沟通力是一种关键能力
沟通是一门语言艺术，也是一种技巧，它是管理者个人素养中决定成功与否的重要指标之一。
美国某着名的咨询公司曾进行过一项调查，在谈到世界五百强企业家的成功的因素时，三百位较成功的企业管理人有85%的人认为，他们之所以成功是因为沟通跟人际关系的能力超人一筹，他们善于沟通，善于交流，善于协调，善于说服，善于把自己的一些理念、思维灌输给他人，能够让人愿意来帮助他们。那么只有15%的人只归功于他们的专业知识跟他的运作技巧。
沟通是管理者获取事业成功最重要的手段和策略。如果你想在工作中游刃有余、大展宏图，就得善于和上司、下属、同事进行有效的沟通，才能打通自己的成功之路。
春秋时期，孔子和他的弟子一起周游列国，游说讲学。路上经过一个小国，因为国内大旱，遍地饥荒，几乎没有任何食物可以充饥。大家都饿得头昏眼花，于是，颜回让众人休息，他亲自去附近的另一个小国买回了食物，并且忍着饥饿给大家做饭。
不消片刻，米饭的香味就四散飘出，饥肠辘辘的孔子，禁不住饭香的诱惑，就缓步走向厨房，看看饭是否已经好了。不料孔子走到厨房门口时，只见颜回掀起锅的盖子，看了一会，便伸手抓起一团饭来，匆匆塞入口中。孔子看到颜回的举动，心中顿生一股怒气，想不到自己最钟爱的弟子，竟然偷吃饭！
颜回双手捧着一碗香喷喷的白米饭端给孔子时，孔子正端坐在大堂里，沉着脸生闷气。
孔子看到颜回手中的米饭说道：“因为天地的恩德，我们才能生存，这饭不应该先敬我，而要先敬天地才是。”颜回说：“不，这些饭无法敬天地，我已经吃过了。”孔子心生不快，生气地说：“你既知道，为什么还自行先吃？”颜回笑了笑：“我刚才掀开锅盖想看饭煮熟了没有，正巧顶上大梁有老鼠窜过，落下一片不知是尘土还是老鼠屎的东西，正好掉在锅里，我怕坏了整锅饭，赶忙一把抓起，又舍不得浪费那团饭粒，就顺手塞进嘴里。”
听到此处，孔子恍然大悟。原来有时连亲眼所见的事情也未必就是真实的，真实，只靠臆测就可能造成误会。于是他欣慰地接过颜回捧给自己的饭。
从这个小故事中，我们可以看出沟通的重要性。如果颜回没有和孔子及时沟通，那么孔子就很有可能会错怪颜回，并且对他失望，认为他是一个行为不端之人；而颜回自此也就不能得到孔子的厚爱。这样的结果对谁都不公平。由此可见，人与人的交流、沟通如果不及时、不顺畅，就不能将自己真实的想法告诉给对方，很有可能造成误解。
在我们的工作当中，有许多问题也都是由于沟通不当或缺少沟通而造成的。有资料表明，企业管理者70%的时间用在沟通上，主要包括开会、谈判、谈话、做报告等。虽然管理者投入了大量精力用于沟通，企业中70%的问题仍然是由于沟通障碍引起的，无论是工作效率低，还是执行力差等问题。因此，对于管理者而言，有效的沟通显得特别重要。管理者只有通过与员工进行有效的沟通获得足够的信息，才能做出正确的决策。
美泰玩具（加拿大）公司为了提高销售利润，尝试实施引入新的销售渠道这一独特的创新，在这期间，各部门之间的沟通交流发挥了至关重要的作用。
由于玩具行业周期性强，库存积压的问题多年来一直让这家公司头疼。这些库存只能靠大幅打折来抛售，这就压低了整个销售的利润水平。
由于仓库距离加拿大的一个大城市比较近，一些员工建议为仓库增设一个处理品零售店。虽然有多名经理都称赞这是个好主意，却并没有付诸行动。很明显，这要归咎于销售部门和配送部门之间的矛盾，但是没有人愿意公开面对这些矛盾。
在销售、配送和其他一些部门进行了一次开诚布公、实事求是的沟通讨论之后，公司最终成功实施了玩具处理的创新。这些部门终于认识到他们都能从处理品零售店身上获益。
避免打折让销售部保持了更好的盈利水平，不再把旧库存倒来倒去让配送部节省了时间，财务部也因为库存减少而释放了资金。
美泰玩具（加拿大）公司通过交流沟通的方法，不但解决了各部门的困难，而且还进行了销售模式的创新，因而从美泰的海外子公司中盈利最差的一个，一跃成为盈利最好的一个。
这件事充分说明：通过沟通的方式，使得公司上下的员工都能公开交流对一些关键问题的看法，对于创新以及整个公司都是至关重要的。
无论是人与人之间，还是人与群体之间要想达到感情的传递和反馈，要想达到思想的一致和感情的通畅，都离不开沟通。而作为管理者，你的目标、你的计划能不能如期地执行，主要取决于你是否能与员工进行有效的沟通。
沟通是管理者主要的工作方式，沟通能力是管理者的基本素质。日常工作中，管理者与下属之间存在地位、语言、心理、认知、环境和文化水平等方面的差距，这些都可能造成一定的沟通障碍，影响到方方面面的关系，并且使工作受到损失。因此，管理者者一定要提高沟通能力，掌握沟通艺术，做一个善于沟通的管理者。
1.与下属沟通时要把握好尺度
第一个尺度是空间的距离，就是与员工之间保持多远的距离最合适，不要让对方产生空间被侵入的感觉。较近的距离可能会有利于双方产生好感，也可能会导致双方的不自在。第二个尺度是时机的掌握，要掌握适当的时机进行沟通，不要选在对方忙碌或心烦的时候沟通，如果时机不对，沟通的效果也会不好。第三个尺度是手势以及身体语言，在沟通的时候要会微笑，发自内心的微笑是成功沟通的法宝。表情和身体语言所产生的沟通效果比只用语言进行沟通所达到的效果要好得多。
2.对不同的人使用不同的语言
在同一个组织中，不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景，这就可能使他们对相同的话产生不同理解。在传达重要信息的时候，为了消除语言障碍带来的负面影响，可以先把信息告诉不熟悉相关内容的人。比如，在正式分配任务之前，让有可能产生误解的员工阅读书面讲话稿，对他们不明白的地方先作出解答。
3.积极倾听员工的发言
管理者积极的倾听，给下属以表现自我、成就自我的机会，可使下属产生一定的归属感，配合意识和参与沟通和积极性便会明显增强。同时，在沟通过程中，下属在意的不是管理者听到了多少，而是听进去多少，因此，管理者不仅要乐于倾听，还要善于倾听，要让下属知道你真的在意他说的话，否则，沟通效果甚微。
