（第一节）酒店采购部管理概论

    一、酒店采购管理的主要内容

    （1）认真分析酒店所有业务活动所需要的物资，根据市场近况，科学合理地确定采购物资的种类与数量。

    （2）根据酒店各业务部门对物资的质量与价格需求，选择最恰当的供货商，并及时进行订货或直接采购。

    （3）控制采购活动的全过程，防止每个环节中可能存在的管理漏洞，使物资采购按质、按价、按时进行。

    （4）制定采购各种物资的严密程序、手续和制度，使控制工作卓有成效。同时，建立科学的采购体系，并制定相应的表格单据，为每一环节的工作流程留下可供查询的原始凭证，并以制度保证所有原始凭证能够得到妥善的收集、整理和保存，以便为酒店结付货款及物资管理的其他环节提供可靠的依据。

    （5）制作并妥善保存与供货商之间的交易合同，在保证酒店利益的基础上，保证采购合同的合法有效。

    （6）协助财务等相关部门做好酒店对供货商的货款清算工作。

    二、酒店采购计划的制定

    1，部门计划上报

    最了解某类具体物资需用量的是基层使用部门，采购计划首先应由最基层的使用部门组织研究，提出计划期内对物资的需求种类以及需求数量。部门对班组意见进行审核、归类和统计，提出本部门计划期内对各类物资的需求，再上报酒店的采购部门。

    2，采购部集中处理

    每个部门编制的物资采购计划应由采购部进行集中处理，由采购部逐项检查各种物资的库存量和实际需要采购的数量，并及时补充采购计划中不完善的地方，特别是对于那些采购原则、采购渠道、供货商的选择等采购计划中应有的但部门无法编写的内容，从而编制出更完整的采购计划。

    3，财务部门审批

    酒店各业务部门对物资的需求以及采购部门最终的物资采购行为，都要受到酒店资金状况的制约。所以，在采购部编制采购计划之后，紧接着就要将采购计划交由酒店的财务管理部门进行审批，审核的主要内容是将采购计划与酒店的整体预算相比较，修整其中不符合整体预算的部分，从而使采购计划更为合理，更具可行性。

    4，酒店总经理审批

    采购部编制的采购计划在通过了酒店财务部的审批后，还要由酒店总经理或分管副总经理对经财务部门修改后的采购计划进行审核，在必要的时候还要召集部门经理会议，以综合平衡整个采购计划，并根据计划期内酒店的新目标及新的经营策略对采购计划进行修改采购。在必要的情况下，甚至要按规定的程序修改酒店的预算。经过总经理层审批的采购计划才是最终将要付诸执行的采购计划。

    三、酒店采购部人员的素质要求

    （1）采购人员必须要有吃苦耐劳的精神。因为大型酒店的物品采购范围非常广，酒店客房使用的设备、用具及消耗用品，从大到小，几乎每一项物资都要经过采购人员的手才能买到，况且采购市场的行情往往又千变万化，难以预测，所以采购人员必须要有敬业精神，才能很好地完成采购工作。

    （2）采购人员是酒店成本控制的把关者，直接关系到酒店的经济利益，所以采购人员的品行一定要端正，并且职业操守要廉洁，绝不做有损酒店利益的事情。虽然采购人员经常会与供货商的老板或员工因业务关系而成为好朋友，但是遇到酒店要采购某种商品时，也绝不能徇私，否则将会打乱酒店正常的采购作业程序，同时还会影响酒店的采购效率。

    （3）采购人员在为酒店采购物资时，必须要与各部门进行沟通或协调，尽量满足各部门的需求。同时还要以诚待人，才能完成酒店所交代的工作。

    （4）采购人员要有灵敏的思想，周全的考虑，快速的反应，才能在当今商情迅速变化的市场采购到价廉物美的物资。

    采购人员在从事采购工作的过程中，绝不能利用手中的职权，损公肥私，在具体操作过程中还必须遵循以下几个方面的要求：

    （1）采购人员应具备专业的采购技能，详细地了解各项货品的规格、情况及市场情报与信息，确实掌握市场的价格与货品的来源，只有这样才能胜任其工作。

    （2）采购人员在进行物资采购时，一定要了解并严守有关法律法规与酒店的相关规章制度，对于外界的不当行为所施加的一切压力，企图以不正常的程序达到交易的行为，应全力排除并加以抵制。

    （3）采购人员在选择供货商和进行交易时，一定要公事公办，一切以酒店的利益为前提，坚持原则，以尽忠职守的心态去执行采购任务。

    （4）采购人员在进行物资采购时，应该有开阔的胸襟与接受他人建议的胸怀，绝不能因个人的好恶影响到酒店的利益。

    （5）采购人员对于来访的供货商方面的业务代表，要以非常礼貌的态度进行接见，彼此之间在洽谈时一定要做到互相尊重，同时要造成有利的商业气氛，完成采购工作。

    （6）采购人员要经常注意同业的动向，并加强同行之间的联系与合作，尤其是与同一个地方的供货商、社团及个人，这样才能提高酒店的采购地位而有利业务的进展。

    四、酒店采购中的价格管理

    1，价格比较的原则

    （1）相对最低原则。

    （2）质量最好原则。

    （3）供货商信誉原则。

    2，价格比较的程序

    酒店在进行价格比较时，一般分以下3个步骤进行：

    （1）设立最高限价。

    （2）估计供方的最低限价。

    有些物资的报价会受国家政策或法律的限制，如一些专项控制物资的价格，就不能随意提高报价。

    （3）在供货商最低限价和酒店最高承受能力的区间，结合质量等因素，充分发挥个人的谈判能力，以确定一个酒店愿意支付的最高价格。

    3，理想价格的获取手段和途径

    在保证质量的前提下，要想获取理想的采购价格，还要注意以下要点：

    （1）充分利用酒店的形象资本。

    （2）集中批量订货。

    （3）注意信息的采集与分析，选择恰当的采购时机。

    （4）建立长期的购销合同。

    （5）减少中间商，直接进货。

    （6）选择适当的支付方式。

    （7）与供货商进行淡判，通过富有技巧的讨价还价来压低供货商的报价。

    （8）寻找合适的替代品。

    获取理想价格的手段和途径是非常多的，酒店应该选择组建一支精干的采购人员队伍，灵活采用各种手段和途径，获取理想的采购价格。

    五、酒店采购中的支付方式管理

    选择合理的支付方式，其中的关键点是要尽可能长地将资金留在自己手中，不要过早地支付货款。但这样做也会带来以下问题：第一，拖延付账可能损坏酒店的信誉；第二，拖账会丧失价格上的一些优惠。因此，采购人员应善于比较不同支付方式所能带给酒店的利弊，并一次来选择合理的支付方式。

    六、酒店采购中的供货商选择与管理

    1，供货商选择的原则

    （1）公开性原则

    在保证不泄露酒店商业机密的前提下，采购部门在选择供货商时，应按照公开的原则进行筛选，以加强选择工作的透明度。采购部门可以向外界公开发布求购信息。

    （2）平等性原则

    所有供货商在地位上都是平等的，在经过慎重选择之前，任何一个供货商都不存在与酒店关系的亲疏远近问题。

    （3）广泛性原则

    供货商的选择不应局限在几个厂商之间，而应该尽力拓展供货商的数量，尽量扩大可供选择的领域。这将为酒店获得最优供货商提供帮助；供货商在巨大的竞争压力面前，往往也会主动降低自己的报价或提供特殊的售后服务。

