法则30：简化是高效的起点

    把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。

    1.效率从简化开始

    效率往往就是从简化开始的，罗马的哲学家西加尼曾经说过“没有人能背着行李游到岸上”。在坐火车和坐飞机时，超重的行李会让你多花很多钱。在生活的旅途上，过多的行李让你付出的代价甚至还不仅仅是金钱。你可能不会像没有负担那样迅速地实现你的目标；更糟的是，你可能永远都不会实现你的目标。这不仅会剥夺你的满足感和快乐，而且最终它还会让你发疯。

    纵观人类发展史，效率往往就是从简化开始的。赵武帝提倡“胡服骑射”，使骑兵结束了“战车时代”，靠简化在军事上做出了卓越贡献。秦始皇统一文字，统一货币，统一度量衡，靠简化推进了社会的进步。在当今科学技术、社会发展日新月异的时代，用简化的方法提高效率，加速自我致富的步伐，仍然具有重要意义。

    在员工中，有这样两种类型的人：一种是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好；另一种是把简单的事物复杂化，使事情越办越糟。当我们让事情保持简单的时候，工作显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择，大部分员工都会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去发明出来。这也许看起来很荒谬，但真有不少这样的事。很多“勤奋”的员工就在做这样的事。

    我们没有必要把自己的生活变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：大部分员工把他们的工作变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和大麻烦。

    2.找出关键点

    把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾，即找出关键点所在。必须善于在纷纭复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的状况变得有脉胳可寻，从而使问题易于得到解决。

    同时它还意味着要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通，否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。

    永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。有些员工将“杂乱”作为一种行事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件。他们好像以为东西多了，那些最重要的事情总会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了一件“紧身衣”那样难受。不过，通常这些人能在东西放得这么杂乱的办公桌上把事情做好，很大程度上是得益于一个有条理的秘书或助手，弥补了他们这个杂乱无章的缺点。

    但是，在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一单项工作上，因为当你正在做某项工作的时候，你的视线不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。

    如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检视（大大地利用你的字纸篓），并且将它们分类：即刻办理；次优先；待办；阅读材料。

    把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方——旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视它们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一件工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精神集中在这件事上，直到它做好为止。

    每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理一下。而且每天按一定的标推进行整理；这样会使第二天有一个好的开始。

    不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间也分散你的注意力。

    每个坐在办公桌前的员工都需要有某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记得如何述说台词和进行表演。你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片（袋）制度，一个月每一天都有一个卡片（袋），再用些袋子记载以后月份待办事项（卡片）。要处理大量文件的办公室当然就需要设计出一种更严格的制度。

    此外，最好对时间进行统筹，比如到办公室后，有一系列事务和工作需要做，可以给这些事务和工作安排好时间：收拾整理办公桌3分钟；听取秘书对一天工作的安排5分钟；对秘书指示关于某一报告的起草15分钟，等等。

    总之，那些容易把事情复杂化的员工应该学会的一种能力是：清楚地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样不知要节省多少时间和精力，从而能大大提高你的效率。

    法则31：宏观问题简单化，微观问题体系化

    思路决定出路，无论是在工作中，还是在生活中，能够对系统的把握有一个清晰的思路，从根本上看说必须具备善于将复杂问题简单化的能力，也就是一针见血地捕捉问题实质的能力。

    1.把复杂问题简单化是一种宏观战略能力

    世间之道，本就简单。人类社会数百年来的生活方式发生了巨大的变化，但人生存发展的规律仍然不变，只是不断地变化方式，就比如马车变成了汽车。就象驾驶汽车一样，这是个复杂的事物，不仅仅是汽车的复杂，更体现在驾驶汽车的时候所需要掌握的技能以及因变不确定的外部复杂环境的影响。但万变不离其宗，驾驶汽车最重要的一件事情是方向。只要方向盘把错了，什么都是无效的。

