如何写规范性文书
规范性文书是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。条例、规定、办法就是其中具有代表性的部分，与其他类型的公务文件相比，它们具有如下特征：
公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提条件，具有极强的强制约束力；
公文所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人而非少数人的一般的普遍性问题；
公文生效程序更为严格和规范，特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格；
在效用方面一般均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则；
语言运用讲究高度准确、概括、简洁、通俗、规范。
章程的写作
章程是组织、社团经特定的程序制定的关于组织规程和办事规则的法规文书，是一种根本性的规章制度。
1．章程的分类
章程有党政团体章程和企事业单位章程之分。
党政团体章适用于组织、社团制定组织规程，如《中国共产党章秘；企事业单位章程适用于单位在行使业务职权时制定的规则，如《××有限公司章程》。
2．章程的特点
章程的主要特点是法规性、规范性和约束力。
一个政党和团体的章程，就是这个组织的“根本法”，该组织的所有成员都必须按照章程规定的条文规范自己的行为，其条文具有很强的约束力。
企事业单位的章程，其成员也必须受其制约，严格按照章程规定的业务经营性质、业务活动和基本工作职责去办理。
3．章程的写作
章程的基本格式由标题、通过时间及会议、正文几部分组成。
(1)标题。由章程制定者和文种类别组成。
(2)通过的时间、会议。在标题下，写上何时由什么会议通过，或何时由何机关批准，或何时公布，并用括号括上。
(3)正文。章程的正文与公文不同，一般都是开门见山和分章列款行文的。大体有两种写法：
A．总纲分章式，或总则、分则、附则式。总纲分章式一般用于政党和团体的章程；总则、分则和附则式，多用于企事业单位的章程。
B．条目式，比较简单的章程，即逐条写下去，不再分章、分则、分款。
5．章程的注意事项
第一，章法序列逻辑要严密，条款要完整和统一，文字表述要准确通俗。
第二，规定要简练扼要，切实可行，不要提过高的要求和目标。
第三，章程的语言多用词语的直接含义，不要用比喻、比拟、夸张和婉曲等修辞手法。
6．章程的范本
XXX教育基金会章程
(XXXX年xx月XX日通过)
一、教育为立国之本，xxX先生为振兴中华，资助教育事业，培育英才，决定捐赠港币1亿元，与国家教育委员会合作，成立xxx教育基金会，用于发展中国的教育事业。
二、要发展教育，首先要提高师资水平。师范教育(包括学前教育)的任务是培养师资。师资水平的高低，关系到幼儿教育、基础教育及高等教育的质量，民族的素质，十分重要。当前本基金会的工作重点是：奖励高等师范院校、教育学院、中等师范学校(包括幼师及教师进修学校)及师范性较强的综合性大专院校中有成就、有贡献的优秀教师，鼓励并促进优秀教师到师范院校任教。
三、基金的使用。利用1亿港元的基金收取利息，或通过经营进行投资、再投资，取得的收入，用于对教师的奖励。
四、基金会理事会。
1．理事会为本基金会的决策机构。理事会设理事长1人，副理事长2人，理事若干人。每年召开理事会会议一次。如有需要，经理事长或副理事长同意，可临时召开理事会会议。
2．理事会设秘书长1人，副秘书长1人，由理事兼任，负责处理基金会的日常工作。
3．理事会的职责为：
(1)决定基金会的工作方向及收入的使用，批准奖励办法，制定工作计划；
(2)批准基金会的奖励项目；
(3)管理基金会的财务。
五、本基金会在香港注册。
六、本基金会设立香港办事处和北京办事处。
香港办事处通讯处为：XXX。
北京办事处通讯处为：XXX。
香港办事处主要负责基金的经营和财务管理，与香港的单位、人士的联系，处理涉及香港的有关工作。北京办事处主要负责奖金的申请、评审、发放，项目的管理，与内地的单位、人士的联系，及处理涉及内地的有关工作。
条例的写作
条例是领导机关制定或批准规定某些事项或机关团体的组织、职权等带有规章性质的法规性文件。
1．条例的特点
制发机关的法定性。条例的制作、发布机关有一定的限制。
内容的法规性。条例涉及政治、经济、文化等各个领域的重要或比较重要的事项，具有强制力和约束力，要求有关人员必须遵照执行，不得违反。
2．条例的分类
根据管辖的权限不同，条例可以分为直接颁发性条例和批准颁发性条例。
根据内容的不同，条例可以分为事项性条例和规定机关、团体的组织、职权的条例。
3．条例的写作
条例由首部和正文两部分组成。
(1)首部。包括标题、制发时间和依据等项目。
A．标题。条例的标题一般有两种构成形式：一种是由事由和文种构成；另一种是由施行范围、事由和文种构成。
B．时间和依据。一般在标题之下用括号注明条例通过和签发的年月日与机关名称；有些重要的条例，在题注中还标明经过某种会议通过、批准时间。
(2)正文。由总则、分则和附则三部分组成。
A．总则。是关于制定条例的目的、意义、依据、指导思想、适用原则、范围等的说明性文字，表达简洁明了。
B．分则。即规范项目，这是条例的实质性规定内容，是要求具体执行的依据。
C．附则。是对分则的补充说明，其中包括用语的解释和解释权、修改权、公布实施的时间等项内容。
条例正文有两种表达形式：一种是条款式，全文按序列排列；另一种是章条式，多用于内容庞杂的条例。
规定的写作
规定是法律和规章文体的一种，是机关、社会团体、企事业单位制定的在一些重大问题上做出规范的要求，用以统一人们行动的文件；或者为贯彻规章而提出具体的执行意见和管理措施时使用的文体。
1．规定的使用范围
第一，文件规定的内容仅是某一方面或几方面的工作的一部分。
第二，为实施法律、行政法规或行政规章的内容而制定规定。通常由制定原文件的机关或法律、法规授权的机关制定。
2．规定的特点
(1)内容的局部性。规定有时为实施某一法律文件而制定，有时为加强管理而单独制定，内容侧重于政策和管理方面，划清政策界线，明确管理原则。
(2)表达比较概括。规定只对特定的工作做部分限定，内容范围较窄，但是原则性比较强，所以表达上既具体又概括。
(3)法律效力比较大。规定所涉及的工作或问题具有一定的约束力。
3．规定的写作
规定的格式由标题、题注和正文组成。
(1)标题。标题分为三种形式：第一种由适用范围组成，比如“公司人事管理规定”；第二种由事由组成，比如“关于公司的车辆存放规定”；第三种由公司名称事由组成，比如“xx集团关于鼓励职工报名参加体育活动的规定”。
(2)题注。在标题的下方写题注。
(3)正文。正文用的内容比较简单，可以采用序言加数码方式，就是序言后边用数字“一、二、三”开头……再列出规定的内容。
正文一般由总则、分则和附则三部分组成。
（第一部分），总则。总则常用“为了……根据……制定本规定”的句式，说明制定规定的目的、根据和适用范围等。
（第二部分），分则。分则对特定的工作或问题制定出明确的要求和规范。
（第三部分），附则，执行说明。附则说明制订具体办法的授权单位、施行时间和与原来有关法律的关系等。
正文的结构形式一般有两种：章条式和条项式。
A．在章条式中，第一章是总则，最后一章是附则，中间各章是分则，每章有若干条项。
B．条项式不分章，各条项相当于章条式各条，但项目略少。
一般来说，工作或问题比较复杂的采用章条式，内容较少的采用条项式。
4．规足的注意事项
第一，应该仔细考虑，先写原则性的重要要求，再写比较次要的规范以及具体的预防措施；规定事项应该具体、明确，前后一致。
第二，制定规定应要符合国家的有关政策，否则，规定就失去了约束力，甚至违犯了国家法律。
第三，制定规定应从公司的实际出发，量力而行。规定是一种主观行为，应该充分考虑客观条件，尊重公司的客观实际及发展规律，不要从主观愿望出发。
第四，规定应该定得具体，对要求应该规定得明确，便于贯彻执行，方便检查。
第五，在规定的实施中常出现无法预见的因素，用词应该留有余地，定期对规定进行修正和补充。
第六，行文应该用肯定的语气，用“可”、“应”、“不得”等词语表明应做什么，不得做什么，违反了规定应当承担什么责任，以显示规定的约束力。
第七，规定应写得层次分明，条理清晰。规定中的目标和任务应该分配得合理，语气应力求简洁准确。
办法的写作
