第一（节）商品采购管理基础

    一、采购组织

    零售企业的商品采购机构按是否有专人负责分为两种：一种是正式的采购组织，专门负责商品采购工作，人员专职化。设立正式的采购部门，采购工作专业化，可以统一规划商品采购工作，人员职责、权限明确，便于提高工作效率，加强与供货单位的业务联系。

    另一种是非正式的采购组织，企业不设专职采购部门，由销售部、组负责商品采购工作。非正式采购组织一般不设专门采购人员，而由销售人员兼职从事商品采购。非正式采购组织由销售人员参与采购，便于根据市场商品销售确定采购活动，使购销紧密连接，但不利于对采购工作的统一控制管理。

    二、采购的基本形式

    1集中采购与分散采购

    （1）集中采购

    集中采购可以集中资金、严格控制、形象一致，能接近供货商的高层管理人员，可争取大批量购买的高折扣。其缺点是缺乏弹性、时间拖延、地方分店存在的差异性及过度的一致性。“沃尔玛”是集中采购的典型，它依靠高效的POS系统、EDI系统将各分店的销售情况反馈到总部，并由总部产生购买的指令，巨大的采购量是它对供应商谈判的筹码，加上适合的结款制度，能获得很低的采购价，用来支持它EDLP（Every Day Low Price）的营销理念。

    （2）分散采购

    分散采购可以使各个零售店适应地方市场环境，订购过程迅速，且由于分部拥有自治权，还可以提高对商品的灵敏性。其缺点是与总部的计划不连贯、各零售店形象不统一、管理控制有限、各连锁店可能各行其是、对采购人员的支持少，以及单店销售数量有限，在采购时没有数量折扣。家乐福是分散采购的典型，它的经营理念是各个分店各自为阵，店长具有至高无上的权力，除了采购权外，装修、投资、中层干部的任免，以至员工的加班都可以决定，是典型的店长负责制。它的优点是各分店能根据当地市场商品供应、购买力状况，可灵活决定商品的采购和营运，但各分店之间的装修、营运、商品、价格、员工管理等差异很大。

    2分权式采购

    （1）单店经营，单店采购

    最单纯的采购方式是业主只经营一个店，此时采购权往往就掌握在业主或店长手中，但由于只有一个店，在数量采购上较为不利。

    （2）连锁式经营

    连锁式经营型态虽属连锁店方式，但采购业务仍授权给各分店自行负责。

    此种经营方式的优点有以下几点：

    这种组织常见于连锁刚形成时，将采购权委由各店自行负责，可精简人力。

    采购具有相当弹性，有很大的市场攻击力。

    价格由单店自定，机动性佳，有较大的经营主导权。

    缺点则为：

    较难发挥大量采购、以量制价的功能。

    利益很难控制。

    易生弊端。

    无法塑造连锁店统一的企业形象。

    3中央采购

    中央采购为连锁型零售企业较常采用的方式之一。中央采购常用的组织形式为本部采购，这种采购组织，是把采购权集中在本部，并设立专责采购部门来负责，采购权不下授，品项的导入、淘汰、价格订立、促销活动的规划等，完全由本部控制，卖场只负责陈列、库存管理及销售的工作，对商品采购无决定权，但有建议权。采购制度组织的优点有下列几点。

    可以提高零售企业在与供应商采购合同谈判中的争价能力：连锁零售企业由于实行中央采购制度，进货量大，可以获得一定的价格折让，同时还可以获得有条件退佣及无条件退佣。

    可以降低采购费用：零售企业由于实行中央采购制度，只在企业总部建立一套采购班子，而不必像分散采购需各店建立自己的采购队伍，从而降低了采购费用。

    配送体系的建立降低了连锁店仓储、收货费用：只有集中采购，才可以建立与之相适应的统一配送。

    连锁型零售企业通过中央采购可以使通道利润最大化：所谓通道利润是指供应商为将商品纳入企业庞大的销售网络中而付给零售企业的进店费、年（节）赞助费、促销费等。

    可以规范采购行为：当前困扰零售企业的一个很大问题是商业贿赂，所谓商业贿赂是指供应商给零售商的采购员提供金钱或有价值的物品以影响其采购决策。

    需要特别注意的是：

    零售企业在实行中央采购时，一定要做到采购人员与卖场销售人员进行良好的沟通，要建立完善的沟通体系，同时要营造非正式沟通的氛围。

    由于中国地域广阔，各地区消费者偏好、消费行为多有不同，采购人员在做好共同商品采购的同时，一定要做好地产商品的采购。这就需要采购人员对店铺所在区域有足够的了解。

    4内部采购与外部采购

    （1）内部采购

    内部采购组织的人员由零售商自己的员工构成，商品采购决策由零售企业的全职雇员做出。

    （2）外部采购

    采用外部机构执行完成采购职能的，一般而言，大多是中、小型零售商，中、小型零售商采用外部采购，可以更经济和更有效率。所以，对中、小型零售商而言，采用外部采购组织来完成商店的采购职能，外包不失为一种可行的好方法。在外部采购组织中，通常由零售商支付一笔费用雇用外部的公司或人员。

    5驻外采购与联合采购

    （1）驻外采购

    驻外采购办公室可以是内部的也可以是外部的采购组织。这种办公室通常位于重要的商业中心，并提供有价值的数据和有效的联络，在很多时候完成具体的采购任务。

    （2）联合采购

    联合采购由一组独立的零售商汇聚在一起向供应商大批量购买，可以获得数量折扣。站在大型生产商和供应商的角度，小型零售商零星、小量的购买量，对他们而言是不屑一顾的。大多数生产商都不对小零售商开放平台，因而中、小零售商既不能获得采购资格，更无法获得折扣，而联合若干家中、小零售商共同采购是一种既能获得货源又可获得折扣的好形式。

    三、高效采购的作用

    1增加利润

    激烈的零售业竞争，靠提高售价来提高利润几乎是不可能的，但是在采购过程中，能采购到具有价格优势的商品，即使是同样的零售价，也可使零售商获得更多的经营利润。

    2提升竞争力

    （1）提高竞争能力

    同样的商品，由于采购成本的降低，与竞争对手可以获取同样的经营毛利，但售价若降低10%，在毛利相同的前提下，就直接产生了竞争能力。

    （2）现金快速回笼

    零售商的持续发展能力的标志是现金持有数量。在现在的经营状态下，零售商的持有现金数并不短缺，那是因为零售商可以长时间、大量地占用供应商资金的特殊状况存在。一般来说，衡量企业的发展能力，持有的现金数是一个非常重要的指标，回笼现金的途径，在于尽快地销售出所经营的商品，在不降低零售商利润的前提下，唯一可操作的也仅是降低采购成本。

    （3）提高市场占有率

    竞争最有力的武器是价格，要将竞争对手逐出市场后占领该市场，运用价格手段最直接和有效。运用这一武器的前提是采购成本的降低，以亏本降价来做竞争武器，有可能自己率先出局或是触犯法律。

    第二（节）采购计划与供应商管理操作规范

    一、前期市场调查

    1商品调查

    采购市场调查针对商品进行的调查主要包括以下几个方面的内容。

    （1）商品类别调查

    即所要采购的目标商品都有哪些品牌，有哪些相应的可供替代的商品。

    （2）商品质量调查

    根据本商场制定的商品采购质量标准，采购员对采购商品进行定位，然后调查市场上相应商品在规格、包装、保质期等质量方面的因素是否符合质量标准，以便在采购中选择合适的品牌。

