一、总经理岗位职责
1.负责零售企业总体事务的全面处理，带领企业所有员工共同努力，及时完成所拟定的各项目标。
2.建立、健全零售企业的组织管理体系，使之合理化、精简化、高效化。主持每周总经理室的办公例会，并针对各种问题进行指示和讲评。传达政府或总经理室的有关指示、文件、通知，协调各部门之间的工作，使企业有一个高效率的工作系统。
3.选聘、任免企业副总经理、总经理助理、部门经理等；拟定企业机构设置、员工编制及重要人事变革；负责管理人员的录用、考核、奖惩、晋升等，
4.制定企业的经营策略与管理目标，包括制定各种规章制度和服务操作规程，规定各级管理人员和员工的职责，并监督贯彻执行。制定市场拓展计划，带领营销部进行全面的推销。制定企业一系列价目等。详细阅读和分析每月报表，检查营业进度与计划的完成情况，并采取适当对策，保证企业业务顺利进行。
5.负责制定并健全企业的各项财务制度。阅读和分析各种财务报表，检查分析每月营业情况，督促财务部门做好成本控制、财务预算等工作，检查收支情况、应收账款和应付账款等。
6.定期巡视公众场所及各部门的工作情况，检查企业员工服务态度和服务质量，及时发现问题、解决问题。
7.培养人才，指导各部门的工作，提高整个企业的服务质量和员工素质。
8.加强企业维修保养工作和安全管理工作。
9.关心下属，以身作则，使员工具有高度凝聚力，并要求员工以高度热情和责任感去完成本职工作。
10.与社会各界人士保持良好的公共关系，树立优秀的企业形象，并代表企业接待重要顾客。
二、副总经理岗位职责
1.协助总经理做好企业总体性的重大问题和根本性的工作，比如经营战略、管理组织、选人用人等工作，有效地做好技术性的日常工作（计划、指挥、协调、控制、激励、考核等），保证企业各项目标的完成。
2.对企业实行具体的经营管理，对外代表企业，对内任免下属人员。
3.制定各项经营目标、管理章程、经济指标及各项规章制度。
4.检查、督导各级管理人员的工作，协调企业各部门之间的关系，主持召开每周工作例会。
5.审核和—上报企业年度财经预算，向各部门下达年度工作指标。
6.保持和发展企业与各界良好的公共关系，树立和提高企业的优良形象，开拓企业的各项经营业务。
7.不定期拜访客人，了解客人投诉情况和反馈的各种意见，以便于进一步改善、提高管理和服务水平。
8.检查、督导企业人事培训工作，加强人力资源部门建设，发现和培养人才。
9.努力改善员工工作条件，不断改善员工的工作环境和生活条件，加强企业的安全保卫工作。
三、总经理室主任岗位职责
1.协调各部门的具体工作，协助总经理监督、检查各项方针、政策、上级指示及各项规章制度的执行情况。
2.安排总经理办公会议，并负责检查会议决定事项的执行情况。
3.组织起草各种业务报告，起草和修改工作计划、制度、报告、总结、请示、通知等文件，并审查签发前的文稿。
4.做好企业的信息管理，开展市场调查研究，做好综合分析和统计工作，制定企业的各项规章制度和决定供总经理参考。
5.组织制定企业行文管理的各项规定，努力使公文管理规范化、全面化，从而提高工作效率。
6.加强本部门的自身管理，抓好职工的政治、业务学习及考评等，提高工作质量。
7.掌握市场动态，收集行业信息，为总经理决策提供咨询和参考。
8.领导有关人员做好文件打印、收发、归档，对外接待、用车管理和印章管理等工作。
9.协调各部门关系。发生矛盾时，应及时疏导，调查分析，明确责任，并作出正确处理。
10.完成总经理临时交办的各项工作。
8.完成总经理交办的其他工作。
四、总经理秘书岗位职责
1.按企业发展要求及规划；起草综合性的业务报告、计划、总结、决议简报及本部门的公文函件。
2.代为总经理处理来文、来函，并按其意图撰写信函、电报、电话稿件，核对无误后交总经理签署。
3.负责安排并参加行政例会、总经理苏公会议，做好会议记录。
4.按总经理指示打印、复印各种文件、资料和信函；将总经理批阅后的内、外部文件及时上传下达，并定期归类整理，装订成册。
5.及时上传各部门递交给总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及时处理。
6.汇总各类报表，做好企业大事记和外事活动日志。
7.分类保管各类文件、简报、通知等资料，并做好保密工作。
8.根据总经理的指示编排好重要活动日程表，做好来访客人、重要会议和活动的预报，安排好各项接待活动。
9.按规定管理和使用印章及介绍信，做好登记工作。
五、总经理室文员岗位职责
1.负责企业总经理办公室文稿的打印、发送、归档工作。
2.协助总经理秘书处理来往信件、传真，及时上传下达，接听电话并做留言记录。
3.负责企业内部各类文件签收、呈送、发文，做好记录，确保无遗漏。
4.做好总经理办公室的有关行政接待事务。
5.负责印章、介绍信的管理工作。
6.负责总经理办公室人员的考勤和工资、福利事务。
7.负责办公用品的领取和统计。
8.负责保管和借阅文件档案。
9.完成总经理办公室主任交付的其他任务。
六、总经理室值班秘书岗位职责
1.为总经理提供秘书性服务。
2.负责企业内各类文件的呈报及批复后的传送。
3.负责检查信函的处理、登记和回复。
4.负责总经理室的档案整理和装订工作。
5.传送总经理室的文件和报纸。
6.负责总经理室日常电话的接转。
7.承担总经理的日常来访接待工作。
8.每口与值班经理交接班。
