一、总部管理部职责
（1）负责企业管理体制和经营机制的研究和制定，经批准后组织执行。
（2）负责制定企业经营管理的有关规章制度，推行现代化企业管理，提高企业经营管理水平。
（3）负责企业的经营目标管理，建立目标管理体系，负责营业收入、投诉、人均利润率等指标的考核，定期提出经营活动分析报告。
（4）负责企业本部业务部门经营活动的管理、协调和监督。协调企业下属加盟店的经营业务。
（5）组织制定企业本部各业务部经营目标责任制，经批准后组织实施。
（6）负责企业的全面质量管理工作，协调、监督各下属企业质管部门的工作。
（7）负责企业的信息管理，做好统计工作，按规定及时编制上报统计报表，负责对外统计资料交流。
（8）负责企业本部业务项目拓展的开发研究，负责前期筹建工作。
（9）负责组建、管理公司计算机网络，以国际互联网为依托，逐步发展企业的网络业务。负责维护企业本部的计算机网络，发挥网络优势，促进业务拓展。
（10）负责组织企业经营活动分析会，为下属企业经营管理活动提供指导和服务。
（11）完成领导交办的其他工作。
二、总经理（总裁）岗位职责
（1）主持企业的经营管理工作，组织实施董事会决议。
（2）组织制订企业年度经营计划，经董事长办公会议批准后负责组织实施。
（3）拟订企业内部管理机构设置方案。
（4）拟订企业基本管理制度和制定公司的具体规章制度。
（5）主持企业经营班子日常各项经营管理工作。
（6）全面执行和检查落实董事长办公会议所做出的有关经营班子的各项工作决定。
（7）负责召集主持总经理办公会议，检查、督促和协调各部门的工作进展。
（8）提请聘任或者解聘公司各部门经理。
（9）签署日常行政、业务文件。
（10）负责处理公司重大突发事件。
（11）负责对各部门经理工作布置、指导、检查监督、评价和考核管理工作。
（12）行使企业章程和董事会授予的其他职权。
三、副总经理岗位职责
（1）副总经理是总经理的高级助手，协助总经理工作。
（2）负责分管企业特定范围的管理职能，在分管职能上有较大的自主决策权。
（3）参加企业常务办公会议，发表工作意见和行使表决权。
（4）在总经理缺席时，受委托代行总经理职务。
（5）常务副总经理协助总经理协调全面工作。
（6）总经理临时授权的其他工作任务。
四、总经理助理岗位职责
（1）总经理助理为总经理助手，辅助总经理工作。
（2）主要在总经理授权下完成交办的日常或专项任务。
（3）对临时授权任务具有相应的权利和责任，而在该任务完成后相应的权利和责任自动消失。
（4）参加企业的办公会议，发表意见和行使表决权。
五、财务总监岗位职责
（1）在董事会和总经理领导下，总管企业会计、报表、预算工作。
（2）负责制订企业的利润计划、资本投资、财务规划、销售前景、开支预算或成本标准。
（3）制定和管理税收政策方案及程序。
（4）建立健全企业内部核算的组织、指导和数据管理体系，以及核算和财务管理的规章制度。
（5）组织企业有关部门开展经济活动分析，组织编制公司财务计划、成本计划，努力降低成本、增收（节）支、提高效益。
（6）监督企业遵守国家财经法令、纪律，以及董事会决议。
六、总经济师岗位职责
（1）在总经理领导下，主管公司技术工作。
（2）负责为公司制定经营决策，组织市场调查和市场预测，提供有关资料或提出初步方案。
（3）协助总经理制订公司长期、中期、近期的生产经营计划。
（4）负责领导计划、劳动和销售等职能部门工作。
（5）对生产、技术、销售和财务等业务管理进行协调，以共同实现公司经营目标。
七、法律顾问岗位职责
（1）协助企业领导正确执行国家法律、法规，对企业重大经营决策活动提供法律意见。
（2）参与起草、审核企业重要的规章制度，对企业规章制度及其条款的合法性负责。
（3）审核企业各种技术、经济、服务合同，参加重大合同的起草、谈判工作，协助财务部门管理合同，监督合同履约。
（4）参与企业的兼并、收购、分立、破产、反兼并、投资、租赁、资产转让及招标、投标等重要经济活动，提出法律意见，处理有关法律事务。
（5）主持或协助办理企业工商登记、变更、商标注册、专利申请、技术发明创造、技术贸易等有关法律事务，为企业知识产权保护提出法律建议。
（6）开展与企业生产经营有关的法律咨询，整理汇编企业业务需要的各种法律、法规和规章等。
（7）配合企业有关部门对员工进行法制宣传教育，在企业内普及法律知识，增强员工的法制观念。
（8）负责与企业外聘律师（事务所）的选择、联络及相关工作。
（9）参加或列席企业召开的某些会议，就所议内容提供法律意见；负责审查内部各项指示、决定、决议、计划的规范性和合法性；为公司内劳动争议、民事调解提供法律援助。
（10）接受企业法定代表委托，代理企业参加诉讼和非诉讼活动，帮助公司运用法律手段解决经济纠纷，维护企业合法权益。
（11）参加和配合与企业有关的财务、税收、环保、劳动用工、安全生产、合同管理等执法检查，为企业提供法律意见；参与重大事故和危机处置活动，协助有关部门进行善后处理。
（12）在所审核的经济合同、拟订的法律文书和出具的法律意见书上签字，对上述业务及办理的其他法律事务的合法性负责。
（13）完成领导临时交办的其他法律任务。
八、内务岗位职责
（1）负责企业办公设备的管理，计算机、传真机、长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。
（2）负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。
（3）负责各类办公用品、固定资产的保养、维修，仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。
（4）按标准定额，做好添购办公用品、器具的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。
