（一）培养时间管理所需的能力
这种时间管理能力是在人的一般能力（智力、操作能力）基础上形成的特殊能力。具体表现在：（1）能高度集中注意力并能正确分配注意力；（2）能正确安排属于自己支配的时间；（3）能了解自己精力变化的大致趋势，了解自己的“生理节奏”，按照“优时优用”原则，以最佳时间完成最重要的任务，事半功倍；（4）能根据自己注意力分配的广度尽可能把有关的任务安排在同一时间完成；（5）能根据大脑的功能定位把不同性质的活动作交错安排，防止大脑疲劳；（6）能根据情况变化及时调整计划以防止时间空耗；（7）能在各种可能的方法中选择最简便的方法完成任务；（8）能定期总结自己的用时情况并制定改进措施，对自己在时间管理上的每一个微小进步给予赞美和鼓励；（9）养成整洁和条理的习惯。
（二）培养时间管理所需的积极心态
在以往的许多事例中，有的人在时间管理上失败，主要原因并不在于是否熟悉时间管理的技巧，而恰恰在于他们缺乏良好的心理品质，不能言行一致地去付诸实施。
那么，究竟需要什么样的心理品质才能有效地管理时间呢？人们列出了许多，诸如：思维清晰，有决策判断力，注意力集中，良好的记忆力，决心大，持久稳定，一丝不苟，准确无误，沉着、冷静、客观，言行合理……但是，最关键的还是自信心，有一种积极的思维、积极的心态。因为，我们的思维方式深深地影响着我们的行为方式。积极的思维能给人以信心、动力，而消极的思维则会变成一种毁灭性的习惯。
在时间管理方面，消极的思维会使人无休止地谈论自己的不足，认为良好的时间管理者的心理品质主要是先天气质的原因，而自己“恰好没有那种气质”，把对自己不能很好地时间管理的谴责移到遗传基因这种自己无法控制的事情上，进而认为自己无论怎么做都是徒劳的，要改进是根本不可能的。这当然不是在增强而是在削弱自己的力量。消极的思维就是这样，越是告诉自己不具备时间管理所必需的那些品质，就越是相信自己根本就不具备那种心态、那种品质，结果造成了“我没有这种气质→我不行→我什么也完成不了→所以我不行”的恶性循环。因而，也永远无法成为良好的时间管理者。
相反，积极的思维给自己的是一种积极的信息，它告诉自己，虽然我目前还不完全具备良好的时间管理者的这些心理品质，但我肯定已具备其中一种或几种品质，完全可以利用并发展它们，因而完全有能力有效地、有把握地支配好时间，成为良好的时间管理者。积极的思维实际上是彻底挖掘个人潜力的根本要素。
不可否认，有些明显地存在于良好的时间管理者身上的品质可能是受到遗传的影响，但这种先天遗传决不会起决定作用。时间管理者的良好品质的培养，很大程度上取决于他们自身的学习经历和所处的环境。所以，在学习时间管理问题上，如果失败了，过错决不在遗传基因上，而肯定在行动上，在于行动被消极思维支配了。
1.积极思维与心态的表现
（1）不仅注意自己的失败之处，更注意自己的成功之处。即使这种成功微不足道，也应该为自己庆贺，并且记录在案以鼓励自己。
（2）自己在时间管理上有过错、失误时，不要作消极的评述（如果已经作了，应立即停止），而要表述自己打算如何改进。例如，把“今天上午我浪费了那么多的时间”改为“今天下午我要节约时间，不能……”
（3）不要为已浪费的时间、已失去的机会惋惜、后悔（“要是我……就好啦”），要用一种坚定的决心来代替它（“决不能让它再次发生”）。
2.抓住今天
成功的秘诀在于：抓住现在，不要沉湎于过去。拿破仑·希尔说：“所谓“美好的古老时光”就是今天，因为这才是我们生活的日子，也是我们在历史上唯一生存的一段时间。这是属于我们的时代。”
应当如何抓住今天呢？请在心里存有这样的信念：
就在今天，我要开始工作；
就在今天，我要拟订目标和计划；
就在今天，我要考虑活在当下；
就在今天，我要锻炼身体；
就在今天，我要健全心理；
就在今天，我要让心休息；
就在今天，我要克服恐惧忧虑；
就在今天，我要让人欣赏；
就在今天，我要走向成功卓越。
（三）掌握时间管理的方法
1.制定合理的时间计划表
写出你的渴望、目标及梦想，每天至少大声念出两次，将有助于将这些目标融入你的潜意识中。
确立了目标后，依此制定计划。有人认为制定计划是“多此一举”，是“浪费时间”，其实“磨刀不误砍柴工”，合理的计划不但不会浪费时间，反而有助于节省大量的时间。
