第一（节）机要保密管理工作概述

    一、保密纪律制定要点

    保密纪律制定要点如下：

    （1）不私自传播公司内部消息。

    （2）不询问、不打听公司相关商业秘密。

    （3）不浏览公司相关机密文件。

    （4）不记录公司相关机密。

    （5）不在私人通信中涉及公司相关信息。

    （6）不在公用电话、普通邮信中办理机要事项。

    （7）不在公共场所谈论机密。

    （8）将公司相关文件妥善保管。

    （9）不在非工作日携带公司文件外出。

    二、常用保密措施工作要点

    常用保密措施工作要点如下：

    1.加强保密教育

    各部门的办公室必须加强对办公人员的保密教育，增强保密观念，使他们了解保密工作的重要性，了解新时期保密工作的特点。各部门领导和办公人员都必须遵守国家的保密规定，学习保密知识，养成良好的保密习惯。

    2.建立保密制度

    仅靠思想教育不能保证不失密。没有制度就没有标准，就没有措施，因此各部门一定要建立一套完整的保密制度。制度的具体内容应根据各部门的具体情况来确定，一般应当包括文件保密、会议保密、档案保密、资料保密、通信保密等。有了制度还要经常检查执行情况，使制度不断完善，不流于形式，使保密工作经常化、持久化、规范化。

    3.严格挑选机要人员

    保密工作的好坏，保密制度能否执行，与工作人员的责任心和业务水平有重要关系。因此，各部门对机要保密人员一定要坚持“先审后用”的原则，严格挑选。对他们要加强管理，严格要求。

    第二（节）机要保密管理工作制度规范

    一、企业机要保密管理制度范例

    现举某公司机要保密管理制度范例，用以说明保密管理制度中的总则、公司秘密范围、秘级分类、各密级内容和知晓范围、保密环（节）、违纪处理等相关条文的具体内容。

    （一）总则

    第一条为保障公司整体利益和长远利益，使公司能够长期、稳定、高效地发展，适应激烈的市场竞争，特制定本制度。

    第二条公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。

    第三条所有公司员工都有义务和责任保守公司秘密。

    第四条本规定适用于本企业各公司的所有员工。

    （二）公司秘密范围

    第五条公司生产经营、发展战略中的秘密事项。

    第六条公司就经营管理作出的重大决策中的秘密事项。

    第七条公司生产、科研、科技交流中的秘密事项。

    第八条公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。

    第九条有关维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪的秘密事项。

    第十条客户资料、销售政策及其销售网络的有关资料、重大人事变动、人力资源部对干部的考核资料、重要场所如实验室、配料室、化验室等有关资料中的保密事项。

    第十一条其他公司秘密事项。

    （三）秘级分类

    第十二条公司秘密分为三类：绝密、机密、秘密。

    第十三条绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括：

    （1）公司股份构成，产品生产工艺、技术参数、配方、成本、利润率，科技成果，科研论文，新产品、新技术、新设备的开发、投资情况及其载体、原材料来源及价格。

    （2）公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。

    （3）按《档案法》规定属于绝密级别的各种档案。

    （4）公司重要会议纪要。

    第十四条机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的事项，主要包括：

    （1）尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，人力资源部门对干部的考评材料。

    （2）公司与外部高层人士、科研人员来往情况及其载体。

    （3）公司薪金制度，财务专用印鉴、账号，保险柜密码，月、季、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，计算机开启密码，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。

    （4）公司大事记。

    （5）按《档案法》规定属于机密级别的各种档案。

    （6）获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策。

    （7）外事活动中内部掌握的原则和政策。

    （8）公司总监以上干部的家庭住址及外出活动去向。

    第十五条秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括：

    （1）消费层次调查情况、市场潜力调查预测情况、未来新产品市场预测情况及其载体。

    （2）广告企划、营销企划方案。

    （3）保安部、人力资源部、财务部、法律事务部等有关部门所调查的违法、违纪事件及责任人情况和载体。

    （4）生产、技术、财务部门的安全保卫措施。

    （5）按《档案法》规定属于秘密级别的各种档案。

    （6）各种检查表格和检查结果。

    （三）各密级内容知晓范围

    第十六条绝密级：董事会成员、总经理、监事会成员及与绝密内容有直接关系的工作人员。

    第十七条机密级：总监（助理）级别以上干部以及与机密内容有直接关系的工作人员。

    第十八条秘密级：部门经理级别以上干部以及与机密内容有直接关系的工作人员。

    第十九条公司员工必须具有保密意识，必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。

    第二十条总经理领导保密全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责人，各部门及下属单位必须设立兼职保密员。

