一、档案管理工作的目的
档案管理工作的目的如下：
1.保守档案机密
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
2.维护档案完整
维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
3.便于档案材料的使用
保管档案与利用档案是紧密相连的，科学有序地保管档案是高效利用档案材料的前提和保证。
二、档案管理工作的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
1.材料归档制度
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
2.检查核对制度
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行，但在下列情况下，也要进行及时检查核对：
（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
（3）发现某些损害之后，如发现档案材料变霉，发现了虫蛀等。
3.转递制度
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案转递一般是因工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
（1）取出应转走的档案。
（2）在档案底账上注销。
（3）填写《转递人事档案材料通知单》。
（4）按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回回执。
4.保卫保密制度
具体要求如下：
（1）对于较大的企业，一般要设专人负责档案保管，并备齐必要的存档设备。
（2）库房备有必要的防火、防潮器材。
（3）库房档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
（4）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
（5）无关人员不得进入库房。
（6）库房内严禁吸烟。
（7）离开库房时关灯、关窗、锁门。
5.统计制度
人事档案统计的内容主要有以下几项：
（1）人事档案数量。
（2）人事档案材料收集补充情况。
（3）档案整理情况。
（4）档案保管情况。
（5）档案利用情况。
（6）库房设备情况。
（7）人事档案工作人员情况。
三、档案管理应遵循的工作原则
档案管理应遵循的工作原则如下：
（1）企业档案为集体所有，任何人不得占为己有，因此在档案管理过程中，应实行共同管理的原则，分清权责。
（2）依据共同分享和共同管理的原则，尽量减少档案的复印份数及保管场所，提高档案的保密系数和安全性，同时降低管理成本。
（3）及时分类、整理、编辑、传递文书资料，并科学归档保管，提高档案管理的质量与效率。
第二（节）档案管理工作制度规范
一、人事档案利用制度范例
现举某企业人事档案利用制度范例，用以说明建立人事档案利用制度的目的、人事档案利用方式、人事档案利用手续等条文的具体内容。
（一）建立人事档案利用制度的目的
第一条建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二条建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度办事，这是对工作人员的基本要求。
（二）人事档案利用方式
第三条设立阅览室以供利用查阅人事档案。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
第四条借出使用。将人事档案借出库房必须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案，公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
第五条出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
（三）人事档案利用手续
第六条在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
第七条查阅手续
正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。其次，查阅单位（部门）盖章，单位负责人签字。最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
第八条外借手续
首先，借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。其次，借档单位（部门）盖章，负责人签字。再次，人事档案部门对其进行审核、批准。然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、借档理由等填清楚，并由借档人员签字。最后，归还时，及时在外借登记上注销。
第九条出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
二、文书档案归档制度范例
现举某邮电公司文书档案归档制度范例，用以说明文书档案归档制度总则、文件材料的收集管理、文书归档范围、平时归卷、案卷质量要求等条文的具体内容。
（一）总则
第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（二）文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司打印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
（1）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
（2）本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专（兼）职文书的职责
（1）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
（2）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每年三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
（3）借用文件材料时，承办人员应积极地予以提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
（三）文书归档范围
第八条重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书材料。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（四）平时立卷
第十九条各部门都要建立健全平时立卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料立卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书立卷。
第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已立卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
（五）案卷质量要求
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在规划针对的第一年立卷；跨年度的总结放在总结针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按顺序排列，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
（1）案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏了的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
（2）案卷各部分的排列格式。软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十四条本制度自印发之日起实施。
三、声像档案管理办法范例
现举邮电系统某公司声像档案管理办法范例，用以说明声像档案管理总则、声像档案资料的收集、声像档案的整理、声像档案的保管、声像档案的开发利用等条文的具体内容。
（一）总则
第一条为加强本公司的声像档案管理，特制定本办法。
第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等与文字说明两部分组成。
第三条声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
（二）声像档案资料的收集
第四条收集范围
（1）反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。
（2）各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料。
（3）本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。
（4）涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
（5）其他单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
（6）其他具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间
（1）声像档案资料应在形成后的一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。
（2）档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条收集要求
（1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。
（2）接收的原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
（1）档案部门有责任随时征集重要声像资料。
（2）在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求交档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
（三）声像档案的整理
第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条分类、编号
（1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号—流水号。
（2）录音带、录像带、摄像带按年代—问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
（3）编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。
第十二条保管期限
应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写
1.文字说明基本内容
文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
2.文字说明要求
（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。
（3）文字简洁，语言通顺。
（4）时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式
（1）照片编制采用横写格式，其格式为照片/底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者。
（2）录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页，按要求逐项填写。
第十五条案卷要求
1.组成案卷
将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录
（1）照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
（2）录音带、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表
用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条编目