切记制定计划应具体、细致，太粗的计划等于没定计划；计划要有完成某项任务的最后期限（这样可使人集中精力去做某事）；制定计划要留有余地，留出机动时间以应变突发事件；公开自己制定的计划以展示自己的决心，不留后路，也可以争取更多的帮助；对制定的计划要有适时的检查和评估，以保证计划按时按质完成，保证各阶段目标、整体目标的最终实现。
制定一份可行的待办计划表并身体力行。每晚在熄灯前制定好第二天的工作计划表，计划表应简单明了，并且要定期检查，最好是早上起床后第一件事就是查看计划表，这样就不会“忘记”要做的事了。要注意的是，应当在计划项目旁注上日期与时间。同时不要忘记制定长期计划表。
2.先做最重要的事
要把自己有限的时间集中在处理最重要的事情上，切忌每样工作都抓，切忌平均分配时间。请你每天花20分钟将一天中要做的事情分轻重缓急记录下来，就可以节省至少一个小时的用于记住这些事情的时间。
标出急需处理事项的方法有：（1）限制数量；（2）制成两张表格，一张是短期计划表，另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上※号，A、B、C、D等英文字母或数字1，2，3，4……
一般来说，每天刚开始工作的时段是精力最充沛的时候。每晚临睡前都在纸上写下明天要做的6件最重要的事，并标明这些事情的重要性次序，第二天一开始工作就将它拿出来，不看其他的，只看第一项。着手做第一项，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到一天的工作结束为止。即使只做完第一件事也不要紧，因为你总是做着最重要的事情。每一天都要这样做。
人们有不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快的或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效地利用时间了。试用这个方法一个月，你会见到令人惊讶的效果。人们会问，你从哪里得到那么多精力？但你知道，你并没有得到额外的精力，你只是学会了把精力用在最需要的地方，只是学会了合理有效地安排时间。
3.勿轻言放弃
最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常在做了90%的工作后，放弃了最后可以让他们成功的10%。这不但输掉了开始的投资，更丧失了经由最后的努力而发现宝藏的喜悦。如果爱迪生在发明电的过程中，过早地因一次次的失败而放弃了，那我们不知还要等多久才能享受到电带给人间的光明和快乐；如果科学家不具有如此坚韧不拔的毅力，坚持数百次的试验，那“六六六”也不会及早问世了……1922年冬天，最终发现图坦·卡蒙法老王墓地宝藏的探险家卡特几乎放弃了找到法老王坟墓的希望，他的赞助者即将取消赞助。他在自传中写道：
这将是我们待在山谷中的最后一季，我们已经挖掘了整整六季了，春去秋来毫无收获。我们一鼓作气工作了好几个月却没有发现什么，只有挖掘者才能体会这种彻底的绝望感；我们几乎已经认定自己被打败了，正准备离开山谷到别的地方去碰碰运气。然而，要不是我们最后垂死的努力一锤，我们永远也不会发现这远超出我们梦想所及的宝藏。正是再坚持一下，不轻言放弃使得卡特最终发现了近代唯一的一个完整出土的法老王坟墓。
4.学会拒绝
生活中常常会有各式各样的人和事出乎预料地出现，以致干扰到你的计划。因此，珍爱时间者应当学会适时说“不”，懂得拒绝的艺术，以保证自己人生规划的实现。
时间管理专家尽量避免浪费时间的会议、约会及社交活动。但是，如果是必须参加的经常性例行活动，他们也许无法逃避。他们会忍受，尽量想办法改善，而且只要他们可以不参加就尽可能请人代替。假如朋友请你接手一个计划，但是你已经负荷过多，或是你对计划并不感兴趣，面对同样的情况，许多优秀的时间管理专家会有如下的反应：“抱歉，我现在没有办法帮你。”
不要让别人浪费你的时间。不要接手任何别人想给你的问题或责任，如果你接受所有找上门的问题，你的生活会变成一场噩梦。许多人花费几天、几个月甚至几年的时间处理从别人那里接过来的“烫手的山芋”。因此，如果你珍惜自己的时间，就要学会适时说“不”。
关于如何拒绝，这里有一些注意事项大家不妨参考：
（1）耐心倾听别人的要求；
