办公室管理实务
办公室是机关首长或企事业单位主管人进行决策、指挥、管理的重要场所，如同人体的大脑。因此，安静、安全、美好的环境以及良好、充分的设备与设施，是提高工作效率的保证。
办公室是优秀秘书和其他行政人员的工作室。一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出，工作业务联系在此进行。
日常各种事务在此处理。办公室管理的质量直接影响到整个机关工作的质量或企业生产经营的效果。
办公室又是机关和企事业单位与有关单位工作业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。
办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象。树立良好形象，是一个组织生存、发展的必备条件。
林强是秘书专业的高才生，刚刚应聘为应天公司的总经理助理。上班第三天，总经理就把他叫到办公室，对他说：“咱们公司的楼是新建的大楼，办公室都是新装修的，本应该感觉很好，可是我每次走进公司的办公区，总觉得很凌乱，不舒服。现在交给你一个重要的任务，就是以你专业的眼光看看公司办公室的布置到底存在哪些问题，向我汇报。”
林强接到任务后到各个部门的办公室转了一圈，实地考察了公司的办公环境。他发现诚如总经理的感觉，的确存在很多问题：各个办公室的设备虽然是新的，但是随意摆放；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆在那儿；女职员办公桌上的个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一堆、西一堆地放在窗台上；办公室里人声嘈杂，职员们在扯着嗓子大声说话；办公室和公共办公区域缺少绿色植物，显得没有生气，空气污浊……
林强看完后就跟总经理如实说明了他发现的问题。总经理听后就对林强说：“你尽快拿出一个设计方案，然后放手去改，不要有顾虑。”
得到总经理授权后，林强开始对公司的办公环境进行重新设计和布置。他对办公环境的硬环境和软环境都进行了大刀阔斧的改变，制定出一套具体可行的办公规范管理制度，要求职员们按照规范要求整理好自己的办公桌和进行办公工作。
林强经过一个星期的紧张工作，终于完成了总经理交给的任务，林强请总经理来验收。总经理所到之处，看到的一切那么和谐、美观：办公室整洁有序，办公桌上电脑、电话、文件夹整齐规范；职员们正在忙碌着，没有了往日的嘈杂；办公室和公共办公区的绿色植物生机盎然，走在这样的办公环境中感觉非常的舒适。总经理夸赞林强说：“干得不错，这才像个公司的样子。”
创造一个科学和良好的工作环境，加强对日常工作环境的管理，营造一个令人心旷神怡的工作环境，是秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。因此，秘书应该掌握需要整理的办公环境的范围和整理办公环境的技巧，从而为创造良好的办公环境做出应有的努力。
(1)如何对办公室进行布局与布置。
办公室一般有两种类型：一种是由多间的小办公室（每间16平方米左右)组合而成；另一种是大办公室(40平方米以上）。两种办公室各有利弊，布局和布置的要求也不同。
①小办公室。
由多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制秘书机构。主客人员拥有单独的办公室，有利于保密和工作不受干扰。其他办公室设置各个科室，有利于分部门办公。
优秀秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。接待、信访等部门除安放办公桌椅、文件橱、电脑、电话机等必不可少的家具和设备外，还应该有供外来人员需用的座椅、沙发、茶几等。
文件橱应靠墙放置以节省空间，留出足够的通道。
单人使用的办公室桌椅应面向门口；多人使用的办公室办公桌最好不要面对面放置，以免相互干扰，应各自有一定的空间。
②大办公室。
现代企业多采用大办公室。大办公室空气流通和采光较好，又便于工作的配合，不利之处在于人声嘈杂，来往走动，相互干扰。
大办公室应在一侧或中间留出通道，办公桌椅靠另一侧或两侧排列。可以文件柜橱背靠背排列或用隔板、屏风将办公室隔成若干工作单元。
各工作人员都有自己的办公桌椅、文件柜橱、办公设备，既相对独立。又便于联系。
每个工作单元应避免直接的阳光照射，又有足够的电器插座。
如果主管人员与一般工作人员同在一间大办公室，则主管的桌椅应置于其他办公人员的最后部，用玻璃门隔开，既避免干扰．又利于监督下属工作。
各工作单元的流程要求尽量呈“I”型、“L”型或“O”型，不要呈“乙”型、“M”型或“X”型。避免不必要的倒退、交叉、徒劳往返。
③接待室、会议室。
除了办公室之外，还应设置接待室和会议室。
接待室不必过大，能放置二至三套沙发，同时能接待七八位客人即可。
会议室则视单位规模而定。一般以容纳二三十人开会为宜。
接待室和会议室内除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置应比办公室讲究一些。如铺设地毯，安装空调器，挂置夏冬两套窗帘，四角放置盆景，墙上挂些格调高雅的油画或国匦，等等。
小唐是某大学秘书专业的高才生，毕业时没有像其他同学那样“削尖脑袋”去上海、北京等大城市工作，而是在浙江温州市找了一家规模不大的服装公司工作。他认为在小一点的公司工作，能为自己提供广阔的发展空间。是他的眼光独到，也是他不懈努力的结果，经过几年的奋斗，他已经晋升为公司的总经理办公室主任。他所在的公司设计的产品由于紧跟国际潮流，业务越来越兴旺，由一家只有几十个人的小公司成长为人才济济和拥有十亿资产的大公司。
最近，公司为了扩大品牌效应，正在酝酿一个具有里程碑意义的发展计划，就是进军上海成立分销公司销售本公司设计的服装。公司准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门。经总经理办公会议研究决定，鉴于唐主任的能力和所学专业，一致同意由他全权负责销售厅的设计方案。
唐主任感觉责任重大，马上着手运用所学知识，综合考量设计办公结构和布局需要考虑的因素，他认为要综合考虑如下因素：
(1)职工的人数；
(2)购买或租用的面积；
(3)机构的建制和办公空间的分类；
(4)经营的性质或内容；
(5)部门间的工作联系；
(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要；
(7)走廊等通道符合安全需要，并安排好公用区域；
(8)办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。
经过仔细斟酌，最后唐主任向总经理提出分公司办公结构布局方案：销售厅采用开放式办公室类型、财务科办公室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。同时，销售厅应在离大门较近的地方给予较大的办公面积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；财务科办公室应设在离公司大门较远比较安全的位置；办公室因属综合办公性质与销售厅和财务科工作都较密切，为避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位置较为妥当。唐主任的设计方案拿出后，经总经理办公会议研究讨论，一致认为比较科学合理。
