打造秘书的黄金形象
优秀的秘书首先应从形象着手。穿着打扮是秘书建立最佳形象的关键因素之一，一个秘书拥有较好的气质与形象，离不开个人的文化素质与修养，更重要的是秘书还应有精明强干的办事作风，并掌握与工作密切相关的专业知识和技能。这样，你就打造出了作为秘书的黄金形象。
东华公司办公室秘书小沈能讲一口流利的法语，也很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译工作的秘书小沈要好好准备。小沈除了在文本、资料方面做了准备，还花了一番功夫进行打扮。
正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着光鲜，浓妆艳抹，金耳环、大颗宝石钻戒闪闪发光，这使得古总身上那套价值千元的名牌西装也黯然失色。
古总经理和法国客商在接待室内寒暄时，秘书小沈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮当作响，她从茶叶桶中拈了一小撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不通反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得非常尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，职责客商，客商拂袖而去。古总忘着客商远去的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一庄生意，让你给毁掉了！”
小沈愣愣地站在那，他并不知道自己有什么过错，还为自己辩解说：“我，我怎么啦？客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”
秘书的工作场合和工作性质，决定了其专业形象的特点是：整洁、端庄、成熟、能干。塑造职业形象，除了内心修炼外，外形的精心安排也很重要，我们通常把这种外形的改变称之为形象塑造，这是因为外形的直观效果会直接影响人的判断。
(1)发型设计规范
头发好了，感觉也会好，好心情从头开始。美的发型对一个人的形象来说，比化妆和服饰更为重要。化妆可以洗掉，服饰可以改变，但发型一旦处理不好，有可能就需要花很长时间才能让它再长到一定的长度，而在这段等待的日子里，你完全会因为不满意自己的发型而使自己的心情很糟。任何一种发型都可以是最时尚的，但是它如果与你本人不合，只怕总会感到“什么地方怪怪的”。圆脸或四方脸，蛋圆脸或尖脸——不同的脸型也决定哪一款发型适合你，当然还是要看你自己属于哪种气质倾向：古典式、浪漫式还是运动休闲式。
一般说来，秘书的发型应以自然、轻松、垂荡、不夸张为主。脸型长的女性不适合用中分，可用中短发和外翻式。如果是长发，则可以用大波浪，或将两边的头发扭转向后束起，或者盘成发髻，但发髻只适合在脑后，如果放在头顶会太显眼。圆脸的女性不宜用三七分，可用中分式的齐耳和齐肩的中长直发，不留刘海。方脸的女性，短发可选用带高位侧分和斜长刘海型，长发则采用中分的清汤挂面式垂下，这样做可遮掩过于鲜明的方形轮廓。瓜子脸型的女性比较适合各类发型，如侧剪成羽状的短发；又如单侧的蓬松之发束起在耳边，也会使瓜子脸型显得俏丽好看。
(2)眼睛
俗话说：“眼睛是心灵的窗户。”一双清晰、明亮、传神的眼睛是秘书整体形象的关键。东方女性的眼睛类型主要为单眼皮的凤眼和双眼皮的杏眼，前者需要线条的修饰，后者需要颜色的强调。要达到清晰明亮的效果，用色不能多，线条不能浓，可以用单色眼影给眼睛营造一种气氛和一种感觉，如与肤色相协调的浅棕色就比较自然大方。眼线可用黑色或深咖啡色，以自然描画为主，勾勒时不能夸张，否则会适得其反。眼睫毛可选用清爽型睫毛液，使睫毛稍稍上翘和浓密，使眼神更精彩，但千万不要用睫毛夹子翻卷睫毛或者用假睫毛，因为这会十分做作，不真实。
(3)鼻子
鼻子在五官中起立体的作用。理想的鼻型可以影响你整张脸的感觉。又直又高又挺的鼻子给人正直、西化的感觉；而鼻梁挺直、鼻头调皮地高翘着又给人活泼、可爱的感觉；而像古希腊人似的鼻子会给人古典又秀气的感觉。塑造鼻形，主要靠鼻侧阴影的营造，阴影色选用咖啡色最为理想，而鼻部皮肤的好坏又会直接影响到整个化妆面容的干净和漂亮。解决鼻部容易出油和清洁鼻部毛孔的问题是首要问题，否则给人不洁之感。
(4)嘴唇
嘴唇在面部的地位仅次于眼睛，也是人们视觉的重点，并且很有个性。嘴形象设计的基础是拥有一张健康的唇，没有干裂、脱皮的现象，平时注意护理，用局部蒸汽法来清洁之后再擦上唇油。嘴唇是比较平面的，根据其他五官大小比例来确定唇的大小、厚薄。唇型丰厚、唇峰分开给人大方而稳重的信息；丽薄而小的唇型，给人精明、干练的信息；唇角上翘、唇峰圆润则给人亲切、柔和的信息。唇的修饰在于口红的描画，最好选用粉红色系列和咖啡红系列的色系。利用唇届8进行描圆，则会有色泽饱满、滋润的唇妆。
(5)眉毛
眉毛的引人注目是因为它与眼睛是一体的，如果少了眉毛的帮衬与配合，眼中的神采也就难以飞扬，这就是眉飞色舞的道理。眉型设计应根据你自己的眉型和脸型以及五官搭配来决定，各种眉型表现出的表情语言是不同的：弯弯的柳叶眉是传统古典的表现；粗粗的分型眉是豪爽能干的象征；眉细而眉毛高翘的桃眉，给人时尚艳丽的感觉；平和的一字眉，则有少女的清纯秀气。眉的修饰在于自然，修去一些杂毛，显出完整眉型后，可用深咖啡和黑色进行描画，增加眉的立体感和层次感。当然，原本就是浓眉大眼的，只要眼睛有神，不一定非得把眉毛修得像卧蚕似的，“太有人工修剪痕迹的眉，会破了面相。秘书最适合的眉型，是不过分弯曲的平眉，因为它会有大方、清秀、端庄的效果。
秘书的着装有讲究
秘书穿什么样的衣服上班，这是一个很重要的问题，因为它不仅关系着秘书的形象，也影响这秘书的工作。
