1.办公场合，谦和低调礼貌为先
办公场所，是公务工作最基本也最普遍的场合。所以，很多公务礼仪，其实说的就是办公场合的基本礼仪，其基本原则就是谦和低调，礼貌为先，不仅对内如此，对外更是如此。
（1）对人友善谦和
在办公场合，不论是办公室内部还是面对客户，都要保持友善谦和的态度，说话和颜悦色，轻言轻语，让人觉得有亲切感，即使是有了一定的级别，也不能用命令的口吻与别人说话。说话时，更不能用手指着对方，这样会让人觉得没有礼貌，让人有受到侮辱的感觉。即使是单位的领导人，不管是走进还是走出，都要保持一种谦和的态度，不趾高气扬，居高临下，也不可高声大嗓，高调行事，甚至四处炫耀，这都是失礼的行为，也是不受欢迎的行为。
（2）不可大声喧哗
不论因为什么事情，在办公室内大声喧哗都是失礼的。这不仅会影响到他人的工作，还会让我们自己显得浮躁不够沉稳。所以在办公室内说话应当尽量压低声音，确实需要高声说话时尽量关上门，把声音控制在小范围内，切忌在走廊中大声说话、谈笑，也不能隔着屋子大声叫人，这都是有悖公务礼仪的行为。在叫人时要前往他人所在办公室轻声呼叫，并且不打扰别人。
（3）不要长时间占用公共设备
像公用的电话、复印机、传真机以及换衣间、卫生间等等，除非工作的特殊需要，我们不应当因为个人原因而长时间占用公用办公设施，以避免让其他工作人员长时间等待，耽误他人的工作。在使用公用办公设备时，尽快用完体现了一种对他人的体谅和关怀，会让我们显得更具有素养。在公务办公场合，最忌讳长时间接打电话，如果所涉及的谈话内容较为复杂，应当尽量选择书面或会谈的形式。这样不但可以保证对于沟通内容的保密，还有效地避免了因为电话交流而产生的误解或差错。
（4）礼貌对待所有人
对于一个办公室而言，同事、领导都是经常在一起工作的伙伴，关系应当是相当亲密的，但我们不能因为亲密就忘记了礼貌，恰恰更应当注意礼貌，而且随时随地都不忘记。
①在办公室需保持形象得体、着装整齐。如果单位有统一着装，那么无论男女，上班时间应尽量穿着工作服。如果没有统一着装，在办公室上班宜选较为保守的服装，男士以西装为主，要打领带，女士以套裙为上，着装要美观大方。夏天时要注意不能穿拖鞋、短裤、背心，甚至赤膊出现在办公室。休闲装、运动装、旅游鞋适合于郊游、室外活动，不适宜于办公室。
②坐姿、站姿、走姿、蹲姿等必须标准端正。在走廊遇到别人，要记得避让，一般是让急事者先走，让上级先走，让女士先走，切不可横冲直撞、抢行推行。
③与办公室人员交流时，表情、语言、肢体动作、眼神大方得体。不故作姿态、挤眉弄眼，也不板脸作色、爱理不睬，要热情温和、友善亲切；语言要文明有礼，动作要自然舒展。
④在办公场所内见到任何人都应当打招呼，一般要求5米内的人都必须打招呼，即使是不认识的陌生人，也要点头致意，如果需要帮助，务必相帮，决不能冷漠对待，不理不睬，打招呼应保持微笑。
⑤进入他人办公室前，应先敲门，通过允许后再进入，即使是非常熟悉的同事也应当恪守这一条。
⑥在办公室内要保持自己的办公桌的干净整洁，井然有序。很多单位的午餐都是叫外卖到办公室里来吃，有一些职员可能还会自己带午餐，这时也需要讲究礼仪。吃饭时汤水乱溅以及声音很响，都是非常不礼貌的，办公室里一定要杜绝；有强烈味道的食品，尽量不要带到办公室，这不仅会影响他人，还会影响整个办公环境；吃饭要及时，最好和大家同步，不要过早或过迟；嘴里含有食物时，不要贸然讲话。他人嘴含食物时，最好等他咽完再对他讲话。
⑦在办公楼内乘坐电梯，也有礼仪规则，必须遵守。电梯入口处，如果有很多人在等候，此时请勿挤在一起或挡住电梯门口，以免妨碍电梯内的人出来，而且应该让电梯内的人出来之后方可进入，不可争先恐后；要让靠电梯最近的人先上电梯，然后为后面进来的人按住“开门”按钮，当出去的时候，靠电梯最近的人先走；男士、晚辈或下属应该站在电梯开关处提供服务，并让女士、长辈或上司先行进入电梯，自己再随后进入；在电梯里时，尽量站成“凹”字形，挪出空间，以便让后进入者有地方可站；进入电梯后，正面应朝向电梯口，以免造成面对面的尴尬；如果自己要到的楼层高，尽量往后站，以便让别人出去；若电梯行进时有其他人员进入，可以主动询问别人要去几楼，然后帮忙按下按钮。
当陪伴客人或长辈来到电梯厅门前时，要主动按电梯按钮，等门打开时请客人先进，若客人不止一人，可先行进入电梯，一手按“开门”按钮，另一手按住电梯侧门，礼貌地说“请进”，请客人或长辈进入电梯内；在电梯内尽量侧身面对客人；出电梯时，要一手按住“开门”按钮，另一手做出请出的动作，可说：“到了，您先请！”客人走出电梯后，自己立刻步出电梯，并热诚地引导行进的方向。
乘升降电梯时男士应该主动按电梯开启键；待电梯门开启后，男士应该手挡电梯边门，让女先进；进电梯后男士应站在按键旁边，问女士到几楼，得到答案后帮忙按楼层键。
乘扶手电梯时应该让女士先上，站在靠右边的扶手位置。
2.接打电话，注意细节不失礼仪
接打电话，虽然双方看不到对方，但如果不讲究礼仪，不注意规范，也同样会让对方感觉出来，影响自身的形象，也影响工作关系的建立。如打电话过程中吸烟、喝茶、吃零食、姿势懒散，好像对方是看不到的，其实都能传递到对方耳中。对于公务电话而言，不仅要做到姿势规范、接听礼貌，还要遵守基本的规范，才能使电话更有礼仪，也更能体现公务人员的素质，提高公务效率。
一般而言，接听电话要遵守以下礼仪原则：
①“铃声不过三”原则
在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突；但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，势必给来电者留下管理不善的第一印象，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，应该在拿起听筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释，如“很抱歉，让您久等了”等。
②接电话时的规范问候语
在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。比如接到内线：“您好，市政府办公室”，接到外线则是“您好我是××”。自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话用语体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。