    （3）商品数量调查

    针对商品数量的调查要分为两个方面：一方面是调查商品的市场供应量，这个供应量既包括商场向消费者的供应量，又包括供应商能够向商场提供的商品数量；另一方面要调查商品的需求量，这项调查主要是面向消费者的调查，主要是为了了解市场上还可以消化多少该种商品，以便确定商品的采购量。除了调查商品供应量与需求量以外，还要了解商场库容量、折扣问题等。

    （4）商品价格调查

    制定计划前进行商品价格的调查是非常必要的。只有将商品的销售价格、供应商供应价格等调查清楚，才能够确定一个合理的采购价格，制定合理的采购预算，为顺利完成商品采购做好准备。同时，对价格的了解也能够让采购员在与供应商的谈判中掌握主动权。

    2供应商调查

    （1）供应商生产能力

    选择供应商时要准确了解供应商的生产能力，包括产量、产品质量、生产成本等信息，这是选择供应商的决定因素。

    （2）供应商存货情况

    如果供应商的存货充足，那么，商场紧急订货时就能及时得到解决，有利于商场抓住商机。

    （3）供应商服务水平

    选择供应商时，供应商提供的相关服务也是一个很重要的因素。例如，更换残次品、指导商品使用、商品维护等。类似这样的服务在采购某些操作性商品时显得尤为关键。

    （4）供应商位置调查

    供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间等都有着重大影响。如果距离过远，可能影响订购商品的到货时间，从而导致商品不能正常销售。一般，当地采购有助于发展地区经济，形成社区信誉以及良好的售后服务。

    （5）供应商的合作能力

    如果供应商有很好的合作意愿，就能够根据商场的需要，接受商品设计的改变，适时为商场设计新产品，这样的供应商应重点考虑。

    3采购时机调查

    （1）商品销售规律调查

    商品大多有特定的销售规律，如时装，每个季（节）流行的款式都不同。而随着假日经济的启动，商场购物形成了春（节）、国庆（节）、五一劳动（节）等几个大的消费热点，在季（节）性商品消费的基础上，又增添了新的特点。消费品市场出现（节）假日食品提前购买、日用工业品随机购买、流行性商品流行周期缩短等趋势，采购员应加强市场调查，从中发现规律，确定有利的采购时机。

    （2）市场竞争状况调查

    某些商品如果能率先投入市场就可以取得市场先机优势，这些商品就应该提前采购。有些商品若推迟采购，很可能取得市场独有优势，这样的商品可以推迟采购。因此，在决定商品采购时机时，还必须对市场竞争状况进行全面调查。

    （3）企业库存情况调查

    零售企业都有一个安全库存量，这是为了保证企业的正常运营。所以，采购前还要了解企业的库存，采购时间既要保证有足够的商品以供销售，又不能使商品过多以致出现积压。这方面最常用的方法是最低订购点法，即预先确定一个最低订购点，当零售企业某一商品的库存量低于该点时，就要马上进货。

    二、制定采购策略

    1根据不同商品，采用不同策略

    零售企业经营的商品种类繁多，采购员在采购过程中要针对不同商品选择采用不同的采购策略。

    （1）普通类消费品

    零售企业经营的普通消费品大多是人们日常使用率较高的商品，这些商品的销售量一般较大且没有太大的波动，所以采购中，这类商品就要实行定期、定批量的采购，采购员应与供应商建立稳固的合作关系，除非有促销等活动一般不随意改变采购量。

    但是，有些普通消费品在激烈的竞争中成为名牌商品之后，其销售量可能出现持续增长的趋势，并且出现供不应求的现象。这时，采购员应积极组织采购，且要加大采购量。

    （2）时尚类消费品

    对于时尚消费品，由于其本身具有非重复性消费的特点，需求量将随着市场的逐渐饱和而相应地减少。但是，厂商往往利用品牌优势，不断推出新产品，创造名优品牌和商标系列商品，以保持名优品牌或商标的地位。采购员采购这类商品时，应当注意商品更新换代的时间，把握最佳采购时机，以免发生采购回来的商品已经被更新的情况。

    （3）短期畅销类商品

    在某些特殊的市场条件下，有些商品会出现特别畅销的现象，并且这种畅销态势可以保持一段时间，这类商品在这一时期内有诱人的销售额和较快的周转速度。在采购这类商品时采购员可以加大采购量和采购频率，不过必须认真加以分析，了解其发展趋势和潜在的需求量，切不可贪图一时的销售额而过多地订货，还应注意这类商品的到货时间，防止由于不能及时到货而错失良机。

    （4）高档消费品

    零售企业都会经营一些档次较高的商品，这类商品的销量不是很大，但是其单品的毛利率却是相当可观的。采购员要掌握这种商品的日销量或是周销量，然后根据到货周期计算出最低订货量。根据最低订货量进行采购，以免造成积压，加重商场成本负担。

    2根据商品生命周期选择策略

    商品生命周期指的是一种商品从投入市场到退出市场所经历的时间，一般根据其销售状况分为四个阶段：试销期、畅销期、饱和期、滞销期。采购员可以根据商品所处的发展阶段的不同特点，选择适宜的商品采购策略。

    （1）引入期商品

    引入期指商品刚刚投放市场的一段时期，主要目的是让顾客逐渐了解、接受该商品。处于试销期的商品销售量比较小，增长缓慢且时常会出现波动。采购员采购试销期的商品时一定要小心，采购的数量不能过多。

    （2）成长期商品

    商品经过试销、改进以后，逐渐得到顾客的认可，打开了销路，销售量会迅速增长，于是商品进入成长期。对于处于畅销期的商品，采购员应积极组织采购，扩大商品采购数量，支持商场大规模销售。

    （3）成熟期商品

    商品在市场上已被消费者广泛认识和接受，市场趋于饱和，潜力小，商品销售量趋于稳定。但在这一时期，由于众多厂商竞相生产，其他商家竞相经营，并不断有新产品投入市场，商品的竞争异常激烈。因此，在这一阶段，采购员应适当控制采购数量，不能过多地储备，以免造成库存积压。

    （4）衰退期商品

    处于衰退期的商品已经没有什么利润，甚至是毫无价值。对于这类商品，采购员要果断停止该商品的采购。

    3根据市场形势选择策略

    （1）买方市场

    买方市场是指采购市场上商品供应总量大于需求总量，零售企业能够有选择地选择供货商，而供货商必须以便利店为中心展开竞争的一种市场态势。

    在买方市场态势下，采购方掌握决定权，采购员在采购数量、价格、结算方式及供应商选择等方面享有主动权。这时，采购员应在保持必要的商品库存的前提下，本着“以需定进，勤进快销”的原则，多销多进，少销少进。

    （2）卖方市场

    卖方市场是指采购市场上商品普遍短缺，出现供不应求的现象，商品价格上升，买方争夺货源的一种市场态势。

    在卖方市场态势下，卖者处于主动地位。在这种情况下，供应商享有商品供给量、品种、规格和价格等条件的决定权，采购环（节）是竞争的焦点。采购员必须依据市场需要，多渠道采购，随时了解供货情况，随供随进，争取多进多销。采购员要积极与供应商联系，维护与供应商的良好合作关系，保证商品的供应。