美国的一个考察团来到北方某中型公司考察投资事宜。为了确保考察顺利进行，使外商乐于投资，公司领导高度重视，亲自挑选了本公司最靓丽的三位女秘书负责接待工作。领导特别叮嘱她们，对方是外国人，着装要考虑他们的国情，以示对外商的重视。几位秘书连忙商量穿什么衣服，最后一致决定统一着装，穿紧身上衣、黑色皮裙、黑色皮靴……
考察团到来之后，三位女秘书非常热情，倒茶递水，殷勤有加，笑容可掬。但不知什么原因，还没有座谈，外商就找借口匆匆走了，而且是一去不复返。后来通过与考察团比较熟悉的一个人了解到，美国考察团认为，这是个工作以及管理制度极不严谨的公司，完全没有合作的必要。他们特意强调，这种印象在一进公司，通过接待人员的着装就感觉出来了。
原来，三位女秘书在着装上犯了大忌。根据着装礼仪的要求，工作场合女性穿着过紧、过薄的服装是对工作极度不严谨的表现；黑色皮裙则更不适合职业女性穿着。
在商务活动中，秘书给人留下什么印象不是自己个人的事，它关系到组织的形象和利益。不同的场合对秘书的形象有不同的要求，秘书应该根据不同的场合随时调整自己的形象，使自己适合相应的角色和身份。
林明花是今年刚毕业的大学生，她是农村出来的孩子，家里经济不富裕，所以整个大学生活，她学习都很努力。因为成绩突出，她顺利应聘到一家公司当上总经理助理。小林很朴素，人很实在，做事不偷懒，文字功底也不错，交给她的文案，她都能保质保量地完成。总经理对她的工作能力和工作表现都很满意，在同事中的口碑也不错。美中不足的就是有点“土”，不会打扮。林明花不以为然，她认为那是朴实，是她的本色。其实仔细看看林明花长得还是不错的，同事们戏称她为“璞玉”。
有一次，总经理受邀出席一家外资企业的年会，为了要林助理见见世面，总经理要求林助理第二天下午陪同他一起前往，并特地嘱咐让她好好地打扮一下，特许她明天上午可以晚来一会儿。林明花嘴里答应着，心想打扮什么，穿着整齐干净就行了。
第二天一早，林助理照常准时上班，仍旧穿着她那身不怎么漂亮的职业装，洗得倒挺干净的，脸上也没化妆。要说与平常有什么不同的话，就是换了一双新皮鞋。同事们一见，她的样子就说：“你这就叫‘打扮’？这样肯定不行的，你快回去换件漂亮的衣服，化化妆吧。”林助理听了之后只是笑笑，任凭同事们怎么说，就是不为所动，继续干她的工作。
上午9：30，总经理来到公司，见到她这个样子，马上不高兴了，很严肃地批评林助理：
“人应该朴实，但也要讲究场合。你是我的助理，代表的也是公司的形象，所以把自己的外表收拾得干净漂亮去出席公务活动也是你的工作内容之一。”说完，马上把公司里公认的穿着打扮最有品位、最时髦的王秘书叫过来，交给她一个任务，就是陪林助理去打扮，并特批费用从公司的置装费里出，一定要保证在中午吃饭前完成任务，小王欣然领命。接下来王秘书带林助理去商场挑衣服，去美容院化妆和美发。经过一番专业的包装，最后出现在大家面前的林助理完全像换了一个人，既端庄又大方，总经理很满意。同事小张嘴快地说：“咱们的‘璞玉’雕琢成一个美人了。”
听到大家对自己新形象的赞赏，小林自己感觉也非常不错，心想总经理说得对，以后我得多学习学习这方面的知识了。
小林作为总经理助理，诚如总经理所说的那样，她代表的是公司的形象。出席外资企业的年会，要跟很多商务人士打交道，不适当的装扮会给公司带来负面影响，降低公司的美誉度。再者，一个职业秘书把自己打扮得得体漂亮，有助于在职业生活中树立良好的形象，自己的心情也会很舒畅。因此，秘书应该学习一些化装和着装方面的知识和技巧。
1．要注意外在形象的穿着
大多数领导对自己的形象是很注重的，他们对自己秘书的穿着也有一定的要求。没有一个领导会希望自己的秘书是一个蓬头垢面，形象龌龊的人。因此，优秀秘书，必须讲究自己的穿着打扮，穿衣不可太随便。
(1)要注意衣服的面料，不能低档。
(2)要合体，不能太牵强。
(3)要体现工作特点，不能花俏，也不能太没品昧。
2．保持大众化
优秀秘书穿着要有档次，但又要大众化。大多数时装都是很美的，它们是现代物质文明进步的表现。但是，秘书不能赶时髦，也不能把自己弄得太洋气，尤其是女秘书不能弄得自己浑身珠光宝气。
保持大众化是秘书工作本身的要求。秘书大部分时间是与领导打交道。一般来说，领导的年龄偏高，他们在服装观念上的更新不如年轻人快。所以，秘书在穿着上注意大众化，在形象上更易获得领导的心理认同。
评价一个人长得美还是长得丑，都是相对的，因为客观上没有统一的标准，每个人都有自己的主观审美意识。但是，美有一条原则，那就是必须合乎自然，如果过分打扮，显得鹤立鸡群，这与秘书工作的从属性不相符合。因此，大众化的打扮能显得更加自然。
秘书的衣着打扮不仅要与自己的体形、性格相称，而且要与工作环境所需要的气氛相协调。
3．切忌标新立异
在穿着打扮上，优秀秘书还要注意不能标新立异。秘书可以穿一些时兴的衣服，但不能显得很特别，穿得太显眼，让人觉得与工作所需的宁静气氛不协调。尤其是在党政机关，这是秘书穿着的大忌。
在公司里，有专门适应科室工作的统一制服，秘书最好穿制服。女秘书可再略微化妆。
许多女秘书喜欢穿各种时兴的服装上班，这样虽能给她们的妩媚增添了一种现代的潇洒，但是，必须适可而止。
4．保持清洁与健康
对于一个优秀秘书来说，在穿着上，必须注意清洁卫生，保持健康外形。秘书要勤洗澡，勤换衣服，保养好自己的皮肤和头发。
要保持健康，优秀秘书平时要注意以下4点：
(1)不偏食，营养适中。这是健康的基础。
(2)经常锻炼。这是健康的保证。
(3)劳逸结合。这是健康的保持方式。
(4)精神愉快。这是保持健康最有效、最重要的方面。
5．不要戴首饰
女秘书最好不要戴首饰。因为像耳环、戒指、手镯这类东西太显眼，在接待客人时，容易分散客人的注意力，与会见客人所需的宁静气氛不和谐。
另外，在给客人送茶时，客人听到秘书的手镯叮当地响，肯定会感受不好。
男秘书戴首饰更显得不庄重。
6．要注意“配套”
一般人在打扮时，往往把注意力集中在上半身，特别是把注意力集中在脸上，但是忽视全身打扮的“配套”。
比如，一些女秘书对今天该穿什么样的外套，眉毛描得如何，可能会很讲究，但对于该穿什么样的鞋袜．则可能显得漫不经心。