一般而言，接到电话应请别人先提出有什么事，而不是唐突地先问“你找谁”、“你有什么事”。当然，如果对方迟迟不说，为避免耽误工作，再问不算失礼。
③要找的人不在或不能接听电话时的处理
在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在，或不能听电话。可以请对方待会儿再找或者告诉对方什么时候会找到他要找的人。还可以礼貌地询问，是否需要留下口信，以便转告。如果对方留下口信，务必在第一时间转告到。
④记录并引用对方的名字
在办公室工作的人员，应该有意识地训练自己的听辨能力。假如对方是熟识的人，经常打电话来，一开口就能听出他或她的声音，那么可以用合适的称谓问好，如“您好，王市长”，这样可以省略许多不必要的语言。但要注意的是，一定要记准确了，千万不能张冠李戴，那样只会适得其反。
⑤接到打错的电话也应该礼貌应对
接到打错的电话，人们很容易忽略礼貌问题，甚至很粗鲁，这是因为人们认为打错的电话与自己没有关系。但事实上，并非打错的电话都与自己没有关系，有时，对方恰恰是与自己有重要关系的人。因此，接听电话时，最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度。
⑥应在对方挂电话后再挂电话
当对方向你说“再见”时，别忘了你也应该说“再见”，并等对方挂了以后再挂电话，最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说“再见”就把电话挂了。注意挂电话时应小心轻放，别让对方听到很响的搁机声。
一般来说，挂电话也遵守“长为尊”的规则，应等上级单位先挂、领导先挂、长者先挂、客人先挂的原则。
拨打电话，更需要注意礼仪，以礼为先：
①确定合适的时间
当需要打电话时，首先应确定此刻打电话对方是否方便接听。应该选择对方方便的时间打电话，尽量避免在对方忙碌或是休息的时间打电话。
一般来说，早晨8点以前，晚上10点以后，给对方家里打电话是不合适的。除非有紧急的事。当然，在对方有可能非常忙碌的时候打电话，也是不合适的。比如，在对方准备出门上班前几分钟打电话，可能会使对方迟到。而且工作上的事情，也尽量不要打电话到别人的家里。当然，特别紧急的事情除外。
如果是打电话到工作单位，最好不要在星期一一大早打过去，因为经过一个周末，对方要处理的公务也许会很多。在对方快要下班的前几分钟打电话，也是不太适合的，因为快要下班了，对方也许有些事情要处理，处理完后直接回家。如果因为你的电话而耽误了对方的私人时间，也许对方会不快。一般情况下，也不要为私人的事情打电话到对方的单位，除非对方不介意。如果因为私人的事情打电话到对方的单位，最好问一声：“你现在方便听电话吗？”而且，即使得到对方的肯定回答，也要尽量简短，因为占用对方的工作时间，可能会影响对方工作单位正常的业务往来。
②注意拨电话的顺序
在公务工作中，一般而言，应先拨打对方工作场所的座机，在确定对方不在工作场所后，才可以拨打对方手机。因为手机毕竟属于私人号码，而作为公务电话，首先应当拨打办公号码。
如果拨打座机或手机几次后均无人接听的话，可以给对方的手机发一个短信说明缘由，希望对方尽快回电，而不是仅仅告知对方速回电话，这样显得对对方更加尊重。发短信告知的最大意义在于对对方的“零打扰”，对方在看到短信后即可知道你来电的基本目的，可以凭借短信内容选择是否回电或是何时回电。发短信告知对于给那些公务繁忙的领导或贵宾拨打电话的人是一个非常好的方法，这样就可以最大限度地尊重他们，并且给予他们是否立刻回电的自由。
③注意电话的开头
无论是正式的电话业务，还是一般交往中的不太正式的通话，自报家门都是必需的，这是对对方的尊重，即使是你熟悉的人，也应该主动报出自己的姓名，因为接电话方往往不容易通过声音准确无误地确定打电话人的身份。在打电话之前，确定打内线或打外线是很重要的。具体的做法是：
打外线——不认识对方时，应该做详细的自我介绍，如，“您好，我是××，××办公室的秘书。”若你认识对方，而且，你也有个好记性，对方一接听电话就能马上确定听话人是谁，那么不妨直接说出这个人的名字或正确的称呼，这样，会使对方感到被重视的荣幸，可以这么说：“王局长，您好，我是××，市政府办公室的秘书。”
打内线——可以有几种方式，如，“我是××，王局长的秘书”；“我是办公室的××”；“王局长，您好，我是××”。
④通话尽量简单扼要
在做完自我介绍以后，应该简明扼要地说明通话的目的，尽快结束交谈。因为，随意占用对方的电话线路和工作时间是不为对方考虑的失礼行为。在公务通话中，“一个电话最长三分钟”是通行的原则，超过三分钟应改换其他的交流方式。
如果估计这次谈话涉及的问题较多，时间较长，那么，应在通话前询问对方此时是否方便长谈。如果对方不方便长谈，就应该有礼貌地请对方约定下次的通话时间。
明明需要占用一刻钟的时间，却偏偏说：“可以占用你几分钟时间吗？”这就很不合适了，应该说：“王主任，此次我想和您谈谈分配方案的事宜，时间大约需要一刻钟，您现在方便吗？”
⑤电话意外断线由位低者主动回拨
在我们给他人拨打电话时，可能都遇到过这样的问题——电话由于各种原因断线了。在日常生活中，电话断线后谁拨打回去可能都没有太大的分别，然而对于一次公务通话，那么一定要由位低者进行回拨。这样实际上是位低者对位高者的一种尊重，能够充分体现出我们的礼节做得很到位。
⑥你要找的人不在时的处理
要是你要找的人恰巧不在，而且事情不是很紧急或是还有其他的联系方式的情况下，可以直接用“对不起，打扰了，再见”结束通话。
要是比较紧急需要立即找到对方的话，可以请教对方联系的时间或其他可能联系的方式。可以说“请问我什么时候再打来比较合适？”或“我有紧急的事情要找王先生，不知道有没有其他的联系方式？”不管对方是否为你提供了其他的联系方式，都应该礼貌地说：“谢谢，再见。”
若要找的人不在，或恰巧不能听电话，最好用礼貌的方式请求对方转告。留言时，要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容后，千万不要忘记问：“对不起，请问您怎么称呼？”对方告知后要用笔记录下来，以备查找。
⑦适时结束通话
