优秀秘书必备的职业道德
道德水准是一个人安身立命的根本要素，一个失去道德、失去别人信任的人，是做不好工作的。秘书工作更是如此。加强自身的道德修养，是秘书的首要任务。
公司最近一段时期以来气氛比较压抑，暗潮涌动，进入了一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都要进行例行的人事调整。但是，这些天秘书张静的办公室却很热闹：一会儿财务部李经理过来转了一圈；一会儿公关部周经理也借故来了一趟；一会儿研发部经理打来电话，张静询问他有什么事情，他也没说出个所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪，但是对于经验丰富的张秘书来说，却见怪不怪了。她心里很明白，这些部门经理之所以总往她这儿跑，就是因为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一些关于人事调动的内幕，想事先从她这儿打听一些消息，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。
中午在餐厅吃饭的时候，销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下。寒暄了几句，就话锋一转问道：“小张，咱们平时关系不错，我就不拐弯抹角了，能跟我透露点消息吗？这次我们销售部的人事是怎么变动的？咱们总经理很信任你，有机会的话，帮我在总经理面前多说几句好话。”张秘书一听，该来的还是来了，望着田科长期望的眼神，她却只能回答：“对不起，田科长，我不太清楚。”田科长对她的回答有点失望，不高兴地说：“你不知道谁知道，是不想告诉我吧！”张静只好说：“田科长，我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力资源部做的，不是我起草的。”其实，张秘书说的话一半是真的，一半是假的。文件是人力资源部起草的不错，但是在经过她的手送给总经理的时候，她看到了里面的内容。接下来，田科长只好转移了话题，闲聊几句就悻悻地走了。
看着田科长的背影，张秘书也有些难过，人事调整对于田科长这些男性的中层干部影响较大。但是，职场的生存环境就是这么残酷，作为职业秘书，她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德；否则，她的饭碗也就不知什么时候被砸掉了。
作为秘书，应具有一定的职业品德。比如说，热爱事业、安心工作、为事业献身的精神，按领导意图办事和谦虚待人的精神，还有严守本分、严守纪律、严守机密，等等。其中，以下几点是应该经常注意的：
①诚实而不做假弄权。我们说诚实，是指对待我们所服务的领导人而言。设想秘书对领导人有所虚假，那还有什么好关系可言！有个别秘书传假旨，冒用领导人名字批条子、签字等，就是做假弄权的行为，不但违反纪律，严重的情况下还是犯法的。
秘书要严格要求自己，秉公办事，坚持原则，决不能打着领导的旗号办私事，树立所谓的自己的“形象”。
②当参谋而不是自以为是。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的参谋意见，怎么办？这里有三点要注意：一是不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；二是不要以为自己的意见就是对的；三是要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。
在领导人的指令、意见，“出台”前，如果秘书发现有不足之处，应当提出补正意见供参考。秘书同领导人之间的关系应该是亲密、融洽、和谐而充满友谊和支持的工作关系。
③顾全大局而不介入矛盾。如果几位领导有了意见分歧、有了个人矛盾时，秘书应该怎么办？这里有一条原则：秘书不能也不允许介入领导人私人间或工作中的分歧和矛盾。秘书介入这种纠纷，支持一方、反对一方，不但于事无益，而且会把事情搞得更复杂。秘书人员不能在领导之间说不利于团结的话。如回避不了，最多只能表示：领导之间的事，秘书人员不便说什么，希望以大局利益为重，相互谅解、搞好团结。如果领导间在工作上有分歧，临到秘书非执行不行时，就只能按组织原则，执行主要决策人的意见。
④公正而不搬弄是非。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书公正、客观、超脱。涉及人事问题时，绝不可借工作之便，挟私向领导人说这个人那个人的坏话。这是一条美德，也应是一条纪律。
⑤谦虚而不傲上凌下。有些秘书自以为地位重要，对下口大气粗、盛气凌人，使人反感。有些秘书性格急躁，自以为正确，有时会同领导人顶撞、争吵起来。好的性格也是处理好人际关系的重要因素，但性格、脾气，多半也能纳入品德修养的范围。如果秘书自恃有才干，而不注意职业品德修养，也是搞不好关系的。
⑥受批评而不急不怨。有些秘书风趣地说：我们做工作挨批评是常事；如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好，挨批评是应该的。有时，领导人的要求、批评也有弄错情况的。这时，最好不要急于争辩、急于解释，而是暂时冷静一下，等气氛稍微缓和一下再用适当方式说清楚。有时，情况不说自明。能做到这一点，对处好以后的关系做好服务工作非常有好处。
⑦办事要忠于领导意图不要按个人喜好随意增减，画蛇添足，把事情办走了样。也不要在执行一位领导人的指令时而去问另一领导人的意见，节外生枝把事情搞复杂，这些都是忌讳的。
优秀秘书必须具备的能力
要做一个合格的现代商务秘书，拥有多方位的能力是很重要的。一个优秀的秘书必须具有果断办事的本领，兵来将挡，水来土掩，拥有该出手时就出手的魄力。
同时，他们懂得如何去努力寻找和挖掘机遇，并迅速果断地做出决定，最终取得令人羡慕的成果。
李远是一个极为努力的秘书，虽然进公司多年仍没有得到提升的机会，但是她仍然待人和善、努力向他人学习，并且在获得英语六级资格以后，她还挤出自己的时间学习日语口语课程。上个月，日本东京渡边塑料株式会社的山本先生来李远的公司，商讨合资建厂的事。一开始山本先生非常高傲，说这个不行，那个不够。几天下来，进展不是很大。老板认为山本先生固然有砍价的考虑，但也与山本先生为人相当刻板高傲有关。
