###一、高效务实：领导者开会的基本要求
1．会议是一种必备的领导工具
会议对于各个组织的领导者来说是必不可少的领导工具。因为开会是领导者解决和沟通问题的一种方法。领导者的开会能力关系到会议的实效，即到底能不能解决实质性的问题。因此，领导者不能忽略自己的开会能力。实际上，如果不举行会议，单位就无法正常工作。
会议是各级领导者贯彻政策、调查情况、进行决策、布置任务、统筹协调推动工作的基本方法之一。尽管我们拥有现代化的通信技术，但是会议的地位仍然是无可取代的，擅会者得天下。
具体来讲，会议的作用体现在以下几个方面：
(1)开展有效的沟通
领导者召开会议，往往是在布置工作、作出决策前进行交流与讨论。
通过多项交流，可以使领导者了解情况，集思广益，为决策部署提供准确的依据。因此，实现有效沟通是会议的一个主要目的。
(2)监督下属、协调矛盾
许多单位的常规会议其主要目的是为了监督、检查下属对工作任务的执行情况，了解下属的工作进度：同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及下属之间的矛盾。这既是领导工作的一项重要内容，同时，也是领导者召开会议的目的之一。
(3)达成协议与解决问题
领导工作中，要针对某个问题和具体工作作出相应的安排，往往会以会议的形式，经过讨论与沟通的程序，从而最终实现协议的产生和问题的解决方案。
(4)开发创意
领导工作任务之一是要有针对性地、有成效地解决存在的矛盾。在研究和思考问题时，领导者需要集合大家的力量和集体的智慧，来进行分析判断与决策。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。这为领导者提高工作效率提供了捷径。
(5)激励士气
领导工作的完成，往往与组织成员的共同努力分不开。为鼓舞人心，激发斗志，动员所有成员为组织发展奉献力量，适时召开一些会议，是必不可少的形式，尤其在年初或年底召开的会议通常具有这一目的性。
这种会议是为了使组织上下团结一心，朝着一个方向共同努力。
(6)巩固领导地位
领导者要体现自身的价值，巩固自己的地位，应经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。
正是因为会议有如此重要的作用，所以，虽然会议让很多人感到头疼，但领导者总是免不了组织召开各种会议。会议正是领导者每日使用的领导工具。
2．开会要打有准备之“仗”
也许有的人认为，开会很简单，通知一下，会就可以开起来了。持这种看法的同志把会议的准备工作看得无关紧要，这是不可能开好会议的。实际上，开会容易，开好会难。只有精心组织，认真准备，才能达到开会的预期效果。
“凡事预则立，不预则废”。许多会议由于会前没有充分准备，会上扯来扯去，解决不了问题。所以，“不开没有准备的会”应该成为一条准则。一般来讲，会议的准备工作包括制订会议预案、文件准备、思想和意见准备、后勤方面的准备、会议通知及会前检查等五个方面。
(1)制订会议预案
所谓会议预案，就是会议的筹备方案，它是开好会议的前提。比较重要的、大型的、正规的会议，都要事先制订会议而案。它主要包括下列内容：
①会名。会名要名实相符，妥帖恰当。会议性质、规模不同，会议名称也就不同。名称定得不准确，涉及的很多问题都不好处理。因此，首先要给会议“正名”。
②会期。会期长短要取决于会议内容，选择在什么时候开，要根据会议内容的缓急程度、工作安排情况和会议的准备情况。不应该事先毫无估计，开到何时算何时。
③出席人员。出席、列席会议的人数应有比较精确的计算，会议开到哪一级，哪些单位派什么人出席，需什么人列席，都应事先有个打算，一定不要无关的人参加。大型会议要专门成立“组织组”，负责考虑参加者范围、人数及名单分配。
④会议筹备人员的职责分工。担负大会宣传、组织、秘书、资料、后勤、保卫等各类人员，应人有专职，事有专人，既要分工明确，又要互相协作。
⑤会议议程及日程。议程是对会议所要解决和处理的问题的大体安排，一般需经大会通过，比较概括。而日程是对议程的具体分解，何时进行何项内容，比较详细。大型会议的议程和日程必须划分得很清楚，小型会议则将二者合而为一，统称议程，由主持人掌握。
以上是会议预案的主要内容。有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。预案要由领导者提出主要意见，指定办公室起草，经领导者讨论或审批，然后照此筹备。小型会议则不一定非搞议案不可，但也要做认真的和必要的准备。
(2)文件准备
会议审议的文件材料应在会前数日分送与会人员。请他们准备意见。
特别是讨论重要方案、计划的会议，这一环节尤为必要。为此，领导者要指定专人，经过调查研究，拿出方案；有时还要把方案的初稿分送下去征求意见，然后修改定稿。需要在报到时和会议期间发的材料也要事先准备好。会议文件一般不宜过多、过长。有些重要文件的形成，需要主要领导者亲自参加，领导班子反复讨论。
