办事讲究条理
“办事条理化”被美国哈佛经典教材《管理之门》列为管理人必须做到的一项基本工作。难怪美国通用公司总裁韦尔奇将“做事没有条理”列为许多公司缺乏效益的一大重要原因。
工作没有条理，同日寸又想把蛋糕做大的人，总会感到手下的人手不够。他们认为，只要人多，事情就可以办好了。其实，你所缺少的不是更多的人，而是使工作更有条理、更有效率的规划。由于你办事不得当、工作没有计划、缺乏条理，因而浪费了大量员工的精力和体力，最后还是无所成就。
没有条理、做事没有秩序的人，无论做哪一项事业都没有功效可言。而有条理、有秩序的人即使才能平庸，他的事业也往往有相当的成就。
大自然中，未成熟的柿子都具有涩味。除去柿子涩味的方式有许多种，但是，无论你采用哪一种方式，都需要花一段时间来熬熟。
任何一件事，从计划到实现的阶段，总有一段所谓时机的存在，也就是需要一些时间让它自然成熟的意思。无论计划是如何的正确无误，总要不慌不忙、沉着地等待更合适的机会到来。
假如过于急躁而不甘等待的话，经常会遭到破坏性的阻碍。因此，无论如何，我们都要有耐心，压抑那股焦急不安的情绪，才不愧是真正的智者。假若连最起码的等待都做不到的话，那么是不会成功的。
一位企业家曾和我谈起了他遇到的两种人。
有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都表现得风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出数秒钟的时间，时间长一点，他会伸手把表看了再看，暗示着他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上七颠八倒，毫无秩序。他做起事来，也常为杂乱的东西所阻碍。结果，他的事务是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。
另外有一个人，与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很平静详和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里。所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西也放置得有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即就回复，并且把信件整理得井井有条。所以，尽管他经营的规模更大过前述商人。但别人从外表上总看不出他有一丝一毫的慌乱。他做起事来样样办理得清清楚楚，他那富有条理、讲求秩序的作风，影响到他的全公司。于是，他的每一个员工，做起事来也都极有秩序，一片生机盎然之象。
你工作有秩序，处理事务有条有理，在办公室里决不会浪费时间，就不会扰乱自己的神志，办事效率也极高。从这个角度来看，你的时间也一定很充足，你的事业也必能依照预定的计划去进行。
厨师用锅煎鱼，如不时地翻动鱼身，会使鱼变得烂碎，看起来就不觉得好吃。相反地，如果尽煎一面，不加翻动，将会粘住锅底或者烧焦。最好的办法是在适当的时候，摇动锅子，或用铲子轻轻翻动，待鱼全部煎熟，再起锅。
不仅是烹调需要秘诀，做一切事都得如此。当准备工作完成，进行实际工作时，只需做适度的更正，其余的应该让它有条不紊、顺其自然地发展下去。
人的能力有限，无法超越某些限度，如果能对准备工作尽量做到慎重研究的地步，至少可以将能力做更大地发挥。
今天的世界是思想家、策划家的世界。惟有那些办事有秩序、有条理的人，才会成功。而那种头脑昏乱，做事没有秩。序、没有条理的人，成功永远都和他擦肩而过。
防止浪费时间
工作绝大部分是在办公室内度过的，如果能把办公室布置成一个高效率的场所，使它极大地满足工作的高效化的需求，那么时间将会大大地被节省下来。
但是，办公室常常变成了堆放各种文件和不常用参考资料及废旧报纸的地方，而不是老板希望能借以提高工作效率的场所。
鉴于此，越来越多的老板已经开始注意整理自己的办公室，这也反映了他们井井有条，随时不忘争取时间的观念。
作为办公室主要部分的办公桌，如果有选择余地的话，最好选择一张适合个人工作需要的办公桌。考虑抽屉的数量是否足够，以尽量减少桌面的凌乱；是否备有特殊指南的个人档案夹。
能为办公室带来更佳便利的工作条件的几种办法。
1．保持办公室有条不紊
在家居安排上，不管你是否意识到，事实上你把自己的家居安排得井井有条：床放在卧室内，炉子在厨房内，电视机则一定会放在你最喜欢舒展身体、放松自己的地方。
而对于办公室来说，许多人常常不知不觉地将其布置成实际上会妨碍工作效率的布局。如档案找不到或者是放错了地方；各种文件或资料堆积如山；桌上一片凌乱。这主要是不懂得如何像布置自己的家居一样布置办公室。
作为一个最有效率的办公室，应当划分三个不同领域的空间，分别是：
①工作区，即每天执行工作的区域。
②贮藏区，即存放所需资料或文件的区域。
③接待访客区，即接见来访客人并交谈的区域。
一个最有效率的办公室，应当是三个区域划分最明确的办公室。