这天中午吃饭的时候，李远用日语问山本先生，他的老家是不是东京的，他张大眼睛很惊讶地反问李远是怎么知道的。李远说她是听他说话的口音猜的。她说她在大学时目语老师是东京人，而工作以后又进修了日语口语，老师是横滨人，日语口音的差别听他们都介绍过，说完便唯妙唯肖地模仿起来。
听李远这么一说，五十来岁的山本先生马上显示出“老乡见老乡，两眼泪汪汪”似的激动，称赞李远的日语真是太地道了，说得李远连说了几次不好意思。下午，笼罩在谈判桌上的沉闷一扫而空，山本先生当场同意了公司的全部条件，说立即向总公司汇报，连李远的老板也感到非常意外。
能力，是人们从事一定活动的技能和本领。不同的职业对人们能力的要求是不同的。商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业，以投资经营者和商务管理者为服务对象，主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。商务秘书应具备以下几种能力。
(1)表达能力
表达能力有两种：一是文字表达能力；二是口头表达能力。
文字表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。商务秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是商务秘书的基本功。商务秘书要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅要对材料进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。
口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。
“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、群众沟通。能说会道的商务秘书总是受人欢迎的，能说不只是一种修养，也是一种才能的显露。
(2)学习阅读能力
学习阅读能力，就是指感知书面信息知识的能力。社会的发展进入了信息时代，今天的领导和管理者比任何时候都需要迅速地获得有用的信息，以应付日益复杂和多变的环境。阅读文件，翻阅资料及业务书刊，是商务秘书收集信息的主要手段。对于商务秘书来说，阅读不但要迅速而且要准确，准确地领会文章的中心意思及准确地判断信息是否有用。日本经营学专家、日本系统研究中心总经理片方善治说：“在跨入信息革命的今天，能否及早获得较多的信息，已成为事业成败的关键。而利用信息的关键不在于收集，而在于选择。”这就对商务秘书的阅读能力提出了更高的要求。
(3)社交能力
主要指与社会正常交往的能力。美国实业家，石油大王D·洛克菲勒“会付更多的薪水给擅长待人，而非擅长处理事务的人。”在这一点上，他与曾经的美国总统西奥多·罗斯福的观点不谋而合：“成功的第一要素是懂得如何搞好人际关系。”商务秘书应具备一定的社交能力，懂得多种场合的礼仪、程序，善于待人接物，善于运用交际手段和艺术，妥善处理交际中的矛盾和冲突。
商务秘书具有广泛的社交能力，做到既轻松愉快地完成工作，又能与外界保持良好的关系，是获得事业成功的重要条件。美国麦凯信封公司董事长麦凯告诉我们：“走出办公室，广结善缘，尽量推销自己，做一个消息灵通人士……都是建立人际关系的好方法。在工作世界里，人际关系经常是决定成败的关键。”
(4)判断能力
美国人才代征聘专家皮贝克说：“最重要的才能莫过于能作出正确的判断，而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示，商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作，商务秘书都必须从各个角度对问题进行思考和分析，尽快地作出判断，准确无误地应付，当机立断地去做，才不致出现失误或漏洞。
美国企业界的传奇人物，美国克莱斯勒汽车公司总裁艾科卡说过：“如果你已经有了95％的资料，但想再取得其余的5％，却还得花费六个月。到了那时，市场行情已经变了，你的资料也过时了。生活的全部要点就是：选择时机。”可见在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。
(5)掌握外语的能力
随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判、签订合同等，这就要求商务秘书要具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经营业务的企业，也要求商务秘书人员掌握1至2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。
(6)计算机操作能力
美国在线公司总裁史蒂夫·凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。
(7)创新能力
创新能力是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力，是指创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书能否发挥参谋作用，很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说：“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识，没有创新的思维，没有创新的胆略，是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。
(8)运用WTO规则的能力
WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系，是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后，如何适应新的游戏规则下的竞争，并运用这些规则参与竞争，是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱，龙永图曾对此感慨地说：“人世后我们最大的风险不是开放，而是不熟悉规则”。作为商务秘书，应清晰地了解加入wT0对本企业到底面临哪些机遇和挑战，甚至能游刃有余地运用WTO规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。
