—德鲁克
1. 10080分钟中最重要的
你拿着一份报纸，悠闲地上了早班车，然后你翻开报纸，沉浸于其中。你一点儿也不着急，因为你知道在你下车之前至少还可以安安稳稳地坐上半个小时。有时，你抬起头来，目光缓慢地从车窗外面的船运广告和歌曲广告掠过，你所表现出来的姿态非常从容，就像一个拥有大量时间的外星人，你的一天有124小时而不是只有24小时。
我非常喜欢看报，在一天的时间里，我会读5份英文日报和2份法文日报，我自己都不知道我读了多少报纸，我想只有卖报纸的人才知道我定期读了多少份周报。我之所以要说出这个事实，是为了防止一些人认为我对在早班地铁上读报有偏见，从而招致他们的谴责。
报纸是快速传递新闻的产物，读报应当追求速度。在我的日常计划里，并没有安排时间用来读报，我只用一些零碎的时间来读报。是的，我就是这样读报纸的。我非常反感将连续的30或40分钟独处的奇妙的时间用来读报（没有任何一个地方比地铁车厢更容易让人沉浸，因为这里充满了安静、内敛、吸烟的人群）。我绝不容许你如此奢侈地将这么珍贵的如同珍珠的时间就这么一点一点地浪费掉。你不是时间的主宰，更不是时间的富翁。我怀着无比的善意提醒你，你所拥有的时间并不比我多。请不要在地铁里看报！这样的话，你又多出了45分钟可以用来思考的时间了。
现在，你已经到了办公室。下午6点钟下班之前，你是自由的，我不会再来烦你。我十分清楚你中午大概有1个小时（事实上通常是1个半小时）的午餐时间，但是实际上，用来吃饭的时间不会超过其中的一半。不过，我不会追究，这段时间任你支配。当然，你也可以在那个时候看一会儿报纸。
下午6点钟，当你摆脱繁杂的工作走出办公室时，你的脸色苍白，显得十分疲惫。无论如何，你妻子也会说你脸色苍白，你也确实呈现出非常疲惫的样子。在回家的路上，你逐渐酝酿了这种疲惫的感觉。就这样，疲惫的感觉像一朵忧郁的云笼罩在伦敦郊区的上空，这种情况在冬天里会更加严重。回到家，你并不急着马上吃饭。而是在1个小时之内，你才会想着坐起来吃点东西补充一下营养。于是你开始吃晚餐，然后你很认真地抽几根烟、见见朋友、闲逛、打牌、慵懒地翻几页书、慨叹一下岁月催人老、散散步、抚弹一会儿钢琴……然后一看时间，我的神呀！都11点15分了。然后，你会花40分钟时间考虑上床睡觉的事；你还习惯在睡觉前喝上几口味道绝对纯正的威士忌。最后，你终于上床睡觉，一天的工作让你筋疲力尽。你从办公室出来后的6个小时（或者更多）就如同梦境一般神奇地消失了，而你竟说不清楚这段时间你做了些什么。
这是一个非常典型的例子。但你肯定会狡辩：“你这样说当然会十分轻松！工作久了肯定会累的，每个人也需要花时间和朋友相处的。不可能总处于箭在弦上一触即发的紧张状态。”你这样说确实有一定的道理，但你想想，当你安排时间和人去看电影（特别是有美女陪同）的时候会是怎样的情况呢？你火速赶回郊区的家中，不辞辛苦地盛装打扮，然后再坐地铁赶回市中心，在这种情况下，你至少会让自己紧张4个小时或是5个小时的时间。最后，你送她回家，然后自己回家。这时，你已经非常疲惫，你不会再花45分钟时间考虑上床睡觉，而是立刻行动。当朋友和疲惫全都抛之脑后，这一晚上看起来如此漫长（或许又太短暂了）！你还记得你被强制要求去参加业余戏剧社的合唱吗？连续3个月每两天一次的晚上你都会拼命地唱两个小时的歌。你难道能否认，如果黄昏后有一些明确的事情可以期待，可以将你的全部精力都投入进去，每次想到这件事情都会给整个一天增添上亮丽的一笔，你的生活不就会迸发出更大的活力？
我的建议是，下午6点钟下班时，你应当面对事实坦然承认自己其实并不怎么疲惫（你自己也很清楚，自己并不很累），然后安排好你夜晚的时间，别让晚餐打扰你做任何事情。如果这样做的话，你就会又多出至少3个小时实实在在的时间。我并不是说你每天晚上都要这样去做，过多地使用你的精神能量是无益的。但是你可以在开始的时候，每隔一天花1.5个小时连贯地进行一些重要思维的培养与锻炼。这样你还有3个晚上的时间可以与朋友聚会，打打桥牌、网球，享享天伦之乐，读读书，抽抽烟斗，打理一下花园，闲庭信步，玩玩有奖竞猜。此外，在周六下午2点钟到周一10点钟上班之间，你还有足足44个小时的时间。如果你能坚持下去，你肯定会希望能有4个甚至是5个晚上可以坚持不懈地努力去过真正意义上的生活。你也会改掉在11点15分自言自语“是考虑上床睡觉的时候了”的毛病，嚷嚷着要上床睡觉，而40分钟后才打开卧室的门的人必定生活得无聊至极。换句话说，他并不是真正的活着。