4.学会换位思考
要准确地理解他人，采取换位思考的方式极为重要。只有站在对方的位置和立场上来思考问题，才能够更准确地理解对方的想法和心理状态，才能真正找到沟通的结合点，增强沟通的针对性。
管理者若只强调自己的感受而不体谅下属的想法，就很难走入下属的内心世界，很难被下属接纳。另外，在沟通过程中，要善于发现双方的共同点，以这些共同点作为谈话的切入点，并不失时机地加以强化，一旦达成了共识，双方便容易产生亲近感，沟通就容易达到一个新境界。
5.不要将不良情绪带到沟通中来
在接受信息的时候，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观的理性的思维活动，而代之以情绪化的判断。管理者在沟通时一定要注意情绪的控制，不要将自己的不良情绪带到沟通中来，要尽可能地在平静的情绪状态下与下属进行沟通，这样才能保证良好的沟通效果。如果情绪出现失控，则应当暂停进一步沟通，直至回复平静。
让沉默寡言的人打开话匣子
每个企业中都会有这样一类员工，他们悄无声息地来，悄无声息地走，一天到晚默不作声，只做自己应该做的事，就连开会的时候，也不会主动发言，即使领导问他们有什么看法，他们也会笑而不语，或者用“我没有什么意见”“您的看法我完全赞成”等话来搪塞，这类员工就是“沉默寡言型”员工。
“沉默寡言型”员工心理一般都让人捉摸不透，他们通常不会表现出对工作的不满，就算自己的认识与老板有偏差，也不会主动向老板提出，对工作中的不公正待遇他们也会表现出很强的忍耐力，不管别人说什么都保持着沉默，使人难以从他们的言语和表情中捕捉到不愉快的心理变化。他们这样做的原因可能是缺乏自信，觉得自己不如别人，羞于与别人交谈；看到别人在某方面比自己强时，会心生嫉妒，但不会表现出来，只是暗自发誓要赶超他们，当达不到结果时，他们会变得更加自卑。这样的做的原因还可能是为了避免是非。沉默不语在初入职场时是有利的，但是时间长了容易产生心理问题。
小王是某大型企业的程序设计员，曾经有个老同事告诉他，要想在公司长期干先去并得到晋升，只要按照上级的要求把自己的工作做好就行了，其他的事情尽量少管，所以他刚来公司上班的时候就和一个“闷葫芦”一样，遇到什么事情都不喜欢说话。但由于缺乏与同事之间的沟通，渐渐地与同事产生了距离，无论是吃饭，还是生日聚会，很少受到同事邀请。上级在分配项目时也不太了解小王的胜任能力，就直接把项目分给了他们比较了解的其他人员。这样虽然小王的工作很轻松，有时一天也工作不了三四个小时，但是他心里感到很空虚，看到周围的同事都紧张忙碌的样子他浑身直冒冷汗。眼看着工作快一年了，和自己同时进公司的同事不是加薪，就是被评为工作标兵，晋升快的被提拔做了副主管，而自己无论是职位待遇还是技术水平还在原地踏步，就感到非常紧张。
对于这类员工，不能因为沟通上的困难而对其进行排斥或顺着他的性子，不予理睬，而要积极地与之沟通，要知道时间长了，他们不在沉默中爆发——对工作不满，对企业产生潜在威胁，就在沉默中消亡——产生一系列的心理问题，阻碍其事业的发展。
在与这类员工沟通时首先要尊重他们的性格特点，给予适当的耐心和热情，不要上来就说这样性格多么不好，这极易刺伤他们的自尊心，引起他们的反感和不满，再想打开他们的嘴巴，比撬开蚌壳还难。
其次，要把握好时机。让一向保持沉默的员工自然地进行交谈，把握好时机是相当重要的，例如，汇报工作进展的时候，或者进行工作总结发言时都是不错的沟通机会。
再次，要善于寻找谈话的由头。把握好机会后，还耐心地寻找谈话的由头。可以从他们的兴趣爱好谈起，如踢球、炒股、逛公园、上网等能较敏锐地触动他心灵的“热点”开始说起，逐步调动他们谈话的积极性；也可以从烦恼说起，“沉默寡言型”员工都具有封闭心理，他们内心的苦恼无人知晓，当你关注他们的苦恼时，他们会对你心存感激之情，愿意向你吐露他的心声。
还有，要注意谈话的方式。如果员工开始放不开，说不出内心感受，管理者可以主动谈起自己的烦恼，当员工产生心理共鸣时，他们会自然而然地说出自己的想法。
还有一点，不要忘了锻炼其表达技巧。管理者应该有意识地让他们广泛地参与丰富多彩的团体活动，让他们更细微、更深入地发表个人见解，当他们有着良好的表现时，要及时给予赞许和鼓励，这样他们会逐渐对人际沟通产生兴趣。
最后，可以对他们委以重任。当他们被委以重任时，他们会感受到来自领导的信任和重视。为了不辜负领导的期望，把事情办好，他们会尽力地主动与人沟通。
总之，管理者要通过多种沟通方式深入了解“沉默寡言型”员工的内心感受，为他们开辟心理诉求的渠道，帮助他们缓解内心的压力和不快。
管理者要学会有效倾听
最成功的管理者通常也是最佳的倾听者。管理者能否做到有效而准确地倾听信息，将直接影响到与下属的深入沟通以及其决策水平和管理成效，并由此影响公司的经营业绩。
有一位领导，他是一家大公司的业务主管，但他对该行业的特性一窍不通。当业务员需要他的忠告时，他无法告诉他们什么一一因为他什么都不懂！但他却了解如何倾听，所以不论别人问他什么，他总是回答：“你认为你该怎么做？”于是业务员会提出方法，他点头同意，最后业务员总是满意地离去，心里还想着这位主管真是了不起。
倾听本身就是一种鼓励方式。很多时候，下属并不是埋怨工作辛苦，而是抱怨自己的意见、建议得不到应有的尊重。下属心情愉快莫过于管理者能在工作中经常倾听他们的谈话、尊重他们的意见。倾听可以提高下属的自信心和自尊心，加深彼此的感情，还可以消除误解。
在企业中，人与人之间的很多误会都是因为没有机会申诉或彼此没有认真听而造成的。如果管理者在工作中经常听取下属的谈话，可以获得更多的信息，知道自己的不足，更好地了解下属，从而减少不必要的矛盾、误解和摩擦，增加人际交往的成功因素。