(3)思想和意见的准备
对于研究工作、拍板决策的会议，这一环节至关重要。会前要有“安民告示”，即把会议要讨论的主要议题通知大家，让大家充分酝酿，准备好意见，必要时还要给与会人员进行调查研究、搜集各方面反映的时间。这样，会议能够开得紧凑，问题讨论得彻底。反之，思想上毫无准备，到了会议上你想东，他说西，意见分散，议而难决，会议就容易“流产”。
(4)后勤方面的准备
大中型会议，首先要作出会议预算，经领导审定，财务部门批准，解决会议经费。住宿、车辆、膳食等，都要一一妥善落实，有的问题领导要拿出意见，并亲自过问。
(5)会议通知及会前检查
通知有书面通知，电话、电报通知和口头通知，采用哪种形式，要视会议类型和当时情况而定。通知要将会议名称、内容、开会时间、会期、参加人员、报到地点、携带材料等交代清楚。书面通知发出后，有时还要责成秘书人员跟踪落实，检查会议参加人员是否收到了通知，能否出席。对会议的关键人物更应落到实处。对于重要会议，会前要反复检查落实，形式有领导者听取筹备情况汇报和现场检查两种，发现问题，及时解决。
以上五个方面，只是就一般会议来说的。会议类型不同，其准备工作的内容就不同，复杂程度也有繁简之分。这些事情当然并不要求领导者一件一件亲自去做，但却需要领导者去组织，去过问，去指导落实。
领导者对这些工作不筹划，不了解，不检查，想开好会议就只能是一种 空想。
3.讲究效率，开卓有成效的会
领导者既然需要召开各种会议，那就一定要讲求会议效率，提高会议质量。开会就开个有成效、务实际得会。这方面需要引起领导者注意的是，有这样几条具体的要求：
(1)准时开会
很多讲究工作效率的领导者都非常注意会议准时召开的问题。凡是会议，不论出席人数多少，务必按原定时间准时开会。他们十分厌恶那种拖拖沓沓的作风，不允许随意拖延会议时间，更不允许无故迟到。这是每个领导者都应高度重视的一项会议要求。
鲁迅说：“时间就是生命。无端地空耗别人的时间，其实是无异于谋财害命的。”在高效率快节奏的今天，时间就是金钱，能否准时开会，主要取决于这个单位的领导者，能否使他的下属养成准时到会的好习惯。
(2)会议明确
开会的目的和会议的议题一定要十分清楚，没有明确议题的会一定不要开。一般来说，一次会议有许多议题，效果不好。但纯属布置任务一类的会议，可以把几个内容合并到一个会上去讲，然后分别去贯彻落实，这样可以少开一些会。
(3)会议安排紧凑
会议的日程一定要十分紧凑，一环扣一环，使与会者集中精力讨论问题。每个环节该用多少时间，不能拉长，拉长就是浪费。l小时的会就要1小时开完，l天的会就不能开2天。
(4)精心选择与会人员
什么样的会，要什么样的人参加，一定要认真斟酌。召开一场会议，该来的成员一个也不能少，无关的成员一个也不要。可以由少数同志参加的会，就不必把许多人都请来“陪会”；一般干部就能“当家”的，就不必让单位负责人参加；能由分管领导者参加的会，就不要请主要领导者参加；有的领导成员虽与会议讨论的问题有联系，但不是主要人员，可以事先征求他们的意见，将其意见带到会上，本人则不必到会；一个议题讨论完了，与这个议题有关的人就可以退席，不必一陪到底：对某些同类性质的问题，会前可以分组讨论，派出代表来即可，不必都参加会议；有些需要获知会议结果而不必参加讨论的人，可以在会后通知他们。这样，既能提高会议质量，又避免使更多的人泡入会海之中。
(5)抓住会议的中心
会议要解决几个什么问题，一定要牢牢抓住不放，会议的一切活动都要围绕这个中心来进行，不能插入与议题无关的活动。要严格掌握讨论范围，把大家的注意力引导到有价值的问题上，防止漫无边际地东拉西扯。任何人都不能作离题的发言。
(6)发言者发言简短
要想开短会，就必须说短话。如果发言都是长篇大论，会议想开得短也办不到。汇报工作、发表意见、交流经验、作报告，都应力求言之有物，简明扼要，有话则长：无话则短，废话、空话、套话更是严格禁止。在可能的情况下，最好能限定发言时间，如交流经验的发言不超过20分钟，表态性的发言不超过5分钟等。发言时，尽量不重复别人的意见。需要领导成员到会讲话或作报告时，领导班子最好事先把要讲的东西集中起来，责成一个人去讲。不要张书记讲完，李书记又讲，王书记又补充。因为那样既浪费时间，又容易出现意见不一致的现象，使下属无所适从，不好贯彻。
(7)议而必决，决不拖拉
应该在会上决定的事，不要拖到会后；应该这次会拍板的，不要等到下次会。一议再议，议而不决，就是劳而无功，会议的效益就等于零。
对于那些“拿不准”、需要继续调查和研究的问题和那些条件不成熟、需要继续做工作的问题，就不要硬拿到会议上来讨论。
4．领导者在会议中应有良好的表现
作为领导者无论你主持、策划、协调或者仅仅是出席任何会议，都应该注意自己的表现对他人的影响。应该做一个善于发表自己意见和听取下属意见的领导者。另外，一个积极热情的领导者能够给大家带来鼓励和促进：同样地，一个消极冷漠的领导者也会造成一种压抑郁闷的气氛。有的时候，我们的一些身体语言会给与会的人带来不同的影响，但是我们自己却对此无所察觉。
