一、代替老板做决策
秘书作为老板身边密切的工作者，在很多时候会代替老板来行使一些命令。但是，这并非说所有的事情都需要你绝对服从。如果你只是一个对老板命令惟命是从的执行者，并不见得是一个高明的秘书。高明的秘书不会直接替老板做决策，但她可以暗示；高明的秘书也不会只做一个执行命令的机器人，她需要审时度势，做出对公司和老板本人更有益的判断，即便有时候看上去是违背老板的意愿的。但是，唯有这样的秘书，才是称职且高明的秘书。
职场故事
华芳从外语学院毕业后没有继续深造，而是直接到了一家外贸公司开始工作。华芳外语很好，脑子聪明，也许是因为在大学一直辅助学校领导工作，所以三年下来，公司已经让她做起了首席秘书。长期的秘书工作，让她对这一工作驾轻就熟，即使碰到特别事件，她也能很好地处理妥当，因此一直受到高层领导的赏识，这也让她受益匪浅。
一天中午，华芳午饭后在楼下大厅休息，手机响起，是她的上司李总经理打过来的，让她到其办公室，有急事处理。
华芳一路小跑奔到总经理办公室，见李总经理正因为什么事情一脸愤怒，来回不停地绕着办公桌踱步。
“什么事，李总？”华芳忙问。
“你看看这封信，真是有点过分啊！”李总经理随即把那封信递给华芳看。
原来信是公司的一个代理商写来的，因为不满总公司对地方代理商的新近代理政策而有所不满，所以来信有些过火，并扬言放弃代理关系。
“李总经理，您别急，这点小事包在我身上，我这就去办理，放心吧。”华芳轻声答道。
第二天早晨，华芳来到李总经理办公室，见李总经理正面带微笑地和新来的一个经理沟通工作。不一会儿，见那个经理走了，华芳对李总经理说道：“李总，我已经取消了那个不知天高地厚的家伙的代理资格，来个杀一儆百，看他们还那么嚣张！”
李总稍微愣了愣，然后谨慎地问道：“你说什么，你把对方的代理权给取消了？谁给你这么打的权利，你和我商量过这个事情了吗？你考虑到他们那里的情况特殊了吗，咱们不能搞一刀切，而且我正想找你草拟一份书面道歉材料，重新沟通此事呢！”
“天啊，连傻瓜都能看出他昨天的态度啊，我无非是按照他的态度来办事罢了，只是差了一步当面请示而已。”华芳还是感觉自己有些冤枉。
快出门时，李总经理对着华芳说了一句：“哦，华芳啊，这个事情啊，你要吸取教训，并且想好最佳弥补措施！”李总经理言语中透着一百分的不悦。
在线点评
李总经理的愤怒因信而起，华芳自以为聪明地以为摸清了领导的真正意图，并自作主张地代替领导执行了决策，这给公司势必带来很大负面影响。而且，李总经理是自己的上司，作为一个公司的负责人，他有自己思考问题的角度和方式，必须权衡与各方面的关系和利益。作为秘书，很多领导层的决策并非表面文章或表明发火那么简单，因此，华芳的做法的确欠稳妥。
成功源于细节，一点小事也要多想一步退路，这对秘书工作来说，尤为重要。
智慧点拨
要善于掌握办事的“火候”，才能切实履行好秘书的工作职责。很多领导者性格外向，脾气秉性较为外显，遇到不悦之事容易发火。如果你给这样的老板当秘书，而不能把握领导真正意图甚至全盘思维，便会影响工作效率，甚至也会危及你和领导之间的工作关系。
因此，你必须智慧面对爱发火的老板，学会与之相处的艺术。要把握好“火候”适时沟通明确其背后真正用意。一般情况下，一个人发脾气多是当局者迷，冷静下来后，就会很理智地分析事情的因果关系，所以，让自己的领导有个这样的一个情绪缓冲和过渡，并利用这一时机，巧妙规劝，是身为秘书必须要做的事情。
必要时，可以委婉地告诉领导要注意身体，考虑公司发展大局。这样，一方面也防止类似事情的发生，另一方面也能体现你对领导的真诚关心，利于以后工作的默契配合。