倾听是一种技巧，这种技巧的第一信条，就是给予对方全然的注意。作为有效率的倾听者，管理者通过对员工所说的内容表示感兴趣，不断地创建出一种积极、双赢的过程。这种感情注入的倾听方式可以使员工获得安全感，也鼓励员工更加诚实，反过来促进他们更加自信地表达。
倾听能让员工有一种被尊重和被欣赏的感觉，作为管理者，如果能够耐心的倾听员工的想法，那么员工会非常高兴，因为人们往往对自己的事情更感兴趣，能够有机会在管理面前阐述自己感兴趣的或者是专长的事情，对员工来讲是一种荣耀。
有一个管理者研讨班，曾经举办“如何说服部下”的训练。首先由一位年轻人扮演想辞职的职员，每位受训者有十分钟的时间，轮流来说服这位年轻人不要辞职。
第一个上场的是甲，刚开始的两三分钟，甲以聊天的方式和年轻人交谈，后来就变成了说教。
“毕竟，公司是一个需要有工作热情的地方，很意外地，你没有这样的体会。”
后来延长了十分钟，结果还是主持人叫停，才换乙上台。
乙用温和的方式，以“要不要抽根烟”等等开始，就和年轻人谈了起来，然后越讲越起劲。
“我年轻的时候不是那样”“我不这么认为如果是我，我宁愿这样做”等等。
乙一直“我……”“我……”地说个不停，十分钟就这么过了，后半段的时间里，年轻人几乎都是沉默的。
下一位是丙。只要年轻人讲一句，丙就可以搬出三倍长的大道理来辩驳。
“回顾一下至今的历史……”“公司的规定是……”“工会的看法是……”“政府机关的方针……如果根据报社的统计……”丙确实是很博学，但是他一味地传授知识，根本无法改变年轻人辞职的意愿。
丁就抓住了谈话的技巧，懂得听别人说话。
“原来你认为……”“哦，总而言之，你是想说……吧。”这样轮完一圈后，由这位示范的年轻人发表他的感想。“甲的话从我的右耳进去，左耳出来，我几乎不记得他说了什么，只觉得他是个唠唠叨叨的部长。乙是一位蛮有男子气概的有为者，但同时也是一个不太容易相处的人。丙的说辞可供参考，却无法让人满意。对丁，我就甘拜下风了，他让我说出心里话，我的想法也因此而动摇了。”
倾听有助于真正的了解员工，而且通过这种了解，管理者可以解决冲突、矛盾，处理相应的抱怨。倾听不是“听见”，与“听见”不同，它反映了管理者对下属的态度。如果某个管理者认为自己听见了，就是在倾听，这是错误的，因为倾听不仅仅用得是耳朵，更要去用心。每个管理者都希望自己的讲话能够被下属认真地倾听，同样，每位下属也希望自己的声音能够被自己的上级倾听。
不会倾听的管理者是无法与下属进行有效地沟通。而擅长倾听的管理者，会把倾听作为打开话题的钥匙，能在倾听中捕捉到许多有用信息，联想到许多新的交谈话题，从而顺利把交谈延续和深入下去。另外，通过倾听还可以向他人学习知识和方法，了能更准确、更真实的信息。
在联邦快递刚刚创立时期，联邦快递的网络中心出现了问题，不得不裁减人员，以作调整。当然，人员流动率向50％奔去。这不是一个正常的人员流动率，因为招募和培训新职员要花一大笔费用。
面对这种问题，人事副总裁哈里·凯纳找到了创始人之一的弗朗西斯·迈奎尔，问道：“弗朗西斯，你需要我做些什么？”
看着面带微笑的哈里，弗朗西斯也笑了，回答道：“哈里，我不知道，但你能告诉我你的想法吗？”
谈了一会儿，哈里对弗朗西斯说：“请给我一点考虑的时间好吗？”
一周后，哈里找到弗朗西斯说：“我找到答案了，弗朗西斯，但是，你得承诺能够给我提供我需要的东西。”弗朗西斯·迈奎尔便安排了一次由当时的董事长兼CEO弗雷德·史密斯、首席财务官比特·威尔莫兹以及自己参加的会议，会议由哈里主持。
哈里向大家解释道：他在集团内部做了调查，与许多员工谈话，并观察了他们做事的方法。由于网络中心工作的时间很短，一般工作内容就是接收、发送和装运。因此，中心的员工全是兼职的。这些员工一天只工作四小时，全在夜晚。
哈里提醒董事会的成员们：“这不是一份全职工作，所以他们不享受福利待遇，这让这些还是大学在校生的兼职员工看起来就像被收养的孩子，不像这个公司的人。他们的感觉就是，他们随时会被解雇。而且，该考试时，他们就不会来。但是，虽然这些员工大多数是大学生，而且还是兼职，但对公司却非常关键。”
“你有什么需要解决的问题吗？”首席财务官比特问。
“提供他们全职的医疗保险福利。”哈里提出。
“可是你想过没有，在我们的医疗方案里增加这些员工，会给公司带来很多昂贵费用的。不能这样做，哈里，否则公司的负担会加重很多很多。我们不能给兼职者医疗福利，因为我们一直就是这么干的。”
哈里问道：“比特，你知道在网络中心工作的人，他们的年龄有多大吗？”
“这与我们的问题有关？”比特不解地问。
“当然，在网络中心里，负责邮件寄送的员工们的年龄都在18～23岁之间。比特，在你这么大时，你的身体会出现大毛病吗？”
经过短时间的沉静，会场响起了董事长的声音，他微笑着说：“比特，哈里说得有道理，网络中心那批兼职的年轻人就算享受到我们的医疗福利，在相当长的时间里也不会给公司造成费用上的压力，因为他们很少生病。”
最后，会议取得了共识。很快，决议便得到了落实，联邦快递公司那些兼职者也与全职者一样，享受到了医疗福利。此举使得人员流动率由接近50%下降到了不到7%，投诉率也降到了最低。公司的士气空前高涨，带来的就是业务量的快速攀升。
有效地倾听使联邦快递公司的管理者得到了解决问题的方法。倾听并不仅仅是被动地听取员工所说的话，还要积极主动地倾听员工所讲的事情，及时捕捉全面、准确的信息，掌握员工当前和未来的各种需要。只有掌握了真正的事实，才能解决问题，不断促进员工工作能力的提高，努力实现员工满意的目标。
倾听是管理者开展领导工作的基本功，也是管理者必须加以开发的基本技能。有效的倾听是可以通过学习而获得的技巧。
1.表现出专心的聆听态度
管理者需要通过非语言行为，如眼睛接触、某个放松的姿势、某种友好的脸部表情和宜人的语调，建立一种积极的氛围。如果你表现的留意、专心和放松，对方会感到重用和更安全。