    三、确定采购时机

    1定期采购

    （1）定期采购，就是每隔一段时间，采购与这段时间内销售掉的商品数量相当的商品的方法。这时的采购量不一定是经济批量。定时采购具有采购批量不固定，但采购周期固定的特点。采购周期是根据零售企业采购该种商品的平均日销售量及商场储备条件、备运时间、供货商的供货特点等因素确定的，一般由零售企业预先固定，可以是半月或更长。

    （2）定期采购可以根据固定采购时间做周密的采购计划，方便采购管理，并能获得多种商品合并采购的好处；但是这种采购方法盘点工作较复杂，不能及时发现缺货现象，需要随时掌握库存动态。

    2不定期采购

    （1）每次采购都是根据存量多少来具体确定采购时机，这种方式叫做不定期采购。不定期采购具有采购时间不固定，但采购批量固定的特点。不定期采购通常受一些因素的限制，如商品在途运输时间、商品入库验收时间以及销售前加工整理时间。这种方式下的采购批量可以依据经济采购批量的计算方法获得。

    （2）不定期采购能随时掌握商品变动情况，不易出现缺货现象，采购及时。但是由于各种商品的采购时间不一致，不能享受集中采购的价格优惠，难以制定周密的采购计划。

    3随时采购

    随时采购方式是在商品出现缺货时才去采购。其优点是：可以（节）省库存支出，但如果不能及时补充到商品，就会延误商机给企业造成一定的损失。常用于一些从本地区进货的小型零售企业。

    四、确定采购批量

    1大量采购

    大量采购，是指零售企业为了（节）省采购费用，降低采购成本而一次性大批量地采购一种商品。

    这种采购方式能降低采购成本，获得进货优惠。但是大量采购会占用大量资金和仓储设施，而且大量采购的商品数量一般很难找出规律性，主要依靠零售企业的经营需要、仓储条件和采购优惠条件等情况而定。一般适合以下几种情况。

    （1）该商品在市场中的需求量很大，可以大量进货。有些价格弹性较大的商品，价格降低一定幅度以后，可以使需求量迅速扩大。有些企业针对这一特点，采取大量进货、压低进货成本，再通过薄利多销的促销策略吸引消费者购买，从而加速商品周转。对于这些价格比较敏感而大量销售的商品，采购员可以采取大量采购的方法。

    （2）在共同采购方式下，可以大量采购。共同采购，即许多独立中小型零售企业为降低采购成本而联合起来的一种联购分销的采购方式，这在国外零售业非常普遍，而在国内这种联盟尚较少见。在这种采购方式下，尽管具体到每个企业采购量不大，但各个企业联合起来采购，聚沙成塔，可以采用大量采购方式。

    （3）对供货不稳定的商品，可以采用大量采购方法。有些商品的供应时断时续，没有规律可循。当市场上供应这种商品时，采购员便大批量采购并储存起来，供以后陆续销售。这种情况下，必须准确估计需求量以及商品供应不稳定的缺货时间，否则零售企业会承担商品积压的风险。

    2适量采购

    适量采购就是对市场销售均衡的商品，在零售企业保有适当的商品库存的条件下，确定适当的数量来采购商品。适量采购的关键是确定适当的采购数量，如果数量不当，将直接影响零售企业的销售，增加进货成本。

    五、供应商选择规范

    1选择供应商的基本原则

    （1）多家供应商

    也就是要保证每个品种都应以两三家供应商为主要供应商。对这两三家供应商，每家要购进一成或三成以上的商品量，但切忌购进量达到七成以上。超过一半后，对供应商的依赖性就加大了，不利于分散采购风险。

    （2）供应商组合原则

    组合供应商就是把采购品种和供应商交叉组合起来。即：不是A品种选择甲供应商，B品种选择乙供应商，C品种选择丙供应商，而是A、B、C各类品种都从甲、乙、丙处进货这样一种方式，避免一类商品依赖于一个供应商。

    （3）重视主要供应商

    重视能够大量提供单一品种货物的供应商，这是选择供应商的一个重要条件。因为随着零售企业扩张速度的加快，对商品数量的需求也会成倍增长。如果供应商无力提供进一步的支持，企业的发展就会受到很大限制。

    （4）逐步更换供应商

    采购员应该根据企业所处的不同发展阶段有计划地更换供应商。零售企业在发展初期，相应地选择的供应商规模也不大，随着零售企业阶段性成长，原来小型供应商会变得不太适应企业业务扩大的需要，因此就需要有计划地更换供应商。当然更换供应商还要看实际业务需要，而且要分期分阶段进行。

    （5）制定相应的选择标准

    主要管理人员。通过正式会晤、面谈，了解对方主要负责人的见识、抱负和能力，推测该供应商的经营管理水平。

    发展前景。可以通过营业数字、各项经营指标，了解供应商的发展状态以及未来的发展潜力。

    连续供应和扩大供应的能力。连续供应和扩大供应能力如何。更具体一点说，是逐年扩大指定量的商品的能力如何。这一点尤其重要。

    市场地位。通常指那些拥有名牌产品的大型生产厂商，特别是这些生产厂商在不同地区的市场地位差异，对商场更有意义。

    2合格供应商应具备的基本条件

    （1）管理水平

    了解供应商的企业是否建立了科学化、系统化的管理制度，是否有完备的工作指导规范，是否能严格执行管理规范。

    （2）品质保证

    若货源没有问题，就要以商品的品质作为鉴别供应商、选择供应商的标准。在进货时要明确了解供应商提供的商品质量如何，并对不同供应商提供的商品进行比较，比较的项目主要有商品性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，只有商品品质合格的供应商才是理想的合作伙伴。

    （3）价格优势

    上述两项条件皆没有问题时，就要进行商品价格的比较，价格也是零售企业进货的主要参考因素。采购到物美价廉的商品不但能降低企业的采购成本，还能有力地吸引消费者，增强企业的竞争力。所以，在保证商品质量的基础上，应选择商品价格较便宜的供应商。

    （4）信用情况

    在进货前采购员必须了解供应商的信用情况，主要包括：是否能准时收款发货、履行采购合同的情况、能否遵守交货期限，选择能长期稳定供货的供应商。

    （5）供货时间

    了解采购商品的运货时间及结算资金占用情况等。

    （6）采购费用

    商品采购除了涉及商品质量、价格，还包括采购费用，如运输费、保管费等。比较不同供应商、对比不同地区的进货成本和进货费用，选择采购成本最低的供应商供货。

    （7）售后服务

    将不同供应商的服务项目和服务质量进行对比，从本身的采购需求出发选择供应商。供应商有良好的服务意识是采购者对供应商的一个比较普通的要求。在市场经济环境下，没有服务意识的供应商是无法长久生存下去的。

    3考察选择供应商

    （1）研究供应商

    每个供应商都想把自己的产品尽快地推销出去。供应商通常会印制一些精美的图表画册等宣传资料，作为企业的一种宣传策略。为了获得更多的订单，供应商会把介绍自己企业的资料提供给有采购意向的商场。这样，采购员就会拥有大量的供应商资料。这就需要采购员仔细研究各个供应商提供的宣传材料，大致确定可以进行进一步接触的供应商。

    （2）进行实地考察

    为了更好地了解供应商的情况，如果有可能的话采购员应该对供应商进行实地考察。这样做的目的一方面是要减少供应链中不必要的中间环（节）；另一方面是要更真实地了解供应商的实力。实地考察供应商的代价很高，因此只有在进行大量的、高价值的商品采购时才会实施。