9.负责总经理外出的准备工作（如开具介绍信、生活安排、接送安排及车旅费报销等）。
10.完成总经理和总经理室主任临时交办的其他工作。
七、部门经理考勤制度
1.按企业规定的作息时间上下班，由总经理室负责考勤。
2.总经理室统计考勤情况，每月及时上报总经理。
3.因公外出，事前应通知总经理室，说明外出原因并记录在案。
4.因病、因事不能上班者，应到总经理室请假并说明原因，以便总经理室记录备案。
5.因病、闲事、因公不到岗又未及时说明者，按旷工处理。
6.部门经理考勤情况将作为考评及工作绩效的依据之一。
八、办公室主任岗位职责
1.全面领导办公室工作并具体主持零售企业的行政事务工作。
2.召集企业办公室每周例会，制定每周工作计划。
3.审核批准1000元以下行政费用开支报告。
4.审核上报1000元以上行政费用开支报告。
5.负责酒防火、防盗及交通等安全管理工作。
6.负责对外经济合同的审核签章及企业法律事务的协调工作。
7.管理总经理室人员编制。
8.负责对外联系的工作计划的制定与实施。
九、办公室副主任岗位职责
1.督办与上报全企业各部门每周的工作计划。
2.落实谈心制度。
3.反映员工的思想动态，研究、报批与实施引导员工做好本职工作的激励机制。
4.安排布置企业内部会议的资料准备工作。
5.组织与安排员工生日庆祝及宾馆酒店集会。
6.负责企业发文管理及报批。
7.协助全企业各部门的资料整理。
8.管理办公室的档案资料。
9.审查文件、记录及内刊。
十、行政主管岗位职责
1.听从副总经理的指挥，认真执行上级的工作指令，一切管理行为直接向主管领导负责。
2.严格执行企业各项规章制度，认真履行其工作职责。
3.负责行政后勤、保卫工作管理制度拟订，完善、监督和执行。
4.负责组织编制年、季、月度行政后勤、保卫工作计划；编制年、季、月度后勤用款计划，做好行政后勤预算工作，并定期组织检查。
5.负责员工生活费用管理和核算工作，建立健全员工生活费用成本核算制度，拟定合理的生活费用标准，对员工工作盈亏标准进行考核。
6.负责做好企业经营用水、电管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电器设备和线路的保养维修工作，加强用水、电费用核算，及时交纳水、电费。
7.负责员工就餐的卫生管理工作。定期询问员工对就餐质与量的要求，以确保员工就餐的安全。
8.负责企业内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生，保护企业财产的安全，确保生产、工作的顺利进行。
9.负责建立和完善企业安全责任制。建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制，做到组织落实、制度落实和责任落实。
10.严格门卫登记制度。一切进出企业的物资，门卫严格检查、验证，物证相符方能进出，凡无证或证物不符门卫有权扣留，由保卫科查处。
11.建立和完善后勤岗位责任制，加大员工考核力度，提高服务质量。
12.加强企业部门人员的培训教育工作。协同人事、企管等职能部门，做好管理员、炊事员、保卫人员、维修工等日常安全教育和职业道德教育工作，定期开展岗位优质服务评比活动。
13.按时完成上级领导交办的其他工作任务。
十一、行政内勤岗位职责
1.认真学习上级有关文件、指示、协助部长拟定工作计划。按照后勤部长要求，负责处理办公室日常事务工作。
2.负责接待来访、会议通知、起草工作总结和各种报表的填写上报工作。
3.管理本部和计生办印章，负责本部文件、材料的收发、递送和整理归档。
4.负责管理分散工作员工。
5.负责员工住房资料和宿舍管理，收缴房费、暖气费。
6.负责发放行政部员工奖金。
7.负责本部办公用品计发。
8.认真完成领导交办的其他工作。
十二、总经理办公室档案保管员岗位职责
1.按规定管理办公室的全部文件、档案、证件、执照、资料和印章；切实做好保密工作，各种文件、资料不得遗失、外泄；定期清理各种文件、资料。
2.做好上级部门和有关单位的文件的登记收发工作，及时送总经理室领导和有关人员传阅。
3.做好各类文件、档案、资料的收发、借阅、登汜工作。外借文件资料要按时收回。
4.负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，严格按审批程序管理使用公章、证明和介绍信。
5.保守国家和酒店秘密。
十三、总经理办公室通讯员岗位职责
1.负责有关信件投寄、邮件寄取、内部文件交换工作。
2.按规定的时间地点投递、交换文件，接到急件通知应立即去取。
3.取回的信件、邮件应立即交档案保管员或秘书，不得拖延上交或丢失。
4.严格遵守保密规定，不私自拆看文件。
十四、总经理办公室驾驶员岗位职责
1.服从办公室主任的用车安排，完成领导交给的正常用车任务。
2.做好车辆保养维护丁作，使车辆处于良好状态。
3.自觉遵守交通法规，文明行车，确保行车安全。
十五、前台文员岗位职责
1.接转交换机电话。
2.负责传真收发与登记。
3.负责前台接待、登记。
4.引见、招待、接送来宾。
5.负责监督打卡和汇总考勤。
6.负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
7.负责锁门，管理电梯，检查灯光、门窗。
