一、企业公文的主要类别
企业公文的主要类别如下：
1.请示
请上级指示和批准，用“请示”。
2.报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
3.指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4.布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5.批复
答复请示事项，用“批复”。
6.通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
7.通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
8.决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
9.函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
10.会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
二、企业公文的一般格式
公文格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。
1.公文标题
公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
2.公文报送
向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门）；需要上报另一个上级单位（部门）时，可以用抄报的形式。
3.发文时间
发文时间，以领导签发日期为准。联合行文，以最后单位签发的日期为准。
4.公文字号
公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。
5.公文附件
公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
6.发文单位
收、发文单（部门）位应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位（部门）排列在前。
7.公文文字
公文文字一律从左至右横写横排。
8.公文用纸
公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。
第二（节）文书管理工作制度规范
一、企业公文收发规定范例
现举某公司公文收规定范例，用以说明企业公文收发规定各条文的具体内容。
第一条本公司的对外公开文件由行政部门负责起草和审核，由公司总裁签发，各部门的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，总裁签发。
第二条本公司所有文件经总裁签发后，送行政部门统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误后方能正式打印、盖章。
第三条本公司所有文件和原稿，由行政部分类归档，保存备查。
第四条本公司所有机密文件，核稿人应该注明“机密”字样，并标注报送范围，由专人印制、报送。
第五条除机密文件外，本公司所有文件统一由行政部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
第六条本公司所有外来文件由行政部派专人负责签收，并分类登记。
第七条传阅文件由行政部派专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
二、企业公文管理制度范例
现举某公司公文管理制度范例，用以说明公文管理制度总则、收文管理、发文管理、发文程序与要求、文件借阅和清退、文件立卷和归档、文件销毁等条文的具体内容。
（一）总则
第一条为提高本公司的工作效率，切实减少文件沟通中的各种浪费，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
第二条本公司所有文件由行政部负责管理，文件管理的主要内容包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
（二）收文管理
第三条凡来公司的公启文件均由公司收发员登记签收后分别送交各部门相关人员拆封。在签收和拆封时，收发员和负责秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
第四条对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条行政部秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
第六条本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政部秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第七条凡正式文件均需分别由行政主管根据文件内容和性质阅签后，由秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送总裁亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
第八条一般函、电、单据等，分别由前台秘书直接分转处理。
第九条为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总裁办公室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第十条传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和带去公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄漏内容。
第十一条阅读文件应抓紧时间。当天阅完后应在下班前将文件交行政部。阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，“两办”应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
第十二条阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
第十三条行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政总监同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
（三）发文管理
第十四条本公司上报下发正式文件的权力分别集中在总裁办公室和行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
第十五条各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作需要发文时，应分别向总裁办公室、行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核。
第十六条凡是以总裁办公室、行政部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告，编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
第十七条总裁办公室、行政部下发文件主要用于：
（1）公布全公司的规章制度。
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。
（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项。
（4）公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定。
（5）发布有关奖惩决定和通报。
（6）其他有关全公司的重大事项。
