我现在是世界上最穷的人。”

    使者点点头说：

    “是啊，生活常常这样，但我们回去如何对同胞说呢？”

    对方想了想，答道：

    “你们回到家里，见到同胞，对他们说：‘记住，时间已不是过去那个样子！’”

    听完这个故事，你一定会停顿一下想其寓言，可是别忘了，时间在停顿中已经流逝了。

    还有一个故事说，所罗门王有一天晚上做了一个梦。一位先贤在梦里告诉他涵盖了人类的所有智慧的一句话，让他高兴的时候不会忘乎所以，忧伤的时候能够自拔，始终保持勤勉，兢兢业业。但是，醒来后却怎么也想不起那句话来，于是他召来了最有智慧的几位老臣，拿出一颗大钻戒，向他们说了那个梦，要他们把那句话想出来。并说：“如果想出那句话来，就把它镌刻在戒面上。我要把这颗戒指天天戴在手上。”

    一个星期后，几位老臣来送还钻戒。戒面上已刻上了一句简单的话：“这也会过去。”

    两个故事说的都是时间。时间就是这样在我们眼前不经意地流走，而且永不回头。

    莎士比亚说：“时间是无声的脚步，是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻的。”

    两千多年前，孔夫子就望河而叹“逝者如斯夫，不舍昼夜。”(时光就这样不分白天黑夜地流逝，就像这奔流不息的河水。)

    朱自清先生的散文《匆匆》里这样写到：“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉察它去得匆匆了，伸出手遮挽时，它又从遮挽着的手边过去；天黑时，我躺在床上，它便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我的脚边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，这又算溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影儿，又开始在叹息里闪过了。”

    最能把时间的特性描述得淋漓尽致的当属两位法国哲人。

    哲人伏尔泰问：“世界上，什么东西是最长的而又是最短的；最快的而又是最慢的；最能分割的又是最广大的；最不受重视的又是最受惋惜的；没有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生生不息？”

    智者查帝格回答：“世界上最长的东西莫过于时间，因为它永无穷尽；最短的东西也莫过于时间，因为人们所有的计划都来不及完成；在等待着的人看来，时间是最慢的；在作乐的人看来，时间是最快的；时间可以扩展到无穷大，也可以分割到无穷小；当时谁都不加重视，过后谁都表示惋惜；没有时间，什么事都做不成；不值得后世纪念的，时间会把它冲走，而凡属伟大的，时间则把它们凝固起来，永垂不朽。”

    时间，给懒惰者留下空虚和懊悔，给勤奋者带来智慧和力量。

    克雷默说：“当心你的时间是怎样花掉的，因为你的整个未来都要生活在时间里面。”

    人生易老，人生苦短。人生是由我们在世上拥有的有限时间构成的。对于时间，对于人生，古今中外已有很多人说过很多有哲理的话，如今已成为我们的座右铭。

    “人生天地间，若白驹过隙，忽然而已。”这是庄子的感叹。

    诗仙李白亦感叹：“恨不能系长绳于此西飞之白日。”

    鲁迅说：“浪费别人的时间等于谋财害命，浪费自己的时间等于慢性自杀。”

    在当代西方，许多时间管理者也留下了很多名言。例如：“时间是最紧俏的资本，如果人们连时间都不会管理，何谈会管理其他。”

    (彼得·德鲁克)

    “谁从手上放走时间，谁就是放走自己的生命；谁把时间掌握在手中，谁就掌握着自己的生命。”

    (艾伦·拉克因)

    “正如善于与人打交道一样，善于利用时间也是决定您个人人生成败的一个因素。”

    (乌尔利希·席维特)

    爱尔兰人则用简洁明了的民谣表达了他们对于时间的尊崇：

    您应抓紧时间工作，这是成功的代价。

    您应抓紧时间思考，这是力量的源泉。

    您应抓紧时间游戏，这是青春的秘密。

    您应抓紧时间读书，这是知识的基础。

    您应抓紧时间行善，这是走向幸福圆满之门。

    您应抓紧时间梦想，这是升天之路。

    您应抓紧时间去爱，这是真正的人生乐趣。

    您应抓紧时间快活，这是心灵的音乐。

    (摘自《爱尔兰古代民谣》)

    2时间流逝着财富和生命

    对于时间的把握，我们是不会满足于记下一些故事、格言的，那么，我们再来计算一下时间的金钱价值。虽然时间是无法用金钱来购买的，可人对时间的运用，产生的价值各不相同。由此时间获得了价值，这种价值可用金钱来衡量。

    比方说，一般的人一分钟连一分钱的价值都无法创造，而科学家每分钟所创造的价值，可能是几十元或上百元。

    这笔时间与金钱之账，很少有人去计算，不过，它却是实实在在地存在着的，不算不知道，一算吓一跳。

    而对于“时间就是金钱”的说法，赞同反对参半。

    有人认为时间比金钱更宝贵 时间＞金钱

    有人认为时间就是金钱 时间=金钱

    有人认为金钱胜过时间 时间＜金钱

    我们应该持有的正确态度是：

    时间不仅仅是金钱，比金钱更加宝贵。时间犹如自己的生命一样！

    为了更好地利用时间创造价值，我们必须牢记：

    时间是不容变更的，是不可储存的，是不可增加的，是不可转让的。

    时间匀速地消逝，一去不复返。

    3你还有多少可利用的时间

    中国传统称不到5岁去世者为夭折，60岁为花甲，70岁为古稀，80～90岁为耄耋。

    暂以30 000天(82.4岁)记，你已用去了多少天，还剩下多少天？

    我们花在吃东西上的时间：

    假定我们每天用10分钟吃早餐，30分钟吃午餐，20分钟吃晚餐，整整一个小时。如果再加上我们做饭、喝茶、抽烟、吃零食的时间，至少也得60分钟。这也就是说，每天我们用在吃上的时间至少要2个钟头；每个星期要用14个钟头。

    这等于说，我们每年差不多有20天的时间，全部花在吃东西上面。

    仍以30 000天(82.4岁)为例，我们一生中要用近7年(2 500天)的时间花在吃喝上。

    我们花在睡眠上的时间：

    假定我们每晚用8个小时睡觉，这等于一天的1/3。

    换句话说，我们一生有1/3的时间，是花在睡觉上面的。

    以30 000天(82.4岁)记，我们一生中将近24年(10 000天)是在睡眠中度过的。

    我们花在学习上的时间：

    一年有365天，可是星期六和星期天不用上学，每个星期有两天不上学，每个月就是8天，一年就是96天，只剩下269天。

    这些天里还有许多的假期。如春节、元旦、国庆节等，至少又要放十几天的假期。

    还有暑假和寒假，至少也得两个月。

    这样一来，只剩下不足200天左右的时间供我们上学学习。

    但是，这算得还不对，不要忘了，我们并不是整天上学的，我们每天大概上课6个小时。

    6个小时只是一天的1/4。一个学年大约只有180天上学，其1/4只有45天。这也就等于说，我们一年中用于上学的时间仅仅在45天左右。

    我们一年要用122天，也就是1/3时间睡觉。这样也可以说，我们小的时候，睡觉的时间是学习时间的3倍左右。

    这样一算，我们才会发现真正属于自己的，可以利用的时间是何等的少，所以说，任何人在时间面前都是平等的。

    到现在你应该能够明白“你一生中最重要的东西，就是你的时间。”

    既然时间对我们来说是如此的重要，而我们的时间资本又是如此短缺，我们就更应该好好地管理时间。下面的内容将告诉你一些最新的时间管理方法。

    帕累托80/20法则与时间管理

    1帕累托80/20效率法则

    1897年，意大利经济学家帕累托(Vilfredo pareto，1848～1923)在对19世纪英国人财富和收益模式进行研究时，通过调查取样发现大部分所得和财富，流向了少数人手里。在当今社会，这本身并没有什么值得大惊小怪的，但他通过进一步分析发现了一项自认为非常重要的事实：某一群体占总人口数的百分比，和该群体所享有的总收入或财富之间，有一项一致的数学关系，而且这种不平衡的模式会重复出现。他在对不同时期或不同国度的考察中都见到这种现象。不管是早期的英国，还是与他同时代的其他国家，或是更早期的资料，他发现相同的模式一再出现，而且有数学上的准确度。

    后人通过更精确的分析，从帕累托的研究中归纳出这样一个结果，即如果20%的人口享有80%的财富，那么就可以预测，其中10%的人拥有约65%的财富，而50%的财富，是由5%的人所拥有。在这里，重点不是数字，而是事实：财富在人口的分配中是不平衡的，这是可预测的。

    人们用80/20来描述这种不平衡关系，不管结果是不是恰好80/20(就统计来说，精确的80/20关系不太可能出现)，习惯上，80/20讨论的是顶端的20%而非底部的20%。

    后人对于这项发现有不同的命名，例如帕累托法则、帕累托定律、80/20定律、最省力的法则、不平衡原则，在这里我们把它称做80/20法则。今天人们所采用的80/20法则，是一种量化的实证法，用以计量投入和产出之间可能存在的关系。

    80/20法则主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。

    就字面意义来看，这一法则是说，你所完成的工作里80%的成果，来自于你所付出的20%。也就是说，对所有实现的目标，我们五分之四的努力——也就是付出的大部分努力，是与成果无关的。