    执行之道，同样如此。尽管铺天盖地的执行理论、执行模型席卷而来，然而，执行应当把握的几件事情，还是一样。

    把复杂问题简单化是一种宏观的战略能力，这是战略首要的原则。把复杂问题简单化并不是否定问题的复杂性，而是要探寻未来的价值，抓住决策的本质。

    对于我们来说，只要勾勒出基本的原则，搭建一定的框架，余下的问题都应该在过程中解决。因此，我们要分清楚哪些问题应在过程开始前解决，以及哪些问题应在过程中解决。否则，就将在应该捕捉核心价值迅速决策的时候却犹豫不决，将问题复杂化；而在应该严格管理的时候却错误地认为问题并不复杂，可以简单处理。

    2.把简单问题复杂化是一种微观执行能力

    决定方向对于个人来说是至关重要的，因此要迅速，要简单化，要大胆，也要野心。但是美好的愿景必须靠严谨理性的执行体系来支撑，这就需要在把复杂问题简单化之后，把简单问题复杂化，体现微观的执行能力。微观不是不重要，复杂化不是不重要，只是这些都是应该在迅速决策之后才继续跟进的问题。

    计划的实施又是微观的。你可以说我们的计划目标多少，在某个领域如何竞争，但在操作时你还要明确如何具体进行任务分解，时间怎么安排等等，不然就实施不了。

    执行之道，其本质就在于如何化繁为简和化简为繁，这两者如何平衡，就是我们所说的“度”。将复杂问题简单化，简单问题复杂化，看似自相矛盾，实际上是协调统一。宏观问题简单化，微观问题体系化，这是一种成熟之美。

    宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点，并且该制度与其雷厉风行的行政风格相吻合。管理者制定了“深刻明了的人事规则”，它得到顺利的推行并获得良好的评价。而最能体现这种简洁明了的效率就集中体现在该公司“一页备忘录”原则上。所谓“一页备忘录是指尽量精简公司所有的报告文件，以尽可能简练的语言来描述公司的现状和未来的发展趋势。其内容会随着具体情况的变动而增加或减少。这一风格可以追溯到该公司的前任总裁理查德·德普雷。理查德·德普雷强烈地厌恶人和将简单问题复杂化的做法，所以，他十分反感那些超过一页的备忘录。他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西！如果该备忘录过于复杂，他会加上一句：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的东西！”他认为，管理者的工作任务之一就是教会别人如何把一个复杂的问题转化为一系列相对简单的问题。只有这样，才能既提高管理者自身的工作效率，又能更好地知道下属着手后面的工作。随着MIS（管理信息系统）的扩散和预测模型及大量员工之间无休止的较量，导致了解决问题过程中的“政治化”，这些进一步增加了不稳定性因素。而一页备忘录解决了很多问题。首先，只有少量的问题有待讨论，那么复核和使其生效的能力将大大加强。其次，建议条目按序展开，简洁、易懂。总之，一页备忘录使企业的管理远离了模糊和凌乱，并因简洁明了这种积极的作风为公司带来令人欣慰的高效率。

    将执行的问题简单化，剔除不必要的环节，精简执行的步骤，优化执行的流程，合理地分配利用周围的资源与条件，才能使得正在解决的问题能尽快解决。

    法则32：简化是一种习惯

    有个故事说某报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动，题目是在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科学家。