首先请谨记，每晚90分钟、每周3晚的时间应当是整个星期10080分钟中最重要的。它们是神圣的，如同一场戏剧排练或网球比赛一样神圣。以前，你会说“抱歉，老朋友，我很想见你，但是我必须要去趟网球俱乐部”，而现在你应该说“我必须要工作”。我承认，这很难说出口。但如果在你心中，你认为网球比不朽的灵魂更为重要的话，那我也就没办法了。
2. 四个象限与四个步骤
你是否遇到过这样的情况：一件小事忽然变得非常重大，似乎要主导你生活的各个方面？你是否有过一整天都在“灭火”，回家后自己都不知道做了些什么的体验？这样的经历非常清楚地向我们证明了计划是非常必要的。不然我们就会变成被紧急情况操纵的奴隶。
其实重要事情和紧急事情之间有着极大的差异。“重要”，字典里的解释是“重大并且会带来深刻影响的事情”。而在“紧急”这个词条下，我们可以看到“迫切”、“紧迫”这样的解释。“紧急”的词条下根本找不到“重大”、“深刻影响”这样的解释！我们必须关注的应该是那些重大并且会带来深刻影响的事情。如果你的精力主要都投入到“迫切”和“紧迫”的事情上了，那么你的精力就投错了方向！
1.紧急且重要的
2.重要但不紧要的
3.紧急但不重要的
4.不紧急也不重要的
第一象限：紧急且重要的。这些是生活中的危机。你一整天都在“灭火”，灭的就是第一象限这样的“火”。你在处理的事情重大、会产生深刻影响，并且很迫切。这些问题需要解决并且必须马上解决。在这里花费的时间叫做“反应”时间。你所认识的人中80%都把时间耗费在这些事情上。他们所有的努力和工作只占最后完成工作量的20%不到。
第二象限：重要但不紧急的。这些项目很容易被推迟到第二天再做。它们会带来深远的影响但目前不是很紧迫。这一类项目包括维持、预防、成长、机会发展等相关的事情。这些项目都是需要去做的，但通常会被延迟到某个不确定的“明天”。结果，明天永远遥遥无期。这些重要但不紧急的任务会被人们忽视，直到它们跳出第二象限加入第一象限，变成当前的危机。
在事情还处于第二象限时投入一小部分时间可以避免事情发展到第一象限时所需花费的大量时间。“一盎司的预防相当于一磅的拯救。”这就是积极促成事情发生的一种做法。之前说到20%的活动能带来80%的结果，这就是那20%的一部分。
第三象限：紧急但不重要的。这些项目急需你的关注，但在你的主次任务评判中它们却不怎么重要。很多时候，这些其实是别人的问题。你曾经是否发现自己在做的事情本来是应该由别人去做的？当别人叫你去做他们自己该做的事情时你是不是会觉得很难拒绝？如果是的话，你其实是把时间浪费在第三象限了，而其实你把这些时间投入到第二象限去会更好。
第四象限：不紧急也不重要的。这一类事情包括那些琐碎、每天重复进行的项目，它们会浪费你的时间，但却不能推动你朝着自己的目标前进。你是不是曾经提早一个小时去上班，想赶早赢得主动权？你冲了杯咖啡，走向自己的办公室。路上，你碰到一个也是提早来上班的同事，于是你们攀谈起来，相互讲了讲自己前一晚都干了些什么。后来你终于回到自己的办公室了，坐下后却发现咖啡杯又空了。于是你又起来去冲咖啡，然后又开始了刚才的循环。那额外的一个小时你都干了什么？你没有投入到第二象限的活动中去，却把时间浪费在了第四象限的活动上。
有效计划可以帮助你最大限度地减少浪费在第一、第三、第四象限活动的时间，而让你把最多的时间花在真正重要的事情上。要实现这个重大的转变需要四个步骤。
第一步：找出你生活中浪费掉的时间，把它们有效利用起来。这会让你拥有更多时间投入到第二象限的活动中去。
第二步：为了保证自己的时间，学会对别人的要求说不。
第三步：找出什么是真正重要的。哪些是首要的任务？你能把这些任务再按重要性排个序吗？
第四步：坚持一个能让你有效利用黄金时间的计划。