    （3）通过各种渠道了解供应商

    采购员可以充分利用拥有的人力资源访问曾经隶属于该企业但现在已经离开的企业员工，向他们了解供应商的实际情况。这种方法所获得的信息甚至比实地考察更有价值，但是使用该方法时要避免触犯法律，避免被人认为是搞不正当竞争。

    第三（节）商品采购实务

    一、制定商品经营目录

    （1）商品经营目录是零售企业或商品经营部（组）所经营的全部商品品种的目录，是企业组织进货的指导性文件。

    （2）零售企业制定商品经营目录，是根据目标市场需求和企业的经营条件，具体列出各类商品经营目录，借以控制商品采购范围，确保主营商品不脱销，辅营商品花色、规格、式样齐全，避免在商品采购上的盲目性。

    （3）零售企业的商品经营目录并不是一成不变的，也根据市场需求变化和企业经营能力适当进行调整。调整中可依据商品销售数据进行分析哪些种类的商品销售下降，如果较长时间内无销售记录，可逐渐筛选淘汰。如果有些商品销售上升，可适当增加经营品种和采购数量。商场还应经常开展市场调研预测，分析市场需求变化趋势，了解新产品开发情况，根据企业条件，增加市场前景好的商品经营。在深入研究市场发展变化、总结自身经营状况的基础上，适当调整商品经营目录，是商场改善经营的重要手段。

    二、合理选择采购渠道

    零售企业采购渠道多种多样，如何从中进行选择呢？我们换个角度来分析。零售企业的供货渠道可以分为三个方面：一是企业自有供货者；二是原有的外部供货者；三是新的外部供货者。

    1企业自有供货者

    有些零售企业自己附设加工厂或车间，有些企业集团设有商品配送中心。这些供货者是零售企业首选的供货渠道。

    零售企业按照市场需要，组织附属加工厂加工或按样生产，自产自销，既是商品货源渠道，又有利于形成企业经营特色。有些商品如时装、针织品；鞋帽，市场花色、式样变化快，从外部进货，批量大、时间长，不能完全适应市场变化。而从加工厂或车间加工订做，产销衔接快，批量灵活。有些商场加工订做的时装品牌也有较高的知名度和市场影响，成为吸引客流，扩大销售的有力手段。

    2原有的外部供货者

    零售企业与经常联系的一些业务伙伴，经过多年的市场交往，对这些单位的商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解，对方也愿意与商场合作，遇到困难双方能相互支持。因此，可成为企业稳定的商品供应者。

    零售企业稳定的外部供应者来自各个方面，既有生产商，又有批发商，还有专业公司等。在选择供货渠道时，原有的外部供货者应优先考虑，这一方面可以减少市场风险；另一方面又可以减少对商品品牌、质量的担忧，还可以加强协作关系，与供货商共同赢得市场。

    3新的外部供货者

    由于零售企业业务扩大，市场竞争激烈，新产品不断出现，企业需要增加新的供货者。选择新的供货者是商品采购的重要业务决策，要从以下方面做比较分析。

    （1）货源的可靠程度。主要分析商品供应能力和供货商信誉。包括商品的花色、品种、规格、数量能否按企业的要求按时保证供应，信誉好坏，合同履约率等。

    （2）商品质量和价格。主要是供货商品质量是否符合有关标准，能否满足消费者的需求特点，质量档次等级是否和企业形象相符，进货价格是否合理，毛利率高低，预计销售价格消费者能否接受，销售量能达到什么水平，该商品初次购进有无优惠条件、优惠价格等。

    （3）交货时间。采用何种运输方式，运输费用有什么约定，如何支付，交货时间是否符合销售要求；能否保证按时交货。

    （4）交易条件。供货商能否提供供货服务和质量保证服务，供货商是否同意零售企业售后付款结算，是否可以提供送货服务、提供现场广告促销资料和费用，供货商是否利用本地传播媒介进行商品品牌广告宣传等。

    为了保证货源质量，零售企业商品采购必须建立供货商资料档案，并随时增补有关信息，以便通过信息资料的比较对比，确定选择供货商。

    三、购货洽谈、签订合同

    在对供货商进行评价选择的基础上，采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。在采购谈判中，采购人员要就购买条件与对方磋商，提出采购商品的数量、花色、品种、规格要求，商品质量标准和包装条件，商品价格和结算方式，交货方式，交货期限和地点也要双方协商，达成一致，然后签订购货合同。一般情况下，商品采购合同应包括以下主要内容。

    （1）货物的品名、品质规格；

    （2）货物数量；

    （3）货物包装；

    （4）货物的检验验收；

    （5）货物的价格，包括单价、总价；

    （6）货物的装卸、运输及保险；

    （7）贷款的收付；

    （8）争议的预防及处理。

    签订购货合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务。供货商按约交货，采购方支付货款。

    四、采购的控制

    控制好采购环（节）是实现经营计划目标的重要手段，控制好采购环（节）就等于控制住了商品流通的起点和源头。

    1采购控制的目标

    采购计划是达到经营目标的依据，因此在采购计划的制定中要控制好经营目标值、市场份额值和盈利值和盈利率，一般可考虑以下集中控制的方法。

    （1）采购计划的制定要细分，落实到商品的小分类，对一些特别重要的商品甚至要落实到品牌商品的计划采购量，采购计划要细分到小分类，其意图就是控制好商品的结构，使之更符合目标顾客的需求。同时采购计划的小分类细分也是对采购业务人员的业务活动给出了一个范围和制约。

    （2）如果把促销计划作为采购计划的一部分，那么在与供应商签订年度采购合同之前，就要要求供应商提供下一年度的产品促销计划与方案，以便我们在制定促销计划时参考。必须认识到零售企业的促销活动，实际上是一种对供应商产品的促销动员、促销组合。还必须认识到在制定采购计划时要求供应商提供下一个年度新产品上市计划和上市促销方案是制定新产品开发计划的一部分。

    2采购考核的指标体系

    对采购的控制除了采购计划的控制外，还有与供应商进行交易的制度计划（供应商文件）、采购组织机构控制和采购程序控制。但在日常具体的采购业务活动中，还必须建立考核采购人员的指标体系对采购进行细化的控制。采购考核指标体系一般可由以下指标所组成。

    （1）销售额指标

    销售额指标要细分为大分类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。应根据不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。

    （2）商品结构指标

    商品结构指标是以体现业态特征和满足顾客需求度为目标的考核指标。例如，对一些便利店连锁公司的商品结构进行研究发现，反映便利店业态特征的便利性商品只占8%，公司自有品牌商品占2%，其他商品则高达80%。为了改变这种商品结构，就要从指标上提高便利性商品和自有商品的比重，并进行考核，通过指标的制定和考核可同时达到两个效果。

    第一，在经营的商品上业态特征更明显。

    第二，高毛利的自有品牌商品比重上升，从而增强了竞争力和盈利能力。

    （3）毛利率指标

    根据零售企业品种订价的特征，毛利率指标首先是确定一个综合毛利率的指标，这个指标的要求是反映零售企业的业态特征，控制住毛利率，然后分解综合毛利率指标，制定不同类别商品的毛利率指标并进行考核。毛利率指标是对采购业务人员考核的出发点，是让低毛利商品类采购人员通过合理控制订单量来加快商品周转，扩大毛利率，并通过与供应商谈判加大促销力度扩大销售量，增大供应商给予的折扣率，扩大毛利率。对高毛利率商品类的采购人员，促使其优化商品品牌结构做大品牌商品销售量，或通过促销做大销售量扩大毛利率，要明白一个道理，零售企业毛利率的增加，很重要的一个途径就是通过促销做大销售量，然后从供应商手中取得能提高毛利率的折扣率。