切记，当你察觉上司犯了错误，千万别擅做主张，犯下“代上司做主”的错。无论你帮上司做了多少该做之事，也无论你认为上司的做法可笑到何种程度，他毕竟是上司。
二、泄漏机密以饱私囊
秘书，作为了解公司内部很多机密的人，能管好自己的嘴巴是最重要的职业操守之一。但是，有些秘书为了私欲，架不住金钱的诱惑，做出背叛公司的事情。这样的人只是满足了一时的私欲，但却可能由此被行业抛弃。毕竟，善于保守秘密是对秘书职业道德的重要要求，做人需要底线，行业也需要底线。
职场故事
何亚·威廉斯曾是可口可乐公司的一个普通的女秘书，和这个世界人所有的人一样，都知道公司的老对手是百事可乐公司。工作几年，威廉斯有些耐不住了，期望能有点额外收入。
显然，可口可乐公司的未来新产品材料及样品才是获得意外之财的重磅炸弹。于是，接下来日子里，她利用工作之余，在公司内部网搜索所有能够获得的有价值的公司机密，并利用自己上下班时所挎的手提包进行藏匿。
在她认为机密分量足够获得一笔意外之财后，将其交给负责外部交易的两名同伙，让他们以底价150万美元的标准与百事可乐公司相关人员商议交易价钱。
很快，他们先期收到了5000美元和3万美元的款额，并期待下一步的更多交易和更多份额的汇款到账。
然而，在一切都看似无人知晓的行动背后，威廉斯却被起诉到了法庭。原来，一向以公平竞争著称的百事可乐公司并没有真正接受这笔肮脏的交易，他们将此事告知了竞争对手可口可乐公司，后者立即向联邦调查局报案，并很快通过总部办公室内部监控录像查出“内鬼”威廉斯。
联邦调查局随后设计圈套，派出特工化装成百事可乐公司高级员工与威廉斯的同伙——负责外部交易的负责人进行假意交易，进而将涉案人员全部抓获。
法庭上，威廉斯说：“这次惨痛的经历，让我觉悟到更多，这个时刻对我的一生意义非凡。我从来不想出名，现在却臭名远扬。”
最终，这个因为泄露公司机密以饱私囊的昔日秘书，以窃取商业机密的罪名被判入院8年，并处罚金4万美元。真是枉费一片心机，竹篮打水一场空。
在线点评
公司的秘密关系到企业的成败、公司的声望等问题，因此作为职员，尤其是秘书一定要牢记“祸从口出”的道理，把保守秘密作为自己行事法则的重要一条。
根据中国刑法第219、220的规定，给商业秘密的权利人造成重大损失的，处3年以下有期徒刑或者拘役，并处3年以上7年以下有期徒刑，并处罚金。可见，泄露商业机密是严重的犯罪行为，是身为秘书的职场丽人必须重视的大问题，无论有意还是无意轻则有损公司利益及形象，重则走向犯罪的道路，像威廉斯那样，悔之晚矣。
智慧点拨
真正成功的企业都有强烈的保守秘密的意识。可口可乐公司如果不能做到严守商业机密，恐怕无法在如此激烈的商业竞争中，始终立于饮料霸王地位。秘密好比俘虏，放出秘密，就会严惩看守。也许你对下属说“这件事属于公司的秘密不可对外……”时，就已经变成一个该受惩罚的看守了。秘密就是秘密，无法公开，必须由知道秘密的人自己严守。每个公司的老板都不会喜欢“大嘴巴”员工，尤其是处在上下层关系中的秘书这样一个特殊位置上，更不要一心二用。
目前，很多公司都与员工之间签署了保密协议，一旦因为一时嘴快或其他不明意图而引起纷争，就会受到严惩。所以，千万别人认为我们的言行很谨慎很聪明，殊不知，“若要人不知，除非己莫为”这句古训时而奏效。