    第二十一条对外交往与合作中需要提供公司秘密的事项，应先经总经理批准。

    第二十二条严禁在公共场合或用公用电话、传真交谈与传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。

    第二十三条公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告总经办，总经办立即作出相应处理。

    第二十四条董事长、监事会主席、总经理、总监（助理）办公室及各机要部门必须安装防盗门窗、严加保管钥匙，非本部人员要在获准后方可进入；人走要落锁，清洁卫生要有专人负责或者在专人监督下进行。

    第二十五条计算机、影印机、传真机的部门都要依据本制度制定本部门保密细则，并加以严格执行。

    第二十六条文档人员、保密员工作变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。

    第二十七条小车司机对领导在车内的谈话要严格保密。

    （四）保密环（节）

    第二十八条文件打印

    （1）由文件原稿提供单位领导签字，签字领导对文件内容负责任，不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、发放范围、打印份数。

    （2）打印部门要做好登记，打印校对人员姓名应在发文单中反映，保密文件应由总经办负责打印。

    （3）打印完毕，所有文件废稿应全部销毁，计算机存档应消除或加密保存。

    第二十九条文件发送

    （1）文件打印完毕，由文印室专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员。

    （2）发文部门下发文件应认真做好发文记录。

    （3）保密文件应交由发文部门负责人或其指定人员签收，不得交给其他人员。

    （4）对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。

    （5）发送保密文件应由专人负责，严禁让未转正员工发送保密文件。

    第三十条文件复印

    （1）原则上保密文件不得复印，特殊情况按总经理指示执行。

    （2）文件复印应做好登记。

    （3）复印件只能交给部门主管或其指定人员，不得交给其他人员。

    （4）一般文件复印应有部门负责人签字，注明复印份数。

    （5）复印废件应即时销毁。

    第三十一条文件借阅

    借阅保密文件必须经借阅方、提供方领导签字批准，提供方加以专项登记，借阅人员不得摘抄、复印，向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要经提供方领导签字并注明。

    第三十二条传真件

    （1）保密文件不得通过公用传真机传递。

    （2）收发传真件应做好登记。

    （3）保密传真件收件人只能是部门主管负责人或其指定人员，不得是其他人员。

    第三十三条录音、录像

    （1）董事长、总经理等主要领导人讲话，工厂录像等一切与公司利益安全关系重大的均为保密材料。

    （2）录音、录像应由指定部门整理并确定保密级别。

    （3）保密录音、录像材料由总经办负责存档管理。

    第三十四条档案

    （1）档案室为材料保管重地，无关人员一律不准出入。

    （2）借阅文件应填写申请借阅单，并由主管领导签字。

    （3）秘密文件限下发范围内的人员借阅，特殊情况由总经办批准借阅。

    （4）秘密文件保管应与普通文件区别，按等级、期限加强保护。

    （5）过期档案销毁应两人以上参加，由总经理签字批准，并做好登记。

    （6）档案材料不得借给无关人员查阅。

    （7）秘密档案不得复印、摘抄，特殊情况由总经理批准后执行。

    第三十五条客人活动范围

    （1）保卫部门应加强保密意识，无关人员不得在机要部门出入。

    （2）客人到公司参观、办事，遵循出入厂管理制度，无关人员不得进入公司。

    （3）客人到各公司参观，不得让其接触公司文件、货物、营销材料等保密文件。

    第三十六条保密部门管理

    （1）与保密材料相关部门均为保密部门，如董事长、监事会主席、总监办公室，传真室，收发室，档案室，文印室，工艺室，研发室，实验室，配料室，化验室，酱料、汤料、配料岗以及财务部，企划部，市场部，人力资源部等。