根据对一些交际观察的结果，在引起别人的注意之后，人家首先观察的是对方的脸，紧接下来就是对方的脚。所以，秘书不能忽视全身衣着的“配套”作用。
假如一位秘书的化妆浓淡适宜，衣服也挺合身，但鞋袜很随便，这同样会让大家感到不得体。
在过去，只有雨天才穿长靴，而且进屋后要把长靴脱下来放在门口。现在，冬天喜欢穿长筒靴上班的人越来越多，似乎已成了一种时髦。作为秘书，最好不要穿长靴上班，而穿那些鞋跟不太高的轻便鞋。特别是对于女性来说，鞋跟又高又细的话，容易崴脚，这方面更要小心注意。
还有一点要注意的是，不论男女秘书，都不要穿拖鞋上班。
秘书的化妆要得体适度
未来发远机械制造公司最近来了一个秘书叫李兰，她在工作方面没有什么问题，也非常勤快，可在形象上，就是给人不太得体的感觉。有那么一天，李兰气喘吁吁地从外面办事回到公司，满头大汗。她忘了擦汗，就像个假小子一样开始给客户打电话。同事见她头发沾在眼角边，便说：“小李，看你出了那么多汗，去补个妆吧。”
“没什么的。”小李有些不在意，继续埋头干活。
过了不久，李兰又将一副新面孔展现给公司的同事，她脸上的粉擦得那么厚，整个一戏台上的媒婆，差点儿吓了同事一跳。
可能是性格的缘故，李兰对自己的外在形象是不怎么太在意，或者即使在意也处理不当，这也许是她的一大缺点。
作为秘书，能够给你的上司或者同事营造一种赏心悦目的印象是非常重要的。而如何对自己的装扮作出适当的选择便有很大讲究，得体适度的化妆，既是自尊自信的表现，又体现了对他人的尊重。
1.化妆浓淡要适宜
作为秘书，化妆的浓淡要视时间、场合而定。工作的时间，一般以化淡妆为宜。如果白天也浓妆艳抹，香气四溢，难免给人的印象欠佳。但在夜晚的休闲时间，不论浓汝还是淡抹，都是比较适宜的。化妆的浓淡还应当考虑到场合问题。秘书们在节假日大多是要化妆的，但是在外出旅游或参加游乐活动时，最好不要化浓妆。
2．化妆要注意场合
一般情况下，秘书不要在公共场所化妆。但有些秘书对自己的装饰和形象十分在意。不论是在什么时候，一旦有了空闲，就抓紧时机补妆。殊不知在众目睽睽之下修饰面容是没有教养的行为，是十分失礼的，既有碍于人，也不尊重自己。如真有必要化妆或补妆，一定要到洗手间去或化妆间完成，切莫当众化妆。
3．不要评论他人的妆容
由于民族、肤色的差异，每个人的妆容都不尽相同。因此，不要非议他人的妆容，更不要以为自己的妆容才是最好的。对外宾的妆容不要指指点点，也不要同外宾切磋化妆技巧。有的秘书强人所难和热情过了头，以打扮别人为一大乐事，主动为人家化妆、改妆或修饰，会让他人感到非常的为难。
4．不要借用他人的化妆品
秘书平时不要去借用他人的化妆品，因为这既不卫生又不礼貌。除非有时可能忘了带化妆盒，却偏偏需要化妆，在这种情况下，在他人自愿为你提供方便的前提下，才可以借用他人的化妆品。
5．给皮肤做好基础的保养
众所周知，任何化妆品都有一定量的化学物质，这些化学物质对皮肤多少都会有不良的刺激。面部的皮肤是很娇嫩的，任何不科学的外部刺激都会使它受到不同程度的损伤。所以职业女性还应该懂得一些基本皮肤护理知识，给皮肤做好基础保养。
职业女性在上班前淡淡地化一下妆，不仅给生活增添光彩，而且能使自己更充满活力和信心。当然化妆的效果要与办公室的工作环境相称，给人理智明快的印象。办公室的女性，要求仪容大方得体，衣着打扮、妆容发型，无论色彩还是式样，都不应显得过于活跃，应与性格、修养、气质和工作环境相统一。另外，女士最好不要使用大量浓香型的香水和香粉，把自己搞得香气四溢，这样会让人在电梯和会议室等通风不良的地方感到难受、憋气。
作为秘书，脸部化妆不仅要突出面部五官最美的部分，使其更加美丽，还要掩盖或矫正有缺陷或不足的部分。
1．圆形脸
对于圆形脸，胭脂的涂抹可从颧骨起涂至下颌部。上嘴唇可用唇膏涂成浅浅的弓形。可用暗色调粉底，沿额头靠近发际处起向下窄窄地涂抹，至颧骨部下可加宽涂抹的面积，造成脸部亮度自颧骨以下逐步集中于鼻子、嘴唇、下巴附近部位。眉毛可修成自然的弧形，可做少许弯曲。
2．椭圆形脸
对于椭圆形脸，化妆时宜注意保持其自然形状。胭脂应涂在颊部颧骨的最高处，然后向上向外揉化开去。唇膏应尽量按自然唇形涂抹，眉毛可顺着眼睛的轮廓修成弧形，眉头应以内眼角为齐，眉尾可稍长于外眼角。
3．方形脸
胭脂的涂抹宜与眼部平行，不要涂在颧骨最突出处。可用暗色调粉底在颧骨最宽处造成阴影。下颚部宜用大面积的暗色调粉底制造阴影，从而改变面部轮廓。唇膏可涂丰满一些，增加柔和感。眉毛宜修得稍宽一些，眉形可稍带弯曲，不宜有角。
4．长形脸
胭脂的涂抹应注意离鼻子稍远些，从而可以在视觉上拉宽面部。涂抹时，可沿颧骨的最高处与太阳穴下方所构成的曲线部位，向外、向上抹开去。双颊下陷或者额部窄小者，应在双颊和额部涂以浅色调的粉底，造成光影，使之看起来丰满一些。在修正眉毛时应令其成弧形。
5．倒三角形脸
胭脂的涂抹应在颧骨最突出处，而后向上、向外揉开。可用较深色调的粉底涂在过宽的额头两侧，而用较浅的粉底涂抹在两腮及下巴处，造成掩饰上部、突出下部的效果。宜用稍亮些的唇膏来加强柔和感，唇形宜稍宽厚些。眉毛应顺着眼部轮廓修成自然的眉形，眉尾不可上翘，描时从眉心到眉尾宜由深渐浅。
6．三角形脸
胭脂的涂抹可由外眼角处起始，向下抹涂，令脸部上半部分稍做拉宽。可用较深色调的粉底在两腮部位涂抹、掩饰。眉毛宜保持自然状态，不可太平直或太弯曲。
好秘书的举止要优雅
举止是一个人自身修养在生活和行为方面的反映，是映现一个人内涵的一面镜子。没有优雅的举止，就没有优雅的风度。作为秘书，优雅的举止、高雅的谈吐等内在涵养的表现，会给人留下更为良好而深刻的印象。
1．站姿要有风度，要得体
在生活中，由于每个人的生活条件、个人习惯、职业特点的不同，久而久之，形成了各自的站立姿态。秘书的站姿要有风度，要得体。
为此，秘书应克服下列一些不良的站立行为：
(1)头部不正，出现习惯性的前伸、侧歪。
(2)缺少脊柱至头顶的上伸悬项感，身体显得松散下坠，形成凹胸弓背撅臀。
(3)胸部未能自然地向前上方挺起，造成身体不够舒展。