另外，办公室人际关系错综复杂，其中不乏冷若冰露的自私者，趾高气扬的傲慢者，但更可怕的是人前友善，人后捅刀子的“好心人”，他们往往口蜜腹剑，花样百出，借此赢得上司的信赖和同事的敬重，却背后干着损人利己的勾当——泄露机密——你曾经口口声声告诉他（她）不可外传的那些机密，他的可怕之处是让你找不出谁“捅刀子”的幕后黑手，分不清黑与白，好与坏。因此，只有擦亮双眼，提高警惕，仔细观察，谨慎处事，那么无论多么老道的人，也终究会有一天露出尾巴，现出原形。
三、认为自己是二把手
秘书因为经常替老板发号施令，很多人也因为“狐假虎威”的原因敬重秘书三分。谁知道哪天秘书在老板耳边有意无意的一句话就断送了自己的前程？但是，秘书自身应该清楚，别人的敬畏只是因为自己身边有只“老虎”而已，如果不和老虎站在一起，光环效应一旦失去，有几个人记得你是谁？所以，一定要清楚自己的定位，不要被老板辐射给自己的光芒搞晕了，以为是自己身上发出去的。
职场故事
阿陶是一家科研所所长的女秘书，她人长得漂亮，工作也非常出色，所长很赏识她，常常人前人后表扬她，也因此在日常生活上给及了很大照顾。
几年的工作，让所长在日常工作中更加重用阿陶，这让她感觉自己的地位越来越重要，简直到了没有自己，所长就失去了核心支柱一样。有了这样的心理，她不在过多处理与所里其他同事的人际关系，甚至让同事感觉到了一丝丝的不适应。
一次，阿陶与同她一个级别的同事因为工作发生口角，这让一贯自觉“受宠”的阿陶怒不可遏，她大声对那个同事嚷道：“告诉你，这个事情就是我说了算，连所长都得听我几分，你算老几？”说罢扬长而去。
这个事情很快在所里传开，有人对她不满，有人对他敬畏，一时间都对阿陶这种过格行为议论纷纷。
一个月后，所长让阿陶下达工作指令，结果阿陶错以为领悟了所长的意思，就去“下达”命令了。下面的工作人员敢怒不敢言，并且私下怀疑她如此愈加大胆“狐假虎威”地行事，一定和所长关系暧昧，于是乎激起众怒，人们对她的议论已经超出了更大的范畴。
终于有一天，谣言传到了所长的耳朵里。他本人虽然很赏识那位女秘书，但考虑工作全局及个人影响，加上众怒难犯，最终还是把阿陶忍痛辞退了。
在线点评
无论自己身居何职，在工作中都必须洁身自爱。假如你真和上司有某种特殊关系，更应以身作则，做好榜样，避免引起别人的闲言碎语。别让上司和同事认为你是制造麻烦的人。毕竟公司不是靠你一个人运作起来的，上司虽和你有某种特殊关系或赏识你，也不可能为你一个人而影响整体利益。
智慧点拨
在公司中，女秘书因为工作关系与上司接触的机会较多，也常被认为是领导的心腹、红人。在这种情况下，许多女秘书往往自我陶醉，过度自我膨胀，表现出超于其他同事的的气势。这种类型的女秘书，往往令同事生厌。
很多时候，领导常因工作忙碌而让女秘书代为传达指令，但这不表示秘书有权发号施令。以“二把手”身份自居，直接指挥同事，不但令人不服，使指令难以贯彻，同时也容易造成员工与领导之间的沟通障碍。
身为秘书，在工作中既要关心和适当地与大家处好关系，又要同他们保持一定的距离，防止某些人因你的“受宠”——被特殊关照，而带来情绪上的不满，为工作增添麻烦，自己也受到怀疑或误会。
同时，身为秘书，也要清楚地知道，上司和你在人格上是平等的，职业场所尊重的赢得，根本元素还是职业能力。利用与上司的私人关系谋求发展之路，在短时间内可能非常有效，但最终还是无法在职业生涯上走得更远。
四、触犯办事禁忌
办事是秘书工作的一项重要内容。能办事，办成事，是很多领导对秘书的基本要求。秘书工作的基本要求很多，自然也就延伸出很多办事禁忌。不重视秘书自身的职业禁忌，很容易把书办砸，出现恶劣后果，既损坏公司整体利益、形象，也对自己的职业发展产生负面影响。
职场故事