    （2）各部门设兼职保密员加强保密工作。

    （3）保密部门出入人员应进行控制，无关人员不得进入、停留。

    （4）保密部门对外材料交流应由保密员操作。

    （5）保密部门应根据自己情况制定保密细则，做好保密材料的保管、登记，使用记录工作。

    第三十七条会议保密

    （1）所有重要会议由总经办协助相关部门做好保密工作。

    （2）叁加会议人员应严格控制，无关人员不得参加。

    （3）会务组应认真做好到会人员签到，材料发放登记工作。

    （4）保卫人员应认真鉴别到会人员，无关人员不得入内。

    （5）会议录音、摄像人员由总经办指定。

    （6）会议纪要由总经办指定人员在指定地点整理。

    （五）违纪处理

    第三十八条泄露公司秘密，尚未造成严重后果的，给予警告处分，处以100元至1000元的罚款。

    第三十九条利用职权强制他人违反本制度的，给予除名，并处以1000元以上的罚款。

    第四十条泄露公司秘密造成严重后果的，给予开除，并处以10000元以上罚款，必要时依法追究其法律责任。

    二、企业员工保密行为准则范例

    现举某公司员工保密行为准则范例，用以说明员工保密行为准则中的总则、文件印制、文件发放、文件传阅、文件保存、文件销毁、计算机网络、工作场所、接听电话、举行会议、对外交往、对外宣传、合作交流、客人接待、使用软件等相关条文的具体内容。