（四）发文程序与要求
第十八条各部门需要发文，应事先分别向总裁办公室、行政部提出申请。
第十九条总裁办公室、行政部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法律法规、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
第二十条草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
第二十一条文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。
第二十二条秘书处应根据总裁办公室、行政部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。
第二十三条经行政部审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。
第二十四条对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。
第二十五条需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
第二十六条文稿审核会签后，按批准权限规定分别呈送总裁办公室、行政部领导审定批准签发。
第二十七条经领导批准签发后的文稿交“两办”机要秘书统一编号送打字室打印。
第二十八条文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。
第二十九条文件打印后，由行政部派专人按数印刷，再由“两办”机要秘书发文并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，应拒绝盖印分发。
（五）文件借阅和清退
第三十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须“两办”主任同意后方可借阅。
第三十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。
第三十二条行政部秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第三十三条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收发、保管、保密、催办、检查工作。
（六）文件立卷与归档
第三十四条文件归档范围
（1）凡有关公司整体内容的文件统一由行政部负责归档。
（2）业务科室、各部门日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、部门负责立卷归档。
第三十五条立卷要求
（1）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理立卷。
（2）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
（3）坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
（4）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完毕。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）
（七）文件销毁
第三十六条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
三、企业文印室管理规定范例
现举某公司文印室管理规定范例，用以说明企业文印室管理规定各条文的具体内容。
第一条本公司的文件打印坚持以下原则：有打印必要时方予打印，内部传递的简单请示报告或非正式通知及公告，在公司内部局域网络内公开即可，无需打印。
第二条如有对外发文的文件，由起草人拟稿并校正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。
第三条凡属私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送。
第四条文印室工作人员对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室领取，不得延误。
第五条文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中需保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终进行统计核算。
第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改或给公司造成不良社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
四、企业邮件、函电收发制度范例
现举某厂企业邮件、函电收发制度范例，用以说明企业邮件、函电收发制度各条文的具体内容。
第一条全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。
第二条各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。
第三条每天下午××点以前，厂收发室应将当日外发函、电清点，送交邮局寄发。
第四条外来邮件一律经厂收发室签收分发。
第五条凡挂号信、包裹、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收领取。
第六条一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。
第七条不明私人平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。
第八条不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误；对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。
第九条凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。
第十条收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。
第十一条收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时，在此期间任何人不得进入收发室。
第十二条每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。
第十三条各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。
第十四条收发员应坚守工作岗位，（节）假日、星期日应有人值班，星期日休息应采取换休形式。
第十五条收发室内外应经常保持整齐清洁。
第十六条收发室由行政部门负责管理，其工作质量由行政主管进行检查、考核，并承担责任。
五、公文管理细则范例
现举某公司公文管理细则范例，用以说明公文管理细则各条文的具体内容。
第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文实行统一管理。公文管理要做到规范、准确、及时、安全。行文单位要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄漏。
第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
第五条公司发文的程序为：拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为：收文、分文、传阅、催办、立卷、归档。
第六条草拟公文应注意以下事项：
（1）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