    2，供货商选择的途径

    选择供货商关的键环节在于了解有关供货商的各种信息。这些信息包括：

    （1）距离供货商的远近。

    在酒店采购中，一般要优先考虑那些与酒店距离较近的供货商。这样就可以减少一定的运输费用，又可以缩短物资在运输途中的时间，从而保证采购物资的新鲜度，同时还可以降低运输途中一些不可控因素所导致的中断或延缓送货的风险。同时，由于距离较近，酒店可以分批多次采购物资，以减少流动资金的占用，降低物资的储存成本。

    （2）供货商的信誉。

    主要考虑供货商的信誉度如何。在商品交易中，信誉是一个非常关键的因素。采购方要选择那些信誉记录良好、守信用的供货商，否则会给采购工作带来一定的风险。

    （3）供货商的供货能力。

    采购方要充分了解供货商的供货能力，包括供货商接受的订单量、存货数量、物资质量、基本加工程序，尽量选择供货能力强的供货商作为合作伙伴。

    （4）供货商的信誉合作精神。

    （5）供货商的员工队伍。

    供货商的供货业务最终要靠其员工具体落实，因此，供货商拥有一支品德优秀、素质较高的员工队伍是其可信度的重要保障。

    （6）供货商的卫生状况。

    供货商的卫生状况的信息可以通过现场考察供货商供货基地的干净程度、供货商运输工具的清洁水平等方面获知。同时也可以从卫生管理部门的检查记录中获得。

    3，保持良好的合作关系

    建立并保持良好的供求关系要靠供求双方的共同努力。从作为采购方的酒店的角度出发，建立和保持与供货商的良好关系可以采用以下几种方法：

    （1）认真履行合同条款，尤其要按时向供货商支付购货款。这是酒店守信誉的最基本的要求，也是建立与供货商之间良好合作关系的最有效的方法。

    （2）互换信息。酒店应主动向供货商介绍物资的使用现状以及物资在不同时期的不同需求，从而为供货商的供货准备提供充足的时间和尽可能多的方便。

    （3）保证交易手续的清楚，不留纠纷隐患，这是双方长期愉快合作的重要保证。

    （4）相互理解。在与供货商长期合作的过程中，会有许多意外的事情发生，酒店在确保自身经济利益及经营活动不受损失的前提下，应尽量替供货商着想，理解并体谅他们的难处。

    （5）对信誉好、供物质量好的供货商要采取适当的扶持政策。如在供货商供货能力的承受范围之内，增加物资的订货量或订货品种，给他们更多的机会或为他们的新商品提供推销机会，从而加强原有的合作关系。

    建立长期而稳定的良好供求关系并不意味着酒店从此不再另外选择供货商。酒店应该通过市场调查，了解最新的物资供求行情，时刻注意比较不同的供货商，并将比较结果反馈给供货商，以使其做出相应的反应。如果供货商未能对酒店的反馈信息做出相应的行动，或当出现更理想的供货商时，酒店完全有必要重新选择更理想的供货商。

    七、酒店科学化采购管理

    1，采购程序

    酒店物资采购程序大致包括以下几个环节：

    （1）各物资使用部门或仓库管理人员根据经营需要填写相应的请购单；

    （2）仓库定期核算各类物资的库存量，若库存量已经到达了规定的订货点，仓库要向采购部送请购单，申请订购；

    （3）由采购经理进行综合考虑后，再对采购申请给予批准或部分批准；

    （4）采购部应该根据已审核的采购申请向供货商订货，并给验收部、财务部各送一份订货单，以便收货和付款；

    （5）供货商向酒店仓库发送所需物资，并附上物资发货单；

    （6）仓库人员经检验，将合格的物资送到仓库，并将相关的票单（检收单、发货单）转到采购部；

    （7）采购部将原始票据送到财务部，由财务部向供货商付款。

    2，采购方法

    酒店物资采购的方法主要有如下4种：

    （1）直接采购

    直接采购是指酒店的采购人员根据上级批准的采购计划或请购单的具体采购要求，直接与供货商接洽，采购所需物资。

    （2）预订采购

    即酒店的采购部根据采购计划及请购单上的采购要求，选定供货商，并与之签订订货合同，使供货商在规定的时间内将所规定品种、规格和数量的物资送到酒店的指定地点。

    （3）一次性采购法

    这种采购法就是酒店选择一家实力雄厚、供应物资品种比较齐全的物资供应公司，以批发价向它订购酒店业务所需的大部物资，一次订货，分期到货，以降低采购的成本与费用。

    （4）集中采购

    集中采购是酒店采购中常用的一种采购方法，它是指由两家以上的酒店联合成立物资采购中心，统一为各个酒店采购经营中所需的各种物资。它的基本做法是：各酒店将需要采购的物资集中报送到联合采购中心，采购中心再将每个酒店的同类需求物资的数量汇总集中向供货商订货，采购的物资在经过统一验收后再分送到各个酒店。

    3，采购中需要注意的事项

    （1）防止供货商买空卖空。

    当酒店急需某种物资，特别是比较贵重的物资时，有些商家尽管手中并无这种物资，甚至完全没有供应这种物资的能力，但却仍然与酒店签订相关的供货合同，随后再转而将合同卖给真正有能力供应这种物资的商家，以此来获取收益，或者从市场上东拼西凑酒店所需要的物资，勉强进行供应。如果不慎遇到这样的供货商，酒店会受到许多损失。

    （2）防止出现重复付款或超额付款。

    酒店在向供货商支付采购物资的货款时，一般都会要求供货商提供发票，同时还必须提供经酒店验收人员确认的交货通知单。这些交货通知单对供、购双方来说都非常重要。可以这样说，供货商手中只要掌握有采购方签字认可的交货通知单，就有权利向采购方收取货款。因此，酒店方面在向供货商支付货款的同时，必须要收回这些交货通知单的原件，以避免对方有意无意地重复索要货款。此外还有一些情况会造成己方重复支付货款，比如在验收多种、大量的货物时，需同时签署几份交货通知单，这样就有可能会重复签收同一批货物。而另有一些供货商还会因各种原因请验收员事后补签交货通知单，而单据中的数量却大于实际收获数量，还有些供货商在酒店验收人员签署的交货通知单上篡改酒店的实际收货数量或货物价格，以此来多向酒店收取货款。对于这些现象，酒店的采购乃至相关的管理部门必须要保持高度的警惕重视，在要求己方验收人员逐项核对货与单的同时，还要当场签署交货通知单。

    （3）防止供货商在交货时以次充好。

    （4）加强采购凭证的管理。

    对采购凭证要进行妥善保管，要求做到既能保证采购凭证的安全和完整，又能便于事后的查验。因此，采购部门要注意购物凭证的归档和保管。

    （第二节）酒店采购中的物资验收管理

    一、验收人员与场所的选择与管理

    1，采购验收人员

    物资验收必须由专人负责，并经过专门训练。验收人员必须具备以下基本条件：

    （1）为人诚实，办事公正，坚持原则，秉公验收，不谋私利。

    （2）工作认真，办事细心，工作踏实。

    （3）掌握各种相关的专业知识，熟悉酒店的各项规章制度，具有较强的协调能力。

    为了保证验收工作的正常有进行，并达到验收工作的预期目的，酒店采购部门必须要赋予验收人员相应的权力。比如验收人员应该有权拒收质量低劣不符合规格的货品，有权抵制任何未经批准的物品采购计划等。

    2，验收场所

    理想的验收场所应包括验收办公室、检验测试装置与临时性储存场地的专门验收场所。若无专门的验收场说，那么酒店就应该事先指定一个验收区域，并规定验收的时间，还要在事先准备好磅秤、直尺等计量工具和其他一些必要的工具，如推车及盛装用的器皿等。指定的验收区域应临近酒店的储藏室或仓库，并且要保证充足的光线与照明条件。