当要说的事情说完后，要及时结束通话，而不是一味地闲聊。特别是工作时间，更不能多聊，不管是公事还是私事，闲聊都是不合适的。拣最紧要的说完，就应当结束通话。当然，如果对方是领导，有意了解你的情况，需要多说几句，你也应当礼貌地回答。
你可以先提出结束通话，但一定要记得，永远让对方先挂电话最有礼貌。
3.使用手机，轻言细语顾及他人感受
手机的使用越来越普遍，办公场所中不仅有座机，手机的使用率也相当高。不论是在办公场所还是公共场所，使用手机时都要讲究礼仪。
（1）办公场所使用手机
一般而言，办公室里要较少使用手机，公事用座机就可以。在人员较多的办公室里，切忌旁若无人地面对众人无所顾忌地大声通话，这样既会影响同事的工作，影响办公室的形象，也是对自己的不尊重。因为你的通话内容都成为公共信息了。正确的做法是侧身通话，或找个僻静的场所，轻声细语交谈。这样不仅可以有效地保护自己的通话隐私，也是对别人的礼貌和尊重。
还要注意手机铃声。在公务办公场合，手机要尽量调整为震动或是使用较为短促、音量较小的铃声。这样做也同样是为了符合轻言细语的原则，让我们的手机在接到电话时也能够不因为刺耳的铃声而影响他人。
用手机发短信也是目前重要的沟通方式。在发短信时如果不能够确定自己的电话号码被对方的手机电话簿收录，就要在发短信时进行署名。在给上级领导发送公务短信时，不管对方是否存有自己的电话号码，都要在短信前加上称呼，在短信结尾处署名落款。发送与公务有关的短信时，要像办理公务一样符合基本的礼仪，开口要有尊称，要有问候语，在结尾时也要有祝愿，这样做才完全符合公务礼仪的要求。
（2）公共场所使用手机
在公共场合，如剧场、影院、音乐厅、图书阅览室、法庭、会议室、课堂、悼念场所等要求安静、严肃，要求集中注意力的场合应注意关闭手机，或将手机铃声转换至震动静音状态。楼梯、电梯、路口、人行道等人来人往之处，也不可以旁若无人地使用手机。
（3）携带手机也要有礼仪
手机携带也要讲究礼仪。很多人喜欢将手机别在腰间或放在衣服内口袋，这并不十分合适，因为一旦来电或有响声，急忙掀起衣服的动作或以手在内口袋使劲掏的动作很不雅观。较好的做法是将手机放在随身携带的包内，这样既方便又雅观。手机更不要挂在脖子上，那样有卖萌和招摇之嫌。还有的人喜欢在手机上悬挂一些花哨的装饰性坠物，在公务场合这样的手机有失严肃，给人以不成熟、过于随意的感觉。所以，在正式场合，手机不应该有过多的装饰坠物，特别是男性手机更不应该有装饰物。
4.接发传真，一来一往也要恭敬有礼
除了使用手机或座机进行电话通话以外，在公务工作中我们还可能会进行传真的收发。虽然传真看起来只是一来一往的书面文字沟通，也要做到恭敬有礼，才能更好地体现出公务人员的素质，促进公务合作。
（1）发传真之前，最好先打电话通知对方
接收或发送传真时，最好先通知对方，以免对方接到传真显得茫然。如果事先无法通知，发送完毕后也最好再通知并确认一下。在传真中要报出自己的单位名称以及详细的部门名称，并说明发送传真的目的等。通话时，交流语气要热诚、口音要清晰、语速要平缓，语言要简洁、得体、准确，音调适中，态度自然。
（2）发送传真前应准备好相关资料和要求
传真内容应当包括发件人的信息以及所传真文档日期和页数，应写清接收人的全名。传真机有自动和手动两种方式。手动方式需接听传真电话的人给传真开始的信号，传送者在听到嘀嘀的长音后再开始传真文档。自动方式不需对方人工操作，在拨通传真电话后，在几声正常电话回音后，就会自动出现嘀嘀的长音，此后就可以开始传真文档。
最好不要用传真机传送太长的文件，由于传真机所用的纸张质量一般不高，印出的字迹可能不太清楚，要长久保存请将传真件复印。如果接收人需要原件备案，诸如一些需要主管人员亲笔签字的资料，则应在传真后将原件用公函的方式寄出。
（3）明确传真信息
为了明确传真的有关信息，正式的传真必须有封面，封面页一般较为正式。有的单位使用“填空式”或封面专用纸。其上注明传送者与接受者双方的公司名称、人员姓名、日期、总页数、电话号码等，以让收阅者可以一目了然。如果是急件，应在封面正面页注明，因为有的部门或大型企业定时分批发送公函和信笺，如不标明急件，就容易被耽误。即便不是非常正式的，也必须认真标明传真页码，如果其中某一张传真不清楚或是未收到，则可以请对方再将此页传一次。
（4）注意保密
未经事先许可，不应传送保密性强的文件或材料，因为传真机保密性不高，任何刚好经过传真机旁边的人，都可以轻易窥得传真纸上的内容，传真件不能确保完全保密，因此若是保密文件，就不能用传真机传达。
（5）书写礼貌
书写传真件时，在语气和行文风格上，应做到清楚、简洁，有礼貌。在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，这一条更不要忘记。传真信件时必须用写信的礼仪，如称呼、敬语等均不可缺少，尤其是信尾签字不可忽略，这不仅是礼貌问题，而且只有签字才代表这封信函是发信者同意的。
5.处理公文，规范严谨最得体
公文，即相对私人文书而言的公务文书的简称。政府、企业的公文，就是各级公务人员在公务活动中所使用的书面文字材料。
公务公文主要是传达、贯彻上级的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示和商议工作，以及报告情况，交流经验的重要工具。只有严格按照公文处理规定来处理公文，才能保证公文处理既严谨规范，又科学高效。这方面，国家行政机关公文处理是最为规范严谨的。可供企事业单位参考和仿照。
根据1993年11月21日由国务院办公厅重新颁布的《国家行政机关公文处理办法》，我国将现行行政公文分为如下12类13种，并对每一类每一种公文的具体内容、适用范围、适用对象都做了具体的规定。
命令：适用于依照有关法规发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适应的决定等。
议案：适用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
决定：适用于对重大活动或事项作出安排。
指示：适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
公告和通告：向国内外宣告法定事项或其他重要事项用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项则用“通告”。