    所以，80/20法则指出，在原因和结果、投入和产出，以及努力和报酬之间，本来就是不平衡的。80/20法则的关系，为这个不平衡现象提供了一个非常好的指标，典型的模式会显示：80%的产出，来自于20%的投入；80%的结果，归结于20%的起因；80%的成绩，归功于20%的努力。

    在商业界和人们的日常生活中，到处呈现出80/20法则的现象，这不能不引起我们的重视：

    ——20%的产品和20%的客户，涵盖了约80%的营业额。

    ——20%的产品和客户，通常占该企业80%的获利。

    ——20%的罪犯施行了所有罪行的80%。

    ——20%的汽车狂人，引起80%的交通事故。

    ——20%的已婚者，占离婚人口的80%(那些不断再婚又再离婚的人，扭曲了统计的数字，让人对婚姻的忠诚度大感悲观)。

    ——20%的孩子，达到80%的教育水准。

    ——在家中，20%的地毯面积可能有80%的磨损。80%的时间里，你穿的是你所有衣服的20%。如果你有一只保安警报器，80%的错误警示，是由20%的原因造成的。

    ——80%的能源浪费在燃烧上，只有20%的可以传送给车辆！

    ……

    在原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间存在的不平衡，可以分为两种不同的类型：

    ——多数，它们只能造成少许的影响。

    ——少数，它们造成主要的、重大的影响。

    一般情形下，产出或报酬是由少数的原因、投入或努力所产生的。又如：世界上大约80%的资源，是由世界上15%的人口所耗尽的；世界财富的80%，为25%的人所拥有；在一个国家的医疗体系中，20%的人口与20%的疾病，会消耗80%的医疗资源……

    种种事例表明，80/20法则无时无刻不在影响着我们的生活。

    原因与结果、投入与产出或努力与报酬之间的关系，往往是不平衡的。如何理解不平衡，进而善用不平衡，使之带来正面效用呢？

    80/20法则提出了独特的思考方法，让你确认不平衡，并针对问题采取行动。

    那么，80/20法则究竟能做些什么呢？凡是认真看待和运用80/20法则的人，都会从中得到有用的认识，有时甚至因而改变命运。每个人只要能发明出一套自己的使用方法，能从创意的角度来观察，这个法则就永远成立。

    人们很容易接受80/20法则的观念，但是却常常不知道如何运用80/20法则。有两种从80/20法则衍生出的好方法，即“80/20分析法”和“80/20思考法”。

    80/20分析法是以系统的、量化的方法来分析因果关系。这是一种以量化方式对原因、投入、努力，以及结果、产出、报酬等勾画出一个精确关系的方法。80/20分析法先假设有80/20关系存在，然后通过搜集事实证明这种关系确实存在。这是一种实证研究方法，可能导出各种结果，自50/50至99.9/0.1都可能。但只要从分析中得出在投入和产出之间确实有一种不平衡的关系，就应采取行动。

    相对于80/20分析法，80/20思考法运用得更为广泛。这是一种较不准确而属于直觉式的方法，包含诸多我们的思维方式和习惯，而正是这些思维方式和习惯，使得我们设定了哪些东西是造成生活中重要事物的重要原因。80/20思考法让我们能辨认出这些原因，并借以重新运用资源进而改善问题。

    80/20思考法要求你深入思考你视为重要的人物和事情，并判断80/20法则是否在此领域有效，之后依据自己的判断采取行动。80/20思考法不要求你搜集资料，也不必真的去验证各种假设能否成立。

    80/20思考法对于提高个人生活品质大有裨益。这是一种全新的尝试，可能不尽完美，但却能够给人们带来令人惊讶的领悟。比如说，一个人生命中的快乐或成就，其80%是发生在生命中很短的时期里，个人价值的高峰通常会被人大大地延伸。一般人说时间不够用，但是，运用80/20法则所得的结论恰恰相反，实际上我们是时间太多，只不过我们在不断地浪费时间。

    280/20法则与时间革命

    当我们把80/20法则应用到时间管理上时，就会出现以下假设：

    一个人大部分的重大成就——包括一个人在专业、知识、艺术、文化或体能表现上所表现出的大多数价值，都是在他自己的一小段时间里达成的。在创造出来的东西与花在创造活动上面的时间这两者之间，有极大的不平衡，不论这时间是以天、星期、月、年或一生为单位来度量。

    如果快乐能测度，则大部分的快乐发生在很少的时间内，而这种现象在多数的情况里都会出现，不论这时间是以天、星期、月、年或一生为单位来度量。

    用80/20法则来表述就是：

    80%的成就，是在20%的时间内达成的；反过来说，剩余的80%时间，只创造了20%的价值。

    一生中80%的快乐，发生在20%的时间里，也就是说，另外80%的时间，只有20%的快乐。

    如果承认上述假设，也就是上述假设对你而言属实的话，那么我们将得到四个令人惊讶的结论：

    结论一：我们所做的事情中，大部分是低价值的事情。

    结论二：我们所有的时间里，有一小部分时间比其余的多数时间更有价值。

    结论三：若我们想对此采取对策，我们就应该彻底行动。只是修修补补或只做小幅度改善，没有意义。

    结论四：如果我们好好利用20%的时间，将会发现，这20%是用之不竭的。

    花一点时间去印证80/20法则，几分钟也好，几小时也行。找出在时间的分配与所得的成就或快乐两者之间，是否真的有一种不平衡现象。看看你最有生产力的20%的时间，是不是创造出80%的价值？你80%的快乐，是不是来自生命中20%的时间？

    这是非常重要的问题，不可轻视。也许你该把本书放下，去散个步，一直到你确定了你的时间分配是否平衡，再回来继续读。

    我们对于时间的品质及其扮演的角色所知甚少。许多人用直觉即可明白这个道理，而千百个忙碌的人并不知道学习管理时间，他们只是瞎忙。我们必须改一改我们对待时间的态度。

    如果要你把你最宝贵的20%的时间拿出来，去当一个好士兵，去达成别人对你的期望，去参加一场别人认为你会参加的会议，或去做同伴都在做的事，或是去观察你所扮演的角色，不论是哪一项，你可能都不愿意。因为对你而言，上述这几件事都不必要。

    若你采取传统的行动或解决方式，那么你就逃不掉80/20法则的残酷预测，而把80%的时间花在不重要的活动上。

    为了避免这种下场，你必须找出一种可行的方法来管理你的时间。问题是，若你不想被排除在世界之外，你能离传统多远？有特色的方法不见得全都能提升效率，但至少有一种方式是可行的。想出几种，然后挑一个最符合你的个性的方法来进行时间管理。

    运用80/20法则，你可以很快地找到符合自己的时间管理方法。80/20法则对于时间的分析，是与传统看法大异其趣的，而受制于传统看法的人，可从这个分析中得到解放。80/20法则主张：我们目前对于时间的使用方式并不合理，所以也不必试图在现行方法中寻求小小的改善。我们应当回到原点，推翻所有关于时间的假定。

    时间不会不够用。事实上，时间根本多得是，我们只运用了我们20%的时间，对于聪明人来说，通常一点点时间就造成了巨大的不同。依80/20法则的看法，如果我们在重要的20%的活动上多付出一倍时间，便能做到一星期只需要工作两天，收获却可比现在多60%以上。这无疑是对于时间管理的一项革命。

    80/20法则认为，应该把重点放在20%的重要时刻上，而应削减不重要的80%的时间。执行一项工作计划时，最后20%的时间最具有生产力，因为必须在期限之前完成，因此，只要预计完成的时间减去一半，大部分工作的生产力便能倍增，时间就不会不够用。

    80/20法则将迅速提升你的效率，同时也是对传统的时间管理的否定，80/20法则将引导时间管理的革命。下面的例子将告诉你如何提高效率，缩短时间的运用。

    格拉史东(William Ewart Gladstone)，一位英国维多利亚时期知名的自由派政治家，他曾四度当选英国首相。格拉史东在许多方面的表现都相当独特：他尝试援救“堕落”妓女的措施惨遭失败；他还有一阵子出现自虐行为。但我们在此要关心的是他运用时间的独特方法。

    格拉史东并不因为自己的政治责任而受抑制，反而相当有效地行使其政治责任，因为他可以随心所欲地投入时间。他热爱旅行，不论是在英国本岛或外国旅行他都爱。在首相任期内，他经常以个人身份积极出访法国、意大利和德国。这样一来，既可以履行政治责任，又可以满足旅行爱好。

    他追逐女性、看戏、竞选及阅读，他只要觉得一点点不舒服，便会在床上躺一整天，在床上阅读并思考。他过人的精力和效率，来自于他特异的时间运用法。

    后继的英国首相中，只有洛依德·乔治、丘吉尔和撒切尔夫人可与格拉史东相提并论——这三位行事都极有效率。

    另一个关于非传统式时间管理法的例子，来自于管理顾问这个稳重的领域。当管理顾问的人，通常工作时间很长，还要面临多得令人发狂的事务。让我们看看下面三个管理顾问是如何管理他们的时间的。

    第一位是佛烈德，他从顾问事业赚得千万财富。他并非商学院出身，却有能力设立一个成功的大公司，公司上下除了他以外，几乎每人一星期都要工作70小时以上。佛烈德很少进公司，每月只与股东开一次会，而且是全球股东都得参加的会议，他比较喜欢把时间用来打网球和思考。他以强硬手腕管理公司，但从不大声讲话，他通过五个主要部属来掌握公司的一切。这就是他的管理方法。