    二、物资验收的基本内容

    1，检验

    （1）单据核查

    验收人员要检验订货单上所列物资的种类、数量与批准的请购单上的品种、数量是否相符，而后再将单据上的内容与实物进行核对。采购的物资一般都附有交货通知单，验收人员要认真检验交货通知单上的内容是否与收到的实际物资情况相符，是否和订货单上的内容相一致。

    单据核查的工作重点是仔细核查物资的品种、规格、数量、等级与价格。

    （2）时间核查

    对交货时间进行核查，主要是检查实际的交货期是否和订货单上的日期一致，如果供货商提前进行供货，就会导致酒店库存的上升，新增的物资就会占用货位，从而增加仓储的费用。供货商进行提前供货，有时是为了降低自己的仓储费用，有时也可能是因为保质期问题（尤其是一些鲜货）。对于这种情况，验收人员有权进行拒收。如果供货商逾期供货，则要向供货商索取必要的索赔。

    （3）数量检查

    数量检查在单据核查与时间核查之后进行，检查的具体内容包括：交货数量是否和订货单相一致；交货数量是否和送货通知单相一致。即验收人员要仔细对订货单数量、送货通知单数量与实际到货量进行综合性的交叉检查，确认三者是否一致。

    （4）质量检查

    质量检查是酒店物资验收的核心内容。酒店物资的质量检验，具有一定的专业性与难度，由于酒店需要的物资种类多，质量要求也各不相同，因此，衡量质量高低的标准也就不同，而且需要验收人员具备各种专业知识。

    在进行质量检查时，要首先看物资的包装是否完整，有时仅凭包装就可以准确判断该物资的质量如何，如各类罐装食品。

    为提高质量检验的效果，酒店还要根据采购规格书，采用观察法、化学检验法、尝试法、试验法等方法综合进行验收，以此来有效检验各种物资的质量状况。

    （5）核查价格

    为监控酒店采购人员的采购工作，特别是为了加强对采购人员所购物资的价格进行核查，很多酒店都采取二次跟踪采购。即由酒店的采购经理定期或不定期地对有疑问的物资采购单通过现场或电话询价进行再次模拟采购。如果两者的价格相差过大，则要仔细查明原因，找出责任人。二次跟踪采购的基本特点是只同供货商谈价钱却不付款成交。

    2，收货阶段

    对于验收合格的物资，验收人员要作详细地记录，并填写相应的验收清单与进货日报表，在将这些物资分类后，要及时入库或发放给相关使用部门。

    三、物资验收的基本原则

    1，求实的原则

    对受验物资要严格按验收要求进行验收，并如实反映验收结果。

    2，快速的原则

    由于大多数物资都必须在特定的环境中存放才能保证质量，因此就要求验收时间要尽可能短。在物资验收工作中，要讲究效率，要尽快让合格物资入库或发放到使用部门，同时要及时提出验收报告交给有关人员，提高物资管理和财务管理的效率。

    3，仔细认真的原则

    验收人员不怕烦琐，要按照酒店规定的验收程序收标准对每批原料都要进行仔细的检验，并善于从细微之处发现物资存在的问题，以避免酒店遭受损失。

    4，公正无私的原则

    验收人员在发现问题后必须进行果断的处理。无论问题是由于酒店内部的同事，还是在于关系良好的供货商、送货人，都应该做到不徇私情，按相关规定办事。

    5，不留隐患的原则

    验收人员必须要以预防出纠纷为基本前提，在交接的每一环节都要保证交割得清楚，不留任何隐患，在整个验收过程中，双方人员都要保证始终在现场，单据填写清楚、正确，签章齐全。

    四、物资验收的基本流程

    1，验收部门的业务工作

    验收工作的性质决定了绝大部分酒店的验收人员是白班工作。因此，在时间的安排上，验收人员的班次要同供货商的交货时间相一致。所以，验收人员、采购人员和供货商要提前商定一个几方都能够接受的交货时间。此外，在确定采购的间隔时间时，还要尽量把不同供货商的交货日期分散开，以使每天到的物资量大致相同，验收工作量的分布要均匀，防止出现大批量的物资集中于同一天或同一时段进行交货的情况。

    对于验收人员正常上班时间以外的交货，则应改视为紧急交货进行处理。如果某一个时间内的紧急交货比较频繁，验收人员就要及时将相关情况报告反馈给有关管理人员。

    2，验收流程

    （1）依据订货单检验进货

    验收人员要核实已到货的种类、数量是否与订货单相符。对于那些未办理订货手续的物资不予受理。这样可避免不需要的物资进入仓库。

    （2）依据发货单检验进货

    如果发货单与实际收到的物资名称、规格、数量、质量不相符，则不予验收。如果发货单与实际收到的物资数量不符，但名称、型号、规格、质量相符，则可以按实际数量进行验收。但如果实际收到的物资数量超出订货数量较多时，对于超出的部分要做退货处理。

    （3）验收、接受物资

    （1）数量检验。验收人员要检查实际收到的物资与订货单和发货票上的数量是否一致。在清点数量时要注意一下几点：

    有包装的要先将包装拆掉，再称重量以核实物资的净重。

    带包装及商标的物资，在包装上已注明重量的，要仔细进行核实，必要时要进行抽样称重，对用箱包装的物资要进行开箱抽查，并查看箱子是否装满。

    无包装的物资要视单位价值的高低用不同精度的称重工具称量。

    对单件物资有重量、大小要求的，除称总重量外，还要检查单件物资是否符合验收标准。

    （2）质量检验。质量验收往往是最关键也最可能引起争议的一项工作。因此，验收人员要不断丰富自己的物资知识和验收专业技能，在验收时，应综合考虑到各方的意见。如果验收人员对物资的质量有怀疑，就应请有关人员帮助进行检验，以免发生差错。

    （3）价格检验。要认真检查账单上的价格与订货单上的是否相符。有些供货商会在订购时答应了较低的价格，但在开发票时又在暗中进行提价。验收人员若不仔细检查，往往会被蒙骗，对这种情况，验收人员必须要加以小心，以防止酒店的利益受到损害。

    （4）在发货单上签名或盖章，接受送达的物资

    经过验收后，在无误的送货发票上盖上验收章，并填写上有关的项目。对无发票的物资，应填写无购货发票收货单。

    （5）在物资包装上注明物资信息

    在包装上标明收货日期，有助于判断存货流转的方法是否有效；标明单价、重量等，在存货计价时就不必再查验收时的报表或发货票。

    在验收时，验收人员还需对冷冻原料加系存货标签。使用存货标签有以下优点：

    （1）要填写标签，验收人员就必须对物资的重量进行称量。

    （2）发料时，可将标签上的数额直接填到领料单上，便于计算成本。

    （3）对标签编号，有助于了解储存情况，防止偷盗。

    （4）便于存货流通工作，简化存货控制程序。

    （6）尽快将已到货入库存储

    通常应该将鲜活物资让各厨房营业点直接领走，所以这类原料也被称为直拨原料，送到各类仓库的原料则称为入库原料。验收人员应在发货单上注明各种原料物资属于哪一类，以便填写验收日报表。

    （7）填写相关报表

    填好验收日报表，以作为进货的重要凭证。有的酒店还要求验收人员填写验收记录单、验收单、货方通知单、无购货发票收货单等。

    （第三节）酒店采购中的物资存储与发放管理

    一、酒店物资存储管理

    1，物资存储管理应注意的细节

    （1）安排储存场所时要遵循物资就近选择仓库的原则。酒店的物资种类多种多样，不同的仓库也有不同的储存要求。因此，在选择物资存放的仓库时，应当遵循物资就近选库的原则。此外，还要指根据物资的仓储特点来确定仓库。通常情况下，同类物资要进行集中存储。同时，要充分考虑相关使用部门在领取物资上的方便，也就是就近原则。

