做事箴言
每一个人一生都要做很多事,目的都是为了成功。但是有的人成功了,有的人连停留在原地,甚至处境悲惨。出现选种截然不同的结果,原因只有一个,那就是对效率意识的重视程度不同。效率意识很重要。只有树立起很强的效率意识,才能潜移于自己的工作,日积月累,终有所成。
有这样一个故事:
数百年前,有一个国王,看上了平民阿笨的未婚妻,欲想霸占,又怕有失风度,于是便把阿笨“请”来,要他完成一项在国王看来不可能完成的任务。
在一个同时只能烙两张饼的锅中,3分钟内烙好3张饼,每张必须烙两面,每面烙1分钟。
如果按照国王所要求的做,按常规最少需要4分钟,可是阿笨改进了工作方法。他先烙两张饼,1分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换烙第3张,又过1分钟,把烙好的一张取出,另一张翻烙,并把第一次取出的那张放回锅里翻烙,结果3分钟后3张饼全烙好了。
这个故事说明:做事情只要合理、有效地安排时间,讲究效率,就能取得意想不到的结果。
效率与时间是紧密结合在一起的。在同一时间里,有的人能做很多事,有的人则做不了几件事。前者效率高,节约了时间;后者效率低,便浪费了时间。
一个有效率意识的人会不断改进工作方法,使完成同一件工作的时间尽量缩短。“阿笨烙饼”的故事,不仅体现了效率意识的一种含义,更说明了效率意识的重要性。
有效率意识的人往往会在同样的时间内力争得到最大的收获。参加商业活动,不同人的收获往往不同。有人只是按程序参加活动本身,活动结束后就算完成了任务。而效率意识较强的人则会在活动期间充分结交朋友、洞察商机,有意识地变相推销自己,在活动结束后,及时整理会议期间的有关资料,并进一步分析、推理,甚至有时还能得出至关重要的情报性结论。
有效率意识的人善于立体操作。即在做一项工作的同时可以交叉或并行另外的工作。参加各种会议是现代职业人士常有的职业行为,但有时一场会议的内容对自己并不是完全有用,许多人会在会议期间感觉无聊,或会后感到收获不大,况且有些会议不能按时开始,按时到达的人便会有一段时间白白地空耗。善于立体操作的人便会带上一本书或需要处理的文件资料,在会议内容对自己意义不大的时候,去做对自己更有价值的事情。
珍惜时间,珍惜生命
做事箴言
珍惜生命,珍视“今天”,不放弃每一天的努力,是成功者们共同信仰的信条。因为,成功者都知道“今天”意味着什么。
俄国作家赫尔岑认为:时间没有“过去”和“将来”,只有“现在”才是现实存在的,才是实实在在的,才是最有价值和最需要人们利用和珍惜的。
每一个人都应该养成这样一种习惯,珍惜和利用好生命中的分分秒秒,抓紧一点一滴的时光。你可以把一些空闲时间用于改进你的本职工作,使之更上一层楼;你也可以将其用于开拓新的工作领域,让自己接触更为广阔的天地。无论是哪一种,你的心灵都须牢记“时不我待”——时光像流水匆匆逝去,与其独立江头空叹“逝者如斯夫”,不如从此发奋努力,珍惜分分秒秒。
“据我观察,阻碍一个人成功的最大因素就是无所事事,优游度日,”伯克有过这样发人深省的评论,“相较于任何工作和职业来说,个人的懒惰闲散足以耗费他绝大部分的时间,并使得他无法成为时间的主人,最终他也就一事无成。”
“没有任何一个时刻像现在这样重要,”爱尔兰女作家玛丽·埃奇沃斯说,“不仅如此,没有现在这一刻,任何时间都不会存在。没有任何一种力量或能量不是在现在这一刻发挥着作用。如果一个人没有趁着热情高昂的时候采取果断的行动,以后他就再也没有实现这些愿望的可能了。所有的希望都会消磨,都会淹没在日常生活的琐碎忙碌中,或者会在懒散消沉中流逝。”
成功人士都极珍惜时间,对于浪费时间的人,他们无不设法回避,希望自己宝贵的光阴不要因为他们而多浪费一刻。
浪费时间是很多人的共同毛病。在他们眼里,时间算不了什么。相反,节约时间则是任何人提高成功效率的一种本领。