    第二位顾问叫蓝迪，是位陆军中校。全公司里除了创立者之外，他是惟一一个不是工作狂的人。他前往另一个遥远的国家，在那儿有一个繁荣且快速成长的公司，员工主要来自家乡，工作非常努力。没有人知道蓝迪如何运用时间，也不知道他的工作时数是多少，但他的确逍遥自在。蓝迪只参加重要客户的会议，其他事务则授权给年轻合伙人处理，他有时还编造荒唐的理由，解释自己为何不在公司。

    蓝迪虽是公司领导者，却不管任何行政事务。他把所有精力拿来思考如何在与重要客户的交易中增加获利，然后再安排用最少人力达成此目的。蓝迪的手上从不曾同时有三件以上的急事，通常一次只有一件，其他的则暂时摆在一旁。为蓝迪工作的人充满挫折感，但他确实效率奇高。

    第三位叫吉姆，他的办公室很小，里面还有很多其他同事，是一个非常拥挤且骚动的办公室，有人打电话，有人正准备着向客户做报告，屋子里到处是声音。

    但吉姆好比一片平静的绿洲，把注意力全集中在分内的事上，他在运筹帷幄。有时他会带几位同事到安静的房间内，向他们解释他对每一个人的要求，不只是讲一两遍，而是再三说明，务求交代所有细节。然后，吉姆会要求同仁重述一遍他们即将进行的工作。吉姆的动作慢，看似无生气，且近乎半聋，但他是非常棒的领导者。他把所有时间都拿来思索哪件工作最具价值，谁是最合适的执行者。然后，紧盯着事情进行。

    看完这些例子，你也许将开始运用80/20法则来改善你的时间管理，你同意我们的观点，可你也许会说：

    我别无选择，我无法自己运用自己的时间，老板不会答应。

    我得换工作才能采行你的建议，但我担不起换工作的风险。

    这对有钱人是很好的建议，但我可没有那自由。

    我得和另一半离婚(才能做得到你的那些)。

    我只要让效率成长25%就够了，我没有野心要变成250%。我不相信做得到。

    如果像你说的那么简单，谁都做得到。

    如果你发现自己有以上的想法，时间革命就不适合你，你也就没有必要改善你的时间管理了。

    3评估你的时间管理能力

    时间管理就是在日常工作中始终如一地、有的放矢地使用那些被实践证明是行之有效的工作方法，以便组织管理好自己生活的方方面面，最有意义地、最大限度地利用自己所拥有的时间。

    时间管理的基本思想是，更多地开发自己的潜质，更自觉地规划自己的人生(自我决定)，而不要在职业或个人日常生活中让别人牵着自己的鼻子转，即不要受制于外界因素(他人的决定)。

    即使各种任务从四面八方向你涌来，不断有人向你提出各种各样的要求，你要做的事情多如牛毛，你仍然可以通过持之以恒的时间规划和工作方法对工作应付自如，从而每天赢得一点时间(包括业余时间)，把时间用于真正的指导性工作上。

    航海者有句古训说：“关键不在于风向何处吹，而在于我如何驾驶帆船。”正如W·J·雷金所指出的那样，许多人过于注重活动本身(效用)，而不太注重目标(效果)。

    时间管理的好处如下：

    第一，花费较少的时间就可以把事情办好。

    第二，把自己的工作搞得有条有理。

    第三，取得更好的工作成果。

    第四，承受较少的身心压力。

    第五，获得更大的成就感。

    第六，从工作中获得更大的满足感。

    第七，获得完成更高级任务的资格。

    第八，承受较小的工作压力和绩效压力。

    第九，在完成工作任务过程中减少失误。

    第十，更好地达到事业目标和人生目标。

    当然你所得到的最大的好处是：利用和节省了最紧缺、最重要的资源——你的时间！

    时间管理是如此重要，那么在生活中、工作中，你是否合理地利用了你的时间呢？你是否是一个成功的时间管理者呢？

    时间管理法则

    1明确目标，制定计划

    时间管理的第一项法则是设定目标，制定计划。目标能最大限度地聚集你的资源(包括时间)。因此，只有目标明确，才能最大限度地节省和控制时间。

    人生的道路，存在着时间与价值的对应关系。有目标，一分一秒都是成功的记录；没有目标，一分一秒都是生命的流逝。爱默生说：“用于事业上的时间，绝不是损失。”

    每天我们都应把目标记录下来，并且把行动与目标相对照。相信笔记，不要太看重记忆。养成“凡事预则立”的习惯。不要定“进度表”，要列“工作表”；事务要明确具体，比较大或长期的工作要拆散开来，分成几个小事项。

    马丽凯说：“每晚写下次日必须办理的6件要务。挑出了当务之急，便能照表行事，不至于浪费时间在无谓的事情上。”

    确定每天的目标，养成把每天要做的工作排列出来的习惯。把明天要做的事，按其重要性大小编成号码。明天上午头一件事是考虑第一项，先做起来，直至完毕。接着做第二项，如此下去，如果没有全部做完，不要内疚，因为照此办法完不了，那么用其他办法也是做不了的。

    记日志就是在善用生命、设计生命。伟人们都有把想法记录下来的习惯。他们用日志来记录当天的重要事件和学习心得，用日志来总结经验、反省过失，用日志来规划明天、明确目标，用日志来管理时间、集中精力、抓住大事……一个成功的时间管理者也是善用日志来规划目标与计划的人。

    2轻重缓急，主次分明

    时间管理的第二项法则是“重要的事先做”。实际上，懂得美好生活的人都是明白轻重缓急道理的，他们在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是先分清主次，进而安排自己的时间。“重要的事先做”就是要求我们做到：

    ①确定最重要的事

    人们确定了事情的重要性之后，不等于事情会自动办好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。要确定最重要的事，你肯定要费很大的劲。商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”下面是有助于你做到这一点的三步计划：

    第一步，你要从目标、需要、回报和满足感四方面对将要做的事情做一个评估。

    第二步，删掉你不必要做的事，把要做但不一定要你做的事委托别人去做。

    第三步，记下你为达到目标必须做的事，包括完成任务需要多长时间，谁可以帮助你完成任务等。

    ②分清事情的主次关系

    在确定每一年或每一天该做什么之前，你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点，有四个问题你要问自己：

    我们要解决的第一个问题就是，明白自己将来要干什么。只有这样，我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力，把一切和自己无关的事情统统抛弃。

    第一，我要成为什么？我们每一个人来到这个世界上，都是上帝的安排。我们每个人都肩负着一个沉重的责任，按上帝指定的目标前进。再过20年，我们每个人都有可能成为公司的领导、大企业家、大科学家。

    第二，哪些是我非做不可的？我需要做什么？要分清缓急，还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是，你必须分清某个任务是否一定要做，或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。必须要做，但并非一定要你亲自做的事情，你可以委派别人去做，自己监督其完成便可。

    第三，什么是我最擅长做的？人们应该把时间和精力集中在自己最擅长的事情上，即会比别人干得出色的事情上。关于这一点，我们可以回忆一下前面提到的80/20法则：人们应该用80%的时间做最擅长的事情，而用20%的时间做其他事情，这样使用时间是最具有战略眼光的。

    第四，什么是我最有兴趣做的？无论你地位如何，你总需要把部分时间用于做能带给你快乐和满足感的事情。这样你会始终保持生活热情，因为你的生活是有趣的。有些人认为，能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。其实不然，这里面还有一个兴趣问题，只有感兴趣的事才能带给你快乐，给你最大的满足感。

    ③展开行动

    在确立了重要的事以及分清主次之后，你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。懂得生活的人往往不是这样，他们按优先程度开展工作。以下是两个建议：

    第一，规划优先表

    美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·李请教“如何更好地执行计划”的方法。

    艾维·李声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高一半，然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：

    “请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

    舒瓦普很快写完，仅用5分钟。

    艾维·李接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”

    这又花了5分钟。

    艾维·李说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你结束工作为止。如果只做完第一件事，那不要紧，只要确保你总是在做最重要的事情就行了。”

    艾维·李最后说：“每一天都要这样做——你刚才看见了，只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个方法你喜欢做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

    一个月之后，舒瓦普给艾维·李寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。

    5年之后，这个当年鲜为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。而这一成就是从规划优先表开始的。

    第二，设定进度表

    设定进度表可以帮助你安排一周、一月、一年的时间；可以给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，从而有助于你达到目的。把一天的时间安排好，这对于你成就大事是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。同样，把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同等重要的。

    第四代时间管理理论，把事情按紧急和重要的不同程度，分为ABCD四类。它让我们在现实生活中进行时间管理有了更好的依据，也使得时间管理更具操作性。

    先做A、B，少做C，不做D。方向重于细节，策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事，才是最大的时间管理、最好的节约时间方法。A、B类事务多了，C、D类自然就杜绝了，你就会越来越有远见、有理想、有效率，少有危机。

    3及时行动，绝不拖延

    时间管理的第三项法则是“及时行动，绝不拖延”。我们每天都有每天的事。今天的事是新鲜的，与昨天的事不同，而明天也自有明天的事。所以应尽力做到“今日事，今日毕”，千万不要拖延到明天！每个人的一生中总有许多美好的憧憬、远大的理想、切实的计划。假使我们能够抓住一切憧憬，实现一切理想，执行每一项计划，那我们事业上的成就、我们的生命真不知要有多么伟大！然而我们总是有憧憬而不能抓住，有理想而不能实现，有计划而不去执行，终至坐视这些憧憬、理想、计划一一幻灭和消逝！所有这一切的罪魁祸首都是拖延。