(4)脊柱侧歪，造成一肩高、一肩低，或身体左右倾斜。
(5)肩部紧张，形成端肩缩脖。
(6)重心落在脚跟上，形成了挺腹。
这样不仅站立姿势不美，也是不能持久、稳固站立的主要原因。
(7)站立时，习惯性地双手叉腰，双臂抱在胸前，两手插入裤袋或身体倚靠其他物体。
这些形态看上去都是不美的，影响秘书的举止风度。
2．坐姿要端庄大方
走路、站立的姿势，对一个秘书来说很重要。然而，坐的姿势也不容忽视。秘书坐姿的要求是端庄大方。
在落座时，首先要注意自己的身高与桌子和椅子的配合是否协调。要保持脊柱正直姿势的习惯，让自己的精神始终保持振作。
在坐、立时，秘书应注意：
(1)坐时注意不要把椅面坐满，但也不要为了表示谦虚，故意坐在边沿上。
①正确坐势的深浅。应根据腿的长短和椅子的高矮来决定，一般应坐满椅面的三分之二。
②最适当的位置。是两腿着地，膝盖成直角。
③与人交谈时。身子要适当前倾，不要一坐下来就全身靠在椅背上，显得体态松弛。
④坐沙发时。因座位较低，要注意两只脚摆放的姿势。双脚侧放或稍加叠放较为合适。不要一直前伸，要控制住自己的身体，否则身子下滑形成斜身躺埋在沙发里，显得懒散。更不宜把头仰到沙发背后去，把小腹挺起来。
(2)入座时，要走到座位前再转身，转身后右脚向后退半步，然后轻稳地坐下。
就座时，男秘书不可跷起二郎腿，女秘书不可将双腿叉开。入坐时，不可以将大腿并拢，小腿分开，或双手放在臀下，腿脚不停地抖动，脚尖相对，女士足尖翘起，或把衬裙露出，易招人议论。这是最不雅观和缺乏教养的坐姿，有失风度。因此，当刚坐时就要注意先把双脚的脚跟合拢。
女子入座时，若穿裙装，应把裙子下摆稍稍向前收拢一下，小要坐定后再起来整理衣服。
起立时，右脚先向后收半步，然后站起。
(3)坐下后，背部要挺直，不要像骆驼一样，弯胸曲背。
①椅子如有俩扶手时，不要把双手平放在椅子的扶手上，好像老太婆般安详地坐着，显出老气横秋的样子。
②在与人交谈时，不要将脚跨在椅子或沙发扶手上或架在茶几上。女秘书不能以手掌支撑着下巴。
③忌不拘小节。
坐在写字台或椅背上与人交谈，以为只有这样才能与人拉近距离，其实这会毁掉你温文尔雅的风度。
坐在椅子上同左或右方客人谈话时，不要只扭头，这时可以侧坐，上体与腿同时协调地转向客人一侧。
(4)端坐时间过长，会使人感觉疲劳，这时可变换为左侧坐或右侧坐。
无论是哪一种坐法，都应娴雅自如，达到尊重宾客的目的，给宾客以美的视觉感觉。
(5)正确的坐姿。
正确的坐姿对坐的要求是“坐如钟”，即坐相要像钟那样端正。除此还要注意坐姿的娴雅自如。
坐姿的基本要领：上体自然坐直，两腿自然弯曲。正放或侧放。双脚平落地上并拢或交叠，双膝自然收拢。臀部坐在椅面的巾央，两手分别放在膝上（女士双手叠放在左或右膝上），双目平视，下颌微收，面带微笑。
3．走姿要洒脱
有些秘书不重视步态美，或者由于先天性生理不足，后天性的不良习惯造成不良走姿，而且又不肯下决心矫正，任其自然，逐渐形成了一些丑陋的步态。这往往影响秘书的外在形象。
有的秘书走路，总是摇头晃肩、左右摆动，给人以轻浮的印象；有的人弯腰弓背、低头无神、步履蹒跚，给人以压抑、疲倦、老态龙钟的感觉；还有的人摇着八字脚、晃着“鸭子”步，这些步态都十分难看，与秘书身份不相符合。
秘书走姿的基本要领是：
(1)行走时双肩平稳，目光平视，下颌微收，面带微笑。
(2)手臂伸直放松，手指自然弯屈。摆动时，以肩关节为轴，上臂带动前臂，双臂前后自然摆动，摆幅以30～35度为宜。肘关节略弯屈，前臂不要向上甩动。
(3)上体微前倾，提髋屈大腿带动小腿向前迈。脚尖略抬，脚跟先接触地面，依靠后腿将身体重心推送到前脚脚掌，使身体前移。
(4)步幅适当。
一般应该是前脚的脚跟与后腿的脚尖相距为一脚长：行走速度，一般男秘书每分钟108～110步；女秘书每分钟118～120步。
男秘书着西装的走姿，在仪态举止方面要体现出挺拔、优雅的风度，要注意保持后背平正。
①男秘书在行走时不要晃肩。
②要轻快，敏捷，给人以精明能干的印象。
女秘书在行走时，髋部不要左右摆动。
①穿高跟皮鞋．应注意保持身体的平衡。
由于脚跟的提高，身体的重心前移，应避免膝关节前屈、臀部向后撅的不雅姿态。
②行走时步幅不宜过大。
不强调脚跟到脚掌的推送过程，要走柳叶步，即两脚跟前后踩在一条直线上，脚尖略外开，走出来的脚印，像柳叶一样。
③穿长裙行走日寸要平稳，步幅可稍大一些。
转动时，要注意头和身体协调配合，注意调整头、胸、髋三轴的角度，强调整体造型美。
④穿着短裙，要表现出轻盈、敏捷、活泼、洒脱的风度。
短裙指裙长至膝盖以上的裙子。行走时，女秘书步幅不宜人，脚步的频率可稍快些，保持活泼灵巧的风格。
4．蹲姿要优雅
女秘书在公共场所拿取低处的物品，或拾起落在地上的东西时，不妨使用下蹲和屈膝动作，可以避免弯下身和翘臀部：特别是穿裙子时，如不注意背后的上衣自然上提，露出臀部皮肉和内衣很不雅观。即使穿着长裤，两腿展开平衡下蹲，撅起臀部的姿态也不美观。
掌握同事之间相处的礼仪
同事间的相处是一种学问。与同事相处，太远了当然不好，人家会认为你不合群、孤僻、不易交往；太近了也不好，容易让别人说闲话，而且也容易令上司误解，认定你是在搞小圈子。与同事相处得如何，直接关系到自己的工作、事业的进步与发展。
小红是今年刚毕业的大学生，经过几轮的笔试和面试，可说是“过五关斩六将”，终于以较好的成绩如愿地被一家规模颇大的合资企业录取，做了前台秘书。
年轻漂亮的小红意气风发，刚参加工作就想好好表现，以得到公司的认可。到单位上班后，整天笑容满面，礼貌热情，抢着接待客人，对公司的其他部门的同事也是嘘寒问暖，大家都夸奖她伶俐能干。
可她发现前台的其他四个同事对她很冷淡。其中，赵姐的资格最老，已经来公司三年了，另三位来的时间也不短了。小红在上班过程中明显地感觉到赵姐对她的敌意很深，问她什么事都爱答不理的，而另三位同事唯赵姐马首是瞻，对她也是冷冷淡淡。刚开始，小红没有太在意，心想我做好自己的工作就行了。但后来发现这很困难，因为她们前台接待的客人很多，工作头绪又多，她虽然受过培训，但毕竟初来乍到，还有很多业务不是很熟，公司的方方面面的情况还不是很清楚，需要同事们的指点和帮助，同时，前台工作的性质本来也需要大家的配合和协助。