办法是党政机关、企事业单位等对某一工作、活动制定具体处理方法用的法规文书。
1．办法的构成
办法的写法与规定大体一致。
(1)标题。标题一般由地区、事由和文种组成。
由于办法在实施、执行过程中，还可以进一步修改、完善，所以在标题中常用“暂行”加以限制。
(2)正文。正文内容包括目的、依据、适用范围、主管部门、具体处理方法、罚则、解释权、生效时间，与原来有关法律(决定)的关系等。
正文在结构上有章条式和条项式，但是多数采用条项式。
2．办法的注意事项
(1)内容详细，可操作性强。办法侧重于措施和做法，为明确办事途径和方法而制定。所以，办法要求内容必须详细具体，措施切实可行。
(2)原则性与灵活性相结合。办法有一定的适用范围，有普遍性，因此应有一定的共性原则性。但是，对个别特殊的情况也应作出具体的规定。
工作制度的写作
工作制度主要是指党政机关、企事业单位等要求有关人员遵守和执行的、用于对某项工作和某一方面的活动提出规范性要求的日常规范性公文。
制度的使用范围广泛，各方面的工作都可以有自己的制度规定，如办公制度、财务制度、文书工作制度、用电制度等等。
1．工作制度的作用
工作制度的作用主要用以保证工作程序的规范化、工作职责的制度化、工作质量的最优化。它具有约束性、规范性和程序性的特点，是工作中常用的一种管理手段。
2．工作制度的写作
工作制度的结构主要由标题和正文两部分组成。
(1)标题。一般写明什么制度，如《用电管理制度》、《交接班制度》、《警卫制度》等。
(2)正文。正文主要由缘由和制度组成。
A．缘由：这一部分主要说明制定该制度的目的、依据等，一般放在开头，或作为制度条款的第一条。
B．制度条款：这部分是具体的制度内容，分条列款，提出主要制度规定。
其内容从职能上说包含三项内容：
第一是工作标准，如工作的内容、质量、数量等；
第二是工作程序，即规定工作的方法、要求、顺序等；
第三是奖惩，即违反制度规定应如何处理，赏罚分明。
如何写指导性文书
指导性文书的特点是：公文内容对规定受文者的行为具有强制约束力，有关下级机关及有关个人必须认真遵行；公文所针对的问题带有一定的随机性，涉及特定的问题、特定的人，一般不具有普遍性；有效期一般不长；与规范性公文相比生效程序相对简约，除决定、决议等之外，只要发文机关的法定代表对公文的效用予以确认(如签发)，即为有效；在效用方面，一般“溯及既往”，即公文的效力所及不仅针对成文之后发生的有关事项和问题，而且包括成文之前发生的问题，受文者应根据公文要求纠正有关偏向，采取措施弥补不足。
命令(令)的写作
命令(令)是“依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定”时所使用的公文。
它是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的领导指挥性的下行公文。
1．命令(令)的特点
命令(令)与其他公文相比较，具有以下几个特点：
(1)内容重要。命令(令)所涉及的事项，有的是发布行政法规和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施，这些都是重要的内容。
(2)权威性强。根据《中华人民共和国宪渤的规定，只有中华人民共和国主席，国务院总理，国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。
(3)强制性大。命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意，不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。
2．命令(令)的分类
命令的主要种类有：发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令等。
3．命令(令)的写作
由于一般的单位不可以使用命令，因此命令的写作这里暂不介绍。
决定
决定适用于对重要事项和重大行动做出安排，是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项；重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。
当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项上都可用决定行文。
1．决定的类型
决定按其内容和作用大体可分为下面三类：
第，对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》。
第二，对某一一重大问题作出处理的决定。
第三，对设置机构、任免人员、召开会议，或表彰、处分等重要事项作出的决定。
2．决定的写作
决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
(1)标题。决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。标题下一行有一题注，标明通过或发布时间。
(2)正文。由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同，这里重点介绍一下对某项工作或重大行动作出安排的决定的正文写法。
A．这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。
B．正文通常由决定缘由和决定事项两部分构成。
决定缘由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。
决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。
3．决定的注意事项
(1)不能滥用决定行文。
(2)决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。千万不要把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。
(3)决定缘由要充分、准确、合理。
(4)决定的缘由是决定事项的依据、理由，要注意交待清楚，做到既简明扼要，又有理有据，令人信服。
(5)决定事项要具体、明确、清楚。
(6)决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定事项要求具体、明确，讲清应当如何贯彻执行。
(7)标题要完整。
(8)决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要能准确概括决定的主要内容。
(9)时间标注要准确。
(10)决定的时间标注要注意两个问题：一是成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准；二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用小括号括起来。
决议的写作
1．决议的分类
决议可分为通过重要文件的决议和重要事项、重要问题的决议两大类。
通过重要文件的决议是指会议通过某一件公文而作出的决议，比如人民代表大会讨论通过的各种工作报告的决议。这种决议内容重要，篇幅简短，既是重大决策，又具有知照性质。
重要事项的决议是议决某一事项的决议。议决的事项一般是事关全局的原则问题，内容比较单一。
2．通过重要文件的决议的写作
通过重要文件的决议由标题、会议通过的日期、正文三部分组成。这类决议一般作会议文件印发。
(1)标题。由会议名称、决议的主题与“决议”二字组成。会议名称要用全称；决议的主题包括副词“关于”、会议主题与会议通过的公文文种，比如“关于XX报告”。
(2)会议通过的日期。由会议名称、会议日期与“通过”二字组成，加圆括号居中标注在标题之下。
(3)正文。正文有下面两种写法：
A．对会议讨论通过的报告或其他文件不作评价，只客观地记录会议通过的情况和执行的起始时间，表明态度。
B．对会议讨论通过的工作报告中总结过去的工作或会议形成的文件，给予充分肯定，并作出恰当的评价，做到立论正确，观点鲜明；对报告中提出今后的工作任务或对会上形成的文件表明态度，予以肯定，要求认真贯彻执行；对下级干部或群众发出为实现工作报告或其他文件中确定的工作计划、任务和目标而努力奋斗的号召，以激励广大干部群众沿着工作报告或其他文件确定的目标努力工作，奋勇前进。