（5）负责考勤登记和就餐人数统计。
（6）负责来宾具体接待、日程和参观内容的安排，以及食宿地点、车辆安排和车船机票代购等事宜。
（7）协助安排企业总部每天的派车用车计划、确保公司公务用车需要。
（8）负责办公场所清洁卫生和室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
（9）完成行政部长临时交办的其他任务。
九、外勤岗位职责
（1）负责各类办公用品、器具与设备、卫生用品、车用材料和（节）日礼品及实物福利品的采购工作。
（2）根据批准的采购计划，按时按量购进货品，要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。
（3）负责企业信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷品的定制工作，确保质量和时间要求。
（4）对购进物品保存质保书、保修单，对使用中的问题负责，并及时与厂商联系解决。
（5）对购进物品做好移交验收工作，提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。
（6）主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照，完成批文手续及出境手续等事宜。
（7）具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜，以及企业重大活动和联谊活动的后勤总务保障。
（8）必要时充任临时驾驶员，完成紧急用车任务。
（9）完成行政部部长临时交办的其他任务。
十、计算机工程师岗位职责
（1）在部长领导下，按照企业计算机管理制度有关规定，负责拟订企业具体计算机管理实施细则，在上级批准后组织执行。
（2）负责管理企业的中心机房，制定统一的计算机使用操作程序和规范。
（3）主持或协助、指导综合或专业性信息系统的总体设计、功能划分、软件开发、运行、验收全过程的监督、管理工作。
（4）能够开发中小型管理软件，追踪计算机科技动态，提出软硬件升级换代的建议方案，在批准后组织实施。
（5）负责保障现有企业计算机运行能满足业务要求。
（6）负责制定企业计算机与国际互联网连通、网址注册、网页设计和制作、网上信息广告发布，以及员工上网管理监控等方案。
（7）负责对企业全体员工进行计算机知识和操作技能的培训，提高企业计算机应用水平和普及面。
（8）负责各计算机资料的管理，包括登记、分类、存储、备份、转录，不得泄露企业机密，不得擅自修改、复制或让无关人员阅读。
（9）密切关注计算机病毒发展动态，提出切实可行的预防措施，谨防外带磁盘和网络上的病毒侵袭。
（10）协助有关人员做好计算机易耗品领用登记、保管和使用工作，提出采购建议。
（11）做好计算机机房的清洁管理工作，确保良好运行环境和上机者身心健康。
（12）完成信息部主管临时交办的其他任务。
十一、行政部部长岗位职责
（1）负责发挥行政部的参谋、协调和综合管理职能，直接处理尚未分清职能的公司事务。
（2）负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议并做好会议记录，视情况整理出会议纪要或办理文件下发事宜。对会议讨论的重大问题，组织调研并提出报告。
（3）根据总经理指示，编排工作活动日程表，做好重大活动的组织和接待工作。
（4）负责抓好企业重要文稿的起草工作，包括月、季、半年、年度工作计划和总结报告。根据工作计划和目标责任指标，定期组织检查落实情况，及时向企业领导和其他部门反馈信息。
（5）及时处理重要来往文电信函的审阅、分送，督促检查领导批示、审核和修改以企业名义签发的有关文件，抓好文书归档和用印管理工作。
（6）协助各部门制定部门、岗位职责和各类规章的实施细则，配合公司协调各部门和下属企业的工作关系。
（7）严格控制行政办公经费的支出，加强办公财产和车辆的管理。
（8）负责指导、管理、监督行政部其他人员的业务工作，改善工作质量和服务态度，做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚工作。
（9）完成总经理临时交办的工作。
十二、资料员岗位职责
（1）在信息部部长领导下，按照企业信息管理制度的有关规定，负责拟订具体管理实施细则和公司实用信息分类编码体系，在上级批准后组织执行。
（2）负责对每日收到的图书资料、报刊进行分类、登录、上架。
（3）负责图书资料保管、借阅、催还、整理、修补、合订装帧和淘汰处理。
（4）负责按领导和部门的委托要求进行剪报、文摘、建档、上网查询等信息搜集、汇编等方面的工作。
（5）负责国外新技术资料的翻译、涉外来往信函的拟稿互译工作，或参与外商业务洽谈的翻译工作。
（6）协助部长做好部门内务工作，完成信息部主管临时交办的其他任务。
十三、驾驶员岗位职责
（1）认真完成企业的派车任务要求，服从派车调度人员指挥。
（2）坚持行车安全检查，每次行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆正常运行。
（3）安全驾驶，正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中精力驾驶，严禁酒后开车，不开“英雄车”、“赌气车”。
（4）每次出车回来后，如实填写行车记录，向派车主管简要汇报出车情况。
（5）车辆用毕后，车辆停在指定位置，锁好方向盘、门窗等。
（6）做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好。