下面这个“一生磨一镜”的故事,足以让你领略时间的珍贵。
在荷兰,有一个刚初中毕业的青年农民,他在一个小镇上找到了一份替镇政府看门的工作。他在这个门卫的岗位上一直工作了60多年。他一生没有离开过这个小镇,也没有换过工作。也许是工作太轻闲,当时他又太年轻,他想打发时间,但他骨子里又不愿意空耗时间。于是,他选择了又费时又费工的打磨镜片作为自己的业余爱好。就这样,他磨呀磨,似乎成了习惯,一磨就是60年。他是那样专注细致和锲而不舍。他的技术已经超过了专业技师,他磨出的复合镜片的放大倍数,比专业技师的都要高。
凭借他研磨的镜片,他终于发现了当时科技尚未知晓的另一个广阔的世界——微生物世界。从此,他声名大振,只有初中文化的他,被授予了在他看来是高不可攀的巴黎科学院院士的头衔。就连英国女王都到小镇拜会过他。
创造这个奇迹的小人物,就是科学史上鼎鼎大名的活了90岁的荷兰科学家万·列文虎克。他老老实实地把手头上的每一个玻璃片磨好,用尽毕生的心血,致力于每一个平淡无奇的细节的完善,终于他在他的细节里看到了他的上帝,科学也在他的细节里看到了自己更广阔的前景。
用60年时间来换取一个伟大的发现,人们都会说:“值!”但真要你花上60年,甚至6年时间来专注某件事情,你能做到吗?
珍惜每天的每一分钟
做事箴言
我们的生命是用时间来计算的。浪费时间就是在浪费生命。在工作当中浪费时间,实际上也是在浪费生命。美国科学家本杰明·富兰克林认为,时间就是资本。利用好时间,就可获得不断增值的时间效应,而浪费时间,也是在浪费不断增值、数量可观的时间资本。
作为一个职业人士,应该好好利用每一分钟的价值。凡是在工作中表现出色、得到老板赏识的人,都懂得抓住工作时间的分分秒秒,只有这样,他们才能在同样多的时间内,做比别人多的事情,创造比别人多的价值,从而丰富工作经验、提升工作技能。
美国麻省理工学院对3000名经理做了调查研究,结果发现凡是成绩优异的经理都能非常合理地利用时间,让时间消耗降到最低限度。其中的一个部门经理在介绍自己的成功经验时说:“时间是挤出来的。你不去挤它就不会出来。时间赋予每个人都是24小时,你不善于挤,就会跟许多平庸的职业人士一样,忙忙碌碌却又只是庸庸碌碌地度过一生。”
凯茜在洛杉矶的一家律师事务所工作,她平均每年负责处理的案件达130宗。她的大部分时间都是在飞机上度过的,那么她怎么能有那么多时间来处理如此多的事情呢?她有一个非常好的习惯,那就是在飞机上给客户们写邮件,与客户们保持良好的关系。一次,一位同机的旅客跟她攀谈起来:“在机上的近2个小时里,我看到你一直在写邮件,你一定是深受老板器重。”凯茜笑着说:“我已经是副所长了,我只是不想让时间白白浪费而已。”
优秀的人就是这样珍惜每一分钟,有效利用每一分钟,他们使每一分钟都具有价值。要想在职场中做出业绩、取得成功,就要学会珍惜时问,合理规划和利用每一分钟,这样的人是高效率的,也是当今老板们所器重的,他们迟早会迎来成功的辉煌。
善用时间
做事箴言
时间是宝贵的,也是失而不复的。因此,身为员工,在工作中合理安排自己的时间,是非常有必要的。选样做不仅仅是为了增加所从事工作的数量或提高工作效率,还会使你有可能充分利用职业生涯来实现个人的和组织的目标。
现代人的选择空前增多了。选择多了本身是一件好事,但如果不善于合理地安排时间,就会陷入无休无止的选择当中,陷入千头万绪的繁忙中,你的工作和目标就有可能失控,你前进的道路就不可能通畅。如果时间失控,那么,你的付出将没有理想的回报。
有许多工作需要我们花费几小时、几天甚至是几个月的时间,高度集中精力才能完成。因此,需要合理安排时间。合理地利用时间,就不会轻易受别人或别的事干扰,有利于提高工作效率和工作质量。