8.收发报刊函件及整理保管报纸。
十六、文书管理人员岗位职责
1.负责做好零售企业文件的收、发工作。
2.负责文件序号的编制、文件传递、传阅、收回工作。
3.负责印鉴、礼品、文具的使用发放与管理。
4.负责对文件承办情况的了解与催办。
5.按行文常规严格控制发文数量和范围。
6.负责行政介绍信的对外开具。
7.协助主任收集整理和保管商场大事记、场史等有关资料。
8.完成领导交办的其他工作。
十七、收发人员岗位职责
1.负责全企业报纸杂志的订购工作。
2.负责分发报纸、杂志、信函、包裹、特快传递等，做到及时、准确。
3.及时发信、退信、退函、不丢失信件。
4.对于电报、特快传递要及时通知各部门，做到不延误。
5.保密信件，挂号信件要分类进行详细登记。
6.加强责任心，做好保密工作。不准私拆他人信件，热情周到为用户服务。
十八、档案员岗位职责
1.认真贯彻执行有关档案工作的法律、法规和方针政策；建立健全各项规章制度。
2.负责统一管理本企业的档案，并按规定向有关部门移交。
3.负责对部、室、商店、公司的档案工作进行监督和指导。
4.负责指导本企业行政文书和业务文书的形成、积累和归档工作。
5.负责定期对已办理文件的整理、立卷、归档工作。
6.严格执行保密法规，办理档案材料的借阅手续。
7.负责过期档案的销毁工作。
8.完成领导交办的其他工作。
第二（节）零售企业行政管理制度
一、行政办公纪律管理制度
1.企业员工要佩带员工卡上班。
2.上班时间员工要坚守工作岗位不能串岗。
3.上班时间不能看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
4.办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。
5.上班时穿西装或职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不能在办公室化妆。
6.接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
7.不能因私事长期占用电话，不能因私事拨打长途电活。
8.未经批准不得随意上网，不得在电脑上发送私人邮件或上网聊天。未经允许，不要使用其他部门的电脑。
9.所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以企业名义发出的邮件须经总经理批准。
10.未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。
11.不能迟到、早退，否则酌情罚款。
12.请假须经部门经理、分管副总经理或经理书面批准，到办公室备案；如假条未在办公室及时备案，以旷工沦处，扣减工资。
13.加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可，不发加班费。
14.不论任何原因不得代他人刷卡，否则将被开除。
15.因工作原因未及时打卡，须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签，否则作旷工处理。
16，在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，要到办公室及时办理。
17.吸烟应该在卫生间或其他规定的场所，否则将被罚款。
18.请病假如无医院证明，一律认同为事假，请假条应于事前交办公室，否则将视为旷工。
19.因当日外勤而不能回企业打卡的员工，请部门第一负责人在当日8时30分以前统计出名单，由办公室经办人打卡。
20.凡出远勤达1天以上者，须先填报经领导批准的出差证明单。
21.因故临时外出，必须清示部门经理；各部门全体外出，必须向总经理办公室请假。
22.不得将烟灰缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
23.无工作需要不要进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务部以及会议室、接待室。
二、零售企业招商管理制度
1.机构设置与管理权限
零售企业放入招商工作，在总经理领导下，由市场经营部主管，各职能部室、商店按管理权限分工负责。
进货管理委员会负责审批被招商企业的进场资格，市场经营部负责定期或不定期组织有关部室对被招商企业商品质量、经营品种和销售情况进行考核，对物价、计量、商标、陈列卫生进行检查。
人事部负责对来场信息员进行面试、审查体检表和岗前培训。经考试合格，方可发放上岗合格证。负责定期或不定期会同有关部室对信息员服务规范、劳动纪律、商容风纪等进行检查考核。
安全保卫部负责对零售企业信息员验证工作，并将审核情况登记人册，与被招商企业签订安全责任书，负责定期或不定期会同有关部室，对被招商企业进行安全检查，特别是防火、防盗、防汛检查。
行政部负责零售企业信息员的工服发给，收取食堂、医疗、美发、淋浴等项服务的管理费和借用财产管理等工作。
明确一名经理负责被招商企业的日常管理工作，并负责向市场经营部提供被招商企业的营业执照副本、招商审批表、联销协议、商品样品、价格目录及来场信息员的各种证件。
2.招商标准