    第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临死亡的厄运。

    第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。

    第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离饥荒而亡的命运。

    此刻热气球即将坠毁，必须丢出一个人以减轻载重，使其余的两人得以存活，请问该丢下哪一位科学家？

    问题刊出之后，因为奖金数额庞大，信件如雪片飞来。在这些信中，每个人皆竭尽所能，甚至天马行空地阐述他们认为必须丢下哪位科学家的宏观见解。

    最后结果揭晓，巨额奖金的得主是一个小男孩。

    他的答案是：将最胖的那位科学家丢出去。

    事物本源其实很简单，但人们往往把他们复杂化。

    为了推动你的执行被有效的进行，可以参考更多的简单化小建议，他们来自于对许多成功者经验的总结，你可以反复实践他们，直至成为一种优秀的习惯。

    1.简化工作场所。

    大多数企业有着太多太多复杂的制度、程序和做事情的方式。鉴别出其中最浪费时间的，与同事们协力铲除它们，或简化它们，以提高效率。

    2.让会议更简单。

    管理者会见手下的业务领导时，首先要明确不要搞具体到每一分钟的复杂的议事日程。相反，应鼓励他们简单地陈述一下他们最近几个月里所得到的最好的构想。

    3.抛弃复杂化的备忘录和信函。

    真正的管理者不会喜欢复杂的备忘录，而喜欢那些手写的简单的便条，这会使管理者觉得，交流应当充满创意而又简单明了，不要复杂化及使用那些难懂的行业术语。

    4.专注工作本身，而不是绩效评估的名目。

    绩效评估本身立意良好，我们每一个人都应该随时知道自己的工作绩效如何。只是多数企业的情况是，绩效评估被过度操作，有各种不同的名目，还有复杂的计算。主管根本没有足够的时间做深入的评估，最后只是沦为数字游戏。公司真正的目标是扩大控制、减少成本，绩效评估的制度让公司有合法的借口可以开除不适任的员工。员工为了保住工作，只想着该怎么让自己的成绩好看一些。

    事实上，你根本不必把精神花费在这些数字游戏上，不要因为公司今天要评估外语能力，所以你开始自费上课恶补；某一天公司决定加入提案企划能力的考核项目，你又开始烦恼该怎么办。这样只会让你疲于奔命，结果却适得其反。

    要有好的绩效，你的出发点是工作本身，而非绩效评估。你只要想到以下的问题：该怎么把这件事情做好？你必须加强自己哪方面的能力？当你顺利完成目标、有了具体的成果，自然会有好的评估结果。

    5.懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度。

    对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情，你总是担心：

    会不会因此丢了工作？

    我和同事之间的友谊是否就此结束？

    老板有可能接受吗？

    拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。

    在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且因为你的拖延而影响到其它人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？

    一旦有了决定之后，该怎么拒绝呢？如果是比较熟识的同事、朋友，或是完全不相识的人，最好是直接了当地说：“抱歉，帮不上忙，”或是“现在真的很忙，抽不出时间。”不要多费唇舌，也不需要解释一堆的理由，只要简单的一两句话就可以。而且必须在当下直接回绝，不要拖延一两天才说出你的决定。不要考虑太多，宝贵的时间应该花费在以下提到的另一种情况。

    如果是面对客户或是比较不熟识的其它部门同事，就应该采取比较间接委婉的方法。你要考虑的问题是：要如何响应才能维持更好的关系，建立未来合作的基础？

    首先，你要说明为何无法答应的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是帮助对方找到另一个更好的解决方法，有没有可能找到其它人帮忙。让对方觉得你不是在推卸责任，而是真的想帮助他解决问题。

    这时候的回答不再是“是”与“否”的问题，而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方，而是与对方沟通解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况，而不会无缘无故的一再找上你，请求你的帮忙。

    法则33：让有系统成为一种习惯

    据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着，每年因不整洁和无条理的习惯，就要浪费近13％的工作时间！

    养成有条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏”。

    时间用得不适当很少是只涉及到某一特定事件，它通常是一种根深蒂固的行为模式的一部分。要向好的方面改变，就必须常常和多年养成的某种习惯搏斗一番。

    改变行为模式有两种方法：

    一种是强迫自己遵行新的行为模式，直到这种模式生根为止；另一种是利用奖励办法来逐渐“形成”一种新的行为。

    如果你要彻底改变你的行为模式，使你能够正确地评估出你的进度。你或许要运用“厌恶”的办法，但是这个办法会产生不愉快的作用。

    对我们大多数人来说，要认识的重要一点是：任何事后可以使我们感到愉快的行为，往往会鼓励我们努力去做，而且更可能会再度去做。你可以从别人那里得到鼓励，但是你也可以给自己某种奖赏来鼓励自己。例如，为你完成（或开始、坚持）一项困难或冗长乏味的工作；继续去做一项优先工作，而不闪避它去做次优先的工作；着手去做一项不愉快的工作；拒绝一项不重要而且又会耗费时间的要求等等。这种奖赏可能微不足道，但只要能使你觉得愉快就行了。它可以是实物——一片口香糖、一杯水、一些点心。它也可以是允许你自己去做某一件事情——休息一会儿、早一点下班，或买一双鞋子等等。它也或者是在你每次向正确方向走一小步的时候，在你心中的自我抚慰而已。

