1.迎宾礼仪，做好准备提前恭候
接待指对于前来接洽工作、参观学习、巡视检查或进行访问的团体或个人表示欢迎，给予照顾，安排活动，给对方以应有的礼遇的行为。
公务接待礼仪指国家机关或企事业单位工作人员在以接待方身份出面接待来宾时应遵循的礼仪规范。包括迎宾、食宿、交通、礼品、送别等礼仪。其中迎宾是首当其冲的重要礼仪。
迎宾，亦称迎接、迎迓或者迎候。是指在知道对方宾客何时到达的情况下，派出专人前往某一地点，恭候对方到来。在一些规格很高或是十分正规的接待中，还会在对方抵达本地的现场专门举办一个表示欢迎的迎宾仪式。一般公务接待不需要专门举行欢迎仪式，但专门的迎候还是必须的。
（1）迎宾的准备
要做好迎宾工作，首先要做好准备工作。要确定迎接领导或客人的地点，采用何种规模的迎接仪式，迎接仪式整个流程等迎宾事项。对前来参观访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地人要了解清楚基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点，以便安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人礼貌解释。
通常来说，公务活动中如果领导或客人远道而来，迎接地点一般选择在机场、火车站、汽车站等地，这样能够充分体现出我们的重视，也是接待客人或领导的基本礼仪。决不能让领导和客人经历了旅途的劳累后，还要自己前往酒店、会场等地。
接待的规格也需要预先确定，不能临时决定，这样不仅会慢待客人，还会让自己陷入被动。接待规格，指的是接待工作的具体标准，包括接待规模的大小、接待方主要人员身份的高低、接待费用的标准等。可以参照国家的明文规定，也可以执行本单位的常规做法，还可采取目前通行的方式，或比照对等的常规做法、其他单位的经验等。对方的身份、地位，此行的重要性和与我方的关系等，也应当在接待规格的考虑之内。
规格制定好后，还要拟订接待计划，也就是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排。包括接待日程、人员安排、费用预备、饮食住宿、交通工具、安保宣传等。把这些都准备好以后，才能保证领导或客人到来后有条不紊，井然有序，把接待工作做好。
（2）迎宾的程序
一要提前恭候。迎接人员要提前到达迎接地点，切勿让领导或客人在到达后等待迎接人员，这是非常失礼的行为。在领导或客人到达火车站、机场时，应当提前在最易找到的迎接位置恭候，不能够选择在机场或火车站外等候，让领导或客人自己寻找迎接队伍。如果双方互不相识，迎接人员要准备好接站牌，或拉起欢迎横幅，并配上身份胸卡，以使领导和客人能迅速发现，不耽误时间。
在领导或客人到达前一定要确定来宾人数，方便安排车辆。千万不要出现接送车辆不够，或是分批接送领导、客人的情况，这是失礼的。
二要热情相迎。客人到达后，要迅速迎上前去，与来宾热情握手，主动寒暄，主动介绍情况；对来宾的问题做到有问必答；为来宾提供周到的服务。
三是陪同客人到达下榻地。这时候要记住礼仪规则：在宾主双方并排行进时，迎接者应主动在外侧行走，而请来宾行走于内侧；在单行行进时，引导者行走在前，而使来宾行走于其后，以便由前者为后者带路；若三人并行时，中间的位次最高，内侧的位次居次，外侧的位次最低；在出入房门时，接待者要替来宾开门或关门；出入轿车，宾主不同车时，接待者的座车在前，来宾座车居后；宾主同车时，接待者要先请客人上车后再登车，下车时则需在客人前面下车，并替客人拉开车门，再引导客人前行。