    （2）入库存放要遵循经济、技术合理与方便盘点的原则。经济合理原则是要求物资入库存放时要注意节省储藏的成本；技术合理原则是要求存放物资时必须根据物资的具体性质、形状、包装、轻重等因素进行堆放。方便盘点的原则是要求物资应该按类进行存放，堆码要整齐。

    （3）在物资保管过程中，既要保证存储物资的数量，又要保证质量。在储存过程中不仅要保证物资在数量上完整无缺、品种不出现混淆，而且要保证物资的质量。保证物资的质量要运用科学的物资储存方法，如可以对物资采取先进先出法、保持良好的储存环境、加强物资的养护管理并做好物资的检查等工作。

    2，酒店物资存储中的财务管理

    （1）储存中的账务管理

    物资储存的账务管理工作主要是针对所有物资，相应的建立卡、账，设立账务系统，随时记录物资的出入库情况及在库情况。

    （2）盘点库存

    盘点是储存管理人员对库存的物资进行仔细的点数清查，将实际的库存数量与物资保管的账目进行核对，以保证库存物资不发生数量上的缺损。通过盘点，能及时发现库存物资数量上的溢余、短缺及规格互串等各种问题，以便及时采取相应的措施，尽量挽回或减少损失。盘点既包括数量盘点，也包括考察物资有无质量上的变化。具体的盘点方法有：

    （1）日常性盘点

    每日对当天有进出的货架层进行及时的盘点，将实际物资数量与账目结存数量进行对照。

    （2）定期性盘点

    定期性盘点又称实地盘点，一般每个月对物资的库存量进行一次盘点。

    （3）临时性盘点

    临时盘点是指在遇到特殊情况时所进行的临时、突击性盘点。比如在保管人员调动前进行工作交接时或管理人员对库存状况产生疑问时，都可能会进行临时盘点。

    二、酒店采购后的物资发放管理

    1，物资发放的要求

    （1）正确

    酒店物资管理人员在向各个部门发放物资时必须做到单货一致，即发放凭证上应明确标明物资的名称、编号、规格、等级、数量等情况，并在交接物资时通过各种特定的程序保证所发物资的各个方面都与凭单上的内容相符合，单据和实物都不能出现差错。

    （2）迅速

    为了保证酒店各项经营活动的顺利进行，物资发放工作人员必须要提高效率，在接到领料单据以后，以最快的速度组织发货，保证各个部门的业务活动所需的物资全部及时到位。

    （3）保证安全

    物资发放人员在发放物资时不仅要认真核对物资的数量，还必须要严格检查物品的质量，以保证出库物资的质量完全符合使用的要求与标准，不过期，不失效，无残损，无变质现象，并注意物品清点过程中的安全操作，防止物品震坏、摔伤、破损，并在必要时改换物品包装以避免搬运过程中的损坏。

    2，物资的发放流程

    酒店在发放各种物资时，应遵循以下基本程序：

    （1）交付物资

    部门在领取物资时必须要详细填写请领单。酒店仓库在接到请领单后要认真检查单上所列的物品名称、规格、等级是否与库存物品相符合，并要注意查看凭证上的字迹是否清楚，有无涂改现象，印章是否齐全，领料日期是否准确。在审查无误后，才可将待发物资发放给请领部门，同时根据实际发出的物资类别、规格、数量等填制必要的物资发放单据。

    （2）仓库清理

    物资交付工作结束之后，仓储人员需对仓库进行内部清理。

    （1）清理账单，即相关的文字记录与数据统计，以便为永续性盘存提供相应的信息，同时有助于时刻掌握库存中的物资情况。

    （2）地面清理，即进行清洁、整理工作，保证库内的环境卫生。

    （3）物资管理，对于一些已经开箱或开包的物资，做好保洁、保质工作，谨防由此而引起物资的消。

    （3）复查

    为防止物资在发放过程中出现差错，仓库发货人员必须要对物资发放作业过程中的每一个环节进行仔细地复查，层层审核。在物品配齐准备发放时，按照复查的要求，一方面要复核发货单与实发物资是否相符，另一方面要以复核物资结存量来验证出库物资的种类、数量是否正确。发货人员自己检查后，还应该由专职或兼职的复核员在搬运的过程中再次进行复核。凡未经过复核、单货不符或手续不齐全的物资都不能允许出库，这也是物资发放管理中需要注意的重要内容，具有非常重要的意义。一般来说，物资复核的内容主要有：品种、规格、数量。

    （4）物资计价

    物资计价是酒店日常成本核算的重要环节。仓库在发放各种物资时，应在物资请领单上填写各类物资的购入单价，并计算出所领物资的总价，以便成本核算。

    3，物资发放的管理关键

    （1）审批人员

    审批人员是酒店物资发放的把关人。审批人员从根源上控制了物资发放的量。审批人员是从需求量的客观性出发进行物资审批工作的。酒店必须以制度的形式来确定物资分配的各级审批人员。审批人员平时应注意与酒店各个部门保持密切的联系，随时掌握物资使用情况的动态信息，以动态的眼光来把握好物资的分配。

    （2）执行人员

    物资发放过程中的执行人员包括仓储管理人员、核算人员和部门领料人员。发料人负责实物的分发工作，核算人员负责记账工作并据此对成本进行控制。在物资发放的过程中，核算人员要逐一核算已发物资的价值。特别要注意的是，实物发货人员与发货记账人应分岗设置。执行人员素质的高低直接关系到发放工作质量的好坏。因此，应加强对这些人员的日常管理。

    （3）发货区域问题

    仓库是酒店物资储存的场所，每一种物资对储存环境和条件都有明确而严格的要求，而大量人员频繁进出仓库会极大地影响仓库的储藏环境，同时也不利于仓储物资的数量安全。因此，有条件的酒店应在仓储空间之外到仓库大门之间设置专门的发货区域，发货人员将需要发放的物资搬运到发货区域，领货人在此区域点数交割，而不能直接进入仓库领料，这是防止物资发放出现差错的一种手段。

    （4）发货时间

    发货时间可根据物资的具体用途，采取定时和不定时相结合的办法。

    （5）物资交接

    发货工作人员与部门领货人员之间的物资交接，是物资发放管理中的最后一个环节。如果这一环节中出现了差错，将会给仓库账目以及部门的成本核算等管理环节制造混乱，而且事后及时发现这种差错，也往往会因为物资已投入使用而很难查清问题的致因及责任人所在，会使管理工作非常被动。因此，在进行物资交接时，发放与接受的双方都必须按照发货单和领料单复核检查，当面清点所发物资的品种、规格和数量，在确保没有差错的情况下才准予出库，领取货物。

    （6）物资数量不足问题

    物资在发放过程中很容易出现数量的不足，其直接的原因可能是物资在入库时一般都是批量进货，因此一些以重量为计量单位的物资在入库时都是大秤进，而在发放过程中由于执行限量分配的制度，每次发放量相对于进货量来说都是非常小的，即小秤出，这样就会出现一个重量流失的问题。因此，在发放时很可能会有数量上的出入。

    为解决上述问题，可以采取以下办法：

    （1）为每一种物资的存储制定合理的损耗率。如整进整出物资的收发差错率应该是零，特别是贵重物资，不允许有任何的损耗率；而整进零出的物资则应允许收发量之间存有一定的差额，允许拆零时发生一定限度的损耗。这些指标要作为发货工作人员的业绩指标与个人业绩挂钩。