声像档案的著录依照国家标准进行。
（四）声像档案的保管
第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条保管条件
底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间，相对湿度应保持在35%~45%；照片库温应保持在14~24℃，相对湿度应保持在37.5%~67.5%；录音、录像带库温应保持在18~24℃，相对湿度应保持在40%~60%。
第十九条底片册、录音带、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
（五）声像档案的开发利用
第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，声像档案为利用提供方便条件。
第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条具有版权的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国版权法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得版权收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案。
四、文件、材料收集归档制度范例
现举某机关文件、材料收集归档制度范例，用以说明文件、材料收集归档总则、归档文件范围、归档要求、归档方式等条文的具体内容。
（一）总则
第一条为规范本机关文件、材料的使用、保存与收集，特制定本制度。
第二条与本机关关系密切的各种文件和在工作中形成的具有保存价值的文件、材料，都应该按照本制度进行收集与归档。
（二）归档文件范围
第三条本机关在工作中产生以下各种文件、材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。
（1）各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
（2）工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
（3）各种综合的或专题的调查、检查、考察报告等。
（4）向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
（5）各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
（6）各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
（7）反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
（8）各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
（9）反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。
（10）电报、重要电话记录、机关工作日记。
年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放的各种证明、证件存根。
已故人员资料。
重要的人民来信及处理材料。
本机关编辑、出版的书刊、资料样本。
本机关（包括上报和下批）干部任免呈批表、调配培训、专业技术职务评定与聘任、党团干部名册、年终统计报表，干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
第四条本机关在工作中接受的上级文件中，以下文件和材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。
（1）上级（包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同）有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
（2）各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
（3）上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
（4）上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
第五条本机关在工作中与同级机关合作沟通中，以下文件和材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。
（1）有关单位与本机关联合召开会议，共同开展工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
（2）有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
（3）有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
（4）有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。
第六条本机关在工作中听取下级单位的汇报中，以下文件和材料均属较为重要的工作文件，应予存档保存。
（1）年季度工作总结、重要的专题工作总结。
（2）重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要请示、重要法规性的备案文件。
（3）重要的名册、登记表、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
（三）归档要求
第七条应归档的文件、材料应由各办公室资料员收集齐全。
第八条正文与底稿（签发稿）、主件与附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
第九条归档文件材料要检查应盖公章是否盖了，文件没有标题的应加上标题，文件中的内容、摘要，没有标明日期的要标上日期。
第十条归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
第十一条归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
第十二条凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件形成的先后时间顺序排列好。
第十三条文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
（四）归档方式
第十四条凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
第十五条凡各部门发出的文件，由各部门办公室有关人员收集，交给档案室归档。
第十六条一项工作已完成时（包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等），由各部门办公室有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交给档案室归档。
第十七条外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
第十八条年度工作总结、各种年报、党员干部名册，应于翌年一月底前交档案室归档。
第十九条每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年度应归档而未归档的全部文件材料移交给档案室归档。
五、档案鉴定制度范例
现举某企业档案鉴定制度范例，用以说明档案鉴定制度各条文的具体内容。
第一条档案鉴定的主要工作目标是甄别和判定档案价值，并对鉴定对象做出评估与判断，进而做出被鉴定档案保存和销毁的判定。
第二条凡是经过认真鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
第三条档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
六、档案借阅管理制度范例
现举某公司档案借阅管理制度范例，用以说明档案借阅管理制度各条文的具体内容。
第一条本公司各部门借阅相关档案，必须由部门负责人提出申请，经总裁签字，行政部主管核准办理借阅手续。
第二条外单位来人查阅本公司档案，需持证明材料并经公司总裁签字批准方可查阅，但不得抄录或借出。
第三条机密、秘密、绝密档案借阅一律不外借，如有需求，按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
第四条在查阅本公司档案时，应在档案室内进行，严禁涂改、折页、裁剪、拍照、撕毁等。
第五条本公司档案借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
第六条珍贵的实物档案，重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不得借出。
第七条凡私自抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为，均应严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。
七、档案保密制度范例
现举某公司档案保密制度范例，用以说明档案保密制度各条文的具体内容。
第一条为保护企业机密，规范本公司档案管理，特制定本制度。
第二条行政部管理公司档案的相关人员必须遵守保密制度，履行保密手续，确保档案安全。
第三条本公司所有人员如需借用公司内部档案，必须经档案管理人员提供，任何人不得直接动用。
第四条借阅档案必须严格遵守“档案借阅管理制度”。
第五条如需借用本公司机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续。未经批准的，严禁提供利用。
第六条对于擅自向外转借、提供图样资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和公司利益者，要依法追查刑事责任。
第七条停产或已生产完毕的产品图样和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
第八条发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
第九条不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
第十条不允许将机密文件带回家中，不允许到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料外出游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
第十一条单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密发生。
八、档案复制制度范例
现举某局档案复制制度范例，用以说明档案复制制度各条文的具体内容。
第一条本单位员工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位员工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
第二条外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
第三条复制后要及时进行登记。
九、档案统计制度范例
现举某单位档案统计制度范例，用以说明档案统计制度各条文具体内容。
第一条档案统计工作目标
档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
第二条档案统计工作作用
档案统计工作，是指为制定档案工作方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学依据的档案材料的累积汇总工作。
第三条档案统计工作内容
档案统计工作内容主要是指对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管以及档案构成、档案利用、档案机构和档案人员等情况进行专门的统计工作。
第四条档案统计工作任务
对档案和档案工作的开展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
第五条档案统计工作对象
对档案实体及其档案管理状况进行的统计和对档案事业的组织与管理现状进行的统计。
第六条档案统计工作方法