迎接仪式的流程也要视情况而定。如果领导或客人的行李较多，之后的行程也较为复杂，则应当在迎接上一切从简，让领导或客人尽快得到休息，这样才符合迎接礼仪。
2.引导礼仪，热情大方注意提醒
引导，其实就是带路，陪同领导或客人一同前往目的地。这既是为领导或客人提供方便，也是对领导和客人的尊敬。所以，引导者并不一定全都是接待人员，而是根据领导或是来宾的地位决定由谁来引导。比如重要领导或是贵宾来访，则还可由东道主单位的最高负责人，甚至其上级单位的主要负责人亲自上阵，充任引导者。但不论谁做引导者，礼仪都是最重要的。
（1）热情待客
引导者一定要有一个良好的精神状态，要精神饱满，热情耐心地引导。不能板着脸，更不能一副不耐烦的表情，应当保持适度微笑。语言要得体，语调充满尊敬和热情，不能使用过于粗鲁的语言，也不要语调生硬或语气平淡。当然，热情大方也要适度，过度热情也会使人反感，同样是失礼的表现。所以，行事要符合我们的身份，要沉稳、内敛，不能够在领导或客人面前过分张扬，在热情大方的同时要保持平和、稳重的气质。
（2）多加提醒
在引导过程中，要适时对领导或宾客的行进路线进行提醒，并对本单位的一些风景、建筑或本地有特色的东西进行一些简单介绍。提醒的最重要原则是简明、适度。用最简单的语言来向领导或宾客进行提醒，要让他们能够直接听懂我们的提醒。不要在引导过程中长篇大论或让人不知所云。其次，对于一些非常明显、简单的事情不需要做过多的提醒，过度提醒会让领导或客人以为我们把他们当“傻子”看待，这不但不符合引导礼仪，反而非常失礼甚至让人感到不满。引导就是引路，就是陪同，要适可而止，不要因为自己“话太少”而让领导和客人无法感受到足够尊重，更不要因为“话太多”而影响到他们的心情。
（3）规范引导
当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。
当客人走入客厅，引导人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。
引导客人乘坐电梯时，引导人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，引导人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。
引导人员主要的任务就是为领导或客人带路，为他们提供服务，陪伴他们在陌生的环境中感受到家一般的温暖，因而一定要记住，要照顾好领导和客人，竭尽全力为客人提供方便，就是最好的礼仪。在引导过程中，随便离开，把客人置于不顾，这不仅是失礼，更是失职。
3.招待礼仪，尽心尽力安排好交通、食宿
招待，也就是对待客人的态度、方式和方法。招待礼仪就是招待过程中的礼仪规范。主要是安排好交通、食宿及其他生活事宜。
（1）安排好客人的交通
在接待客人时应提前为客人准备好交通工具，把客人送到事先预定好的宾馆，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，就餐时间和地点。对重要客人应安排专人陪同，在安排交通时要注意礼仪。
交通礼仪，就是接待方在正式的公务接待活动之中，在为来宾安排、准备、挑选专供对方使用的车辆、船只、飞机时，所需遵守的礼仪规范。这方面既要注意招待好客人，也要注意节俭。
为来宾安排、准备、选择交通工具时，必须优先考虑对方的日程安排，尽量为对方选择方便、舒适、快捷的交通工具。并且在安排行程时最好安排在白天，不要让来宾在凌晨或子夜动身上路，也不要让对方在夜晚抵达目的地。选择快速并且直达目的地的交通工具。在为对方安排时要选派有经验的专人负责，以使派车、订票、购票、改签或确认等一系列的具体工作都能顺利进行。要特别注意交通安全，处处把交通工具的安全与否当作头等大事对待，要把它放在心里，并且认真地将其落实于具体行动之上。接待人员陪同来宾一同乘坐交通工具时，应提前婉言相告于对方，不要随身携带一切易燃、易爆、剧毒、放射等危险物品和枪支、弹药、刀具筹，不要违章携带一切禁止随身携带的其他违禁物品。如果是专车接送，需要及时提醒客人系上安全带。