    （2）对整进零出的物资在进货之后首先要进行分散包装，按照一般的单位需用量将大包装物资变为小包装物资。这样操作之后，就可以预先核对整零重量，从而避免发货时现称重量，而在忙乱中出差错。

    4，物资发放的基本原则与要点

    （1）先进先出

    这个原则就是要求物资发放人员在发货时应该仔细验查进货账目与货架标签，先发早入仓库的物资，目的是为了防止物资久置而导致的老化，从而影响物资原料。

    （2）保证经营

    酒店仓库中储存的物资种类繁多，能满足不同部门、不同岗位的需求。因此，物资发放工作人员在每日规定的发料时间内往往会非常繁忙，也会面临多个部门同时领料的情况，在这种情况下，应按照急用、急需的物资先备料、先分配的原则进行处理，以保证生产经营的正常进行。

    （3）补料审批

    酒店前台接待部门常常会因为经营业务的变化而临时出现某类物资的紧急需求，在这种情况下，由于形势紧迫，往往不能够按照常规程序来填制正规的领料单据，并逐项办理领料的审批手续。这时就需要特事特办，以保障前台业务的顺利进行。但是即便是紧急领料也必须有交接双方的签字和在场的部门管理人员批准的领料单据，并且规定好补办手续的时限。

    （4）物资退回

    有时，由于计划的变更或其他原因，物资使用部门会出现物资剩余，这时，应将这些剩余的物资退回仓库，并办理退回登记手续。

    （5）以旧换新

    为了防止物资在使用过程中尚未用完就急于领新物资的浪费行为，在物资发放管理中应对一些用量较大或价值较高的多次消耗性物资采用以旧换新的领用制度。

    （第四节）酒店采购成本控制

    一、酒店食品采购控制

    酒店食品原料采购是一项比较复杂的业务活动。采购的目的是以合理的价格、合理的时间，从安全可靠的供货渠道，按规定的标准和预定的数量来采购酒店经营所需要的各种食品原料，以保证酒店餐饮经营的顺利进行。为完成采购任务，酒店应该制定完整的采购方针、制度和流程，同时应选派具有相关专业知识的人执行具体的采购任务。

    采购人员必须了解酒店餐饮服务各个方面的独特需求。首先要了解菜单的情况，这不仅因为菜单决定了酒店的采购对象，即决定了要采购哪些食品原料，而且还决定了要采购什么等级与什么质量的原材料。高质量的食品原料采购并不是要采购质量最好的食品原料，而是按照酒店餐厅的需要采购最合适的各种原料。事实上，酒店也并非所有的菜肴都需要最高档次的原料。因此，为了实现酒店的经营与利润目标，必须从食品原料采购阶段开始就进行严格的成本控制。有效的食品采购工作能够降低酒店的经营成本，从而能够达到增加利润的目的。因此，有的酒店并不把采购部门看成后勤部门，而把它视做对酒店盈利有直接影响的一个部门。

    酒店应该对所需的各种原料的采购规格制定相关的标准，采购人员在采购的过程中，必须严格掌握这些标准并遵照执行，要尽量避免盲目采购。采购人员还必须及时掌握酒店当前的营业量预报与各种原料的库存情况，因为营业量将直接决定采购的数量。此外，采购人员还应该随时掌握市场信息，了解供应情况，懂得各种食品原料的季节性特点，要随时注意气候、运输等情况的变化对食物原料的供应所产生的影响。

    酒店要保餐饮产品的质量始终如一，就必须使用质量标准相同的食品原料。制定食品原料采购的规格标准，是保证餐饮产品质量的一个有效措施。对所要采购的各种原料做出详细具体的规定，比如原料的产地、级别、性能、大小、数量、色泽、包装要求、切割情况、冷冻状态等。没有必要对所有原料都制定相应的采购标准，只需对占食品成本将近一半的肉类、禽类、水产类原料以及某些重要的蔬菜、水果、乳品类原料制定相应的采购规格标准即可。这样做的原因在于，一方面是由于上述原料的质量对餐饮成品的质量有着直接的决定作用；另一方面是因为这些原料的成本在总成本中所占的比重比较大，因此必须对采购进行严格控制。制定采购标准时应该谨慎小心，要仔细分析酒店餐厅的菜单、菜谱，要根据各种菜式制作的实际需要，同时也要考虑市场实际供应情况，对于采购一般还要求厨师长和采购部人员共同进行研究决定，尽量制定切实可行的标准。食品原料采购规格标准的文字表达要科学、简练、准确，避免使用模棱两可的词语，以免引起误解。

    制定采购的标准是酒店食品原料采购工作中一个非常关键的环节，它有助于确保酒店所采购的原料在整体上符合质量要求，并能够适合各种菜式制作的特殊需要。制定好采购的规格标准以后，应该准备多份，除分送给供应单位使其按照酒店所要求的规格标准供应原料外，在酒店内部一般还应分送给餐饮部经理室、采购部办公室以及食品原料验收人员，以作为验收原料时的对照凭证。当然，酒店食品原料的采购标准也不是一成不变的，根据经营及市场情况的变化，可以在酒店经营的任何一个阶段按内部的实际需要对采购标准进行必要的调整与更新，随时检查和修订采购规格标准。总之，酒店制定食品原料的采购规格标准能够给酒店的经营带来很多好处：

    （1）使管理人员通过仔细的思考和研究，预先确定酒店所需的各种食品原料的具体质量要求，从而避免不恰当或盲目的购买。

    （2）把采购规格标准分发给相关的货源单位，能使供货单位详细掌握酒店的质量要求，从而避免可能产生的误解或不必要的损失。

    （3）使用采购规格标准，就不必在每次订货时向供货商重复解释原料的质量要求，从而可以提高工作效率，减少工作量。

    （4）将某一种原料的规格标准分发给不同的供货商，可以引起供货商之间的竞争，使酒店有机会选择最优惠的价格。

    （5）食品原料采购的规格标准是原料验收的重要依据之一，它在控制原料质量方面起着重大的作用。

    二、酒店食品原料的验收控制

    虽然制定完整的采购规程需要花时间、精力，尽管采购人员有足够的专业知识并且严格地遵照各项规程按质按量并以合理的价格订购了原料物品，但如果缺少相应的进货验收控制，那么先前所做的种种努力便会前功尽弃。供货单位的实际送货数量可能有意或者无意地超过购买量或短斤缺两，酒店要求的原料质量也可能达不到，会超过或低于采购规格标准，而原料的价格也可能与原先的报价大有出入。毕竟，酒店按质按量并以合理价格订购并不能保证供货单位也按质按量并以合理价格为酒店提供原料物品。因此，验收控制的主要目的是检查进货的数量是否符合订购的数量，原料质量的规格标准是否符合订购要求，价格是否符合原先的报价。

    酒店每日所进的食品原料及物品必须登录在进货口报表上，但其目的却并不在于罗列各发货的所有原料物品名称、数量和价格，因为这些内容在日后都可以从发货单上得到。使用进货日报表的目的在于区分当日进货中哪些是直接进货，哪些是仓库进货，哪些是杂项进货。

    直接进货指当日进货不经过仓库储存，达到厨房当天就消耗掉，其成本记入当天食品原料的成本；仓库进货指当日进货送至仓库、冷库储藏以备后用，其成本记入原料储备价值，待日后该原料从仓库发出消耗时方记入该天食品原料的成本；杂项进货指酒店餐厅、厨房用的其他物品，如消毒品、清洁剂等，杂项进货栏可用于填写酒店其他部门（如酒吧等）所需的食品原料，以作区分。如果有的原料，其中一部分需立即交送厨房加工，另一部分得入库储存，分配要按实际比较，将具成本分成两部分，分别填入直接进货和仓库进货栏下。