优秀秘书必备的良好性格
小丁与小孙同时进入某机关担任秘书，两个人同样有较强的工作能力，无论领导交给他俩什么任务，他俩都能非常圆满地完成。为此，两个人经常受到领导的表扬。但是，在同事之中，他们俩却有不同的地方。大家都喜欢小丁，有什么事总是找他帮忙。小丁的确为大家做了许多事，因为他谦逊又有能力，与大家非常合得来；而小孙则不同，虽然他能力也强，但大家都不太与他合得来，有什么事也不会找他帮忙，因为小孙这个人有些个性高傲。
小孙也意识到了这种差别，但他并不想改变这种状态，他以为这样很好。无论同事们怎么对自己，领导总还是喜欢自己的，有领导撑腰，他不必总是顾虑再三。况且这样也不错，他可以按照自己的个性安排一切，不必因别人的看法而改变自己的生活。而且从心底而论，小孙有些看不起小丁。小孙认为小丁那种谦让态度十分虚伪，是一种做作的表现，很俗。当然，小孙并没有把自己这种感觉表露出来，他认为无论小丁怎么做，都是人家自己的事，别人不应该干涉他。可见，小孙也是具有一定容人之量的，但可惜他没有表现出来。
就在小孙按照自己的个性工作的时候，领导说要在他们之中提拔一名宣传干事，而且这次领导有明确指示，一定要坚持群众选举，任何人不得从中作梗。面对这样一个好机会，小孙从心底认为自己应该能上去，因为他不但喜欢这份工作，而且坚信自己一定能干好，绝对不会辜负领导的厚望。但是，听说这次不是领导任命，而是由群众直接选举，他的心真的有些凉了。他明白凭自己的群众关系，自己绝不是小丁的对手，况且小丁在搞宣传的方法上也有其独到的能力。小孙认识到了这种差距，但他不是一个小肚鸡肠的人，即使明白自己有不足，他也要进行一番公平竞争。
结果正如他所预料的那样，小丁几乎以全票得到了这个职位。其实要是小孙去了，工作照样能做好。一个本来平等的机会，结果由于两者个性和人缘的不同而导致了巨大的偏差。这个教训值得每一个人认真思索。
人的性格是多样的，也是不可强求的。但是，秘书工作有特殊性，对其要求又要更高一些。如果没有一个良好的性格，是做不好秘书工作的。
1．豁达开朗
秘书工作由于处于特殊位置，常常会遇到内部或外部的一些干扰。比如：在工作时处于复杂的人际关系之中，难免与领导、同事发生矛盾、利害冲突；在处理各种事务中，常会引起其他员工的误解和不满。因此，秘书人员性格中很重要的一方面就是对人对事豁达开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。
2．意志坚强
秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。这就要求秘书有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付、任劳任怨。秘书还要严于律己，努力克服自身的缺点和不足。
当然，秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是，自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。
3．敏捷应变
秘书不仅要有坚毅的性格，还要机敏灵活。可以说，现代秘书工作对秘书的适应能力和应变能力提出了更高的要求，那种墨守成规、反应迟钝、不讲求效率的秘书已不能适应当今时代的需要了。
秘书工作涉及面广、变化性强，因此要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情景时，秘书要能够机警灵活、随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。
4．幽默风趣
幽默风趣是人类宝贵的精神财富，是情感优裕和自由的展现。在生活和工作的诸多困惑面前，幽默风趣能帮助你化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑代替沉重的叹息。
秘书工作内容繁杂，压力很大，不免使人产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书，则能以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，保证工作顺利进行。而且，秘书在人际交往中运用幽默，可以使他人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的氛围。因此，秘书应该具有幽默的性格。
5．友爱合作
秘书应有友爱合作的性格，宽容待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨小隙而存嫌。对于所服务的领导，秘书要多加理解，考虑周到；对于其他同事，则要开诚布公，谦逊虚心，维护集体的团结。
6．心思缜密、周详
心细，考虑事情周到全面，是一名合格秘书应有的个性。
有一位秘书，做事不细致。一次她替领导发出五封信，一天过去了，结果退回来两封，一封是把地址写错了，一封则把收信人的名字写错了。这是一个通知其他单位的领导来开座谈会的通知，结果只来了三人，二人缺席。领导为此大为恼火，把那位秘书狠狠地批评了一顿，过了一段时间就把她给更换了。
做事不细致，往往是与考虑事情不周到紧密相连的。秘书是为领导工作服务的，台前的一件事可能要涉及到台后的一系列环环相扣的细小环节，如果秘书没有超前服务的态度、没有虑事周详的思维习惯，是很难很好地完成各种工作任务的，还会使领导的工作陷于被动，或者处于难堪境地，领导不生气才怪呢！
诚如一位从事多年秘书工作的人所说的，小处亦有大文章。秘书切不可做起事来马马虎虎，而要细致入微、周详严密，这样才会把事情做得漂亮，获得领导的信任和赞赏，建立一种和谐舒畅的上下级关系。
优秀秘书必备的时间管理能力
很多秘书都有这样的感觉：时间仿佛永远不够用，似乎总有任务追在身后等待处理；自己更是成了一个勤杂工，整天被琐碎的事情压得喘不过气来！
上述问题的原因何在？如何治标更治本呢？
其实，这些秘书完全可以把工作做得更好，之所以出了问题，主要是因为他们对时间管理问题的重视不够，或是没有能够有效地掌握时间管理的窍门。