假设明天对你来说会很棒，在天黑之前，你就把清单上的所有任务都做完了。接下来你该干什么呢？不要让自己被工作吞噬得忘记了其他东西，记住人对奖赏的最基本需求。完成清单上的任务后，花一点时间享受成就感，那对你的心理健康和生活幸福来说非常重要。奖给你自己一杯咖啡，或者去活动几分钟，或者看一篇自己感兴趣的文章。然后再考虑清单上应该列什么新项目，重新开始行动！
3. 驱动项目实施的动力
时间安排表是你项目实施的一种动力，它能让你制订有力的计划，按先前预定的目标进程完成任务。简言之，成功与否的关键就在于你的时间安排表是否有效。
一则古老的英国谚语这样说：随时可做的事永远也做不了。
测评：你能制订可行的时间安排表吗？
说明：你所认为的时间安排表应该是什么样子的？你的情况是否与下列描述一致？
同意
差不多
不同意
1.我几乎只能按时完成任务。
3
2
1
2.别人都愿意接受并遵守我定的时间期限。
3
2
1
3.我清楚什么样的时间安排表有效，什么样的根本不起效。
3
2
1
4.如果方案执行脱离了正轨我能很快让它回到正轨。
3
2
1
5.我知道如何利用奖惩以达成目标。
3
2
1
统计分数：
12分以上：非常可靠。
8～11分：别人对你的可靠度稍微有些怀疑。
7分以下：你做事总是拖拉，而且总是欠缺那么一点点。
具体做法
有用的时间表必须具体到某一天或者是某个具体的时刻。这样的表达是没用的：
“请给点建议。”
“尽快。”
“方便的话尽早给我。”
“我有时间就去处理。”
这些说法本身就给了别人可以不按时完成的理由：“我一直不方便，我一直没有腾出时间去做。”
一个好的时间安排表不会像用鞭子赶人一样逼人马上行动，若是时间安排迫使我们在不合理、根本不可能的时限内完成某项任务，那么大家就会反对这个安排的。因此，无论你是在给自己还是为别人制定时间安排表或是按别人制定的时间安排表工作，你都需要理解下面这三种类型的安排。
1.合理的时间安排。多大的工作量？共有多少工作时间？这期间还有什么其他的事情？这样安排可行吗？在你原来预计用时的基础上延长25%～50%，这样才比较可行，因为我们通常会低估一件事所耗的时间。
即使你认为时间安排十分合理，绝对可以按时完成任务，但是你要知道这是人有意识的决定，在实际运作过程中人的潜意识也会发挥很大作用。如果执行者内心深处一直担心会失败，那这个时间安排就很难实现了。
记住在方案制定初期就要共同协商时间安排问题，千万别拖到最后，这样才会让你的时间安排切实可行而不只是苛求效率。
2.公平的时间安排。给你的时间安排对你来说公平吗？你真的想在这么紧迫的时间内负担这么重的责任吗？难道你是在受罚吗？完成这些任务的奖励是什么呢？那就是有更多的任务向你涌来。
如果你认为不公平！那么亮出事实来！任务安排柱形图（GANTT）能非常直观地显示出一个人或者一个部门的工作量，拿出你的GANTT，让大家看看你并不是无端抱怨。当人们认为他的时间安排及工作量是公平合理的，那么他们通常是能够按时完成的。
3.自愿接受的时间安排。除非你自己愿意，不然没有人能让你真正接受某个时间安排。当然你也会为自己制定时间期限，并认为这样的安排切实可行并且也很公平。
自己作一个评估，你自己在制定时间安排时是否把这三个方面都考虑到了？如果答案是肯定的，那么这就为你的成功提供了前提保证。
别人给你定的时间安排又是什么样的呢？如果这个安排得到了你的认同，你就会像对待自己制定的安排一样去想方设法地完成，你完全是出于自愿，同时把它当成是自己的事情。
争取别人的支持
怎样才能让别人接受你的时间安排？道理是一样的，你的时间安排必须得合理、公平并让别人把它视如己出。这里你必须得让别人自愿接受。
为了争取他人的接受，你可以问以下几个问题：
“你认为这个时间安排可行吗？”
“按这个时间安排完成任务你有什么困难吗？”
“我们能制定一些可行的中期目标吗？”
“我认为你能胜任这项工作，是吗？”
“我相信你能在（日期）之前搞定，你可以吗？”
在这里记住这一点：
项目实施不能拖拉，要以周和天来计算！
这就是为什么用流程表去追踪方案实施的每一步是非常重要的原因。（关于流程表会在后面的章节中详细介绍。）
突发事件影响工作完成进度怎么办？