（7）认真填写车辆档案，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况书面报告。对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出降低成本的合理化建议。
（8）驾驶员确保良好的休息、足够的睡眠，以充沛的精力和体力保证安全行车。
（9）驾驶员应有敬业精神，熟悉交通法规、路况和车辆性能，不断提高自己的技术水平和积累行车经验。
（10）驾驶员要衣着整洁、礼貌待人、热情服务，不藐视公司其他普通员工。
（11）单独为企业领导出车时，兼有驾驶员和警卫员、服务员职责。
（12）出车送达时，未经乘车人允许不得离开车辆，应听从乘车人安排。
（13）驾驶员在工作中不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说，不散播消息，保守机密，守口如瓶。
（14）完成行政部部长临时交办的其他任务。
十四、前台岗位职责
（1）负责对进入企业办公场所的所有不定期客人的招呼、接待、登记、导引，对无关人员、上门推销和无理取闹者，应拒绝其进入企业办公场所或协助保安人员加以处理。
（2）负责企业邮件的收取、分发工作。
（3）负责企业电话总机的接线工作。对来往电话接听准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政部领导处理。
（4）定期维护、保养电话机，并保持前台环境清洁、安静。
（5）协助打字员、文秘兼做部分计算机打字、复印等行政工作。
（6）完成行政部部长临时交办的其他任务。
十五、拓展部的主要职责
（1）负责执行连锁企业制定的各项战略方针、规划及各类综合性计划。
（2）负责企业新店开发方面管理工作，完成公司下达的项目指标及管理目标。
（3）负责建立完善严密系统的新店开发管理制度，规范工作流程、工作规范及各项评估衡量标准，并监督检查执行情况。
（4）负责制订本部门（年、季、月、周）阶段性工作计划及各个专项工作计划并组织实施。
（5）负责组织实施企业的规模发展战略，做好新店扩张工程（调研、规划、选址、立项、设计、招标、施工、验收交付、开张等），并负责各工程项目资金使用计划及管理工作，组织工程预、决算审核，必要时负责企业上市筹备工作。
（6）定期召开部门例会，检查督促各岗位工作职责的执行情况及工作计划完成情况，最大限度地避免、减少因规划不当、选址失误、监督不力等因素造成的各种显性或隐性损失。
（7）定期评估考核部门工作人员业绩及业务素质，定期安排新店开发工程管理等方面的培训。
（8）负责企业工程装修费用、设备购置安装费用及本部门各项业务、办公费用的控制。
（9）负责企业各新店工程等方面资料档案的管理工作。
（10）负责处理本部门发生的各类突发事件。
十六、拓展经理岗位职责
（1）在副总经理的领导下，全面负责企业新店开发方面的管理工作。
（2）负责组织实施企业的规模发展战略，做好新店扩张工程（调研、规划、选址、立项、设计、招标、施工、验收交付、开张等），并负责各工程项目资金使用计划及管理工作，组织工程预、决算审核。
（3）定期召开部门例会，检查督促各岗位工作职责的执行情况及工作计划完成情况，最大限度地避免、减少因规划不当、选址失误、监督不力等因素造成的各种显性或隐性损失。
（4）定期评估考核部门工作人员业绩及业务素质，定期安排新店开发工程管理等方面的培训。
（5）负责企业装修费用、设备购置费用及本部门各项业务、办公费用的控制。
（6）负责企业指导各新店工程方面资料档案的管理工作。
（7）负责协调与其他部门之间的工作、业务关系。
（8）负责处理本部门发生的各类突发事件。
（9）定期向副总经理汇报工作。
（10）完成副总经理交办的其他工作。
十七、开发部主任岗位职责
（1）在企业总经理的领导下，全面负责与企业发展相关的新项目、计划、规划等各项工作的管理。
（2）根据企业发展方向及趋势，负责本部门的工作计划并组织实施。
（3）合理安排部门中各个岗位的职责，理顺内部工作流程，协调部门各成员之间的关系。
（4）协助部门经理对本部门人员进行专业知识培训、考核，定期检查部门成员的工作情况。
（5）负责所辖部门日常工作安排及协调与其他部门配合的工作。
（6）了解市场动态，及时向决策层提供正确信息。
（7）完成经理交办的其他工作。
十八、开发管理人员岗位职责
（1）在开发部主任的领导下，负责连锁企业发展计划及实施执行工作。
（2）负责了解市场动态、提供准确的发展信息。
（3）负责协调企划主任的安排及其他部门配合的工作。
（4）完成主任（开发）交办的其他工作。
十九、业务部职责
（1）了解连锁行业的经营情况。
（2）了解客户的基本情况及与本企业有关的数据资料。
（3）调查本企业产品在市场的销售状况。
（4）做好售前、售后服务。
（5）积极开拓业务渠道，制定行之有效的市场营销策略。
（6）努力完成企业下达的业务指标及其他各项工作任务。
（7）及时反映、反馈市场动态及业务中出现的情况，避免业务中出现失误。
（8）坚持信誉第一、守法经营的作风，不隐瞒、欺骗客户，不损害客户利益。对于业务中出现的各种情况应及时处理、解决，做好解释和善后工作。
（9）不得泄露公司业务机密，不得随意向外界透露企业的经营计划、资金财务状况、订单合同及效益、债务等内部资料。
（10）不得在经营洽谈过程中向客户提出索取回扣，或以降低条件甚至损害企业利益等而获得个人好处。
（11）不得假公济私，利用企业业务的名义及便利在外私自进行以牟取私利为目的的经营交易活动。
（12）联系客户、订货、催款。
（13）参加合同条款的讨论和签约。
（14）协调客户。
（15）公关广告宣传活动，联系潜在客户，促销活动，塑造企业形象。
第二（节）连锁企业总部管理制度
一、总部授权管理制度
1.授权考虑因素
（1）成本效益性