时间是一个独特的资源，具有非常鲜明的特色：时间的供给毫无弹性，无论你是总经理，还是秘书，你一天只有24个小时；时间无法蓄积，时间过了一秒就少一秒，不管你用不用，每天一定流失掉；时间无法取代，它与资金不同，无法向别人借，也不能借给别人，所有的人只能支配自己的时间；时间无法失而复得，它呈现单维的流向，没有倒流的机会。
秘书对时间管理的好坏，直接关系着工作效率的高低。秘书要在执行任务或处理繁杂事务时有效利用时间，就必须有管理时间的能力。
小张应聘到亨通公司当办公室秘书，这是一家规模不大的私人企业。“麻雀虽小，五脏俱全”，由于员工人数不多，所以每个人都有一大摊子事要做。
办公室就小张一个秘书，老板让她把整个公司都管起来，交给她一堆事情，让她负责公司的内务和外交。开始，小张挺美，自己岂不成了“二老板”？可是工作起来才发现，她就像公司一个打杂的，决策拍板是老板的事情，除了部门该做的事，剩下的事情都要她操心，都要她去办。
在办公室里，电话一个接着一个，事情一件接着一件都等着她去处理。她要给老板草拟、打印、装订文件；有时公司开会，她还要准备会议室和会议资料。老板还经常派她去上级机关送文件，去别的公司送样品，跟着老板去谈业务等，事情又多又杂。白天工作做不完，晚上还得带回家做，有时周六周日也得加班，她这样努力，但是工作总是做不完，经常挨老板批评。小张觉得自己很失败，整天疲于应付一大堆事情，快忙死了，累死了。
今天是周五，终于捱到周末了，晚上回到家，她想早点睡觉，实在太辛苦了。可上了床，她翻来覆去睡不着，想着也许她不适合做秘书工作，是不是应该辞职不干了？真是有些拿不定主意。突然，她想到她有一个好朋友丽霞也在一家公司当秘书，是不是跟她聊聊，问问她是不是有什么意见。她马上给丽霞打电话，两人约好明天中午一起吃饭，边吃边聊。
周六中午，小张刚看到丽霞，就大倒苦水，向好朋友抱怨说：“我又没有三头六臂，让我做那么多事，真是书本上说的，资本家最会剥削人，吃人不吐骨头，把人往死里用。丽霞，我都快累死了，我想辞职了。你们公司怎么样？不过，看你笑眯眯的样子像是干得不错，真羡慕你，有一个好老板。”丽霞笑着说：“什么呀，天下老板都一样，我的工作一点也不比你少，关键看你会不会干。”小张着急地说：“你有什么绝招，教教我，我都要撑不下去了。”
丽霞说：“你总觉得工作多而杂，时间不够用，那你知道‘ABCD法则’吗？回去学学吧，有空多学习一些秘书工作的知识和技巧，你就不会想辞职了。现在，哪种工作都不好做，不下点儿工夫，什么工作都一样做不好。”
一、有计划、有组织地进行工作
工作缺乏计划、组织工作不当、时间控制不够、整理归纳不足、进取意识不强，这五个因素是造成一个不善于管理时间的秘书浪费时间的最重要原因。
没有计划性的工作，会使秘书无法区分事情的轻重缓急；组织工作不当，使秘书疲于奔命，随时要去补救因为人员造成的各种缺失；时间控制不够，使秘书花了太多时间处理不太重要的事情：整理归纳不足，使秘书浪费许多时间在无用功上，不能随手取得所需的资源；进取意识不强，使秘书产生怠惰的心理，让自己满足于现状。
因此，作为秘书，要想把时间管理发挥到最佳，就要做到以下几点：1．拟定工作计划开始工作前，一定要做好适当、可行的计划，事前组织可用的资源，保证依照既定计划执行。而且，一定要保证自己投入在这个计划里的预定时间。一般来说，拟定工作计划应注意下列几项要求：
(1)确定工作目的。为了不让自己偏离工作方向，摸不清头绪，首先应深入了解这项工作的目的何在？它在公司整体中所占的位置是什么？以及发布命令者意图何在？
(2)备齐一切必要的辅佐工具。过去留存的记录、相关的工作成果，以及种种执行任务时所须具备的资料文件和工具，都应事先准备齐全，以备不时之需。
(3)决定工作的完成期限。在紧要关头加班赶工必定会非常慌乱，且不知所措，为了避免这种情况发生，最好清楚订出预定完成日期，按部就班地执行。又由于工作的进行经常不能如预期的那般顺利，因此自己所设定的完成日期应比主管要求的交差期限稍微提前。
(4)拟出时间表。在决定工作的完成期限后，接着就必须草拟详细的工作进度表，这就需要考量各项工作的时效性、安全性以及与其他人的关联性等，以免影响同事工作的进度。每个月和每个星期计划必须配合公司历程表和自己负责的其他工作进度，做机动调整。工作时间的划分若以周为单位，最好能细分到上午、下午较为妥当。
(5)拟定工作计划的时机。每天的工作计划最好在前一天结束时订出，而每周和每月的计划安排，则分别在前一周的周末、前一个月的最后一周订出较妥。
2．管理时间的计划表
(1)年工作计划。每年年末作出下一年度工作规划。
(2)季工作计划。每季季末作出下季末工作规划。
(3)月工作计划。每月月末作出下月工作计划。
(4)周工作计划。每周周五作出下周工作计划。
(5)待办单。将每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点，避免遗忘、未完事项留待明日。
待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。
待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单(一上班就做)；只制定一张待办单，完成一项工作划掉一项；待办单要为应付紧急情况留出时间；最关键的一项是要每天坚持。
二、分清工作的轻重缓急
有人会忙得团团转，并不一定是因为重要的事情太多，而是平时处理重要但不紧急的事太少。不同类型的工作，在时间分配的优先顺序和时间量上是不一样的。因此，各种工作必须分清楚轻重缓急。
工作的缓急程度，一般分成4类：
1．既重要又紧急的事
这类事情必须立刻着手执行，并值得为它花费大量的时间，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等。
2．重要但不紧急的事
这类事情值得花费大量时间去做，应该排在优先执行地位，但一定要计划好开始做的时间，如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等。
3．紧急但不重要的事
这些事情可以量力而为，而且应该在尽量较短的时间内完成，如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等。秘书不能让这类事情牵扯太多时间，如果完不成，应需求帮助或选择放弃。
4．不紧急又不重要的事