    （4）库存商品周转天数指标

    库存商品周转天数指标主要是考核配送中心库存商品和门店存货的平均周转天数。通过这一指标可以考核采购业务人员是否根据店铺商品的营销情况，合理地控制库存，以及是否合理地确定了订货数量。

    （5）门店订货商品到位率指标

    门店订货商品到位率指标一般不能低于98%，最好是100%。这个指标考核的是，门店向总部配送中心订货的商品与配送中心库存商品可供配的接口比例。这个指标的考核在排除总部其他部门的工作因素后除了特殊原因外，主要落实在商品采购人员身上。到位率低就意味着门店缺货率高，必须严格考核。

    （6）配送商品的销售率指标

    门店的商品结构、布局与陈列量都是由采购业务部制定的，如果配送到门店的商品销售率没有达到目标，可能是商品结构、商品布局和陈列量不合理。对一些实行总部自动配送的企业来说，如果配送商品销售率低，可能还关系到对商品最高与最低陈列量的上、下限是否合理。

    （7）商品有效销售发生率指标

    在零售企业中有的商品周转率很低，为了满足消费者一次性购足的需要和选择性需要，这些商品又不得不备，但如果库存准备的不合理损失就很大。商品有效销售发生率就是考核配送中心档案商品（档案目录）在门店POS机中的销售发生率。若低于一定的发生率，说明一些商品为无效备货，必须从目录中删除出去并进行库存清理。

    （8）新商品引进率指标

    为了保证各种不同业态模式零售企业的竞争力，必须在商品经营结构上进行调整和创新，使用新商品引进率指标就是考核采购人员的创新能力，对新的供应商和新商品的开发能力，这个指标一般可根据业态的不同而分别设计。若便利店的顾客是新的消费潮流的创造者和追随者，其新商品的引进力度就要大，一般一年可达60%~70%。当一年的引进比例确定后，要落实到每个月，当月完不成下一个月必须补上。例如，年引进新商品比率为60%，每月则为5%，如当月完成3%，则下月必须达到7%。

    （9）商品淘汰率指标

    由于门店的卖场面积有限，又由于必须不断更新结构，当新商品按照考核指标不断引进时，就必须制定商品的淘汰率指标，一般商品淘汰率指标可比新商品引进率指标低10%左右，即每月低1%左右。

    （10）通道利润指标

    零售企业向供应商收取一定的通道费用，只要是合理的就是允许的，但不能超过一定的限度，以致破坏了供商关系，偏离了连锁经营的正确方向。客观而言，在零售企业之间价格竞争之下，商品毛利率越来越低，在消化了营运费用之后，利润趋向于零也不是不可能的，由此，通道利润就成为一些连锁超市公司的主要利润来源，这种状况在一些竞争激烈的地区已经发生。一般通道利润可表现为进场费、上架费、专架费、促销费等，对采购人员考核的通道利润指标不应在整个考核指标体系中占很大比例，否则会把方向领偏，通道利润指标应更多体现在采购合同与交易条件之中。

    五、新商品引进与滞销商品淘汰管理

    1新商品引进管理

    新商品引进是零售企业经营活力的重要体现，是保持和强化公司经营特色的重要手段，是零售企业创造和引导消费需求的重要保证，是零售企业商品采购管理的重要内容。

    （1）新商品的概念

    市场营销观念认为，产品是一个整体概念，包括三个层次：一是核心产品，即顾客所追求的基本效用和利益；二是实体产品，如品质、款式、品牌、包装等；三是附加产品，如售后的运送、安装、维修保证等服务。只要是产品整体概念中任何一部分的创新、变革与调整，都可称之为新产品。不仅新发明创造的产品是新产品，像改进型产品、新品牌产品、新包装产品都可称为新产品。当然，新产品的核心就是整体产品概念中的核心产品，即能给消费者带来新的效用和利益的那部分内容，它也是零售企业引进新产品必须遵循的原则。

    （2）新商品引进的组织与控制

    在零售企业中，新商品引进的决策工作由公司商品采购委员会做出，具体引进的程序化操作由相关商品部负责。

    新商品引进的控制管理关键是建立一系列事前、事中和事后的控制标准。

    事先控制标准。例如，零售企业采购业务人员应在对新引进商品市场销售前景进行分析预测的基础上，确定该新引进商品能给企业带来的既定利益，这一既定利益可参照目前企业从经营同一类畅销商品所获得利益或新品所替代淘汰商品获得的利益，如规定新引进商品在进场试销的3个月内，销售额必须达到目前同类畅销商品销售额的80%或至少不低于替代淘汰商品销售额。方可列入采购计划的商品目录之中。

    事中控制标准。例如，在与供应商进行某种新商品采购业务谈判过程，要求供应商提供该商品详细、准确、真实的各种资料，提供该商品进入连锁超市销售系统后的促销配合计划。

    事后控制标准。例如，负责该新商品引进的采购业务人员，应根据新商品在引入卖场试销期间的实际销售业绩（销售额、毛利率、价格竞争力、配送服务水平、送货保证、促销配合等）对其进行评估，评估结果优良的新商品可正式进入销售系统，否则终断试销，不予引进。

    需附带指出的是：随着市场经济的发展，统一开放的市场体系正逐步形成，与之相适应，打破地区界线，对全国各地的“名、特、优、新”商品实行跨地区采购，已成为国内零售企业探索的新模式，它必将推动超市公司商品结构的不断更新，更好地呈现零售企业的经营特色，更大程度地满足消费者需要。目前，我国绝大多数零售企业在商品的经营上缺乏特色，这与新商品的引进和开发力度不大，缺乏体现零售业态的新品采购标准有关，但从根本上说，对消费需求的动态变化缺乏研究是根本原因。另外，零售企业过高的进场费也阻挡了一大批具有市场潜力的新商品的进入，需要引起高度重视。没有新的商品，零售企业就没有活力和新鲜感，就没有经营特色和缺乏对顾客的吸引力。

    2滞销商品淘汰管理

    由于零售卖场空间和经营品种有限，所以每导入一批新商品，就相应地要淘汰一批滞销商品，滞销商品可看做是零售企业经营的毒瘤，直接侵蚀零售企业的经营效益。选择和淘汰滞销商品，成为零售企业商品管理的一项重要内容。

    （1）滞销商品的选择标准

    滞销商品的选择标准主要有以下几方面。

    销售额排行榜。根据本企业POS系统提供的销售信息资料，挑选若干排名最后的商品作为淘汰对象，淘汰商品数大体上与引入新商品数相当。以销售排行榜为淘汰标准，在执行时要考虑两个因素：一是排行靠后的商品是否是为了保证商品的齐全性才采购进场的；二是排行靠后的商品是否是由于季（节）性因素才销售欠佳。如果是这两个因素造成的滞销，对其淘汰应持慎重态度。

    最低销售量或最低销售额。对于那些单价低、体积大的商品，可规定一个最低销售量或最低销售额，达不到这一标准的，列入淘汰商品，否则会占用大量宝贵货架空间，影响整个卖场销售。实施这一标准时，应注意这些商品销售不佳是否与其布局与陈列位置不当有关。