在发表自己意见的时候应该清楚简洁--不要漫无目的地喋喋不休。
尊重他人的意见--即使有下属与领导者意见不同，领导者也没有理由轻视或贬低对方，要用开放的心态接纳下属的意见和想法。如果下属对领导者提出的意见进行补充，则领导者千万不要有过激的表现，而是应该放松心情，不要把这看成是下属贪天之功，要仔细倾听并注意观察下属的反应。如果领导者认真倾听了下属的意见，并有不同的想法，那就应该大方地说出来，以便在合适的时机将问题解决。可不要在会议结束以后再开一个小会，只是为了抨击某一位下属的意见。另外，许多人总是假装在听别人发言，可是在别人提出问题的时候就会露出马脚。因此，无论怎样领导者都应该认真地倾听会上每一个人的发言。
当领导者在对别人的意见提出质疑或批评的时候，请务必保持礼貌的态度。
在很多会议上，与会者提出质疑或批评的方式总是显得太过激烈，甚至有挑衅的意味。如果领导者不幸遇到了那样的人，应该保持冷静，镇定而强硬地同答他们的问题，不要被对方的态度弄得手足无措--事实上，他们才是缺乏自信、不善自控的人。
还有，领导者要注意，不要在开会的时候表现出这些不应该有的不当举止：
①啪嗒啪嗒地摆弄手里的笔；②烦躁不安地抖动着双腿；③当别人在说话的时候眼睛望着天花板；④对人说话的时候用手里的笔指指戳戳；⑤大声地叹气；⑥低着头抠手指甲，或者专注于摆弄自己手里的小玩意儿，例如手机、铅笔等等；⑦当别人发表意见的时候作出惊讶的表情，但是却不明确发表自己的意见。
这些小动作或会议表现，会让与会者产生误解，对会议造成不良的影响。领导者应尽量避免犯上述这些小毛病。
5.领导者要从“会海”中解放出来
在实际工作中，一些会议确实开得又滥又长。有时，群众对一些会议的描述是：“台上假大空，台下乱哄哄。”这是群众对一些无聊会议的有力讽刺。会议本是推动工作、解决问题的一种方法，可是在一些地方，空洞、费时、耗财的会议泛滥成灾，使人苦不堪言。
因此，领导者必须正视和解决的会海问题。
“会海”产生的原因有很多，但从根本上讲，是一些领导者陈旧的思想观念、形式主义和官僚主义的作风造成的。主要表现在以下几方面：
(1)思想观念陈旧
有些领导者用传统的思维方式对待会议，把工作与开会等同起来，总认为“工作就是开会”，喜欢沿袭以往的老套路、老办法，漫不经心，东扯葫芦西扯瓢地闲聊，把会议安排得又长又空，好像会议开得少了、短了，就显示不出会议的重要性，就显示不出领导水平。
(2)工作作风不实
有些领导干部不能结合本地实际，创造性地贯彻落实上级的指示精神，不是把精力用到抓落实上，用到深入实际调查研究、解决实际问题上，而是作风浮夸，只练唱功，不练做功，用会议贯彻会议，追求形式，做表面文章，搞轰动效应。
(3)机构重叠，互相攀比
目前，市、县两级机构庞杂，党政部门加上有行政职能的事业单位，有上百个之多。你开会，他也开会：你的会议重要，他的会议更重要。
大家互相攀比，好像不开会自己的部门就没有地位，不开会自己的单位就没有影响，不开会自己的单位就不存在了。
(4)缺乏制度约束
“会海”之所以屡禁不止、泛滥成灾，是由于没有过硬的制度约束造成的。政府机构庞大，分管领导多，再加上条条块块关系复杂，有些会议主管领导者点头就可以开，根本不经“两办”协调，不经主要领导者审批把关。大家都埋怨会多，乱开会，开乱会，实际上，我们每个领导者和部门都是有一定责任的。那么，作为领导者应如何解决“会海”问题呢？
①控制会。要结合实际，研究制订会议审批制度，哪些会议能开，哪些会议不能开，对会议的参加人员、内容、时间、经费都应有明确的要求和规定。尤其是让基层党政一把手参加的会议，必须经过主要领导者同意，严格控制会议数量，保证会议质量，使领导者和群众把主要精力用到抓工作的落实上。
②少开会。开会是推动工作的重要方法，但不是唯一方法。各有关主管部门和业务单位都应树立服务基层的意识，要有眼睛向下、方便基层的精神境界。有些工作打个电话、发个文件到基层，通一下气即可解决，大可不必动不动就开会。对不用开会就能安排的工作，而有些责任部门推诿不办、执行不力的，轻则批评教育，重则坚决给予党纪、政纪和组织处分，做到既少开会或不开会又保证政令畅通，保证工作进展有序。
③开短会。对空话、套话连篇及人为拉长会议时间的不良现象，要敢于鼓倒掌。这一点前任总理朱镕基同志给我们作出了榜样。
有一年，在“两会”期间，时任国务院总理的朱镕基同志参加政协经济组的讨论，一位湖南籍代表的发言久久不能进入实质内容，朱总理实在等不及了，说：“老乡，你就不要说那些套话了，请你快进入实质的内容吧！”在朱总理的提示下，大家发言很实在，会议比较短，而且达到了预期的目的。