2.站在对方的立场去倾听
下属在谈述自己的想法时，可能会有一些看法与公司的利益或管理者的观点相违背。这时不要急于与下属争论，而应该认真地分析他的这些看法是如何得来的，是不是其他下属也有类似的看法？为了更好地了解这些情况，管理者不妨设身处地地站在下属的角度，为下属着想，这样做可能会发现一些自己以前没有注意到的问题。
3.避免与对方距离过远
如果与对方保持的距离过大，或者昂头俯视，就会让对方有被疏远或压迫感，对方也难以敞开心扉与你诉说。靠近对方、身体前倾，是鼓舞人的好方式，表明你正在对他的话洗耳恭听。
4.听完对方讲话后再发表意见
在倾听结束之前，不要轻易发表自己的意见。由于你可能还没有完全理解下属的谈话，这种情况下妄下结论势必会影响下属的情绪，甚至会对你产生抱怨。
对待不同性格的下属，采取不同的说话方式
人的心理很微妙，每个员工都有自己的思想，带着情绪的工作效率一定不会高到那里去，所以及时沟通便成为每一位优秀管理者的重要的艺术必修课。
针对各色各样的员工性格，管理者要学会采取不同的说话方式，既要做到刚正不阿，又要善于曲径通幽。
一般来说，员工的性格常见的有以下几种：
1.对待高傲型员工。对于这种清高自傲、目中无人的员工，可以冷静地和他交谈，就事论事地批评，不要搬其他员工的“状词”来刺激他，以免产生激烈的争执，让交谈无果而终。当然，这种员工“悔改”的进度会很慢，先礼后兵的做法是值得赞赏的。
2.脾气易怒、喜欢没事找事的员工。这类员工一感到自己受到不公平的待遇，就会叫嚣着找领导座谈，以求领导给自己一个公道的说法，造成办公室火药味浓重，人际关系紧张，影响到人们的工作情绪。
对这类员工你试图压住他们的火气是徒劳的，对他们唐突地下“你总是和同事争吵”这样的评论，更容易引起他们的抵触情绪。正确的做法是，首先要一言不发，让他们把要说的话说完，等其发泄完了，冷静下来之后，再跟他讲事情处理的方法，使其纠正动辄发脾气的毛病。他们认清了其中的道理，以后再遇到类似的事件时才会有意识地控制自己的情绪。
3.对待喜欢唠叨的员工。有些员工，无论大事小事都喜欢向领导请示、汇报，唠唠叨叨，说话抓不住主题。这种员工往往心态不稳定，遇事慌成一团，大事小事统统请示，还唠唠叨叨，讲究特别多。
跟这样的员工交往，交代工作任务时要说得一清二楚，然后就叫他自己去处理，给他相应的权力，同时也给他施加一定的压力，试着改变他的依赖心理。在他唠叨时，轻易不要表态，这样会让他感觉到他的唠叨既得不到支持也得不到反对，久而久之，他也就不会再唠叨了。趋炎附势的员工。这类员工不管管理者说得对与否都喜欢随声附和，称赞领导的英明决策，而且他们还具有相当技巧，拍起“马屁”来不显山、不露水，让你浑然不觉。虽然每位领导都喜欢听顺耳的话，但是也不能让他们任意卖弄奉承的本领。对于出于真心而稍稍过分地赞美几句的人，不妨一笑了之，抑或谦虚一下。对于那些别有用心的阿谀奉承之人，可以先让他们发表对某件事的看法，你最后做一下点评，指出哪些可取哪些不可取，不给他们趋炎附势的机会。
4.对待自尊心强、敏感度高的员工。这类员工多是刚刚步入社会的年轻人，他们行为比较拘谨，喜欢埋头工作，一旦出了错时就感到忐忑不安，不知如何是好；当他们听见有人提到自己的名字时会猜测是不是有人对自己不满，领导说几句批评人的话，他们也会跟自己联系到一起，产生不安情绪，倘若被领导直接点名批评，他们会刻骨铭心，自尊心受到很大的伤害，在同事面前抬不起头来，工作积极性严重受挫。有时候哪怕是管理者的一句玩笑，都会让他觉得领导对他不满意了，因而导致焦虑、忧心忡忡、情绪低落。
在与这类员工沟通时，说话不能太随意，埋怨他们心眼儿小，而要多给他们积极的心理暗示，对他的才干和长处表示欣赏，逐渐弱化他们的防御心理，增强他们的安全感和自信心；当他们犯错误时也不可随意批评，而要考虑到他们的自尊心，使用较为委婉的措辞。同时也要注意不要当他的面说其他员工的毛病，这样他会怀疑是在背后挑他的毛病。
5.对待喜欢阿谀奉承的员工。在许多公司里，常可见到溜须拍马、阿谀奉承者，他们经常称赞管理者，且附和管理者所说的每一句话。
对待这种下属，在与他们沟通时，无须太严肃地拒绝他们的奉承，也不要任由他们随意夸张。当他们向你卖弄奉承的本领时，你可以淡淡地回应：“别夸张了”。倘若他们再三附和你的计划时，你可以说：“你最好给自己留一点时间，考虑新的计划和建议，下次开会每个人都要谈自己的意见”。如此一来，他们便不敢也不好意思再做“应声虫”了。
6.对待“死板”的员工。这类员工往往是我行我素，对人冷若冰霜，尽管你对他热情有加，但他们总是爱理不理，不会做出你所期待的反应。
与这类员工沟通时，不可以“其人之道还治其人之身”，采取一种相应的冷淡态度。相反，需要花费更大的耐心揣摩他们的心理，寻找他们所热心的话题，才能拉近与他们的心理距离。
7.对待急于求成、急功近利的员工。这类员工为了个人利益很少顾及他人的感受，容易造成人际关系紧张。与这类员工沟通时切忌批评他们的想法不切实际，这样他们可能会认为是在故意刁难他，是在打消他的积极性。而应该首先肯定他们的工作热情，然后再向他具体讲述欲速不达的道理，他就比较容易接受。
8.对待性格耿直的员工。这类员工说话直来直去，不拐弯抹角，直接点名问题的要害，容易给管理者带来不必要的麻烦和困扰，也容易四处碰壁。与这类员工沟通时，不应对他们的直言不讳耿耿于怀，可以对他们工作中存在的不足直接提出批评，不会引起他们心理敏感。
9.对待自以为怀才不遇的员工。这类员工常常认为英雄无用武之地，而变得郁郁寡欢，情绪低落。在与这类员工沟通时，千万不要跟他们唱对台戏，冷嘲热讽的说：“你以为自己是谁啊？不要总以为自己了不起。”这些语言更会让他们感到不被重用而心生怨恨。正确的沟通方法是表达对他们的积极期待：“这个项目可全靠你了。”“凭你的能力，相信你会有更加出色的表现。”当他们感到自己被重视的时候，他们的才干和工作积极性会很容易得到激发。