保持办公室有条不紊，应注意以下三个方面：
（1）安排好工作场所的结构
假如工作场所的结构不符合每日工作的要求，那么就改变空间设置，这样每天都可以省下几百步路。多走路就等于是浪费时间和精力，因此需要重新安排重要的设备、储存室、办公桌和电话的位置，以节省大量的时间。
当然，你可以找专做办公室和工作场所设计的顾问提供专业建议，借助专家，帮你研究工作路线，重新安排空间与设备，改善工作效率。
（2）买办公用具不要怕花钱
买下任何提高工作效率的用具，别心疼所花的一点钱。试算一下，如果每天能省下一两分钟，每年就可节省好几个小时。而高效率的时间又是无法用金钱能衡量的。
纽约市CHS规划设计公司的总裁安尼塔·科里发现公司的会客室、会议室及主管的办公室都过于铺张，而产品的生产和服务人员工作的场所却很简陋。科里说：“重点搞错了！许多年薪40000美元的人总以为买一辆价值20000美元，可以保用4年的车子不算是奢侈。车里配备依人体力学设计的椅子，不但可以调整椅子的高度和椅子背的角度，还可以调整椅子与刹车板、方向盘之间的距离。但是他们一天在车子里的时间只有2小时～3个小时。然而坐上8个小时的办公室椅子却很少超过300美元，而且完全不能依个人体型进行调整，但只要多付300美元，就可以拥有可调节的椅子了。这样做就都不是会花钱的人，因为把钱没有花在提高工作效率上，而是花在了排场上。”
（3）不要把办公桌当成储藏室
一些非常成功的人士总是注意保持桌面的干净。因为保持干净，准备随时工作的感觉很好，桌面是主要的工作区域，应该只放置那些每天要用的东西，杂乱的桌子并不代表有创造力，只会显示其主人没有组织能力。
一位美国著名时间管理专家雷格·维特尔曾说：“桌子的每一张纸就代表还没有做的决定。”追求工作效率的人应当尽量保持桌子上只放一样东西。除非所有的资料是为了协助做决定的，否则不要把纸张堆积在桌子上。
桌子上杂乱的东西会给你造成或多或少的压力。让你分心的东西越少，你全心全意处理手边工作的效率也就越高。
2．办公桌的布置
一些公司的经理，喜欢把他们自己的办公桌摆在面向外的地方，这样一来，他们可以纵观全场。
这种摆放的好处还有就是他们可以在接待访客时，仍能轻松地掌握全场；但是，也同样有缺点存在，那就是当每位公司的其他成员在办公室走动时，都会被分散注意力。
假如你是一位经理级人物，从时间管理的角度看最好是将自己办公桌的桌角对准其他公司成员的桌沿。这样，同事们就不会常常走过你的前面。以致挡住你的视线。
另外，这种摆放办公桌的角度和方式，还可以留下更大的空间。供你和同事们摆放其他的办公用具。
办公桌的摆放，最好不要面对窗户、走道，或者人来人往的走廊，这样可以避免许多不必要的事情。你没有必要费时间去同来来往往的人打招呼。
如果你是一位部门经理，在安排办公室的个人办公桌的位置时，还必须要考虑到办公桌和人员的配置问题。
在每个办公室内，总会存在一些喜欢讲废话的人，这些人如果都凑在一起，那就很可怕，将会带来巨大的时间浪费。因此在你做好安排之前，必须要先了解各位同事的性格，尽量将爱说闲话的人分开，使他们无法找到“知音”，废话自然也就无法制造出来了。
另外，现在有一种时尚，那就是越来越多的企业经理们，喜欢随意增加自己办公桌的面积和数量，追求桌面越大越气派。然而这些大面积的办公桌也不过是为提供更多的地方来摊开文件罢了。其实，在办公桌上堆积文件是极不合适的，需要存放的书籍和文件都可以放在书架上。因而过大的面积的办公桌是毫无必要的。这样也能为你清理桌面，整理文件时省下更多的时间。在你需要交接工作的时候，也不必费大功夫，就能将所有的资料和文件理清楚。
3．整理办公桌
一张杂乱无章的办公桌必然会产生以下后果：
①无法控制工作。
②感到分心、疲劳，以及紧张。
③工作效率降低。
④使同事或其他目睹过办公桌面状况的人，对你留下不好的印象。
⑤不断地将重要的文件、通信纪录，以及计划等等放错地方。
⑥浪费时间。
美国著名的时间管理专家柯维，被称为“效率专家”。他提倡保持办公桌干净整齐。他认为只有手头上现在必须做的工作或计划才有资格放在桌面上，其他的一些东西都应当被清理掉。其中包括还没有归格的文件、书籍、个人资料、文具．以及其他可以清理掉或放到别处的东西。
一个桌面不整齐的人，也时常被人们看成是没有组织能力的人。因为对于自己的办公桌都管理不好，那么对于一个部门、一个企业又如何能够管理得井井有条呢？
为了能保持桌面的整齐，提高工作效率。专家们提出以下建议：
（1）便利原则
首先问自己两个问题：每天、每周、每月、每年都用到些什么东西？什么东西从来不用？这些问题的答案能帮助你知道各种需要的东西如何摆放。
一般来说，每天要用的文件应该放在最近的地方，伸手可及，例如抽屉里。
每月或每年要用的文件则不应该放在办公桌上，而放在档案柜或储存箱中。
办公桌的档案夹中不能放些从来不看、没有保存价值的信件，如果实在用不着，就把它处理掉。
（2）准备一个“建档中”的档案
当你把文件放入档案中时，会碰到一些无法决定放在哪—个档案中的文件。那么建立一个“建档中”档案，贮存这些文件，以便于你能迅速地将文件找出来。