被招商企业选派的信息员，必须是本企业正式职工，条件是道德品质好、责任心强、热情大方、会讲普通话，男身高、女身高、裸视都符合招商要求。信息员受双重企业管理，享受其所在企业待遇。
零售企业招商工作实行动态管理。被招商企业要认真遵守商场超市各项臂理制度，积极配合商场超市开展各种促销活动，努力完成销售计划。对3个月完不成销售计划，又无季（节）影响或违反零售企业管理制度的，企业市场经营部有权提出终止协议。
被招商企业必须是具有法人资格，并已在当地工商行政管理部门注册登记的国营、集体、三资和私营企业或有外贸进出口权的代理商。
被招商企业所经营的商品必须是零售企业所属商店经营范围内的合格商品；商品必须是符合各级计量、质检、卫生标准，实行三包（包修、包退、包换）的本厂产品，坚决杜绝经营其他厂家的产品及滞销、假冒、伪劣商品。
招商联营期限，一般为3个月至半年，有发展前途的可订1~2年，到期后根据销售计划完成情况和市场供求情况决定是否续签合同。
3.招商审批程序
招商工作要贯彻零售企业的经营方针，择优招商。
各商店要按照不重复招商和申报在先的原则进行严格筛选。
凡符合招商标准的企业，须向零售企业提出书面申请，与商场超市签订协议书，由零售企业将被招商企业的营业执照副本、审批表、样品、价格目录、质量认证书、税务登记证、生产许可证、卫生许可证以及零售企业审批意见，一并报市场经营部由商场超市进货管理委员会审批后，再到商场超市人事部办理其他手续。
人事部根据经营部的审批表及信息员的彩色照片、体验表进行面试，并负责组织学习商场超市规章制度、服务规范，进行岗前培训，经考试合格上岗，未经培训考核不得上岗。被招商企业不得擅自更换信息员。
安全保卫部根据市场经营部的审批表来审查零售企业信息员的身份证、工作证、健康证，并登记入册与其签订安全责任书，进行安全教育并负责发放信息员胸卡。
行政部根据市场经营部审批表，负责办理来场信息员的工服发放、就餐、借用财产等手续。
被招商企业在市场经营部、人事部、安全保卫部备案后，方可办理进店经营事宜。
对符合招商标准的私营企业，各商店要经双人实地考察，特别是食品加工企业，要考察其是否符合国家颁布的卫生标准，是否有生产许可证、卫生许可证，服装加工业要了解其生产规模，并向市场经营部出具实地照片。
对不按照招商审批程序办理，擅自进店销售的企业，要追究零售企业主管经理的责任，并给予一定的经济处罚，责令其厂家立即撤出。
4.物价、计量、统计、保险及财务管理
被招商企业的商品销售价格，必须经零售企业专职物价员看样定价，并上报市场经营部审批，招商企业要向物价员提供成本单、价格目录，遇特殊情况经主管经理批准，可用供货合同单，暂定临时价格，正式发票一到，马上办理正常手续。
被招商企业进销均纳入零售企业进销账目。商场超市统一建立《招商企业销售月报表》，内容包括：单位名称、品种、销售额等，由各零售企业统计员填写，每月向市场经营部报送。
各零售企业要建立被招商企业进、销、存登记，单独设账，做到账面清楚、整洁，每月5日前将其经营情况上报市场经营部。
被招商企业如需使用计量器具的，须事先向市场经营部申报，经（计量）技术检定，履行登记备案手续后，方可使用。
被招商企业进场前应到当地保险公司办理人身财产保险，未办理保险的，在商场超市内发生人身伤亡、商品及财产损失的，由招商企业自行负担。
被招商企业的销货款必须由零售企业统一收款，按时上交银行，货款结算一律通过银行，结算前要与记账员核对，销多少结多少，不能多结，同时要按《招商细则》规定扣除所聘售货员费用和营业税款后再做结算。
被招商企业在零售企业周转仓库储存商品的，必须按财务部门制定的有关费用标准缴纳仓储保管费用。
5.招商监督与处罚
零售企业各职能部室要按照本制度要求对被招商企业进行监督管理，凡无营业执照或不按规定的经营范围、经营方式经营，出现扰乱零售企业正常治安秩序等情况的坚决予以取缔，并追究有关零售企业负责人责任，没收厂方非法所得，对厂家处以规定数额的罚款，对个人处以罚款。
必须以物美价廉为宗旨，经零售企业物价审批定价，明码标价，才可出售被招商厂家商品。要坚持文明经商，如有违反供应政策，损害消费者利益的，视情（节）轻重分别给予批评、罚款、终止协议的处罚。
厂家对借用零售企业的财产要注意爱护，妥善保管，如有损害照价赔偿。
厂方信息员如违反商场超市有关规定，分别由各职能部室向厂家提出批评、罚款，责令当事人下岗培训，或调换人员，厂家必须按各职能部室要求逐项落实，拒绝接受批评和罚款的给予终止协议处理。
零售企业各职能部室要根据各自分工，认真检查、严格管理。如因管理不善或放弃对厂家监督管理，出现问题后不认真解决，造成一定影响的要追究有关部门、零售企业领导的责任。
市场经营部在对被招商企业经营范围、经营品种、商品质量、销售情况、服务规范、物价计量进行检查中，对符合本管理制度的要维护其合法权益，保障其合法经营，对销售不佳，以次充好、坑骗顾客、损害消费者权益的，有权做出撤换或终止协议的决定。
人事部定期对信息员进行岗位考核，对不符合服务规范，不执行规章制度的给予经济处罚，并追究所在零售企业主管经理的责任。
上岗信息员要统一着装，佩戴胸卡，严禁佩戴实习生或其他胸卡，一经查出要追究其所在零售企业经理的责任，并给予罚款处理，信息员立即下岗。
被招商企业使用未经检验计量器具的，一经查出立即没收器具，造成重大影响的清除出场。
被招商企业，出现私下交易、场外交易、代留货款的，一经发现即终止协议。