10.对待以自我为中心的员工。有的员工总是以自我为中心，不顾全大局，经常会向你提出一些不合理的要求，什么事情都先为自己考虑。
有这样的员工，你就要尽量地把事情办得公平，把每个计划中每个人的责任与利益都向大家说清楚，让他知道他该做什么，做了这些能得到什么，就不会再提出其他要求了。同时要满足其需求中的合理成分，让他知道，他应该得到的都已经给了他。而对他的不合理要求，要讲清不能满足的原因，同时对他晓之以理，暗示他不要贪小利而失大义。还可以在条件允许的情况下，做到仁至义尽，让他觉得你已经很够意思了。
总之，每个员工都有自己的性格特点，一个优秀的管理者在与员工沟通时要尽可能地摸清他们的性格特点及心理状态，进行因人而异的沟通，才能达到消除彼此的隔阂和误会，消除和解决矛盾与纠纷，保持心情舒畅。
管理者要树立主动沟通的意识
在企业中，管理者的决定作用比一般职工要大得多，企业管理者的沟通意识，直接关系到企业内部沟通的有效开展。因为管理者要做出决策就必须从下属那里得到相关的信息，而信息只能通过与下属之间的沟通才能获得；同时，决策要得到实施，又要与员工进行沟通。再好的想法，再有创见的建议，再完善的计划，离开了与员工的沟通都是无法实现的空中楼阁。
然而在实际工作中，许多管理者喜欢高高在上，缺乏主动与下属沟通的意识，凡事喜欢下命令，挑毛病，而忽视沟通。长此以往，由于得不到应有的鼓励与肯定，员工就会日渐丧失工作的动力与开拓进取的锐气。要想改善这一局面，管理者就要树立主动的沟通意识。
沟通的目的在于传递信息。如果信息没有被传递到所在单位的每一位员工，或者员工没有正确地理解管理者的意图，沟通就出现了障碍。所以，优秀的管理者必须具有主动沟通的意识，通过有效的沟通统一思想、统一目标、化解矛盾、消除误解，通过沟通的形式解决存在的问题，或通过沟通消除隐患。
主动与员工进行有效沟通，就是要求管理者主动创造与员工交流的机会，而不只是被动地等待。一起吃饭是一个好主意，尤其在中国的传统文化中，饭桌上的交流可能是最推心置腹的。当然，即使是一起吃饭，形式也可以多样，和团队，还是和个人；工作餐，还是正式的晚餐；在公司内，还是在公司外，都可以根据情况的不同进行选择。有的公司每隔一段时间就举行一次全体人员的早餐会，在公司中以自助的形式举行，几个人围在一起，没有级别的束缚，显得其乐融融。相比较来讲，工作午餐是简便的，晚餐则要正式一些。联想的领军人物杨元庆的工作午餐就很有特色，与员工共进，拉近了彼此的距离。除了吃饭以外，还有许多其他的活动，根据公司的不同情况，交流机会也不同，但只要你肯寻找，总能找出适合你们公司的方式。
着名职业经理人唐骏曾是微软中国公司的总裁，他在日常工作中是通过以下三种方式主动和员工保持顺畅交流的：
第一，建立一对一制度。唐骏每月都要和一名员工面对面交谈，而且要求一线经理也必须每周安排一个小时，另外，每三个月再安排两个小时进行一对一交流，随时了解员工工作和生活上存在的问题。
第二，鼓励员工随时找CEO。唐骏说：“只要在办公室，我的房门就是开着的。”但这个随时上访也是有条件的，就是你反映的问题已找过了所在部门的直线经理，该直线经理不能或没有给予解决。
第三，把与员工的交流形成一种制度。微软（中国）每周都有一场圆桌会议，员工自己报名参加，每周讨论的议题都不同。“我的时间毕竟是有限的，很难和微软的每个员工进行单独对话，圆桌会议解决了这个问题。”
凭借着与员工的主动沟通，唐骏领导下的微软（中国），在销售方面，成为了微软全球唯一一个连续6个月（2002年7月到2003年1月）创造历史最高销售记录的公司。
对企业的管理者来说，与员工进行主动沟通是至关重要的。所以，一个企业或部门的领导应有主动的沟通态度，给予下属由衷表达意见的机会，以促使上下意见一致，从而培养上下的整体利益观念。那么，管理者如何才能与员工进行主动的沟通呢？
1.让员工对沟通行为及时做出反馈
沟通的最大障碍在于员工误解或者对管理者的意图理解得不准确。为了减少这种问题的发生，管理者可以让员工对你的意图作出反馈。比如，当你向员工布置了一项任务之后，你可以接着向员工询问：你明白了我的意思了吗？同时要求员工把任务复述一遍。如果复述的内容与管理者的意图相一致，说明沟通是有效的；如果员工对管理者的意图的领会出现了差错，可以及时进行纠正。或者，你可以观察他们的眼睛和其他体态举动，了解他们是否正在接收你的信息。
2.善于激发员工讲实话的愿望
谈话是管理者和员工的双边活动，所要交流的也是反映真实情况的信息。员工若无沟通的愿望，谈话难免要陷入僵局。因此，管理者首先应具有细腻的情感、分寸感，注意说话的态度、方式以至语音、语调，旨在激发员工讲话的愿望，使谈话在感情交流的过程中完成信息交流的任务。同时，管理者一定要克服专制、蛮横的封建家长式作风，代之以坦率、诚恳、求实的态度，并且尽可能让员工在谈话过程中了解到：自己所感兴趣的是真实情况，并不是奉承、文饰的话，消除对方的顾虑或各种迎合心理。
3.减少沟通的层级
人与人之间最常用的沟通方法是交谈。交谈的优点是快速传递和快速反馈。在这种方式下，信息可以在最短的时间内被传递，并得到对方回复。但是，当信息经过多人传送时，口头沟通的缺点就显示出来了。在此过程中卷入的人越多，信息失真的可能性就越大。每个人都以自己的方式理解信息，当信息到达终点时，其内容常常与开始的时候大相径庭。因此，管理者在与员工进行沟通的时候应当尽量减少沟通的层级。越是高层的管理者越要注意与员工直接沟通。
4.积极倾听员工的发言