3．重要事项的决议的写作
(1)标题、会议通过的日期。重要事项的决议的标题、会议通过的日期的写法，与通过重要文件的决议的写法相同。
(2)正文。正文由开头部分、决议事项(主体部分)、执行要求组成。
A．开头部分，一般用简练的文字写出决议的事项及缘由，有的还要说明决议的依据与目的，然后以“特作如下决议”的承启领起决议的事项。
B．决议的事项，一般有两个方面的内容：一是阐明决议事项的地位与作用；二是对决议的事项一一阐述。决议的事项可分段写，也可以分条写，但要注意，无论哪种写法都要使决议事项虽分犹合，保持严密的逻辑联系，浑然一体。
C．执行要求，包括保障措施，对于如何加强领导、加强队伍建设、加强各部门之间的协调配合、确保投入等方面作出明确的规定。
D．正文写完，全文即结束。有的在保障措旋之后，对所辖范围的各级组织及干部群众发出号召、提出要求，以规范行为、激励斗志，给人们以信心和力量。
批示的写作
批示是一种答复性文书，经常用于领导转发或批转下属送来的对全局有重要意义的报告、总结或者下发的请示。
批示具有指示性，可以连同批件发给来文的下属。如果具有普遍的指导意义，一般把批示的附件印发给下属，这就形成了批转性的文件。
在下级呈报的报告、计划等上面加上批示的评语后，一般可以登简报或者工作通报，这种批示就是人们常见的“按”、“编者按”、“××批示”等。还可把批示转化成批转性的通知，与下属来文的通知一同下发；或直接将批示复印下发。
1．批示与批复及指示的不同
批示与批复都属于领导针对下属的来文作出的批语，它们有着很多不同之处：针对下属报上来的请示作出的批语叫批复，是应下属来文的要求而作出的；批示是报告、计划和总结等，它是领导自己主动作出的，主动性很强。批示与指示尽管都是领导主动作出的，但它们之间也有区别：指示是对某方面的项目方案、措施所做出的全面性的要求；批示只对一些具体的问题做出评语。
2．批示的写作
批示由标题、正文两部分组成。
(1)标题。有几个写法：
用批示单位“按”的形式为标题，比如“李总经理按”、“王董事长批语”等；用批转文件的形式为标题，比如“××(领导)批转××(下级)关于××的报告的通知”；直接用批示为标题，即“××(公司的名称)关于××x×(被批示文件的标题)的批示”。
(2)正文。
A．表明态度。就是领导对下属的来文对推动一项具体的工作、解决某一难题、防止某一灾害事故等是否有价值，在批示的开头先表明态度，比如写“同意”、“此件不好”、“还可以”、“此文给我提出了值得考虑的事项”等。
B．强调事项。表明了态度以后，应对下属的来文中所列出的经验、提出的问题等强调一下，进一步指出来文的必要性和重要性，还可补充自己的看法或者建议，以引起下属的关注。
C．提出要求。有些批示结尾十分简单，比如“请按此办理”、“望执行”、“望贯彻”等；有的批示对贯彻执行的要求写得非常详细，很有内容。
如何写报请性文书
报请性文书包括请示、报告等文种。请示是用于向上级部门请求批示、批准的公文。报告是用于向上级部门汇报工作、反映情况、答复上级部门的询问等。
请示的写作
小王是应届的硕士研究生，今年毕业后分配到一家研究院下属的第三研究所工作，这个研究院下属五个研究所和两个部。正巧，所里办公室助理缺编，由于他本科学的是行政管理专业的，所以领导就让他担任这个职务。他本来以为学过这方面的知识，做事情应该能够得心应手，谁知他上任后做的第一件事就让他困惑了。
事情是这样的：主管技术的刘副所长让他给科技部起草一份公文，申请采购一套试验设备。小王心想这写文件可难不倒他，在大学学习时，上应用文写作课，他可是学得很认真，下了不少工夫的。
小王回到办公室，静下心来仔细琢磨刘副所长交代的任务，分析行文的目的。最后，根据刘副所长话里的意图，他认为这次行文的文种应该确定为公函。因为根据行文规则，公函属于平行文，是平行机关和不相隶属机关之间请求和批准时使用的公文。他们所与科技部两者之间就是平行关系，所以即使是请他们批准采购，那也应该用平行文公函这个文种来行文。
确定好文种后，王助理根据所学知识，很快就写好一篇格式规范、内容充实、文字顺畅的公文，兴冲冲拿着写好的公文给刘副所长审阅。谁知刘副所长拿过公文一看，马上说：“不行，文种写错了，应该是请示，怎么能用公函呢？”小王说：“不会错，根据《国家公文处理办法》的规定，就应该用公函行文，我在学校就是这么学的。”刘副所长一听很不高兴。批评小王说：“小王，你太不谦虚了，我在所里这么多年了，给科技部的类似内容的公文都是用请示的。我们和科技部是平级单位，可在业务上归其领导，你不能把课本的知识死搬硬套，太教条了，赶紧拿回去重写。”
在回自己办公室的路上，小王困惑了，到底谁错了？
请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，其应用范围也比较广泛。
1．请示的种类
根据内容、性质的不同，请示分为三种：请求指示性请示；请求批准性请示；请示批转性请示。
2．请示的原则
(1)应当一文一事。一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送其下级机关。
(2)除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”。
(3)请示的写作要注意：一方面为了避免工作的失误，必须经常向上级机关请示，但是另一方面又要防止事无巨细，什么都向上级机关请示。这里的原则是对上级的方针、政策不了解的问题，对工作中不能解决的问题才向上级机关请示。
3．请示的写作
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法的要求如下：
(1)首部。首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。
A．标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成，如《××市人民政府关于××××××的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
B．主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
(2)正文。正文的结构一般由开头、主体和结语部分组成。
A．开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因要讲得客观、具体，理由要讲得合理、充分。
B．主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写得具体、明确，条理清楚，要注意明确集中、切实可行。既要考虑本部门、本单位的实际需要，又要顾及全局利益。只顾一头，不顾另一头，就难以达到请示的目的。
C．结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。
(3)落款。落款一般包括署名和成文时间两个内容。如果标题写明发文机关的，这里不可再署名，但需加盖单位公章，注明成文时间。
4．请示应注意的问题
请示的写作首先要和报告相区别。在这个前提下，一要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况、提问题；二要理由充分，请示事项要明确、具体；三要语气平实、恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。
工作总结的写作
工作总结是对过去一段时间内的工作情况进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性认识的一种事务性文书。工作总结也是秘书人员经常使用的非正式公文之一，实际工作中的小结、体会等都属于总结的范畴。
1．工作总结的写作
工作总结可繁可简，完整的工作总结应该包括如下内容：
(1)引言部分。这部分通常用于介绍组织和活动的基本情况，比如组织结构有什么变化、主要开展了哪些工作等。这一部分内容要简要。
(2)成绩和经验。这是总结的主体部分之一，也是一篇总结的核心。成绩是工作中所取得的物质成果和精神成果；经验是指取得这些成果的原因和方法等。这一部分通常采用分列式逐条论述的方法。
(3)问题和教训。问题是指工作中的缺点和失误，教训是反面的经验。要用一分为二的观点，总结出工作中遇到的问题，采取了哪些有力措施加以解决，目前还有哪些遗留问题，它们给工作带来了哪些影响和损失。能够发现问题并接受教训，总结才有意义。