对于领导或是贵宾，一般都会专门配车接送，这样才能够充分显示出我们对于对方地位的尊重。一般来说，配车以商务型轿车为最好选择，并且可以依照对方地位合理安排。例如，如果是领导或客人中地位最为尊贵的1～2人，可以为其每人单独配车，以商务轿车为宜；而对于陪同人员，则可2～3人配一辆车，车辆也可以选择越野车或商务车。
接送领导或客人的车辆司机，一定要提前了解行进路程，决不能在出行时出现迷路的情况，更不能要求领导或客人指路，这都是不够尊重的表现，非常有失礼仪。在路途上，如果领导或客人没有主动与司机攀谈，司机不应当与领导或客人聊天，尊重他们的个人选择，为他们保留足够的私人空间，才是最有礼的做法。
在坐车时还有一个重要的座次礼仪问题，我们会在后面专门讲到，这里就不多说了。
（2）安排好客人的食宿
一般来说，在公务活动中，领导和客人应当遵从其级别为其安排合适档次的商务酒店。酒店位置最好位于交通方便或临近机场、火车站的位置。酒店档次一定要符合领导和客人身份，选择档次过低的酒店，会让领导或客人感到不受重视，并且在住宿时也会不够舒适，这是失礼的；如果酒店档次过高，就会让人感到铺张浪费，领导和客人会觉得有损自己的个人形象，也是不适宜的。
对于餐饮的安排来讲，通常早饭会由酒店提供，可以不做考虑。而午饭和晚饭通常也会涵盖在公务活动的流程当中，如果没有涵盖进去则需要我们进行安排。在安排餐饮时，要选择正规的大餐馆，如领导或客人没有特殊安排，不应当选择大排档、小吃街等餐饮场所就餐。在菜肴上，以丰盛且不浪费为宜，可以选择一些具有地域特色的美食。还要说的一点是，一定要问清领导或客人有何种忌口，在餐桌上出现领导或客人忌口的食物会影响他们就餐的心情，也是不够礼貌的。
（3）尽力提供一切便利
要把领导和客人招待好，就要一心一意为他们着想，千方百计为他们提供便利。比如为初次到来的客人提供一张本地的地图，以帮助客人更好地了解交通状况。还可以向客人介绍本地的交通状况、地理位置、气候特征等等。如果客人有意游玩，可以为其安排一些观光游览、娱乐休闲、采买购物之类的活动。
还要注意，我们为领导和客人服务，一定要尊重他们的意愿，切忌大包大揽，全程跟从，不给客人一些私人时间，好像在监视一样，也是失礼的。
4.活动礼仪，内容丰富安排得当
接待活动不仅仅包括迎接宾客、安排交通和食宿，对于上级来检查、兄弟单位来参观访问以及其他一些交流活动，我们还需要安排好客人的活动日程，也就是在客人到来的这一段时间内，都有哪些具体的安排。
为对方安排活动日程，需要充分尊重对方的意见，要全面了解来访者的意图和要求，共同商议活动的内容和具体日程。如有变化，及时通知有关部门以便做好准备工作。最好有一个书面的活动计划，包括活动时间、地点、参加人的范围、人数等项。同时要有活动前和活动中的具体安排。
有些重要活动需要事前把有关单位请来，开好协调会。要向各单位讲清任务，提出要求，明确责任，分头落实。对各单位的工作人员要明确提出到达岗位的时间，尤其是一些有重要任务的单位，如新闻单位，都需要事先约好。