三、办公室档案管理制度
1.档案资料是指零售企业各部门及个人在从事公务活动时所形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
2.企业需要进行归档处理的资料主要有：基建工程项目档案、文书档案、财务档案、销售业务档案等。根据有关档案法规规定，各业务档案由各职能部门整理、立卷保管，涉及企业全局性的、综合性的文书和档案资料由总经理室立卷归档。具体内容包括：
企业及各部门召开的专业会议和研讨会，包括会议筹备、召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报总结等。
各部门专题研究报告、调研资料等。
以企业名义的发文。
上级主管单位和行政管理机关的文件。
各种基建施工图纸、合同。
重要的照片、录音资料、题字、题词等。
3.企业档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则，由总经理办公室主管企业档案工作，对企业档案实行统筹管理，统一调度，并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。
4.立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复一起存放。卷内页号位置统一。
5.案卷厚度要适中，一般在2厘米左右，超过者可立分卷。
6.根据卷内文件之间的联系，进行系统排列，编序号，抄写案卷题目和案卷封面，确定保管期限，装汀案卷，编制案卷目录等。
7.案卷按年份、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管。保竹箱上要编上顺序号及汁明存放案卷年号与卷号。
8.准确做好文件索引，以方便查找。
9.档案资料的收集、立卷和保管工作山各部门秘书或资料员负责。每天要及时将文件和资料归档，以免散失、积压。
10.确保档案安全。每年清理一次档案资料，对档案材料的数量和保管情况进行检查，发现问题及时采取措施补救。
11.清查档案时，对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把握，慎重对待，具体要点如下：
销毁档案前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案要列册登记。
提出销毁报告，报企业主管领导审批。
销毁档案材料要严格执行保密规定。
销毁档案材料时，必须指派专人监督，以防泄密。
12.档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。对有下列行为之一的，根据情（节）轻重给予相应的处罚。
将属于企业所有的档案据为已有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。
损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。
擅自提供、抄录、公布企业档案以及应当保密的档案。
涂改、伪造档案。
玩忽职守，造成档案损失。
四、档案文件借阅管理制度
1.借阅档案者，必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经企业主管领导批准方能借阅。
2.案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件及资料可以借出。可借出的文件、资料借阅期限不超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
3.借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。
4.借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。
5.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。
6.外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。
五、文件管理制度
1.行文工作制度
（1）企业内部应注意上下行文的规范化，具体行文要求如下：
文字表述准确、简练、通顺，标点使用正确。
专题专用，内容明确。
符合行文格式要求，行文文号、题目、主管领导批示、内容书写要符合规范。
（2）以企业名义的行文，先由部门承办人认真领会领导要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。
（3）文件签发后，由总经理办公室统一编发文号。
（4）按需要进行打印、复印。打印时应做到尤错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕应通知起草人校对。复印企业资料，应注意有关保密规定，密级文件需经主管领导签字批准。
（5）将打印文件盖章，留一份与原文稿一起存档。
2.收文工作制度
主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属于收文范围。属企业领导亲收的收文，由总经理室签收登记，并交收件人亲自拆封。