（2）反映情况要客观，实事求是。
（3）文字要准确、精练，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
（4）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件要当天批复；一般文件要在三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得用画圈的方式圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回归档。所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十一条公司发文，一定要由总裁办统一编号：
（1）以公司名义对外发文，一律注明×××字（××年）××号文号。
（2）以公司党总支名义发文，一律注明××党字（××年）××号文号。
（3）以工会、共青团、妇联名义发文，一律注明××政字（××年）××号文号。
（4）以公司监事会名义发文，一律注明××监字（××年）××号文号。
（5）以董事局名义发文，一律注明××董字（××年）××号文号。
（6）以董事局委员会名义发文，一律注明××董字（××年）××号文号。
（7）以董事局委员会所属机构名义发文，一律注明××董字（××年）××号文号。
（8）以其他管理部门名义发文，一律注明×××字（××年）××号文号。
第十二条红头文件只适用于需要各单位遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等文种，其他文件一般用公司信笺印发。
六、图书管理制度范例
现举某公司图书管理制度范例，用以说明图书管理制度相关条文的具体内容。
第一条本公司所有图书的购进、保管、整理、外借与归还等事务均按本制度办理。
第二条行政部相关人员应长期关注公司员工的学习及工作需要，为企业经营业务研究以及提高员工素质提供资料，并负责调查研究图书市场，从中寻找合适的图书。
第三条行政部必须每季度整理出一份图书目录，提供给各部门主管，并且按月把新进图书情况通知各部门。
第四条行政部应依照“图书购买计划”和各部门的实际需要购买图书。
第五条对购买图书的各个环（节）进行控制与检查权赋予行政部主管。
第六条行政部主管制订购买图书预算，在接收图书时支付现金，结清图书书款。
第七条行政部设立专职图书保管员，对图书进行分类、整理与借阅工作。凡新购进的图书应贴上标签，进行编号。
第八条所有图书都必须按图书管理卡要求进行登记，注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月以及其他必要的项目，并把卡片分类放入各索引柜内，以便检索。
第九条每册图书都必须附借阅卡及装卡纸袋，并把装卡纸袋贴在封底的内侧。
第十条所有图书都必须在封面、目录和第一页上，以及在图书中间的两三处，加盖企业印章。
第十一条所有新进图书，都必须在登记册上做好登记，写明新进日期、著作名称、作者、出版社、分类与编号、页数及价格等重要项目。
第十二条每年按图书管理卡，对书架中的全部图书进行一次清点与核对。保管员在清点与核对前，停止图书外借，并要求全部被借出图书都交回，放上书架。
第十三条如果图书丢失，或者需要捐赠与处理，必须填写“报废、报损单”，向图书室主管做出报告，按主管指示行事。
第十四条必须经常整理图书管理卡，把已经不存在或被清理掉的图书管理卡挑出来，单独保存。
第十五条本制度的制定、修改与废除，由行政部提议，常务董事决定。
七、资料室管理制度范例
现举某公司资料室管理制度范例，用以说明资料室管理制度各条文的具体内容。
第一条为规范公司资料管理，并为公司员工进修、研习提供充分的资料保障，特制定本制度。
第二条凡有关公司业务及工作研究方面的资料，如“技术手册”、“零件手册”、“零件价目表”、“技术通报”、“技术图表”、“技术性刊物”、“参考书籍”及“技术性说明书”等属资料室管理范围。
第三条凡资料室资料由资料室统一管理，资料室只对公司员工开放，所有资料概不外借。
第四条资料的使用依照各部门的实际需要提出申请，资料室工作人员根据申请适量提供。资料发给后，各部门应由部门主管或指定人员负责保管。
第五条凡资料内容出现明显错误或已过时，行政部应予收回并统一处理，各部门不得自行处理或遗赠他人。
第六条资料室内所有现存资料，应依资料的性质予以分类后归档。
第七条资料因遗失或残缺不全导致无法使用时，行政部应以内部联络函通知技术生产部申请补充。
第九条对于本公司员工业务研究及应用技术有直接帮助的参考书籍，各部门人员可以申请行政部选购。
第十条凡对本公司员工业务研究及应用技术有直接帮助的技术性刊物，经部门主管和行政部主管共同核准后，由行政部订阅，经归档登记后分发各相关部门。
八、图书借阅管理制度范例
现举某公司图书借阅管理制度范例，用以说明图书借阅管理制度各条文的具体内容。
第一条为营造良好学习氛围，丰富员工业余文化生活，提升员工整体文化素养，合理管理图书借阅工作，特制定本管理规定。
第二条凡本公司图书由行政部内部统一管理，图书室只对公司员工开放，所有资料概不外借。
第三条行政部负责图书的借阅管理。
第四条图书室所有图书应由行政部专人编号登记入册并编制目录卡，供公司员工查阅。
第五条每年1月、6月由行政部负责图书室的盘点与清查。
第六条公共参考图书、辞典、珍贵图书概不外借，如工作需要或其他原因必须借阅时则通过正常借阅程序借阅并且当天归还。一般书刊、报纸可随意阅览，但不能带出图书室或撕剪，阅读完毕后放回原位。
第七条每周二、周五15：00~18：00为图书借阅时间。
第八条公司所有图书借阅者仅限公司在职员工。员工借阅书籍时必须先查览目录卡，做好登记，征得图书管理员同意后方可外借，每次最多借阅一册，最长时间不得超过2周，若未能读完需办理续借手续。
第九条员工在阅读过程中，应爱护书籍，不得在书中批改、圈点、画线、折角、涂写。如有破损或遗失处书价3倍以上罚款。
九、内部刊物管理制度范例
现举某公司内部刊物管理制度范例，用以说明内部刊物管理制度总则、目的、发行、管理、组织等相关条文的具体内容。
（一）总则
第一条为规范管理公司内部刊物，使公司内部刊物起到应有的作用，特制定本制度。
第二条与公司内部刊物所有有关的管理事务，包括编辑、发行与管理均按本制度办理。
（二）目的
第三条公司内部刊物的发行可以使全体员工通过一个统一、正式的渠道了解公司有关经营活动的全部信息与情报。
第四条公司内部刊物可以促进职工间的沟通与交流，增强职工间的团结。
第五条通过发行公司内部刊物，可以为全体员工共同参与企业管理提供一个领域与平台，有利于提高全体员工的素质。
（三）发行
第六条公司内部刊物以公司名称为基本定语，然后加上刊物性质名称。
第七条公司内部刊物的发行日为每月9日。
（四）管理
第八条公司内部刊物的总负责人为行政部经理。行政部经理必须明确制定编辑方针，对编辑会议及编辑主任传达编辑方针和编辑意图，把握编辑方向，在原则上确定公司刊物的主要版面与内容。
第九条内部刊物的编委由各部门的代表担任。
第十条编委会主任由行政部经理选拔并正式任命。
（五）组织
第十一条编辑会议由编委会主任召集、主持召开，并就编辑计划、方针及举措等编辑、出版、发行与分配事宜进行审议与合议。编委会成员对此进行监督与评价。
第十二条公司内部刊物发行上的一切经费由公司负担。编委会主任必须在会计年度开始前，对全部及分项开支进行概预算，并向总务部长作出报告。
第十三条公司内部刊物原则上只向公司职工、管理者以及员工家属约稿。有必要向外部约稿时，必须经过编辑计划会议讨论作出决定。向外部约稿酬金由公司负担。
第十四条编委会主任及编委成员的任期，原则上为一年。
第十五条公司内部刊物原则上免费分发给公司管理者、职工、家属以及公司外部的关系客户，必要时可向其他外部机构与个人送发。
十、文件目录清单
十一、收发文日志
十二、文件签收簿
第三（节）文书管理工作流程设计
一、办公室收文管理工作流程设计
二、办公室发文管理工作流程设计
三、文件借阅管理工作流程设计
四、图书资料管理工作流程设计
五、报刊订阅管理工作流程设计
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