分公司秘书谢元刚刚放下手里的一摊子工作，准备好好吃个午饭时，接到总公司发来的一份通知，要求其分公司在半个月内把办公室现有设备、器材情况登记造册上报。
谢元正琢磨着中午吃上岛咖啡还是街头盖饭，见刘经理从身旁经过，便把通知内容报告了刘经理，经理说：“这事你就负责吧。”
分公司因为刚刚组建，除了一台复印机外，没有什么像样的设备和器材。谢元如果抓紧时间，半个小时就可以把表册造好，当天就可以发走了，也丝毫不会影响她中午到底吃什么的决策。但谢元没想那么多，她近日经常受到来自上方总公司的各种关心式通知，感觉有点走流程。
半个月时间很快过去了，她忽然想起这事自己的工作职责，好赖也要应付一下，便匆匆打印了个表格，随手划拉了几笔，便快递过去。
一周后，总公司给她所在的分公司捎来一台扫描仪。一打听才知道，总公司为了改善分公司办公室的办公条件，拨了一笔经费，让办公室购置一批办公设备下拨。前面的通知是为了了解情况，以便统一权衡后下发。
由于秘书谢元没有重视这个通知，收到她的报表后，认定所在分公司不需额外辅助办公器材，就只配备了一台扫描仪。
这些倒也罢了，办公室同事听说很多分公司都配备了新型电脑、打印传真一体机，甚至更为先进的其他办公设备，都眼馋的不行，纷纷把怨恨的目光投向谢元。尤其刘经理，每次看到谢元，总会用几分愤怒且无奈的眼神看她几眼，这样谢元也不禁开始反思自己的工作职责。
在线点评
对于秘书而言，办事拖拉是绝对不该有的坏毛病。现工作中，经常从事秘书工作的人，屡屡犯此大忌。究其原因，有的是因为性格使然，凡事都要慢半拍；有的是自作主张，认为就那么点工作，稍慢一点也无所谓；有的则是职业敏感性差，感觉不到工作本身的轻重缓急，更难以考虑到由此带来的负面后果和可能产生的后果。
仔细分析，谢元应该属于第三种情况。要做一个称职的秘书，必须克服办事拖拉的毛病，养成雷厉风行、快速高效的办事作风。
智慧点拨
秘书工作要求很严格，要比常规其他办公室文员要求更高，除了故事中体现的拖拉的恶习，还有以下几大禁忌，应该在实际工作中引起注意：
禁忌1：不守信用。
常言道，人无忠信，不可立于世。言而无信是秘书工作者办事为人的大忌。对于那些自己无法胜任的工作，千万不要随口承诺。当然，对于可以胜任的事也不要过多承诺，凡事留有余地才是正道。
禁忌2：有始无终.。
办事有始无终是秘书工作者的又一大忌。只有善始善终的人，才能得到领导和同事们的信任。事实上，办事虎头蛇尾、有始无终的原因，还是一个事业心和责任心的问题。
禁忌3：急于求成。
秘书办事不能拖拉，要讲究效率。但这样单一理解也很容易走向另一个极端——急于求成，这也对工作不利。正所谓水到渠成，办事要遵循事物发展的粗细快慢。
禁忌4：粗心大意。
工作细节决定工作成败。秘书工作，必作于细。粗心大意，就有可能酝酿出大的灾难。因此，在办事过程中，一定要保持清醒头脑，多把握事件的关键环节，万不可疏忽大意。
禁忌5：拈轻怕重。
遇到难事就推诿躲闪，这不是身为秘书工作者的办事风格。职责所在之事，再难也要努力办好。如果碰见困难就躲，早晚会失去同事的支持和领导的信任，千万别让自以为是的小聪明影响自己的职业发展。
禁忌6：不守时间。
在商务活动中，很多秘书工作人员缺乏时间观念。这是一种非常有害的观念。特别是对于秘书工作者而言，不守时间更是不可原谅的错误。身为秘书工作者，应该把“守时”作为一项“准则”来自觉遵守。
当然，秘书工作是一份传统而重要的工作，需要注意的细节很多，要在不同的工作中不断学习和提高。
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