除了正式的活动，还可以安排一些轻松、愉快的私人活动，如参观当地名胜或是光顾特色餐饮场所、购物或是自由活动。要注意安排这些活动时不能够影响正常的公务活动，必须要与正式的公务活动错开时间，并且最好不要在公务活动刚刚结束或即将开始前安排其他活动，以便给领导或客人充分的休息时间。另外，私人活动的时间也不宜安排得过晚或过早，这都会影响到领导或客人正常的休息，是不符合活动礼仪的。私人活动最好安排在没有长时间公务活动的空闲时间内，这样即丰富了领导或客人的业余时间，也不会影响到正常的公务活动。
安排非正式的活动，也要符合客人和领导的身份。像酒吧、舞厅、夜总会都是不适合公务人员前往的场所，因此在安排时要尽量避免。可以选择一些中高档的餐饮场所或是著名的旅游景点作为活动地点，这样更加符合公务人员的身份。
活动的内容要安排得当，不能杂乱无章，活动内容要尽量丰富，不要让领导或客人感到无聊或厌烦，要针对他们的喜好进行安排。在安排活动内容时，可以征求领导或客人的意见，如果他们不希望进行某些活动，决不能强求。
5.送别礼仪，礼貌送别增进友谊
送别，通常是在来宾离去之际，出于礼貌，而陪着对方一同行走一段路程，或者特意前往来宾启程返还之处，与之告别，并为之送行的行为。最为常见的送别形式有道别、话别、饯别、送行等等。公务人员应按照不同的送别形式遵循不同的礼仪规范。
道别，是指常规性的拜访后告别。一般应由来宾率先提出。假如主人首先提出与来宾道别，会给人一种厌客、逐客的感觉。宾主道别时，彼此双方都会在此刻采用一些专门的礼貌用语与对方作别，或是借以表达对于对方的惜别之情。来宾可以说“就此告别”、“后会有期”。而主人可以说“一路顺风”、“旅途平安”。有时，也可以互道“再见”，叮嘱对方“多保重”等。
道别时主人应加以挽留才显得礼貌，不应当顺水推舟、不做任何表示，那样会让客人觉得他不受欢迎，正希望他离开。在宾主双方握手作别时，一般应由来宾首先伸手，主人随后伸手握别，并要相送一程，一般送至门口、电梯或楼梯旁、大楼底下、大院门外。如果对方是初次来访的贵宾，则还可陪伴对方走得更远一些。主人若当时难以抽身，还可以委托他人代为相送。
话别，一般是在远道而来的客人离去之前，主人专程前去探望对方，并且与对方聚谈一番。在正式的接待工作中，尤其是在规格较高的接待工作中，话别通常是不可不做的一项重要工作。
与来宾话别的时间，要讲究主随客便，注意预先相告。在正常情况下，来宾临行的前一天，来宾离开下榻之处前夕，都可选择话别时间。在确定话别时间时，不要因此打乱对方的安排，影响对方的休息，或者有碍对方的行程。
与来宾话别，应当选择适当的地点。最佳的话别地点，是来宾的临时下榻之处。除此之外，在接待的会客厅、贵宾室里，或是在专门为来宾饯行的宴会上，亦可与来宾话别。
参加话别的人员，应为宾主双方身份、职位大致相似者，对口部门的工作人员、接待人员等。按惯例，在贵宾离去之前，东道主一方的主要负责人或者其代表，应专程前去与对方话别。
话别的主要内容一是表达惜别之意，二是听取来宾的意见或建议，三是了解来宾有无需要帮忙代劳之事，四是向来宾赠送纪念性礼品。真诚话别，不仅表达了对客人的高度尊重，也会为以后的继续交往打下基础，增进双方的情谊。送别活动不仅仅要做到隆重，还要含有真情实意，不能是表面工程。可以对领导或客人流露依依惜别之情，但是不宜过分夸张。
饯别，是规格更高一些的送别形式。就是专门为将要离开的宾客举行宴会，郑重地相聚道别的仪式。对于重要领导或贵宾来访，饯别是必要的，不仅可以增进双方的情谊，加深双方沟通和了解，也更有利于以后的沟通和合作。
送行，是指客人离开本地时，专程或委派专人前往来宾的启程之处，与对方依依告别，并送客人离开的方式。
送行的地点，通常应当是来宾的启程之处。例如机场、码头、火车站、长途汽车站等。倘若来宾自带车辆，亦可以把来宾临时下榻之处作为送行地点，例如宾馆、饭店、旅馆等。