这些事情可以等有时间再去做，如等完成紧急或重要的工作之后，而且不应该花费太多的时间，像客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等。
判断事情重要程度的依据是这件事情和秘书工作目标的关系。和秘书工作目标越密切，其重要程度就越高；反之则越低。
秘书主要是为领导服务，当手头有两件事情：一是为领导查阅资料，另一件是为同事办理函电。在通常情况下，领导的工作相对重要，应先进行。
判断紧急事务的标准是这个事情的期限要求和急迫程度，即这件事情如果不马上动手处理，则可能造成损失或失去意义。
三、合理分配时间
一般来说，合理地分配时间可以使用“80／20规则”。
所谓“80／20规则”就是：假如工作项目是以某价值序列排定的，则80％的价值是来自于20％的项目，而剩下的20％的价值则来自于80％的项目。当然，在现实实践中，有时候会多些，有时候会少些。
因此，要对自己一天的时间进行合理的分配，找出自己的黄金时间，用在处理最重要的事情上(所谓的黄金时间，是每个人一天内最专心、效率最高的时间)。使用其他的时间处理其他的各种事情。保证每天都可以把最重要的事情处理好。
如果你认真去实践这个规则，你就会发现这个规则是正确的，你从此可以更好地利用你的时间，集中精力和时间在那20％的项目上，从而取得80％的价值，也就是最大价值。
四、与别人的时间取得协作
各种工作都是一个团队来进行的，除了靠自己的时间外，也需要与别人协作。协作的情况对于工作的开展非常重要。有时候，提出自己的困难，争取别人的支持和帮助，也是可行的方式。
对于秘书而言，自己能够管理和指派的下属，可以由自己直接指派其工作，但是对客户或领导，这一条的作用不是很大。
五、制定规则，遵守纪律
要保证对时间的掌控权，可以给自己与团队制定一些合理的规则，并且要求每个人都遵守。
一位管理顾问曾提出这样的建议：每天列出十件要做的事，不管其他。当天处理不完的，第二天也列入次日的十件事中进行排序。先自己试行一个月，觉得有效，再推广到其他同事。采纳这一建议的人很快就发觉自己和公司的效率出现大幅提升。
六、考虑到不确定的因素
在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。
有三个预防此类事件发生的方法：
为每件计划都留有多余的预备时间；
努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作；
另外准备一套应变计划。
如果秘书能够迫使自己在规定时间内完成工作，就会慢慢地对自己的能力有了信心。
通过仔细分析将做的事情，然后把它们分解成若干个单元，就能够正确迅速完成它们。
七、管理好领导的时间
秘书如果有问题需要解决，可以把自己能够使用的所有时间都用来处理这些问题。但是，不要期望你的领导也这样安排他的时间。领导的事情多，责任也大，很多时候他只能抽出很少的时间，去处理一些比较重要的事务，这就更加要求秘书能够统筹安排领导的时间和日程。
1．应事先为领导制定时间计划
时间管理专家认为：人们应该为一天中最有效率的时间制定一个计划，牢记一些必须做的事情。有计划的20分钟要比没有计划的一个小时更有效率。作为秘书，应该替领导分担这一工作，为领导安排一套完整的时间计划。
2．优先安排重要的事情
当务之急是建立一个“行动一览表”。在前一天晚上，记下领导第二天要干的最重要的几件事情，然后告诉领导去实施。
一般来说，需要解决的问题越简单，就应该越少占用领导的时间。这要求秘书做好准备：小结、综合信息和各种选择，不要混淆了最常见的问题和最重要的问题。
3．正确应付意外拜访
意外拜访是领导最头痛的事情，它往往会打乱领导的既定安排，甚至影响领导韵心情，处理不当就会影响工作，进而迁怒于秘书。
一种方法是：向来人道歉，说领导的日程安排得很满，有什么事情可以通过秘书转达，如果有什么不便公开讲的事情可以另选会见时间。
当然，这种做法对于重要的客人不适用。如果来人确实是非常重要的客人，秘书应当及时通报领导，并且协助领导另行安排已有的日程和行程，最大限度地减少意外拜访所带来的损失。切不可怠慢了来客，造成无可挽回的后果。
优秀秘书必须掌握的知识体系
秘书往往是领导者的左右手，如果不掌握基本的经营管理知识，不了解公司的决策程序，就会闹出许多笑话。因此，能够通晓与业务相关的基础知识和基本理论是秘书必备的本领和基本功，是秘书业务水平飞向更高的“翅膀”，也是秘书成长过程中的“阶梯”。
1．有限责任公司
秘书应当了解公司最基本的决策机制。目前，大多数的公司都是“有限责任公司”。所谓“有限责任”，是指公司出资人仅以自己出资部分来承担责任。这些投资者仅作为股东出资，不参与日常经营，因而他们的决策大多以股东大会和董事会的方式进行。
2．股东大会
有限责任公司的最高决策机构是公司的股东大会。
一般的股东都不直接干预公司的经营管理，资本的所有权与公司的经营权是分离的，公司的决策经股东大会讨论认可，委托董事会和监事会管理。
在每年一度的股东大会上审议并决定以下重要事项：规章制度的变更、资本的增减、公司的解散和合并、股份的转让、股东分红、董事会及监事会人员的任免、财务报告的审计和确认、公司董事的薪水等其他利益分配方案。
股东大会原则上每年召开一次，从某种意义上说股东大会仅是形式上的最高决策机构。
3．董事会
公司董事会是公司经营决策机构，也是股东大会的常设权力机构。董事会向股东大会负责。
董事会主要职责如下：决定公司的生产经营计划和投资方案；决定公司内部管理机构的设置：批准公司的基本管理制度；听取总经理的工作报告并作出决议；制定公司年度财务预、决算方案和利润分配方案、弥补亏损方案；对公司增加或减少注册资本，分立、合并、终止和清算等重大事项提出方案；聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务部门负责人，并决定奖惩等等。
4．监事会
公司监事会是由股东大会所选派委任的，其作用是监督董事会的工作是否正确和经营班子是否称职。因此，公司(包含子公司)的董事会成员不得兼任公司的监事。一些公司的监事会不仅要对公司财务方面进行监督，而且也对公司业务方面进行监督。上市公司还要接受来自公司以外的财务审计。
5．组织结构
企业经营管理方面的知识主要是指企业的组织结构和业务分工情况。如：老总与几位副总是怎么分工的；经营决策的程序如何；市场部与销售部的分工各是什么；研发部在从事什么产品的开发；公司主要的合作伙伴有哪些公司；公司下一步朝什么方向发展等等。对企业经营管理情况有一定的了解，于秘书辅助领导工作是非常有益的。