沟通是双向的行为。要使沟通有效，双方都应当积极投入交流。当员工发表自己的见解时，管理者也应当认真地倾听。当别人说话时，我们在听，但是很多时候都是被动地听，而没有主动地对信息进行搜寻和理解。积极的倾听要求管理者把自己置于员工的角色上，以便于正确理解他们的意图而不是你想理解的意思。同时，倾听的时候应当客观地听取员工的发言而不作出判断。当管理者听到与自己的不同的观点时，不要急于表达自己的意见。因为这样会使你漏掉余下的信息。积极的倾听应当是接受他人所言，而把自己的意见推迟到说话人说完之后。
与员工私下谈话，增进彼此之间的了解
企业管理者的职能在于，组织协调企业内的所有员工为共同的目标去前进。正因为这样，与企业内的员工进行个别的私下谈话，就成为管理者进行思想工作的一个重要方法，也是一门重要的领导艺术。
与员工私下谈话，目的只有一个，就是让员工感受到领导对他的重视，让他更好地为企业工作。和员工私下谈话，尤其是和优秀员工进行私下谈话，是管理者与员工笼络感情的重要方式之一。
在一家世界500强企业里，每位上级主管要求一个月与直接下属私下谈话1个小时，并做好谈话记录。谈话内容，包括对自己近期工作的评价，对其他同事的评价，对公司管理的看法，对自己进一步发展的想法等等。起初，员工觉得无话可说，觉得多说无益，觉得说了也白说，但后来大家发现，谈话中的不少意见和建议，能很快得到落实，每年有20%的人员调整工作岗位，都直接起因于这种谈话。因此，大家便十分重视谈话。这种与员工的私下谈话进而成为这家企业的成功之道与文化特色。
由此可见，员工之间或员工与领导之间的许多具体问题，都适宜通过私下谈话来加以解决。运用好私下谈话，不仅可以了解情况、沟通思想、交换意见、提高认识、解决问题，还可以畅通言路、集思广益、凝聚人心、增进友谊。
企业领导如果真正关心员工心理感受，就要通过私下谈话的方式，让员工敢于把自己的意见说出来，了解他们的内心想法，化解内心矛盾。
日本索尼董事长盛田昭夫多年来保持着与员工一起吃饭、聊天的习惯。有一天晚上，他在职工餐厅与中下级主管共进晚餐时，忽然发现一位年轻员工一副无精打采、心神不宁的样子，于是，盛田昭夫就主动坐在这名员工对面，问他有什么心事，为什么闷闷不乐？在盛田昭夫的鼓励下，这位员工几杯酒下肚之后，终于说出了心里话：“我毕业于东京大学，上学时就听说过索尼公司，对它可以说是心神驰往。在来索尼之前，我有着一份待遇非常优厚的工作，后来自己毅然辞掉那份工作，来到了索尼，我原以为这是我一生做出的最佳选择。但是，现在我才对索尼感到很失望。在这里我无法为索尼而工作，只能是为我平庸的管理者服老役，做什么事情都必须经过他允许，我想搞一些发明创造，管理者不仅不允许，还冷嘲热讽，真是太让人失望了，这难道就是我朝思暮想的索尼吗？”
盛田昭夫听了这位年轻员工的话，感到异常吃惊，心想像这位员工一样受到不公正待遇、有才华无处施展的员工一定不在少数。作为企业领导一定倾听他们的心声，关心他们的苦恼，为他们开辟自由施展才能的空间，于是他在索尼实行了一项内部招聘制度，把各部门的用人信息刊登在每周的公司小报上，员工可以前去应聘，管理者不得阻止。对于那些有能力、上进心强的人才，公司会主动给他们提供用武之地，使他们在中意的岗位上实现人尽其才，才尽其用。
由此可见，与员工进行私下谈话和沟通，了解最底层员工的想法，不仅可以化解员工不满和隔阂，而且还有利于企业的进步。然而要使私下谈话收到实实在在的成效，管理者还必须掌握一些谈话的技巧。
1.遵循平等的原则
与员工私下谈话是一个双向交流过程，不可居高临下，盛气凌人。不要把自己的观点强加于人，要把员工放在与自己平等的地位，消除员工顾虑与拘束，允许员工发表自己的观点和看法。
2.谈话要有明确的目标
与员工的私下谈话一般有几种目的：一是掌握情况，便于下一步开展工作；二是解决问题，化解矛盾，排忧解难；三是鼓励进步，激发向上；四是布置工作，明确责任，指导方法；五是沟通感情，融洽上下关系。通常情况下，一次谈话不能企图同时解决许多问题，要适可而止，让员工有意犹未尽的感觉，这样的谈话最能给人留下深刻的印象。
3.放下架子，进入角色
如果是在你的办公室，可先请员工坐下，递上一杯茶，说上一两句寒暄的话，这会令员工觉得你和蔼、亲切，有人情味，并心存感激，紧张或激动的情绪也会因此而放松或平静；如果你到员工的办公室，应尊重别人的习惯，在员工正忙的时候，可稍微等候一下。要根据精心选定的谈话时间、地点及场合，自然地进入角色。切入谈话的时机要恰当，否则会造成“话不投机半句多”。
4.动之以情，晓之以理
与员工进行私下谈话，要十分注意以情感人。进行私下谈话，如果感情真挚深厚，就会增加信任引起共鸣。如果缺乏真实感情，就会引起员工戒备，产生反感。因此，在谈话开始阶段，不妨先说一些员工关心的、感兴趣的事情，使谈话的双方逐渐具有共同的语言，产生感情对流，沟通思想。
虽然动之以情在私下谈话中的作用是不可低估的，但情不能代替理，私下谈话还应晓之以理，最终靠充分说理，以理服人。说理一定要严格把握原则，要把道理讲透，切合实际，个别谈话才能收到好的效果。所以，在私下谈话中要做到情真理切，情理结合。
5.说话要有理有据
虽然和员工私下谈话，没有第三者在场，但作为管理者，你和员工说的每一句话，都应该有理有据，都应该负责任。不能说过就忘，私下说的和会上说的相互矛盾。这样会让员工对你的认识生产矛盾，认为你当领导的说话不负责任，对你的话也就可听可不听了。以后你采取的措施，也就起不到应有的激励或警告左右。
6.不在员工面前议论是非
与员工谈话是为了了解情况，沟通思想，所以在与员工的私下谈话中不要议论任何人的长短是非，尤其是与工作无关的事情。
7.保持一致的工作作风
私下和员工相处，俨然和员工是朋友、是兄弟，而到了工作场合，又摆出一副拒人千里之外的姿态，员工无法分辨哪个才是真正的你，让员工无所适从。公开和私下要保持一致的处事风格，一致的处事作风。
8.不企图套出什么消息