安排送行人员时，要注意其身份。送行人员与送行对象在职务身份上要大体相同。为一般的来宾送行时，东道主一方的主要领导不必亲自到场，而有数量适当的接待人员、办公室工作人员或者与来宾专业、部门对口的人员出面即可。只有为重要来宾送行时，才有必要由东道主一方的主要领导出面。
送行时一样要热情真诚，要与来宾进行亲切而友好的交谈，畅谈双方的友谊，展望合作的前景，预祝对方一帆风顺，等等。在来宾正式登上其返程时乘坐的交通工具之前，送行人员应当同来宾一一握手作别。在来宾登上交通工具之时，以及对方所乘坐的交通工具驶离之时，送行人员应当面向对方挥手致意。
在送行时，送行人员通常应该在来宾所乘坐的交通工具启动后，或是在对方所乘坐的交通工具离开自己的视线后，方可离去。不管有什么样的事情，多急多忙，都要等客人离开视线后才能离开。客人刚出发送行者就匆匆离开，是非常不礼貌的。比如送外宾，需要等到外宾的飞机在空中盘旋告别并飞离视线之外后才能离开。据说，周总理还曾因此事发过火。
1966年2月19日，外交部在机场为柬埔寨首相西哈努克送行。西哈努克的专机起飞后，未待盘旋飞去，周总理和各国驻华外交使节都还站在原地未动，我方参加送行仪式的很多负责干部却纷纷离去，据说是急着要去先农坛体育场看足球赛。周总理把他们叫回来，严厉地批评他们无组织、无纪律，是大国主义的表现，是外交上的失礼行为。
我们在送客时也要达到这种标准，待客人或领导消失在我们的视野中时，方可离开，这样才符合公务送别的礼仪，也符合迎来送往善始善终的常例。
6.馈赠礼仪，礼尚往来但要合乎规定
在中国的传统文化中，“礼尚往来”是最重要的礼仪，互赠礼物就是“礼尚往来”最具体的表现。但对于公务活动来说，礼尚往来固然重要，合乎规定也不可忽视。所以在遵从“礼尚往来”的文化时，也要熟悉公务馈赠的礼仪，这样才能够做到不失礼，不违规。
（1）礼品的选择
首先，要根据馈赠目的选择礼品。送礼在本质上应被视为向他人表示友好、尊重与亲切之意的途径或方式。只有本着这一目的，才能正确地选择适当礼品，准确表达自己的情意，使所赠礼品发挥正常功效。礼物选择不当，或不讲章法、敷衍了事，往往会弄巧成拙。
世界上并不存在某种普遍适用的礼品。因此，送人以礼物必须因人而异、因事而异，根据不同情况选择相应的礼品。比如在庆典活动中，可以向主办方送上一篮鲜花，慰问活动中可以送鲜花、营养品、书刊，为前来视察的领导或是来访宾客选择礼物时可以考虑送当地特产等。
其次，选择礼品要考虑相互关系的现状。应根据与公务馈赠对象的地缘关系、业缘关系、上下级关系、性别关系、友谊关系、文化习惯关系、偶发性关系等前提，选择不同的礼品才能恰到好处地体现双方的情谊，使关系更融洽。例如，玫瑰是爱情的象征，是送给女友或夫人的佳礼。但若把它随便送给一位普通关系的异性朋友，就可能引起不必要的误会。
最后要了解受赠对象的爱好和需求。根据受赠对象的爱好和实际需求来选择礼品，往往可以增加礼品的实效性，增强对送礼者的好感和信任。因为在受赠对象看来，只有了解和关心他的人，才会明白他的需求。正如鲜花赠予美人，宝刀赋予壮士，可以使礼品获得增值效应。
（2）礼品的包装
正式的礼品事先都应进行适当的、精心的包装，否则就会被视为随意应付受礼人，甚至使礼品因而“贬值”。即使礼品本身装在盒子里，也需要用礼品包装纸再包装一下。包装纸应与礼品相配，不应该出现过于杂乱或与礼品不相称的图案和文字。包装纸外可再用缎带系成小蝴蝶结或梅花结予以修饰。包装内应放有送礼者的名片或留了名的小卡片。良好的包装将使礼品显得更加精致、郑重、典雅，给受赠者留下美好的印象。在赠送公务礼品给外国友人时，尤其应当注意这点。
礼品包装时应注意包装的材料、容器、图案造型、商标、文字、色彩的选择和使用符合相关政策法规和习俗惯例，不要触及或违反受赠方的宗教和民族禁忌。