    由此可见，进货日报表的主要目的是成本控制，是为了财务部门计算酒店当天的食品成本。一些酒店没有完整的成本控制系统，因而某些步骤被忽略。如验收员不填写进货日报表，也不分直接进货、仓库进货和杂项进货，只将一天内收到的所有货单、凭据交给会计入账，那么当天的食品成本将无法正确统计。

    三、酒店物资发放中的成本控制

    原料发放控制是口常食品成本管理中的一个重要环节。由于发料数量直接影响每天的食品成本额，酒店必须建立合理的原料领发制度，既要满足厨房用料需要，又要有效地控制发料数量。从成本管理的角度出发，发料控制的基本原则是只准领用食品加工烹制所需实际数量的原料，而未经批准，则不得领用。发料控制要抓好以下几个方面：

    1，使用领料单

    任何食品原料的发放，必须以已经审批的原料领用单为凭据，以保证正确计算各领料部门的食品成本。同时，酒店应有提前交送领料单的规定，使仓库保管员有充分时间正确无误地准备各种原料。

    2，规定领料次数和时间

    仓库全天开放，任何时间都可以领料的做法并不科学，因为这样会助长厨房用料无计划的不良作风。所以，酒店应根据具体情况，规定仓库每天发料的次数和时间，以促使厨房做出周密的用料计划，避免随便领料，减少浪费。

    3，正确计算成本

    领用原料的成本是酒店每天食品成本的组成部分，因此，仓库管理员需每天及时、正确地计算领料单上各种原料的成本以及全天的领料成本总额。

    四、酒店食品加工中的成本控制

    食品原料的粗加工、切配以及烹调、装盘过程对酒店食品成本的高低也有很大影响，这些环节如不加控制，往往会造成原料浪费，致使成本增加。因而，在食品原料的加工烹调阶段，酒店必须注意以下几个方面：

    1，切割烹烧测试

    对于肉类、禽类、水产类及其他主要原料，酒店应经常进行切割和烹烧测试，掌握各类原料的出料率，制定各类原料的切割、烹烧损耗许可范围，以检查加工、切配工作的效绩，防止和减少粗加工和切配过程中造成原料浪费。

    2，制定厨房生产计划

    厨师长应根据业务量预测，制定每一天各餐的菜肴生产计划，确定各种菜肴的生产数量和供应份数，并据此决定需要领用的原料数量。生产计划应提前数天制定，并根据情况变化进行调整，以求准确。

    3，坚持标准投料量

    坚持标准投料量是控制食品成本的关键之一。在菜肴原料切配过程中，必须使用秤具、量具，按照有关标准菜谱中规定的投料量进行切配。酒店对各类菜肴的主料、配料投料量规定应制表张贴，以便员工遵照执行，特别是在相同菜肴采用不同投料量的情况下，更应如此，以免差错。

    4，控制菜肴份额

    宾馆酒店中有不少食品菜肴是成批烹制生产的，因而在成品装盘时必须按照规定的份额，即应按照标准菜谱所规定的烹制份数进行装盘，份数不足会增加每份菜肴的成本，影响毛利。

    （第五节）酒店采购部各岗位职责与工作规范

    一、酒店采购部经理岗位职责

    （1）负责酒店采购部的全面工作，提出酒店物资采购计划，报总经理批准后组织实施，并确保各项采购任务的完成。

    （2）对酒店各部门的物资需求及消耗情况进行调查研究，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况。

    （3）指导并监督下属员工开展业务，不断提高业务技能，确保酒店物资的正常采购量。

    （4）完成酒店各种物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。

    （5）对酒店的物资采购负重要责任，熟练掌握酒店所需各类物资的名称、规格、型号、单价、用途与产地，并检查购进物资是否符合酒店的质量要求。

    （6）检查合同的执行与落实情况，参与大批量商品订货的业务洽谈。

    （7）负责审核年度各部门所呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以较少的资金保证最大的物资供应。

    （8）认真监督检查下属采购员的采购进程及价格控制。

    （9）在部门经理例会上，定期汇报采购落实情况。

    （10）每月初将上月的采购任务、工作完成及未完成情况逐项列出报表，呈酒店总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全酒店的采购情况。

    （11）负责督导采购人员在进行采购业务的活动中，讲信誉，不索贿、受贿，并与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下进行合作。

    （12）负责部属人员的思想教育与业务培训工作，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所属员工提高工作水平和思想水平。

    二、酒店采购部副经理岗位职责

    （1）协助采购部经理办理好酒店的采购事宜，保证酒店物品的正常供应。

    （2）与供货商建立良好的合作关系，确保以最合理价格购到符合标准的物品。

    （3）有效地控制并监督物品的出入库手续和数量，及时解决有关的技术问题，缩减费用的开支。

    （4）协助采购部经理检查月末的盘点工作。

    （5）按时完成上级指派的其他工作。

    三、酒店采购部主管岗位职责

    （1）合理安排下属员工工作的班次，全面安排采购计划，保证采购工作的顺利进行。

    （2）与供货商建立良好的合作关系，完成酒店采购任务。

    （3）随时了解市场信息，比值论价，以降低费用开支。

    （4）检查并监督进口商品的报关工作，以做到手续齐全，资料齐备。

    四、酒店采购部文员岗位职责

    （1）负责收发各种文件、信件，每日上午、下午要到总经理室领取公文、请购单、采购单，及时交给经理审阅批示，做到不积压、不拖延各类文件。

    （2）熟悉并了解本部门各个环节的工作情况。

    （3）催办执行上级的指示，并将领导的政策和经营方针及时传达本部员工，做到上传下达，使本部门工作能顺利进行。

    （4）协助经理搞好调查研究，及时向经理提供一些建设性的意见。

    （5）做好各类文件的登记与存档工作，做好往来业务单据的登记，协助领导检查采购过程。

    （6）接听电话并认真的做好记录，接待来访客人，文明待客，并做好会议记录及存档。

    （7）协调内部员工之间的关系，做好部门考勤与工资发放等工作。

    五、酒店采购员岗位职责（一）

    （1）随时掌握酒店各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，随时掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制情况，熟悉各种物资的采购计划。

    （2）严格审核合同的条款，订购业务必须上报经理或主管，研究后方可实施。

    （3）随时到柜台和仓库了解商品销售情况，以销定购；积极组织适销对路的货源，防止盲目进货；尽量避免积压商品，提高资金周转率；随时与仓库保持联系，了解库存情况，全面掌握库存商品的情况，有计划、有步骤地安排好各项事务。

    （4）严把质量关，对不符合质量标准的物品要坚决拒收；要根据销售动向和市场信息，积极争取定购货源，按“畅销多进、滞销不进”的原则，保证充足货源。

    （5）采购物品应该做到择优选择、物美价廉；对时鲜、季节性物资，如部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息，供经营部门参考。

    （6）对于各部门急需的物品要优先采购，并做到按计划采购；认真核实各部门的申购计划，并根据酒店仓库的存货情况，制定采购计划；对常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作。

    （7）严格遵守酒店的财务制度，遵纪守法，不索贿、受贿，在平等互利的前提下与合作伙伴开展业务活动；购进物资要尽量做到单据（发票）随货同行交仓管员验收，报账要及时，不得随意拖账挂账。