(4)下一步的工作设想和安排。在总结经验教训的基础上，针对工作中存在的问题，提出今后的努力方向和有效的改进措施；或者按照工作的发展趋势，提出新的工作目标；或者提出下一步改进工作的设想、意见和安排等，以表明决心。这一部分要和开头相照应，行文要简洁、自然。
2．工作总结的范文
年度工作总结
一年以来，我在办公室各位主任的领导与支持下，在各位同志的密切配合下，爱岗敬业，恪尽职守，作风务实，思想坚定，较好地完成了自己的本职工作和领导交办的其他工作。现简要回顾总结如下：
一是素质进一步提高。
为了适应新形势下政府工作需要，一年来，我始终把学习放在重要位置，努力在提高自身综合素质上下功夫。重点学习了邓小平理论、“三个代表”重要思想和十六届三中全会决定等篇章，有效地提高了理论水平和思想政治素质，进一步增强了党性，提高了自己政治洞察力，牢固树立了全心全意为人民服务的宗旨和正确的世界观、人生观、价值观。
二是当好参谋助手。
按照办公室分工，我主要职责是负责副市长xx同志的秘书工作，组织起草有关领导讲话和综合性文字材料，承办有关会务，搞好相关服务。为做好工作，我经常随领导下基层搞调查研究，密切联系实际，注意收集有关资料，积极为领导实施正确决策提供准确可靠依据，当好参谋助手。xxxx年，我协助领导圆满完成了年初市委、市政府下达的各项工作目标，使我市的城镇建设、土地管理、文化旅游、广播电视以及邮政、电信等各项事业都取得了较大进展，有力促进我市经济持续健康发展。
三是为民务实高效。
按照办公室制订的《机关效能建设十项制度》，我积极转变工作作风，增强公仆意识，为民务实高效。我以全心全意为人民服务为宗旨，把群众满意、领导满意作为工作的出发点和落脚点，将来访群众和办事人员换位思考，将心比心，积极热情为基层和群众办事，恪守为民之志，以实际行动践行“三个代表”，切实为领导分忧，为百姓解难，充分发挥桥梁纽带作用。我能够做到工作踏实，任劳任怨，务实高效，坚持网上签到，每天记工作日志，自我激励，自我鞭策，时时处处以党员标准严格要求自己，自觉维护办公室形象。
一年来，虽然自己在工作上取得了一定成绩，但还存在着不足。一是工作当中主动向领导汇报请示的多，为领导出主意想办法的少。二是调研不够，有些情况了解得不够细、不够实、不够多，掌握材料不够充分，使工作被动。在新的一年里，我将扬长避短，发奋工作，克难攻坚，力求把工作做得更好。
调查报告的写作
调查报告是以书面的形式向有关组织或领导汇报调查情况的一种应用文体。
调查报告的内容一般是对某项工作、某个事件或某个问题，经过深入细致地调查研究后，对调查的材料加以系统地整理、分析，揭示出本质，寻找出规律，总结出经验或分清是非，最后写出的书面报告。
1．调查报告的特点
(1)写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上，用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。因此，充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。
(2)针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。
(3)逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物发展变化的原因，预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。
2．调查报告的种类
(1)情况调查报告。情况调查报告是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告是为了弄清情况，供决策者使用。
(2)典型经验调查报告。典型经验调查报告是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。
(3)问题调查报告。问题调查报告是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。
3．调查报告的写作
调查报告一般由标题、署名、前言、正文和结尾五部分组成。
(1)标题。标题可以有两种写法：
A．一种是规范化的标题格式，即发文主题加文种，基本格式为“XX关于XX的调查报告”、“关于XX的调查报告”、“XX调查”等。调查报告的文种还常常以“……调查附记”、“……调查札记”、“……的考察”等形式出现。
B．另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题三种结合使用。
陈述式，如《XX大学硕士毕业生就业情况调查》；提问式，如(为什么大学毕业生择业倾向沿海发达地区》；正副标题结合式中正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于发文主题加文种的规范格式，如《高校发展重在学科建设——XX大学学科建设实践思考》等。
作为公文，最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。
(2)署名。标题下面署名，写出调查单位或个人姓名、所在工作单位。
(3)前言。前言的作用是概括介绍有关情况，为下文展开作好铺垫。所以，调查报告的前言要简明扼要，为下文做好铺垫。
前言有这样几种方式：
A．交代调查的组织情况，如调查目的、调查对象、单位、时间、地点，有时还包括调查方法、过程及结果。
B．概要说明调查对象的基本情况，如调查对象的工作内容、基础、工作现状等，让读者对文中所涉及的工作基本情况有一个初步了解，便于在此基础上展开分析。
C．起一个提起“话头”的作用，有的用叙述式、有的用疑问式，下文就前言提起的“话头”展开叙述。
(4)正文。正文是调查报告的主体：一要全面具体地反映调查到的情况；二要对有关情况做出分析。
情况调查报告的正文主要对调查对象的情况进行较为全面而详尽的反映，介绍情况时应抓住要害和特点，要特别注意反映那些变化了的、新鲜的、独特的新动向。
典型经验调查报告的正文主要包括下面这些内容：一用成绩说话，即要在工作的项目、规模、效益等方面用统计材料说明工作所取得的成绩，达到令人信服的目的；二是介绍取得成功的经验、做法，即选准工作取得成效的根本经验，从方法、过程、措施、步骤等方面进行陈述，并用工作的实绩加以具体的说明介绍；三是分析优越性，即总结先进工作所带来的各种效益和成功经验的先进性所在。
问题调查报告的正文主要包括下面这些内容：一是存在的问题，即要用数字和具体事实说明问题的严重程度，所造成的后果，以及损失的程度，以准确把握问题的性质。二是分析问题产生的原因。这是反映问题的关键环节。因此，原因分析要抓准，就问题找原因，分清主客观原因，辨别人为因素与外在因素，便于采取相应的改进措施使问题尽快得到纠正和解决。三是提出改进建议，即针对问题、针对调查对象的实际情况，提出具体可行的改进建议或措施，建议应针对性强，切实可行，对调查对象有参考利用的价值。
一般来说，常见的正文结构模式有：
A．横式结构。先是介绍情况，再是分析形成这种情况的原因，最后是提出今后改进工作的建议。这种结构使用最为普通。
B．纵式结构。根据工作过程和进展，由先到后，步步演进，但调查报告很少陈述工作的每一过程，所以这种结构使用很少。
C．并列结构。将调查对象或内容不分主次先后，一介绍。
D．对比结构。调查的往往是两个单位或两种情况，通过各方面情况的对比，比出优劣，找出差距。
(5)结尾。结尾的主要功能是归纳前文，补充完善。
一般来说，典型经验调查报告往往在结尾指出不足或有待改进提高之处；青况和问题调查报告则在结尾提出建议。
当然，不论采用何种形式，结尾要确有必要，对全文是不可缺少的补充或完善。
4．调查报告注意事项
(1)用事实说话。调查报告的功能就是用调查得来的情况反映工作实际。因此，用事实说话是最基本的原则。
一般来说，调查报告中经常使用的材料有这样几种：
A．综合材料和典型材料。综合材料是对基本情况或一般情况做概括说明或扼要交代，用于说明事物的广度，即范围、规模、效益等。典型材料一般对重点情况和内容做较为具体的描述和举例说明，往往具有广泛的代表性的典型意义。
B．统计材料。统计材料是用数字反映工作中的具体情况，往往是调查报告中最有说服力、最引人注意的内容。数字有绝对数(总量)和相对数(百分比)。