    商品质量。对被技术监督部门或卫生部门宣布为不合格商品的，理所当然应将其淘汰。

    对于零售企业来说，引进新商品容易，而淘汰滞销商品阻力很大，因为相当一部分滞销商品当初是通过不正规渠道进入卖场的。为了保证零售企业经营高效率，必须严格执行标准，将滞销商品淘汰出零售卖场。一个经验型的建议是，如果新品引进率不正常地大大高于滞销品淘汰率，那么采购部门的不廉洁采购是可以确定的。

    （2）商品淘汰的作业程序

    列出淘汰商品清单，交采购部主管确认、核实、批准。

    统计出各个门店和配送中心所有淘汰商品的库存量及总金额。

    确定商品淘汰日期。零售企业最好每个月固定某一日期为商品淘汰日，所有门店在这一天统一把淘汰商品撤出货架，等处理。

    淘汰商品的供应商贷款抵扣。到财务部门查询被淘汰商品的供应商是否有尚未支付的贷款，如有，则做淘汰商品抵扣货款的会计处理，并将淘汰商品退给供应商。

    选择淘汰商品的处理方式。

    将淘汰商品记录存档，以便查询，避免时间长或人事变动等因素将淘汰商品再次引入。

    3退货的处理方式

    退货的处理方式是滞销商品淘汰的核心问题之一。

    传统的退货处理方式主要有以下两种：一是总部集中退货方式，即将各门店所有库存的淘汰商品，集中于配送中心，连同配送中心库存淘汰商品一并退送给供应商；二是门店分散退货方式，即各门店和配送中心各自将自己的库存淘汰商品统计、撤架、集中，在总部统一安排下，由供应商直接到各门店和配送中心取回退货。传统退货处理方式是一种实际退货方式，其主要缺陷是花费零售商和供应商大量的物流成本。

    为了降低退货过程中的无效物流成本，目前零售企业通常采取的做法是在淘汰商品确定后，立即与供应商进行谈判，商谈2个月或3个月后确定退货处理方法，争取达成一份退货处理协议，按以下两种方式处理退货：一是将该商品做一次性削价处理；二是将该商品作为特别促销商品。

    这种现代退货处理方式为非实际退货方式（即并没有实际将货退还给供应商），它除了具有能大幅度降低退货的物流成本的优点之外，还为零售企业促销活动增添了更丰富的内容。需要说明的是：

    （1）选择非实际退贷方式还是实际退货方式的标准，削价处理或特别促销的损失是否小于实际退货的物流成本。

    （2）采取非实际退货方式，在签订的《退货处理协议》中，要合理确定零售企业和供应商对价格损失的分摊比例，零售企业切不可贪图蝇头小利而损害与广大供应商良好合作的企业形象和信誉。

    （3）标明保质期是消费者选择购买商品的重要因素，零售企业与供货商之间也可参照淘汰商品（虽然该商品本身不属于淘汰商品）的非实际退货处理方式，签订一份长期《退货处理协议》，把即将到达或超过保质期的库存商品的削价处理或特别促销处理的办法纳入程序化管理轨道。

    （4）如果退货物流成本小于削价处理损失，而采取实际退货处理方式时，零售企业要对各门店退货撤架以及空置陈列货架的调整补充进行及时统一安排，保证衔接过程的连续性。

    六、供货商的管理规定

    零售企业对供应厂商的管理规定由以下两方面组成。

    1供货业务管理规定

    （1）零售企业的主要功能是供给消费者日常生活用品，满足其每日生活之需，因此商品的周转速度较快，为了保证商品的充分供应，就必须要求供应商供货准时。这就要对供应商在商品的配送方式、配送时间、配送地点和送货次数等方面做出规定，并在确定采购时就与供应商订立协议，明确规定供应商违反规定所负的责任。

    （2）供应商的供货，如发生缺货现象，就会影响到零售企业的生意。为此对供应商的缺货的制约要做出规定，如缺货率不得超过5%，超过规定，厂商要做出补偿，这种规定要以厂商订立的协议为执行的依据。

    （3）采购业务不可能对厂商提供的几千种甚至上万种商品的质量做出判断，因此在确定采购时要对厂商做出商品质量的有关规定。例如，要厂商出示有关部门签发的商品准产证、商品质量鉴定书等，并要求厂商对商品质量做出法律上的承诺。

    （4）供应商的供应价格如果总是变化，对企业经营是十分不利的，一般要求供应商的供货价格在一个相当的时间内保持稳定，如果由于生产成本、市场变化等因素价格必须要做出调整，必须规定厂商在价格调整时有一定的程序。例如，规定厂商在商品价格调整时，要在调整价格生效两星期前事先通知进货方为有效，或在调价时，仍维持一段时间的原有价格的商品供应数量，以保证零售企业采购部门有时间做出相应调整，不至于措手不及。

    （5）商品的采购，进货方支付给厂商货款的天数是一种公认的交易条件，但也必须对支付贷款给厂商的方式做出规定。例如，与厂商的商品货款的对账应定在每月的哪一天，付款日定在哪一天，付款采取什么方式都要做出明确规定。

    （6）对供应厂商的资料管理，是零售企业采购业务管理的重要环（节）。

    2供应商资料管理

    供应商的资料管理可做出以下6个方面的分类。

    （1）对供应商进行分类并确定编号。供应商的分类是按照零售企业经营的商品类别来进行的，再依商品的类别来确定供应商的编号，如饮料商品的编号是3，就可以对各饮料供应商编成3001号码……来进行识别管理，零售企业应给每个供应商的每个商品确定编号或代码，以利于进行电脑管理。

    （2）对供应商的基本资料建立档案进行管理。例如将供应商的名称、住所、负责人、电话、营业执照登记号、供应商品的种类、年销售额等建立资料档案，以便管理。

    （3）设立厂商商品台账进行管理，对每个厂商供应的商品的进价、售价、规格、数量和毛利率等商品资料设立台账，特别要注意的是，台账除了记录厂商供货给本公司的以上商品资料，最好也能记录供货给其他公司，尤其是主要竞争对手的商品资料。

    （4）对每家厂商供应给本企业的所有商品的销售实绩逐月做出统计，包括金额、数量和毛利额，以此作为判定该厂商供货优劣的依据，作为以后订货谈判的讨价筹码。

    （5）对供应商的商誉也必须进行调查并建立档案。

    （6）对供应商的优劣要做出鉴定和评价，以便对其进行分类的管理，一般可运用ABCD分类法来对厂商进行管理。A级厂商可由采购部经理或业务主管亲自进行管理。

    七、遏制采购腐败

    （1）绩效考核不但是调动员工积极性的主要手段，而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段，在采购管理中也是如此。可以说，绩效考核是防止采购腐败的最有力的武器。好的绩效考核可以达到这样的效果：采购人员主观上必须为企业的利益着想，客观上必须为企业的利益服务，没有为个人谋利的空间。

    （2）如何对采购人员进行绩考核？跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴，其中的精髓是量化业务目标和等级评价。在年中和年初（或年底）跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员，就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中，交替运用两套指标体系，即业务指标体系和个人素质指标体系。

    （3）业务指标体系主要包括：

    采购成本是否降低？卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平？

    采购质量是否提高？质量事故造成的损失是否得到有效控制？

    供应商的服务是否增值？

    采购是否有效地支持了其他部门，尤其是生产部门？

    采购管理水平和技能是否得到提高？

    当然，这些指标还可以进一步细化。例如，采购成本可以细化为购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是业务绩效。

    （4）在评估完成之后，将员工划分成若干个等级，或给与晋升、奖励，或维持现状，或给予警告或辞退。可以说，这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。