    （8）努力学习业务知识，不断提高业务水平，接待来访业务要热情有礼，外出采购时要注意维护酒店的礼仪、利益和声誉，不谋私利。

    （9）严格遵守酒店的各项规章制度，服从上级领导的临时工作安排。

    六、酒店采购员岗位职责（二）

    （1）了解并掌握新采购的商品的名称、规格、型号、特点、产地、进价、售价、销售和行情等情况。

    （2）了解并掌握商业行情、市场信息及营销情况，掌握本酒店的客情状况，按商品销售的特点和规律进行采购。

    （3）对于那些需要采购的高档、名牌商品要按计划进货，做到既不积压，又不脱销，供销对路。

    （4）根据酒店各个部门的需要情况有计划地进行采购和进货，保证供销。

    （5）要与供货商保持良好的合作关系，在进行业务往来的过程中，要讲究职业道德，遵纪守法，不索贿受贿，不以次充好。

    （6）采购的形式一般有两种：一是购销，二是代销，在采购业务活动中，能够代销的就尽量不要购销。

    （7）采购的付款方式一般也有两种：一是人民币付款，二是外汇付款，在采购业务活动中能用人民币付款的最好不要用外汇付款。

    （8）客户要求对畅销的商品以购销的形式，或要用外汇付款，要按照相关的购销协议办理有关手续。

    （9）在进行大宗商品的订购时，必须要有经理和财会人员一起参加洽谈、签订协议，并严格按协议执行，讲究信誉。

    七、酒店仓库收货员岗位职责

    （1）根据酒店的规定和要求，认真有效地检验到货物品是否符合酒店要求的质量标准。

    （2）办理验收手续时应按照采购单的内容和数量进行。

    （3）验货时如发现质量不符合要求、数量差错，应拒绝收货并及时报告主管。

    （4）在办理验收手续后应及时通知有关部门取货。

    （5）填制每日收货汇总表。

    （6）协助采购部经理，跟踪和催收应到而未到的物品。

    （7）有条理地做好采购单的存档工作。

    （8）积极提出改进工作的设想方案，协助领导做好本部门的工作。

    （9）服从分配，按时完成领导交办的任务。

    八、酒店仓库保管员岗位职责

    （1）全面负责酒店的物资与商品的入库验收工作。入库时，要严格按照相关的单据与质量标准对进仓物品进行验收，并根据发票名称、型号、规格、单位、数量、价格等填写验收单或收据，要严格把好质量关，不符合标准的货物应退回，发现问题要及时进行上报处理。

    （2）有效地管理库房，具体负责酒店各项物资的保管与供应工作。

    （3）严格验收进仓物资，如发现不符合要求的，需填写验收报告呈物资主管审批，交采购部经理提出处理意见。

    （4）验收后的物资，要按类别，并根据物品的数量、性质固定位置堆放，做到整齐美观，并注意留有通道，以便于收发、检验、盘点、清查。此外，还要填写货物卡，把货物卡挂放在明显之处。

    （5）在物资和商品进出仓库时，要做到先进先出、后进后出，防止商品变质、霉坏，尽量减少损耗。

    （6）要保持仓库的通风干燥，并根据仓库的环境、气温变化、通风条件，调节湿度和温度。要勤检查、勤晾晒，防止虫蛀鼠咬、霉烂变质。

    （7）每日汇总各种票据，严格执行并检查出入库手续，按期登记明细账，定期盘点，按时填写报表，做到账物相符、账表清楚。

    （8）熟悉各类物资的特点，明确负责保管货物的范围。

    （9）严格执行仓库的安全规章制度。仓库内严禁吸烟，上下班前后，对仓库的门窗、电源、消防器材、货垛等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证物资和库房的安全。

    （10）严格执行酒店的各项规章制度与工作纪律，按时上下班，工作时不得擅离职守，并做好仓库的清洁卫生工作。

    （11）认真完成领导交办的其他工作。

    九、酒店仓库提运员岗位职责

    （1）不迟到，不早退，上班打卡后，到经理室签到。上岗后要认真清点提货单据，并接受当天的具体工作任务。根据任务性质，整理单据、货款，如属国际托运，出发时一定提醒、督促托运组备齐一切手续。

    （2）提货时，提运员要根据提货单的品名、型号、规格、数量进行验收，如发现不符合要求的，可拒绝提货。

    （3）在车站、码头提托运回来的物品时，如果出现破损、货差等问题，必须做好现场记录，提回来后再详细报告主管或经理，并及时做好货物差错、破损的索赔工作。提运员还要督促并要求搬运工人对物资要轻拿轻放，防止物品出现破损，保证物资堆放整齐，保证物资不在运输途中丢失。认真填写物资交接单，做好交接工作。

    （4）及时领取提货通知单。在外工作时要严格遵守纪律，杜绝有损酒店声誉与形象的言行。

    十、酒店仓库搬运工人岗位职责

    （1）上下班准时，不迟到、不早退。服从提运员、保管员的安排与指挥。装卸货物要轻拿轻放，按指定位置把货物堆放整齐，要左右成行，一切物品禁止倒放。

    （2）送货到现场，必须按出货要求办理好相关的手续，现场点清物资的品名、数量。搬运途中要小心，防止损坏物品，防止碰坏墙或玻璃。爱护提运工具及车辆，如不按操作要求而损坏酒店财产，要追究当事人的责任。

    （3）提货时要配合提运员准确清点物资的数量、规格。如货品满载，搬运人员必须坐在车尾位置，保障货品不在运输途中丢失。

    （4）工作时间，要严格遵守酒店的各项规章制度，在外单位提货时，要杜绝有损酒店声誉与形象的言行。

    （5）搬运工人要吃苦耐劳，努力把本职工作做好。

    （第六节）酒店采购部管理制度

    一、酒店采购管理制度

    1，采购计划的制定

    （1）由酒店各部门根据各部门当年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核；

    （2）对于计划外采购或临时增加的项目，要制定计划或报告财务部审核；

    （3）采购计划要准备四份，自存一份，其他三份交财务部。

    2，采购计划的审批

    （1）财务部将各部门上报的采购计划和报告汇总，并进行审核；

    （2）财务部根据酒店本年度的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算；

    （3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；

    （4）经总经理批准后的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

    3，采购过程

    （1）采购员应该根据已批准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位及时进行采购，以保证物资的供应；

    （2）对于大宗用品或长期需用的物资，根据核准计划可向有关的供货商、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求；

    （3）餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应；

    （4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。

    4，物资验收

    （1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经过仓管员的验收；

    （2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对采购的物资及发票进行验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。

    5，付款与报销

    （1）付款

    （1）采购员采购的大宗物资的付款要经过财务总监的审核，经确认批准后方可进行付款；

    （2）支票结账一般由出纳员根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方进行结账，金额必须限制在一定的范围内；

    （3）按酒店的财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行进行付款结算，30元以下者可以支付现金；

    （4）超过30元以上而要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。

    （2）报销

    （1）采购员报销必须凭验收员签字后的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销；

    （2）采购员若向个体商户购买商品，则可通过税务部门开票，对于急需而卖方又无发票的情况，应由卖方写出售货证明并签名盖章，并需要有两名以上采购员的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

    二、酒店采购业务管理制度

    （1）按使用部门的具体要求和采购申请表，进行多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表。

    （2）向主管呈报相关的调查表，并汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案。

    （3）在部门主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购。

    （4）按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货的采购与期货的采购。

    （5）对于货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报。

    （6）货物验收后，要将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。

    （7）将已经到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同。

    （8）将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部进行校对审核，并办理相应的报销或结算手续。

    三、酒店原料、物资采购管理制度

    （1）物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，一般应该以酒店一个季度的消耗量为基准作为库存的底线。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。