绝对数用于反映规模、绝对水平和范围；相对数用以说明构成比例、发展水平和比差异。
C．对比材料。对比材料可鲜明地显示事物之间的差异。对比的方法有现状与历史的对比、先进与落后的对比、相同内容的对比和不同内容的对比。
(2)采用叙议结合的表达方式。调查报告以叙述情况、反映事实为主要内容，但是必须对事实情况做必要的分析，以达到透过现象看本质的目的。因此，叙议结合是主要的表达方法。
(3)善于运用图表。调查报告应当多使用图表说明、数据说明、表格说明。这些方法有利于内容的表达。
如何写告启性文书
告启性文书用于转达要求各有关方面周知(只需要知晓而不要求直接执行)的事项。这种通知的发送对象广泛，级别方面的限制也不严格，对下级、对平级，甚至对一部分上级均可发送。
告启性文书的正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容(性质、状态)。为简化正文，有时以附件(如任免名单、公章印模、组织章程等)对事项的内容作细致交代。
告启性文书所涉及的事项主要是：成立或撤销机构或组织；启用或废止公章；变更一些组织或刊物的名称：任免干部；出版发行刊物等。
通告的写作
通告是在一定的范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告是属于周知性的文种之一，现实生活中或工作中已经出现或者可能出现某个问题，或者是有什么工作或其他事项需要外界的配合的情况下，
可以使用通告。
1．通告与布告和公告的区别
通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们各有其特点。
通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告内容广泛、涉及面较广，公告则为重大事项的发布。
通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位之间也可使用。
通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴；布告以张贴为主；公告多广播、登报。
通告的形式结构与布告大体相同，但是语气比较平缓，有时带有要求协助或办理的恳切语气。
2．通告的分类
通告从内容上分：一类为全国范围内的重大法规性通告，如《中华人民共和国公安部通告》；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。
从通告的效用上又可分为制约性通告和周知性通告。前者属于在一定范围内，为保证某一项工作的开展与某项活动的进行，而发布的规定性措施。
3．通告的写作
通告的主要格式是：
(1)标题。通告的标题有三种形式：
A．发文机关+事由+文种：
B．发文机关+文种，如《××市电信局通告》；
C．只标明文种名称，落款写明发文机关全称，加盖印章。
(2)正文。包括开头、中间和结尾三部分：
A．开头说明发布通告的原因、目的。
B．中间写通告的具体事项。通告事项涉及到某些要求、措施，内容较多，通常是分条列项予以说明。
C．结尾，写执行要求。
4．通告的范文
中华人民共和国公安部通告
为确保国际民航班机的运输安全，决定从XXXX年XX月XX日起，在中华人民共和国境内各民用机场，对乘坐国际班机中的中、外籍旅客及其携带的行李物品，实行安全技术检查。
一、严禁将武器、凶器、弹药和易爆、易燃、剧毒、放射性物品以及其他危害飞行安全的危险品带上飞机或夹在行李、货物中托运。
二、除经特别准许者外，所有旅客及其行李物品，一律进行安全检查，必要时可进行人身检查。拒绝检查者，不准登机，损失自负。
三、检查中发现旅客携带上述危险物品者，由机场安全检查部门进行处理；对有劫持飞机和其他危害飞行安全嫌疑者，交公安机关审查处理。
特此通告
声明的写作
声明是就有关事项或问题向社会表明自己立场、态度的应用文体。政党和国家的领导机关及其领导人、机关单位、社会团体、企事业单位、其他组织或公民个人均可发表声明。
声明可以在报刊登载，也可以通过广播电台播发，还可以进行张贴。
1．声明的种类
一般来说，声明通常有两类：一类是当自己的某种合法权益受到侵害，为维护自己的合法权益、引起公众关注，并要求侵权方停止侵害行为的声明；另一类是在自己遗失了支票、证件等重要凭据或证明文件时，为防止他人冒领冒用而发表的声明。
2．声明的作用
声明的作用有三：表明立场、观点和态度；警告和警示：保护自己合法的权益。
3．声明的写作
声明由标题、正文和尾部三部分组成。
(1)标题。一般只写“声明”二字；另一种由事由和文种构成，如《遗失声明》等；还有一种采用发文机关名称、授权事由、文种三项结构形式，如《××××有限责任公司授权法律顾问××律师声明》。
(2)正文。正文主要简明扼要地写明发表声明的原因，表明对有关事件的立场、态度。
(3)尾部。主要包括署名、时间和附项三项内容，如声明单位署名、年月日等。
有的声明正文内容中还带有希望公众检举揭发侵权者的意思，这种声明还应在署名项目的右下方附注自己单位的地址、电话、传真号码以及邮政编码，以便联系。
4．声明的范本
遗失声明
本单位因工作人员不慎，将××银行××××分理处40000208号现金支票遗失，声明作废。
××××(单位)
××××年×月×日
如何写会议性文书
会议性文书是单位开展工作、形成公文的原始依据，是一一种重要的事物文书。许多单位对重要或是一般性的会议均有记录的意识和行为，但是由于会议记录制度不明确，规范性不强，使得这类文书样式各异。
讲话稿的写作
讲话稿也称发言稿，是在某种特殊场合要讲话前所拟定的书面稿子。讲话稿可以有效地围绕议题把话讲好，不至于走题或讲错话。
讲话稿使用范围非常广泛，各种大小会议、广播录音、电视录像场合都可以使用到讲话稿。
1．讲话稿的种类
讲话稿有详稿、略稿和腹稿之分：
(1)详稿准备较充分，只需要拿到会议上念就行了；
(2)略稿是个提纲、要点，在发言时要再作发挥；
(3)腹稿，仅仅在头脑里酝酿一下，考虑个大概，到时即席发言，然后根据别人的记录整理成书面的东西。
2．领导讲话稿的特点
讲话稿一般应由讲话人自己写。只有在特殊情况下，可经过授意由别人代写，或由秘书等代劳。领导讲话稿的特点有：
(1)权威性。领导讲话的目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，并对分管的工作提出指导性意见。因此，领导讲话具有一定的权威性和有效性。
(2)思想性。讲话就是要用自己的语言去思考、去总结，通过自己的思考和翌解去分析问题，去说服人。领导的讲稿更应该体现出思想性，启发他人去思考问题。
(3)鼓动性。领导要通过讲话起到激励、鼓舞的作用。因此，讲话稿要针对形势、问题或某种思想动态展开富有启发性的演说。
3．领导讲话稿的结构
(1)“三段论”结构。第一部分是情况、工作；第二部分是问题、原因；第三部分是措施、建议。
(2)“独联体”结构。领导讲话稿的每一部分都独立成篇，各个部分可连接起来成文。这种结构的讲话稿有以下两个好处：
第一，领导讲话稿的长短可以考虑讲话的时间要求。
第二，领导可以根据讲话的重点，合理安排结构。
4。领导讲话稿的起草
起草领导讲话稿一般要经过明确起草目的即审题，搜集、整理资料，确定主题和设计提纲，写作、修改、成文等过程。
(1)确定提纲。提纲的确定有以下三点需要做好：
第一，要事先征求领导本人的意见，拟出提纲后交给领导本人审定。
第二，提纲最好是比较详细的纲目式的。
第三，拟定提纲要尽量有新意。
(2)起草讲话稿。起草领导讲话稿要注意以下几点：
A．要注意提炼观点；
B．要高度概括内容；
C．要特别强调逻辑性；
D．要准确拟定标题。
(3)修改。在领导审定前、领导提出修改意见之后、正式印刷之前及形成正式文件之前需要对领导讲话稿进行修改。
领导讲话稿修改的重点有：
A。主题思想方面：领导讲话稿的主题和提出的观念、观点、思路、目标、口号以及引申等，是否符合领导意图？是否符合客观形势和工作实际的要求？
是否非常重要而又非讲不可？
B．政策措施方面：包括方案、意见、政策、措施等方面，是否符合国家的法律、法规？是否符合党和政府的方针、政策及有关规定？是否符合本地实际？
是否具有较大的适用性和可操作性？
C．文字表达方面：包括结构、层次、标题、语言、材料、引文、典型事例等方面，是否符合事实？符合逻辑？符合语法？
D．文面要求方面：体式、款式、字体、字号、书写、序号、时间、页码、者名等是否规范？
5．领导讲话稿的语言风格