    在棒球比赛里，胜利不是取决于安打数目，而是取决于跑回本垒的次数。只跑到三垒，并不能因为跑了四分之三的路程而得分。

    工作也是这样。能够开始当然很好，继续做下去也不错，但是不到完成，你就不算做了你开始做的事情。很多人有一种把一件工作“做了一会儿”，然后又放在一边的习惯，还欺骗自己已经完成得很不错了，实际上却是典型的“烂尾楼”而已。

    当然，如果工作范围太大而不能一次做完，这项建议就不适用。那你该怎么办呢？

    很简单，用“各个击破”法，把这件工作分为许多小而可以掌握的工作（最好用文字写出来），然后指定你自己把一项小工作完成之后才停下来。那么，在你把这种工作放在一边的时候，就不会觉得留下太多的紊乱头绪，而会觉得完成了这件工作的一个阶段，而且随时都可以再做下一步小工作。

    例如，你有一份很长的报告要写，你要避免“一次只做一个小时左右”的安排，而要指定你自己先写好大纲，或做好调查研究，或写下引言。做好了这一步，你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉，并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候，你就不需要再重新去理出头绪，也就不会有心智阻碍。

    把工作分成许多小工作去做，你就会养成所谓的“强制去完成”的良好习惯。这会为你每天省下很多时间。

    如果拖延是你的问题，那你就不能再拖延着不去做了。

    意大利腊肠在切开之前的样子非常笨重，而且看起来令人倒胃口。但是把它切成薄片以后，看起来就不一样了。切了以后，你就可以处理它了，也就是可以用你的牙齿大嚼一番。

    例如，有一个电话你应该打，你已经拖延很久，而且这个电话可能会令你不愉快的电话。在这种状况之下，“意大利腊肠切片法”可能会是这样：

    1.查出电话号码，并且写下来。

    2.定出一个打这通电话的时间。（要求你立刻打这通电话显然是超出了你现有的意志力量，因此让自己先轻松一下。但是要有一个补偿，那就是坚定地承诺在某一特定的时间打这通电话，并且把这个时间写在你的日历上。）

    3.拿出档案看看这通电话所涉及的究竟是怎么一回事。

    4.决定你确实要说些什么。

    5.打这通电话。

    另外，一件大工作，“片段”的数目可能会很多，那么列出一份工作分段表吧。要诀是使每一件小工作简化便捷到可以在几分钟之内做好。然后在交谈与交谈之间，或在等电话的几分钟，解决一两项“立即可以做好”的小工作。没有这张工作分段表，你可能永远不会着手去做这件大工作。

    请记住：这件大工作的第一片段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用“文字”列出这件大工作所涉及的许多小步骤。

    “各个击破”的原则不止可以用在作战之中，也可以用在工作方面。

    只要动点脑筋，任何事都可以迎刃而解。

    还有一种是基于认识到我们不能立刻采取行动，并不是因为这件工作有什么特别的困难，而是我们已经养成了拖延的习惯所产生的解决问题的方法。拖延很少有特定原因，它是一种根深蒂固的行为模式。如果我们能够改变思考习惯，这种问题往往也能迎刃而解。

    对很多人来说，要改变一种根深蒂固的习惯，会是一件痛苦的事。他们已经努力过好多次，完全利用意志力量——新年的新决心，来改变习惯，但是都失败了。其实这并没有那么困难，只要你用对方法。

    中国剑谱上有只有按自己的节奏方法，才能取得主动的策略。那么，我们工作中也只有了解自己的“生理节奏”，才能让我们的工作做得更好。所谓“生理节奏”，就是了解你在一月、一天当中，什么时候精力最充沛，脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“夜猫子型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃，而“夜猫子”则是夜晚更来劲。

    要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事，而用精力不好的时间来做较不重要的事情，这样才能体现真正高效，并且能让你保持能量，节省体力，节约时间。

    每个人都有自己的生理节奏，符合它便事半功倍，否则必然事倍功半。

    法则34：办公桌是一面镜子

    在工作中，每个员工都应该具备一些文件存档方面的基本知识。作为本部门共用的文件资料会有专门的人管理，但作为个人也应收集和保存一些自己用的文件资料。对于个人用的文件资料，你就应该进行妥善保存，要用的时候能很快找到。哪些文件必须保存？如果要保存又该如何保存？哪类资料看完就可以毁弃？这里面大有学问。