（3）准备一个“待办”档案
如果你手头所需的文件较多，看完之后又放回档案中，不利于工作的话，也不要将所有的文件堆积在桌面上，而是可以把它们放在最靠近你的地方，例如抽屉里，并将这些文件归人“待办”档案夹中，以表明现在正要用的文件，用完后，就可以放入档案中。
（4）定期整理档案
一段时间过后．你的档案夹里可能会塞满了东西，那么就花一两个小时整理一下，这样会大大地提高你下一段时间的工作效率。
在整理中将原来认为重要而现在已无用处的东西丢掉，你会有一种解脱的感觉。而且看到整理过后的档案、册目异常清楚，也一定会让你对办公室产生一种新的感觉。
清理办公桌可以由以下几个步骤进行：
①专门挪出时间，处理眼前的问题。
②清理桌面。
③如果杂物的确很少的话，可以分阶段清理。比如先清理桌面，再清理每个抽屉。
④清理掉不要的东西。
⑤把不是很重要的东西集中到办公室的角落里。
⑥把零散的文件分类收集在档案夹里。
在整理文件和办公室物品时，注意对它们加以仔细分析，看是否有保存的必要。如果不必要的话，应立即清除。如果无法确定是不是应该丢弃的话，可以集中收集到不常动用的地方，然后做一个记录．每隔一段时间加以处理。
4．垃圾桶的妙用
垃圾桶在办公室中，主要是装废纸。及时清除办公室中的废纸，会使办公室显得清洁整齐。在选择垃圾桶时，可以选择一些足够大的装载方便的垃圾桶，使你在扔废纸时会有毫不犹豫的感受。
垃圾桶摆放的位置也应当是在你办公时，比较随手就能扔弃废纸的地方，例如桌子旁边。有些人喜欢把垃圾桶放在门的背后，认为这样比较雅观。可是这样做的话，就会给你扔废纸带来麻烦，在你想扔掉某些拿不定主意是扔还是不扔的东西的时候，你可能会因为怕麻烦，把这些东西暂时搁置下来，造成大量的文件堆积，从而影响办公室的整体形象。
5．办公室的省时技巧
办公室的主要部位——办公桌应当是清洁有序的。但是在绝大多数的企业经理人士中，都犯有办公桌堆积文件的毛病。
“通用电话”前总裁拉夫·柯迪纳曾经举出桌面上不宜摆放大量文件的理由，他说：“当我在接待一位已经约好的访客时，我希望对方专心注意我的谈话内容，不要分心。这是我要求必须随时保持桌面清爽的另一个理由。”
美国著名的时间管理专家艾力克·麦肯锡一直强调办公桌的整理。他把那些在办公桌上堆积文件的企业经理们称作是“办公桌堆积症候群”。他们以为只有这样做才会使自己不会忘记要做的工作。而事实上，麦肯锡提出了解决这一问题的三项工作法则：
①将桌面及桌子内部一切现在不需要用的东西都清除出办公桌。
②将有用的文件、资料、信函等按不同的类别，放人档案夹中，存人书架或书柜中，没有用的部分就要坚决扔掉。
③对于刊物的整理，可分为必读和可读两种，分别存放，把那些有一定可读性但参考价值不大的刊物，尽量丢弃。
对于整个办公室的设计，除了办公桌以外都要讲究时效性。文件办公用具摆放有序，可以随时找到所需要的东西。
来自美国的畅销书《时间的力量》一书的作者查理·霍伯斯，也是一位时间管理专家，霍伯斯提出了三项技巧来整理办公室：
①专门挪出一点时间用来清理办公桌、办公用具，以及其他的随属物。为了能够使整个办公室的东西摆放有序，必须隔一段时间进行一次办公室的整理，使各种物品归入原有的位置。例如将纸夹、钉书器、剪刀放入常用的地方。
②整理文件时，可以将文件分为三个等级，A级、B级和C级。A级文件必须立刻进行处理；B级文件可以稍微缓和一些，慢慢处理；c级文件留待有空的时候再拿出来看。
③整理办公室时，不要将办公室整理成一个严紧而空洞的房间，毫无情趣，枯燥无味，除了文件和办公用具之外，别无其他。在这样的环境中，你的工作效率也不会太高。摆上一盆热带盆景或者挂上一幅油画，会使整个房间有一丝生机和活力，让人更容易感受到自己与人文精神的结合。
当然，除此之外，你还可以拥有一张可以令人感到舒适的沙发。以及一只足够大的垃圾桶等，沙发可以供来访的客人或前来与你交谈的同事们使用。而一只大的垃圾桶可以省去打扫废纸，减少时间的浪费。
6．没有办公桌的办公室
办公桌是办公室的核心，这是一般人的思维定势。然而办公室中也可以不要办公桌，摆脱办公桌的束缚。一些企业主管曾抱怨说：“走进办公室，便只能伏在办公桌旁边，一整天的工作促使我不能走开办公桌，我真的有些讨厌办公桌了。”
在新时代的办公室中，办公桌不是非要不可的。在美国有越来越多的企业主管们就放弃了他们的个人办公桌。他们的理由是：“如果没有地方可供收藏文件，你就会更快速地完成工作。”
著名的企业管理者罗伦斯·艾普提出了“无办公桌办公室”的概念。他说：“我自己并不保留任何档案或文件，我的助理负责把必须注意的工作事项转交给我。如果是接到新的工作，我会立即处理；如果是实在无法立刻处理的事，我会记下工作重点，并将这些工作重点交待给其他工作人员，让他们就这些工作重点进行讨论或收集资料。在他们得出结论或收集到足够资料后，我再进行衡量，并做出结论。无论如何，我是不愿受到办公桌上各种文件的纠缠的。”
人们只是停留在办公必须得在办公桌前才能进行的观念。事实上，当没有办公桌时，会带来很多意想不到的好处：