作为秘书，你还必须了解本公司的历史、发展的过程、注册资本、领导人姓名、具体的业务内容、具体产品或服务的价格、年销售额、各地的分支机构、总员工数等等。
当然，作为秘书不仅要了解本公司的一些基本情况，还要对同行的情况应该有所了解。比如：你是一家电视机生产厂老总的秘书，你不仅要知道有多少同行，而且要了解它们的总产量、大致价格、新开发的技术或新产品等，并对整个行业的发展趋势有一定的了解。
6．股票常识
对于一个职业秘书来说，应当具备一些股票和期货方面的知识。在现代经济生活中，股票市场是经济生活的晴雨表。股票市场价格的涨跌和市场板块结构的变化，既反映了国家宏观经济发展的趋势，又预演着投资市场的未来走向。因此，作为一个现代企业的领导人，不管是上市公司还是没有上市的公司，都会关注股市的潮起潮落；作为领导的助手，如果不具备相应的知识，那就说不过去了。
7．外汇金融常识
随着中国加入WTO，企业的国际化进程加速，作为领导的助手，秘书具备一些国际金融方面的知识是最起码的要求。虽然秘书不需要像具体业务部门的人那样，天天盯着计算机上那些外汇变化曲线图，但是当自己的领导为某项具体的贸易或投资业务而关注汇率变化时，如果你一点国际金融知识也没有，那你也就不配称为“领导的助手”。
8．法律常识
有规模的公司都聘有法律顾问，所以有些秘书认为自己法律知识多一点少一点关系并不大。其实这是误解。
法律知识包含两层意思：一是知法懂法；二是运用法律。这两者是相辅相成的。
在公司经营活动中，如何对公司法律权利的获得、行使与保护，如何避免出现法律纠纷以及出现法律纠纷后如何解决等，这些都涉及专门而又复杂的法律条文，必须由专门的律师来处理。但是，这并不等于秘书不需要具备一些法律知识。作为秘书虽然不一定要像律师那样精通法律，但必须具备起码的法律常识，遇到问题时能够有意识地利用法律加以解决。
从各种协议与合同的起草，到与客户的常规谈判，如果秘书具备了一定的法律知识，就能使自己在辅助领导决策和处理日常工作过程中，给公司领导提供自己的建议，使领导能够及时判断什么事可以自己解决，什么时候需要律师的帮助。这样就可以避免一些法律困惑和纠纷，大大降低公司法律需求的成本。
9．财务常识
在公司内部，一般都设有财务部门专门负责财务方面的工作，除非你的领导直接负责这个部门，作为秘书没有必要具备专门的会计知识。但是，为了让领导在企业经营过程中，随时了解企业经营状况，比如领导习惯通过财务报表知道企业的实际状况预测企业的未来，采取解除企业经营问题的措施。因此，作为秘书对财务知识多少要有些了解。
(1)资产负债表和损益表
按我国目前的会计准则，企业每月主要是上报资产负债表和损益表这两个主要表格。
资产负债表主要是表现了资金的使用情况。通过看这份表，就知道企业的资产中有多少是库存商品、多少是固定资产等等。
通过了解公司的资产结构，就好把握如何调度资金以及在运营过程中下一步应采取的措施等。如果资产增长幅度较大，就表示企业经营状况良好；相反，如果企业经营状况不理想的话，资产就不会有什么增长；如果出现资产减少的情况，那就要采取相应的措施，重新检查公司运营方针，在资金调度、投资方向和企业管理等方面进行调整。
损益表主要是反映企业的盈利状况。通过这份表，能了解企业在一定时期内的销售收入和经营费用的情况，而这种状况通过损益表上的营业收入、费用、利息等指标的对比体现出来。
通过损益表可以看到企业收入的构成。一般来说，营业收入增加的话，营业费用和利润也会相应增加；销售收入与销售进价之间的比率，反映了企业成本的构成；从销售费用、一般管理费用占总销售收入的比重中，可以看出企业的负担和经营管理的水平。
(2)现金支出和报销
秘书在日常工作中经常要与财务部门打交道，如购买办公用品、招待客人、交通费和为领导报销出差费用等。由于办公用品和交通费一般金额都不大，都是个人先垫付，之后实报实销。有时为接待客人也要预借些现金，事后就需根据规定一笔一笔地细算后再报销。作为秘书主要是经常替领导报销差旅费。
领导准备出差时，应根据领导出差目的地和时间的长短，为领导做一个差旅费预算，根据预算填好借款单，向财务部门的负责人提出申请，在领导出发之前把现金准备好。在作差旅费预算时，主要是交通费、住宿费和出差补贴这几项。出差补贴，公司一般都根据职位高低，有各种不同的补贴标准。
领导出差回来后，秘书要代替领导报销差旅费。先将领导所有出差票据整理好，再按财务部门指定的单据填好明细，最后将报销单交财务部门负责人审核签字。根据出差之前预借金额和出差当中发生的实际费用，多退少补。
优秀秘书应树立的职业观念
秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就是要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。
赵先生本着多积累点实践经验的想法，曾在一家知名的国际公司里做秘书工作。
那时他每次上班的工作量很大，一般晚上加完班都要到凌晨1：00左右，很辛苦。而工时只结算到午夜o：00，多出来的时间算义务。可即便如此，他也不曾有过什么怨言。他认为，为了长本领，这又算得了什么呢？再说这也是做好本职工作的原则。
一天下班后，老板要找他“沟通沟通”。凭着自己的直觉，赵先生听出来老板的意思是要辞退他。他真觉得这是一种对自己的侮辱，每天他除了本职工作，还时不时地干很多临时交代下来的任务。赵先生问有没有可能再给他一次机会，经理的回答是不可能。“既然这样我自己提出辞呈可以吧！”经理说可以，但也要同样给赵先生一张“最后警告单”。临走的时候，这个经理又“安慰”赵先生说还是很感谢这段时间他为公司里所做的一切的。
“感谢个鬼！过河拆桥罢了。”他愤愤地想着，本来还都是好好的，但为什么突然就…．．．带着那个大大的问号他递出了辞呈。痛定思痛，现在已经成为某公司人力资源部经理的他回想起来，认为以下几点是他必被辞退的原因：