④开实会。召开会议是一件非常严肃的事情，务必认真对待，力求做到四实：一是准备实。会议之前，要准备充分，坚决杜绝漏洞。二是内容实。领导者的讲话稿、下发的文件等一切文字材料都要言筒意赅，言之有物。三是形式实。会议的形式应根据工作需要而灵活多样，不可千篇一律。比如领导者讲话，不应是读讲话稿，而应是在吃透讲话材料精神的基础上，面对观众讲材料，这样才能使听众昕懂和理解领导者的讲话精神，以便遵照执行。四是效果实。会前，要认真研究基层存在的问题．实事求是地提出贯彻会议精神的要求；会后做好督查，保证会议精神落到实处。
###二、驾驭会议：当好会议主持人
1主持好会议的方法要求
有些时候，领导者不但要在会议上发言，还要主持会议。会议主持人是会议的“舵手”，要随时把握、驾驭好会议之舟，启发引导大家始终遵循会议既定的议题、日程，进行充分的研讨，才能如期达到预想的目的。这就要求主持会议的领导者必须使与会者充分了解议题，即开始就要讲明会议共有哪些议题，怎么个开法，有哪些要求，与会者要承担什么任务等。
会议上发生了冷场、争论、跑题等情况怎么办？这就要求领导者在主持会议时能够细致了解会议进程，掌握与会人员的心理，恰到好处地、适时地对会议进行引导。意见基本一致时，立即终止；意见大同小异时，允许求同存异：很难一致时，下次再议；对于离题太远的发言，会议主持者可寻找时机予以引导、提醒，拉回正题。为了不分散大家的精力，不浪费大家的时间，不冲击会议的中心议题，领导者必须十分注意掌握讲话的时机和“火候”。下列一些主持会议的方法要求可供领导者参考。
(1)务必让每个与会者都发言
务必让每个人都参加讨论，参与决策。如果主持者知道某个与会者喜欢发表会后议论，设法让他在会上发言，明确表态。这样，他也就不好再发表会后议论了。这点要取得其他与会者的配合。这是一种领导艺术，这种领导艺术能节省许多开会时间。
开会时切忌私下交谈。主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。主持者应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在，可以把大家的注意力引至他身上，和蔼地请他把所讲的告诉大家。
(2)主持人要善用调和艺术
在会上，主持者的职能不外乎把大家的意见加以分类、筛选、澄清并给予指导。他要记录事实，引导讨论，避免产生意见j中突和意气用事，引导与会者朝可能解决问题的目标前进。每当人们面对面讨论时，感情或事实肯定会交织在一起。但是，如果你能采取中立的立场，会议上的感情气氛就会淡薄些，会议也就比较容易掌握。如果你非表态不可，尽量通过部门里其他人来表示，也可以引用与你观点相同的与会者的话。
(3)防止会议上的紧张气氛
防止个人之间或团体之间产生不融洽的情绪。一旦出现，要立即解决。避免在会上讨论“敏感”的问题：讲些幽默的话语，使气氛变得轻松一些：指出可能双方都没有错，只不过是对问题的看法和立场不同。
待紧张气氛有所缓和时，再回过来实事求是地讨论这个问题。
(4)发问的措辞应朴实无华
会议主持人往往如此发问：“不知各位有何高见？”这一句话就把想说的人也吓住了。倒不如改为：“各位有什么想法呢？”朴实无华，效果反倒好一些。措辞平和，来自人人平等的原则，给人戴高帽或贬低人的措辞效果都不会好。
(5)讨论中要经常归纳提醒
归纳小结是向大家报告会议进展情况的一种技巧。主持人也可以把分歧意见进行归纳，以提请与会者注意。否则，不同意见在讨论中会被忽视。如果到会议结束时才冒出来，则会使大家感到沮丧。
(6)会议要适时而止
会议议程一经发出，不要更改，不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了，要立即采取行动。明确告诉大家，要在规定的时间内开完会。
此举，最得人心。
2．处理会议中的争执和分歧有技巧
领导者主持会议时，经常会遇到各种意见分歧，有时甚至是激烈的争执，对此要认真分析，区别不同情况和类型，运用恰当的方法冷静处理。
(1)工作意见分歧和争执的处理
应当看到，这种分歧和争执一般不涉及与会者本身的利害关系，但是不注意引导，也会使双方产生思想隔阂以至影响团结。面对这类性质的分歧，领导者首先要把与会者的分歧意见归纳条理化，引导大家分清争论的焦点、各方意见的利弊，把讨论引向深入；对一些没有必要争论或无需完全统一的争论，应及时终止。必要时领导者可以根据双方意见的优劣作出决断或结论。
(2)“偷换论题”引起的争执的处理
这是由于争论的一方或双方没有准确理解对方的观点，出现误解而引起的争执。对于这种情况，领导者应弄清争执的原因，纠正一方或双方理解上的误差，引导双方针对同一个问题从同一个角度或侧面深入讨论。
(3)由于人际关系紧张引发矛盾的处理
在会议上，据理力争是正常的。但若出现争吵、发生纠纷则是不应该的。如果因双方平时有矛盾，借会议公开场合含沙射影，发泄对他人的不满，从而引起相互间的争执，并有可能发生人身攻击。这时领导者必须尽快制止这种争吵，可以示意涵养高的一方暂时让一下，或利用领导者的权威暂时压下去，等会后再做具体处理，必要时应对不正确的一方给予批评。
(4)领导者与到会者之间争执的处理