（1）提高工作效率
没有办公桌，没有堆积文件的地方，也就没有了将工作往后拖的余地。一有工作，就必须马上去处理。
哥伦比亚广播公司的路易司·都斯曼说道：“如果公司加盖新的办公室，我总是会自问：‘我需要办公桌的理由是什么？答案是没有理由。”’
对于一些工作来说，并不是只有在办公桌上才能完成的，例如邮件的签名、开讨论会、打电话等。如果仅是这样性质的工作，就没有必要用办公桌。可以改为一张咖啡桌或茶几，在咖啡桌或茶几前就可以将这些工作处理完，而这样一来，可以留下更多的时间去观察、思考和下达指令。
（2）活跃办公室气氛
许多企业主管使用办公桌的一个潜在因素在于，可以借此突显个人的地位。坐在办公桌前的人总认为自己要比办公桌那一边的地位要高，更有权威，这种地位的差异就是通过这张办公桌来区分。
在传统的办公室中，这种局面只能使交谈的双方无法放松。然而在没有办公桌的情况下，一切都不一样了。办公室的气氛就立刻活跃起来，交谈时会很轻松。
在办公室的设计中，也可以采取比较有个性化的装饰，比如浅色调的墙面、一张舒适的沙发、一个别具特色的写字板等等，将弥漫在办公室中的那种浓浓的商业气息舒缓、冲淡。在这种场合中，会减轻办公的压力。前来交谈的来客也会受到情绪的感染，使整个谈话轻松自然。
（3）转移工作重心
没有办公桌的办公室，使企业主管人员摆脱了埋头于文件堆的办公模式，从而有了更多的时间了解实际的工作情况。如通过四处走动、深入观察，可以及时了解各种实际情况；还可以加强与同事之间的联系，与同事交谈讨论的效率增加，也加快了会谈的速度。
各种文件的处理，如信件、备忘录、各种报表都可以让秘书保存。每天将需要用的信件、备忘录和报表由秘书送过来，做完决定，处理完事务之后，再送给秘书保存。
如此一来．将企业主管的办公重心由传统的处理文件型变成了实际操作型。改变了办公只能在办公桌前进行的办公模式，这也不仅是形式上的变化，事实上是办公高效率化的需要。每位企业主管的决定和任务的下达，都必须要与实际工作紧密结合，与同事们反复讨论。而不是坐在办公室内，凭借一堆文件，便做出空洞的决定，或下达无法实施的任务。
7．TIME法处理信件
处理信件，是办公室中的主要工作之一。联系业务、沟通信息、顾客反馈等，都需要通过信件。在处理信件时。最好是一次性读完当天所有信件，并且回复所有必要回复的信件。
从时问管理的角度来看，在处理每封信件时，根据不同的信件，应当做如下处理。
①T（Throw away）：对于没有任何保留意义、不重要的信，可以当机立断地扔弃。
②I（Important）：一些意义重大的信件，以及需要回复的信件，可以在备忘录中列出来，并将要回复的内容大致理出来，以免再重复看信的内容。
③M（Make）：在看信件的同时，产生了一些想法，可以在信件旁边做一些注释，以便以后再看信件时，能迅速抓住重点，切中主题。
④E（Effective）：在处理信件时，讲求高效率，尽量采用省时的方法回复信件，比如用电话或传真机来回复。
在完成信件回复之后，要决定是否有保留原信件的必要。注意问自己：“留下可能会用上吗？”而不要对自己说：“没准哪儿能用得上！”这样的话，一些可用可不用的信件将会塞满你的档案夹，影响你的效率。
提防“时间杀手”
1．工作中的有形“时间杀手”
在工作中，暗藏了许多的“时间杀手”吞掉宝贵时间，犹如剥夺了生命的一部分。“时间杀手”又可分为有形的和无形的。有形的“时间杀手”是指明明知道是浪费时间的事情，却又不得不做，或者是迫于无奈地去做。
有形的“时间杀手”可以大致包括以下几种情况：
（1）接听电话
电话铃响了，是要去接的。即使是一位无关的人打来的无聊电话，也要给予应付。
（2）打出电话
虽然打出电话的主动权在自己，也不能保证每一位接听者是一位省时的同仁，有可能碰上一位“长舌”的人。
（3）外人打扰
没有预约的不速之客来访，不得不应酬；同事之间的聊天，被有些人认为是增进感情，但也浪费了不少时间。
（4）过多会议
一些领导总爱在会议上长篇大论，凡事都要用会议的形式来传达，而忽略了通知的作用。讨论会也并非每位员工都能按时到场，发言时也未必都会积极踊跃，结论也未必能迅速地做出，无形当中将会议的时间延长了。
（5）人际关系沟通不顺
办公室内的诸位同事如果人际关系处理不好，相互误会猜疑，必定会在工作中出现延误、不协调、不合作等问题。
（6）官僚作风
官僚作风起源于国营机关单位内，但是也散布到了一些企业性单位中。事情不分大小，层层请求汇报，等候上级的批示。一些企业主要领导也自认为官，乐得助长官僚作风，显示出自己的权威，导致办事不利，拖延严重，使时间大大地浪费了。
（7）与人共事
老板如果能找一个办事利索、高效率的人一起共事，将会大有益处。可如果遇上另一种人，就会令人头痛。
比如，没有时间观念，做事磨磨蹭蹭、懒散、依赖性强等，在与这些人共事时，只会拖延老板的时间，不是事半功倍的效率，而是事倍功半的结果。
（8）资源不足
资源包括人力、物力和财力等方面。只有在人力资源、物力资源、财力资源都充足的情况下，才能创造出佳绩，缺少一方都不行，如果出现资源的缺乏，那么只能将工作停下，等资源充足时才能完成，这就造成时间的空当，浪费了时间的资源。