通知：适用于发布行政法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。
报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。
请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
批复：适用于答复下级机关的请示事项。
函：适用于互不隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
会议纪要：适用于传达会议情况和会议精神。
公文礼仪，即基层公务人员在撰制和办理公文时应当遵守的规范和惯例。公文礼仪包括公文的撰制、公文的行文、公文的办理、公函的礼仪这四个方面。
（1）公文的撰制礼仪
公文是极为严肃庄重的文体，因此撰制公文时必须严格遵守有关规定和要求，任何疏漏都有可能耽误公务的执行。
①公文的内容要求
任何类型的公文，不论其发文机关和发文目的是什么，都应当在内容上遵循以下两条基本指导原则。
一是严守法规。公文的观点和内容必须符合国家的法律法规，必须符合党和政府的方针政策。如果发现公文所需贯彻的领导意图与党和国家的有关政策法规相抵触，应及时向领导提出，并予以纠正。如果要提出新的政策规定，则应加以具体说明，切勿使之前后矛盾。
二是真实准确。公文所反映的情况必须真实、准确。不仅基本的事实材料要真实，而且具体的细节、背景、数据也要准确无误。这就要求基层公务人员深入实际、密切联系群众、实事求是，要克服官僚主义、形式主义和文牍主义，更不可弄虚作假、敷衍了事。
②格式要求
公文是一种规范性极强的应用文体，因此基层公务人员在撰制公文时务必要遵守具体的格式要求。
一是选择恰当文种。国务院规定的12类13种公文形式，每一种都有近似但却有所区别的格式要求。因此，选择恰当文种是遵守公文格式的基础。
正如南朝刘勰在《文心雕龙·章表》中所说：“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异。”各种公文体现的是不同的发文机关权限范围和行文机关之间的不同关系，反映了不同的发文目的。因此基层公务人员在撰制公文时务必要根据本机关的职权地位和发文目的选择恰当文种，采取相应格式。
二是遵守具体格式。公文讲究格式，是公文管理标准化和现代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地说，公文格式可分为文头、正文、文尾和标记这四部分内容。
其一，文头。文头包括文件名称与发文字号。文件名称，由发文机关名称加“文件”两字组成，如“中共中央文件”。文件名称往往用套红大字印刷，被称为“红头文件”。发文字号，由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成。若是几个机关联合发文，一般只注明主发机关的发文字号。年号应由“[]”括注，而不能使用“（）”。
其二，正文。正文包括以下七部分内容。
一是公文标题。由发文机关名称、事由和文种三部分组成，应简要准确地概括公文的主要内容，体现发文主旨。例如“公安部关于在全国公安机关开展向济南交警支队学习活动的决定”。如果公文版头已注有发文机关，或已在文尾注明了发文机关，公文标题即可省略发文机关；如果难以用少量文字概括所发公文的内容，或公文内容较为简单，可省略发文事由。公文标题除法规、规章名称需加书名号外，一般不加其他标点符号，而以空格代之；标题字数太多，分行书写时，注意不得将固定词语拆开分写。
二是主送机关。即负责受理或答复该公文的机关。上行文只有一个主送机关，即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关，书写于左首顶格处，按级别高低顺序排列。
三是正文。是公文的主体，表述公文具体内容的部分，写在主送机关名称之后。
四是附件。即附属于正文的材料，用于对公文的补充或参考。附件名称要在正文之后注明，附件本身既可单独成件，也可与文件主体装订在一起投送。
五是发文机关。即公文的法定作者名称，应采用机关全称或规范化简称，写于正文或附件名称之后一定距离的右下方。如需以机关领导人名义行文，则应在领导人姓名前冠以职务。联合行文时，应将主发机关排列在前。
六是发文日期。用以表明公文的生效时间，写于发文机关下方，使用年月日全称。
七是印章。即发文机关对公文的效力负责的凭证，盖于发文机关名称和发文日期的字面上。
其三，文尾。文尾包括如下三个部分。
一是主题词。用以标示公文的核心内容，便于公文的计算机检索与管理。主题词不同于公文标题，其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种四个方面入手，而不能简单地从公文标题中提取。国务院办公厅秘书局于1994年4月修订出版的《国务院公文主题词表》和中共中央办公厅秘书局于1998年8月修订发布的《公文主题词表》是目前标引主题词的重要依据。主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后，用黑体字印刷。
二是抄送抄报机关。即除主送机关外还应了解公文内容的有关机关。上行文为抄报，平行文或下行文为抄送。
三是制发机构和制发时间。即公文的印制单位和时间，书写于同一行。单位居左，顶格；时间居右，顶格。
其四，标记。标记包括四个部分的内容。
一是秘密等级。按公文的机密性质，公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类，其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等。秘密等级标在左上角，以醒目的黑体字印刷。
二是紧急程度。公文有紧急公文和非紧急公文两类，紧急公文又可分为急公文和特急公文两等。紧急程度应以黑体字标在密级上方。
三是阅读范围。即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象，写于发文日期之后，主题词之前。
四是印刷份数。指该公文的实际印制数量，用括号标注在文件左下方。