    （一）总则

    第一条所有员工应自觉遵守公司的各项保密管理规定。

    第二条所有员工不得随意打听与本职工作无关的公司信息。

    第三条所有员工不得向与保密项目无关的人提及保密信息。

    第四条所有员工在工作中如有创新发明的项目，应自动向公司申报职务发明。

    第五条所有员工不得从事第二职业或利用公司商业秘密为个人牟利。

    （二）文件印制

    第六条所有绝密、机密级文件必须由秘书、机要打字员或本人打印，不得交付其他人员打印。

    第七条所有废弃的文件要及时销毁，不得留在打印机上，更不得随意丢弃。

    第八条所有文件复印完毕，要将原件收回。

    第九条所有密级文件的复印要提出书面申请，经相应级别的领导批准方可复印。

    第十条所有员工不得私自复制工作范围以外的秘密文件到磁盘上。

    （三）文件发放

    第十一条所有绝密、机密级文件要由专人传送，由收件人签收。

    第十二条所有绝密级文件要密封，或送到收件人本人。

    第十三条所有密级文件尽量不要传真。特别需要传真时，要在密级文件传真前，电话通知接受人在传真机旁等候，传真完毕，要电话确认。

    第十四条所有文件上网前，要进行密级审查。

    第十五条所有绝密文件不能上网，机密、秘密级文件上网要设置权限口令。

    第十六条所有员工不在网上传送绝密级文件，尽量不在网上传送机密级文件。

    第十七条所有员工在互联网上发送与公司相关的技术文件或商务文件必须经过审查。

    （四）文件传阅

    第十八条所有文件要确定传阅范围。保密文件要在限定的范围内传阅。

    第十九条所有含有商业秘密的文件，不要张贴在对外公开的公告栏上。

    第二十条所有密级文件的查阅和复印要经相应级别的领导审批，并予以登记。

    （五）文件保存

    第二十一条所有保密文件要与其他文件分开放置。

    第二十二条所有保密文件要密存在保密文件柜中，保密文件柜上锁或设置有效密码，并定期更换密码。

    第二十三条所有个人未处理完的密级文件要密存。

    第二十四条所有员工非必要时，尽量不要将密级文件或磁盘拿出公司。

    第二十五条所有密级文件或磁盘带出公司要经相关权限的领导审批，并配合安全管理人员检查。

    第二十六条本公司员工出差时，保密文件要随身携带，不得放在酒店，不准作为行李托运。

    第二十七条本公司员工在归还公用便携机之前要认真清理机内存放的保密文件。

    第二十八条所有的重要文件要有备份，备份软盘要保存在保密文件柜中。

    第二十九条所有存储在网上的资料要设密码。

    （六）文件销毁

    第三十条所有打印、复印密级文件形成的废纸要及时用碎纸机销毁。

    第三十一条所有密级文件作废后，及时用碎纸机销毁。

    第三十二条所有员工不重复使用含有重要内容的纸张。

    （七）计算机与网络

    第三十三条个人计算机要设置开机密码和屏幕保护密码。必要时，要定期更换密码。

    第三十四条计算机文件共享时，必须设置有效口令，口令应设为无规律的字符串。

    第三十五条共享文件传送完毕后，应及时取消共享。

    第三十六条保存好自己的NOTESID文件，不和他人共用邮箱。

    第三十七条软盘专用。非保密文件和保密文件不在同一软盘上备份。

    第三十八条不通过E—mail发送涉及机密的内容，不发送与本职工作无关的内容。

    （八）工作场所

    第三十九条下班前要清理桌面上的文件，有保密内容的要密存。

    第四十条密级文件不能随便摆放或丢弃。

    第四十一条有权制止未带卡的人员进入办公室。

    第四十二条进入办公区域要将工卡佩戴在胸前。

    第四十三条部门主管和秘书有责任监督、督促本部门人员遵守保密规定。

    （九）接听电话

    第四十四条公司内部电话，如涉及机密内容，要问清对方的姓名、职务，并确认后再作决定。

    第四十五条遇有不明身份的人来电话询问涉及公司秘密的内容时，要根据当时的具体情况，婉言谢绝。

    第四十六条问清对方住址、姓名、电话号码，做记录后，再回拨电话答复。

    （十）举行会议

    第四十七条机密的会议通知和含有机密内容的各种通知，不要发在Notes公告牌上，而要发给本人或发至其邮箱中。

    第四十八条在外举行会议，会前或会议期间，不向无关人员透露会议举行的时间、地点、会议内容。

    第四十九条妥善保管发放的密级会议资料，不得随便放置、复印、转交他人。

    第五十条会后要清理会场。会议资料无论有无保留价值，都不可随地丢弃。

    （十一）对外交往

    第五十一条对陌生人的问询要提高警惕。明确什么该说，什么不该说。

    第五十二条客户询问涉及公司秘密时，要礼貌谢绝。

    第五十三条发现有泄密情况，要立即制止，及时汇报。

    （十二）对外宣传

    第五十四条对外宣传（技术、商务）口径要与公司保持一致。宣传内容以公司公开的资料为主。

    第五十五条宣传时，不要透露公司技术秘密。

    第五十六条处于预研、立项阶段的项目，未经批准不得公开宣传。

    第五十七条在国内外刊物上发表文章，事先要经过审查。

    （十三）合作交流

    第五十八条与合作商、供应商接触时，若涉及商业或技术秘密，应事先与之签订保密协议。

    第五十九条合作商、供应商接待应在专门的接待室进行。在公司内活动时，要安排专人陪同。接待完毕要及时填写接待记录。

    第六十条向客户发放涉及公司机密的文件或资料前，应向客户明确保密义务。

    第六十一条对合作单位人员进行培训时，培训教材的内容应严格把关。

    第六十二条只提供与合作有关的必要资料，提供秘密资料时需要经过审批。

    第六十三条与合作方接触的人员和文档限定在一定的范围之内。

    第六十四条合作方派人在公司工作时，还需与其个人签订保密协议。只向其提供与工作有关的资料，接触秘密资料时要进行登记。

    （十四）客人接待

    第六十五条要按照公司规定的路线引导客户参观。

    第六十六条客人在公司期间，要安排人员始终陪同。未经许可，不要将客人带进办公室或实验室。

    第六十七条未经许可，技术人员不要向客户讲解有关技术问题。

    第六十八条客人在办公区域拍照、摄像，须经过接待部门的领导批准。

    第六十九条应聘人员进入办公区内应有人陪同。

    （十五）使用软件

    第七十条非正版软件不得在公司内部使用。

    第七十一条因工作需要使用新软件时，要进行统一的申购，并由管理工程部统一审批。

    第七十二条由个人购买的自己使用的软件，不得存放在公司内部。

    三、计算机与网络安全保密规定范例

    现举某公司计算机与网络安全保密规定范例，用以说明计算机网络安全保密规定各条文的具体内容。

    第一条计算机系统以用户密码和用户功能列表作为保密手段，每位计算机用户都拥有独立的密码和功能列表。

    第二条每位计算机用户的密码和功能列表由该用户所在部门的经理确定，各部门经理的密码和功能列表由总经理确定，计算机室必须按此规定为用户设置密码和增减功能，并应及时印出最新的密码和功能列表清单，报部门经理和总经理室签字认可及存档。

    第三条所有用户均应认真保管自己的密码，凡因密码泄露或让他人使用自己的密码而造成的任何后果，均由该密码的所有者负责。

    第四条计算机室主管负责人根据总经理室及各部门经理的要求，为所有用户设置、查询和修改密码及功能列表。计算机室其他工作人员将只拥有与系统管理有关的功能。

    第五条计算机室人员必须严格管理计算机室中的所有资料、报表、文件及计算机中存储的所有公司营业数据，未经总经理室允许，不得擅自给无关人员提供或查看任何公司营业数据，不得擅自接待任何参观人员。