授权给单店主管或加盟业主处理，必须衡量总部与连锁店运作之间，如何达成成本最低而效益最高的可能方式。
（2）时效性
因时效因素，若授权给单店主管或加盟业主处理时，可缩短处理时间与减少管理成本。
（3）政策性连锁企业阶段性运作，若因未达到一定的经营规模或运作系统未成熟时，政策性授权给单店主管或加盟业主处理，较符合运作成本和高效益的需求。
（4）接受力
若未能授权单店主管或加盟业主处理时，必须考虑其反弹因素及结果。
（5）执行力
若未授权给单店主管或加盟业主处理，其运作执行必然打折扣，这时可能造成若干风险损失。
（6）成本率
如果授权给单店主管或加盟业主处理时，考虑如何达成运作成本最低、效果最高的管理目标。
（7）整体一致性
虽授权给单店主管或加盟业主处理，而且也考虑到低成本、高效益的事实，但仍必须加以确定此举不会影响企业定位与服务品质。
（8）未来性
未来可能授权给单店主管或加盟业主处理事情时，需准备先期导入运作的各种事情。
2.最佳授权方式与原则
（1）因商圈不同而服务差异扩大时，授权度也必须越大。
（2）商品供应区域成本差异较低时，授权度越大。
（3）店数或经营规模越大时，授权度越强。
（4）在企业内已建立系统化运作时，授权度应该相对高一些。
（5）集中处理比分散处理还要费时，授权度应该较高一些。
（6）对企业不致产生不良影响的决策事项，可以加以授权。
二、考勤管理制度
（1）为加强企业员工考勤管理，特制定本规定。
（2）本规定适用于企业总部，各下属加盟连锁店或参照执行或另行规定，各企业自定的考勤管理规定需由总公司规范化管理委员会审核签发。
（3）员工正常工作时间为上午8时30分至12时，下午1时30分至5时，每周六、日不上班，因季（节）变化需调整工作时间时由总裁办公室另行通知。
（4）企业员工一律实行上下班打卡登记制度。
（5）所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记过一次的处分。
（6）企业每天安排人员监督员工上下班打卡，并负责将员工出勤情况报告值班领导，由值班领导报至劳资部，劳资部据此核发全勤奖金及填报员工考核表。
（7）所有人员需先到企业打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。
（8）上班时间开始后5分钟至30分钟内到班的，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处；超过30分钟者按旷工半天论处。
（9）员工外出办理业务前需向本部门负责人（或其授权人）申明外出原因及返回时间，否则按外出办私事处理。
（10）上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警告一次的处分。
（11）员工一个月内迟到、早退累计达3次者扣发全勤奖50%，达5次者扣发100%全勤奖，并给予一次警告处分。
（12）员工无故旷工半日的，扣发当月全勤奖，并给予一次警告处分；每月累计3天旷工的，扣除当月工资，并给予记过一次处分；无故旷工达一个星期以上者，给予除名处分。
（13）员工因公出差，需事先填写出差登记表，副经理以下人员由部门经理批准；各部门经理出差由主管领导批准；高层管理人员出差需报经总裁或董事长批准，工作紧急无法向总裁或董事长请假时，需在董事长秘书室备案，到达出差地后应及时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至劳动工资部备案。对于过期或未填写出差登记表者不再补发全勤奖，不予报销出差费用，特殊情况需报总经理审批。
（14）当月全勤的员工，发给全勤奖金200元。
三、行政办公纪律管理制度
（1）企业员工要佩戴员工卡上班。
（2）上班时间员工要坚守工作岗位，不能串岗。
（3）上班时间不能看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
（4）办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。
（5）上班时穿西装或职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不能在办公室化妆。
（6）接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
（7）不能因私事长时间占用电话，不能因私事拨打长途电话。
（8）未经批准不得随意上网，不得在电脑上发送私人邮件或上网聊天。未经允许，不要使用其他部门的电脑。
（9）所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以企业名义发出的邮件需经总经理批准。
（10）未经总经理批准和部门经理授意，不能索取、打印、复印其他部门的资料。
（11）不能迟到、早退，否则酌情罚款。
（12）请假须经部门经理、分管副总经理或经理书面批准，到办公室备案；如假条未在办公室及时备案，以旷工论处，扣减工资。
（13）加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可，不发加班费。
（14）不论任何原因不得代他人刷卡，否则将被开除。
（15）因工作原因未及时打卡，必须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签，否则作旷工处理。
（16）在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，要到办公室及时办理。
（17）吸烟应该在卫生间或其他规定的场所，否则将被罚款。
（18）请病假如无医院证明，一律认同为事假，请假条应于事前交办公室，否则将视为旷工。