现在，方案已经实施，分销公司布局合理。开业以后，人来人往，业务兴隆。
唐主任做得非常出色，应该说分销公司的成功，有他的一份功劳。优化办公室环境是提高工作效率的前提，方便、舒适、和谐、美观的办公环境直接影响着企业组织的形象和工作绩效。科学合理地设计办公环境需要靠秘书的参与来实现，因为良好的办公环境离不开精心地设计和组织。
(2)办公室管理的内容与要求有哪些。
广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理，这里所讲的主要是前者。其管理要求和特点为：
①整洁。
办公室的首要要求是整齐和清洁。整洁能给人秩序感和舒适感，使人的情绪安定而愉快，有助于提高工作效率。
1)整齐。
A．办公桌椅和柜橱等尽量采用同一尺寸、同一颜色，主管人员的桌椅可以特殊一些，排列尽可能有规则或朝同一方向。
B．办公桌上除必要的文件、电脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽斗或小橱内。
各种笔和裁纸小刀应放在笔筒或文具盒内，墨水、胶水、修正液、胶纸、回形针、订书机等小型文具都应归在一个盒内，既不易碰翻，又不会摊得满桌都是零星东西。
C．办公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意．要尽量显得简洁。
柜橱、书架要经常清理，文件、图书、报纸、杂志要放得井然有序，不可乱放乱塞，既杂乱无章又不便寻找。
2)清洁。
A．要窗明几净，地面应天天打扫。
桌椅柜橱应天天揩拭，门窗应定期擦洗。
B．每张办公桌边都应有废纸篓。
废纸物品不可乱丢，但不放烟灰缸。办公室内应禁止吸烟。
C．人员较多、走动频繁的大办公室内不宜铺设地毯。小办公室铺设后应经常清扫。
打字机、电脑、复印机也应保持整洁，长期不用者应加罩盖。
②安静。
办公人员经常要思考问题或起草文件，需要安静。因此，办公室最好不要沿街，也不宜靠近生产车间或门市部，以免外界噪音干扰。
办公人员都应养成轻步走路、轻声说话的习惯，尤其是在大办公室。
优秀秘书应该以身作则，在办公室内不嬉笑喧闹。如需与同事讨论，则应到走廊或休息室、接待室去。
较大机关、单位往往设有专职打字员，则应设专门的打字室．以免滴滴答答影响其他人员工作。
③光线、空气与温度。
办公室要求光线适度，空气清新，温度适宜。
1)白天办公当然最好是自然采光，但以太阳光不直接照射办公桌面为宜，以免影响视力。办公室不宜采用五颜六色的光线。
2)空气清新有利于办公人员的呼吸与健康。
春秋两季应经常开窗，保持空气流通。夏冬季节如用空调器，则应注意每天上班前、中午用餐时、下午下班时，至少三次打开门窗换取新鲜空气。
3）人体感受最舒适的温度一般在摄氏20至25度。春秋两季自然温度适宜，夏冬就要靠空调器来调节了。但在酷暑或寒冬季节不要一下子把室内温度调到和室外反差太大，以免人员进出办公室时暴冷暴热，容易得病，而应逐渐升温或降温，让人们在上班后下班前有一段适应过程。
④色调与美化。
色调视觉影响人的心理。办公室的色调总的要求是简单和柔和，使人员的心理感觉平静和舒适，不要搞得色彩斑斓、光怪陆离，反使人感到烦躁不安。
讲究的办公室一年换两次色调。春末夏初，墙用冷色，铺绿地毯；秋末冬初则墙用暖色，换紫色地毯，室顶不变。如不随季节而改色调，地毯则以灰色或米色为宜。
办公室适当地美化也是必要的。美化当然包括办公桌椅、书架、柜橱、室顶、墙壁、地毯的色彩和布置格局等。也包括墙壁上挂置的油画或大幅照片等。
办公室美化应精心设计，不应只是某个领导或秘书的个人所好或心血来潮。
办公室美化要与整个单位的性质或企业文化相适应。
1)政府机关的办公室以庄重、简洁为好，不宜多加装饰。
2)商业企业办公室则可以华丽一些．以显示自己的财源丰盛。
3)工业企业则应显示自己的技术先进、产品精良和实力雄厚。
但不管何种机关和企事业单位的办公室，都应避免奢侈和俗气。
⑤设备与用品。
较重要的办公设备，如桌椅、柜橱、沙发、空调器、电话机、电脑、传真机、复印机等，置办时一般在年初由优秀秘书订出计划。
作出预算，由主管上司批准后交秘书或总务人员购办。
专用设备由使用人负责保管，共用设备由秘书负责。损耗、报废、添置等都应有账可查。防止因混乱而造成的浪费或资产流失。
笔、墨、信纸、信封等易耗品自可按需要随时领用，但也应由秘书保管和登记。
文件档案管理实务
档案对于企业而言，具有十分重要的行政、法律、历史、研究价值，它既是汇总商业信息的资料库，也是领导作出决策时的重要依据。
张总经理过两天要到深圳去跟应天商贸有限公司商谈合作的事。让秘书李静准备好去谈判的有关资料，包括合同文本、产品说明书、销售方案等资料。李静按照张总经理的吩咐一一打印、核对、装订妥当后，放在一个文件夹里，交给了张总经理。送走张总经理后，李静松了口气。
第二天中午休息时，李静和几个要好的同事去附近的饭店吃饭。这几天太辛苦了，李静说得好好犒劳自己一下，点了几个喜欢吃的菜，美美地吃了一顿。吃完饭后，她们没急着回公司，顺便去了一下超市，购买了一些饼干薯片之类的零食，兴高采烈地回到公司。
李静回到办公室后，发现她的手机落在办公桌上，中午吃饭忘了带手机。拿起来一看竟然有五个未接电话，查看电话号码，五个电话都是张经理打的。她马上紧张起来，赶紧打电话过去问张经理什么事情。电话通了，那头传来张经理不高兴的声音，询问李静干什么去了，为什么不及时接电话？李静正不知怎样回答，张经理接着说：“你马上用传真给我传个资料过来，就是应天公司最早发给我们的协议草案。现在双方对合同内容分歧很大，我想看一下他们原来的协议内容。这边的传真号是：××××××”李静说：“您放心，我马上给您发过去。”放下电话，李静马上打开文件柜，开始找张经理要的文件，翻遍了文件夹，终于找到了要找的文件，李静刚想松口气，仔细一看文件，忽然她傻眼了，原来她们公司传真机用的是热敏纸质，现在几个月过去了，传真纸上字迹模糊，淡淡的几乎看不清几个字，这下李静傻眼了，难道发给张经理一张白纸吗？
秘书在平时工作时，应该注意对文件进行整理和归档，对重要的文件应该注意备份。同事，应该注意像这类热敏纸文件的处理，否则，遇到紧急事情时无法及时快速地查找文件，无法应对突发性事件。本案例中，李静就是平时不注意对文件进行整理，处理传真文件不得当，致使重要文件缺失，无法完成领导布置的任务，造成领导工作的被动。
企业档案的范围包括：信函、内部文件、会议记录、商业合同、法律文件、媒体资料、人事资料、客户资料、交易记录、财务报表、原始凭证等。
秘书的职责就是明确每一种文件资料的分类方法、储存位置、保存期限、使用规定、检索方法、管理制度。
档案分类的方法有多种，但选择的目的和标准只有一个，那就是必须能够以最快的速度准确无误地找出所需要的文件资料。
最简单有效的分类法是按人名分类、按主题分类、按区域分类，并且采用按字母排列或以代号、颜色排列的归档检索法，而利用数字排列则有利于电脑应用和检索。