当领导者的意见遇到个别人反对时可能会发生争执；当领导者批评某人时，被批评者不服也可能会发生争执。无论上述何种情况的争执都会直接影响会议的进展，对方在气头上容易使主持者尴尬难堪。在这种情况下，领导者保持冷静头脑，尽可能不与对方直接冲突，对于有理智的对方，在不影响会议主题的情况下，可以阐明自己的观点，讲明道理，使对方信服；对于不理智的对方，应暂时停止争执，是非问题放在会后解决，使会议正常进行。
3.处理会议中的意外情况的方式方法
作为会议主持的领导者，尽管事先对会议进行了认真地准备，但在会议进行中往往还会出现一些意想不到的情况。对会议中突发的意外情况，领导者要沉着冷静，靠自己的应变能力恰当地加以处理。
(1)巧妙对付会议开始的冷场
冷场，是会议活动中一种常见而又使会议主持者颇感难办的问题。
冷场的原因很多，领导者应针对不同的原因采取不同的措施。一是与会者无思想准备，一时难以发言。特别是事先没有打招呼，临时召开的会议容易出现冷场，这时会议主持者可以鼓励大家先谈不成熟意见，在讨论中再补充完善，也可以让大家先做短暂的准备，然后发言。二是与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口，会议主持者应详细、明确地交代议题，对与会者进行耐心启发。三是会议议题直接涉及与会者多数人的利益，因有顾虑而造成的冷场，会议主持者应先启发与其利益关系不太大的，或者是大家公认比较正直、公道的人发言，然后再逐步深入。只要有人开了头，冷场就会变成热烈。四是会议议题有一定的难度和复杂性，一时不易提出明确意见而出现冷场，这时会议主持者可以由浅入深，启发大家开动脑筋，逐步接触问题的实质，也可以选择分析能力强、比较敏锐的同志率先发言，打开突破口再引导大家讨论发言。
(2)善于打破部分人的沉默
会议中往往会出现意想不到的沉默。当一部分人在会议上沉默时，作为主持人的领导者就应当思索沉默的原因，有针对性地采取对策。
有的人有较好的意见和看法，但因为某种顾虑而沉默不语。对于这种情况，主持者应想办法打消这些同志的顾虑，支持他们发言。有的人怕讲不好，被人讥笑，既想讲又敢讲，这时会议主持者就要寻找机会鼓励他发言，表示出对他的发言很感兴趣，促使他大胆发言。
当会上多数人同意某种意见，出现了一边倒的情况，持少数意见的人知道自己的意见已经孤立，也就不讲了。在这种情况下，主持者不应急于表态同意多数人的意见，应当耐心地、热情地鼓励有异议的人讲出自己的见解，以便比较；当会议议题与部分人关系不大时，有人会认为议题与己无关，抱无所谓的态度而不愿开动脑筋。会议主持者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来，促使其思考问题；有的人对会议主持者或会议议题有对立情绪，会出现不予理睬的态度。会议主持者应主动、热情地引导他们发言，对正确的意见应给予鼓励支持，对不正确的意见也不要介意。
(3)善于控制离题发言
在会议发言中常会出现跑题的现象。这种现象与冷场恰恰相反，会议“热烈”得过了火。离题时不可强扭，也不能不扭。强扭会挫伤积极性，不扭就可能开成无效会议。出现离题发言主要有两种情况：一种是闲话式的离题。会议讨论中谈论传闻、轶事及与议题无关的闲话，而且喜欢海阔天空、津津有味地谈论，越扯离议题越远。这时，主持者应采取措施：一是接过讨论的某句话，顺势巧妙自然地引回到正题上来；二是联系议论的某一层意思，提出新的话题引入到正题中；三是用一句善良的话或风趣的话截住议论而引入正题。另一种是发挥式的离题。发言者为表示自己的才能，或显示自己的见解，自觉或不自觉地讲与议题无关的内容。对这种离题现象主持者的处理不能简单粗暴，而应尽可能采用不影响情绪和气氛的方式，用礼貌的形式提醒发言者。
4．总结会议需要客观而有深度
在会议即将结束时，领导者要对会议召开的有关情况及所取得的成果进行全面、客观地总结，对不能确定的或未解决的问题要作出解释说明。对会议总结得如何，是衡量领导水平高低的重要方面。有的领导者能把会议的有关情况总结得很精炼、很概括、很有高度，让人一听就明白。而有的则不善于总结，对会议的精华把握不准，要么再重复别人的话语，要么说些不着边际的话，既没有深度，也没有高度。会议总结要体现简明扼要、全面准确、重点突出、实事求是的特点。好的总结可以帮助与会者加深对会议精神的理解和把握，有利于会议的贯彻落实。
领导者做会议总结时要掌握一定的方法。具体方法如下：
(1)直叙法
就是简要地回顾叙述会议办了哪些事，达成了哪些共识，解决了什么问题，加深与会者的印象。比如： “这次会议我们传达学习了某某文件，研究讨论了某某决定，某某领导者作了重要讲话，对下一步的工作作出了具体安排和部署：一是、二是、三是……这些意见完全符合实际．对于促进工作具有重要意义，希望大家认真抓好落实，切实抓出成效。
对贯彻好这次会议精神，我再提几点意见：一、二
(2)归纳法