比如你的上司要你拟订一份工作计划,要求必须尽快地拟出来。如果一边做计划,一边参加会议或找人谈话,那么两天的工作量可能要四五天才能完成。我们知道,时间超过临界值便意味着信息失效,工作受损。如果避开一切与拟订计划无关的活动,集中精力,那么。三天的工作量两天就可完成,达到时间上的顺差。在这种情况下,连续使用的整块时间,比分散使用零散的时间,效率就高得多。然而,有些事情并不是连续性的工作,不需要用整块时间去做,那就可以在分散的时间里穿插进行。
不管是在大块的时间里工作,还是利用零散的时间做事,都必须努力养成良好的习惯,比如戒掉办事拖拉的作风,给自己立下今日事今日毕的规矩;克服懒惰(这常常是一种积习,不加注意会遗患无穷)等等。另外,尽量减少不可控时间,增加可控时间也是我们应该注意的问题。
由于下级常常要按上级和组织的指令行事,所以,在“从业时间”里,我们的主动性并不是很大,那么,在自己的时间较少的情况下,就应学会“挤”时间,“挤”得好就拥有时间,就能比别人多出成果。
鲁迅先生说:“时间,就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。”“挤”时间就要珍惜零星时间。达尔文说:“我从来不认为半小时是微不足道的。”“完成工作的方法是珍惜每一分钟……”把零星时间连结起来就会积累出一大段有用的时间。科学家雷巴柯夫说:“用‘分’来计划时间的人,比用‘时’来计算时间的人,时间多59倍。”
合理安排好时间
做事箴言
所有的成功人士都是安排时间的高手,成功与失败的界限就在于如何分配时间。
百万富翁和穷光蛋至少有一样是完全相同的,他们一天都是24小时,都是1440分钟。因此,如果你想在事业上获得成功,那么必须学会安排好自己的时间,使时间得到最有效的利用。
1.安排工作的优先顺序和制定计划
决定好做事情的优先顺序,并制定出完善的计划,这是为自己找到更多时间去完成最为紧要的工作的最为有效的方式。也就是说,如果你把为自己寻找更多的时间视为第一需要,而你又计划优先去做最紧要的事,那你就能找到更多的时间。这是非常简单的道理。
然而,就是最明智最理性的人对计划有时也会出现排斥心理。“好的”,他们说,“这样的话非常好,可是我恰好没有时间去做什么计划和优先顺序。”他们或者说:“即使是天衣无缝的计划也可能出错。做什么计划,反正任何时候任何事情都可能发生。”(有时的确是这样)这些人很固执地向别人举出种种例子,来证明对事情预先做出计划和安排优先顺序是徒劳无益的。他们会举出政府部门里那些精神负担过重的官员、一些像钟表一样刻板拘谨的人,以及少数神经兮兮吹毛求疵的人作为制定计划的失败者的证明。然而结果却是他们自己不会掌握自己的时间。每一天都手忙脚乱地疲于应付各种突如其来的事情,一任这些突然发生的事情把大量的时间侵蚀掉,结果一天又一天就在忙碌中消失了。这样打发日子的人常常会莫名其妙地产生挫折、厌烦、困倦的不良情绪。
安排好事情的优先顺序和制定时间计划,学会一些简单的工作技巧,养成良好的工作习惯,就能帮助你轻松地把握每天剩下来属于自己的时间。
2.按事情的轻重缓急去做
工作中,应以什么标准来决定事情的优先顺序呢?许多员工都是以工作的紧急程度来安排事情的轻重缓急。然而,事情除了紧急性,还有重要性。我们往往都会专注于事情的紧急性,而忽略了一些重要的事情。这时,就需要把握好事情的轻重缓急。
3.决定好要做的事
掌握了划分事情重要程度的标准之后,我们就可以把手头的工作安排出一个先后次序,并做出这些事情的时间分配计划。
制定我们做事情的计划的方法有很多。美国着名企业管理家艾伦·莱金提出的ABc做法对我们是一种有较高借鉴和参考价值的方法。
利用A、B、C、突出重点的方法,就是在极有价值的那些工作项目旁边,标上大写的A,在具有中等价值的工作项目旁边标上大写的B,在价值较低的工作项目旁边标上大写的c。当我们果真这样做时,尽管会感到好像是在猜测,但是把这些项目进行比较以后,就可以对表上每一项重点的选择都有更清楚的认识,从而减少盲目性。