（9）资源过多
资源不足会导致时间的浪费，那么资源过多的时候，也同样会使时间浪费。人员过多、物力过剩、财力过足，就会使人的惰性滋长，缺乏干劲，就如“一个和尚挑水喝，两个和尚抬水喝，三个和尚没水喝”的道理一样。资源过多同样会使时间失效。
（10）处理过多的文件和信件
办公桌上永远看不完的文件。各类报刊、杂志以及来往的信件，要逐一看完并回复信件，是一件很难的事情。
2．无形的“时间杀手”
无形的“时间杀手”是指在我们没有意识到的情况下掠去时间的因素。
无形的“时间杀手”也在办公室中是常见到的，主要有以下几种情形：
（1）没有工作计划
没有确定好目标，没有制定出策略和程序，即使是有了行动，也只能是没有意义的行动，到头来只是空忙一趟，白白浪费时间。
（2）不分轻重缓急
事情不分轻重缓急，拿起来就做，只能成为一个干活的工具机械地工作。要主动地去安排各项工作，合理的将时间分配于多项工作中。
不考虑事情的轻重缓急，将导致本末倒置，将时间白白耗费在一些无关紧要的事情上，就成就不了伟大的事业。
（3）过分注重细枝末节
注意细节、追求完美，当然很好，但是如果过于注重细枝末节而放弃大的、重要的事情，必然成不了大事。
（4）优柔寡断
有些老板性格懦弱、优柔寡断、犹豫不决。在面临选择时，总是思前想后，考虑出若干后果，生怕会考虑不周，造成恶果。
周全的考虑是必要的，但是对一件事情过于多虑，只能是浪费时间，贻误时机。
（5）不会说“不”
有些老板天生一位菩萨心肠，好人缘，从不得罪别人，或令别人不快。对于别人的请求或要求，从来就不拒绝，为了别人的事情而终日忙碌，结果只是把自己的时间奉献给了别人，对自己的事情却只能一拖再拖。对老板来说，这是不可取的。
（6）习惯性拖延
对一些不感兴趣、不懂如何去做，以及担心做不好的工作，一些老板会选择尽量往后拖。这样只能使简单的工作变复杂了，事情到了非做不可的时候，再去做它，就要返功，岂不是白费光阴。
（7）不懂授权
老板在工作中，要懂得权力下放的策略。这样做，一方面可以培训好下级，使他们尽快成为业务骨干，分担老板的一部分担子；另一方面，又可以为老板节省时间，腾出时间去做更加重要的事情。
（8）缺乏组织
企业作为一个整体，内部应当是有组织的。组织好员工队伍，建立一个协调、统一、乐观、向上的员工队伍，将会使企业在前进的道路上加速行驶。
（9）健康问题
老板的身体是一个很重要的因素，有一个强健的体魄，才能担负起创业的艰辛，才会有更充足的精力投入到事业当中去，创造出高效率，向创业成功的方向扬帆前进。
时间杀手是客观存在的，老板只有清楚地意识到这一点，并逐一加以避免或改善，才能挽留时光，提高工作效率。
忙里偷闲
紧张与压力，导致许多人产生倦怠、溃疡、心悸、头昏、高血压等病症。然而，心理专家指出，如果懂得时间管理，这些压力就可以减轻甚至消失。时间管理做得好，可以更有效地帮助你完成工作与生活计划。
你一定好奇地想问：“时间不是一分一秒地走掉了，怎么管理？”的确，时间是不等人的，没有人能“控制”时间，真正能控制的，其实是自己。而所谓的时间管理，依照专家的说法，正确的定义应该是“自我管理”。
天下没有什么秘诀可以教会人控制时间，真正需要控制的只有自己。那些口里经常喊“忙”的人，就是失落“心”的人，因为，“忙”字拆开来，就是“心亡”。有心的人。永远不会喊忙，他的生活方向清楚，知道自己在做什么。
要管理时间，就需要先管理自我，发掘自己浪费时间的毛病，才能对症下药。根据调查研究，一般人最容易犯的毛病，包括拖延、能力低下、缺乏计划、沟通不良、授权不当、犹豫不决、缺乏远见与目标无法贯彻始终等等。换句话说，大多数浪费时间的毛病都是自找的。
很多人希望面面俱到，于是拼命把过多的责任加之于自己身上。结果发现，自己能力不足而有挫折感。专家建议，确立态度，再排定先后顺序，制定出远期和近期目标，是时间管理的必要步骤。这个原则，大至拟定人生方向，小至每天、每月、每年的行事日程，都要谨守。譬如，你发觉自己一天精力最旺盛的时候是在上午，就把最重要的事排在这段时间内处理。一天中精力最差的时段，如果是在下午五六点，那就去做些无关紧要的事。
有句话说得好：“有效的时间管理，就是一种追求改变和学习的过程。”上帝是公平的，不管是谁，一个人一天永远只有24小时，你可以过得很从容，你也可以把自己弄得凌乱不堪，“没有时间”绝对不是借口，那是你自己的选择。
忙里可以偷闲。一个人要知进能退，要懂得拒绝，有些事情是不是值得为它去拼命？如果不值得，干脆就放弃。如果遇到一些了个人处理不了的事，自己没办法解决，应该去寻求外援，集思广益，找别人一起分担。
我们常常听到很多人抱怨“很忙”、“没有时间娱乐”，或者是“已经好几年没有看电影”，这样抱怨的人犯了一个最大的毛病：太强调自己的重要性，认为自己是不可取代的。尤其是，位置坐得愈高的人，这个毛病愈来重。有很多时候，不是他真的没时间，而是自己放不开。这种人总是口口声声说“等我有时间”、“等我有空”……结果他一辈子都没等到时间，一辈子都没享受到生活。