    凡是将应该做的事拖延而不立刻去做，而想留待将来再做的人总是弱者。凡是有力量、有能耐的人，都会在对一件事情充满兴趣、充满热忱的时候，就立刻迎头去做。

    当你对一件事情充满兴趣、热诚浓厚的时候去做，与你在兴趣、热诚消失之后去做，其难易、苦乐是不能等同而语的。因为当你充满兴趣、热诚浓厚时，做事是一种喜悦；而当兴趣、热诚消失时，做事是一种痛苦。

    搁着今天的事不做，而想留待明天去做，在这种拖延中所耗去的时间、精力也足以将那件事做好。收拾以前积累下来的尾事，每个人都会觉得不愉快而讨厌！本来当初一下子就可以很愉快、很容易做好的事，拖延了几天、几星期之后，就显得讨厌与困难了。以接到信件为例，当时立刻回复最为容易，为此有的机关、公司定下规则，不容许任何来函等到明天才回复。

    在我们的一生中，即使有良好机会来临，也往往是转瞬即逝。“命运无常，良缘难续！”如果当时不把它抓住，以后就永远失去了。

    有了计划而不去执行，使它白白消逝，这对于我们自身的品格和力量也有不良的影响。有计划并且努力执行，这才能增进我们的品格和力量。有计划不算什么，付诸实施才算可贵。

    一个神奇美妙的印象突然闪电一般地袭入一位艺术家的心灵。但是他不想立刻提起画笔，将那不朽的印象表现在画布上，这个印象占领了他全部的心灵，然而他总是不跑进画室，埋首挥毫。最后这幅神奇的图画会渐渐地从他的心灵中消失！一个生动而强烈的意象、观念突然闪入一位著作家的脑海，使他生出一种不可阻遏的冲动，想要提起笔来，将那美丽生动的意象、境界移向白纸。但那时他或许有些不方便，所以不立刻就写。那个意象不断地在他脑海中闪烁、催促，然而他还是喜欢拖延。后来那意象会逐渐地模糊、褪色，终至整个消失！

    塞万提斯说：“取道于‘等一会’之街，人将走入至‘永不’之室！”这真是一句至理名言。

    为什么人的这些印象、冲动是如此来去无踪，当它到来之时，是这样的强烈而生动；当它离去之时，是这样的迅速而飘忽？就因为这些印象到来之时，原本要求我们在当初一刹那的新鲜、灵活时，立刻就去加以利用，不然就会逝去。

    拖延往往会生出一些悲惨的结局。一个人身体不好，应该就医，而拖延着不去就医，以致病情严重，或竟不治，这样的人在我们身边也为数不少吧！恺撒因为接到报告之后，没有立刻展读，遂至一到议会就丧失了生命。拉尔上校正在玩纸牌，忽然有人递了一份报告说，华盛顿的军队已经进展到德拉瓦尔了。但他只是将来件塞入衣袋中，等到牌局完毕，他才展开那报告，待到他调集部下出发应战，时间已经太迟了。结果是全军被俘，而自己也因此战死，仅仅是几分钟的延迟，就使他丧失了尊荣、自由与生命！习惯中最为有害的，莫过于拖延，世间有许多人都是为这种习惯所伤害，以至造成悲剧。

    要想成为成功的时间管理者，不要畏难，不要苟安，应该竭力避免拖延的习惯，就像避免罪恶的引诱一样。假使对于某一件事，你发觉自己有了拖延的倾向，你应该急跳起来，不管那事怎样困难，立刻动手去做。这样久而久之，你自能消灭那拖延的倾向。要想成功地管理时间，就应该将要盗去你的时间、品格、能力、机会与自由的“拖延”当做你最可怕的敌人。

    “要做，立刻去做！”这是人们成功的格言。要医治拖延的习惯，惟一的方法就是在事务当前，立刻动手去做。多拖延一分，就足以使那事难做一分。

    凡是服从这句格言的人，永远不会有失败的时候。

    4珍惜今天，活在现在

    时间管理的第四项法则是“珍惜今天，活在现在”。成功者往往把今天看做生命中的最后一天，从而在每一个今天里让生命充实、完美。

    假如今天是我们生命中的最后一天。

    我们该如何利用这最后、最宝贵的一天呢？首先，我们要把一天的时间珍藏好，不让一分一秒的时间滴漏。其次，不为昨日的不幸叹息，过去的已够不幸，不要再赔上今日的运道。

    时光不会倒流，太阳也不可能从西边升起，而我们也终究无法纠正昨天的错误，抚平昨日的创伤，更别指望时光会倒流了。一句出口的恶言，一记挥出的拳头，一切造成的伤痛，统统无法收回。

    过去的永远过去了，不要去想它，我们惟一能做的是让它永远留在昨天。

    假如今天是我们生命中的最后一天。

    我们该怎么办呢？忘记昨天，也不要痴想明天。明天是一个未知数，为什么要把今天的精力浪费在未知的事上？想着明天的种种，今天的时光也白白浪费了。企盼今早的太阳再次升起，太阳已经落山。走在今天的路上，不可能做明天的事。我们能把明天的金币放进今天的钱袋里吗？明日瓜熟，今日能蒂落吗？明天的死亡能将今天的欢乐蒙上阴影吗？不能，全都不能，我们能做的是把明天和昨天一样埋葬，永远活在今天。

    今天是我们生命中的最后一天。

    这是我们仅有的一天，是现实的永恒。我们就像被赦免死刑的囚犯，用喜悦的泪水拥抱新生的太阳。我们举起双手，感谢这无与伦比的一天。当想到昨天和我们一起迎接日出的朋友，今天已不复存在时，我们为自己的幸存而高兴。我们是幸运的人，今天的时光是额外的奖赏。许多强者都先我们而去，为什么我们得到这额外的一天？是不是因为他们已大功告成，而我们尚在途中跋涉？如果这样，这是不是成就我们的一次机会，让我们功德圆满？造物主的安排是否别具匠心？今天是不是我们超越他人的机会？只有这样去思考，我们才可能让自己活在今日之中。

    今天是我们生命中的最后一天。

    我们都会憎恨那些浪费时间的行为，并誓言要摧毁拖延的习性。我们以真诚埋葬怀疑，用信心驱赶恐惧。我们不听闲话，不游手好闲，不与不务正业的人来往。我们终于醒悟到，若是懒惰，无异于从我们所爱之人手中窃取食物和衣裳。我们不是贼，我们有爱心，今天是我们最后的机会，我们要证明我们的爱心和伟大。

    今天是我们生命中的最后一天。

    生命只有一次，而人生也不过是时间的累积。我们若让今天的时光白白流逝，就等于毁掉人生的最后一页。因此，我们必须珍惜今天的一分一秒，因为它们将一去不复返。我们无法把今天存入银行，明天再来取用。时间像风一样不可捕捉。每一分每一秒，我要用双手捧住，用爱心抚摸，因为它们如此宝贵。垂死的人用毕生的钱财都无法换得一口生气。

    今天是我们生命中的最后一天。

    今日事今日毕。今天我们要趁孩子还小的时候，多加爱护，因为明天他们将离我们而去，我们也会离开；今天我们要深情地拥抱我们的妻子，给她们甜蜜的热吻，因为明天她们会离去；今天我们要帮助落难的朋友，因为明天他们不再求援，我们也听不到他们的哀求；今天我们要乐于奉献，因为明天我们无法给予，也没有人来领受了。

    今天是我们生命中的最后一天。

    如果这是我们的末日，那么它就是不朽的纪念日。我们要把它当成最美好的日子。我们要把每分每秒化为甘露，一口一口，细细品尝，满怀感激。我们要每一分钟都有价值，要加倍努力。即使这样，我们还要继续努力。我们要拜访更多的顾客，销售更多的货物。今天的每一分钟都胜过昨天的每一小时，最后的也是最好的。

    假如今天是我们生命中的最后一天。

    如果不是的话，我们要跪倒在上苍面前，深深致谢。然后把每一天当做最后一天那样去珍惜，去度过。

    今天是最伟大的日子。过去各时代的一切，就像一个雪球一样，愈滚愈大，愈堆愈多，于是构成了今天之“伟大”。

    今天是各时代文化的总和，今天是一个宝库。在这一宝库中，蕴藏着过去各时代的精华，各个发明家、发现者、思想家与工作者，都曾将他们努力的成绩贡献给了今天。

    假设今天是世界上有史以来最伟大的一个日子。它是集合一切过去的日子的总和而构成的，在它中间，包藏着过去各时代的所有成功与进步。

    今天的物理、化学、电器、光学及种种科学的发明与应用，已把人类从过去简陋的物质环境中拯救出来。今天的文明，已把人类从过去的不安与束缚的环境中解放出来。今天一个平常人所享用的安乐与华美，简直可以超过上个世纪的任何人。