最直截了当的分类方法是根据档案的性质、数量、体积、作用选择合适的类型，如用名称归档。如果档案来源的区域性非常明显，也可先用区域分类方式归档，而后在其内部再进行细分归档。
档案分类应有包容性，同一个文件或资料，因为涉及层面较多，应在有关层面分别归档，因为它的作用在不同的档案中是有差异的，如果遗漏可能会影响这一部分档案的整体性。
一、文件柜的使用
办公室通常设有直式、横式或显露式的文件柜。
1．直式文件柜的使用
直式文件柜采用悬挂式文件夹，它具有较大的伸展性，可容纳更多数量的资料。悬挂式文件夹的一侧有挂钩，使文件夹可以挂在那个嵌在文件抽屉中的架子上，指引卡可以放在方便而注目的地方。
2．横式文件柜的使用
横式文件柜可使卷宗沿着墙壁纵向排列，柜中可配置抽屉，也可不用抽屉。横式文件柜适合于较迅速地检索储存的文件。文件柜中的每个抽屉应贴有指示内容标签，还应包括便于迅速查阅目录卡和稳固支托文件夹的异槽。
无论是悬挂型或常规型的文件夹，文件资料应按顺序排放在文件夹中，还应带有打字简洁而一致的粘贴式或插入式标签。文件左侧对齐文件夹的折缝处，日期最近的信件要排在文件夹的前面。
文件柜的每个抽屉应有20-25张目录卡。
每个文件夹所放文件一般不应超过50份。若超过这个数目，应建立一个按个人或企业或问题归类的新文件夹。
3．备忘录的使用
备忘录是一种用来提醒某事或帮助回忆的资料，通常采用卡片资料格式，作为一种启示性档案，对秘书是十分便利的。
一份备忘录资料具有31张引导卡(如果不用档案卡，也可用文件夹)每张卡代表一个月中的某一日，还有12张卡(或文件夹)代表月份。
当月的引导卡要放在备忘录资料面前，该卡后面放置31(30)天的引导卡。
需要提醒某事时，便将有关文件资料列入卡中。该提醒的日期写在卡片顶端，文件资料置于日期之后。
每日早晨，秘书应该看一下备忘录资料，了解当天应该做些什么。到了月末，整月的引导卡可放在备忘录的最后，而把下一月的引导卡放在备忘录前面。
二、文件档案的保存
有条理地进行归档分类，资料应整齐地放在案卷内，对齐边沿。
资料按一定顺序排列，便于查找。
避免使卷宗又厚又重。
如提取某人资料，应在原处夹留一张纸条，注明取出年月日及取走人姓名、用途，或另填一张卡插入，做出标志。
每日办理存档手续，使档案处于最佳利用状态。
对于必须留存备查的文件资料，你应在阅读或浏览过程中，寻找文件名称或最主要的标题，并用铅笔在名称或标题下划线、打圈。如果文件本身未提及名称和主题，你就应该把名称或主题记录或编号在通知里。
为了利于保存，每份文件要标上日期代号以表明这份文件的保存时间及入档时间。
所有的文件资料归档分类后，应完全按照文件或架上原来排列好的方式分类存置。这样做节省时间又便于提高效率。
三、文件档案的检索
一份文件怎样立卷归档方能在它需要时被马上找出来？这要由编制索引方法来实现。
下面是三种编制索引的方法：
第一，以个人姓名编制索引；
第二，以企业名称编制索引；
第三，以项目或合同名称编制索引。
索引编号可采用环环相套，逐层分解方式排列。索引首先分成条目，条目包括标题和页码，条目可依次分为次条目，次次条目。
如果采用计算机技术，完全可以使检索更安全、更准确、更迅速，但在使用时，要防止病毒，最好能予以备份。
总之，秘书应熟悉运用适合自己单位的特殊编索，以便在提取使用时做到迅速、准确、无误。
印信工作管理实务
韩静是永恒公司的办公室秘书，由于她为人忠厚老实，踏实肯干，总经理决定公司的公章由她保管，介绍信由她出具。但也叮嘱她一定要保管好公章，不能丢失，使用公章和出具介绍信时一定要遵守公司的相关规定，要严格把关。韩秘书掌管公章后，同事们都戏称她为“管家婆”，大权在握，不得了啦！韩秘书可不这么想，她觉得责任重大，领导信任她，她一定要当个称职的“管家婆”。
为了规范用印制度，韩秘书制作了用印申请表和用印登记表，不管是个人还是部门来盖章，韩秘书都严格审查，确认是否已经过公司领导签字批准，否则，一律不给盖章。用印完毕，及时进行详细的登记。平时不用印的时候，韩秘书都把公章锁在保险柜里，用印的时候也是用完之后马上放回锁起来。
韩秘书对介绍信的管理也很严格，跟公章锁在一起，从来不把介绍信乱放。在出具介绍信时，她也都根据领导的签字，并在存根上加以记载，按照介绍信编号顺序详细地填写完介绍信和存根的内容后，小心地盖好骑缝章和文末落款章。
有一天，销售科的张副科长来找韩秘书，请她给开个介绍信并加盖公章，说他要到深圳出差，洽谈一笔业务。韩秘书请他出示领导的签字，张副科长说：“你知道，老总出国了，两天后回来，可我明天就要出发，飞机票都订好了。要不，你就破一次例吧？”韩秘书坚决地说：“公司有规定，我也不敢破坏，要不，老总该炒我鱿鱼了。”张副科长说：“那你说怎么办？我这可是公事，一大笔买卖，要是耽误了，谁也负不起这责任。”韩秘书想了想，说：“那你去找刘副总签字吧，总经理说过，他不在的时候，刘副总签字也可以。”过了一会儿，张副科长拿着刘副总签字的用印申请单回来了，韩秘书核对过签字后，按程序给张副科长出具了介绍信。
在年终的总结表彰会上，总经理点名表扬了韩秘书认真负责的态度。
印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害。优秀秘书必须认真对待这项工作。
(1)熟悉公章的样式、种类和刻制。
①公章的样式。
公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。
1)质料。
我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶和塑料刻制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”和“渗透印”，无须印泥可连续使用万次以上。
2)形状。
古代官印为正方形。现代机关、单位公章则为正圆形，用于其他公务(如收发、校对、财务)的印章也有长方形、三角形或椭圆形的。领导人和法人代表的印章一般仍为方形。
3)印文。
按规定使用国务院公布的规范简化汉字。字形为宋体，自左向右环行排列。领导人签名章则由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。
4)图案。
县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刊有国徽；党的各级机关印章刊有党徽；企事业单位公章则刊有五角星图案。
5)尺寸。
按国务院规定：国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关，直径5厘米；地、市、州、县机关为4．5厘米；其他机关、部门、企事业单位公章直径一律为4．2厘米(包括边框)。
②公章的种类。
1)单位印章。
代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。上文所述五项样式均指这类印章。
2)套印章。
指印刷单位经授权制版而成，用于印制大量文件，与正式印章具有同样效力。
3)钢印。
不用印色，利用压力凹凸成形，一般加盖于贴有照片的证件上，起证明持证人身份之用。