在谈话的时候，不要企图套出什么消息。有的管理者借着私人谈话这个机会，想从一些员工的嘴里套出自己想要得到的信息，结果遭到员工的反感，导致员工在谈话中表现冷淡。要抱着与朋友在闲暇聊天的态度，与员工“拉家常”，问员工工作的感受，对公司各方面的看法等，要让员工明白自己是抱着真诚的态度来征求意见的，不要有任何的精神负担。
9.忌将谈话内容公开
两个人在私下进行交谈，不免会透露出一些秘密和心声。但千万不要把心中的想法告诉第三者，不要辜负了员工的信任。如果被外人知道，以后再传到当事人耳中，他就会有被骗、被羞辱的感觉，进而质疑管理者的人格。
面对面的交流是永恒的沟通方式
随着时代的发展，科技的进步，信息技术创造了无数的通信手段——电话、短信、e-mail等等，科技打破了沟通的时空限制，很多人就此习惯于生活在远距离通信技术的隔离和保护之下，这同时也给人与人之间真诚的沟通和关系维护造成了重大危机。因为在沟通者本人缺位的情况下，人们无从掌握对方在沟通当中的声调、语气转折以及情绪等重要因素，沟通者无法立即表达出自己的信任、自信、关心以及其他有助于建立和维持人际关系的元素。
这是一个发生在二战期间的小故事：
有一个小伙子与一个姑娘热恋了，可惜好景不长，美国正式宣战，小伙子入伍远赴战场。此后，无论是战斗间隙还是战壕静守，无论是白天还是黑夜，只要一有空隙，小伙子坚持给姑娘写信，以遥寄相思之苦。
几年后战争结束了，小伙子荣归故里，姑娘准备好当新娘。但新郎不是小伙子，姑娘嫁给了天天给她送信的邮递员。
这个故事告诉我们：任何热烈的方式都替代不了面对面的沟通。最亲切、最有效的交流方式是面对面的交流，通过面对面的交流，你可以直接感受到对方的心理变化，在第一时间正确地了解对方的真实想法，从而达到快速有效的沟通。对企业管理者来说，也是如此。
某企业研发部李科长才进公司不到一年，工作表现颇受上司赞赏。不管是专业能力或管理绩效，都获得大家肯定。在他的缜密规划之下，研发部一些延宕已久的项目，都在积极推行当中。
但最近这些日子，部门主管王主任发现，李科长几乎每天都加班。他经常收到李科长前一天10点多发送的电子邮件，第二天早上又会在7点时收到他发送的另一封邮件。这个部门总是下班时李科长最晚离开，上班时第1个到。但是，即使在工作量吃紧的时候，其他同仁似乎都准时走，很少跟着他留下来。平常也难得见到李科长和他的部属或是同级主管进行互动。
王主任对李科长怎么和其他同事、部属沟通工作觉得好奇，开始观察他的人际相处方式。原来，李科长都是以电子邮件交代部属工作。他的属下除非必要，也都是以电子邮件回复工作进度及提出问题，很少找他当面报告或讨论。对其他同事也是如此，电子邮件似乎被李科长当做和同仁们合作的最佳工具。
但是最近大家似乎开始对李科长这样的互动方式反应不佳。王主任发觉，李科长的部属对部门逐渐没有向心力，除了不配合加班，还只执行交办的工作，不太主动提出企划或问题。而其他各处主管，也不会像李科长刚到研发部时，主动到他房间聊聊。大家见了面，只是客气地点个头。开会时的讨论，也都是公事公办的味道居多。
王主任趁着在楼梯间抽烟碰到另一处陈科长时，以闲聊的方式问及各小主管和李科长的互动状况。陈科长不好多说什么，只提到李科长工作相当认真，可能对工作以外的事就比较没多花心思。王主任也就没再多问。
这天，王主任刚好经过李科长房间门口，听到他打电话，讨论内容似乎和陈科长业务范围有关。他到陈科长那里，刚好陈科长也在说电话。王主任听谈话内容，确定是两位科长在谈话。之后，他找了陈科长，问他怎么一回事。明明两个主管的办公房间就在隔邻，为什么不直接走过去说说就好了，竟然是用电话谈。
陈科长笑答，这通电话是李科长打来的，李科长似乎比较希望用电话讨论工作，而不是当面沟通。陈科长曾经试着要在李科长房间谈，但是李科长不是以最短的时间结束谈话，就是讨论时眼睛还是一直盯着计算机屏幕，让他不得不赶紧离开。陈科长说，几次以后，他也宁愿用电话沟通就好，免的觉得是自己过于热情。
了解这些情形后，王主任找了李科长聊聊。李科长觉得，效率应该是最需要追求的目标。所以他希望用最节省时间的方式，达到工作要求。王主任以过来人的经验告诉李科长，工作效率重要，但良好的沟通绝对会让工作进行顺畅许多。而亲身接触互动所花的些许时间成本，绝对能让沟通效果大为增进。
无论信息技术的进步有多么神速，至少到目前为止，最重要、最丰富的信息仍然只能通过一种手段来传递——面对面沟通。沟通是企业管理者传递思想，提升凝聚力的重要途径。在沟通方式越来越多样化的今天，卓越的管理者应重视与员工最重要最直接的方式：面对面沟通。
面对面沟通是沟通方式中最常用的一种，在以下情况下经常使用：你想进行双向式的意见或信息交流；你想看见、听见和感受他人口头及非口头的反馈；你想讨论私人事务或给予私人建议；你想进行面试或工作总结；你想让沟通更加私人化。
爱德华是一家外贸出口公司的销售主管，即将晋升为部门经理。由于赏识他的总经理调离，换了新老板后，他的任命被耽搁了下来。
爱德华暗中了解到，原来公司里有些人在造他和前总经理的谣，说风情万种的前任总经理要提拔他，是因为他与前总经理关系暧昧。
这些谣言自然传到新来的总经理耳朵里，使得新老板对他不冷不热。爱德华感到很委屈，可这事又不好直接向新老板挑明，唯有加强沟通才能消除误解。
一天，爱德华利用午休时间主动和老板交流。闲聊之中他把自己的经历和工作情况向老板做了汇报，并说明自己工作经验不足、涉世不深，希望老板多多批评指教。
这次交流以后，老板也特意留意了一下他，发现他确实是个不错的人才，对他的态度也有了改变。在有意无意的沟通中，老板觉得他并不是一个随便的人，行为举止得体大方，并且待人真诚得体，业务能力也强，于是便签发了对他的任命书。
可见，面对面的沟通，总是有助于增强信任，同时传达意思更清晰。在处理微妙的人际关系或传递复杂信息时，面对面沟通是最合适的方式。