（19）因当日外勤而不能回企业打卡的员工，请部门第一负责人在当日8时30分以前统计出名单，由办公室经办人打卡。
（20）对于出远勤达1天以上的员工，需先填报经领导批准的出差证明单。
（21）因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须向总经理办公室请假。
（22）不得将烟灰缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
（23）无工作需要不要进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务部及会议室、接待室。
四、办公室档案管理制度
1.档案资料是指连锁企业各部门及个人在从事公务活动时所形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
2.企业需要进行归档处理的资料主要有：基建工程项目档案、文书档案、财务档案、销售业务档案等。根据有关档案法规规定，各业务档案由各职能部门整理、立卷保管，涉及企业全局性的、综合性的文书和档案资料由总经理室立卷归档。具体内容包括：
（1）企业及各部门召开的专业会议和研讨会，包括会议筹备、召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报总结等。
（2）各部门专题研究报告、调研资料等。
（3）以企业名义的发文。
（4）上级主管单位和行政管理机关的文件。
（5）各种基建施工图纸、合同。
（6）重要的照片、录音资料、题字、题词等。
3.企业档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则，由总经理办公室主管企业档案工作，对企业档案实行统筹管理，统一调度，并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。
4.立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复一起存放。卷内页号位置统一。
5.案卷厚度要适中，一般在2厘米左右，超过者可立分卷。
6.根据卷内文件之间的联系，进行系统排列，编号，抄写案卷题目和案卷封面，确定保管期限，装订案卷，编制案卷目录等。
7.案卷按年份、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管。保管箱上要编上顺序号及证明存放案卷年号与卷号。
8.准确做好文件索引，以方便查找。
9.档案资料的收集、立卷和保管工作由各部门秘书或资料员负责。每天要及时将文件和资料归档，以免散失、积压。
10.确保档案安全。每年清理一次档案资料，对档案材料的数量和保管情况进行检查，发现问题及时采取措施补救。
11.清查档案时，对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把握，慎重对待，具体要点如下：
（1）销毁档案前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案要列册登记。
（2）提出销毁报告，报企业主管领导审批。
（3）销毁档案材料要严格执行保密规定。
（4）销毁档案材料时，必须指派专人监督，以防泄密。
12.档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。对有下列行为之一的，根据情（节）轻重给予相应的处罚。
（1）将属于企业所有的档案据为己有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。
（2）损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。
（3）擅自提供、抄录、公布企业档案及应当保密的档案。
（4）涂改、伪造档案。
（5）玩忽职守，造成档案损失。
五、档案文件借阅管理制度
（1）借阅档案者，必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经企业主管领导批准方能借阅。
（2）案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件及资料可以借出。可借出的文件、资料借阅期限不超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
（3）借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。
（4）借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。
（5）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。
（6）外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。
六、文件管理制度
1.行文工作制度
（1）企业内部应注意上下行文的规范化，具体行文要求如下：
文字表述准确、简练、通顺，标点使用正确。
专题专用，内容明确。
符合行文格式要求，行文文号、题目、主管领导批示、内容书写要符合规范。
（2）以企业名义的行文，先由部门承办人认真领会领导要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。
（3）文件签发后，由总经理办公室统一编发文号。
（4）按需要进行打印、复印。打印时应做到无错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕应通知起草人校对。复印企业资料，应注意有关保密规定，密级文件需经主管领导签字批准。