标明A的项目是最有价值的,因此要尽量优先去做,把标明B、C的项目留到以后去做,如果必要,还可根据时间把A项分出“A一1”、“A一2”、“A一3”、“A一4”等等。
分清A、B、C在次序上的优先性并不是把它们互相割裂开来,它们之间是有着密切的关系的。
计划上的A、B、C的优先性当然也是可以改变的。今天看来重要的事情,到明天就可能变得不那么重要,反之,今天不那么重要的事情,明天又可能变得重要。所以,我们尽管通过计划标明了A、B、C项,但还必须根据不断变化的情况不断加以调整。安排好重点,以便把时间真正用在处理最重要的问题上。
4.掌握技巧而非一味埋头苦干
努力工作并不意味着身体力行、事必躬亲。掌握工作中的技巧,包括方案的设计、任务的合理分配、新方法的制定、好建议的采纳、用第一流的标准取代理想主义去规范管理等等。制定出工作顺序、掌握工作技巧和合理地使用时间,其效果远远大于只知一味埋头苦干。
杜绝做忙碌的“表面文章”。只要始终牢记自己的目标,遵循优先顺序,你就能深入到重要而有意义的事情上去,而无暇顾及没有名堂的表面文章。
别让“信息爆炸”扰乱阵脚。当大量的“信息”排山倒海般蜂拥而来时,犯不着为自己没有时间了解所有这些信息而焦虑不安。该读什么就读什么,该看什么就看什么,该干什么就干什么,一切按照自己的生活程式和既定的办事优先顺序进行。
5.懂得说“不”
当公司中的一些人想占用你的时间和精力,希望你能答应他们时,能保护你优先顺序不被打扰的最有效的工具之一,就是具备对他们说“不”的能力。在你有过本来想说“不”却违心地说了“是”的痛苦经历以后,学会说“不”可能是一个比较大的难题。
但是如果要想有效地把握自己的优先顺序,为自己找到更多的时间,这就是一个非学不可的技巧。在工作中,常常会有人跑来要求你去做占用你的时间、却只能对他们自己有利的事情,对于这种情况,你当然要说“不”!
利用时间技巧
做事箴言
要充分利用时间,就要制定时间计划。只要你有时间计划,就可以按照计划顺利进行,做事到位。
在工作中,如果你准备制定计划,把自己的时间合理地安排好,请记住下列这些成功的要诀:
1.时间计划要详尽而且实际
制定计划时不要超过你的实际能力范围,而且内容一定要详尽。比方说,如果你想学习西班牙语,那么你不妨制定一个学习计划,安排星期一、星期三和星期五下午5:30开始听20分钟的西班牙语录音磁带,星期二和星期四学习语法。这样一来,你每个星期都能更实在地接近、实现你的目标。
2.设定起始日期
强制自己按时完成工作任务是让时间增值的有效方法。有些意志不坚定的人,也许会不自觉地宽容自己,少做一天也无所谓,推迟一天也不要紧。要知道,任何事都有期限,有时候往往是由于设定期限的观念不强,而坏了大事。
一位铸铁厂负责人苏先生,于2004年2月上旬接了一项业务,该项业务是整个流水线中最简单的一个环节。然而,由于苏先生事先未向两位直接负责的技术人员强调截止期限,所以当这两人之间发生争执而导致一人私自离厂,造成工厂停工一周时,苏先生暴跳如雷,强制工人们加了两天两夜的班,才得以按时交货,挽救了上千万的误工赔偿。可见,没有规定截止期限,在工作中是很容易误事的。
3.负责任地制定计划
不要为自己的问题去埋怨别人,而应该设法解决这些问题,并且防止它们再度发生。有效地管理好自己的时间,并把它们用在最有意义的事情上。如果你从来没有过属于自己的时间,那么停下来,不要再去埋怨或责怪外部因素,问题可能出在你自己的身上。
4.平衡分配时间
在你每个星期的时间规划中,不要忘记了平衡分配时间的重要性。时间规划的内容应该包括工作、娱乐、家人相聚、朋友相会以及精神领域的追求。在规划每周的时间时,一定要给自己留出一点时间,并且像做其他事情那样把要点记在你的记事本上。