认识到这一点，小红开始反省自己，是不是自己哪些方面做得不好，使得同事讨厌自己。她决心改变做法，让同事喜欢自己。所以，接下来的日子，小红经常为同事们打水、打饭、跑腿，脏活、累活抢着干，天天赵姐长赵姐短，虚心向赵姐她们学习。人力资源部经理过来问她：“工作怎么样？和同事们处得怎么样？”小红也当着赵姐她们的面回答说：“经理不用担心，赵姐她们经验丰富，经常教给我很多东西，也经常帮助我把工作做好。”经理满意地走了。慢慢地，小红发现赵姐她们对待她的态度变了，不再那么冷淡了。小红坚持不懈，终于有一天，赵姐对她说：“小红，今天跟我们一起吃饭吧。近段时间你也辛苦了，以后我们一起好好相处，把工作做好。”小红欣慰地笑了。
小红的问题是刚到单位，还摸不清状况就急于表现自己的能力，急于表现自己的出类拔萃，不注意与自己部门的同事搞好关系，打成一片。这样，就使得部门其他同事很难接受她，使她的工作陷入被动。因此，秘书在到岗后，应该先熟悉组织内部、外部的人际环境，再决定自己应该采取怎样的姿态去加入工作。这样，才容易溶入群体，站稳脚跟。所以，作为秘书，掌握同事之间相处的礼仪是很重要的。
1．互相尊重
相互尊重是处理好任何一种人际关系的基础，同事关系也不例外，同事关系不同于亲友关系，它不是以亲情为纽带的社会关系，亲友之间一时的失礼，可以用亲情来弥补，而同事之间的关系是以工作为纽带的，一旦失礼，创伤难以愈合。所以，处理好同事之间的关系，最重要的是尊重对方。
2．有好事要通报
单位里发物品、领奖金等，你先知道了，或者已经领了，不要一声不响地坐在那里，应该向大家通报一下，有些东西可以代领的，也应帮人领一下。这样几次下来，别人就会对你有了更好的印象，觉得你有共同意识和协作精神。以后他们有事先知道了，或有东西先领了，也就会告诉你。
3．热情的帮同事传话
同事出差去了，或者临时出去一会儿，这时正好有人来找他，或者正好来电话找他，如果同事走时没告诉你，但你知道，你不妨告诉他们；如果你确实不知，那不妨问问别人，然后再告诉对方，以显示自己的热情。明明知道，而你却直通通地说不知道，一旦被人知晓，那彼此的关系就势必会受到影响。外人找同事，不管情况怎样，你都要真诚和热情，这样，即使没有起实际作用，外人也会觉得你们的同事关系很好。
4．主动帮忙
同事的困难，通常首先会选择亲朋帮助，但作为同事，应主动问讯。对力所能及的事应尽力帮忙，这样，会增进双方之间的感情，使关系更加融洽。
5．外出要互相告知
你有事要外出一会儿，或者请假不上班，虽然批准请假的是领导，但你最好要同办公室里的同事说一声。即使你临时出去半个小时，也要与同事打个招呼。这样，倘若领导或熟人来找，也可以让同事有个交代。互相告知，既是共同工作的需要，也是联络感情的需要，它表明双方互有的尊重与信任。
6．接受同事的小吃
同事带点水果、瓜子、糖之类的零食到办公室，休息时分吃，你就不要推，不要以为难为情而一概拒绝。人家热情分送，你却每每冷漠拒绝，时间一长，就会有理由说你清高和傲慢，觉得你难以相处。
7．对每一个人都保持平衡
同办公室有好几个人，你对每一个人要尽量保持平衡，尽量始终处于不即不离的状态，也就是说，不要对其中某一个特别亲近或特别疏远。在平时，不要老是和同一个人说悄悄话，进进出出也不要总是和一个人。否则，你们两个也许亲近了，但疏远的可能更多。
握手的礼仪
李强是某高校行政管理专业的学生。毕业之后，本想大展宏图去应聘做经理，但是天意弄人，在屡次失败之后，无心插柳柳成荫，他的一份求职做秘书的简历发出后，经过两次面试，他居然成了某有限公司的秘书。当他前来报到的时候，几个漂亮的女秘书围着他转了几圈，都开心地说：“我们这些红花终于有绿叶来陪衬了，以后有什么脏活、累活不用求别的部门了。”李强也憨厚地说：“没有问题，只要各位美女有需要，我自当全力以赴。”从此以后，他每天写文章，做收发倒也做得很开心快乐。
试用期过后，他被派到为公司的公关部美女经理～张经理做秘书。第一天去报到的时候，为了表示尊敬，他主动伸出手来，张经理愣了一下，随即接握。但是，微笑的后面，隐隐流露出一丝不满。后来，有几次张经理带他外出办事的时候，他也很真诚地向对方伸出手去。回来之后，张经理找到他说：“你们大学时候学过礼仪吗？”“学过，不过没有什么用，也都忘记了。”李强满不在乎地说。“你说错了，”张经理虽然是笑着说，但是李强却感受到一种威严和不满，“礼仪的本质是尊重人，这也是良好人际关系的基础，尤其是在公共关系之中。比如说，当你和女士见面的时候，你先伸手就属于失礼；我们拜访客户的时候，我们先伸手也属于不妥。这些虽然属于细节问题，但是却往往影响到别人对你的印象。所以，你回去之后，还真应该学学公关礼仪知识。”张经理虽然寥寥几语，却是掷地有声。李强回去之后，看了很多关于礼仪方面的书籍和光盘，从此之后在工作之中也多加注意，很快就获得了张经理的称赞。李强也由衷地说：“张经理，非常感谢您，如果不是您的点拨，我给别人留下了坏印象自己都不知道呢。”
三年后，张经理被提升为公司副总经理，李强成为公关部经理。回望自己的成功，李强知道，作为秘书来说，公关礼仪非常重要，那是良好人际关系的基础。
握手是秘书在工作中不可缺少的礼节。握手的力量、姿势与时间的长短往往能够表达出不同礼遇与态度，显露自己的个性，给人留下不同的印象，也可通过握手了解对方的个性，从而赢得交际的主动。因此，在日常交际中，秘书必须要注意握手的基本礼节。
1．握手的次序。被介绍之后，最好不要立即主动伸手。年轻者、职务低者被介绍给年长者、职务高者时，应根据年长者、职务高者的反应行事，当年长者、职务高者用点头致意代替握手时，年轻者、职务低者也应随之点头致意。和女性握手，男士一般不要先伸手。军人戴军帽与对方握手时，应先行举手礼，然后再握手。