4)领导人签名章。
是根据机关、单位主管用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由秘书保管使用，多用于签发文件、公告之用。
5)其他印章。
还有会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章，等等。
③公章的刻制。
凡机关、单位的公务印章，一律不得私自刻制。刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；另一种由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后，由专门刻制厂刻制。
(2)如何保管和使用公章。
①公章的启用。
公章刻制后不可随便启用，必须选定启用日期。提前向有关单位发出正式启用通知，附上“印模”。还应填写“印模卡”，一式两份，一份留存，一份交上级机关备查。办妥手续之后，到了规定日期，方可启用生效。
②公章的保管。
公章由单位主管指定专人(一般为秘书)保管并使用。公章应放置在机要室或办公室的装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上．应由保管人随身携带．也不可委托他人代管。
③公章的使用。
盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。
凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位方能有效。公章盖在文末落款处，应“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信，还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使章印完整、印文清晰可识。
④公章的停用与销毁。
凡单位撤销，原公章应即停用，也应立即通知有关单位，并宣布原章失效。通知中仍应附上印模，并写明停用日期。
公章停用后即为废章．应及时送交原制发单位或经主管部门批准后销毁。经销毁的公章也要留下印模，以备日后查考。
(3)介绍信的保管和使用。
①介绍信的保管。
正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。
②介绍信的使用。
凡领用介绍信者须经主管批准，秘书不得擅自开具发放。
保密工作实务
秘书一词的古义是指秘密文书，后来指秘密文书工作者。所以有人说：秘书，秘书，姓“秘”名“书”。意思是说，秘书人员的职责一离不开秘密，二离不开文书。到了近代，秘书的职能有了极大的扩展，但保密仍是一条主线，几乎贯穿于秘书所有的工作之中。
秘书的工作有一部分是与公司外面的人员打交道，在接待那些不了解身份而又没有预约的客人时，一定要让他先自我介绍身份和来意。在没有了解对方身份和来意之前，你不能透露公司的任何信息给他，如某经理正在开会，或者某经理不在，到某地出差去了，等等。但是，你的态度又必须热情大方，千万不能让对方感到一丝你的生硬和冷漠，因此，接待这样的客人的关键是要一气呵成。
某天，一位扎着马尾巴发型的先生笑眯眯地走近正在值班的秘书黄丽。
“小姐好！”他先打招呼。“我找你们叶老板。”
“您好！请问您是……”黄丽连忙站起身向客人打招呼。她知道今天下午老板没约外来的客人，面前的是一位不速之客。
“叶老板在不在？”他似乎没听见黄丽的问话，一边问黄丽，一边大大咧咧地朝里走。
“请问您是……”黄丽来到客人面前，微笑着再次问他。
“你就是黄丽小姐吧？”来客突然目不转睛地盯着黄丽问。
“你肯定就是黄小姐。叶总不在，找你也行！”
“找我？”黄丽一头雾水，“请问您是……”
“不好意思，我是××杂志社的运营总监，刘强。请多多关照！”说着，他掏出一张名片递给黄丽。
“我和你们叶总是哥们儿，今天过来找他也就是为了约你。”
“刘总，我能为您做点什么？”黄丽还是莫名其妙。
“黄小姐，你别误会。是这样的，上个星期我们哥儿几个在打高尔夫球的时候，有人说叶总有个秘书很像某个电视剧里面的女主角，而我们杂志正在找封面模特，所以我今天顺路就过来了。蓝天公司的张总你认识吧？”
黄丽点点头，张总经常来她们公司，黄丽认识。
“黄小姐，我想请你给我们做封面模特，千万别拒绝。你不仅青春靓丽，更重要的是，你身上有那些职业模特身上所缺乏的职业女性独有的气质。”
听他这么一说，黄丽觉得自己脸上臊得慌，肯定变成了红脸关公。“刘总，谢谢您的夸奖。不过，这事我必须向公司领导汇报后才能答复您。”刘强接过小石递给他的茶，不以为然地说：“这点小事有什么值得汇报的？回头我跟你们老板打个招呼就行。下个星期我们的摄影师就会跟你联系的。既然叶总不在，那我就先走了。”
刚到电梯口，他又笑着返了回来，对黄丽说：“黄小姐，我这里有两张明天晚上星光影院的贵宾票，请小姐务必赏光。”不容她推辞，他把票往台子上一放就走了。真是个怪人！
下班时，黄丽将刘强来访的事向办公室主任作了汇报。
“拍照的事，我回头向叶总请示一下，至于看不看电影，你自己定吧。”主任把玩着两张票时说。
黄丽说：“明天晚上我要上课，我看刘强那样子，总觉得他是黄鼠狼给鸡拜年，没安好心。”
“你是觉得他另有企图？”主任笑着问。
“我一看到他后脑勺上的马尾巴，就想起街上的那些不正经的男人。我总觉得这个刘强是受我们某个竞争对手的委托，想利用给我拍照和请我看电影机会，抓住我年轻、经验不足的弱点，从我身上打听我们公司的商业机密。”
主任又笑着说：“小黄，这刘强我也见过几次，他不像是你说的那种人。你不用太多心。不过，我倒觉得你这种保持警惕性的精神还是值得提倡的。现在毕竟是一个竞争非常激烈的商业社会，什么事都有可能发生。由于我们秘书天天都在跟公司的机密打交道，而我们的秘书大多又年轻，社会经验不足，所以很容易被人利用。因此，这种职业警惕性是值得提倡的。”
在人类社会，大至国家、组织，小至家庭、个人，为了保护自身的利益，总有一些不愿为外界所知的事情，这就是通常所说的秘密。我国《保密法》对国家秘密下了明确的定义：“国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”
秘密有多种类型，如：
①按范围可分为：国家秘密、组织秘密、个人秘密等。
②按内容性质可分：政治秘密、军事秘密、经济秘密、科技秘密、商业秘密、人事秘密等。
③按秘密的产生可分：原始秘密、再生秘密。
④按秘密的形态可分：有形秘密、无形秘密。
⑤按秘密的等级又可分为：国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级等。
保密，就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。优秀秘书保密的意义和作用在于：
①关系到国家的安危。
重大的政治秘密、军事秘密直接关系到国家政策、法律的制订和施行，关系到国家领导人的安全，关系到国防的安全，总而言之，关系到国家安危和命运，必须严加保护。
②关系到经济、科技、文化教育等事业的发展。
重要经济、科技、文教等情报的失密，就会造成国内、国际的不正当竞争，造成市场混乱、科技落后，等等，所以也必须加以保护。