（2）如果你无法当场决定接纳或拒绝请托，则要明白告诉请托者仍要考虑多长时间；
（3）显示你对他的请托已给予慎重的考虑，你已充分了解其重要性；
（4）拒绝时表情上应和颜悦色；
（5）拒绝时态度坚定；
（6）最好能对请托者指出拒绝的理由；
（7）表明拒绝的是他的请求，而不是他本身；
（8）为其提供其他可行途径；
（9）切忌通过第三者拒绝其请求。
5.巧用生物钟
如果你能找出自己一天之中何时效率最高，用这段时间去处理最重要、最繁难的工作，将会大大节约时间，提高时效。
专家发现，对一般人而言，上午的后段和晚上的中段是人的精神状态最佳的时刻。中午之后，人开始有睡意；晚上2—3时，人的工作效率到达了“谷底”。专家建议，要利用一天中的高效时段去处理棘手的工作和从事创造性的思考，而在低效时段则读报纸或整理信件等。巧用生物钟，就可以用较少的时间做更多的事情。
一个人如果能在了解自己每天的最佳工作、学习效率时间段后，将每天最重要的任务放在自己效率最高的时段来完成，就会事半功倍。你的每日效率最佳点在何时？实际生活中，我们常常可以看到按三种不同思维效率曲线用脑的人：
（1）百灵鸟型。这种类型的人在清晨和上午精神焕发，朝气蓬勃，记忆和创造的效率高，而晚上到了一定的时候，大脑的工作效率就降低了。英国小说家司各特即是此种类型的人，他说：“我的一生证明，睡醒和起床之间的半小时，非常有助于发挥我创造性的任何工作。期待的想法，总是在我一睁眼的时候大量涌现。”如果你是早上起来后精力最充沛，做事效率最高，那你可能是百灵鸟型的人，就可以考虑将最困难和最重要的工作放在早上来完成。
（2）猫头鹰型。这种人就像昼伏夜出的猫头鹰一样，白天无精打采，一到晚上就神采奕奕，高度兴奋，思维活跃，工作效率极高。许多作家常常是这类人。如鲁迅常写作到深夜，有一次竟让梁上君子都等得不耐烦，只好空手而返。有的作家因此就把作品起名为《灯下集》、《月下集》、《燕山夜话》等。如果你是晚上特别兴奋，办事效率高，那你很可能是猫头鹰型的，不妨考虑好好利用一下晚上的时间处理一些可以带回家的棘手问题或进行一天的重大构思。
（3）混合型。除了前两种类型的人外，还有一种人，随时都可以工作、创造，全天的用脑效率都差不多，没有白天、黑夜之别，可称之为“混合型”。他们在一天之中的效率高低划分得不是非常明确，而中午常常要短暂地休息一会儿。
了解自己，将最重要的任务放在你效率最高的时段来完成，将是节约时间、提高效率的良好方法。
6.找出隐藏的时间
时间效率专家阿列斯·伯雷说：“一天的时间就像大旅行箱一样，只要知道装东西的方法，就可以装两箱之多的物品。开始不要把东西扔到箱子的正中间，而是不留缝隙地往4个角和箱子的边缘填充，最后再向旅行箱的中间填。如果毫不浪费地使用了4个犄角旮旯的时间，你就可以把一天当作两天用了。”这是一个非常好的建议，因为如果你一天能利用30分钟的零散时间，那么一年下来累计就可达22天，还是很可观的。那么，这些可能被找出来的“隐藏”时间在哪里呢？
（1）过渡时间。如早上可边洗脸边听广播，或到处放一些报纸杂志，可随手拿来翻阅。
（2）旅途时间。你可以收听广播或背外语单词，也可以打腹稿，反省昨天或计划明天。著名的未来学家赫尔曼卡斯特别喜欢在旅途中看书，无论走到哪里，都终日与书为伴。
（3）等待的时间。办事、约见、排队时等待的间隙可以利用，如听广播、看报纸、读书、算账、作计划、整理一下皮包或备忘录，思考一些问题，观察一下周围有什么有趣的事没有，或做几次深呼吸、伸展一下身体等简单的放松练习。
（4）睡眠时间。一般成人6—8个小时就够了。你不妨试着每晚少睡半小时，再坚持一段时间来适应这种新情况。如能适应，精力不减，那么在一年之内，你就等于节省出了一星期。另外，午休最好不要超过45分钟，小憩15—30分钟，可以让人精神倍增。早上醒来之后不要赖在床上不起，否则会失去许多宝贵的时间。这样每天可省出20—50分钟。
（5）多出来的每一分钟。抓住每天多出来的时间，去实现你所确立的特别重要的人生目标。如你想学好一门外语，不妨见缝插针地背几个单词。