即使最可行的、最公平的、别人最愿意接受的时间安排也不能避免实施过程的突发事件。可能突然有更为重要的事情要做，我们不得不放下手头上原本进展顺利的任务，而原来完美的时间计划现在却变成了一个麻烦的拖后腿的因素。似乎一切都在转眼间脱离了正常轨道，你都不知道接下来该如何进行。
这里有十个让你工作转回正轨的选择，选择任意一个重新掌控你的工作进程。
1．重新协调时间安排。也许所有你要做的就是把原来的时间安排稍微推迟一些。你可以去找项目的总负责人，要求延期。这样做是完全合理的，因为你这么做也是由于情况所迫。很可能这时你就能知道原来要求的最后期限是真正的最后期限还是其他人的人为要求。时间期限延长了，你就能把原本落下的工作赶上来，重新控制局面。
2.对时间安排进行内部修改。如果你已经严重落后于原定的进度安排，那么认真查看你的流程图，看看能不能找出两个进程之间的缓冲时间以拿来应急，或是有哪些步骤可以合并或者缩短时间。例如其中某项任务是邮寄起草方案，为了节省时间你可以晚上去寄，或者采用传真或电子邮件的方式。
3.删除不必要的项目。在你的方案中有没有这样的项目：看起来不错但是没有多大意义？是时候把它们删掉了。这个项目需要做到这么大吗？也许可以减小它的规模。就算方案做得不那么精致，剪掉的那些只起修饰作用的东西结果还是一样的。
这样做对那些完美主义者是非常有用的。这些人一旦有足够的时间就会增添许多不必要的细节，而这些常常就是导致任务不能按时完成的主要原因，它们实际上就是一种拖延的形式。为了让这些完美主义者们一开始就放弃这些不必要的细节，最好的办法就是给他们安排非常紧迫的时间。重中之重在于确保这一项目不偏离主题。
4.扩展你可以利用的资源。你现在都拥有什么资源？还能找到其他人帮忙吗？还有更多的设备、更多的资金或更好的主意吗？有的话又会有什么不同呢？在这个项目上已经投入了大量的时间和资金了，再多投入一些又何妨呢！例如：建筑公司在承包之时会有这样的协议：如果在规定时间里不能完成，建筑公司就要受到相应的惩罚。
相反，它也可以是一种奖励方式。西雅图在修一座被暴风摧毁的桥时，答应每天给建筑公司18000美元，只要他们每天都能完成当天的工作量。这个数目是根据这座桥不能正常使用所造成的损失计算出来的。
5.寻找替代。在你的方案中有没有看起来不太可能实现的项目？有没有其他可行的办法代替它呢？这样做会影响你的方案完成的质量吗？
很多新产品其实就是他们前任的替代。3－M指示胶带纸的问世就是一个很好的说明。其实3－M指示胶带纸只是比从前的胶带纸具有更好的黏性而已，但是它却价值百万。
6.可选择的其他办法。方案在某个地方被卡住了，想一想有没有其他什么方式解决呢？有没有其他可以选择的资源或是人选帮你完成？也许有一个供应商一直寻找机会想要和你合作呢？你的供应商什么时候能把材料提供到位？这些材料是不是已经在他们的库房里了？你是选择等他们送呢还是自己去运？
7.先接受一部分。假设你想要10000个信封，但是由于供应商当时没有10000个，所以无法给你供货。与他们联系，弄清楚他们现在库存是多少，2000吗？好，那就先要2000个，这样你们就可以先用这些做你们的事情，同时也给了供应商时间去赶制剩下的部分。
8.奖励。人们都喜欢被奖励。这一点为我们的方案能恢复正常提供了可能性，不管是我们自己还是其他人都会在奖励的刺激下以百倍的精神重新投入到项目中。在“胡萝卜”的激励和刺激下，什么事都有可能完成。
9.惩罚。同理，惩罚是另外一个有效因素，有时为了避免坏结果的驱动力比追求好结果的驱动力还要强。
10.竭尽全力。如果这个方案完成与否对你来说有生死攸关的重要性，你该怎么办呢？认真思考衡量以上建议，结合自己的情况选择适合的办法。
如果你原来的项目安排是合理正确的，你就有很多方法让项目实施回到正轨！
如果能对方案的实施进程做到合适的追踪和控制，那么就算遇到再大的困难也都能克服。假设你是美国太空总署负责一项航天飞船项目的科学家，你要负责飞船的着陆事宜安排。你可以随意调遣太空署所有的人和资源；你派谁去干什么他必须服从安排，无须你亲力亲为，你要做的只有一件事，那就是在飞船着陆前做好规划，这个规划要考虑到安全着陆的方方面面，并将其贯彻执行。