(1)权威与平易并存。领导讲话无疑要具有权威性，但是如果一个领导者在讲话中，处处炫耀自己的身份、地位，居高临下发号施令，就会拉远与听众的距离，阻碍双方情感上的交流，就得不到思想上的共鸣。因此，领导讲话稿不仅要言之成理，还要善于把“理”说白说透，尽量使用平易近人的语言。
(2)庄重与幽默并存。领导讲话要庄重，要认真、准确地传达上级的指示精神，阐明自己的思想。但是，过于沉重的语言风格往往会使讲稿枯燥无味，无法打动听众。如果在讲话中适当增强语言的幽默性，不但会提高语言的艺术魅力，而且也会为领导者的风度增添异彩。
(3)深入与浅出并存。领导讲话，总是要通过阐明一定的道理“以理服人”，可以说是讲话所必须遵循的一条原则，但是说理并不代表通篇使用晦涩难懂的语言。只有将理论性与通俗性结合起来，才能使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，从而达到讲话预期的效果。
6．领导讲话稿的注意事项
(1)避免雷同。领导参加会议应邀讲话，常常会遇到多位领导人讲同一个问题，作为秘书要充分考虑到这一点，尽量使领导的讲话既全面又独特。
(2)树立独特的风格。给领导起草讲话稿，最好根据领导的办事风格确立讲话稿的风格。
开幕词的写作
开幕词是非常重要的大中型会议开幕的时候，主要领导使用的会务文书。一些小型会议的“开幕词”又称“开场白”，由会议主持人或者领导在会议开始前说出。
1．开幕词的作用
提示性和指导性的重要作用。开幕词对会议的性质、背景、作用、议程、主要任务和会议希望达到的目的等用概括性的语言说出，它是会议的前奏，为会议的顺利进行打下基础。
开幕词具有宣传、提醒和指导作用。在开幕词中要正式宣布会议开始，营造会议严肃的气氛。开幕词对会议需要探讨的一些问题进行了概括性的提示，为与会者了解会议讨论的议题，为参与议题的讨论做心理准备。
2．开幕词的写作
开幕词字数很少，但涉及的内容很多，它的结构方式独特。开幕词由标题、时间、署名、称呼和正文组成。
(1)标题。开幕词的标题往往是以会议的名称加“开幕词”三个字组成，例如《××公司第十六届股东大会开幕词》。另一种是将致词人的姓名加进标题中，既能放在会议名称前面，还可放在会议名称后面，比如“xx在xx会议上的开幕词”或者“在xx会议上xx的开幕词”。有些开幕词另写主标题，会议的全称加开幕词是副标题，或者只写主标题，不写副标题。
(2)时间。时间应写在标题的下边，加上括号。时间是发言人在会议上说话的时间，不要任意改变。
(3)署名。署名就是致开幕词者的名字，写在开幕时间的下边。
(4)称呼。称呼就是对与会者的称呼。对不同的听众应该使用不同的称呼。
听众多，称呼应该笼统；听众少，称呼应该相对具体。就是说，职工代表会议的称呼应该用“同事们”，董事会议应用“董事们”，各级经理应用“经理们”。
如果有嘉宾参加会议，应在称呼中加上“女士们、先生们”等。称呼在署名的下一行顶格写，后面加冒号。
(5)正文。开幕词的正文由开头、主体和结尾组成。
A．开头要写宣布会议开始或者对与会者表示欢迎的语句。有时可以简单地交待会议的筹备情况，或者介绍与会者的情况，或者介绍来宾的情况。
B．主体应该说清会议的背景，帮助与会者理解会议的意义。交待会议的主要议题，使与会者心中有数，使会议顺利进行。还应简单地介绍会议的指导思想，提出会议的任务，使与会者在讨论议题时有所认识。
C．结尾应用带有鼓动性的语句对与会者提出要求，调动与会者的积极性。
结尾一般用“预祝大会取得成功”作为结束语，从而表达对会议的良好祝愿。
语气应该振奋人心。
3．开幕词的注意事项
将举行会议的目的、任务说清楚。若说得不清楚，就没有起到开幕词的作用。
开幕词应该写得简洁、一目了然。开幕词只是提示性地介绍大会的有关事项，达到提示的目的就行了，不能长篇大论。
语言应该明快热情，多写口语，多写简短、有力的句子，这样讲起来才能流畅，才能表达热烈的感情，与会者听起来才会觉得亲切，振奋人心。
闭幕词的写作
闭幕词是重大的大中型会议结束时，主要领导向会议做的总结性文书。闭幕词是整个会议的结束语，与开幕词相对应。
1．闭幕词的作用
闭幕词是对会议的进程、步骤和取得会议成果的概括，对与会者的期望与鼓励。
闭幕词对会议进行宣传、评估、总结。闭幕词中首先要表明会议胜利结束，接着应对会议做出评价、总结会议的成果使与会者对会议有更深入的了解，有利于贯彻会议的主要内容。
2．闭幕词的写作
闭幕词由标题、时间、署名、称呼和正文组成。
(1)标题。标题的写法与“开幕词”相同，比如《公司第x次员工代表大会的闭幕词》。
(2)时间。所写时间是主持人说结尾语的时间，即会议的闭幕时间。
(3)署名与称呼。署名和称呼的写法与开幕词相同。
(4)正文。正文是由开头、主体和结尾组成。
A．开头要简单地指出会议完成了预定的任务。
B．主体是总结大会讨论、通过的重要议题，以及对它们的评估。评估会议的成果时，写出执行会议精神的要求。主体部分内容较多，写作的时候要突出会议的重点、一目了然，使会议的成果进一步深化。
如果会议的内容太多，应该多分层次、段落来写。
C．结尾用生动的语言表示祝愿，使与会者受到鼓舞，增强为了完成新任务而奋斗的信心。还应该对为会议胜利闭幕而辛苦工作的全体会务人员表达真挚的谢意。最后，用一句话宣布会议圆满结束。
3。闭幕词的注意事项
(1)写闭幕词应该全面地了解会议的情况，掌握会议的主要精神，写最主要的问题。
(2)应与会议中的日程、议题相对应，要写出会议的内容与气氛。
(3)写闭幕词的时候要篇幅短小精悍，语言简洁。
(4)写作时应该充满激情，语气激昂，振奋人心，鼓舞士气，使会议在热烈的气氛中胜利结束。
会议提案的写作
会议提案指的是有关部门在举行重大会议的时候，与会者以书面的形式向大会提出的，提交大会讨论的积极主张或者意见。
1．会议提案的作用
会议提案是体现民主的一种好形式，能够发挥与会者的积极性，调动与会者的凝聚力，具有建议性的特点。提案的内容十分广泛，凡是在与会者的权限内应当解决的问题，都能够列入会议提案。
2．会议提案的写作
会议提案通常由案由、提案人、理由和办法等部分构成。
(1)案由。案由部分相当于文章的标题，简洁地概括提案的主要内容，比如“关于……提案”，即“关于XX问题的提案”。若这个提案被会议接受了，那么由会议的有关负责人在该提案的前边加一个编号，常常写上“第x次会议第xx号提案”的字样。
案由的另一个写法就是把“案由”改为“提案”，后边加冒号，写上要求会议解决或者讨论什么问题。
(2)提案人。提案人又叫做提议人，在“案由”的下边写提案人的姓名。另外，提案人的姓名也可以写在提案的最后。若有人赞同这一提案，还可在提案人的名单后边添上姓名，作为附议人。若是以部门的名义提出的提案，应该把部门的全称写出来。
(3)理由。理由是提案的重要组成部分。若要写清提出建议或者意见的理由，往往是先举出事实，再说明性质，最后提出处理问题的必要性。写理由部分的时候应该诚恳，讲究分寸，实事求是，使与会者听着言之有物，认为有提出的必要性。
(4)办法。写办法时应该写清实现所提出的主张的措施。表述应该有层次，要分条或者分段写。要使与会者觉得，经过努力后，这些建议是能够实现的。
另外，应该在“提案人”的下面写清具体的日期。最后由会议提案审查委员会提出审查的意见。
3．会议提案的注意事项
秘书写会议提案时应注意：
(1)对公司的方针和政策应该了解。写提案以前，应该了解和熟悉相关的方针和政策，认真阅读文件，仔细研究，使提案有章可循。
(2)对于提案有关的情况应该了解。就是说，提案一般是针对不良倾向或者待办事项而提出的办法，为了让人相信，在提案中应该概括地写出与提案有关的情况，用来证实所提的主张的必要性。
(3)所提的提案要属于领导的权限之内。所提的提案如果超出了领导的职权范围，领导也没有办法实现。
(4)不通过领导就能够解决的难题，不应该列为提案。
(5)事实应该准确，要突出重点。提案中提出的问题要可信，不要为了求得解决问题而说谎。问题的重点一定要写出，不要与一般的问题混在一起写，要写得条理分明。
(6)写提案的时候，应与写请示一样，做到一事一案。若有两个问题应提出两件提案，再把提案转送会议负责人研究。
(7)要注意区别提案与一般文章的格式区别。提案的格式与一般文章不一样。为了醒目，应该把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”几个字顶格写在每个部分的前面，后边加冒号。
会议记录的写作
会议记录是当事人记录会议情况以供备查的一种文体。