生活中往往会有一些零散时间，如能充分地加以利用，可以最大限度地提高工作效率。著名的成功学家拿破仑·希尔11岁时就养成了身上随时带一本书的习惯。这样，即使遇上交通阻塞，也不会浪费时间。有了自己的事业后，他时常用汽车上的录音机。汽车上总有几十盒录音带，一边开车一边听。车上还有一个电话和一个微型录音机，开车回家的路上他还能接电话，或口授信件，或把一个忽然闪现的主意用录音机录下来，以免忘了。可见，对时间有深厚情感的人是真正懂得如何节约时间的。他们在任何时候都有所准备，以便充分利用时间，取得辉煌的成就，拥有充实的人生。正如亨利·福特说的：“大多数人是在别人浪费掉的时间里取得成就的。”
爱因斯坦有句名言：“人的差异在于业余时间。”话虽简单，但却告诉我们，业余时间是你可以自由支配的时间，如果你能充分利用，就能学到很多，做出很多。如果你把业余时间用于打牌、闲谈等，时间一下子就过去了，随便地就消耗掉了。那么这个人为的时间差别就造成了成功的和不成功的，为社会做出贡献的和碌碌无为的人生。成功的人一定是懂得时间管理的。
7.注意休息
充分利用时间并不意味着马不停蹄，适时的休息可以使你的学习和工作更有成效。在长时间的学习或工作的中间打一会儿瞌睡能使人恢复精力，活动一下能使人头脑清醒、身体放松，甚至深呼吸都能起到休息的作用。如果高压力的时间过长，你可以考虑放自己几天假。
8.时间馅饼
以大圆代表一天24小时，请根据你在时间流水账中一天生活的平均活动状况，将各类活动所花费的时间按比例在圆内画出。圆内每格表示1小时。然后想一想你个人期望的时间安排图是什么样的，画在理想的时间馅饼上。两张饼比较一下，看看可以作哪些改变，使自己对时间的利用更加满意、更加有效。
（四）学会时间管理的具体技巧
1.技术一：改变你的想法
美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度：“这件工作必须完成，但它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。
当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的to do list中选出最不想做的事情先做。
2.技巧二：学会列清单
把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住。而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。
3.技巧三：遵循20：80定律
生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要但不是最紧急的事情上，而一般人都是在做紧急但不重要的事。
4.技巧四：安排“不被干扰”时间
每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可能抵过一天的工作效率。
5.技巧五：严格规定完成期限
巴金森（C。Noarth cote Parkinson）在其所著的《巴金森法则》（Parkinsons Law）中写下了这段话：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。
6.技巧六：做好时间日志
你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门（包括洗漱、换衣、早餐等）花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，才有办法改善。
1.贺淑曼等：《成功心理与人才发展》，北京：世界图书出版公司，2000年。
2.众行管理资讯研发中心编著：《科学的工作方法·方法篇》，广州：广东经济出版社，2002年。
3.〔美〕罗伯特·W。布莱著、陈秀玲译：《时间管理十堂课》，北京：机械工业出版社，2002年。
4.李践著：《做自己想做的人》，北京：中信出版社，2000年。
5.〔英〕戴维·丰塔纳著、胡穗鄂译：《时间管理》，北京：商务印书馆，2000年。
6.〔英〕凯蒂·琼斯著、杨合庆译：《时间管理》，北京：中国社会科学出版社，2001年。
7.〔日〕桑名一央著、陈禾译：《怎样提高时间利用》，北京：科学普及出版社，1986年。
§§第十四讲 学会与压力共处
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