收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收文日期、份数、内容提要、来文单位等。
填写文件传阅单，附在文件上。
将文件放人文件传阅夹交总经理办公室主任。
办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议并签字，再请领导批阅。
急件或重要文件，须在第一时间送办公室主任审阅并签字，再请领导批阅。
密级文件须交企业高层管理人员传阅，并做好记录，注意密级文件不得携离办公室。
文件返回后要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示。
有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。
无批示的文件按类别归档。
上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。
3.发文工作制度
以企业名义上报下发的文件，企业高级管理层发出的信函均属于发文范围。
将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数。
检查文件是否加盖了公章，负责人是否已经签字。
文件经领导签发后，须在两天内发出。
急件用“航空”发出，重要文件须挂号发出。
底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。
六、印章管理制度
1.企业印章的使用应该由总经理室负责进行统一管理。
2.印章刻制。企业刻制新印章须报主管部门批准；内部各部门刻制新印章，要写出书面报告，并附上新印章的名称、式样、规格，报总经理批准后，方可到有关部门刻制。使用新印章，应确定好时间，并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。
3.印章使用管理。印章使用要求是：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。
使用印章要履行审批手续，以企业名义对外行文、签署合同、协议书等须有主管高层领导签字方可盖印，介绍信、各类报表、信件须经申请部门经理填写请印单并由办公室主任审核后方可盖印；员工因私开具各种证明，加盖企业印章，必须书面提出申请并附上有关材料，经部门经理审批后报总经理办公室批准。
盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求。
印章使用完毕要做好印章使用记录，要在印鉴使用登汜表上记录使用项目、内容、时间、经办人等。
4.印章保管。企业印章（包括行政印章、总经理印章等）由总经理办公室专人保管。各部门印章也要指定专人专管。所有印章均应保管于保险柜内，以保证安全。未经主管领导批准，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章带出办公室使用。
5.印章停用。印章因故停用要按规定进行清理，同时将所有停用印章交到办公室统一保管，并办好移交手续，经报总经理批准后，将停用印章存档或销毁。
七、介绍信使用管理制度
1.介绍信使用管理统一由总经理室负责。
2.介绍信种类有：
信笺介绍信：在空白信笺上书写有关内容。
存根介绍信：主要是介绍某人到别处办事的凭证。存根要归档，保存5年。
证明信：以零售企业名义证明某人身份、经历的专用书信。
3.开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜由部门领导签署意见后，报主管高层领导审批；一般事宜须由部门或个人提出申请，由部门领导审阅同意后，由办公室主任审批。
4.介绍信写好后，应按有关规定加盖公章，并做好登记。介绍信上字迹要清晰，公章清晰并盖在指定位置。
5.严禁开出空白介绍信，如特殊情况需要，须经企业高层主管领导批准。
八、员工保密纪律制度
1.保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。
2.保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。
3.全体员工应做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。
4.文件和资料保密
拟稿
文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。
印制
文件统一由行政管理部印制。
复印
复印秘密文件和资料，由主管批准。
递送
携带秘密文件外出，由两人同行，并包装密封。
保管
秘密文件由行政管理部统一保管，个人不得保存。如需借阅，由主管批准，并于当天收回。
归档
没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。
销毁
按档案管理的有关规定执行。
5.对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序办理：由部门经理、主管、法律事务处会签。
6.保密内容按以下三级划分：
（1）绝密级
集团领导的电传、传真、书信。