就是在简要回顾会议的基础上，对整个会议进行高度归纳、概括。比如：“我们这次会议开得很成功，概括起来有几个特点：一、二、三……或者我们这次会议形成了几个方面的共识：一、二、三……初步解决了几个方面的问题：一、二、三……现在，对解决这几个方面的问题，大家都形成了一致意见，拿出了具体的对策措施，下一步关键是抓好落实。”
(3)鼓动法
在会议不做全面总结的情况下，用鼓舞人心的话做总结，对大家提出希望和要求，号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。
领导者对会议的总结是详细还是重要，这要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定，可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善，灵活掌握。
###三、生动别致：领导者会议讲话艺术
1.选用丰富、生动、典型的话料
话料是讲话的材料，在领导者即席讲话时所讲的话是对话料加工后的结果。“巧妇难为无米之炊”，即席讲话离不开话料。有了话料，才有话可说；有了话料，观点才有寄托。从听众的方面来看，丰富的话料容易诱发联想，唤起共鸣，使即席讲话的效果更为理想。所以，平时积累和选择话料是领导者讲话成功的一个重要方面。
领导者成功的讲话除了能使听众在精彩的话料陈述中受到启发以外，还能使人感到在言语之间，甚至在言语之外都存在着对表达的观点的强大支持。这种支持既来源于观点的科学性，又来源于丰富的话料。
那么，领导者应该选择什么样的话料呢？
(1)要选用支持观点的话料
领导者进行会议讲话时必须注意选择能够反映观点、支持观点的话料。只有这样的话料，才能使观点形象化，成为观点的依托，使话料与观点有机地统一起来。
观点对话料的选择有客观的制约性。不能不负责任地乱用，否则，就难免说“废话”。 “少说废话”的道理很简单，但要做到这一点并不容易。
(2)要选用翔实准确的话料
“实事求是”是会议讲话的一个基本原则，要做到讲话实事求是，重要的是保证所运用话料的翔实、准确。对待话料不能采用实用主义态度。
那种对话料任意加工，添枝加叶，主观臆想，随意引申，或者把道听途说、支离破碎的信息拿来拼凑当做话料的做法，都是领导者在会议讲话时不可取的。
(3)要选用典型、深刻的话料
一段话不可能面面俱到，要说明一个道理，总是要通过“个别”反映“一般”的。这就要求说话时要选择典型的话料。典型，就是要求说话时能够深刻反映事物的本质，具有广泛的代表性。毛泽东同志说：“材料是要搜集得愈多愈好，但一定要抓住要点和特点（矛盾的主导方面）。
马克思研究资本主义，列宁研究帝国主义，都是收集了很多统计材料，但并不是全部采用，而只是采用最能表现特点的一部分。”这里所说的“抓住要点和特点”就是抓住典型。
《三国演义》中有一段“白门楼斩吕布”的故事。当时，吕布被曹操所擒，曹操考虑到吕布武功盖世，有意饶其不死，收在自己帐下。为此，他征求刘备的意见。刘备担心吕布归顺曹操后会壮大曹操的力量，不利于自己日后称雄天下，为免除后患，希望曹操处死吕布。这时，刘备本可以给曹操列举不少吕布的劣迹恶行，但是他仅选择了吕布心毒手狠、恩将仇报、曾亲手杀死义父的典型事例来说明问题。他当时只说了句：
“公不见丁建阳、董卓之事乎？”一句话，提醒曹操想到吕布反复无常，很难成为心腹，弄不好自己也要落个丁建阳、董卓的下场，成为吕布的刀下之鬼。这一来，促使曹操下决心，立斩吕布。
刘备的妙语，就“妙”在抓住了典型的话料，点明曹操根本利害所在，彻底改变了曹操原来的打算。这就是人们常说的“讲话要讲在点子上”。
(4)要选用生动、新颖的话料
在“翔实”、“准确”的基础上，“生动、新颖”也是选择话料的一个重要标准。因为生动形象的话料能够调动听话者的主观能动性，引发联想，使之如见其人，如闻其声；能够使会议讲话声情并茂，增加表达的感染力，唤起听众的共鸣；新颖而有特色的话料能使听众耳目一新，启发听众的兴趣，给听众留下深刻的印象。
那么，什么样的话料才是生动、新颖的呢？
话料的生动性表现在：它能准确、形象地反映观点；能缩短说话者与听者之间的心理距离；能沟通双方的感情，使听话者感到说话人的真挚、诚恳，从而增强讲话的感染力。
话料的新颖性表现在它不是流水账式的烦琐无奇，也不是老生常谈的内容，而是听者闻所未闻的事情，从而增加材料的新鲜感。
2．讲话的语言要富有知识性
领导者要使自己的会议讲话充实动人，必须具有丰富的知识性。知识可以使演讲产生魅力，可以使演讲闪现光彩。那么如何才能让讲话富有知识性呢？
(1)要有生活常识色彩
领导者的会议讲话要尽可能地掌握各种有用但是又极其普通的生活常识，如风俗人情、乡土言谈、趣闻轶事以及谚语笑话等。各种知识在的恰当运用，常常可以取得很好的效果。
可见，处处留意、时时积累各种常识，对演讲来说是十分有益的。
(2)要有专业知识色彩领
导者的会议讲话需要常识，更需要专业知识。如果说常识能使演讲显得生动、活泼，那么，专业知识却可以使演讲深刻、严密。