2．握手的力度。握手时的力度要适度。如果手指轻轻一碰，刚刚触及就离开，或是懒懒地慢慢地相握，缺少应有的力度，会给人勉强应付、不尊重的感觉。一般来说，手握得紧是表示热情，男人之间可以握得较紧，甚至另一只手也可以加上，包括对方的手大幅度上下摆动，或者在手相握时，左手又握住对方胳膊肘、小臂甚至肩膀，以表示热烈。但是注意既不能握得太使劲，使人感到疼痛，也不能显得过于柔弱。对女性或陌生人，重握是很不礼貌的，尤其是男性与女性握手。
3．握手的时间。要紧握双方的手，时间一般以1～3秒为宜。通常是握紧后打过招呼即松开。在亲密朋友相遇时，或衷心感谢难以表达等场合，握手时间就长一点，甚至可以紧握不放。在公共场合，如列队迎接外宾，握手的时间一般较短。握手的时间应根据与对方的亲密程度而定。切记在任何情况拒绝对方主动要求握手的举动都是无礼的，但手上有水或不干净时，应谢绝握手，同时必须解释并致歉。
秘书必知的接待礼仪
今天是星期一，上午来公司的客人特别多，一波接着一波，前台秘书们忙得不可开交。终于到了中午吃饭时间，资格最老的秘书李姐利索地做了一下工作安排：今天中午秘书小王值班，其他同事去食堂吃饭休息。
小王把饭打回，想着赶紧吃完饭，上午人那么多，真是累死了，自己也得休息一下。正在她低头吃饭的时候，听见轻轻敲桌子的声音。小王抬头一看，一个五十岁左右的中年人，穿着一件普通的夹克衫，夹着一个黑色的公文包，正在敲前台的桌子。小王就有点不高兴，心想，这人真没礼貌，没看见我在吃饭吗？敲什么敲！所以屁股也没抬，面无表情地问：“请问你有什么事？”来人说：“对不起，耽误你吃饭了。请问张总经理在吗？我想见他。”小王说：“现在中午休息时间，你有预约吗？”来人回答说：“之前没来得及。”小王心想，看他的样子，说不定是来推销东西的，就说：“我们总经理不在，请你下次预约再来吧。”那人说：“你打电话问问，说不定他现在回来了。”小王露出不耐烦的神色说：“不在就是不在，请回吧。”来人说：“怎么这样呢？那我可就回去了。”
这位客人走后，中午再没客人来，小王吃完饭后，美美地小睡了一会儿。
下午1：00正式上班后，前台秘书们又开始忙碌起来。大约下午1：80左右，总经理秘书张丽打电话到前台，询问中午是否来了一位深圳的客人，他是总经理非常重要的客人，现在人在哪里？李姐叫小王接电话，因为中午是她值班。小王告诉张丽说：“中午是来过一个客人，是不是深圳来的她忘记问了，因办公室没提前打招呼，她也不知道来人是总经理的重要客人，觉得那个客人像是推销东西的，又没预约，所以就让他回去了。”张丽说：“那可麻烦了，今天下午深圳亨达公司的总经理秘书打电话过来询问他们老总到了没有，说他们老总是到这边开会，顺便过来找我们老总再谈谈深圳那边合作项目的事情，所以他们老总没让提前打招呼，说自己过来就行了。现在人走了，这怎么向总经理交代？”小王一听也傻了眼。
过了几天，小王被停职去参加培训，因为公司认为她要学的东西还很多。
企业在对外交往中，接待人员的举止仪表对创造良好的企业形象至关重要，因为他们通常是外界接触和了解企业的窗口，直接影响外界对整个公司的第一印象。接待来访客人是秘书经常要做的工作，秘书需要斟酌对来客的接待礼仪每一个细致过程。
1．应立即招呼来访客人。秘书应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。
2．主动热情问候客人。打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。
3．陌生的客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家公司？
4．郑重接过对方的名片。接名片时必须用双手以示尊重，接过来后不可不屑一顾，随手乱放，也不可拿在手中折叠玩弄。接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等。如见到不易拼读的姓，不要随便乱念，必须询问对方。
5．有客人未预约来访时，不要直接回答领导在或不在。而要告诉对方：“我去看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与领导见面。
6．判断来客的身份与种类，以便决定是否引见，何者优先等。要事先了解领导是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：客户；工作上的伙伴，搭档；家属，亲戚；私人朋友；其他。在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。同时如果来客非常重要，就不要私自挡驾。
7．谢绝会晤时要说明理由，并表示歉意。但不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约会时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认约会时间？”但如果是前来无理取闹，胁迫领导的来客，则应断然挡驾。
8．未经领导同意，不要轻易引见来客。即使是事先有预约的来客光临，也要先通报领导(用电话联系或亲自前去报告)，等候指示。倘若没有预约，即使是你认为领导肯定会接见的客人，也不可擅自引见。
9．如领导不在或一时联络不上，应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约会时间。如果对方表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。
10．让来客等候时要注意照料并表示歉意。如果你手头一时放不下，或领导一时无法接待来客，你必须主动招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下，接待室平常要准备些报纸杂志，最好备有介绍本公司的机构、历史、宗旨和服务范围等资料的宣传品，供来访客人阅读。客人就座的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，使对方不会看到你办公桌上的文件。