    “生不逢时”我们没有理由感叹。不要总以为过去的时代才是黄金时代，而现在所处的时代则是不好的。我们是构成“现在”世界的一分子，必须真正生活于“现在”的世界之中。我们必须要去接触，加入现实生活的洪流，必须要纵身投入到现在的文化巨浪中去。我们不应该生活于“昨日”或“明日”的世界中，而应生活于今天的世界中，我们必须知道“今世为何？今日为何？”我们要去接触、反映现实的生活与文化潮流，而不要把大量的精力耗费在追怀过去与幻想未来之中。

    假如今天是我们生命中的最后一天。

    我们应该充分利用“现实”，生活于“现实”之中，不要把精力枉费于对过去的错误与失败的追悔，也不要浪费于对未来的梦幻之中。一个“现实”中的人要比那些只会瞻前顾后的人有用得多，他的生活也更能成功，更能完美。

    所以在一月时，我们千万不要幻想于二月中，而致丧失了一月可能得到的一切。不要因为我们对于下一月、下一年有所计划、憧憬，而去虚度、糟蹋这一月、这一年！不要因为目光注视在天上的星光而看不见我们周围的美景，甚至踏毁我们脚下的玫瑰花朵！

    假如今天是我们生命中的最后一天。

    我们应当下定决心，去努力改善与维护好我们现在所住的房子，把它装扮成为世界上最快乐、最甜蜜的处所，那些幻梦中的亭台楼阁、高楼大厦，在没有实现之前，还是请我们迁就些，把我们的心神仍旧贯注于现有的茅屋中。让我们先去享受现在所有的安乐、幸福，不要幻梦明年不一定能得到的汽车、洋房的享受。让我们先去享受今年流行的衣服，不要妄想明年不一定可得的锦绣狐裘。我们不应当将我们的目光和心力过度集中于“明天”，不应当过度沉迷于“将来”的梦中，以免将“今天”丧失，丧失了当前的一切欢愉、幸福与机会！

    我们应将全部的生命灌注于当前的“现实”中。我们应先尽自己的努力，试着从“今日”取得百分之一的幸福。假使我们从今天中只能得到百分之一的幸福，那我们也不必打算从“明日”中取得百分之九十的幸福。

    假如今天是我们生命中的最后一天。

    我们不应该常常生活于预期与幻想的世界中，幻想过度，会使生活趋于枯燥、乏味。预期、幻想，会使我们对现在的地位与工作不感兴趣，甚至产生厌恶。它会削弱人们享受“现在”的能力。

    我们经常有这样一种心理，想摆脱现在不好的地位与职务，而指望在渺茫的未来寻得快乐与幸福。其实这是一种错误的见解，假使我们有享乐的本能而不去使用，那怎么会知道这种本能不在日后失去作用呢？试问有谁可以担保，一旦脱离现有的地位，就可以得到幸福呢？有谁可以担保，今日不笑的人，明日就一定会笑呢？

    假使我们能够觉悟到，只有“现在”是真实的，只有“现在”是存在的，并能彻底觉悟到世间实际上无所谓“昨天”与“明天”，而只有“今天”是可靠的，觉悟到我们不应当将我们的生命投射于“未来”的境界，或回归“过去”的地域，觉悟到我们所有的一切只是整个永恒的“现在”。而所谓年、月、日、小时、分、秒，不过是对整个永恒的“现在”的生硬而勉强的划分。假使我们能够大彻大悟到这一点，我们生命中所享有的欢乐和工作的效率，真不知要增进多少呢！

    5懂得休息，调整自我

    一个懂得利用时间的人，也是一个懂得休息的人。时间管理的第五项法则就是“懂得休息，调整自我”。

    丹尼尔在一本名叫《为什么要疲倦》的好书里，说：“休息并不是绝对什么事都不做，休息就是修补。”棒球名将康尼·麦克每次出赛之前如果不睡一个午觉的话，到第五局就会觉得筋疲力尽了。相反，如果他睡午觉的话，哪怕只睡5分钟，也能够赛完全场，而且一点也不感到疲劳。在短短的一点休息时间里，就能有很强的修补能力，即使只打5分钟的瞌睡，也有助于防止疲劳。

    有人曾问过埃莉诺·罗斯福夫人，在她当白宫第一夫人的12年里，是如何应付那么紧凑的节目的。她说，每次接见一大群人或者是要发表一次演说之前，她通常都坐在一张椅子或沙发上，闭起眼睛休息20分钟。

    拿破仑·希尔到麦迪逊广场花园去拜访一位参加世界骑术大赛的骑术名将吉恩·奥特里。他注意到他的休息室里放了一张行军床，“每天下午我都要在那里躺一躺，”吉恩·奥特里说，“在两场表演之间睡一个小时，”他继续说道，“当我在好莱坞拍电影的时候，我常常靠坐在一张很大的软椅子里，每天睡两次午觉，每次10分钟，这样可以使我精力充沛。”

    拿破仑·希尔在亨利·福特过80岁大寿之前不久去访问过他。他实在猜不透他为什么看起来那样有精神，那样健康。拿破仑·希尔问他秘诀是什么？“能坐下的时候我绝不站着，能躺下的时候我绝不坐着。”福特这样回答。

    如果你是一名打字员，你就不能像爱迪生或是山姆·戈尔德温那样，每天在办公室里睡午觉；而如果你是一个会计员，你也不可能躺在长沙发上跟你的老板讨论账目的问题。可是如果你住在一个小城市里，每天中午回去吃中饭的话，饭后你就可以睡10分钟的午觉。这是马歇尔将军常做的事。在二次大战期间，他觉得指挥美军部队非常劳累，所以中午必须休息。

    如果你没有办法在中午睡午觉，至少要在吃晚饭之前躺下休息一个小时，这比喝一杯饭前酒要好得多。为什么呢？因为晚饭前睡的那一个小时，加上夜里所睡的六个小时一共是七小时，对你的好处比连续睡八个小时更多。如果你能在下午5点、6点、或者7点钟左右睡一个小时，你就可以在你生活中每天增加一小时的清醒时间。

    对于从事体力劳动的人来说，如果休息时间多的话，工作效率也会很高。弗雷德里克·泰勒，在贝德汉钢铁公司担任科学管理工程师的时候，就曾以事实证明了这件事情。泰勒选了一位名叫施密特的先生，让他按照马表的规定时间来工作。有一个人站在一边拿着一只马表来指挥施密特：“现在拿起一块铁，走……现在坐下来休息……现在走……现在休息。”他曾观察过，工人每人每天往货车上装大约12.5吨的生铁，而且中午时就已经筋疲力尽了。在对所有产生疲劳的因素做了一次科学性的研究之后，泰勒认为这些工人不应该每天只送12.5吨的生铁，而应该能每天运到47吨。照他的计算，他们应该可做到目前成绩的4倍，而且不会疲劳，只是必须要运用合适的方法，这种方法就是一边休息，一边工作。

    结果可想而知，别的人每天只能装运12.5吨的生铁，而施密特每天却能装运到475吨生铁。而且弗雷德里克·泰勒在贝德汉姆钢铁公司工作的那3年里，施密特的工作效率从来没有减低过，他之所以能够做到，是因为他在疲劳之前就有时间休息：每个小时他大约工作26分钟，而休息34分钟。他休息的时间要比他工作的时间多——可是他的工作成绩却差不多是其他人的四倍！

    记住：常常休息，在你感到疲劳之前就休息，不要以为这是在浪费时间。有效地调整自己，你就能做到养精蓄锐，事半功倍。

    赢取时间之道

    1善用零碎与余暇时间

    要想赢取时间，首先要学会善用零碎与余暇时间。

    三国时期的董遇是个大学问家，他要前去找他求学的人先“读书百遍”，之后才可能“其义自见”。当求学者抱怨说“没有时间”时，他回答说：“当以‘三余’，即‘冬者岁之余，夜者日之余，阴雨者晴之余’也。”要充分利用寒冬、深夜和雨天学习。在古代的人们就已经知道利用余暇时间来做学问了。现代人的生活节奏越来越快，许多人都常常感到时间紧张，根本没有时间干许多重要的事。而鲁迅先生曾说过：“时间就像海绵里的水，只要愿挤，总还是有的。”实际上正是如此。

    有人这样算过一笔账：如果每天临睡前挤出15分钟看书，假如一个中等水平的读者读一本一般性的书，每分钟能读300字，15分钟就能读4 500字。一个月是126 000字，1年的阅读量可以达到1 512 000字。而书籍的篇幅从60 000字到100 000字不等，平均起来大约75 000字。每天读一刻钟，一年就可以读20本书，这个数目是相当可观的，远远超过了世界上人均年阅读量，而且这并不难实现。

    同样地，如果你觉得自己缺乏思考问题的空闲时间，不妨试着坚持每天睡前挤出十几分钟的时间，一旦形成了习惯，长期坚持下去就很容易了。

    除了认真用好余暇时间之外，我们还应该学会善用零碎时间。比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动等等。把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但积年累月，将会有惊人的成效。

    为后世留下诸多锦绣文章的宋代文学家欧阳修认定：“余平生所做文章，多在三上：马上、枕上、厕上。”

    鲁迅先生是“把别人用来喝咖啡的时间都用在了写作上”。

    达尔文说：“我从来不认为半小时是微不足道的很小的一段时间。完成工作的方法，是爱惜每一分钟。”

    看来，零碎的时间实在可以成就大事业。

    没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。

    有一个实验，很好地说明了这个道理——

    老师向一个瓶子里装小石子，装满后问学生：“满了吗？”