比如说你在记事本上注明了星期三的晚上9:00-11:00阅读书籍,那么除非在那个时间里发生了特别紧急的事情,否则不要因为是留给自己的时间而掉以轻心,随便改变计划。这样做不但能保证你得到属于自己的时间,还能让你每个星期都有一个愉快的期盼。这两个小时是你送给自己的礼物,要由此开始,慢慢地增加留给自己的时间。
随着时间的推移,你会渐渐地对在挂历或记事本上计划时间的做法习以为常,养成合理使用时间的好习惯。反过来,这个良好的习惯又有助于你更好地计划时间和决定优先顺序。
每隔几周安排一天作为“预备时间”,在这一天里不要安排任何活动,也用不着规划它。这一天只用于去完成前面未完成的工作。
5.事事领先
无论你从事什么一r作,都要增强自己的优势,这是事业长青的保障。
现代社会信息发达、人才济济。在某个行业或某项事业上,想出类拔萃、独领风骚越来越难。为了保持持久的优势,我们必须引进一些新的观念,比如“事事领先”。过去那种百折不挠的奋斗方式、远大理想和大器晚成的观念,在今天都显得不合时宜,它似乎在告诉我们,要么就不会成功,要么就在明天或今天。如果今天没有你,在遥远的将来也不会有你。
所以我们向大家介绍“事事领先”的新观念,并推荐“事事领先”的做法。这样才能保证你不仅具有大志,而且有希望实现自己的理想。你的才能可以从眼前最小的事情上得到锻炼和体现,每一个细小的成功,就是一张走向成功的通行证。如果一个人不会做具体的事情,没有操办具体事务的能力,那么他所具有的理想和智慧恐怕都是虚幻的,永远不会成为现实。
6.讲求效率与效果
效率和效果永远是衡量做事程度的标准。要想讲求效率与效果,可从以下4点来做:
(1)采取快捷的工作方式
完成一项工作有多种方式。如果一生都能采取快捷的方式去工作,将不知节省多少时间。比如通知各个部门召开一个会议,你是一个个打电话通知,还是写信或发传真,显然写信的方式最慢,传真和打电话同样快。如果打电话,受话人不在办公室,你还需要再联系,半天后才能找到受话人,还是没达到快捷的目的。而如果发传真,无论受话人在不在办公室,他回到写字台时都会看到,可以节省再次打电话找受话人所浪费的时间。对于完成同样的工作而言,高效工作者总是善于动脑子,能比别人更加快捷迅速地完成任务。
(2)只做自己该做的事
一个人的精力是有限的,所以做事首先要考虑自己的身份·该你做的事要努力去做,不该你做的事就不要多管,除非有特别的原因。
(3)激励自我
为了达到工作目标,你可以事先给自己制定一个奖惩措施。例如,每完成一项工作任务,为自己记上一笔,等到完成若干项时,允许自己去游玩一番,或者奖励自己和同事、朋友到大饭店吃一顿。如果工作完成不了,你必须受到惩罚。
(4)全力以赴冲刺
做事情全力以赴,任何困难都可以迎刃而解。所以,善用时问者在任何时候都在向时间的终点全力冲刺。你若决定几点钟之前做什么,就要在这个时问到来之前毫不松懈地干到最后。以工作时间为例:如果5点钟下班,那么在表的指针完全指向5点以前对工作要全力以赴,5点以后再做回家的准备,才是正确的态度。
力求最大化地简化工作
做事箴言
每个人做事的方式是不同的,同一件事,有的人三下五除二,几下子就完成了:有的人却半天没动静,他们似乎很忙碌,又是查资料,又是搞测量。之所以出现如此大的差别,关键在于,有的人把工作最大化地简化了,而有的人却按部就班。所以,要想取得成功,就要最大化地简化工作。
所谓简化,是建立在科学基础上的一种简化,它是指一切以效率和效果为出发点,摒弃虚伪、浮华和繁杂的形式。
比如,作为企业领导,如果每次出差回到办公室,桌上的文件就堆得像小山;年终总结时,下属交上来的材料都是厚厚一叠,领导看资料、看文件占用了大量时间,根本无暇顾及企业经营发展的重大问题和重大决策,这时就需要进行简化。例如,将成堆的材料简化成一张纸,上面直截了当地写明“题目、问题、方案、风险、结论和审批”等等,这样无疑将大大提高办事效率。但是,在实际的操作过程中,又不能把科学的简化搞成主观臆断的简单化,如果管理者仅仅根据自己的主观意志随意将工作简单化,而不是科学意义上的简化,事业就可能会偏离正确的大方向。