面对面沟通的重要性毋庸置疑。但是，并不是每一次沟通过程都能有效地达到目的。原因固然是多方面的，但技巧的运用无疑是不容忽视的一个因素。
在面对面沟通中，以下几个技巧是管理者需要掌握的。
1.多听少说。用80%的时间倾听，用20%的时间说话。
2.沟通中不要指出对方的错误，即使对方是错误的。切忌，你沟通的目的不是去不断证明对方是错的。
3.善于运用沟通三大要素。人与人面对面沟通的三大要素是文字、声音以及肢体动作；行为科学家研究发现，面对面沟通时三大要素影响力的比率是文字7%，声音38%，肢体语言55%。沟通是要努力和对方达到一致性以及进入别人的频道，也就是你的声音和肢体语言要让对方感觉到你所讲和所想的十分一致，否则对方无法收到正确讯息。
兵知将意，让员工听懂你的话
管理者掌握语言艺术最基础的是要使用大众化的语言，要让人家听得懂。然而在实际工作中，“兵不知将意”是许多管理者面临的困境，究其根源是沟通的缺乏。“有沟通，才有通向，才能同步；没有沟通，就没有共振，也没有共鸣”。只有让员工听懂你的话，并接受你的话，沟通才有真正的意义和可行性，否则，沟通将是无效的。
有一个秀才去买柴，他对卖柴的人说：“荷薪者过来！”卖柴的人听不懂“荷薪者”（担柴的人）三个字，但是听得懂“过来”两个字，于是把柴担到秀才前面。
秀才问他：“其价如何？”卖柴的人听不太懂这句话，但是听得懂“价”这个字，于是就告诉秀才价钱。
秀才接着说：“外实而内虚，烟多而焰少，请损之。（你的木材外表是干的，里头却是湿的，燃烧起来，会浓烟多而火焰小，请减些价钱吧。）”卖柴的人因为听不懂秀才的话，于是担着柴就走了。
故事中秀才的生活环境和文化修养显然与卖柴人有很大的差异，而秀才在于卖柴人沟通的时候，却用了很多书面语言，这些语言完全与卖柴人的语言环境没有交集，因此，秀才每讲一句话都会让农夫费解半天，所以最后，双方的交易无果而终也就是顺理成章了。
现实生活中，我们也会遇到这样的事情。表达不清楚，语言不明白，对方听不懂你说的话，就可能会产生沟通障碍。
有一个采购员被受命为办公大楼采购大批的办公用品，结果在实际工作中碰到了一种过去从未想到的情况。首先使他大开眼界的是一个营销信件分报箱的营销员。这个采购员向他介绍了他们每天可能受到的信件的大概数量，并对信箱提出一些要求，这个营销员听后脸上露出了大智不凡地神气，考虑片刻，便认定这个采购员最需要他们的CSI。
“什么是CSI？”采购员问。
“怎么？”他以凝滞的语调回答，内中还夹着几分悲叹，“这就是你们所需要的信箱。”
“它是纸板做的、金属做的，还是木头做的？”采购员问。
“噢，如果你们想用金属的，那就需要我们的FDX了，也可以为每一个FDX配上两个NCO。”
“我们有些打印件的信封会相当的长。”采购员说明。
“那样的话，你们便需要用配有两个NCO的FDX转发普通信件，而用配有RIP的PLI转发打印件。”
这时采购员稍稍按捺了一下心中的怒火，“小伙子，你的话让我听起来十分荒唐。我要买的是办公用品，不是字母。如果你说的是希腊语、亚美尼亚语或英语，我们的翻译或许还能听出点门道，弄清楚你们的产品的材料、规格、使用方法、容量、颜色和价格。”
“噢，”他开口说道，“我说的都是我们的产品序号。”
最后这个采购员运用律师盘问当事人的技巧，费了九牛二虎之力才慢慢从他嘴里搞明白他的各种信箱的规格、容量、材料、颜色和价格。
在沟通中，很多人也许因为习惯，也许因为想让别人觉得自己有才华，而过多地运用了一些专业术语。在听的人看来，他们不知道你在说什么，听不懂你的意思，就很容易让沟通陷入了僵局。所以，如果我们一定要说一些专业术语，可以用简单的话语来进行转换，或者在专业术语后面加上解释，让人听后明明白白后，才会达到有效沟通的目的。这也是值得管理者特别注意的一点。
在一个企业里中，不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景，这就可能使他们对相同的话产生不同理解。另外，由于专业化分工不断探化，不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。如果管理者注意不到这种差别，以为自己说的话都能被其他人恰当地理解，就达不到有效沟通的目的。因此，管理者应该选择员工易于理解的词汇，使信息更加清楚明确，使沟通更顺畅。
一对父子正在建设一座奶牛场，儿子管奶牛，父亲做细木匠，将赚来的钱投入奶牛场建设以扩大牛群，两人都指望有朝一日能靠这座奶牛场养老送终。这父子俩都承认，如果在今后10年内父亲发生什么意外，全家就不可能达成此目标，因为现在奶牛场尚不能靠一个人支撑下去，还需要额外提供资金。可是，当销售人员提到，为了给父亲购买足额的人寿保险，以保证他万一发生意外后他的保险金还能继续向牛奶场提供必需的资金，把牛群扩大到可以赢利的规模，有必要每年交一笔保险费时，全家人都表示反对，说他们没钱，办不到。销售人员马上换了一种说法来争取他们：“为了保证万一你们当家的遇到不幸你们能继续达到既定的目标，你们愿意把那两头牛的牛奶送给我吗？只当你们没有那两头牛好了。不管出什么天大的事，它们的牛奶都可以保证你们在将来一定能建成赢利的奶牛场。”结果，他做成了生意。
通俗易懂的语言最容易被大众所接受。无论你的话多么动听、内容多么重要，沟通最起码的原则是对方能听得懂你的话。所以，在与员工沟通的过程中，管理者要多用通俗化的语句，要让下属听得懂。如果下属听不懂你的方言，你要尽量用普通话；下属不明白你讲的术语或名词时，要转换成对方熟悉的、理解的语言等等。
总之，用对方听得懂的语言进行沟通，是沟通成功的保障。作为管理者，不要简单地认为所有人都和自己的认识、看法、高度是一致的，对待不同的人，要采取不同的模式，要用别人听得懂的“语言”进行沟通！
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