    “满了！”同学们异口同声地回答。

    然后老师向瓶里装沙，仍可以装进去。众学生愕然。

    沙装满后，老师又问：“满了吗？”

    “满了！”同学们回答道。

    接着，老师又向已装满石子和沙子的瓶里灌水，一直也灌不满。

    莫泊桑告诉我们说：“世界上真不知有多少可以建功立业的人，只因为把难得的时间轻轻放过而默默无闻。”

    我们常常这样说，“噢，只有5到10分钟就要开饭了，什么事都干不了。”但实际上，有多少身处逆境、命运多舛的人，充分利用了这些被我们许多人轻易浪费的时间，从而为自己建立了人生和事业的丰碑。那些被你虚掷的时光，如果能够得到有效利用的话，完全有可能使你出类拔萃，成为杰出人物。马莉恩·哈伦德的成功主要源于她能够精打细算地利用好每一分每一秒。作为一个勤劳的母亲，她既需要照顾孩子，又需要操持家务。终其一生她都受到各种各样的消极干扰，这种干扰完全可能使得其他绝大多数妇女在琐碎的家庭职责之外不可能有任何别的作为，然而哈伦德，由于她超常的毅力和对待时间态度上的分秒必争，她最终做到了化平凡为辉煌。在妇女中很少有人能够做到像她那样。

    无独有偶，同样是有繁重家务负担的家庭主妇哈丽特·斯托夫人，就是在那样的条件下完成了那部家喻户晓的名著——《汤姆叔叔的小屋》。类似的例子还有很多很多，朗费罗每天利用等待咖啡煮熟的10分钟时间翻译《地狱》，他的这个习惯一直坚持了若干年，直到这部巨著的翻译工作完成为止。比彻在每天等待开饭的短暂时间里读完了历史学家弗劳德长达12卷的《英国史》。所有这些事例都告诉我们一个道理：要想成功，必须善用余暇与零碎时间。

    德·格里斯夫人后来成了法兰西王后的密友，她在等待给公主上课之前，把时间用于创作，日积月累，她竟然写出了好几部充满吸引力的著作。休·密勒是一个石匠，赚钱养家糊口是他的天职。但在做好本职工作的同时，他把一些零零碎碎的时间积累起来阅读科学书籍，最终他根据自己和石头打交道的亲身经历写出了一本充满智慧和才气的大部头著作。苏格兰著名诗人彭斯的许多最优美的诗歌，是他在一个农场上劳动时完成的。约翰·斯图亚特·密尔曾经在东印度公司当小职员，他的许多传世之作都是在这一时期完成的。《失乐园》的作者弥尔顿是一位教师，同时他还是联邦秘书和摄政官秘书。在繁忙的工作之余，他注意利用一些零碎的时间，珍分惜秒，坚持苦读。伽利略是一个外科医生，他以专心致志的态度和常人少有的勤勉，挤出时间从事科学研究，充分利用一分一秒的时间进行思考、探索和研究，从而为后人留下了丰硕的成果。

    2同时处理，提高效率

    每天清晨漫步在高校校园，都可看到许多边跑步边听外语广播的学生，他们懂得了充分利用时间的奥秘。许多人认为，看原版电影是较好的娱乐方式，又可学习外语。

    在如今信息爆炸的时代，表面上看起来，好像集中精力于某件事情上，比较专注、有效，但是如果过分集中在某件事情上，就会变成不能融会贯通或赶不上潮流的落伍者。

    虽然有人主张“一心不可二用”，但不可否认的是，同时处理，是现代人不可缺少的素质，同时做几件事的人，他们的脑筋的确转动得很快，办事效率也更高，无形中节约了大量的时间。

    美国著名作家杰克·伦敦的房间，有一种独一无二的装饰品，那就是窗帘上、柜橱上、衣架上、床头上、镜子上、墙上……四处贴满了各色各样的小纸条。他非常偏爱这些纸条，几乎和它们形影不离。这些小纸条上面写满各种各样的文字：有美妙的词汇，有生动的比喻………睡觉前，他默念着贴在床头的小纸条；第二天一觉醒来，他一边穿衣，一边读着墙上的小纸条；刮脸时，镜子上的小纸条为他提供了方便；在踱步、休息时，他可以到处找到启动创作灵感的语汇和资料。外出的时候，杰克·伦敦也不轻易放过闲暇的一分一秒。出门时，他早已把小纸条装在衣袋里，随时都可以掏出来看一看，思考一下。英国文学史上著名女作家艾米莉·勃朗特在年轻的时候，除了写作小说，还要承担全家繁重的家务劳动，例如烤面包、做菜、洗衣服等。她在厨房劳动的时候，每次都随身携带铅笔和纸张，一有空隙，就立刻把脑子里涌现出来的思想写下来，然后再继续做饭。

    有时候我们也一边休息，一边工作，只要把工作的性质变动一下，就能轻易地做到这一点。这也是“莫氏休息法”的精髓所在。

    莫氏的休息方法就是从一张书桌换到另一张书桌，继续工作。

    若论工作量，很少有人能超过英文《新约圣经》的翻译者詹姆斯·莫法特。莫氏的书房里有三张桌子，一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；一张摆的是他的一篇论文的原稿；在第三张桌子上，是他正在写的一篇侦探小说。

    疲劳常常只是厌倦的结果，要消除这种疲劳，停止工作是不行的，必须变换工作。就像汽车的电瓶用完了，光是把电瓶拿出来是不够的，一定要把它拿去充电，得到新的能源，才能够再使用。一个人要是能做一种以上的事，他会活得更有劲。即使这件工作无关紧要，只要他喜欢就行。真正的休息需要不断和能量的来源保持接触。

    美国近代诗人、小说家和出色的钢琴家爱尔斯金曾讲过钢琴教师卡尔·华尔德对她的启示：

    “一天，卡尔·华尔德给我授课的时候，忽然问我每天要练习多少时间钢琴？我说大约每天三四个小时。”

    “‘你每次练习，时间都很长吗？是不是有个把钟头的时间？’”

    “‘我想这样才好。’”

    “‘不，不要这样！’他说，‘你将来长大以后，每天不会有长时间的空闲的。你可以养成习惯，一有空闲就几分钟几分钟地练习。比如在你上学以前，或在午饭以后，或在工作的休息时间，五分钟、五分钟地去练习。把小的练习时间分散在一天里面，如此则弹钢琴就成了你日常生活中的一部分了。’”

    “当我在哥伦比亚大学教书的时候，我想从事兼职创作。可是上课、看卷子、开会等事情把我白天晚上的时间完全占满了。差不多有两个年头我一直不曾动笔，因为我总是找不到时间。后来才想起了卡尔·华尔德先生告诉我的话。”

    “到了下一个星期，我就把他的话实践起来。只要有五分钟左右的空闲时间，我就坐下来写一百字或短短的几行。出乎意料的是，在那个周末，我竟积累了许多的稿子准备修改。”

    “后来我用同样积少成多的方法，创作长篇小说。我同时还练习钢琴，发现每天小小的间歇时间，足够我从事创作与弹琴两项工作。我的教授工作虽一天繁重一天，但是每天仍有许多可资利用的时间。”

    “利用短时间，其中有一个诀窍：就是要把工作进行得迅速，如果只有5分钟的时间给你写作，你切不可把4分钟消磨在咬你的铅笔上面。只要思想上事前有所准备，到工作时间届临的时候，就能立刻把心神集中在工作上。卡尔·华尔德对于我的一生有极重大的影响。由于他，我发现了极短的时间，如果能毫不拖延地充分加以利用，就能积少成多地供给你所需要的长时间。迅速集中脑力，并不像一般人所想像的那样困难。5分钟、10分钟往往随便过去，但是人类的生命是可以从这些短短的时间中获得一些成就的。”

    所有这些成功者的例子，都让我们认识到：同时处理不仅能够“增加”生命的时间，而且也是获取更大成功的捷径。

    3恪守时间，珍惜时间

    要想赢得时间，就必须做到恪守时间。

    约会是最需要恪守时间的了，一个不守约的人，除非失败的理由充分，否则就是个十足的骗子，他周围的整个世界就会像对待骗子那样对待他。

    贺拉斯·格里利说：“一个人如果根本不在乎别人的时间，这和偷别人的钱有什么两样呢？浪费别人的1小时和偷走别人5美元有什么不同呢？况且，很多人工作1小时的价值比5美元要多得多。”华盛顿经常这样说：“我的表从来不问客人有没有到，它只问时间有没有到。”

    他每天4点钟吃饭，如果有时候应邀到白宫吃饭的国会新成员迟到了，华盛顿就会自顾自地吃饭而不理睬他们，这使他们感到很尴尬。

    一次，他的秘书找借口说，自己迟到的原因是表慢了。华盛顿回答说：“那么，或者你换块新表，或者我换个新秘书。”

    拿破仑有一次请元帅们和他共进晚餐，他们没有在约定的时间到达，他就旁若无人地先吃起来。他吃完刚刚站起来时，那些人来了。拿破仑说：“先生们，现在就餐时间已经结束，我们开始下一步工作吧。”富兰克林对经常迟到却总是有借口搪塞的佣人说：“我发现，擅长找借口的人通常除此之外什么都不擅长。”