    1.办公桌是面镜子

    作为一般的员工，常用的资料大概可以分为两种，一种是本部门共用的，一种是个人专用的。有些资料虽然可以是大家共用，也可以是个人专用，但如果是归个人专用，那么，在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上与整个部门共用的都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。

    归整个部门共用的资料包括：政府法律和公司内的各种规章制度、业务参考资料。业务参考资料包括各种规定和标准、各种业务手册和商业应用文集等。

    归员工个人专用的资料，主要是自己所需的文件资料。如果是没有保存价值的资料就及早销毁，这样既可以省地方，又可以节约办公费用。

    当然在很多情况下，对于一些东西究竟是要还是不要，你可能会难以判断，如果保存起来，除了占用文件柜，看不出它有什么实际意义，而如果毁掉，万一将来要用到，那又怎么办呢？遇到这种情况，最保险的办法是请示上级：如果上级说要，就存起来：如果上级说不要，就毁掉。如果经常遇到这种情况，也不能老是去打扰上级，所以，在这方面主要是靠向老同事学习，靠自己积累经验。

    一个优秀的职场人士应该保持“日事日毕”的习惯，办公桌上的文件，按急办的、缓办的和一般性的分明别类地摆放，有条有理，井然有序。临下班的时候，连椅子都放得整整齐齐的。

    你的办公室就像是一面镜子，从中折射出的是你的工作效率和办事作风。

    2.办公环境的整理与装饰

    一个整洁有序的办公环境是日常工作中必不可少的，办公环境的整理与装饰要遵循以下几个标准：

    （1）办公场所最先整理的应该是办公桌。办公桌是办公的集中点，是进入办公室办理公务的人员注意力最为集中的地方。通常情况下，办公桌要向阳摆放，让光线从左方或右方射进来，这样可以保护眼睛。办公桌上不能摆放太多东西，只摆放需要当天或当时处理的公文，其他书籍、报纸不能放在桌上，应归人书架或报架；除特殊情况，办公桌上不放水杯或茶具。招待客人的水杯、茶具应放到专门饮水的上方，有条件的应放进会客室；文具要放在桌面上，为使用的便利，可准备多种笔具，如毛笔、自来水笔、圆珠笔，铅笔等，笔应放进笔筒而不是零散地放在桌上。

    （2）书架应靠墙摆放，这样比较安全。如果办公室里有沙发，最好远离办公桌，以免谈话时干扰别人办公。茶几上可以适当摆放装饰物，例如盆花等。临时的谈话可在这里进行，较长时间的谈话或谈判，应在专门的会议室进行。

    （3）办公室办公人员比较多，可以不特别进行修饰，但要做到：干净、明亮。窗和玻璃应该经常擦洗，书架的玻璃门要保持洁净、透明。办公室的门不应该关闭过紧，以免来访者误以为没人在，也：不能用帘布遮挡。

    （4）办公室中不宜堆放积压物品，堆积物会影响观瞻，给来访人以脏乱差的印象，要经常清理办公室里的废弃物。

    （5）办公室的地面要保持清洁，水泥地面要常清扫、擦洗。地毡要定期吸尘，以免滋生寄生虫、尘螨。窗户要经常打开透气。若门窗不常开，势必使室内空气混浊，会给来访者带来不便。

    （6）办公室的墙切忌乱刻乱画，不能在办公室的墙上记录电话号码或张贴记事的纸张。墙面可悬挂地图或与公司有关的图片。

    （7）办公室是公众场所，不经允许，主人和客人均不得吸烟或高声喧哗。任何人不应摔门或用力开门，出入要轻手轻脚。

    （8）电话是办公室的必备用品，但同时也是办公室的饰物。办公电话一般应摆放在专用电话桌上：无电话专用摆放桌，也可摆放在办公桌的角上。电话机要经常清理，用专用消毒液进行擦洗，不能粘满尘土和污垢。一个办公室是否清洁，电话机是一个重要指标。接电话时声音要小，不能高声喊叫，以免影响他人。任何在电话中谈及私事的做法都是违反规定的。在电话中谈及隐私，对办公室里的其他人也是不尊重的行为。