如果你时间安排得好，你就可以去听音乐会、看表演、做自己想做的事。时间管理的第一个原则是：对每一件事都尊重，包括对休闲时间的尊重。心情是可以创造的，时间是可以掌握的，善于安排的人，永远不会喊“忙”，因为他知道自己要什么，不要什么。
有个叫尼勃逊的人，通过对百年来活跃于世界实业界的人士调查发现，这些人成功的关键在于，他们善于利用闲暇时间去学习。
什么是闲暇时间呢？一般地说，闲暇时间就是可以供人们自由支配的时间，也就是我们平常所说的业余时间，也有人称之为“8小时之外”。但是，严格地说，真正的闲暇时间应该排除用于家务、饮食等方面的时间，即完全可供个人自由支配的时间。自由，是闲暇时间的一个特点。一般来说工作时间不能自由支配．工作时间的流向是基本确定的，具有一定的稳定性和限制性，例如，在工作时间里，务工的不能从医，从医的也不能务工。然而，闲暇时间却截然不同，它没有强行规定人们的去向，自由度很大，基本上可以凭自己的兴趣加以选择。在闲暇时间中，人们为了满足自己的需要，可以去从事能够反映自我个性的有价值、有意义的活动。
希腊伟大的思想家亚里士多德，喜欢在闲暇时间捕捉蝴蝶和甲虫，他利用闲暇时间积累了人类历史上第一批昆虫标本。成为第一个昆虫分类学者。达尔文从小就对打猎、旅行、搜集生物标本有着特殊的爱好，上大学时又利用闲暇时间广泛采集植物、昆虫和动物标本，后来将业余爱好发展成为专长，成了举世闻名的生物学家。在近、现代自然科学领域做出了奠基性贡献的第一批科学家，有许多都不是以研究自然科学为职业的人。如达·芬奇是弗朗西斯一世的臣仆；天体力学和现代实验光学的奠基人刻卜勒的正式职业是编辑；现代生理学的奠基人哈维的职业是医生；现代实验磁学的奠基人基尔伯特是御医；创立解析几何的笛卡儿是军官；与牛顿同时发明了微积分的莱布尼兹是外交官……
17世纪以后，在自然科学突飞猛进并日趋专业化和精密化的情况下，业余研究仍然是科学研究的一支重要的生力军，有不少第一流科学家是从业余研究走上科学研究道路的，如达尔文、截维、爱因斯坦等等。
善于利用闲暇时间，就要确立闲暇时间是一笔宝贵财富的观念。当代著名的法国未来学家贝尔特朗·德·菇维涅里提出，在未来的社会人感到最重要的不是能用于买到一切的钱，也不是商品，而是业余时间——这种时间可给人以知识文化。有人算了一笔账，虽然对于正在工作和学习的人来说，在一天里闲暇时间几乎等同于工作时间。但从人的一生来看，闲暇时间几乎4倍于工作时间。闲暇时间是有志者实现志向的大好时光，是创业者艰苦创业的良时美辰。另外，在闲暇时间里，人们的体力和脑力得到了补偿，家庭关系更加和睦，社会交往不断扩大，人与人、人与社会的关系进一步融洽；在闲暇时间里通过开辟“第二职业”使自己的才能得到充分发展；通过业余学习和高尚的娱乐，使自己的知识结构得到改善和提高，人格得到充分的修养和完善。对脑力劳动者来说，闲暇时间有时比冥思苦想更能促进思想上的突破，它能激发人的心理潜力，使大脑皮层在几十年里收藏的各种材料、经验一一沟通，产生新的思想。如果只把“8小时以内”看作是真正意义上的一天，而把闲暇时间只当做这1／3时间的附属品，怎么能指望享受一天快乐的生活呢？又怎么能指望取得人生的更大成功呢？
科学地安排闲暇时间的方式是多种多样的，也要因人、因地、因时而异的。主要有以下几种方式：一是开发式，就是把闲暇时间作为开发自己潜能，实现自我价值的时间；二是结合式，闲暇时间与工作时间是相互反馈、相互影响的，结合式实际上就是把闲暇活动作为本职工作的延伸与扩展，专业知识的储备和补充；三是陶冶式，即在闲暇时间里从事多种有益活动，以陶冶性情，增长学识；四是调剂式，即闲暇活动与工作互相调剂，比如脑力劳动者在闲暇时间最好是干些体力活儿，室内工作者在闲暇时间最好到室外去，逻辑思维工作者的闲暇时间应以形象思维为主。调剂的另一层意思是做到紧松、忙闲、劳逸、张弛相结合。既不是只张不弛、张而忘弛，也不要弛而不张，弛而忘张，要张弛结合，劳逸适度。
闲暇时间是可贵的，闲暇时间的长度是惊人的。据一所世界体育中心调查：一个70岁的西方人，一生的工作时间是16年；睡眠时间是19年，剩下的便是闲暇时间。可见，所谓时间管理，就其本质来说，主要是对闲暇时间的管理。
调整心态和思维
专家们认为，人的脑神经就像人的肌肉一样，越练反应越灵敏。因此应该经常练习集中注意力，使某一部分脑神经能及时调动起来，这样还会使相关的神经活跃起来，进而使你进入最佳状态。
进入状态的关键是你能否把注意力集中到主要目标上，如果能，那么一切内外干扰就都被排除在外了。例如，一位爵士音乐爱好者可以完全把注意力放在中音萨克斯管上，这样，其他乐器都可以听不见了。这种情景就叫作“进入状态”。相反，有些人就难以进入状态，例如有些运动员每次比赛之前，想这想那，心情高度紧张，结果比赛水平发挥失常．丢掉了本该拿到手的奖牌。可见，“进入状态”对成功来说是非常必要的。
那么，怎样才能进入状态呢？
你可以为自己所干的事创造一套程序。
你可以为自己制定规则、树立目标、加快频率。
你可以说出你的想法，使你把注意力集中到所做的工作上，还可以提醒你别忘了某些事情。