    约翰·昆西·亚当斯从不误时。议院开会时，看到亚当斯先生入座，主持人就知道该向大家宣布各就各位，开始会议了。有一次发生了这样一件事，主持人宣布就座时，有人说：“时间还没到，因为亚当斯先生还没来呢。”结果发现是议会的钟快了3分钟，3分钟后，亚当斯先生准时到达了会场。

    在日理万机的繁忙生活中，贺拉斯·格里利每次约会都会准时到达，《论坛报》上很多睿智犀利的文章都是他在其他编辑悠闲地和别人一起消遣，或会议迟迟没有开始时写成的。韦伯斯特上学从不迟到，在法庭、国会和社会公共事务中他也同样准时。

    恪守时间是工作的灵魂和精髓所在，同时也代表了明智与信用。

    守时代表了彬彬有礼、温文尔雅的大家风范。有些人总是手忙脚乱地完成工作，他们总是给你急匆匆的样子，就好像他们总是在赶一辆马上就要启动的火车。他们没有掌握适当的做事方法，所以很难会有什么大的成就。学校生活最大的优点之一就是有铃声催你起床，告诉你什么时间该去晨读或者上课，教你养成恪守时间、从不误时的习惯。每个年轻人都应该有一块表，可以随时看时间；事事习惯“差不多”是个坏毛病，从长远来看更是得不偿失。在著名商人阿蒙斯·劳伦斯从事商业生涯的最初7年里，他从不允许任何一张单据到星期天还没有处理。商业界的人士都明白，商业活动中某些重大时刻会决定以后几年的业务发展状况。如果你到银行晚了几个小时，票据就可能被拒收，而你借贷的信用就会荡然无存。

    “哦，我多么喜欢那个任何事情都按时完成的年轻人！”布朗先生说，“你很快就会发现，自己可以信赖他，并且很快就会让他来处理越来越重要的事情。”

    恪守时间是使人信任的前提，会给人带来好名声。它清楚地表明，我们的生活和工作是按部就班、有条不紊的，使别人可以相信我们能出色地完成手中的事情。恪守时间的人一般都不会失言或违约，都是可靠和值得信赖的。办事一贯准时、恪守时间的好名声，往往是积累成功资本的第一步。有了第一步，成功自然就是水到渠成。

    火车司机的表慢一点就可能发生严重的撞车事件。西安《华商报》在2002年7月12日报道了一则以往在古装剧中“刀下留人”一幕的真实上演。说的是陕西延安一名死囚，在执行枪决前4分钟，接到最高人民法院下达的“暂缓执行命令”，原因是此案涉嫌自卫，且对方也有错，判处死刑不当。可见短短4分钟是多么重要！

    为了珍惜和利用自己的或者别人的时间，为了能够成为一个可靠的、值得信任的人，恪守时间是非常有必要的。

    一个成功者应该珍惜自己的时间。他总是设法回避那些消耗他们时间的人，希望自己宝贵的光阴不要因为他们而多浪费一刻。一个成功的时间管理者不仅懂得如何珍惜自己的时间，而且特别珍惜别人的时间。因为他们深知这才是真正的赢取时间之道。

    一个做事有计划的人，无论是老板还是伙计，都应有眼力审视和判断顾客对自己生意的价值；对于一些与生意无关的废话，应该想一个收场的方法，同时他们也绝不会在别人上班的时间内，和他人东拉西扯地谈些无关紧要的话，因为这样无疑是在妨碍他人的工作，损害他人应得的利益。

    善于应对客人的人，都会在接到来客名单之后，就事先知道了花多少时间。美国总统西奥多·罗斯福就是这样一个模范人物：当一个久别重逢只求会见一面的客人到来时，他总是在握手寒暄之后，便很抱歉地说，他还有许多别的客人要接见，这样一来，来客就会很简洁地道明来意，告辞而返了。

    商人最可贵的本领就是与人进行任何来往时都简捷迅速。这是成功者的通行证。一个人惟有彻底认识时间的重要性，才能够竭尽全力去防范那些爱饶舌的人。

    有一位大公司的经理，他经常与来客把事情商洽妥当之后，便很有礼貌地站起身来，向来客握手道歉，说自己不能有更多的时间跟他多谈。那些客人对他的诚恳态度都不挑剔，绝不会认为他很吝啬地只肯会谈两三分钟。

    有许多大银行、大公司的经理以及高级职员，都具有这种从多年经验中学来的本领。有不少实力雄厚、目光远大、判断准确、刻苦耐劳的大企业家，都是办事迅速敏捷的人，他们所说出来的话，句句都是确切而有目的的。他们从不在这上面浪费一点一滴的时间。

    当然，一个简捷迅速、斩钉截铁的人，有时也容易招致一些怨恨，但他们绝不把它放在心上；他们为了使事情有所成就、为了遵守规律，不得不与那些与生意没什么关系的人减少来往。

    例如，美国银行大王摩根与人洽谈生意，能利用最少时间产生最大效用。他为了严守纪律，而招致了许多怨恨。其实，对我们每个人而言，这是一种值得学习和提倡的美德。

    他每天上午9点半来到办公室，下午5点回家。通常他总是在一间宽敞的办公室里，与无数办事人员一同工作，而不像许多商界要人，只和他的秘书在一个房间里。他随时都在指挥手下的员工，依照他的计划行事。除了与生意有重要关系的接洽外，他从来不与人交谈五分钟以上的时间。如果你走进那间办公室，会很容易见到他，但如果你没有要紧的事，他绝不会欢迎你。

    摩根有卓越的眼力，能够判断一个人要来接洽什么事情。你对他说话，一切转弯抹角的手段都会失去效力，他能够立刻猜出你的目的，这一招使他节省了很多时间。摩根最不能容忍的是原本没有什么重要事情需要接洽，只是为了想找个人谈天，而去耗费工作繁忙的人许多宝贵光阴的人。

    时间管理的具体操作方法

    1设定目标：规划好你的人生与事业

    设定目标是指：将我们现有和潜在的需求、利益、愿望或是任务概括成明白的意图并且精准地表达出来，以及将我们的行动对准这些目标使其实现。

    设定目标意味着自觉地遵循某一方针，朝着既定方向行动。如果我们能够有意识地给自己设定目标，就会把无意识的精力全用到行动中去。目标有助于把精力集中于自己的工作重点。明确自己的目标还意味着一种巨大的自我激励，以便做好自己的工作。

    你可以通过下面的过程或方法来设定你的目标：

    ①找到目标

    找到并确定个人的生活目标，意味着给自己的生活确定一个方向，并实现自己的价值。你应当确立在行动中可直接达到的目标。例如，你的目标应当是：我想每天进行15分钟林间慢跑，而不应当是：我想更健康地生活。总之，你要使你的目标尽量具体，可以直接规划，然后把具体想达到的目标都写下来，制定你的目标清单。

    ②形势分析

    找到了个人目标和职业目标之后，现在我们需要探讨个人的资源和达到目标的手段，这就要求我们要分析自身的形势，下面我们就从以下四部分进行分析：

    ①分析个人和职业境况的主要问题。个人境况分析的主要问题包括：你的生活经历、家庭的影响、交友状况、人格魅力和能力等等。职业境况分析的主要问题有：职业目标、岗位要求、工作任务、与上司和同事的关系、你的工作权限、薪酬和回报等。⑩

    ②分析私人生活和职业生活的最大成就。首先总结你的成就与失败，其次你应找到取得这些成就或导致这些失败的原因，最后你应该思考如何取得重大成就，克服失败与挫折。

    记着，最重要的是分析你取得这些成就主要依靠的能力以及失败所欠缺的能力。

    ③分析优点和缺点。根据范围的不同，对已列出的能力进行分类整理，分别注明两三个最重要的优点和缺点。

    ④目标—手段分析。进行目标—手段分析，需要对达到愿望目标所必要的手段(个人的、金钱的和时间的资源)与实际情况进行比较。

    2时间规划：为完成你的任务做准备

    时间规划是为了确保最宝贵的财富——时间的经济效益，也就是说：把所有的时间都用在最有成果和成效的活动上(最高标准)，或者用尽可能少的时间来达到所追求的既定目标(最低标准)。

    我们把时间规划得越好，就越能够将它用来达到我们个人和职业的目标。从时间管理的意义上看，时间规划意味着为实现目标做准备以及时间的结构化。

    ①年度计划

    在多年计划的基础上，对每年所要达到的任务和目标，进行规划，注意别过早采取针对更长远的目标的措施，而应当在上一年的年终，最迟在今年年初，确定今后12个月较大的任务和目标。

    ②月度计划

    随着计划期限的缩短，计划的精度和准确度相应增大。月度计划更多地考虑细节任务，同时时间安排也以小时计。现实地安排月度计划的前提是：你知道还有多少可自由安排的时间。在你的时间表中，要考虑给那些额外的、不可预知的任务预留时间，以便轻装上阵，从容自如地执行既定日程。

    ③每周计划

    每周任务安排的主要问题有：

    我本周应把精力集中在什么事情上？(重点任务)

    什么是本周最大且最花费时间的任务？

    哪些工作我本周必须完成或开始进行？(硬性任务)

    为了应付例行事务(来函、来电、会谈等等)，我该做些什么？

    哪些棘手的工作应该着手进行？(可能面临的任务)