领导者的专业学识水平直接关系着听众获取的知识量（或称信息量）及其质量。领导者的专业知识丰富且有较深造诣，演讲就能深刻，给人以启迪。
(3)要符合逻辑
语言学家吕叔湘、朱德熙在《语法修辞讲话》中指出：“要把我们的意思正确表达出来，第一件事情就是要讲逻辑，一般人所说‘这句话不通’，多半不是语法上有毛病，而是逻辑上有问题。”显然，逻辑是正确表达思想的首要条件。领导者要使自己的演讲概念准确、判断恰当、推理合理、论证有力，同样要依靠逻辑，使之符合逻辑要求。
(4)要善于运用警句
警句，就是诗文、谈话中言简意深、语意新颖、警策动人的句子。
在领导者讲话中适当使用警句，往往能够妙趣横生、余味无穷，使听众眼界大开，收到事半功倍的效果。
3.让即席讲话不同凡响
有时，领导者会以与会者的身份被邀请作即席讲话。应当说这是出于群众对领导者的信任，准备认真地听一听你的意见。千万别把它看成是“赶鸭子上架”，恰恰相反，这是领导者展示随机应变能力与分析总结问题水平的大好时机。精彩的发言可以收到“一石激起千层浪”的效果，令听众动容，同时树立起领导者的个人威信，真正令下属生出由衷的钦佩之情。
(1)做好准备
有些领导者认为即席讲话就是临场发挥，不要做什么准备，一上来便先“啊”一阵儿，然后便是“今天我本来不打算讲，既然让我说，我就随便讲几句话”，随后便侃侃而谈，既无话题，又无观点，简直是没话找话说，短话长说。人们会问“他到底在干什么？”虽然是即席发言，仍可以做准备。一般来说，会议的议题会事先通知领导，某些相关资料也会发到其手上，这些都为发言划定了一定范围，对要讨论的内容心中有数，就不至于闹出南辕北辙的笑话。
(2)明确话题
领导者在开口前略加思索，尽可能选择合适的话题，这对即席讲话的成功是十分重要的。在讲话的全过程中，围绕话题展开，就不会信口开河，前言不搭后语。总的说来，选择会议话题总的来说要审时度势，紧扣主题，根据会议进行的情况合理取舍。
(3)实事求是
“实事求是”是即席讲话的一个基本原则，作为领导者说话要尊重事实，保证自己选用的材料都是翔实、准确的，才能获得听众的信任，收到预想的效果。
(4)言简意赅
即席讲话时间都不长，多则五六分钟，少则两三分钟；内容相对集中，一次只说一个问题，力求说深说透。许多人并不明白精练的重要性，几分钟可以讲完的内容偏要洋洋洒洒地谈上半天，如同温斯顿？丘吉水对他儿子兰道尔夫的性格所作的评价一般：“他空有一门大炮，却没有多少弹药。”只要把自己想要表达的意思说清楚，讲透彻，即使不长篇大论，一样会给人留下深刻的印象，这正是“言简意赅”的精妙所在。
(5)通俗易懂
讲话要让人听懂，这是对发言者的基本要求。讲话人若是板着脸孔，卖弄辞藻，用一些艰涩的语汇和听众捉迷藏，只会令听者敬而远之。这样的讲话无异于浪费时间。在讲话过程中，力求用最通俗易懂、生动形象的语言来表达自己的意思，这样，听众觉得很轻松很亲切，而发言者所讲的道理也易于被人们理解和接受。
(6)先声夺人
领导者发言，能不能一开始就抓住听众，往往决定着整个讲话的成败。好的开场白最易打开局面，便于引入正题。因此，领导者发言开场白应尽量避免平铺直叙、平庸无奇，努力做到不落俗套，语出惊人，这样才能出奇制胜，先声夺人。
4．领导者会议上插话的技巧
会议插话，通常是指领导者在会议进行中，打断正在讲话发言者的思路，或是借题发挥，或是补充、强调的一种随时讲话。一句或一段精彩恰当的插话，不仅能活跃会场气氛，引起人们听讲的注意力，还能起到画龙点睛、升华主题的作用。如果是突兀生硬、无关痛痒、不合时宜的插话，则会成画蛇添足之笔。同是插话，+由于使用的方式不同，时机的把握各异，效果大相径庭，足以使人玩味和思考。
由于插话是人们在他人的谈话表达过程中有针对性地、不失时机地运用语言进行的一种交际形式，事先难以预料和把握，更谈不上经过认真和周密的准备。那么，插话是不是毫无规律、随机即兴而发呢？答案是否定的。任何事物都有自己运行和发展的规律，插话也不例外。它除了日常加强领导者自身思想文化素质的修养外，在具体运行中，还是有一些基本原则和方法可循的。开会的时候，有些领导者不大注意选择插话的时机，只要觉得自己有话可说就憋不住，不分先后地往外倒。这样的插话，对唱主角戏的人并没有起到很好的配合作用，反而造成了某种程度的“冲击”，影响了会议效果。这样做，至少产生两方面的负效应：
一是作为主讲的领导者可能会想，“是不是我讲得不好，既然这样，干脆你讲得了”。二是作为听众也可能产生逆反心理：“你老是打断别人的发言，我们到底听谁的呢？”所以，领导者在插话时，一定要注意选择好时机，只有认为是应该“补充几句”才足以说明问题的时候才去插上几甸。