第一，对原来的员工来说，自己是一个“横插”进来的“异类”，至少那些老员工是老板自己培养起来的，容易控制，而赵先生对他们来说还是个未知数。第二，他确实出了不少主意，可有些做老板的人并不喜欢自己的秘书太过于“独立思考”，尤其是他们都还没有把握的事情。第三，在员工大大富余，入不敷出的情况下，必然结果是什么——裁员！第四，因为他只是个秘书，升职是不可能的；而升其他的员工，他这个老资历又挡在前面，很是麻烦。所以员工升职的时候，他便成了块大大的绊脚石。第五，他不是也经常为自己的应得权益据理力争吗，在别的员工很“驯服”的情况下，他就显得格外的刺眼。而他们喜欢的是那种只会服从和时常发扬“义务”精神的员工。
通过上面的案例可以看到，服从是秘书必须树立的基本观念。根据秘书工作的基本特征，秘书还应当树立以下职业观念：
(1)服从观念
所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按照领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。
主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本分。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作的目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。
(2)参谋观念
发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要秘书人员发挥参谋作用。
因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。
(3)全局观念
众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能统观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的要求。
因此，秘书人员必须解放思想、胸怀全局，做到不在其位、当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。
(4)信息观念
当今社会已经进入信息时代，谁重视信息，谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此，秘书人员必须树立信息观念。
第一，要始终把重点放在捕捉反映重大、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要、敏感和难度大的信息，越要予以关注，越要全力发掘。第二，必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便领导及时修正决策。第三，必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下工夫。总之，秘书人员一定要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。
(5)创新观念
首先，创新能力是知识经济时代对秘书素质的特殊要求。为了迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战，必须坚持创新。创新是做好新时期秘书工作的要求，也是促使秘书人员不断提高素质，做好服务的不竭动力。秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”，必须具备创新意识和创新能力，以适应知识经济时代的要求。
其次，创新能力是领导决策科学化对秘书素质的必然要求。如果说20世纪领导层的决策还存在很大的经验成分，到2l世纪，必将由经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书队伍作为辅助领导决策的一支特殊力量，其地位和作用越来越重要，领导者也对秘书的参谋作用越来越重视。而参谋的孩心是创新意识，如果没有新思想、新办法，是不可能当好领导工作参谋的。
再次，创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。长期以来，由于种种原因，秘书人员非常缺乏创新精神和创新能力。保守的传统观念，严重束缚了秘书人员的创新能力；陈旧的思维方式，压抑了秘书人员的创新能力。这种状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势，迫切需要秘书解放思想，开拓进取，树立创新观念，提高创新能力。
(6)效率观念
所谓效率观念，就是秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的基础和意义。
如今，社会发展的节奏明显加快，知识更新的速度日趋加快，信息传递的速度更加快捷，情况瞬息万变，这都要求秘书人员要重视工作效率问题。秘书工作效率的高低，直接影响到领导的工作效率，所以秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息，还是参谋咨询、调查研究、督促检查，都必须在优质高效上下工夫，只有这样，才能适应飞速发展的时代要求。
优秀秘书必备的基本功底
做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。
(1)政治理论功底
秘书应当懂哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对工作并没有多大关系。这个看法其实不正确，秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。
(2)逻辑思维功底
秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。一个文章写得好的秘书，逻辑思维能力肯定很强，所以逻辑学知识就像哲学和政治经济学知识一样，也可以说是秘书功底基础的基础。
(3)政策法规功底
秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。举例来说，如果你在电信企业做秘书，就要熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要熟悉“劳动法”“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”“电信条列”等。只有掌握了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。很难想象，一个“政策盲”“法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的知识。