为了使你永葆“状态”．你可以把自己放在零处，放在拼命追赶的位置上。
在你完成一项工作后，不要马上就投入到下一项工作中去。
其实，进入状态就是注意力高度集中。集中意志，可以把心智和创意发挥到极致，人在专注思考工作时，平常要花几个小时完成的工作，几分钟就做完了。这种“瞄准目标”的能力是成功的要素。集中意志是高难度的心灵控制技巧，愈常练，就愈能掌握，效果也会愈好。下边是几项秘诀：
1．营造环境
座掎要舒适，桌面要整洁。需用的工具准备好，气氛要能配合工作的性质——例如，阅读性工作应有明亮的台灯，思考性工作则需要柔和的光线。
2．避开纷扰
集中的注意力很容易再分散，一定要小心维护。如果是在家里工作．就应该关掉电视，让孩子们离开。如果是在办公室，则请秘书代接电话，防人干扰，或紧闭屋门。
3．远离人群
如果闭上屋门仍然不足，那只好逃得远远的了。有位企业主管的逃避方法是租一个旅馆房间来工作。
4．暖身运动
先放松心情，批阅一些简短的文件．觉得自己头脑的机器已经运转灵活了，再着手比较艰巨的工程。
5．分段进行
花一分钟先作点儿规划，把大计划分成几个小计划，预估今天可以完成哪一部分。这样，你清楚知道今天的目标，容易掌握，比较有成就感。
6．乘胜直追
头脑的机器正全速运转时，别停下来。这时候你会觉得自己灵光闪现，难题迎刃而解，欣喜之余，很想为自己这不时出现的才华庆祝一番，但是且慢！灵感不是随时都有的，赶快工作。
7．在家工作
办公室里常有事让你分心，本来这不见得是坏事，但是在需要专注思考时，却不合适。也许可以安排一部分时间在家工作。此外，成就非凡的人i除上班时间外，每周至少会多花几个小时在家工作。
8．利用零碎时间
你可曾因飞机误点，在机场苦等三小时？这类事总在意想不到的时候发生。这正是你专心思考的最佳时机，因为这时你无事可做。另外，上厕所的时间也可利用。
9．顺势而行
有时候也不要太墨守成规。在周六晚间的宴会中，或是半夜三点躺在床上，忽然感到灵思启动。别犹豫，马上赶到工作室去，别让灵感溜走。
10．急流勇退
如果不喜欢这份工作，尽早另谋高就，沉浸在自己讨厌的工作里是艰难的。相反，热爱自己工作的人根本不需要费力去集中精神。
别做完美主义者
不要等到所有的情况都完美以后，才动手去做，那样的话你可能一事无成。
在我们的周围，你会发现一些人，、他们才智过人，工作能力也很不错，而且又非常勤奋，一工作起来常常什么都有可能忘了。但是，他们就是出不了什么成果，眼看着比他们在各方面都差一些的人成果都十分显著了，而他们却依然默默无闻。
寻找这类人之所以迟迟不能成功的原因，可能不是一件容易的事情，因为他们的才华虽然说不上盖世，但比起我们常人却超出了一截，他们的脑筋也很灵光，工作也够勤奋。如果真是这样的话，他有可能是个“完美主义者”。
你可能要说：“完美主义”不好么？回答是：不好。如前所说，这些人之所以不能取得成绩，不能取得人生的成功，不是他们缺少能力，而是他们在做任何事情之前，都不能克服自己追求完美的意念与冲动。他们想把事情做到尽善尽美，这当然是可取的，但他们在做一件事情之前，总是想使客观条件和自己的能力也达到尽善尽美的完美程度然后才会去做。因而，这些人的人生始终处于一种等待的状态之中。他们没有做成一件事情不是他们不想去做，而是他们一直等待所有的条件成熟，因而没有做，他们就在等待完美中度过了自己不够完美的人生。
比如，他想写一篇关于某一方面的论文，他首先会在尝试几种、十几种，乃至几十种方案之后才去动手去写论文。这么做当然是好的，因为他可能在比较之中找到一种最佳的方案。但是，在他开始写的时候，他又会发现他选择的那种方案依然有些地方不够完美，多多少少还存在着一些错误和缺点。于是，他就将这种方案又重新搁置起来，继续去寻找他认为的“绝对完美”的新方案，或者，将这一论文的选题又放下，又去想别的事情。实际上，天下没有什么东西是“绝对完美”的，他要寻找这种东西是不可能的。这种人总是不愿出现任何一种失误，担心因此而损害自己的名誉。所以，他的一生都在寻找的烦恼中度过，结果什么事情也没能做成。 如果你不相信这一点，你可以从你的人生档案中找出你拖延着没有做的事情，没有完成的项目或者课题，这样的事情你可能也会找出一大堆：搬了新家窗帘还没有装，所以没有请朋友来家里玩；这篇文章的构思还不是非常成熟，所以还没有写；这只现价30元的股票原想等掉到5元钱再买，但它一直掉不到5元钱，所以就一直未买，等等。归纳一下你会发现，你一直在等待所谓的条件完全具备，你好将它做得尽善尽美。可是，你可能会发现社会上同样的事情有些人的方案或者条件还不如你的成熟，但他们的成果已经问世，或者已经赚了一大笔钱，你又会因此而烦恼。造成这种状况的原因就是你也患上了“完美主义”的毛病。
这就可以解释为什么会有那么多表面看起来相当精明能干的人，到头来却一事无成，在人生的道路上坎坷颇多，进退维谷。
你还可以做这样的试验，把手头的某项工作交给你的两位部下，一位是完美主义者，一位是现实主义者，看看他们面对同一工作会有哪些不同。等他们的方案提交上来，你会发现，完美主义者可以一下子给你提供十多种可能的方案，分别说明了其可行性与利弊得失。但是它无法确定哪种方案最好。而现实主义者则不然，他可能只有一种方案，也就是他要实施的那套方案。在聪明才智方面，他比不上前者，但他能够制定一套很实在，并且马上就可实施的方案。