    （5）对个人素质的评价相对就会灵活一些，因为它不仅包括现有的能力评价，还包括进步的幅度和潜力。主要内容包括：谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力和决策能力等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的，主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面，如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进，那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。

    （6）在绩效评估结束后，安排的是职业规划设施。职业规划设施包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标所需要的行动计划。这其中又有两个原则：第一是量化原则，这些业务指标能够量化的尽量予以量化，如质量事故的次数、成本量、供货量等。第二是改进原则，在大多数情况下，仅仅维持现状是不行的，必须在上一次的绩效基础上有所提高，但提高的幅度要依具体情况而定。

    第四（节）商品采购执行规范

    一、商品采购操作规范

    1采购人员行为规范

    （1）熟悉分管商品的基本知识、质量标准、特点和市场的需求，熟练掌握商品采购的操作流程，有较扎实的商品采购基本功。

    （2）善于捕捉经济信息，掌握一定的谈判技巧，能妥善协调各种公共关系，应变能力强。

    （3）思想端正、作风正派，不谋私利，不徇私情，能自觉抵制不正之风。

    2货源选择规范

    （1）应建立合格供应商及产品名单，优先采购名单上的产品，采购前应进行市场调研和质量分析，优先选择功能先进、设计合理、质量优良、安全可靠的产品，对采购名单外的商品应进行审查认可。

    （2）采购时应优先选择货源

    名、特、优产品和性能先进、质量可靠的新产品。

    国家定点厂家生产的产品。

    充分证明其质量优良或顾客反映好的产品。

    通过国际和国家认证的产品。

    权威部门推荐的产品。

    按国际标准组织生产的产品。

    实施生产许可证管理，并已取得生产许可证的产品。

    （3）货源采购商品时应特别谨慎

    不能及时提供有关合法性证明的。

    不能提供一个或少数产品样品和样本来证明其产品质量的。

    不能提供充分的质量证明表明其质量状况的。

    （4）采购员对供应商及其产品质量不了解时，应对其进行实地重点考察。

    供应商生产的合法性，查看有关执照、许可证等。

    必要时，采购员还应对生产条件、设备、生产过程进行考察，查看生产流程。

    索要产品标准，查其合法性，了解其水平的高低。

    对产品质量检验设备进行考察，包括对检验记录规范性的验证。

    了解企业产品质量体系及其运转情况。

    二、商品采购合同管理规范

    1采购合同的内容

    零售企业采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确、便于执行、避免发生纠纷的前提下，具备以下主要条款。

    （1）商品的品种、规格和数量。商品的品种应具体，避免使用综合品名，商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等，商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

    （2）商品的质量和包装。合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家标准或部颁标准。无国家标准和部颁标准的应由双方协商凭样订货。对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准。对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款。对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

    （3）商品的价格和结算方式。合同中对商品价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理的办法，规定对副品、次品的扣价办法，规定结算方式和结算程序。

    （4）交货期限、地点和发送方式。交货期限要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式。

    （5）商品验收办法。合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

    （6）违约责任。签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下3种情况时应付违约金或赔偿金。

    未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。

    未按合同中规定的商品质量标准交货。

    逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货、临时更改到货地点等情况，应付违约金或赔偿金。

    （7）合同的变更和解除条件。在什么情况下可变更合同或解除合同，什么情况下不可变更合同或解除合同，通过什么手续来变更合同或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。

    除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。

    2采购合同签订规范

    （1）采购合同签订的原则

    合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人，是指有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

    合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

    必须坚持平等互利，充分协商的原则签订合同。

    当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

    采购合同应当采用书面形式。

    （2）采购合同的签订程序。签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下5个步骤。

    订约提议，是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。

    接受提议，是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。

    填写合同文本。

    履行签约手续。

    报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

    有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。

    3零售企业采购合同的管理

    采购合同的管理应当做好以下几方面的工作。

    （1）加强零售企业采购合同签订的管理。加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握零售企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据本企业的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。二是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

    （2）建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行。零售企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。

    （3）处理好合同纠纷。当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

    （4）信守合同。合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系企业的声誉和形象。

    三、商品补充规范

    经过前一天的销售，货架、柜台等处所陈列的商品，会出现不丰满、不全或缺档的现象，营业员必须及时进行补货。要求库有柜有，出样齐全。营业员要依据往常货柜、货架的容量和往日的销售量，尽量补足商品。如果出现急缺货或断货，营业员要通知采购部门及时采购商品。

    1做好某些商品的拆包分装工作

    （1）有些商品，从小库搬出后不能直接摆入柜台或货架，因此，必须先拆包、拆篓，甚至还需组装、分装、挑选等。

    （2）营业员要依据当地顾客的购买习惯、消费习惯及经营规律，将续补商品整理好，或拆去包装、拆捆，或装组配套，或分装，或拆零。若需挑选、分级的商品，还要进行挑选、分级工作。

    2将续补商品上柜上架摆放好

    （1）一般情况下，依往日摆放的样子，缺了什么补什么，缺了多少补多少，将续补商品摆放回原来的位置。

    （2）营业员要本着丰满、整洁、美观、大方及便于选购的原则，对摆放不当的，应做合理的调整。

    （3）营业员要注意将当日热销商品陈列在显眼的位置上。

    （4）在商品上架时，营业员要根据各种商品不同的特点和出售的情况，采取掀起、抹、烫、装等不同的方法对商品进行整理，使商品清洁、美化，整体美观。这样，可以招徕顾客，利于销售。

    3检查营业员在整理商品的同时，要认真检查商品质量。若发现破损、霉变、腐烂或弄脏的商品，应及时剔除或处理，以维护顾客的利益和企业的良好形象。

    四、送货服务规范

    送货是指由售货单位为购买笨重或体积庞大商品的顾客提供方便，负责将其运送到家，这种服务方式在售后服务之中称为送货服务或送货上门。对许多顾客来说，送货上门，往往对他们具有一定的吸引力。

    根据零售企业服务礼仪的规范，应为顾客提供送货服务，需要在以下五个方面慎之又慎，好上加好。如果在其中某一个方面出现差错，就会对售后服务甚至整个服务过程造成损害。

    1要遵守承诺

    提供送货服务，通常在售货服务进行之中，即明文公告或由营业员口头告诉顾客。不论是明文公告还是口头相告，均应将有关的具体规定，如送货区域、送货时间等一并告之于对方，并且必须言而有信，认真兑现自己的承诺。

    2要有专人负责

    一般情况下，零售企业大体上都应当由指定的专人为顾客提供送货服务。在规模较大的零售企业里，还往往需要组织专门的送货人员与送货车辆。即使雇请外单位人员负责代劳，也要与之签订合同，以分清彼此之间的责任，并要求对方认真地做好送货服务工作。

    3免收费用在正常情况之下，零售企业为顾客所提供的送货服务，是不应额外加收任何服务费用的。如果顾客对于送货提出了某些特定的要求，如进行特殊包装、连夜送货上门或与顾客达成协议。这一费用一经议定，不得随便进行升降。

    4按时送达

    送货上门，讲究的是尽快早。因此，零售企业服务人员通常应当尽一切可能，使自己的送货服务当时进行，或者当天进行。一时难以做到的话，也要争取越快越好。对于自己已承诺的送货时间，则一定要严格遵守。若无特殊困难，必须在规定的时间内准时为顾客送货到家。