11．带路时走在客人前方两三步远的位置，靠边引导。带路时要边留意客人的步伐，边引导。可说：“请往这边走”走到拐弯处时要暂停，以手指示方向，并向客人说：“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出：“请上电梯”“请下电梯”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开，在左侧的用右手开，这样姿势会更优美。若是向内开的门。则应你先进，用手按住门，等客人进来后再松开门。松开门之前应说：“请进”
12．初次与领导见面的来客，你要代为介绍。一般应该先把来客介绍给领导，但有时如果来客的身份较高，则最好先向来客介绍领导。引见后除非领导要你留下，否则做介绍之后即应退出领导的办公室。
13．招待饮料。招待外国客人时，最好主随客便。因为许多西方人不爱喝某种饮料，或对饮料的配兑有某种习惯爱好，所以准备饮料时，要礼貌地先问客人要喝什么。诸如：“您喝咖啡还是喝茶？”“您喜欢咖啡如何泡法？”
14．领导正在会客时，若有事联络或请示，须用递纸条的方式。可将事项写在便条上，进入办公室后，先向客人道歉：“对不起，打扰了。”
15．客人离去时，别忘了郑重道别。即使你再忙，也别忘了最后的道别，称呼对方的名字将造成好的印象，所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。
16．制作来访登记卡。在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好，制成写有姓名、职位、公司、访问日期、求见人等的卡片。
接听电话的礼仪和技巧
作为秘书，打电话、接电话、转电话、传电话是每天必不可少的工作。然而，这些看似不起眼的“小”事情，里面却有着大学问。做得好，可以提升秘书的个人魅力和公司形象；做得不好，则有可能败坏公司声誉，甚至造成损失。因此，秘书能不能掌握最基本的电话礼仪，就是一件大事情了。
下午快下班时，销售部的马经理决定办公室的人员明天上午都直接到公司的各个销售点去检查销售情况，第二天下午三点回到办公室交流情况，只留下秘书任影第二天在办公室值班，并告诉他有事情的话电话联系。
任秘书第二天早早上了班，做好上班的准备。9：00以后，任秘书正在录入一个销售方案，电话响了起来。任秘书在电话响第三声之前迅速用左手拿起电话，因为是内线电话，她接起电话后说：“你好，销售部办公室，我是任影。”右手顺势拿出电话记录本和笔准备做记录。电话是公关部的小张打来的，要找王强询问一下，上次恒祥公司的事情处理得怎么样了。任秘书回答说：“王强今天上午去销售点检查去了，今天下午三点回公司，你那时再打过来吧。”对方说：“那好吧，谢谢。”任秘书说：“别客气，再见。”把这次电话的信息记录在电话记录本上。
任秘书刚写完，电话铃又响了，这次是外线电话。任秘书迅速拿起电话说：“你好！昌荣公司，这里是销售部办公室。”对方说：“你好！我是仁达公司的，有个事情要麻烦你。”任秘书说：“没关系，请讲。”对方说：“我们公司想购买你们公司的电脑，请报一下价格。”任秘书边听边记录。等对方说完后，她回答说：“我们公司的电脑产品有很多种型号，价格也不一样，不知您需要哪一种型号呢？”对方说：“我们都想知道一下，然后做个比较。”任秘书说：“那，对不起，可否问一下你们公司打算买多少台电脑，之所以这样问，是因为公司有规定，买的数量多，有优惠。”对方说：“如果质量好，价位合适的话，打算买20台左右。”任秘书说：“您看这样好吗？现在我们经理和销售人员正巧都不在，您先留下联系方式，下午再跟您联系好吗？”对方说：“可以。”任秘书接着问：“那请问您贵姓？您的联系方式？”然后边记录边重复对方的话，记录完后又跟对方确认了一下才说再见。
任秘书正在想，要不要给经理打个电话告诉他这件事的时候，电话铃又响了，任秘书又及时地接起电话问候对方。原来是一个客户询问如果电脑超过保修期，请你们公司给维修的话，费用是多少钱。任秘书听完后回答说：“很抱歉，这个问题我回答不了您。不过，我可以告诉您维修部的电话号码，您可否给他们打电话询问一下呢？”听到对方说可以，任秘书接着说：“那您请稍等。”然后放下电话，拿出通讯录，查找维修部办公室的电话，找到后，拿起电话说：“对不起，让您久等了，维修部的电话是××××××××，再见。”
放下电话后，任秘书自言自语地说：“今天上午的电话怎么这么多啊？”话音未落，桌上的内线电话响了起来，几乎同时地，外线电话也响了起来。任秘书清了清嗓子，先拿起内线电话，问候后，得知是总经理办公室张秘书打来的，就请她稍等，说她先接一下外线电话。然后迅速拿起外线电话说：“对不起，让您久等了。”对方说是从杭州打来的电话，要咨询一下关于笔记本电脑的一些相关问题。张秘书一听，判断这个电话在短时间内不会结束，就跟对方说：“对不起，请稍等一下，有另一个电话在等候，我处理一下。”然后问张秘书有什么事情需要帮忙，张秘书说：“请告知马经理的手机号，我正在修改通讯录。”任秘书马上流利地说出马经理的手机号。跟张秘书通完话后，任秘书及时与外线的客户说：“对不起，让您久等了，现在您可以说了。”接下来就认真回答这个客户的问题，并做了相关的记录。
就这样，一上午任秘书接了很多个电话。
上面案例中的任秘书熟练地运用了接听电话的技巧，恰当地处理了工作中接听的电话，为个人和公司树立的良好形象。可见，秘书懂得使用电话的礼仪是十分必要的。
1．接听一部电话的礼仪
秘书在接电话时要注意以下几点：
(1)及时接昕电话。从接电话一方来说，电话铃一响，宜在1到2声之后立即拿起话筒，原则上不超过3声。
如果不能立即接，接通后要向对方说明原因，或道歉，如：“对不起，让您久等了”。以避免对方产生误以为你不在或是不愿接听电话的念头。
(2)接起电话先问好。接起电话先要道声“你好”，然后报出自己的姓名或公司名称，再问对方找谁。而不要拿起电话就问：“你是谁？”“你找谁？”这样就显得不礼貌了。