所以，在人生中，无论是对待工作、事业，还是对待自己、他人，我们不妨做一个适度的妥协主义者，而不要做一个完美主义者。因为完美主义者有可能什么事情也没有做成，而妥协者却会多多少少有些进展。
请记住：不要等到所有情况都完美以后，才动手去做。如果坚持要等到万事俱备，你就只能永远等待下去了。同时，对待自己也要宽大些，不必追求自己永远绝对完美。这样，你不但少了许多烦恼，同时，你会发现，你的工作、事业在一个较短时间就会有很大的发展。
不要为别人活着
毫无疑问地，你在工作上是一个全心投入的人。而且几乎是到了鞠躬尽瘁的地步。主管交给你的任务，你从来不打马虎眼，要求你额外超时加班，你也毫无怨言。同事拜托你的事，不管是不是你分内的职责，你总是不忍拒绝。其实，你早已忙得分身乏术，焦头烂额，但你还是强打精神说：“没事！没事！”没有人知道你累得半死，但是，你就是不愿开口对人说：“不！”
大多数的时候，我们是碍于情面而不敢说“不”，或者因为不好意思说“不”，结果很多原本明明不该是自己的事，统统落在自己头上。要不就是所做的事大大超过自己的能力负荷，让自己面临崩溃的边缘。
做老板的都喜欢拼命的员工，但你可知道。如果你一心讲究牺牲奉献，处处想讨好别人，做一般人心目中的模范员工，最后你可能会丧失自我。
最明显的现象莫过于，你总是强迫自己做一些你并不想做的事，即使有不满的情绪，你也强忍去做。你认为别人把这些事情交给你做，是因为看得起你，信任你的能力。你一旦拒绝，别人就会怪罪你，批评你不善于与人合作，使你产生一种罪恶感。总而言之，你不希望你的印象被别人大打折扣。
在一个团体中，这种“讨好”的心理是可以理解的。行为心理学家称这种举动为“寄生依赖者”——企图凭借外在的人和事来提升自我的价值。然而，行为心理专家发现，绝大多数寄生依赖者都不快乐，他们内心很容易焦虑。这种人往往过度依赖别人的期望，活在别人的价值观里，渴求别人的赞美来给自己定位。如果不能得到好评，他们就会自责，怀疑自己是不是出了什么差错？
根据分析，很多“工作狂”都是寄生依赖者。他们每天工作动辄超过十几个小时，就连节假日也不放过，他们兢兢业业，牺牲了个人的休闲以及与家人相处的时间。在他们全心全力投入工作之际，却日渐疏离了与家人的关系。这种过度依存于工作的工作狂，就像是沉迷于赌博或宗教信仰一样，行为完全被控制。
对工作狂而言，一旦不需工作，拥有了自由，就好像是遭人遗弃一样。所以，任何事他都想一手包办，那样可以让他觉得被人爱戴。如果你劝他：“何必那么累？有些事可以交给别人做嘛！”他会用更坚定的语气回答你：“我不做不行！除了我，还有谁能做？”表面看来。工作虽然是束缚，捆绑得他动弹不得，其实反而让他觉得安慰，令他产生被人关心、被人需要的满足。因为他相信，只有当他工作卖力的时候，别人才会注意到他的一言一行。
还有的人，则是缺乏自信，担心拒绝别人，就好像表示自己太懒惰，太不通情理，会遭受责骂。他们害怕别人的权威，为了博取好感，维持与别人的关系，即使是无理的要求，也点头说“好”。
心理专家同时指出，比较起来，女性似乎比男性更容易成为寄生依赖者。因为女性从小就被教导要“服从”、“听话”、“温顺”，当别人有所要求时，“拒绝”是一种不礼貌的行为。因此，很多女性成长以后，周旋在丈夫、儿女、公婆、老板之中，她们极力扮演好各种角色，处处讨好别人，一旦她们发现自己力不从心，就会陷入极度沮丧的情绪中。
事实上，我们常常过度在乎自己对别人的重要性。就好像我们常常听到调侃别人的一句话：“没有你，地球照样在转动。”这句话的意思是说，没有什么人是不能被取代的。如果你把每一件事都看成是你的责任，妄想着去完成，这根本是在自找苦吃。你真正该尽的责任是，对你自己负责，而不是对别人负责。你首先应该认清自己的需求，重新排列自己价值观的优先顺序。把自己摆在第一位，这绝不是自私，而是表明你对自己道德意识的认同。
你虽然造成这种说法，可是你觉得还是有些为难，你不知道该如何开口说“不”。真有那么困难吗？其实那是我们天生的本能。心理学家说，人类所学的第一个抽象概念就是用“摇头”来说“不”，譬如，一岁多的幼儿就会用摇头来拒绝大人的要求或者命令，这个象征性的动作：就是“自我”概念的起步。
“不”固然代表“拒绝”，但也代表“选择”。一个人通过不断的选择来形成自我，界定自己。因此，当你说“不”的时候，就等于说“是”，你“是”一个不想成为什么样子的人。
勇敢说“不”，这并不一定会替你带来麻烦，反而是替你减轻压力。如果你现在不愿说“不”，继续积压你的不快，有一天忍耐到了极限，你失控地大吼：“不！”此时，别人可能会反过头来不谅解地问你：“你为什么不早说？”
如果你想活得自在一点，有时候，你可以勇敢地站出来说“不”。记住，你不必内疚，因为那是你的基本权利。
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