③关系到领导工作的成败。
领导决策往往带有范围和时间上的保密性，一旦泄密就会受到干扰甚至破坏。优秀秘书作为领导的近身助手，又身处中枢，接触秘密较多，理应为领导把好保密一关。
④关系到社会的安定团结。
公安、司法、人事以及个人隐私等秘密往往影响到社会的安定团结，影响到人际关系，影响到家庭和睦甚至个人的命运。世界上许多国家都立法规定保护个人隐私权，优秀秘书接触同事、公众较多，更应注意。
秘书保密工作的内容与要求：
①保密工作的内容。
对于无形秘密，优秀秘书要牢牢树立保密观念，时刻警惕并养成随时随地保密的习惯。有形秘密的保密有如下内容：
1)文件保密。
A．凡秘密文件在印刷前应按规定标明密级，确定发放范围。
B．应由机要人员打印或专门印刷厂印刷。校样、废页、蜡纸、衬纸、胶版等应及时销毁。
C．草稿、修改稿、清样应和正式文件同样保管。
D．复制秘密文件必须履行审批、登记手续。
E．发放时应用专门的封袋、封条。
F．应由专人递送，不可通过普通邮政传递，也不可以在普通传真机上传送。
G．文件的收发、传阅、借阅都要有严格的登记手续。
H．应有专人专柜保管，并经常清理、检查。
2)会议保密。
A．会前规定保密纪律，对与会人员进行保密教育。
B．选择具备保密条件的会场，采取保密措施，如扩音、录音设备等，不得使用无线话筒。
C．控制与会人员，本人签到，验证入场，做好点名工作。
D．统一发放、回收或管理会议文件。
E．领导人讲话，未经本人同意，不得整理印发。
F．会议内容，与会人员不得以任何形式对外泄露。需要传达的按会议要求有组织、有范围地进行。
G．秘书做的会议记录，应同秘密文件一样严加保管。
3)通讯保密。
A．秘密文件、资料等不准通过普通邮政部门传递．必须由机要通讯部门或派专人传送。
B．密码、密码机及电报译稿，必须严加保密。
C．拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”，不得明密混用。
D．不得在普通电话内传递秘密信息。
4)电脑保密。
A．电脑房应设置在有安全保障的地方，应加装屏蔽网或电子干扰器，以防止电磁信号泄密。
B．电脑在安装使用前应请专业部门进行安全技术检查。
C．机房通道应有专人把守，禁止闲杂人员进入。
D．秘密信息及数据软件，应建立和健全使用、借用、复制、移交、保管等保密制度。
5)涉外保密。
A．涉外活动应注意内外有别，友好归友好，保密归保密。
B．涉密单位不得擅自接待外国人参观访问。
C．参加外事活动以及出国人员，未经主管批准不得携带秘密文件、资料、笔记本等。
D．凡有外国人常驻的单位(包括中外合资、合作企业)，不得让外国人接触我方秘密文件或参加秘密会议，中方人员也不得在外国人面前谈论秘密事项。
②保密工作方针。
根据我国的《保密法》规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”此方针也适用于优秀秘书保守单位、组织的秘密。
1)积极防范。
保密工作应做好事前管理，严格管理，最大限度地减少以至杜绝泄密、失密事件的发生。
2)突出重点。
要在密级、部门、人员等方面区别情况，确保重点，带动一般。如绝密、机密材料是重点，国家机密是重点，机要部门是重点。
3)既确保国家秘密，又便利各项工作。
保密和便利是一对矛盾。保密如果过分，将不利于工作；也不可为了便利工作，就降低了保密工作的要求，必须适当地统一。主要在于保密密级、范围、时间，都必须因需要而科学规定、及时调整。
③保密工作的具体规定。
我国《党和国家工作人员保密守则》共有10条，企事业单位优秀秘书人员可参照。
1)不该说的机密，绝对不说。
2)不该问的机密，绝对不问。
3)不该看的机密，绝对不看。
4)不该记录的机密，绝对不记录。
5)不在非专用记录本上记录机密。
6)不在私人通信中涉及机密。
7)不在公共场合和家庭、子女、亲友面前谈论机密。
8)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。
9)不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。
10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场合。
会议筹划与管理实务
洪霞是仁和公司的秘书，主要负责会议室的安排和协调工作。为了做好这项工作，洪秘书每周都根据各科室提交的会议室使用申请表，提前编制公司会议室使用情况一览表，做到心中有数。她对公司会议室的情况了如指掌，每个会议室有多少桌椅，可以容纳多少人开会；会议室装有什么设备，设备状态如何；会议室什么形状，适合开什么类型的会议等都非常清楚。因此，每当部门借用会议室，洪秘书都能根据情况安排合适的会议室供其使用。
有一次，销售部秘书小胡拿着会议室使用申请表来找她，说是她们经理临时决定召开一个重要的会议，请她务必给安排一个会议室开会。洪秘书一看，申请表上参加会议人数一栏是30人，设备一栏填写的是使用投影仪，开会时间是明天上午9：30。洪秘书打开会议室使用情况一览表查看，发现有投影仪的会议室已经全部安排出去了，而带投影仪并能容纳30人的会议室只有301室和303室，也被人事部和客服部预订了，就问胡秘书是不是一定要用投影仪。胡秘书说，会上要演示营销方案，所以一定要用投影仪。洪秘书又问：“你们部的会议一定要明天上午开吗？可不可以推迟到后天上午，后天有一个可以容纳30人的装有投影仪的会议室空着，可以使用。”胡秘书着急地说：“不行啊，这个会议很急，因为要确定最终的营销方案以便执行，总经理点名要马上召开。”那怎么办呢？洪秘书为难了。她跟胡秘书说：“你先回去吧，我看看怎么协调一下，过一会儿再打电话给你。”
胡秘书回去以后，洪秘书开始仔细研究其他部门登记的会议室使用情况，发现使用301会议室开会的人事部的参会人数只有15人，就给人事部秘书打电话说明情况，同其商量可否换一个小一点的302会议室开会，302会议室可容纳20人。人事部周秘书说：“可是302会议室没有投影仪，怎么办呢？”洪秘书说：“请放心，我会叫人安装一个临时的投影仪和幕布，不会有问题的。”人事部的周秘书说：“那好吧，我会向田经理汇报，并通知其他人。”洪秘书说：“谢谢，我也会在公司布告栏中贴一个会议室更改通知。”挂断电话后，洪秘书拿过公司会议室使用情况一览表，在相应的栏目上做了改动。之后给胡秘书打话，告诉她会议室已经安排好了，他们明天上午可以使用301会议室开会。然后打印了一份会议室更改通知，贴到了布告栏中。
第二天刚上班，洪秘书到研发部借了一台投影仪和幕布，从办公室拿了一台笔记本电脑，找人把这些设备安装到302会议室，并进行了调试。
由于洪秘书的协调，各部门的会议都正常召开了。
如果公司要召开会议，无论是内部会议还是公开会议，作为秘书都应该是最忙碌的人。千万不要认为秘书可以在会前无所事事，把会务准备工作交给公关部门或办公室，自己只要等待会议开始就行了。要知道，秘书的工作绝不是简简单单地接待客人、做做记录那么简单。
要想做好会前准备工作，秘书可以依照以下步骤进行。
1．确定会议目的。明确会议的主题