(3)保持礼貌。在接听电话过程中，一定要保持礼貌。坚持用“您好”开头，“请”字在其中，“谢谢”、“不客气”结尾，嗓音要清晰，音量要适中，语速要恰当，通过声音在对方心里树立良好的形象，从而对你所在的企业也会有良好的看法。
即使对方拨错了电话，也礼貌对待打错电活的人，要告诉对方你的号码是什么，让对方核对，请对方重新拨一次，千万不要责怪对方。
(4)请求对方等候时间要短。通话中，如需要查找有关资料，可以告知对方稍等，但中断不应超过2分钟，否则可以请对方先把电话挂断，适时重拨。
时间在电话礼仪中的掌握是十分重要的，因为双方无法面对面交流，仅仅从言谈中获取一些信息。而时间在谈话中的作用是十分明显的，一个不合时宜的停顿有可能与一笔生意擦肩而过，所以在对时间的把握上是十分必要的。
(5)正确对待电话中断。电话中断时，应由发话人立即重拨一次，向对方说声对不起，并解释客观原因，避免对方会有别的想法。而受话人不宜去做其他的事，应该稍等片刻。一般情况下，对方会在很短时间内重拨过来，离开是不妥的。
(6)要呼应对方。在通话时要不时发出“恩”、“是”、“好的”之类的话，表示你正在认真地聆听，明白对方的意思并会及时给予适当的反馈。
尤其是在做记录时，每隔10多秒钟要作一个呼应语气，表示你在认真听电话内容，否则对方会怀疑你是否在听或者电话是否在正常通话。
(7)回避不是自己的电话。在为别人叫电话时，可以有意回避一下，待对方通话一段时间再去。
(8)不要要求对方转机。除非绝对必要，不要在接电话时要求通话对象转机。将对方的电话转来转去，让对方感到你不认真、不负责-。
2．同时接听多部电话的礼仪
如果在同一时间有两部或两部以上的电话打进来。这时，秘书人员要学会恰当处理。
一般的处理方式是：
(1)请正在通话的一方稍等。通话过程中，另外的电话铃声响起后，要向对方如实说明情况，告知又有电话打进来请其稍等，询问对方是否介意自己去接另一个电话，同意后再接。
(2)根据情形灵活处理第二个电话。秘书接听第二个电话后要迅速了解其内容，根据轻重缓急程度决定电话处理的优先顺序。
如果第二个电话不是特别急，则告诉对方已有电话打进来，待处理完后再给其回电，然后将第二个电话挂断，接着处理第一个电话。
如果第二个电话非常紧急或重要，不允许耽误，则需要优先处理，将第一个电话挂断。
(3)向先挂断的电话一方致歉。不管哪种情形，都要先挂断一个电话。待处理完一个电话后再打另一个电话，并在接通后首先向对方解释，致歉。
(4)同时处理两个电话时的禁忌。不能同时接听两个电话，不能拿起两部电话轮流交替接听，也不能对另一部电话不理不睬；在两部电话接通期间，要注意保密，不能将与一方通话的重要内容泄露给另一方。
在工作中保持微笑
笑是眼、眉、嘴和颜面动作的集合，是一种令人感觉愉快的面部表情，它是最美好的形象。在千变万化的面部表情中，微笑是最美的，它可以缩短人与人之间的心理距离，为深入沟通与交往创造和谐的氛围。在人们越来越渴望得到他人尊重的今天，微笑成为人际交往中不可缺少的礼节。因此，秘书在工作与生活中，若想营造良好的交际氛围，获得良好的人际关系，就要尽量地把真诚友好的微笑奉献给他人。
李雪是合力商贸酒店集团公司人事部门的秘书。上班短短半年，她就获得了领导的认可，并且成为了公司有名的“微笑天使”。不仅如此，她所接待的客人和员工投诉处理满意度也是酒店最高的。在为员工培训微笑一顼的时候，她还专门被培训部经理借调到培训部做“微笑模特”，因为她的微笑真诚可爱，大方有礼。培训课程完毕之后，所有的学员围拢在她身边向她取经——为什么半年来她在面对上司、同事和客户的时候都能够一直保持微笑？难道她没有不开心的时候吗？她笑着回答大家说：“因为我有一个‘过滤器’。
当我上班的时候，我把在家所有的不快乐都过滤到家里；当我下班的时候，我把单位所有的不快乐都留在了单位。所以我永远都是阳光明媚的。而作为酒店，微笑是最好的语言。”
微笑是笑中最美的。对陌生人微笑，表示和蔼可亲；产生误解时微笑，表示胸怀大度；在窘迫时微笑，有助于冲淡紧张气氛和尴尬的境地。微笑是一种健康文明的举止，一张甜蜜微笑的脸，会让人愉快和舒适，带给人们热情、快乐、温馨、和谐、理解和满足。微笑展示人的气度和乐观精神，烘托人的形象和风度之美。
1．微笑的方式
微笑的方法是以额肌收缩，眉位提高，眼轮匝肌放松；两侧颊肌和颧肌收缩，肌肉略隆起；两面侧笑肌收缩，稍微下拉，口轮匝肌放松；嘴角微微上提，嘴唇呈半开半闭状，不露齿为最佳。
微笑的基本做法是不发声、不露齿，肌肉放松，嘴角两端向上略微提起，面含笑意，使人如沐春风。微笑须发自内心。当一个人心情愉快、兴奋或遇到高兴的事情时，都会自然地流露出这种笑容。这是一种内心情感的自然流露。发自内心的微笑既是一个人自信、真诚、友善、愉快的心态的表露，同时又能营造明朗愉快和亲切的交际氛围。而矫揉造作的微笑，给人一种不真诚、不友善的感觉，也会给我们的工作与交往带来阻碍与阴影。
微笑是人们交往中最富有吸引力、最有价值的面部表情，但也要注意区分场合，要笑得得体、笑得适度，这样才能充分表达最美好的感情。与人初次见面，给对方一个亲切的微笑，会拉近双方的心理距离，消除双方的拘束感；与朋友同事见面打招呼，带点微笑，显得和谐、融洽；上级给下级一个微笑，会让人感到平易近人。正式场合的笑容要适度，故意遮饰笑容、抑制笑容不但有损美感，而且有碍身体健康。而放声大笑或无节制的笑同样不雅，无原因的边看别人边哈哈大笑，更为无礼。在各种场合只有恰如其分地运用微笑，才能达到传递情感的目的。
2．笑容的禁忌
忌冷笑。有讽刺、不满、不以为然的意味，容易让人产生敌意。
忌假笑。违背笑的真实性原则，不但毫无价值还让人厌烦。
忌怪笑。这种笑多含有恐吓、嘲讽之意，让人十分反感。
忌窃笑。多表示洋洋自得、幸灾乐祸或看他人的笑话。
忌狞笑。多表示惊恐、愤怒或吓唬他人。
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