    第六条计算机公司人员来公司测试或修理计算机系统时，计算机室人员必须在现场陪同，如发现其有查看公司营业数据的操作时，应予以劝阻。

    第七条公司内所有有资格进入计算机室的人员均应遵守本规定，未经许可，不得擅自查阅或拿走任何计算机室中的资料、报表和文件等，包括印有公司营业数据的打印纸。

    四、企业刻录制度范例

    现举某公司刻录制度范例，用以说明刻录制度各条文的具体内容。

    第一条为了保护公司秘密，加强公司内部管理，公司对员工使用刻录机特做出本规定。

    第二条刻录工作由行政部统一安排，具体实施工作由质量管理部负责。

    第三条项目副主管以上人员具有刻录权限，一般员工原则上不具有刻录权限。特殊情况下，经项目主管和部门经理同意后，员工可申请刻录光盘。

    第四条刻录内容包括项目资料、工具光盘等与工作有关的资料，与工作无关的私人资料不允许使用公司刻录机。

    第五条需刻盘人员应到行政部前台领取“刻录光盘申请单”，填好后交各部门秘书，部门秘书报部门经理批准，行政部核准后，将“刻录光盘申请单”交给质量管理部。

    第六条各部门秘书接到质量管理部通知后，到质量管理部办理登记手续，领取已刻录光盘，转交员工或进行保存。

    第七条员工在未经允许的情况下，严禁私自开机进行刻录。

    第八条未经批准，任何人不能将个人刻录机私自接到公司任何一台机器上，更不能私自刻录有关项目资料。

    第九条员工因离职等原因，最终离开公司时，必须将公司光盘如数交回各部门秘书或行政部，遗失的光盘将按相关规定进行处罚。

    第十条本制度从××××年××月××日开始实行，本制度的最终解释权属于行政部，希望员工能自觉遵守。

    五、技术保密合同范例

    现举某企业与某自然人签订的技术保密合同范例，用以说明技术保密合同各条款的具体内容。

    甲方：（企业）

    乙方：（人个）

    甲乙双方根据《中华人民共和国反不正当竞争法》和国家、地方有关规定，就企业技术秘密保护达成如下合同。

    第一条保密内容和范围

    （1）乙方在合同期前所持有的已被甲方应用和生产的科研成果和技术秘密。

    （2）乙方在合同期内研究发明的科研成果。

    （3）甲方已有的科研成果和技术秘密。

    （4）甲方所有的技术资料。

    第二条双方的权利和义务

    （1）甲方为乙方的科研成果提供良好的应用和生产条件，并根据创造的经济效益给予奖励。

    （2）乙方必须按甲方的要求从事专案的研究与开发，并将研究开发的所有资料交给甲方保存。

    （3）乙方必须严格遵守甲方的保密制度，防止泄露企业的技术秘密。

    （4）未经甲方书面同意，乙方不得利用技术秘密进行新的研究与开发。

    （5）乙方在双方解除合同后的三年内不得在生产同类且具有竞争关系产品的其他企业内任职。

    第三条合同期限

    （1）聘用合同期内。

    （2）解除聘用合同后的三年内。

    第四条保密费的数额及支付方式

    甲方对乙方的技术成果给予的奖励，奖金中内含保密费，其奖金和其中保密费的数额，视技术成果的作用和其创造的经济效益而定。

    第五条违约责任

    （1）乙方违反此协定，甲方有权无条件解除聘用合同，并收回有关待遇。

    （2）乙方部分违反此合同，造成一定经济损失，甲方视情（节）轻重处以乙方万元罚款。

    （3）乙方违反此合同，造成甲方重大经济损失，应赔偿甲方所受到的全部损失。

    （4）以上违约责任的执行，超过法律、法规赋予双方许可权的，申请仲裁机构仲裁或向法院提出上诉。

    甲方（企业盖章）乙方（个人盖章）

    法定代表人签名：个人签名：

    年月日年月日

    第三（节）机要保密管理工作流程设计

    一、技术资料保密管理工作流程设计

    技术资料保密管理工作流程见表13—1。

    表13—1技术资料保密管理工作流程

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