（5）将打印文件盖章，留一份与原文稿一起存档。
2.收文工作制度
（1）主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属于收文范围。属企业领导亲收的收文，由总经理室签收登记，并交收件人亲自拆封。
（2）收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收文日期、份数、内容提要、来文单位等。
（3）填写文件传阅单，附在文件上。
（4）将文件放入文件夹传阅，并交总经理办公室主任。
（5）办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议并签字，再请领导批阅。
（6）急件或重要文件，需在第一时间送办公室主任审阅并签字，再请领导批阅。
（7）密级文件须交企业高层管理人员传阅，并做好记录，注意密级文件不得携离办公室。
（8）文件返回后要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示。
（9）有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。
（10）对于无批示的文件按类别归档。
（11）上级主管部门要求回收的文件需在指定时间交回，并办理相应手续。
3.发文工作制度
（1）以企业名义上报下发的文件，企业高级管理层发出的信函均属于发文范围。
（2）将需发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数。
（3）检查文件是否加盖了公章，负责人是否已经签字。
（4）文件经领导签发后，须在两天内发出。
（5）急件用“航空”发出，重要文件须挂号发出。
（6）底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。
七、印章管理制度
1.企业印章的使用应该由总经理室负责进行统一管理。
2.印章刻制。企业刻制新印章需报主管部门批准；内部各部门刻制新印章，要写出书面报告，并附上新印章的名称、式样、规格，报总经理批准后，方可到有关部门刻制。使用新印章，应确定好时间，并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。
3.印章使用管理。印章使用要求是：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。
（1）使用印章要履行审批手续，以企业名义对外行文、签署合同、协议书等需有主管高层领导签字方可盖印，介绍信、各类报表、信件需经申请部门经理填写请印单并由办公室主任审核后方可盖印；员工因私开具各种证明，加盖企业印章，必须书面提出申请并附上有关材料，经部门经理审批后报总经理办公室批准。
（2）盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求。
（3）印章使用完毕要做好印章使用记录，要在印鉴使用登记表上记录使用项目、内容、时间、经办人等。
4.印章保管。企业印章（包括行政印章、总经理印章等）由总经理办公室专人保管。各部门印章也要指定专人专管。所有印章均应保管于保险柜内，以保证安全。未经主管领导批准，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章带出办公室使用。
5.印章停用。印章因故停用要按规定进行清理，同时将所有停用印章交到办公室统一保管，并办好移交手续，经报总经理批准后，将停用印章存档或销毁。
八、介绍信使用管理制度
1.介绍信使用管理统一由总经理室负责。
2.介绍信种类有：
（1）信笺介绍信：在空白信笺上书写有关内容。
（2）存根介绍信：主要是介绍某人到别处办事的凭证。存根要归档，保存5年。
（3）证明信：以零售企业名义证明某人身份、经历的专用书信。
3.开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜由部门领导签署意见后，报主管高层领导审批；一般事宜应由部门或个人提出申请，由部门领导审阅同意后，由办公室主任审批。
4.介绍信写好后，应按有关规定加盖公章，并做好记录。介绍信上字迹要清晰，公章清晰并盖在指定位置。
5.严禁开出空白介绍信，如特殊情况需要，须经企业高层主管领导批准。
九、员工保密纪律制度
1.保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。
2.保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。
3.全体员工应做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。
4.文件和资料保密
（1）拟稿
文稿的拟订者应准确定出文稿的密级。
（2）印制
文件统一由行政管理部印制。
（3）复印
复印秘密文件和资料，须由主管批准。
（4）递送
携带秘密文件外出，由两人同行，并包装密封。
（5）保管
秘密文件由行政管理部统一保管，个人不得保存。如需借阅，由主管批准，并于当天收回。
（6）归档
没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。
（7）销毁
按档案管理的有关规定执行。
5.对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序办理：由部门经理、主管、法律事务处会签。
6.保密内容按以下三级划分：
（1）绝密级
集团领导的电传、传真、书信。
