为了说明早期滦矿内部文件有多繁琐，特抄录一封内部函件如下：
春农仁兄大人阁下：久未晤教，怅想奚如。辰维兴定，罄绥为颂。弟现有要事须与执事直接面商，务祈台驾于接信后，即日莅津，俾抒积怀，临颍伫企，不胜盼祷，切，专此祇颂旪安。鹄俟足音。弟赵元礼顿首。四月十七日。
这是宣统三年（1911），滦矿在天津经理处的赵元礼给陈家岭矿基层领导人之一贾春农写的。赵元礼原本是马家沟总矿的经理，其级别比陈家岭矿的经理高一级，比贾春农至少高两级。调到天津经理处任经理时，又官升一级。但是，他给贾春农写信，竟如此客气，不仅“仁兄大人阁下”什么的话弄了一大串，还说很久没有得到您的教诲都无法形容怎么想念您了等等，结尾又“顿首”说我像鹄鸟一样等待你来到天津的脚步声。整个信函说了那么多与工作没有关系的台面话，实际中心意思就12个字：你尽快来天津一趟有事面谈。
你可能会说这封信函也许是特殊情况，赵元礼之所以这样写与他跟贾春农有特殊交情也说不定，其实不然，这类函件在开滦档案馆的历史档案里占比例不小。早期滦矿公司运作不太规范，有些工作上的具体事情，是上级依靠与下级的私人交情布置任务的，这样为工作写信时就免不了加进一点个人“体己话”。依此推理，这类信函似乎可以理解，问题是这样的信件多了，必然费时费心影响工作，必须改革。
除去个人对个人谈工作的公函性质的信件，单纯针对单位传递信息的纯公函，当时也充斥着恭维请安之类的废话，同样需要改革。
宣统三年五月二十三日（1911.6.19），滦矿公司总部给下属的塘沽煤栈发函，对来往信函的书写办法和格式进行了规范化要求。从这封函的内容看，它不单是针对该栈一个单位的，可能各单位都通知了，但是笔者只发现了这一封。函件中说：“尊处以后寄来号信，上款不必写‘经理大人台鉴’字样，即以‘敬启者’[201]三字冠首，后幅则以‘此上公司台览’六字结尾，亦不必写请安等语。缘敝处与沟、赵两局往来号信，均系此式，尊处亦可仿照也，不便歧异。且信首冠以‘经理大人台鉴’者，若同人中有个人具名、因公事寓书于经理者，又当别论，合并附闻。今以贵栈名义之号信用此称谓[202]，亦欠妥当也，祈查照。”这里规定了下属单位给公司函件的开头和结尾格式，不准再请安，不准以单位名义发的号信再写“经理大人台鉴”，但跟经理熟识的人写信谈公事时除外。由于不是斩钉截铁的命令，还开了熟人除外的口子，这大概是考虑到当时积习难改等问题，后来的滦矿各类文件很长一段时间内仍有恭维废话出现，但是少得多了。
20天后的六月十三日，滦矿公司针对塘沽煤栈来往函件的问题再一次发函：“尊处以后寄来号信，请逐条排写一二三四五等字样（原文小注：如敝处此信之式），以便将来遇有彼此答复之事，可写某号函第几条所言某事，应如何办理云云，既便检查且省笔墨也。希查照。此上塘沽煤栈台览。公司启。六月十三日”。
这个函对该栈文件格式提出了进一步要求，要求一封函件提到多件事儿时，要按一二三四序列号“排写”。也就是编列号数，立薄存底。
此后的滦矿，其内部文件一般都称为号信，即一封信按收到的先后顺序编为一个号。一个单位的号信每年可以排到几百上千号。虽然用序号来区分，但每一封号信里面都是一大堆事情一起说，在这之前没有一二三四……的序列号。在以前的这些号信中，笔者看到他们是一件事情分一个段落，甚至有的连段落也没有，仅是空开两个字而已。以前大部分的信中是每件事情（也是每个段落）的顶头有一个“一”字，其实它不是真正的数字意义，它只是开始说另一件事的标志符号。这样的信件，读来就显得乱，而且不好查找和表述。六月十三日公司给塘沽煤栈关于写序列号的这个函，可能也是分别对各单位的通知。从此以后的信，大都有了序列号，而信中列出一二三四……多条，肯定这是滦矿内部行文格式的一大进步，或者说是第二次的重要改革。
后来的相关文件里还要求随信寄出的附件和所有单据凭证等，一定要在信件末尾一一列出来写清楚，以防止邮寄过程中丢失，这一条在滦州煤矿随后的档案里得到了落实。还有就是要求信笺的格式统一，一律印刷红色竖线，即每页竖排九行，毛笔书写。这一条一时没有做到，原因是滦州煤矿大小单位很多，印刷的旧信笺未必马上用完，所以今天的滦矿历史档案也有不是每页九行书写的。
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