插话不仅要选择好“插缝”，而且要插在点子上。插话要环环相扣，句句“插”到点子上，绝不能信口“插”来，想到哪里“插”到哪里，想“插”什么，就“插”什么。那种为了哗众取宠而故弄玄虚的新鲜离奇的插话会大大降低插话者本人的威信。一句好的插话能将会议推向高潮；一句不好的插话能把会议方向引偏。插话一般都是对讲话的补充，因此，它应与会议主题有密切的关系，有一定的分量。如果是可插可不插那就最好别插。因为人家讲得好好的，顺顺溜溜的，大家听得挺有意思，你要插一竿子，又讲不到点子上，那就会引起听众的反感。所以插话还要考虑好话题，所要补充的话必须是会议精神的重要组成部分，或是主讲人没有讲够、讲透、讲深、讲细的内容，只有在这种前提下“插几句”才能奏效。
灵活，语言的使用要服务主题，不拘一格，灵活多样，它是插话者敏锐、机智、善变等素质的集中体现。准确，可供插话者的时间很短暂，要求语言使用一语中的，点到为止，不要言不及义，无的放矢。简明，语言干脆利索，简明扼要，如同黑夜中的流星，照亮长空，稍纵即逝。
因此，作为插话者必须努力做到“短些，短些，再短些”。
冰冻三尺，非一日之寒。插话语言的修养非一朝一夕之功，是领导者综合素质和各方经验的集中体现。而要丰富插话语言，应注重加强语言积累，着重进行自然、灵活、准确、简明的语言训练。插话的语言要顺其自然，切合时境，不要刻意雕琢，要达到呼之欲出的境界。
插话应以短见长，幽默而富有感染力。抓住重点，三言两语，讲完即收。衡量领导者插话有没有水平，是否精彩，并不在话的数量，而在于话的质量。话虽不多，但条理清楚，一言九鼎，说得好，说得妙。应当明白，插话不同于讲话，只有插得精彩干练，才会收到应有的效果。
###四、充分交流：鼓励与会者讨论
1．鼓励与会者畅所欲言的方法
一般来说，会议有四个主要目的：一是通过会议的形式传递信息：
二是征求对于某项决策的意见；三是评论解决某个问题有何方法：四是提出新设想，引导大家提出新观点和意见。为了顺利地实现这些目的，与会者要畅所欲言，充分交流。而领导者由于是会议的发起人和主持人，对会议成败负有重要责任，所以要掌握一定的方法。
(1)创造平等相待的气氛
会议要达到目的，需要所有与会者真诚地投入，而这必须建立在平等的基础上。如果领导者高高在上，对于群众的呼吁不闻不问，或者只是以某次会议作为装点门面、显示民主的工具，甚至以主人的姿态强迫命令，则不仅不能达到效果，反而会引起下属的反感。久而久之，必然损害领导者的威信和工作的绩效。因此，领导者必须牢记：下属与自己之间是平等的，召开会议也正是为了请教他们的意见和想法。
(2)讲出真诚热情的话语
讲真话，是开会时领导者使用语言的又一项基本要求。有时下属会把会议当成一次了解领导者意图、反映自己心声的机会，希望借此机会了解工作部署，解决实际问题，提出自己的创见，同时也对领导者进行民主监督。因此，领导者必须言之有理，持之有据，不刻意渲染成绩，也不隐瞒回避问题。
(3)避免过于激烈的争论
保持一定程度的争论将有助于保持会议的热烈气氛，不会出现冷场的情况。但是，过于激烈的争论容易导致一种敌对情绪，进而阻碍双方继续的交流．甚至制造出新的矛盾。因此，应该防止出现这种现象。
有些时候，会议会成为发泄私人恩怨的最好场合，更会有人利用它来给部门、单位的工作制造麻烦，领导者更易成为恶语中伤的对象。这种时候，是勃然大怒，还是冷静下来，泰然自若地应付就看领导者的涵养了。
2会场上调动与会者情绪的妙法
作为一个领导者，能否在会场上把下属的情绪调动起来，在很大程度上体现了他用人能力的高下。在会场上调动下属的情绪是必需的，因为只有一个有活力的会议方能够真正做到思想沟通，才能真正发现问题，解决问题。否则的话，下属就很难说出真心话，开会就起不到任何的作用。尤其是某些定期会议，若缺乏热烈情绪，会议就只能流于一种形式。
那么，领导者如何在会议中提高下属的情绪，避免会议形式化呢？
可以参考以下几点意见：
首先，要对下属开诚布公，鼓励其随便，说心里话，反面的意见更好，不要使发言流于形式。不要让他们以条条框框加以解释来当做报告，也不要他们只报告成绩而不提问题或意见，要鼓励下属不打草稿，不做事前准备，心里怎么想就怎么说。
其次，要敢于批评下属避重就轻、不敢正视问题的报告方式，尽可以给他们当面指出来。比如说当听到了“很顺利”、“没有问题”、“没有值得报告的地方”等字眼时，领导者就应该给予当面的指责，要搞清楚他们是由于真没发现问题，还是心里有话不敢说。要敢于说一些刺激他们的话，如“发现不了问题，就说明对工作不负责，不努力”等之类，以此调动他们说心里话。
领导者以这样的方式鼓励他们，便会增强他们的责任感，同时也会调动许多下属的会场情绪。
最后，每一次会议都要有一个圆满的结果，最好准备好时间，定下会议的结论再结束会议。如果一个会议结束了而没有结论，那等于半途而废。你的下属甚至因此而对于你做事情的能力产生疑问。
可以这样说，会议是工作的一面镜子。领导者在把经验和意见传给下属的同时，也会从下属身上获得不少信息，既了解了他的性格又提出改进的要求。要知道，这些，对于一个领导者来说是至关重要的。
总之，在会场上，领导者把下属的情绪调动起来是至关重要的，一次又一次成功的会议，必会大大加快你成功和辉煌的步伐。
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