    （2）坚持“凡国内能解决的不在国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的原则进行采购。

    （3）各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。

    （4）对于计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，才能进行采购。

    （5）凡购进物资，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。

    （6）对于高额进货和长期订货，均应通过签订合同的办法进行。

    （7）从国外购进原材料、物品、商品等，凡需用外汇的，不论金额大小，一律必须取得总经理的批准，才能进行采购，否则财务部拒绝付款。

    （8）对于不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。

    四、酒店原料、物资审查管理制度

    物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损，应对自然溢损和人为溢损要分别做出不同的处理。

    （1）自然溢损

    物品、原材料、物料采购进仓后，在盘点中出现的干耗或吸潮升溢，如食品中的米面及其制品、干杂货等，在升损率合理的范围内，可填写相应的升损报告，经主管审查后，视“营业外收入”或“管理费”科目处理；

    超出合理升损率的损耗或溢余，应先填写相应的升损报告书，查明原因，说明情况，报部门经理审查，按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。

    （2）人为溢损

    人为溢损要查明原因，根据单据报部门经理审查，按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。

    五、酒店仓库管理制度

    1，仓库的种类

    酒店的仓库一般有以下几类：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒仓、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑、装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等。

    2，物资验收

    （1）仓管员对采购员购回的物品都要进行验收，并要做到以下几点：

    发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不进行验收；

    发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；

    对购进的食品原材料、油味料，不鲜不收，味道不正不收；

    对购进的物品已损坏的不验收。

    （2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、型号、规格、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。

    3，入库保存

    （1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管；

    （2）进仓的物品一律按固定的位置堆放；

    （3）堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上；

    （4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。

    4，保管、抽查

    （1）对库存物品要经常进行检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。

    （2）抽查

    仓管员要经常对所管物资进行抽查，检查实物与卡片或记账上的项目是否相符，若不相符要及时核对；

    材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，要查看账卡是否相符、账物是否相符、账账是否相符。

    5，物资发放

    （1）领用物品计划或报告：

    凡领用物品，根据规定需提前做计划，报库存部门准备；

    仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品，以便取货人领取。

    （2）发货与领货

    各部门各单位的领货一般要求专人负责；

    领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等）并签名，仓管员凭单发货；

    领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账；

    发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。

    （3）货物计价

    货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出；

    需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。

    6，物资盘点

    （1）仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点；

    （2）将盘点结果列明细表报财务部审核；

    （3）盘点期间停止发货。

    7，记账

    （1）设立账簿和登记账，账簿要整齐、全面、一目了然；

    （2）账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户；

    （3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账；

    （4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账；

    （5）发出的物资用加权平均法计价，月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部各一份；

    （6）直拨物资的收发，同其他入库物资一样入账；

    （7）调出本酒店的物资所用的管理费、手续费，不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用；

    （8）进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权平均法计价；

    （9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调整暂估价，报财务部材料会计调整三级账；

    （10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；

    （11）与仓管员校对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。

    8，档案制度

    （1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿；

    （2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。

    六、酒店原料、物资损耗处理制度

    （1）物资及原材料、物料发生变质、霉坏，失去使用（食用）价值，需要做报损、报废处理。

    （2）保管人员填报“物资、原材料变质霉坏报损、报废报告表”，据实说明坏、废原因，并经业务部门审查提出处理意见，报部门经理或财务部审批。

    （3）对核实并获准报损、报废的物资、原材料的残骸，由报废部门送交废旧物品仓库处理。

    （4）报损、报废由有关部门会同财务部审查，提出意见，并呈报总经理审批。

    （5）在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。

    七、酒店食品采购管理制度

    （1）由仓管部根据餐饮部门的实际需要，定出各类正常库存货物的月使用量，制定月度采购计划（一式四份），交总经理审批，然后交采购部采购。

    （2）当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室需要各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。

    （3）为提高工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物应该采取定期补给的办法。

    八、酒店能源采购管理制度

    （1）酒店工程部油库应该根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量，制定出相应的季度使用计划和年度使用计划。

    （2）制定实际采购使用量的季度计划和年度计划（一式四份）交总经理审批，总经理同意后交采购部按计划采购。

    （3）按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及酒店的营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理。

    （4）当采购部接到工程部油库的请购单后，应立即进行报价处理，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。

    （5）超出季度和年度使用计划而需要增加的能源请购，必须另外填写请购单，且要提前一个月办理。

    九、酒店仓库物资管理制度

    （1）酒店仓库的仓管人员应严查进仓物料的规格、质量和数量，若发现与发票数量不符，以及质量、规格不符合使用部门要求的情况时，应拒绝进仓，并立即向采购部递交物品验收质量报告。

    （2）经办理验收手续进仓的物料，必须填制“商品、物料进仓验收单”，以作为仓库记账的凭证，并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后，所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题，均由仓库负责处理。

    （3）为提高各部领料工作的计划性、加强仓库物资的管理，应该采用隔天发料的办法来办理领料的有关手续。

    （4）各部门领用物资时，必须填写相应的“仓库领料单”或“内部调拨凭单”，经使用部门经理签名，再交仓库主管批准方可领料。

    （5）各部门的预计物资使用计划应在月底报送仓管部，临时补给物资必须提前三天报送仓管部。

    （6）物料出仓必须严格办理出仓手续，填制相应的“仓库领料单”或“内部调拨单”，并验明物料的规格、数量，经仓库主管签署，审批发货。仓库应及时记账并送财务部一份。

    （7）仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货，严禁先出货后补手续。

    （8）仓库应对各项物资设立“物料购、领、存货卡”，凡购入、领用物资，应立即做相应的记载，以及时反映物资的增减变化情况，做到账、物、卡三相符。

    （9）仓库人员要定期对库存物资进行盘点，发现升溢或损缺，应办理物资盘盈、盘亏报告手续，填制“商品物料盘盈盘亏报告表”，经领导批准，据以列账，并报财务部一份。

    （10）为配合供应部门编好采购计划，及时反映库存物资数额，并节约使用资金，仓管人员应每月编制“库存物资余额表”，送交采购部、财务部各一份。

    （11）各项材料、物资均应制订最低储备量和最高储备量的定额，由仓管部根据库存情况及时向采购部提出请购计划，采购部根据请购数量进行订货，以控制库存数量。

    （12）对于仓管部因未能及时提出请购而造成的供应短缺，责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购，而采购部不能按时到货，责任则由采购部承担。

    十、酒店仓库安全管理制度

    （1）酒店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外，其他任何人未经批准都不得进入仓库。

    （2）因工作需要需进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先办理相应的入仓登记手续，并要有仓库人员陪同，严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后，出仓时应主动请仓管人员检查。

    （3）仓库内不准会客，不准带人到仓库范围内参观。

    （4）仓库不准代私人保管物品，也不得擅自将未经领导同意的其他单位或部门的物品存入仓库。

    （5）任何人员，除验收时所需外，不准试用试看仓库商品物资。

    （6）仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品。

    （7）一切进仓人员不得携带火种进仓。

    （8）仓库应定期检查防火设施的使用实效，并做好防火工作。

    十一、酒店仓库防火管理制度

    （1）仓库内的物品要分类储放，库内要保证主通道与库存物资有一定的距离。货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。

    （2）仓库内的照明要采用60W以下的白炽灯，不得用可燃物做灯罩，不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备，化工仓库的照明灯具设防爆装置，仓库内保持通风。各类物品要标明性能名称。

    （3）仓库的总电源开关要设在门口外面，要有防雨、防潮保护，每年要对电线进行一次全面的检查，如果发现可能引起打火、短路、发热和绝缘不良等情况，必须及时进行维修。

    （4）物资入库时要防止挟带火种，潮湿的物品不准入库。物资在入库半小时后，值班人员要检查一次安全情况，发现问题要及时报告。物品堆积时间较长时要翻堆清仓，防止物品积热产生自燃。

    （第七节）酒店采购部常用管理表格

    一、采购表

    二、采购登记表

    三、供货商商品明细表

    四、供货商进货数量统计表

    五、供货商变动表

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