档案统计工作的方法是，把零星个别的原始资料进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，对这些资料再进行分析研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
十、档案库房管理制度范例
现举某企业档案库房管理制度范例，用以说明档案库房管理制度各条文的具体内容。
第一条档案保管工作是指采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防止档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
第二条对档案按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
第三条坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
第四条加强档案库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善档案库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
第五条档案库房温度要保持在摄氏14~24℃，相对湿度在45%~60%之间；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
第六条档案库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班前各检查一次温湿度，每月清理两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救，
第七条接交进馆的档案，要认真清点，履行签字交接手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进入档案库房，以防意外；在档案库房里不准吸烟。
十一、档案销毁制度范例
现举某企业档案销毁制度范例，用以说明档案销毁制度各条文的具体内容。
第一条档案的销毁是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
第二条档案销毁必须按照国家规定的档案销毁标准进行严格的鉴定。
第三条经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
第四条档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
第五条批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，并且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明销毁日期，并在销毁清册上签名盖章。
第六条档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
十二、档案立卷归档细则范例
现举某公司档案立卷归档细则范例，用以说明档案阅卷归档总则、组织实施、档案范围、档案立卷归档程序、档案保管、档案借阅、档案销毁等相关条文的具体内容。
第一条总则
为规范档案管理工作，充分发挥档案作用，提高档案保存质量，特制定本细则。
第二条组织实施
1.集中与分散管理
公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专、兼职行政主管分管公司主体档案工作。
2.统一立卷归档
根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定。
3.确保档案安全
公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。
第三条公司档案范围
公司建档范围为：
（1）公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。
（2）公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料。
（3）财务、会计及其管理方面的文件材料。
（4）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
（5）经营管理方面的文件材料。
（6）生产技术管理方面的文件材料。
（7）产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料。
（8）仪器、设备方面的文件材料。
（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
（10）科研、技术引进、转让方面的材料。
教育培训方面的文件材料。
信息、情报方面的文件材料。
党群（工、青、妇）组织方面的文件材料。
其他具有利用和保存价值的文件材料。
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
公司档案还包括声像资料：
a.照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成。
b.影片档案：原版底片、拷贝及文字说明。
c.录音档案：唱片、录音带。
d.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。
第四条档案立卷、归档程序
1.文件点收
（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档。
（2）文件如已抽查，应有主管部门主管的签字确认。
（3）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补全。
（4）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
（5）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
（6）建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。
（7）对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。
（8）及时催办已办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
2.档案分类
（1）档案分类应视案卷内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
（2）同一小类（或细类）的案卷以装订于同一档夹为原则。
（3）每一档夹封面内首页应设“目次表”，案卷归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
（4）档号的表示方式为：A1A2—B1B2—C1C2—D1D2—E1E2，其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1D2为档案卷次，E1E2为档案目次。
3.档案名称及编号
（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示。
（3）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便再阅。
4.文件整理归档
（1）中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
（2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。
（3）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
（4）案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印4~5份。
（5）整理案卷，使之厚度适宜，控制在1~2厘米之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
（6）对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
第五条档案的保管
1.保存期限
（1）永久保存。包括：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他需要永久保存的文书材料。
（2）10年保存。包括：预算书、决算书、会计凭证、事业计划资料、其他经核定需要保存10年的文书材料。
（3）5年保存。包括：期满或解除的合同、其他经核定需要保存5年的文书材料。
（4）1年保存。结案后无长期保存必要的文书材料。
（5）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
2.保存要求
（1）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。
（2）公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案。
（3）做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
（4）每年对档案进行一次清理，清除没必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。
第六条档案借阅
（1）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经部门主管核准后向档案管理人员调阅。
（2）档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该档案，并在“调卷单”上填注借出日期后，将档案交给调卷人员。
（3）在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。
（4）档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归档。“调卷单”由档案管理人员留存备查。
（5）“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
（6）调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，必须报明原因，由档案管理人员负责处理。
（7）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得横向调阅。
（8）调阅档案内容限与经办业务有关，不得调阅与经办业务无关的案卷。
（9）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
（10）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得将档案带离档案室，其抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编研信息服务，主要内容为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案时，公司予以配合、协助。
第七条档案的销毁
（1）对已失效档案，应认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
（2）办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁。
（3）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
第八条附则
（1）档案部门积极采用计算机信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
（2）公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
（3）公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
（4）本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁布。
十三、档案查询申请表
档案查询申请表见表7—1。
表7—1档案查询申请表
档案名称查询事由查询时限申请人所在单位申请人签章人力资源管理主管意见签名：
年月日
十四、档案转出记录表
第三（节）档案管理工作流程设计
一、档案管理工作流程设计
二、档案归档与维护管理工作流程设计
三、档案借阅与归还管理工作流程设计
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