无论是准备会议，还是参与会议，秘书的第一步工作都是要确定会议的目的。可能有人认为确定会议目的很简单，只要和领导商量一下就可以了，其实不然。因为领导并不一定会明确地指出召开会议的目的来，这就需要秘书认真地琢磨，领会领导的意图，确认召开会议的目的和主题。
而且，与会者也经常要从会议组织者那里了解召开会议的目的。他们会当面询问组织者，例如直接问：“您能告诉我这次会议的主要目的是什么吗？”与会者也可能通过旁敲侧击的办法来试探组织的意图，例如说：“我们想为这次会议好好准备一下，您看看我们需要做好哪些方面的准备？”如果组织者不能对这个问题进行回答，会是一件很尴尬的事情。
很多时候，与会者都会就这类问题去询问秘书，因为秘书在整个会议的策划、组织、召开、结束的过程中往往扮演着穿针引线的重要角色。所以，与会者会让秘书先透露一些有关会议的消息，以便进行积极准备。
其实这并不是说会议的组织者和会议主席都喜欢对会议的目的保持缄默，守口如瓶。很多会议的组织者是很愿意就会议的目的问题回答与会者的提问。但是由于时间、精力等原因，这些工作往往需要借助秘书的力量来圆满地完成。
2．制定会议议程，安排活动程序，并准备相应的材料
秘书应该仔细制定会议议程，并对某项议题做认真准备。同时决定应该准备的资料，以及将什么样的资料带到会议上供查阅等等。
秘书应该注意有的与会者对会议议程可能采取的做法：把会议议程直接丢进文件堆里，直到开会前几分钟才看上几眼；浏览了一遍之后就不再看了：只对自己关心和感兴趣的议程加以注意，而对其他问题视而不见；只关心自己在会议上的发言、辩论等方面的表现；只了解会议议程是否与自己的工作日程表相冲突。
因此，秘书应该仔细地推敲会议议程，从中发现问题，然后再提出好的修改建议，使议程更加完善。而且，如果方便，秘书可以提醒与会者，在会议进行中适时适度地发表见解，不要占用过多的时间。
3．仔细研究与会者的资料。并针对性地做好准备工作
在准备出席会议前，除了要找出会议的目的、研究会议的议程外，秘书应该考虑到会议中可能出席的与会者的基本情况，这对更好地参加会议有较大的帮助。
一般来说，从会务处领来的材料或由会议组织者发送过来的资料中都有参加会议人员的名单。也可以向有关人员打听一下：“我自己想分发一些资料，请问明天的会议都有哪些人参加？”在正常情况下，都会得到想知道的答案。
在一些比较重要的会议上，如果能仔细留意一下参加会议的人员名单，就可以分析出很多有用信息来。要考虑为什么这些人会出席会议，他们会对会议的进程产生何种作用，而为什么另外一些自己认为比较重要的人，却未在出席名单中出现。例如‘‘经理没有让财务部门的人参加会议，这说明什么问题呢”等等。
4．要考虑时间和地点，布置会议场地，并安排专人负责
秘书需要对会议的时间和地点进行考虑。会议时间和地点可以提供给会议参与者有关会议情况的信息。
会议时间如果安排在最适合开会的时间段，那么就需要与会者认真准备，因为会议应该是需要深入而充分地讨论并做出决议。如果会议时间安排在午饭前的半个小时，那么就是向与会者传达这样一个信息：这次会议持续的时间很短，需要迅速做出决议。
会议地点对与会者也会传递一些信息：如果会议要在配有红木家具的会议室进行，那么女士们就需要精心打扮一下了，先生们的穿着也不能太随意；如果会议在一个普通的会议室里进行，就可以穿的随意一些，太庄重了反而显得不伦不类。
对于有些大的会议，需要在会前去实地察看一下，熟悉一下环境。
5．如果需要。安排礼仪小姐，负责接待、导游和解释相关的询问
日常接待工作实务
华夏贸易公司经销部经理近几天一直为订货越来越少、销售额下降发愁，现在正是销售淡季，很难拓展销售渠道。一天下午，经销部经理突然接到法国某访华公司的订单，而且是一笔数目不小的买卖，相当于公司大半年的销售额，他连忙拿了订单到总经理办公室。总经理一看就明白了，站在一旁的沈秘书更是露出了会心的微笑。这飞来的订单究竟与沈秘书有什么关系呢？按常理，与法国客人签订合同做生意，他销售部不可能不知道，真是百思不得其解。最后还是由总经理解开了这个谜。
一对法国夫妇来华旅游，在北京机场下了飞机后，还要转乘火车去南方某省。这对法国夫妇对于一切都很陌生，不知如何是好，于是就在机场乱拨了一个电话，竟然打到了我们贸易公司的总经理办公室，接电话的正好是沈秘书。沈秘书从电话中得知对方的身份和困难，对方请求帮助时，他马上请示了我，然后用英语回答对方：“请不要着急，我们是华夏贸易公司，愿意向二位提供帮助。”并立即派车到机场，把这对夫妇送去宾馆安顿下来，又陪他们游玩了几天，代购了去某省的车票，直到送上火车，热情话别。这一切，沈秘书都做得非常真诚、得体，给两位外国客人留下了深刻印象。我们收到的订单距他们回国正好1个月，看来这笔大买卖正是被接待的法国夫妇促成的，当然这也要归功于沈秘书的公关意识和接待艺术，为本公司塑造了良好的形象。
销售部经理恍然大悟，深有感触地说：“看来接待工作中也有公关。搞好接待，不仅可以广交朋友，树立公司形象，而且可以促进产品销售，为公司赢得经济效益。难怪有人说‘接待也是生产力’呢！”
一般来说，日常个别接待工作程序简单，而团体来访由于来宾人数多，规格比较高，所以要复杂得多。重要的团体接待，还常常需要多个部门的协作与配合，秘书、秘书部门则是其中的纽带和桥梁。为了使接待工作能够顺利进行，秘书在接到接待任务后，就必须进行周密的部署。
一、接待准备工作
接待工作是从接到来客通知后，开始进入准备工作阶段，准备工作是整个接待工作中的一个重要环节，也是做好接待工作的关键。准备工作做得好或坏，在很大程度上影响甚至决定着整个接待工作的质量和效果。一般说来，接待准备工作包括以下具体环节。
(一)制定接待计划
俗话说：“凡事预则立，不预则废。”一般来说，团体接待，尤其是接待重要团体的第一项工作就是制定接待计划。具体来说，接待计划大体应包括如下内容。
(1)接待规格。秘书必须能根据来访者的身份确定接待规格。接待规格实际上就是来宾所受到的礼遇，它体现出接待方对来宾的重视程度和欢迎程度。接待规格的高低，往往根据接待的目的、性质以及来宾的身份、地位、宾主双方的关系等实际因素来综合确定。接待规格主要取决于接待方的主陪人的身份，从主陪人的角度论，接待规格有三种。第一种是高规格接待。所谓高规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式。一般来说，对组织价值大的重要接待，可采用高规格接待，如企业对初次来访的重要客商，就多采用高规格接待。例如某一公司的副总经理接待一位重要的客户，而对方不过是一位部门经理。采取高规格接待的目的是要表示对对方的重视和礼遇。第二种是对等规格接待，所谓对等规格接待就是主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。第三种是低规格接待，所谓低规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，这种接待规格常见于基层，如上级领导来检查工作，只能是低规格接待。接待规格往往通过迎送、宴请、陪同、食宿等方面来体现。
接待规格是从陪同领导的角度而言的。接待规格过高，影响领导的正常工作；接待规格过低，影响上下左右的关系；对等接待是最常用的接待方式。作为秘书，确定接待规格时应慎重全面地考虑。