1．会议记录的写作
一般会议记录包括两部分：一部分是会议的组织情况，另一部分是会议的内容。
2．会议的组织情况
要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。有些会议还要写清楚会议的起讫时间(年月日)。
3．会议的内容
内容上要求写明发言、决议、问题，这是会议记录的核心部分。
要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。必要时，还要记下表决情况(如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权)。
记录还要记下会议的有关动态，如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。
会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。
详细记录：要求尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。
摘要记录：只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。
会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字；如中途休会，要写明“休会”字样。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。
4．会议记录的范本
会议名称：会议时间：
会议地点：记录人：
出席与列席会议人员：
缺席人员：
会议主持人：审阅：签字：
主要议题：
发言记录：
散会
主持人签名：
记录人签名：
请柬的写作
请柬是用于婚嫁、庆贺、丧葬、普通应酬等场合的各种礼帖的总称。请柬的“柬”通“简”。简是战国至三国魏时期的书写材料，是削刮成的狭长竹片或木片，竹片称简，木片称札或牍，统称为简，亦是信札、名帖的通称。
1．请柬的种类
请柬种类很多，大致可分婚嫁请柬、庆贺请柬、丧葬请柬、普通应酬请柬四种。普通应酬请柬又分请帖、送礼帖、谢帖三种。下面讲的仅是请帖，又称请柬。
2．请柬的作用
请柬是邀请单位或个人参加某种活动所使用的文体。它具有通知和邀请双重的性质，但又与通知和邀请信有别。通知可以是口头的，也可以是书面的：
请柬则只用书面形式，哪怕被邀者近在咫尺，也须送至其手中(邮寄亦可)。邀请信虽有邀请之意，但既是信函，内容可复杂些，而请柬内容要单一；发出者也不尽相同，邀请信的发出者大多是单位或团体，请柬则比较灵活，有不少是个人发出的。
送请柬是公共关系活动中最为庄重、礼貌而又简便的交往方式，在沟通信息，联络感情方面起着不可低估的作用。请柬的用语如何、书写如何、纸质如何、装帧如何，直接反映一个单位、团体或个人的综合实力和精神风貌。
3．请柬的写作
请柬由标题、正文两部分组成。
(1)标题。标题多用“请柬”、“请帖”等字样，常用较大的字体写在正面，要醒目、居中。最好绘上与内容相应的图案、花纹，使其美观、大方。若有封套，第一行中间位置写“请柬”字样，第二行写被邀请人的姓名和称呼。
(2)正文。正文包括被邀请者、邀请事由、结束语、邀请者、日期五方面内容，写在请柬背面(如不分正、背面，则写在标题之下)。
A．邀请事由除写是什么活动外，还要写清楚活动的具体时间和详细地点。
B．邀请者的署名写在结束语右下方。如果是单位邀请的话，须在单位名称上加盖公章；如果是个人邀请的话，则写姓名便可。若是结婚请柬，在邀请者两人的姓名之后，宜写上“鞠躬”等字样。
C．请柬的书写，还可用直式，由右写到左。
4．请柬的注意事项
如果请柬用于非正式场合，秘书人员可以购买现成的空白请柬，加以简单填写即可使用。但是，如果请柬用于重要和庄重的场合，举办方最好还是制作专用的请柬，这样可以显示出举办方的诚意和对活动的重视。
5．请柬的范文
尊敬的女士、先生：
由中国国际贸易促进委员会、河北省人民政府、中国轻工业联合会、中国建筑材料工业协会主办．中国陶瓷工业协会、中国建筑卫生陶瓷协会和中国经济联络中心主办的第六届唐山中国陶瓷博览会于XXXX年x月xx曰至xx曰在唐山举行。
敬请光临
第六届唐山中国陶瓷博览会筹备委员会
XXXX年X月X日
贺信的书写
贺信是表示庆贺的书信的总称。贺信可以直接寄送给对方，也可通过宣传媒介播发。
1．贺信的种类
贺信的种类包括：
上级单位对下级单位或所属员工、群众发出的贺信，这种祝贺一般是对有关的节日或所取得的成绩表示祝贺，并提出希望和要求。
同级单位之间的贺信。这种贺信除了表示祝贺之外，还表示要向对方学习。
下级单位、员工给领导机关的贺信。这种贺信除表示祝贺之外，还表示下级单位或员工对完成某项任务的决心、行动。
对重要领导人、科学家、艺术家等名人寿辰的祝贺。
2．贺信的写作
贺信的格式为：
(1)标题。居中写“贺信”两个字。
(2)开头。顶格写被祝贺单位或个人称呼，称呼后加冒号。
(3)正文。另起一行空两格写贺信的内容。简要叙述对方取得成绩的社会背景，或重要会议召开的历史条件等；概述对方取得的成绩，并简要分析其取得成绩的有关因素；如果是祝贺重要会议的召开，应说明会议的内容及其重要性；如果是寿辰贺信，应精炼、概括地说明对方的贡献和品德；另外，还须写上热情的鼓励、殷切的希望和双方的共同理想。
(4)结尾。写上表示祝愿的话。
(5)署名。另起一行，在右下方写发信单位或个人姓名。署名下边写年月日。
3．贺信的注意事项
写作贺信的注意事项有：
(1)感情要饱满、充沛，给人以鼓舞的感受。
(2)内容要实事求是，评价要恰如其分，表示决心要切实可行，切忌言过其实，空喊口号。
(3)语言要精炼、明快、通俗流畅，不要堆砌华丽的词藻，篇幅要短小。
祝词的写作
祝词也称祝辞，是指在吉庆佳节、迎送宴会以及各种集会场合，主宾各方发表祝贺或答谢讲话的礼仪文书。
1．祝词的种类
祝词的结构形式有简约型和书面型两种。简约型多用一两句精粹的词语，把自己最美好的祝愿表示出来，有时也可以引用诗句或名言来表达自己的心意。
书面型全文由标题、称呼、正文和祝愿语等几部分构成。
祝词的形式有祝贺词和祝酒词两种。
(1)祝贺词。也叫贺词，是用于各种集会或聚会场合的讲话。从中央的外事活动到民间的团体聚会，从重大工程的剪彩到个体营业的开张，不管是身居要职的领导，还是普通百姓，都可以使用。
(2)祝酒词。在酒席宴会的开始，主人需要表示热烈的欢迎、亲切的问候、诚挚的感谢客人，而进行答谢并表示衷心的祝愿的应酬之辞。
2．祝词的写作
(1)标题。书面型标题可以直接写为“祝词”、“祝酒词”等，也可以由讲话者姓名、会议名称和文种构成，如“×××在××会上的祝酒词”、“×××在××宴会上的讲话”等。
(2)称呼。称呼一般用泛称，可以根据到会者的身份来定，如“各位女士、各位先生”、“朋友们”、“同事们”等等。为了表示热情、亲切、友好之意，前面可以加修饰语“亲爱的”、“尊敬的”、“尊贵的”等等。
(3)正文。正文包括以下几层意思：
一是表明自己的身份及代表谁讲话；
二是对与会者的问候；
三是表示欢迎、欢送或祝贺；
四是说明集会或聚会的原因；
五是对过去的概括评价；
六是对未来的希望；
最后是祝愿语，再次表示祝贺，结束全文。
4．祝贺词的范文
祝贺词
××百货商场：
正值我市被定为沿海开放城市之际，贵商场落成开业，这是我们商业界、也是全市人民生活中的一件喜事。借此向贵商场同仁致以热烈的祝贺！
商业部门是沟通产销渠道的桥梁，是联结千家万户的纽带。商场营业面积居全市各大商场之冠，加上人才济济，对促进生产发展、满足人民群众物质需求、繁荣我市经贸事业等方面，定会起到重要作用。
祝开业大吉，生意兴隆！
××市××商场全体职工
2007年9月30日
5．祝酒词的范文(如下)
祝酒词
尊敬的××总经理，
尊敬的XX实业公司代表团的先生们：
今天，我很荣幸地代表X×省××进出口公司为以张总经理为首的香港X×实业公司代表团接风。
各位来宾，随着中国内地经济的逐步好转和投资环境的日益改善，香港××实业公司在内地的投资活动也日趋活跃。仅今年第一、第二季度，与内地签订的投资额就达2亿美元。张总经理为香港和内地经贸关系的进一步拓展所作出的贡献，功不可没，令人景仰。
此次张总经理率团来我省考察，并准备签订《“十五”期间投资意向书》。我相信，在互利互惠原则指引下，在多年来亲密合作的基础上，以张总经理为首的代表团一定会不虚此行，满载而归的。