另外，公文纸一般采用16开型（260mm×185mm）于公文左侧装订。按惯例，开头应为35mm，地脚应为25mm，订口应为22mm，翻口应为25mm，版心内正文应有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用纸大小可视实际需求而定。公文书写应自上而下、自左至右。
③公文的语言要求
公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能影响公文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用。哪怕是一个小小的文字或标点错误，都有可能影响对公文的理解和执行。因此基层公务人员务必要注意公文撰制过程中的语言问题。一般而言，要做到三点：准确、朴实、简要。
准确。公文的语言要求准确，是指公文的用字用词要恰当，语句段落要通顺，数字标点要规范。只有准确用语，才能如实反映客观事物，如实传达发文意图，使公文得以更好地理解和执行。
朴实。公文具有政治性和严肃性的特点，因此公文的语言应当力求质朴无华，少用描写和抒情的手法。要直话直说，不可拐弯抹角或以含蓄的笔法委婉地表达意思。
简要。公文语言的简要，是快速高效地传递信息的需要。冗长的公文不仅会让人望而生厌，而且不利于主旨的突出和重点的把握。简明扼要是公文写作的一项基本要求。要使公文语言简要，就须开门见山，尽快道出主题，紧扣主题，摒弃套话，并学会熟练使用一套常用的事务性词汇，简要对事物进行表达。
（2）公文的行文礼仪
行文即公文的运转，行文关系则是指公文运转过程中发文机关与收文机关之间的关系，也即各级机关之间公文的授受关系。
①公文的行文分类
按照公文在各级机关之间的运行方向，可将行文分为三类：上行文、平行文和下行文。相应地，行文关系也可分为上行文关系、平行文关系和下行文关系三种。
上行文。上行文即下级机关向上级机关呈递的公文，一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下级机关要对自己的直接上级机关负责，因此逐级行文最为普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。
平行文。平行文即互相没有隶属关系和业务指导关系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文多采用公函文件。
下行文。下行文即上级机关对所属下级机关制发的文件，一般可分为逐级行文、多级行文、直到基层行文三种。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等九种。
②行文规则
各级机关之间互相行文时，务必要遵守如下一些规则。
行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制发公文。对超出自己权限的待处理事项，应行文商请职权部门发文或双方联名行文，不可越俎代庖。越权而行之公文没有任何权威和约束力。
下级机关应向自己的直接上级机关负责，不可随意越级向上行文。如有特殊情况必须越级请示，则应抄报所越机关。上级机关如有必要越级向下行文时，亦应同时抄送受文机关的直接上级机关。
受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。
若待办事项涉及多个机关的职权范围，或多个机关遇有相同问题需请示和报告时，各机关可联合行文。联合行文的各方应是同一级别。各部门若对某一问题未形成一致意见，均不得擅自向下行文。
经批准在报刊上发表的行政公文，应被视为正式公文而依照执行。如不另外行文，发文机关在报刊上发表该文时应加以注明。
（3）公文的办理礼仪
依照国家有关规定：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”一般而言，公文办理是指各级行政机关和公务人员在收到公文后对其进行的办复。
①公文办理基本要求
基层公务人员办理公文务必遵循准确、及时、安全三项基本要求。
准确。所谓办理公文要准确，是指办理公文的每个环节都要井然有序，办理公文的顺序要合理，衔接要紧凑，办理的形式和方法要力求规范、标准。
及时。为提高办事效率，基层公务人员办理公文时务必要及时，要避免因公文误期而影响工作。一是要强化时间观念。公文能办就办，说办就办，养成限定时间内办好公文的良好习惯，不可拖拖拉拉、办办停停。对于紧急公文，更须及时处理。二是要缩短运转周期。公务人员要尽量缩短公文的传递、留办时间，促进公文高效运转，避免在公文传递过程中浪费不必要的时间。三是要简化办文程序。要尽量减少公文办理所需的手续和环节，防止因环节复杂、程序繁多而导致的效率低下。
安全。基层公务人员在办理公文时要恪尽职守，确保经办公文的安全。这里的安全有两层含义。一是指要确保公文物质上的安全，防止公文受损或遗失。这就要求不可乱堆、乱放、乱叠公文，以免受到过多的磨损；要做到防潮防火防蛀，延长公文“寿命”。二是指要确保公文政治上的安全，严守国家机密。要积极做好保密工作，开展保密教育，做到有备无患，防止国家利益受损。
为了确保公文的安全，各级领导务必要端正态度，充分认识公文安全的重要性；要经常开展公务人员业务培训，提高基层公务人员的素质和能力。
②收文程序
收到公文后，基层公务人员一定要按程序对其进行处理。
登记。各级行政机关在收到公文后，务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”四个类型分类登记。登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等。收文登记时字迹要清晰工整，平件、密件要明确区分，急缓程度要严格分清。登记的基本要求是准确、翔实。
拟办、批办。拟办即基层公务人员在收到来文后提出初步的办理方案或建议，供领导参考。拟办意见应简明扼要，并可随同附上与来文有关的材料，交领导参看。
批办即机关领导对需要办理的公文进行批示，提出执行、办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体。
承办。承办即基层公务人员根据领导批示意见，对公文的具体执行办理。承办时应当统筹规划、妥善安排。要分清来文的主次缓急，有步骤有计划地办理，优先办理重要的公文。一般而言，特急件应随收随办，当时或当天办结；急件也应随收随办；限时处理的公文当以规定时间为限，不得拖延；其他一般公文也应尽快办理。