在当今这个日新月异的新经济时代,用简化工作的方法提高效率,对于加速自我成功的步伐,具有十分重要的意义。
假如你能将一切事务简化,生活必然会轻松很多。不幸的是,当需要在简单和复杂的做事方法之间进行选择时,我们中的大部分人往往会选择那个复杂的方法。
有这样一个故事:
橄榄树嘲笑无花果树说:“你的叶子到冬天时就落光了,光秃秃的树枝真难看,哪像我终年翠绿,美丽无比。”不久,一场大雪降临了,橄榄树身上都是翠绿的叶子,雪堆积在上面,由于重量太大树枝被压断了,橄榄树的美丽也遭到了破坏。而无花果树由于叶子已经落尽了,全身简单,雪穿过树枝落在地上,结果安然无恙。
其实,我们没有必要把自己的生活变得更复杂。爱因斯坦说:“每件事情都应该尽可能地简单,直到它不能再简单。”尽管如此,仍有很多人在追求那些不能给他们带来任何回报的事情上浪费了大量的金钱、时间和精力。这些人无法实现他们所希望的成功,原因是他们给自己制造了太多的干扰。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·c.伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”,即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问3个“能不能”:
(1)能不能取消它?
(2)能不能把它与别人的事情合并起来做?
(3)能不能用更简便的方法去做?
遵循80:20法则做事
做事箴言
在工作中,可用来提高效率的法则有很多,其中有一种是80:20法则。所谓8O:20法则,就是用20%的举措取得80%的效益。
在工作中,有很大一部分人只是忙于做一些与过上富有效率和成就感的快乐生活毫无关系的事情。他们宣称自己没有时间。却在上班时无所顾忌地打私人电话,与同事闲聊寒暄,然后在一天快结束的时候,抱怨自己还要加班。
如果你也是这样的话,那可要当心了。因为那些不值得做的事情是不会给你的生活带来什么意义的。只有集中精力完成那些值得做的事情,才会为你的生活增添光彩。
花6个小时擦桌子、花5分钟打电话,要比花1小时打电话、花5分钟擦桌子的效率的1/10还要低。在效率比较低的情况下,你的工作时间是6小时零5分钟,而在效率很高的情况下,你的工作时间仅仅是1小时零5分钟。
对时间问题处理的好坏程度,将决定你能把自己的工作和个人生活之间的冲突降低到什么程度。处理好时间问题最重要的一点是,培养能让你集中精力处理那些真正赚钱的项目和能使你得到满足的事务的能力。
因此,你要在可以利用的时间里尽最大努力去工作,在最重要的事情上竭尽全力,而不要在无谓的事情上浪费精力。“学会在几件真正重要的事情上力争上游,而不是在每件事情上都争取有上乘表现的人,可以使他们自己的生活发生根本的变化。”
职场成功的一个有效原则是80:20绩效定律——轰轰烈烈地超越事前设定的目标,制造出始料未及的积极影响。一些经理人成功地应用这个定律,结果脱颖而出,而不用的人则无所作为。
大多数人都知道80:20定律。这是意大利经济学家帕累托提出的,意思是80%的效益往往是由20%的举措贡献的。
和80:20定律不同,在职场上,通常是你最后取得的20%的成果(超出事先制定的目标),让你真正胜人一筹。
职场上的任务和目标并非都是惊天动地的大事。很多人花80%的精力去做限定内的任务,但是,只有实现超出领导要求的目标,取得令人惊喜的成果,你和你的公司才能得到最大的回报,才能真正让你出人头地。
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