非公开的规章制度、计划、报表及重要文件。
集团领导个人情况。
正在研究的经营计划与具体方案。
（2）机密级
集团电传、传真、合同。
生产工艺及指导生产的技术性文件和资料。
员工档案。
组织状况，人员编制。
人员任免。
（3）秘密级
集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。
十、凭证管理规定
凭证包括介绍信、工作证、发票等票证。凭证管理，有两层意思：
1.未盖公章或专用章的空白凭证，虽然还不具备生效的条件，但仍应严格保管好，不得丢失外流。
2.加盖公章并已具有效力的凭证，更应严格保管和使用。
对于凭证的管理，要做到：
（1）严格履行验收手续。
（2）建立凭证文书登记。
（3）选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存。
（4）定期进行检查，若发现异常情况，要随时提出处理意见。
（5）严格出库登记。对于有价证券和其他主要凭证，应参照国家规定的管理办法进行管理。
同时，凭证文书具有很高的查考价值，大多需要永久保存。因此，一切有关凭证的原件、抄件、存根、复写件及文稿、草图、签发、资料，都应该及时整理，妥善保存，并按立卷归档的规定，随时分类入卷，定期整理归档，不得随意丢失，更不准自行销毁。
十一、公章使用制度
1.企业可以对外使用的公章
企业章、企业业务专用章（办公室章、人事部章、财务部章、合同专用章等）。
2.企业印章的使用范围
（1）以企业名义上报总公司的报告和其他文件。
（2）以企业名义向上级国家机关，各省、市、自治区党政机关发出的重要公函和文件。
（3）以企业名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。
3.企业业务专用章使用范围
（1）办公室章。以办公室名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。
（2）人事部章。就有关人事、劳资等方面业务代表公司用章。
（3）财务部章。就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。
（4）合同专用章。以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。
4.企业印章使用手续
（1）企业章、财务章、合同专用章必须经总经理、副总经理或总经理助理批准方可使用。
（2）办公室章由办公室主任批准后使用。
（3）使用公章必须事先履行登记手续。
十二、会议管理要点
1.提高会议成效的要点
（1）要严格遵守会议的开始时间。
（2）要在开头就议题的要旨作简洁的说明。
（3）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
（4）在会议进行中要注意的事项。
发言内容是否偏离了议题？
发言内容是否出于个人的利害？
是否全体人员都专心聆听发言？
是否发言者过于集中于某些人？
是否有从头到尾都没有发过言的人？
是否某个人的发言过于冗长？
发言的内容是否朝着结论推进？
（5）应当引导在预定时间内做出结论。
（6）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并确定延长的时间。
（7）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
（8）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
2.会议禁忌事项
（1）发言时不可长篇大论，滔滔不绝。
（2）不可从头到尾沉默到底。
（3）不可采用不正确的资料。
（4）不要尽谈些期待性的预测。
（5）不可进行人身攻击。
（6）不可打断他人的发言。
（7）不可不懂装懂，胡言乱语。
（8）发言不要抽象化或概念化。
（9）不可对发言者吹毛求疵。
（10）不要中途离席。
十三、会议管理制度
1.企业级会议：企业员工大会、企业技术人员会及各种代表大会，应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。
2.专业会议：即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。
3.系统和部门工作会议：各部门召开的工作会议，由各部门主管决定召开并负责组织。
4.班组会：由各班组长决定并主持召开。
5.上级企业或外单位在我企业召开的会议或业务会，一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。
6.例会的安排。为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：
（1）行政技术会议。
总经理办公会。研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。
行政事务会。总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。
班组长以上经营管理大会。总结上期工作情况、部署本期工作任务。
经营活动分析会。汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司经济效益。
质量分析会。汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故，研究决定质量改进措施。
安全工作会。汇报、总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