(2)接待规格的确定。秘书在了解了客人的身份和来访目的后确定由谁来出面接待最合适。但接待规格的最终决定权是在上司那里，秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应把我方主要陪同人员的姓名、身份等情况告知对方，征求对方意见，得到对方认可。
(3)日程安排。接待日程安排应该制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，比如安排迎接、拜会、宴请、会谈等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长。
(4)经费预算。接待方案中应该对接待经费的来源和支出做具体的说明。如接待经费列支包括以下项目。
①工作经费：租借会议室、打印资料等费用；
②住宿费；
③餐饮费；
④劳务费：讲课、演讲、加班等费用；
⑤交通费；
⑥参观、游览、娱乐费用；
⑦纪念品费；
⑧宣传、公关费用；
⑨其他费用。
有时候，客人的住宿费、交通费等由客人一方支付，就需要把所需要费用数目与日常安排表一起提前寄给对方。
(5)工作人员。根据接待规格和活动内容确定工作人员的构成和数量。在接待计划中，要确定各个接待环节的工作人员，实行专人或专项负责制。为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利进行，可制定并填写表格，印发各有关人员。此外，还要对有关人员进行礼仪、接待常识方面的培训，避免在接待过程中出现不必要的失误。
(6)其他事宜。如翻译服务、新闻报道、安全警卫、医疗卫生、导游、礼品赠送、代购车船机票等。
(二)环境准备
环境包括硬环境和软环境，准备工作也要从这两个方面入手。硬环境指接待室内的空气、光线、颜色及布置等外在客观条件。来宾到来之前，秘书要做好接待室的安排布置工作，创造一个清洁美观的接待环境，让来宾一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。此外，还要注意软环境即单位的工作气氛、人员的个人素养等社会环境的准备。要注意从各个方面彰显组织文化，展示员工良好的精神风貌和和谐的办公氛围，以给来宾留下深刻印象。
(三)资料准备
(1)来宾情况。为了使接待工作万无一失，秘书要事先掌握来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族(国籍)、宗教信仰；有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长等。对外宾可根据需要请对方提供国歌乐谱、国旗样板及制作说明等。有时还要准备好外宾国家的一些音乐和中国的一些经典乐曲，以便宴会和晚会时使用。
(2)其他材料。来宾到达后，要送上日程安排、企业的发展历史等基本材料。此外，还要准备礼仪宣传性材料、旅游参观点等，还有如对上级用的汇报介绍性材料，用于平级组织的专业技术性材料和合作成果性材料。如果来访团体中有外宾，还应有中外文对照版本。
二、正式接待工作
客人到达后，即进入正式接待工作状态，在按接待工作方案逐项落实的同时，还要根据情况的变化，随时采取应变措施。
1．迎接来宾
迎来送往是接待来宾的基本方式，要根据客人的重要程度和不同情况而有不同的迎接形式。一般的接待工作，领导人的身份应该和来宾的身份相当，并提前到达迎接地点。如果是远道而来的客人，秘书应提前到车站、机场或码头迎接，以示对来宾的欢迎。重要的访问，还可以举行一定的迎接仪式，如列队欢迎，献花等；如果是外宾，要注意对方国家对花的禁忌风俗。
2．会见、会谈的接待
会见、会谈也是接待工作中的重要环节。会见是指双方或多方代表见面会晤，就共同关心的问题交换意见。会谈指双方或多方就某些重大问题进行深入接触，交换意见。会见与会会见和会谈的区别，主要是通过三个方面体现出来。①对身份要求不同。会见中，各方代表的身份可以高低不同，但会谈时各方代表的身份除特殊情况外，一般都要求相当。②目的不同。会见的目的较会谈更为广泛，也不要求一定要达成书面协议，但会谈的目的则是要求通过深入接触，达成共识并最终形成书面协议。③约束力不同。会见达成的共识往往是口头性的，因而难以产生严格的约束力，但会谈达成的书面协议只要符合法规法律，就具有严格的约束力，并受到法律保护。
在主客双方进行会见、会谈时，秘书要注意以下问题。
1)座位安排
会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。座位通常排成扇形或半圆形。
双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧，或进门后的左侧。双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。
2)合影
如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人的右侧为上，主客双方按礼宾顺序排列合影，以主人右手为上，主客间隔排列。第一排人员既要考虑身份，也应考虑能否都摄入镜头。通常由主方人员分站两端。
3．宴请接待
客人到达后，主人都会安排宴请活动。确定正式宴请的具体时间，主要要遵从民俗惯例。而且主人不仅要从自己的客观能力出发，更要讲究主随客便，要优先考虑被邀请者，特别是主宾的实际情况，不要对这一点不闻不问。如果可能，应该先和主宾协商一下，力求两厢方便。至少，也要尽可能提供几种时间上的选择，以显示自己的诚意，并要对具体长度进行必要的控制。
另外，用餐地点的选择也非常重要。
首先要环境优雅，宴请不仅仅是为了“吃东西”，也要“吃文化”。如果用餐地点档次过低，环境不好，即使菜肴再有特色，也会使宴请大打折扣。在可能的情况下，一定要争取选择清静、优雅的地点用餐。
其次是卫生条件良好，在确定宴请的地点时，一定要看卫生状况怎么样。如果用餐地点太脏、太乱，不仅卫生问题让人担心，而且还会破坏用餐者的食欲。
再者还要充分考虑到，来宾的民族禁忌、口味禁忌等特殊情况，这都需要提前对来宾情况有充分的了解。
4．参观游览及娱乐活动
团体接待一般都会安排参观游览及娱乐活动。这既是接待工作的一项内容，也是联络感情的一个重要方法。在游览参观过程中，主客双方不但可以随时继续进行洽谈，而且可以进一步加深理解、沟通感情，为今后双方的愉快合作打下基础。
安排参观游览时，主方要结合实际情况，根据来宾来访的目的和要求，选择好参观游览点。主宾参观游览时，通常由秘书陪同，此时秘书又充当了导游的角色，秘书应在陪同中处处照顾，还要对参观路线、用餐等做好提前安排，并对参观景点作适当介绍，这就要求秘书人员应熟悉当地古迹、风光的特色，历史沿革及相关典故。在参观游览过程中，主方还可以酌情赠送有意义的、合适的纪念品，也可以选景摄影留念。
来宾逗留期间，主方可以安排适当的文娱活动，如观看文艺演出等。在安排活动时，既要从实际可能出发，又要尊重来宾的意愿。如果是涉外接待，主方在组织文艺演出时，要注意安排一些具有民族风格的节目，同时要注意避免因政治内容或宗教信仰、风俗习惯等问题而引起的一些不必要的误会或不快。
三、善后总结工作