催办。催办即对公文办理的督促与检查，主要是指在收到公文后，对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查。各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作。
（4）公函的礼仪
公务信函的格式和内容、回复和保存等方面都有需要严格遵守的规范和礼仪。
①内容与格式
公函的最大功效和目的在于传递信息，因此其内容必须完整无缺，其表述必须准确清楚，如果信函的内容不够完整，表述不够规范，甚至词不达意，就难以准确有效地传递信息，进而延误公务的开展，而且耗费读信者不必要的时间和精力。
要使公函的内容完整无缺，表述准确清楚，关键一点就在于要严格遵守信函的书写格式。信函的格式如同信函的骨架，贯穿信函始末，支撑起所有的内容。没有完整而准确的信函格式，信函就像是散了架的机器，没有任何功效和意义。
公务信函的格式与私人信函大致相同。具体而言，可分为笺文格式和封文格式两方面。
a.笺文格式
笺文，即写于信笺上的书信内容。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。
抬头：它是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，并且单独成行。基层公务人员在书写公务信函的抬头时，通常适用的称呼有如下几类：一是以姓氏加上称谓词作称呼，例如“黄先生”、“耿同志”等，这类称呼显得较为自然；二是以姓氏加上职衔作为称呼，例如“赵科长”、“林主任”等，这类称呼多用于关系一般的交往双方之间；三是以字号相称，文人雅士多有字号，平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。
称呼之前，可加一些适当的形容词，如“尊敬的”、“敬爱的”等；称呼之后亦可加一些适当的提称词。提称词多用于以书面语言写成的信函中。使用提称词应注意使之与称谓配合使用。例如对尊长应用“尊鉴”，对平辈应用“惠鉴”，对晚辈应用“青鉴”，对女性应用“涉鉴”，等等。
启词：启词是正文之前的开场白。既可表示客气寒暄，也可提示写信原因。启词应于抬头之下另行空两格书写，一般应单独成段。
公务信函的启词应力求篇幅简短，不可过于啰唆。采用“您好”一类的简略启词可使之成为正文首句，而不必单独成段。
正文：正文是书信的主体部分，是写信者叙述的正事所在。为方便阅读，正文可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。
正文虽是公务信函的“主心骨”，但亦应力求简明扼要，以简单的语言说全、说清书信的主旨。切忌啰啰唆唆、拖沓冗长，甚至词不达意、文不对题。
正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。语言的朴实是基层公务人员“人民公仆”形象的内在要求；语言的优雅则不仅体现一个人的修养，而且也体现对交往对象的尊重。如果语言过于粗俗、枯燥，不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损，而且还会被怀疑不尊重对方。
祝词：祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。祝词一般包括两部分内容。一是应酬语，即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句。应酬语应当简洁而自然。有时亦可同时再用一些敬语，以示谦恭，如“草此”、“肃此”、“敬此”等。二是问候祝福语，即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候。如“敬颂春安”、“即颂大安”、“祝您成功”等。书写时应字斟句酌，具体对象具体对待。
祝词的书写格式要求较严。如果祝词较多，可单独成行，空两格后书写。也可将祝词分成两部分书写，其法有二：一是将“敬颂”、“敬请”一类词单独成行，前空四格，而将“春祺”、“大安”一类词另行顶格书写；二是将“敬请”、“敬颂”一类词置于正文末句之后，不另行书写，而将“大安”、“春祺”一类词另起一行顶格书写。
落款：落款包括署名和日期两部分。署名应位于祝词之后另起一行的右方。若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意，则应另起一行书写，或直接写于署名之后。
一般而言，日期应具体到年月日，有时可只写月日。日期可写于署名之后，只空一格；亦可另起一行，写于署名的正下方。
附言：附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出，或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。
附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写，且不必分段。附言力求简洁，无须另用信笺。切勿在信笺的上下左右乱写附言，令人眼花缭乱而不知所云。
b.封文格式
封文，即写在信封上的书信内容。国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函，其封文有着不同的具体格式内容。
国内邮寄信函：在交付邮寄的国内信函信封上，应先在左上角写清收信者所在地的邮编。然后另起一行书写收信者的详细地址。收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。在信封的右下方，应写清寄信者的地址、姓名（有时可只写姓氏）以及邮编。
国际邮寄信函：在交付邮寄的国际信函的信封上，收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。书写地址时应自小而大，与国内写法相反。书写时应尽量使各行文字左右对齐。
托带信函：在托人带交的信封上，内容一般较为简洁。信封左上角可视具体情况写上“专送”、“面交”等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托带人知道收信者地址，可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名，不必写其地址。收信者和写信者的邮编均不必写。