(4)企业经营管理功底
秘书要有丰富的企业经营管理知识。这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他企业，就要有其他企业的经营管理知识。因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。
(5)专业技术业务功底
秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识。秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为什么呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的文章里会有外行话，甚至会造成错误，闹出笑话。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。
(6)公文写作功底
秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛。但光有理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写得好，还有在实际写作中摸索总结写作知识的问题，这部分的知识摸索总结得越多，经验积累得越多，你的基本功就越厚实。
领导最欣赏的10种优秀秘书
赵华是一家信贷公司的秘书。她工作扎实，尽心尽力，在公司有较好的声誉。有一天早上，她刚走进公司大门，便被老板叫到了办公室。
“你这个当秘书的是怎么工作的？我是不是告诉过你，所有的合同都要由我来亲自过目？可是你看看这个合同，到底怎么回事？’’老板冲着她劈头盖脸就是一顿斥责：“公司现在蒙受了损失，你有不可推卸的责任。你当月的奖金全部扣除。”
赵华心里不明白到底发生了什么事，她拿起合同来看了看，心里觉得一阵委屈，即使有事也怪不上自己。她早就觉得这份合同存在着问题，曾经提醒过老板要注意一下，可是当时因为老板太忙，就放在一边了，结果被骗子坑了。
赵华思来想去始终想不通。心高气傲的她，委屈得直想哭。心想，自己平时工作那么认真，为了公司的资金安全付出了多么大的心血呀！老板平白无故为什么要处罚自己呢？
她想找老板论理，讨个说法。转念又想：“人在屋檐下，怎能不低头？如果为了这点事破坏了自己以往的形象实在有些不划算。算了，权且当一次替罪羊吧！”
自从这件事之后，赵华并没有把自己的情绪带进工作中，依然兢兢业业，依然任劳任怨，见了老板还是彬彬有礼，好像什么事情也没有发生。
后来，司法机关介入了这起经济案件，那些骗子因为另外一起相同的案件被警方逮捕了，而负责这项业务的职员小陈，因为收取了那些骗子的好处费，涉嫌受贿，被依法逮捕了。小陈还交代了自己趁老板不在公司的时候，偷梁换柱，使这项合同躲过了老板的审查。至此，真相大白。
不久，公司对内部人员进行调整，充实了力量。在全公司的大会上，老板当着全体职工的面，向赵华表示了歉意，年底的时候，还给赵华包了一个大红包。
这就是“忍辱负重”的好处。试想如果赵华在受到老板误解以后，心中不平去找老板争辩或一气之下一走了之，那又怎能有后来的结果？
虽然每个领导的好恶不同，但是对秘书的要求还是有共通之处的，比如说一个懒惰投机的人走到哪里也不会受到欢迎。一般来说，领导欣赏以下10种秘书。
1．有主见的人
领导往往喜欢那些在工作中有主见、勇于开拓创新的秘书，因为只有这样的人才有可能为领导创造更多的财富。
2．尊重领导时间的人
作为秘书，主要的工作是替领导承担一些非重要的事务，因此永远不要忘记领导的时间比你的时间更宝贵。
当领导交给你一项任务时，不管你在忙什么，要马上停下来，并在最短时间内完成任务；如果领导出现在你的前面时你正在打电话，那就马上挂掉电话或示意领导电话里谈的业务很重要。因为，让领导等一秒钟都是缺乏尊重的表现。
3．任劳任怨的人
当领导让你接手一份额外的工作时，要把它视为一种赞赏，而且要任劳任怨，埋头苦干，不计较回报。
因为，在很多情况下，这可能仅仅是个小的考验，看看你是否能承担更多的责任。如果你表现出色，不但能够赢得更多的信任，而且在未来的工作中将获取更多的机会。反之，如果你对此表现出不耐烦，就会降低你在领导心目中的形象。
4．敬业的人
敬业表现为干一行爱一行。当秘书的一定要踏踏实实地做好自己的本职工作。而那些“这山望着那山高”、时刻想着跳槽的人，就很难讲敬业了。
一般来说，爱跳槽的人对企业相对稳定的管理工作总是带来这样那样的麻烦，自然不受领导欢迎。
5．勇于承担压力与责任的人
社会在发展，公司在成长，个人的职责压力和职业风险也随之扩大。不要总是以“这样做可能会带来麻烦”为由来逃避责任。当巨大的压力降临到你头上时，不妨视之为一种机遇。
6．提前上班的人
别以为没人注意你的出勤情况，领导全都看在眼里。如果能提早一点儿到公司，就显得你很重视这份工作。每天早到还可以对一天的工作做个规划，当别人还在考虑当天该做什么时，你已经走在别人前面了。
7．善于学习的人
要想成为一个成功的秘书，树立终生的学习观是必要的。既要学习专业知识，又要不断拓宽自己的知识面，往往一些看似无关的知识会对你的工作起到巨大的作用。
8．说话谨慎的人
作为秘书，对工作中的机密必须守口如瓶。如果当你以为自己获得了一些其他同事不知道的秘密，并大肆宣传来提高自己的地位时，你离开公司的日子也就不远了。
9．反应快的人
接到工作任务后必须迅速、准确、及时完成，领导们最痛恨的行为就是上午交代的事情，下午还没有开始着手，或是做事迟缓，影响工作进度。
10．做事细致的人
不同性格的人适合从事不同的职业，具体到秘书这一职业，则需要细致的人。
那种粗放型的秘书走到哪里都不会受到欢迎。试想：如果领导要你起草一份邀请函，而作为秘书的你只是粗略地写上时间、地点和受邀请人姓名，应该有的客套词一概没有写，那会多么尴尬。再比如：桌子上凌乱不堪，文件放得到处都是，领导要的东西需要半个小时才能找到，这样的秘书也不会有什么前途。
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