我很高兴今天能与老朋友张总经理在这里重叙友情，我还很高兴地结识了代表团的各位新朋友。此刻，窗外寒意袭人，而室内却春意盎然，这象征着我们内地与香港地区的经贸合作关系面临一个百花争艳的春天。
为此，我提议：
为张总经理的身体健康，
为代表团成员们的身体健康，
为我们互为最大贸易伙伴地位的进一步巩固，
为我们双方在更为广阔领域里的合作，
干杯！
如何写凭证性文书
凭证性文书，包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
介绍信的写作
公司或其他团体、机构用以向有关单位介绍前去联系的派遣人的情况与任务的专用信件，叫介绍信。介绍信具有介绍和证明的双重作用。
1．介绍信的种类
常见的介绍信有两种：
(1)书信式介绍信。书信式介绍信按照需要临时书写，纸张采用公司的公用信笺。
(2)带有存根的介绍信。这种介绍信已被印刷好，有虚线和盖章，分为两联，一联是存根，另一联填写后供本公司人员使用。
2．介绍信的写作
介绍信的基本格式为标题、称呼、正文和落款。
(1)标题。应该在首行印或者写上“介绍信”三个字。
(2)称呼。应在信件开始处，顶格写收文单位或者收文者的名称，或者把收文单位的全称写在信件的最后一行，在全称的上一行写“此致”字样。
(3)正文。空两格起写被介绍者的姓名和职务、前往接洽的事项以及向接洽单位提出的要求。
正文写完时，另起一行，空两格写“此致”，下一行顶格写“敬礼”。
(4)落款。另起一行，写发出介绍信的公司全称、加盖印章。署名下边应写上年月日。
3．介绍信的注意事项
(1)介绍信一定要在填写前经过领导的批准，否则不准写。
(2)应认真负责，写清派遣者的姓名和职务。一封介绍信只准写给一个单应，不准开“各有关部门”之类的介绍信。
(3)内容最重要，所联系办理的事情必须具体、清楚地填写，防止滥用介绍信。
(4)介绍信用毛笔或者钢笔书写，不准使用铅笔或者红色的墨水笔。书写工整，不准涂改；若有涂改，应另写。
证明信的写作
证明信是国家机关、社会团体、企事业单位为证明有关人员的身份、经历及其与某事件关系，用可靠的材料表明或断定人或事物的真实性，证实和说明人或事物具体表现或特性的专用文书。
1．证明信的种类
证明信可分为组织证明信和个人证明信，前者又可分为普通书写证明信和邛刷证明信。
2．证明信的格式
证明信有公文式、书信式、便条式三种格式。
3．证明信的写作
不论是哪种类型的证明信，其结构都大致相同，一般都由标题、称呼、正文、署名和日期构成。
(1)标题。在第一行居中位置常以“证明信”、“证明”或写明“关于XXX司志XX情况(或问题)的证明”。
(2)称呼。顶格写上需要证明的单位的名称，之后加冒号。
(3)正文。另起一行，空两格写明被证明事项的全部事实，语言要准确、简明扼要。写完所证明的问题以后，另起一行空两格，加“特此证明”四字作结束语，不写祝愿、勉励之类的话。
(4)署名、日期。在正文右下方署上证明单位(或个人)的名称(姓名)，并由证明单位或证明人盖公章或签名、盖私章，否则证明无效。
4．证明信的范本(如下)
证明
××市研究院：
你院××同志，于××年至××年在我校××系××班进修，学习四年，全部学业成绩合格，已予毕业。
特此证明
××大学××系(盖章)
×年×月×日
如何写生活性文书
生活性文书的特点决定了它的写作有以下几个要点。
第一，意思明确。明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了然看得懂，这是最起码的要求。
第二，文理通顺。
第三，观点正确。
第四，简明生动。生活性文书虽然也是公文，但描述及用语应尽可能简洁和生动，增加可读性或细腻感。否则，干巴巴的语言，会让人觉得乏味。
第五，层次分明，段落清楚，让人赏心悦目。
第六，格式规范。生活性文书也同样有其固定的格式规范要求，不能随心所欲，否则会让看的人糊涂，更有可能把意思搞错。
聘请书的写作
聘请书(又称聘书)是聘请人的文书。
为了适应我国经济建设的需要，单位或部门以招聘制度为人事制度的补充手段，聘书也就成为一个单位需要延请外单位的人才担任本单位某项职务或承担某项工作时所使用的一种特殊文书。
1．聘请书的作用
(1)可作为加强协作的纽带。当一个单位在承担了某项任务或开展某项工作对，若本单位缺乏一些必要的人才，需从外单位延请时，这就需要使用聘书。
聘书也就成了互通有无、调剂力量、加强协作、互相支援的重要手段，起到把需要方和援助方紧紧地联系起来的纽带作用。
(2)可增强应聘者的责任感和促进人才交流。出于需求方对应聘者的信任和尊重。聘书的授予会加强应聘者的工作责任感，更好地发挥他们的聪明才智，使他们得到一个充分施展才能的机会和天地。
2．聘请书的格式
(1)标题。在正中写上标题“聘书”或“聘请书”字样，被聘请者的姓名、称呼有的在开头写明，有的在正文中写明。
(2)正文。一般要交代聘请的原因和请去干什么事情，但也有的不交代聘请的原因，只说明聘请去干什么事情或担任什么工作。正文中还可写上对被聘者的希望。
(3)结语。一般要写上表示敬意和祝颂的话。
(4)署名。另起一行，在右下方写上聘请单位的名称，在署名下边写上年月日。
3．聘请书的注意事项
(1)对为什么聘请、聘请谁一定要交代清楚。特别是对聘请原因一定要有所交代，否则被聘请者就无法应聘或虽接受了聘书，也只能盲目应聘。
(2)因聘书是以单位名义发出的，所以一定要加盖公章后方能生效。
慰问信的书写
慰问信是以组织或个人的名义向对方表示慰问的书信。
慰问信可以直接寄给本人，也可以一式两份：本人和本人所在单位各一份。
与此同时，也可以通过新闻媒介播发。
1．慰问对象和范围
被慰问对象和范围包括：
(1)向做出贡献的集体或个人表示慰问，鼓励他们戒骄戒躁，继续前进；
(2)向由于某种原因而遇到重大损失或巨大困难的广大群众表示同情和安慰，鼓励他们战胜眼前困难，提高信心，加倍努力，迅速改变现状；
(3)重要节日慰问。
2．慰问信的写作
慰问信的格式结构有：
(1)标题。居中写“慰问信”三个字，或者写“×××致×××慰问信”，其中“慰问信”三个字也可写在第二行正中，字体要大一些。
(2)开头。顶格写被慰问的单位或个人的称呼。如果是写给个人，姓名之后应加相应的称呼，称呼后要加冒号。
(3)正文。另起一行，空两格写慰问的内容：
说明写慰问信的背景、原因。背景及有关形势要叙述具体，接着再写表示慰问的话语。
概括地叙述对方的先进思想、先进事迹，或者战胜困难、舍己为人、不怕牺牲的可贵品德和高尚风格，然后向对方表示慰问和学习。
(4)结尾。表示共同的愿望和决心，最后写祝颂语。
(5)署名。在慰问信的右下方署上单位名称或个人姓名，署名下方写年月日。
3．慰问信的注意事项
(1)要向对方表示出亲切、关怀的感情。
(2)使对方有情谊深厚、温暖如春的感受。
(3)在热情地赞颂对方的可贵精神的同时，提出希望，鼓励他们继续前进。
(4)语气要诚恳，感情流露真切自然，文字要朴实、精炼，篇幅要短小。
感谢信的写作
在日常生活中，公司或者个人之间需要互相帮助、互相支援，就会涌现出许多好人好事。受到援助的一方为了表达谢意，常常会采用感谢信的形式：对影响较大的事情或个人还可以登报或广播。
1．感谢信的写作
感谢信应当有标题、称谓、正文、致敬语、署名和日期。
(1)标题。在感谢信的第一行正中写“感谢信”三个字，字体要大…些。
(2)称谓。在第二行顶格写被感谢方的单位名称或者个人的称呼。在个人的姓后加“先生”、“女士”或者职务等，称谓后面加冒号。
(3)正文。第二行空两格写正文，正文分为两个部分。
一部分简单地描写事迹，说明事迹的效果。要写清人物、事件、时间、地点、背景和效果，概述在关键时刻对方的帮助或者支持所产生的作用。
另一部分颂扬品德，表达曰后会向对方学习的决心。
(4)致敬语。写上“此致、敬礼”等表达敬意的话。致敬语的前部分往往连接正文或者另起一行空两格；后部分另起一行项格写，以示敬意。
(5)署名和日期。在右下角写公司的名称或者个人的姓名，下一行写年目日。
2．感谢信的注意事项
内容要真实。叙述事迹应该具体，人物、时间和地点等应该绝对真实，关键的部分应该重点写，给对方以真实的评价。
要以事迹来引情，以情来感人。要充满感情，讲究写作方法，既不要平铺直叙，也不要过于修饰。表达谢意的行动应当切实可行。
信头的称呼、文中的用词、结尾的敬语应该与双方的身份相符，还要符合社交习惯。
书写规范。篇幅应简短精悍，语句要简洁，应符合书信的格式。
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