不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，还有许多普遍的规范和要求，基层公务人员应当严格遵守。
一是信封款式。信封有直式和横式两种。直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜；横式信封则以纯白色为佳。吊唁用的信函，当使用素色信封。
二是封文字体。封文字体的书写，可用钢笔、圆珠笔、毛笔等，但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳，忌用红色、绿色等彩色笔书写。写给长辈的信，应以端正的字体书写，以表尊敬。
三是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用，因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、“同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的，但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼，如“姥爷”、“四叔”等。
四是邮编邮票。为便于邮局作业，寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整，一字一格。
直式信封的邮票应贴于信封的左上角，横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正，给人以尊重、踏实之感。寄航空、挂号等信函时，需加贴标签。标签应粘贴端正。
②公函的回复与管理
对于公务信函的发送者而言礼仪的重点是信函的撰写；而对于公务信函的接收者而言，礼仪的重点则在于信函的回复和管理。
a.回复信函的礼仪
使用公务信函必然是有事要谈，有事要办。公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中，是发信者最牵挂的事。因此，基层公务人员在收到公务信函后，务必要以适当的方式予以及时回复，以示对对方的尊重。
回复及时：基层公务人员在收到公务信函后应尽快回复，切不可拖拖拉拉、懒散对待，甚至不予理睬和回复。否则便会被视为官僚主义和不尊重他人的表现，导致发信者忧心忡忡，公务也不能及时办理。
回复方式：公务信函的回复应遵循“照旧”原则，即以函复函。如果因故改变回复方式，应向对方道明原因。为尽早消除对方的担忧之情，可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到，然后再及时复函。
复函时除对对方的提议、要求作翔实答复外，还应告之所收到的是何时所发的信函，我方又是何时收到的。这是为了防止有的信函“半路走失”却未能及时发现。如果双方信函往来频繁，更有必要这么做。如告诉对方：“您于3月6日发出的信函，我在11日收到了。”
解释延误：在收到公函后，如果当时确实无法及时回复，则必须先电告对方，并致以歉意，向对方解释原因，然后再抽时间予以回复。
如果在回函时遇到困难，例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围，切不可不予理睬、束之高阁，甚至在日后与对方见面时表示“并未收到”。即使帮不了忙，也应尽早答复，并致以歉意。要表现出坦诚的态度，以便早让对方另做安排。
b.公函的妥善管理
每一封公务信函都可算是公务开展的重要文件或资料，即使在回函之后也有一定的参考和保留价值。因此，必须加强对公函的管理。
严格保管。应当对收到的公函进行分类整理，妥善保存于安全之处。按照常规，未经允许或批准，不得将公函进行公开传阅或发表。涉及机密的信函，更应严格管理，不得随意进行口头扩散或书面引用。
定期销毁。对于那些没有保存价值的信函，可予以定期销毁。根据有关规定，销毁信函应经过鉴别和主管领导批准，并应登记在册。销毁时应有专人在场监督，保证不丢失、不漏销。销毁应当完全、彻底，不遗漏。
切勿将信函随便当作垃圾扔掉，或当废纸卖掉。也不可随便挪作他用，如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。
③特殊公函的礼仪和规范
除了上述一般的公务信函之外，公务人员还会在工作中遇到一些有特定目的和使用场合的公函，例如祝贺信、感谢信、慰问信、邀请信等。每一种特定公函都有相应的写作规范和使用要求，基层公务人员应当予以严格遵守。
a.祝贺函
祝贺函简称贺信，即在对方取得重大成绩、有喜庆之事时向对方表示祝贺的信函。
祝贺信函一般由标题、称谓、正文、落款四部分构成。标题即在首行正中位置书写的“贺信”两字。称谓即被祝贺单位或个人的名称。落款即发函者的署名及发函日期。
祝贺信函的正文由三部分构成：一是以简要的篇幅向对方表示热烈祝贺，写清向谁祝贺、为什么祝贺等。二是祝贺的内容，即所贺之事的重大意义。三是发函者的希望和祝愿。上级写给下级的可写希望、要求；写给会议的，则可用“祝大会圆满成功”等话语。
祝贺信函的语言要充满热情、喜悦之意和温暖、愉快之感，并给人以鼓励和希望。颂扬与赞美之词要恰如其分，不能过分夸大或拔高。祝贺信函的发送要及时，要赶在有关活动的前面。
b.慰问函
慰问函是机关单位或个人对某人、某集体表示慰问而写的信件。在对方取得突出成绩时，或在对方遇到困难、遭到不幸时，均可以写慰问信表示慰勉、鼓励、安慰和同情。
慰问函的构成同祝贺信基本相同，在格式上也很相似，只是正文内容有所区别。
慰问函的正文由两部分构成：一是慰问的背景和原因，并致以诚恳亲切、充满关怀之情的慰问之语。二是对对方辛劳的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或对对方所取得的重大贡献和所具有的某种精神表示褒扬和嘉奖。
要根据不同对象用不同的写作素材及慰勉用语。感情要真挚热情，充满亲切之情。文字简练，篇幅须短小。
c.邀请函
邀请函又叫请柬，也称请帖，是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。它不仅表示礼貌庄重，也有凭证作用。