将客人送别后，应善始善终地做好接待善后工作。
1．通知接站
为客人订购返程的车、船、机票，并送到客人手中，或为客人租用返程车辆。将客人所乘车(机、船)班次时间通知客人前往的单位，以便接站。如果客人路途较近，一定要提前通知，以防误事。安排送客的车辆，并由接待人员将客人送至车站、码头或机场。如属重要客人，安排领导人前往送行。
2．总结提高
要认真总结经验，对工作中出现的失误，要进行分析，找出原因，吸取教训，以利工作。对参与接待工作的有关单位表示感谢。
3．文件归档
把本次接待工作中形成的文件、材料收集齐全，整理归档，以便查阅。
简单归纳，可将接待工作程序总结为：①接受任务-②了解来宾——③制订计划！——④预定食宿——⑤迎接来宾——⑥商议日程——⑦组织活动——⑧陪同参观——⑨送别客人——⑩接待小结。当然，在每次接待过程中，实际情况总是千差万别的。因此，接待人员在接待工作中要根据不同情况，灵活掌握，合理安排。
信息的收集与管理实务
信息管理是秘书的一项经常性工作，要在辅助决策过程中及时为领导“提供准确的信息”。文件工作、调研工作、信访工作、档案工作等都可以说是秘书部门的信息工作，只是内容和形式具有各自的特点罢了。
信息管理并不是秘书的一项新职能，只是过去不用“信息”这个词，一般叫“情况”，书面的信息叫“材料”、“资料”，而且对信息工作的认识也不像现在这样深刻。
英国学者佐克杰博士认为：“从最广泛的意义上说，信息可按其创造能力来加强评论。高质量信息可使接受者认识环境，并随着环境的变化采取必要的对策。”这就是获取高价值信息的目的所在。信息工作的重要性决定了秘书必须投入很大的精力搞好这项工作，要克服那种在办公室里坐等信息的不良作风。
信息管理是一门学问，当然不能要求秘书人员必须掌握高深的信息科学理论，但是具有一定的信息理论知识，如信息收集、信息处理、信息输出和信息反馈的一些原则和方法是完全必要的。
信息管理工作包括收集、鉴别、贮存、处理、输出、反馈等各个环节。秘书信息管理工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。
某地区遭受夏季特大洪水的袭击。在本省及兄弟省的支援下，发给灾民衣物达178．94．万件，夏秋两季灾民的穿衣问题已解决。但由于捐赠的衣物中，过冬的棉衣棉被所占比例很小，地委办公室为此给省委办公厅发了一条救灾信息，请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。当时，仅知道棉被约占下发衣物总数的O．4％，棉衣、绒衣数量不详。为统计所缺棉衣被的数字，地委办公室信息科以已发放的178．94万件衣物为参数，按每100件(套)衣物应配发棉被lO床、棉衣20件的一般标准，主观地推测金地区灾民共缺棉被10万套，棉衣20万件。并且将这一数字用于信息的标题：“××地区灾民过冬尚缺棉衣棉被30万件(套)。”
信息发出后，省委领导非常重视，即批示有关部门将情况了解清楚后设法帮助解决。省民政厅接领导批示后，立刻部署该地区及其受灾各县的民政部门落实领导指示，采取措施逐乡、逐村地摸清今冬灾民穿盖情况，根据有无自救能力分类排队，逐户登记棉被2000床，绒衣4000件、绒裤2000件，棉衣1600件，拨款275万元，就可基本解决受灾群众过冬衣被的问题。
信息的收集是企业信息处理程序的首要环节，是做好行政信息工作的基础。
秘书每天的日常功课之一，就是通过各种途径，收集有助于或有影响的行政信息。比如：通过每天收到的文件、简报、资料、报表以及电话、电报收集各方面的信息；有计划地开展市场调查和市场预测，直接进行调查研究，获取高层次信息；参加各种业务会议、展销会、订货会、交易会、学术讨论会、信息交流会、技术鉴定会等，掌握有关的重要信息。总之，一个优秀的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手。
1．信息收集的原则
秘书人员收集信息应注意这样几项原则：
(1)真实性。这是最基本的原则。我们所获取的信息未必都是真实的，其中报可能混杂着某些不真实的成分，即伪信息。如果秘书人员将某些不真实的或不完全真实的信息提供给领导，势必会造成领导对情况的误判，从而导致决策和处理问题的失误。
(2)多样性。环境构成是复杂的，决定环境的因素很多，所以秘书人员收集信息不能只就某一个点和某一个面，而应该围绕本单位发展的需要，开拓视野，综观全局，以求获得尽可能全面的信息，否则也会造成领导对情况的误判。
(3)层次性。信息的层次性，表现在三个方面。一是一般信息与重要信息；二是上层信息与下层信息；三是表层信息与深层信息。
不同层次的信息，其作用是不同的。收集不同层次的信息，目的是能够准确、深入地把握环境的整体情况。
(4)时效性。任何信息都有时效性，只是不同的信息其时效有所不同，有的为长效，有的则为短效。时效的长短与价值没有必然的联系，有的信息时效期，虽短，但价值极高。如果不能及时地捕捉到这种信息和及时利用这种信息，往往会蒙受很大的损失，所谓“贻误战机”说的就是这个道理。
2．信息收集的方法
秘书尽管不是领导者，不是决策者，但是却需要站在领导者、决策者的高度去观察问题、分析问题。所以，秘书应努力学习领导所掌握的各种知识，努力像领导者、决策者那样高瞻远瞩。
秘书人员收集信息的方法有这样几种：
(1)采集。采集主要通过三种方式。
A．通过常规渠道采集。即通过行政渠道、业务渠道、团体渠道、网络渠道采集信息。
行政渠道常用行政手段由下而上层层采集。这样做，能在一定程度上保证信息的真实性。但中间环节多，较费时间。
其他渠道，多采用主辅式方法采集，即以一条渠道为主、其他渠道为辅的方式，这样可以相互补充、印证，比较准确可靠。
B．通过非常规渠道采集。即通过参观访问、实地调查、组织座谈会、讨论会、洽谈会、咨询会等方式进行采集。
利用实地调查法收集信息，常见于比较突出的事件或“老大难”问题的了解、处理上。这种方式收集信息费时短，获得的材料比较真实可靠。但要注意处理好中间环节，或事先打招呼，或事后通报调查结果。
组织座谈会采集信息是指有时不直接找当事人或单位，而是通过当事人或单位的“左邻右舍”，即第三方了解情况收集信息。这种方式多用于众说纷纭是非难定的人或事。使用时要注意谨防偏听偏信，以免收集到的信息失真。
C．“零次情报”采集。在人际交往中，常常可以获得关于未来的预测信息。在旅馆、餐厅、影剧院等公共场所，打破等级、专业、工种、年龄等限制而进行的广泛议论，被日本人称为“零次情报”。
国外许多调查表明，“零次情报”在各种信息中占有重要的地位，它往往是各种文献中难以找到的最新的信息，能给信息工作者或决策者以出乎意料的启迪。
(2)交换。即将自己拥有的信息资料与其他单位进行交换。
交换的信息资料一般是限制发行的或内部发行的印刷、声像材料。但是，国家有关文件规定禁止交换以防泄密的信息资料除外。
(3)索要。即通过电函或派人索取所需要的信息资料，包括订购各种报刊、杂志、书籍等等。
(4)复印。在征得对方同意的情况下，可用复制方法来收集信息。复制一般有三种方式，即复印、翻拍、翻印。
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