技术工作会。汇报、总结当月的技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划及其完成情况，布置下月的技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。
生产调度会。调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。
部门事务会。检查、总结、布置工作。
班组会。检查、总结、布置工作。
（2）各类代表大会。
员工代表大会。
部门员工大会。
企业会员代表大会。
（3）民主管理会议。
企业管理委员会议。
总经理、工会主席联席会。
生产管理委员会议。
生活福利委员会议。
7.其他会议的安排。凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须在会议召开前10天经分管副总经理批准后，分别报分管副总经理和总经理处汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。
（1）总经理办公室每周应将公司例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到公司主要管理人员及有关服务人员。
（2）凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前两天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
（3）对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。
（4）对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。
（5）各部门会议的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应与公司例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
8.会议主持人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。
9.参加企业办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假须经主管领导批准。
10.有以下原因，副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开公司办公例会：
（1）有重要事项需提交企业办公例会讨论决定。
（2）各部门重要业务管理人员的录用及辞退。
11.会议纪要属企业内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。
12.与会人员应知无不言、集思广益，一经会议决定之事，应按期完成。
13.与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机。
十四、办公用品管理制度
1.办公用品
（1）购买办公用品，由各部门月底提出申请，报办公室审核，经总经理批准后，由办公室统一购买、发放。
（2）办公用品保管人应详细填写领用记录。
（3）个人领用的耐用办公用品，如计算器、手机、工具书等，需妥善保管，正确使用，因使用者人为因素造成的损坏、丢失，需照价赔偿，如从公司离职，需向办公室办理移交手续。
（4）办公用品只能用于办公，不得挪作他用或私用，所有员工对办公用品必须爱护，勤俭（节）约，杜绝浪费。
2.电话、传真
（1）公司员工因业务需要使用长途电话及传真，需经主管部门经理批准。
（2）为（节）约开支及时间，使用中应做到长话短说。
（3）使用前需到办公室登记时间、事由。
（4）正确使用传真机，不用传真机来复印资料。
3.复印
（1）复印机由办公室指派专人管理，任何人未经许可不得擅动。
（2）各部门复印文件，需经部门经理批准。
（3）对于使用过程中，如有疑问，请询问办公室人员。
（4）使用后应立即如实登记。
4.电脑
（1）办公室电脑一般应该由总台负责使用管理。
（2）正确使用电脑，安全关机、操作。
（3）电脑上网要注意放弃，离开电脑前要下网。
（4）私事不使用电脑，离开电脑要关机。
（5）打印纸双面使用。
5.空调、照明，注意空调、照明的科学正确、合理使用。
十五、车辆管理制度
（1）车辆由办公室统一调度管理。
（2）各部门因工作需要必须使用车辆时，应事先向办公室提出用车申请，填写派车单。
（3）公司车辆一律停放在指定的地点，未经许可，驾驶员不得私自开车外出或将车交给他人驾驶。
（4）驾驶员应认真、自觉地做好车辆的维修保养。及时检查车况，确保行车任务的安全完成。
（5）各部门和个人应该本着（节）约的原则，尽量减少用车次数并缩短用车时间。
（6）对于跨市区用车和外单位借车的情况，须上报公司领导批准。
（7）驾驶员要爱护车辆，保持车子干净、无损，严格控制油料消耗，做到（节）约用油。
第三（节）连锁企业总部常用管理表格
一、总经理日程安排表
二、公文送件登记表
三、收文登记表
四、发文登记表
五、文件登记表
六、重要文件收发记录表
七、员工休假情况表
八、年度例行事务会议安排表
九、使用会议室申请表
十、会议登记表
十一、会议通知单
十二、会议议程表
十三、会议记录表
十四、会议决议事项实施管理表
十五、员工奖惩情况登记表
十六、交办事项登记簿
十七、内部业务往来便笺
十八、内部复印文件登记表
十九、内部机密文件保管登记表
二十、报废文件处理记录表
二十一、存档文件登记表
二十二、内部文件借阅登记表
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