看起来很简单是吗？可实际上你要考虑的事情可多了。天气变化、千里之外的飞船轨道、宇航员的选择与训练、飞行过程中要做的实验、着陆地点的选择、人员和设备的配备问题、发射火箭的选择，除此之外你还要组织好记者和参观人员，这么多的事情难道还不够你忙的吗？
不过这些还只是保证飞船安全着陆所需的庞杂前期准备工作当中非常表面、非常简单的工作，还有其他细节的事情，要使所有准备工作按部就班，所有人员协调一致地工作，只有所有这一切都正常运作才能保证这个太空飞行计划成功。考虑到这些，估计还没等到开始你就要急着辞职了。所以我们应该向太空项目的负责人致敬，因为组织协调整个项目计划让其成功实现实在不是一件容易的事。
测评：工作流程表
根据自己的情况选择对应的数字：
同意
不确定
不同意
1.我清楚我负责的项目进展到什么程度了。
3
2
1
2.我能很轻松地与别人讨论工作和时间安排等问题。
3
2
1
3.如果项目进程落后于时间安排，我知道问题出在哪里。
3
2
1
4.如果时间安排上有问题我一般能提前察觉到。
3
2
1
5.我会根据工作流程表来制订计划。
3
2
1
6.在做计划时我会考虑从前的经验。
3
2
1
7.我会在各个计划安排之间留出一段缓冲时间以备不时之需。
3
2
1
计算分数
19分以上：你的方案计划总能完成！
13～18分：大多数情况下你能按时完成任务，但其中多少有些运气的因素。
13分以下：基本上不能完成计划，在你身上投资是没有任何希望的！
工作流程表的作用
用流程表来追踪控制方案实施情况益处多多：
标明各子项目之间的关系。一张图示要比上千字的描述更加清楚明了。图表可以非常直观地为我们指明为什么某一步骤重要，它与总方案的其他方面有什么联系。没有这样一个流程表我们很难做时间安排并解释如此安排的必要性。
用来与他人沟通。时间安排和人员组织的重要意义在流程表中都有体现。一旦看过流程表，人们就知道自己所负责的工作在整个表中所处的地位，进而明白自己为什么需要在规定时间内完成自己的任务了。
如果你的同事或上司突然要求你把这个方案提前一周完成，不要和他争论，但也不要接受，这个流程图就是最好的武器，它能帮你说清楚所有该说的。如果非得按照新的时间期限完成，那么有其他什么特许吗？哪个项目可以推迟完成？“我也想提前7天完成，但您能告诉我该怎么样安排时间吗？”这是一个很好的沟通协商机会。
其他好处还包括：
帮你监控步骤复杂的大方案的实施情况。如果每个步骤在流程图中都有标出，那么我们就不会在不经意间忽视某个细节了。也许只有一个人知道所有该做的事情以及如何去做，这个人手里的总流程图是不会放过任何一个细节的。
化整为零，方便组织安排。你不可能把一整个任务都交给一个人去做，但是有这个流程图把方案细化到某个具体的步骤，你就很容易据此作出安排了。此外，流程图还能显现出某个任务的价值与地位，这样你在委派任务时就更容易，只需让他们认识到自己所从事的工作在总方案中的重要性就可以了。
帮你在出现问题时能很快找到症结所在。不要再出现这样的情况，一旦有紧急状况发生你便慌了手脚，所有的人力物力都转向处理新情况，扔下原来的方案不管。其实只要你有规划良好的流程表，大麻烦就不会来找你了，即使来了，你也能应付自如。
帮你明晰时间期限改变的后果。如果一项工作比原计划推迟两天完成会是什么样的结果？查阅流程图，这会带来麻烦吗？是发生在关键时刻吗？有没有其他解决办法？这些你现在都无须去猜测，流程图能很清楚地告诉你。
有流程图在手就不会发生最后日期快到了却发现要完成的还远远没有完成的情况。实际上，在完成某个方案之后应该回顾一下总流程，分析在此过程中哪里出现过问题，为什么会如此，有了这些经验，此后再做项目你会做的更加完美的。
小提示：最初几次做的流程图可能会有很多缺点，因为你之前从来没有经验，时间的安排也是在猜测的基础上得出的，难免会有差错。这就是为什么项目完成之后要认真研究你的流程安排并总结经验的原因。
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