非公开的规章制度、计划、报表及重要文件。
集团领导个人情况。
正在研究的经营计划与具体方案。
（2）机密级
集团电传、传真、合同。
生产工艺及指导生产的技术性文件和资料。
员工档案。
组织状况，人员编制。
人员任免。
（3）秘密级
集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。
九、凭证管理规定
凭证包括介绍信、工作证、发票等票证。凭证管理，有两层意思：
1.未盖公章或专用章的空白凭证，虽然还不具备生效的条件，但仍应严格保管好，不得丢失外流。
2.加盖公章并已具有效力的凭证，更应严格保管和使用。
对于凭证的管理，要做到：
严格履行验收手续。
建立凭证文书登记。
选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存。
定期进行检查，若发现异常情况，要随时提出处理意见。
严格出库登记。对于有价证券和其他主要凭证，应参照国家规定的管理办法进行管理。
同时，凭证文书，具有很高的查考价值，大多需要永久保存。因此，一切有关凭证的原件、抄件、存根、复写件以及文稿、草图、签发、资料，都应该及时整理，妥善保存，并按立卷归档的规定，随时分类入卷，定期整理归档，不得随意丢失，更不准自行销毁。
十、公章使用制度
1.企业可以对外使用的公章
企业章、企业业务专用章（办公室章、人事部章、财务部章、合同专用章等）。
2.企业章使用范围
以企业名义上报总公司的报告和其他文件。
以企业名义向上级国家机关，各省、市、自治区党政机关发出的重要公函和文件。
以企业名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。
3.企业业务专用章使用范围
办公室章。以办公室名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。
人事部章。就有关人事、劳资等方面业务代表公司用章。
财务部章。就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。
合同专用章。以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。
4.企业印章使用手续
企业章、财务章、合同专用章必须经总经理、副总经理或总经理助理批准方可使用。
办公室章由办公室主任批准后使用。
使用公章必须事先履行登记手续。
十一、会议管理要点
1.提高会议成效的要点
（1）要严格遵守会议的开始时间。
（2）要在开头就议题的要旨做简洁的说明。
（3）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
（4）在会议进行中要注意的事项。
发言内容是否偏离了议题？
发言内容是否出于个人的利害？
是否全体人员都专心聆听发言？
是否发言者过于集中于某些人？
是否有从头到尾都没有发过言的人？
是否某个人的发言过于冗长？
发言的内容是否朝着结论推进？
（5）应当引导在预定时间内做出结论。
（6）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。
（7）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
（8）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
2.会议禁忌事项
发言时不可长篇大论，滔滔不绝。
不可从头到尾沉默到底。
不可采用不正确的资料。
不要尽谈些期待性的预测。
不可进行人身攻击。
不可打断他人的发言。
不可不懂装懂，胡言乱语。
发言不要抽象或概念化。
不可对发言者吹毛求疵。
不要中途离席。
十二、会议管理制度
1.企业级会议：企业员工大会、企业技术人员会以及各种代表大会，应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。
2.专业会议：即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
3.系统和部门工作会：各部门召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责组织。
4.班组会：由各班组长决定并主持召开。
5.上级企业或外单位在我企业召开的会议或业务会，一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。
6.例会的安排。为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：
（1）行政技术会议。
总经理办公会。研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。
行政事务会。总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。
班组长以上经营管理大会。总结上期工作情况、部署本期工作任务。
经营活动分析会。汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司经济效益。