    （9）宽敞的办公室可以放置盆花，但盆花要经过认真选择，一般不用盛开的鲜花装点办公室。过艳的色彩会夺取来访者的注意力，使人们的精力发生偏移。可以选用以绿色为主的植物，绿色可以给人舒适的感觉，可以调节人的情绪。对盆花要给予经常的浇灌和整理，不能让其萎枯而出现黄叶。可以在绿叶上喷水，使其保持葱绿之色。花盆的泥土不能有异味，肥料要经过精选。有异味的肥料会引来苍蝇或滋生寄生虫，反而会给办公室带来污染。

    法则35：重要文件一定要备份

    作为一流的员工，应该始终要求自己对工作的尽心尽力，特别在看似细小的事情上，更体现他们可贵的负责精神，做事情有始有终，比如，整理文件、给文件分类、对重要文件和档案作备份，以备不时之需，这些都是一名优秀员工做事有始有终的体现。

    1.对文件进行分类

    在办公逐渐进入电脑化时代后，人们原本预估纸张的使用会减少，但事实却正好相反。统计数据显示：如果说过去的纸张使用量是1，目前用量却是1.3，可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。在对文件进行分类管理的过程中，可以按照以下标准进行：

    （1）把要用而未分类的文件统统整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要将纸质文件随意乱放，这样你要找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。

    （2）当遇到大量的文件时，应该以自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关，活动，记者会，展览等，分别用透明夹收好，做好标签，再整齐收到产品资料夹中，这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件。

    （3）除了按产品分门别类，还可以依据经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类来归纳，更方便找寻。

    （4）不要把文件分的过细。复杂的分类系统反而会造成寻找上的不便。一般来说，50个档案中，每个只装2份的文件，不如分类成10个档案，每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类，在一段时间后可能会被你遗忘，让你因为找不到文件而倍感挫折，达不到你原来进行分类想要达到的目的了。

    2.利用相应的工具管理重要文件

    整理重要文件是为保存它们的使用价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然也要便于保管。

    （1）Windows中的文件管理

    如果你想显示文件夹里文件的详细资料，你可能知道选择资源管理器中的查看详细资料选项（名称、类型、大小及修改时间）。遗憾的是这些文件的分类仅仅是通过Microsoft或者是其他应用软件的一些说明创建的。很多说明性的广告文字占用了大量的磁盘空间，并且这个文件的分类并不见得合理。

    一个管理文件的好方法就是用Power Desk4，一个免费的替代Windows资源管理器的软件，可以从“On track”网站上直接下载。根据Windows文件分类选项，PowerDesk添加了通过文件扩展名的分类功能。

    你还可以通过文件分类选项编辑文件说明的类型，比如你可以把你的图片说明由“Bitmap lmage”改成“bmp”；“GIF Image”改成“gif”，“JPEG Image”改成“jPg”。也可以将它们整编分类改成“Images bmp”、“Images-gif”、“Images jpeg”，这样所有的图片就按类型排列在一起了。

    （2）用好文件夹

    使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排地放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。

    ◇文件夹一般是用硬壳纸对折而成的。在对折处写上资料的名称或类别；

    ◇文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置；

    ◇使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订；

    ◇资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样就便于查找，不容易搞混。

    （3）文件夹的排列方法

    ◇文件夹在文件柜里要按从右到左的顺序排列；

    ◇文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去；

    ◇文件夹原则上不装订，但对需装订的资料一定要从它的左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数；