    什么是有用的、值得期望的或者是适当的？

    有哪些未曾预见的事件可以事先进行安排？

    ④每日计划

    每日计划是从每周计划中派生出来的，作为计划的第一步，首先确定哪些任务和活动要在当日完成。每日计划要求分步骤进行，把总任务细分成若干任务，以便把不同的活动落实到各个阶段。下面以每日计划为例，对系统的时间规划的五个步骤逐一论述。

    第一步：列出任务

    在“每日计划”表格的相应栏目中，填上你第二天想要和必须完成的任务。包括有：活动清单、每周计划或每月计划列明的任务；前一日未完成的转移任务；新下达的日常工作；需要应付的约会；周期性重复的任务。

    第二步：估计需要的工作时间

    在每个任务后面记下估计需要的完成时间，通过累计算出估计需要的总时间。当然刚开始要准确估计任务需要多长时间很难办到，但经过多次实践后，你可以把一个经验值作为时间规划依据。

    第三步：保留弹性机动性时间(6040规划)

    把时间规划作为每日规划的基本规则。安排工作任务的时间不要超过60%，要留出40%的机动时间来处理不期而至的事情。对于一个8小时的工作日而言，可规划的时间约为5小时。

    第四步：决定优先，删减和委派

    确立每件任务的优先次序(用ABC标出)；删减一些不必要浪费的时间；委派指的是将工作委派给别人。

    第五步：事后检查——将来完成的任务转移

    按照经验，你不可能在一日之内完成所有想做的事情。因此，这些未能做完的事情就要推移到第二天。

    最终，你可以按以下选项制作表格：

    ①基本规则：日常行动只规划60%左右；对不期而至的活动规划约20%的时间；大约20%的时间留给突发性的活动。

    ②活动和时间分析：你是如何利用或浪费时间的，表现在哪些方面？

    ③规律性、系统性和惯性：有规律地系统地制定时间计划，并把已开始做的事情坚持到底。

    ④灵活性：保持时间规划的灵活性，方便遵守。

    ⑤重结果而不是活动：把结果以及目标确定下来，并非只讲活动。

    ⑥优先权：明确规定优先处理的事情。

    ⑦委派：哪些活动自己处理，哪些活动委派他人去办。

    ⑧时段——少受干扰时间：保留较长的不间断的时间去完成较大的任务。

    时间规划本是管理个人时间最重要和最有效的工作手段，它同时起到日历、日记本、记录本、规划工具、记忆帮手、通讯地址记录本、参考书、思维卡片和检查工具等作用。

    你要做的是，简要写出这些规则和原则中哪些是你今后几周要特别予以注意的。

    3做出决定：发掘你的工作潜力

    ①确定优先

    在时间管理上，“做出决定”就是确定需要优先完成的任务的种类和范围，决定哪些任务是一级、二级，需要优先办理；哪些属于次级，可以押后处理。当然，一旦确定优先，就要不遗余力地干下去。

    ②帕累托时间管理原则(80/20规则)

    在前面我们已详细介绍过这一原则，现在我们再来看看如何具体运用这一原则。这一原则要求我们先解决占少数的“重要”问题，然后解决占多数的“次要”问题。

    应用帕累托原则，具体方法是把任务作为一个整体来分析，根据每个任务对整体结果产生的效果分成三个部分，分别用A、B、C来表示。

    ABC分析以下列三个经验性论断为基础：

    第一，最重要的任务(A级任务)约占任务和工作总量的15%，这是你必须集中精力完成的任务。对所要达到的目标而言，其价值高达65%。

    第二，次要任务(B级任务)约占任务与工作总量的20%，你完成这级任务的价值也是20%。

    第三，不太重要和不重要的任务(C级任务)占总任务量的65%，你完成这级任务的价值仅15%。

    ③艾森豪威尔原理

    在前面我们已经介绍了如何依据事情的紧急性和重要性对事情进行分类。在这里我们将做更进一步的探索，由于这项规则是由美国将军艾森豪威尔提出的，所以称之为艾森豪威尔原理。

    紧急又重要的任务：必须立即着手，并且亲自办理；

    紧急但不太重要的任务：委派他人立即去办理；

    不急但重要的任务：把它战略性地纳入规划，规定完成的期限，你可以在做到心中有数之后把任务全部或部分委派给同事；

    不急也不太重要的任务：坚决地置之不顾。

    4实施：安排好每天的工作进程

    目的：借助时间管理的实现与组织功能，具体地帮助你在人生计划和安排的框架内，更省时、更有效地安排好每天的工作进程。

    ①日程安排的原则

    日程安排必须贯彻下列原则：我要支配自己的工作，而不是相反。

    ①工作开始的规则：以积极的姿态开始一天；定时开始工作；检查每日计划；首先解决当日的重点任务；复杂和重要的事情放在早晨。

    ②工作进程的规则：充分准备；避免有负面影响的行动；拒绝额外的紧急任务；集中处理较小的同类工作；做一件事就一气呵成做完；检查时间和规划。

    ③工作结束的规则：了解当天的琐碎工作；结果检查和自我检查；明天的时间规划；轻松愉快地回家；每日都有成功的高潮。

    ②效率曲线

    受自然节奏驱使，每个人的效率在一日内会有高点、低点的波动。有人属“早起型”，俗称“报晨鸡”；有人是“晚睡型”，俗称“夜猫子”。每个人在一天中的不同时点都会呈现出不同的效率，所以在效率高的时段尽量多安排任务，而在效率低的时段尽量少安排。

    ③生理节奏管理

    除了每天能力状态的规律性波动之外，我们还可以观察到较长时间段里的生理规律：生理节奏。生理节奏学说的出发点是：每个人的身体、心灵和精神的效能均受制于可预先推算的节奏变化。它是基于这样一种生理认识：人体组织里的细胞在不断生长和衰退，这对身体的健康状况、抵抗力和承受力影响极大，体内细胞的生长和衰退活动使供应到血液内的能量物质相应增加或减少，从而影响我们的力量潜能。

    通过“生理节奏管理”，我们可以解读体内的“生物钟”，了解其规律，通过主动调整，使自己的能力与其自然波相适应。

    ④自我减负

    要想有成效地工作，最重要的前提是：目光盯紧事情的本质，全神贯注于最重要的任务，而不是事无巨细、乱花时间。开始工作前，如果先对任务打开问号，你就能从根本上改进个人工作作风，减轻工作负担。以下是四个有利于减轻负担的问题：

    第一，究竟为什么？想一想是否有必要做，如果没有，把它抛开。

    第二，为什么是我？如果不用我做，那么尽量把它委派给下属。

    第三，为什么偏偏现在？如果没有必要立即做的话，你可以把它适当押后。

    第四，为什么以这种方式？如果能够找到更合理的工作方式，那么就不要再用现在的方法。

    ⑤每日框架时间表

    运用上面的组织原则和方法，你可以来设计一个你的模式(典型、理想)工作日，从而指导你安排和组织个人日程。

    5检查：确保办事成功和达到预期效果

    检查是为了改进工作及时间管理过程，在理想的状况下，使之实现最优化。通过检查，你可以清楚地知道，所追求的目标是否已经达到，如果有必要的话，你可以对目标规划做适当修改。

    ①过程检查

    过程检查要求你每隔一段时间就检查一下你的规划和工作组织情况。通过检查，你将发现浪费时间的因素，如漫无边际的报告、不识时务地中断工作、给自己安排太多工作等等，并采取相应措施。

    ②结果检查

    工作结果检查则是检查工作是否有助于达到目标(目标检查)，在执行任务的终点无论如何都要进行结果检查(终点检查)。如果任务或项目较大，应当在不同的中间时段安排检查(中期检查)。

    ③每日回顾

    在时间管理过程中，结束一天工作时不仅要检查工作任务的完成情况，还要对个人情况进行回顾和反思。运用每日回顾，你可以知道这一天中你哪方面做得好，还有哪些需要改进等。如果你有兴趣的话，你可以把一天当成一个整体或几部分，用打分的方式来评价你过得如何，这样你可以了解你这一天过得幸福还是不愉快。如果白天过得不愉快，那么临睡前回忆一些成功的经历，尽量使自己恢复平静，平衡自己的心境。

    6日常事务处理：信息与沟通

    ①合理地阅读文件

    阅读技巧的改善同样意味着工作技能的提高，工作时间的缩短。在学习的能力一章中，已经介绍了很多关于阅读的方法与技巧，你可以从中借鉴。

    ②合理地组织会议

    为什么在会议中会浪费大量时间，徒耗无数钱财，原因很简单：许多会议准备不足、组织草率、主持粗劣、会后的结果也没有被充分利用。大多数情况下，会议都过于冗长，很多会议都是多余的。要节省时间，就必须克服上述问题。

    ③合理地进行接待

    你可以通过下面的方式来节省用于接待的时间。第一，设立回避来访者的屏障；第二，做好与约定的来访者交谈的规划和准备；第三，尽量减少与未约定来访者交谈；第四，适时地结束。

    ④合理地通电话

    电话是最广泛使用的联络方式，但也是工作时最频繁的干扰源。你可以每天留出一个固定的电话时段来通电话。

    ⑤合理地进行书信往来

    此外，合理地处理收到的邮件以及发出邮件，都可以节省你很多的时间。你可以将邮件进行归类，优先处理紧急邮件，而不理会常规邮件。重要的是不要拖延，在发出邮件时一定要言简意赅，只写那些非写不可的。

    最后，你要做的是把理论、措施付诸实践，否则，你永远不可能成为一个成功的时间管理者。

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