    5确保安全

    有关人员在送货上门的过程中，应当采取一切必要的措施，确保自己运送货物的安全。假如在送货期间货物出现问题，应由销售单位负责理赔。根据惯例，送货到家之后，应请顾客对其开箱进行验收检查，然后正式签收。

    五、商品验收管理规范

    仓管员和理货员应对本企业所进货物严格按《商品质量验收标准》进行检验。

    1合格证检查

    检查产品是否有合格证，证上是否有检验机构和检验员签章。

    2清点检查

    重点检查商品数量、包装质量及其完好性。

    3抽样检查

    抽样应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样进行检查。

    4索取有关质量证明

    按“随货同行证书的管理程序”操作，向供应商索取有关质量证明，如进口食品卫生证书、进口药品检验报告书、质量保证书等，并与采购订单的内容进行对照，检查是否一一对应，准确无误。索取证书应及时传指定分店质检员存档，按“随货同行证书的存档操作流程”进行管理。

    5标志、包装检查

    对所抽样品进行标志检查时，严格按照《商品质量验收标准》进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。

    6对有使用期限的商品进行检查

    应重点检查有使用期限商品的生产日期、进货日期是否符合《商品质量验收标准》的规定。

    7感官检查

    对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。

    六、购进商品的处理规范

    （1）商品通常从供应商处运送至仓库，供储存和分配，或者直接运送到零售店的销售货架上。不同规模的零售商有不同的处理方法：连锁经营集中采购的零售商，大部分商品由供应商首先送到中央仓库，进行必要的入库处置，选入仓库，按POS系统分配到各零售店；生鲜、肉、禽等鲜活易腐烂商品则由各供应商直接送到连锁经营的各门店上柜台；独立零售商的货物由供应商直接送到各门店验收。

    （2）将价格和存货信息标记在商品上。价格和存货标记可通过多种方式完成，小零售企业可能以手工方式标价和记录存货。大型零售商使用自己的计算机生成价格标签，同时依靠包装上印刷的条形码数据保持存货记录。

    （3）商品陈列及现场存货数量和品种的多少取决于零售商的规模大小和商店的类型。超市一般利用货箱和货架陈列商品，大多数存货都放置在销售现场。传统百货商店采用各种各样的场内陈列，大多数存货都放置在仓库，而不是销售现场。

    （4）处理退货和损坏商品的程序也是必不可少的。特别是零售商必须确定由哪方负责顾客的退货，并制定有关回收损坏商品并负责退款或换货的条款。对于这部分内容，在前面与供应商谈判时提到，要特别写进合同条款中，虽然涉及的这部分商品款和商品数量都不大，但极易产生纠纷，影响零售商与供应商的合作关系。

    （5）由于偷窃行为的存在，监视和减少货物失窃成了商品处置过程的一个重要方面，而且其重要性正在急速上升。目前在中国，由于法律原因，以及人们的素质普遍还不是很高，加上商店的商品大部分实行开架销售，如果增加检验装置和加派防损人员就要增加零售企业的营运支出，而在处置偷窃商品行为时，由于受现场管理和防损人员的水平和素质所限，又极易造成对商店的负面影响甚至导致诉讼。因此，越来越多的零售企业已采取积极的防窃行动来解决这个问题。

    （6）商品控制包括估计收入、利润、周转率、存货短缺、季（节）性及零售商经营的每种商品或每件商品/服务的成本。为了达到控制商品的目的，零售商需建立和保持书面的存货数据、定期清点实物存货、核对书面商品存货数字的准确性。

    七、商品退换操作规范

    1商品退换的一般规定

    商品退换是经常发生的现象，是零售企业售后服务的重要内容。正确处理售后商品的退换，有助于零售企业服务质量的提高，以体现对消费者认真服务的精神，有利于取得消费者对企业的信任。

    2退换的一般原则

    退换的一般原则如下。

    （1）一般来说，只要商品不残、不脏、不走样、没有使用过、不影响出售的，均可以退换。

    （2）有些商品，如服装，虽顾客试穿过，但商品质量确实没有问题，也应予以退换。

    （3）过期失效、残损变质、称量不足的商品未经检查过而卖出去的，一律予以退换。

    （4）精度较高的商品，如果能鉴别出确属质量不佳，可以根据具体情况，灵活掌握。

    （5）对不能退换的商品，如果顾客要求代卖，可根据实际情况，帮助顾客解决困难，按商品的残损程度削价出售。

    （6）营业员对待商品退换问题应当有正确的认识，既要认真做好商品进销过程的各项工作，保证出售商品数量准确、质量完好，并实事求是地宣传介绍，使消费者买到适合需要的商品。

    （7）对于不能退换的商品，在出售时应向顾客说明，尽量避免和减少商品退换情况；又要热情接待和妥善处理要求退换商品的购买者，听取消费者对商品和服务工作的意见，及时向有关部门反馈，改进企业的服务工作，促进产品适销对路和提高质量。

    （8）退换商品时应按规定办理手续，加强退货管理。

    八、再次购买与商品评估操作规范

    1再次购买

    对那些不止一次要采购的商品，再次购买的计划是必需的。制定这种计划时，有四个因素是关键的：订货时间和送货时间、存货周转率、财务支出、存货/订货成本。

    （1）订货时间和送货时间

    对于零售企业而言，发出一份订单到供应商响应直到商品出现在货架和柜台上，需要多少时间是应当明确规定的。提前送到，增加仓库的压力和管理费用；延迟送到，则出现断档缺货，影响企业的信誉。

    （2）存货周转率

    存货周转率是每种商品从订单开始到销售出去所需的时间，它是制定再订货商品的基础。采用计算机管理系统的大型零售企业可以自动生成。

    （3）财务支出

    一般而言，一次大量的采购可获得较大的折扣，但它同时带来仓库费用支出的上升，因而单纯为获得高折扣而大量采购是不明智的做法，关于这部分内容，在后面的仓库管理中会有更加详细的分析。

    （4）存货/订货成本

    从存货成本看，它属于仓库管理部分，在后面的仓库管理部分有详细介绍；而订货成本，则在采购环（节）出现。大型零售企业采用POS系统加EDI的订货方式，比较小型的企业派采购员至供应商处采购，具有高效、快捷、费用低廉的特点。

    2商品评估

    （1）建立评估机制

    零售企业采用切实可行的方式，对经营商品进行分类、排名。最有效和简便的方法，是将POS系统设置商品销售的排名功能，每日的销售报表、月终的销售报表都可生成各类商品的销售排名，提供给市场部和采购部，供决策时使用。

    （2）排名分析

    POS系统从销售数字中生成的销售商品排名，供市场部和采购部再订购和对目前经营政策分析。例如，设定对末5位的商品进行分析，是产品线太长、定价太高、市场不接受、功能不清楚、质量问题、太超前、已是产品生命末期，进行各项定量分析，找出真实的原因，并在找出原因的基础上，进行决策。

    （3）做出对策

    对于排名末位商品，一般情况下应淘汰；产品线过长的，增加消费者的选择难度，使之难以做出购买决定；价格、质量、功能方面的问题，零售商一般无能为力；对超前的商品和处于商品生命末期的商品，无法改变商品的命运；也可以选择淘汰。

    自然淘汰：减少进货量，直到市场无消费意愿时再停止进货。

    即刻淘汰：将所售商品从卖场撤下，退还给供应商，并不再进货。

    捐赠：对采用经销方式进货的末位商品，在商品还有使用价值时，捐赠给社会慈善机构、社会贫困人士，让商品的使用价值得以发挥，避免给零售商造成降价的负面影响。

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