    ◇如果资料需要折起来，就要从正面往背面折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。

    法则36：合理处理废弃文件

    在日常工作中，经常会遇到一些废弃文件，对这些文件的处理决不是一扔置之那么简单，而是应该遵循的一定的原则与规范。

    1.废弃文件的管理

    （1）文件管理的目的

    ◇文件、信息的共享和有效利用；

    ◇减少寻找文件的时间，提高工作效率；

    ◇办公室空间的有效利用；

    ◇办公环境的改善；

    ◇提高办公事务效率。

    （2）文件管理的基本原则

    ◇文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管。

    ◇对原件实施管理：不随意复印或使用复印件。

    ◇分类归档管理：不要使文件私有化。

    ◇简化报告文件：原则上报告限定在1—2张A4纸。

    ◇文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。

    （3）文件处理的顺序

    文件的整理工作是办公室“5S”活动的关键内容，一般可以按照以下几个步骤进行：

    ◇设定废弃文件的对象和废弃基准

    文件是有生命周期的。长期不用的文件、无效或旧板文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。

    财务文件——永久保存。

    品质文件——为了进行品质追溯，保存一定时间。

    没有废弃基准，就会将一些没有价值的文件保存下来，充斥空间。所以，整理文件之际，明确废弃基准是很有必要的。

    文档生命周期示意，废弃基准代表性文件：

    一类文件：使用后即刻废弃的会议资料、通知、参考资料等。

    二类文件：保管后废弃技术资料、计划、指示书等。

    三类文件：保管、保存后废弃特定的财务资料、要追溯的品质记录等

    （4）废旧资料、废弃文件处理方法

    ◇废旧资料的销毁。废旧资料，是指按规定不需要归档的文件资料和已经超过保密期限、无存档价值的档案资料，以及办公所用的废旧报纸等文字资料。由于在这些资料中也有一些公司的秘密，所以对这些资料的销毁，也必须要按规定进行。

    ◇文件废弃系统：保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果不及时清理，就会泛滥成灾，这里介绍一种容易掌握的“废弃四法”。

    ◇废弃四法：按文件进行废弃；按文件夹进行废弃；按项目进行废弃；按颜色进行废弃。

    2.需要永久保存的文件

    （1）公司法规及公司代表大会文件。

    （2）董事会及其他重要会议的文件。

    （3）有关经营方针及事业规划。

    （4）预。决算材料。

    （5）各项规章的制定及修改和废止情况。

    （6）发至公司内部机构的指示及命令。

    （7）重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况。

    （8）重要契约。合同的缔结、解除及其他变更。

    （9）有关公司职员的升迁、赏罚及授予的重要内容。

    （10）向官方提请的文件及官方批复文件中的重要内容。

    （11）重要的诉讼文件。

    （12）重要的统计及调查。

    （13）其他重要文件。

    3.对废弃文件进行彻底删除

    工作中的数据安全一直是大家比较关心的问题，而对于删除数据也是大家比较容易忽视的一个安全“漏洞”，一些机密的重要文件如果不将其做真正意义上的“彻底删除”，往往酿造的后果不堪设想。

    （1）常见的“彻底删除”并不彻底

    我们都知道，一块新硬盘在使用前必须要对其进行分区、格式化操作。而格式化操作就是给这块硬盘划分“区域”，不同的区域存储不同的数据，在这地方我们只关注“目录区”和“数据区”。一块硬盘经过格式化后，就会自动生成“目录区”和“数据区”，而这个“目录区”就是存储“数据区”中的数据保存的位置等信息，“数据区”则负责保存所有文件的数据信息。当我们执行了所谓的“彻底删除”命令后，系统其实只是将“目录区”中记录该文件状态信息的一个状态标志设置为“删除”，这时，系统就知道该文件原先所占用的硬盘区域已经是空闲的了，如果这时用户要求存储新文件，系统就可以将这块空闲的硬盘空间分配给新文件了。而在新文件还没有进行存储操作时，被“彻底删除”的文件却仍然存在于硬盘中。

    所以，通过系统的“彻底删除”而删除的文件就有可能被重新找回来。现在也有很多这方面的软件可以实现此功能，例如著名的数据恢复软件“Final Data”、“Easy Recovery”及“Recover4 All”都可以找回那些被“彻底删除”的文件。另外，还有一些专门的组织或是单位专门从事数据恢复工作。这些软件或是数据恢复公司的存在，习惯于通过系统的“Shift+Del”键来删除那些重要文件的朋友们就要警惕起来了，说不定哪天，你的重要文件轻而易举地就落入别人的手中，可能会导致不可预测的后果。

    （2）文件粉碎机是案头必备工具

    怎样才能真正实现彻底删除文件呢？以前，很多人都是在使用“Shift+Del”键删除文件后，再向该文件所在的磁盘分区中拷贝一些大文件。通过这种方法有时的确可以解决问题，但是这种方法读者朋友们用眼看都感觉很麻烦。其实，上网助手最新新增的“文件粉碎”功能就可以让你很方便地解决问题。

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