如日本忌讳“4”和“9”这两个数字，因此，出口日本的产品，就不能以“4”为包装单位，像4个杯子一套，4瓶酒一箱这类包装，在日本都将不受欢迎；欧美人则忌讳“13”，因此在礼品上和数量上都不要出现13这个数字。
礼品包装时，应根据世界各国的生活习俗，选择适宜的色彩。日本忌绿色喜红色，美国人喜欢鲜明的色彩，忌用紫色；伊斯兰教徒特别讨厌黄色，因为它象征死亡，喜欢绿色，认为它能祛病除邪。
（3）送礼的技巧
一是说明意图。应在适当的时机和场合赠送礼品，送礼前应先向对方致意问候，简要委婉说明送礼的意图，如，“祝你工作顺利”、“祝愿我们此次合作愉快”等。
二是介绍礼品。赠送礼品时，送礼者应对礼品寓意、礼品使用方法、礼品特色等适当明确解释。邮寄赠送或托人赠送时，应附上一份礼笺，用规范、礼貌的语句解释送礼缘由。在当面赠送礼品时，则应亲自道明送礼原因和礼品寓意，并附带说一些尊重、礼貌的吉言敬语。
三是仪态大方。在面交礼品时，送礼者应着装规范，起身站立，面带微笑，目视对方，双手递交。将礼品交与对方后，与对方热情握手。送礼时切忌偷偷摸摸，或是故作神秘，这样都会给对方带来不好的感觉。
（4）送礼的禁忌
一是注意公务礼品不能过于贵重或违反规定，如现金、有价证券、黄金、珠宝、奢侈品等，这些东西既不符合纪律规定，送了别人也不会接受。
二是忌不分时机。尽量不要选择对方不方便的时候送礼，比如对方刚刚在公务事物上与我方发生分歧或拒绝了我方的某些要求时。
三是忌触犯别人的禁忌。在公务礼品的选择过程中，应细致了解受赠对象的个人禁忌，以免所选礼品受到猜忌而导致适得其反的作用。一是个人禁忌。例如送情侣表给一位刚刚失恋的人，送一顶帽子给秃头的人，都会触犯对方的私人禁忌。二是民俗禁忌。如俄罗斯人最忌讳送钱给别人，因为这意味着施舍和侮辱，汉族人忌送钟、伞，因为这意味着不吉利。三是宗教禁忌。如对伊斯兰教徒不能送人形礼物，也不能送酒、雕塑和女人的画片，因为他们认为酒是一切万恶之源。四是法律禁忌。如各国均规定不得将现金和有价证券送给从事公务活动的公务人员。
（5）接受礼品的礼仪
公务人员一般不宜接受公务交往对象赠送的礼品，尤其是不应接受现金、有价证券及其他贵重之物。如果实在无法推辞，可暂时接受礼品，随后登记上交。不得隐匿不报、少报不交或是替换礼品。
在私人交往中，公务人员纯粹以个人身份接受的礼品一般不必登记上交。但接受他人馈赠不得影响公务人员公正地执行公务，更不允许利用职权索贿、敛财。
如果是合乎规定的礼品，则是可以大方、礼貌地接受的。既不可扭捏作态、手足无措，也不可漠然视之、无动于衷。当他人递过礼品时，应表现出适度的感激与欣喜。具体而言，应立即起身站立，微笑地面对对方，神态自然，双手接过礼品，然后抽出右手与对方相握为礼，并真诚地表示感谢。不可单手接礼，也不可只看礼品而不感激对方。在一般情况下，不宜把礼物推来推去。
什么时候打开看礼物最合适，没有一定之规。西方人乐于当面打开，并当面道谢，以表示自己有多么喜欢这个礼物。中国人则习惯于过后打开。这些其实都不算失礼。如果条件允许，可以打开包装欣赏，表示自己很喜欢这份礼物，并再次感谢送礼者，随后应将礼品置于显眼、适宜之处，以示重视，切不可乱扔乱放。如果当时条件不允许，受礼者无暇欣赏礼品，则应在致谢后直接置于合适位置。事后在拆开礼物包装时，不要忘了称赞礼品并再次表示感谢。
如果礼品超过规定或过于贵重，不能接受，应礼貌地婉拒，而不是一口回绝。要礼貌、自然、友好地向对方说明不能接受的理由，以免对方难堪。
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