质量分析会。汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故，研究决定质量改进措施。
安全工作会。汇报总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
技术工作会。汇报、总结当月的技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划及其完成情况，布置下月的技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。
生产调度会。调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。
部门事务会。检查、总结、布置工作。
班组会。检查、总结、布置工作。
（2）各类代表大会。
员工代表大会。
部门员工大会。
企协会员代表大会。
（3）民主管理会议。
公司管理委员会议。
总经理、工会主席联席会。
生产管理委员会议。
生活福利委员会议。
7.其他会议的安排。凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前10天经分管副总经理批准后，分别报两办汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。
总经理办公室每周应将公司例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到公司主要管理人员及有关服务人员。
凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前两天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。
对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。
各部门会议的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应与公司例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
8.会议主持人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。
9.参加企业办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主管—领导批准。
10.有以下原因，副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开公司办公例会：
有重要事项需提交企业办公例会讨论决定。
各部门重要业务管理人员的录用及辞退。
11.会议纪要属企业内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。
12.与会人员应知无不言、集思广益，一经会议决定之事，应按期完成。
13.与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机、传呼机。
十三、会议室、接待室使用管理制度
1.会议室、接待室是公司举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范企业会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定管理制度。
2.企业所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。
3.各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。
4.接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。
5.任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。
6.任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。
7.任何员工不能随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。
8.爱护接待室、会议室的设施。
9.会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。
10.以上规定希望全体员工自觉遵守，损坏公物或违反制度者将给予适当的经济处罚。
第三（节）零售企业行政管理常用表格
一、总经理日程安排表
二、公文送件登记表
三、收文登记表
四、发文登记表
五、文件登记表
六、重要文件收发记录表
七、员工休假情况表
八、年度例行事务会议安排表
九、使用会议室申请表
十、会议登记表
十一、会议通知单
十二、会议议程表
十三、会议记录表
十四、会议决议事项实施管理表
十五、员工奖惩情况登记表
十六、交办事项登记簿
十七、内部业务往来便笺
十八、内部复印文件登记表
十九、内部机密文件保管登记表
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