请柬一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。
标题即用大字书写的“请柬”两字，在第一行中间，或者占用一页，当作封面。
称谓即被请者的单位名称或姓名，另起一行或一页顶格书写，姓名之后写上职务、职称等，如“同志”、“先生”、“教授”、“经理”、“主任”等。
正文应写清活动时间、地点、内容、要求，并用“敬请参加”、“敬候光临”、“敬请届时光临”等语结束。
落款即发函者的署名与发函日期。
请柬的形式要美观大方，不可用书信纸或单位的信函纸草草了事，而应用红纸或特制的请柬填写。所用语言应恳切、热诚，文字须准确、简练、文雅。
公务公文礼仪是在公务工作中非常重要的礼仪，因此在任何一个细节上都要符合规范，合乎礼仪。
前面我们说的主要是国家机关和行政公文的基本规范和礼仪。其实这就是公文制定和办理的标准规范，企业或其他单位都可以按照本单位的特色比照施行，才能更规范、更合礼数，也更有效率。
6.收发邮件，礼数周到不失仪
随着办公无纸化的推动，电子邮件已经成为公务办公中一个相当重要的交流途径。但别以为高新科技就不需要传统的礼仪，既然是办公所需，一样需要遵守基本的办公礼仪才行。下面是一些关于电子邮件礼仪方面需要注意的礼仪问题：
（1）在电子邮件的“主题”或“标题”一栏，一定要写清楚信件的主题或标题。很多人在撰写电子邮件时习惯不写标题，这样对方可能会误认为是恶意邮件，在没打开之前就删除了。
（2）在撰写内容时，应遵照普通信件的格式和规则，有抬头、有落款、有日期。邮件正文要简洁，不可长篇大论，以便收件人阅读。用语要礼貌，以示对收件人的尊重。特别要注意使用标点符号，正确地断行、断句。如果是写英文邮件，不要清一色采用大写字母，否则有骂街的嫌疑。
在日常工作中，我们可能会收到这样的电子邮件：它没有正文，只有一个标题和一个附在电子邮件中的附件，这会让我们觉得对方对自己不够重视，甚至连正文都懒得写。既然我们会有这样的感觉，那么在我们发送电子邮件时如果不添加正文内容，对方也同样会感到没有受到足够的尊重。所以邮件务必要有正文，哪怕只是几个字的说明。格式与正常信件一样。
发邮件时还有一点经常被忽略的细节，就是在电子邮件正文中不要全部使用黑体字或斜体字，这些字体标志着对于语气的强调，如果全部使用，可以理解为对收件人在大喊大叫，这是非常不礼貌的。
（3）在发送邮件之前再仔细阅读一遍，从收件人的角度来阅读，这样不仅使信息更加有效，而且能避免误解和不合适的评论。
（4）在接收电子邮件后应当及时回复。要定期打开收件箱查看邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。一般应在收到邮件当天予以回复。如果涉及较难处理的问题，要先告诉对方你已收到邮件，来信处理后会及时给予正式回复。
即使不是非常重要的电子邮件，最好也不要超过两个小时回复。其次，我们在回复电子邮件时要有针对性。根据对方发送过来的电子邮件内容，我们的回复应当准确、简洁，可以加上适当的阐述，保证对方一次性理解回复的内容，避免反复发送邮件。
回复邮件时要附加原邮件，必要时使用模板来回答频繁的常规问题。不要过多地使用“回复所有人”，不要转寄一连串的信件，不要求回复和阅读回执，不要向收件人要求回一个消息。
（5）不要发送或转寄包含损害名誉的、诽谤的、攻击性的、种族主义的或淫秽语言的电子邮件，不要转寄含有病毒的邮件。
（6）除非获得允许，否则不要复制消息和附件，不要使用邮件讨论机密信息，不要回复兜售信息；谨慎使用抄送邮件。很多人喜欢加一些东西在信件里，比如图释、缩写或者表情符号等，但有些人不喜欢这些东西。而且，在正式的用于处理公务的电子邮件中使用这些符号，显得过于随意，应当予以避免。
（7）对于标题稀奇古怪或者干脆没有标题、发信人的，不要出于好奇而随便打开，因为那极有可能是某种病毒。要有网络安全意识。
（8）对于过期的或是已经完成、并不需要长期保存的邮件，要及时清理删除，以保证邮箱的空间。对于有价值的重点邮件，可以专门进行保存。
7.汇报工作，简洁准确不耽误别人时间
日常办公中，一定少不了向上级汇报工作这件看似简单、实际上却相当能体现素质、能力和礼仪的事情。如果各方面处理恰当，极有可能通过这件事就给上级留下一个良好的印象，从而得到更多的机会；但如果处理不好，或出现失误，有时哪怕是细微之处的失误或是失礼，也会影响事业和前途。因而，汇报虽是小事，也不要忽视，也要谨言慎行，合乎礼仪和规范才行。
（1）重视时间
时间就是金钱，领导的时间更是宝贵，绝不能因为我们的失误耽误领导的时间。所以汇报时，首先，要做到准时，绝对不能失约。如果迟到或失约，就会让上级领导进行无意义的等待，耽误领导的时间，这就太不应该了。过早到达也是不合规范的，因为上级领导很可能事务繁忙，过早到达会打乱领导的安排，让领导没有足够的时间处理好本应当在听取你汇报工作之前完成的事情，这也是失礼的。恰当的时间是比约定的时间提前5～10分钟为宜。如果是在同一个办公楼里，那最好还是准时比较合适。
（2）礼貌敲门
来到领导办公室的礼节也要注意，先要敲门，进来后不要贸然坐下，按领导的指示就座。如果站着的话，站在领导办公桌侧前方一米左右的位置，不要靠得太近，遮挡领导前方视线。
（3）直奔主题
在汇报工作时，要做到直奔主题，内容准确，语言精练，条理清楚，言简意赅。例如，“今天我想和您汇报一下关于材料报价的问题。”不要乱七八糟地铺垫一大堆。汇报时要吐字清晰，语调、声音大小恰当。汇报内容要实事求是，绝对不可“察言观色”，投其所好，歪曲或隐瞒事实真相。对于事实的隐瞒会导致汇报工作毫无意义，实际上就等同于在耽误领导的时间。
在口头汇报的同时，最好再准备一本书面汇报，可以省去领导再做要点记录的时间，同时也更加正规。
（4）及时告辞
汇报完毕后要及时告辞，不能缠杂不清，在领导没有准备的情况下谈其他的事情。告辞后在领导的准许下离开。但如果领导“意犹未尽”，想要多了解一些情况，你也千万不要表现出厌恶或是不耐烦的表情，而应当像汇报一样据实以报。此时应等领导表示谈话结束时才可告辞离开。在告辞时要整理好自己的汇报材料，整理衣着和座椅，当领导主动送别时，要客气地表示感谢，并对领导说“请留步”。
（5）取得同意后再汇报
记住要是临时主动汇报一定要记得先询问领导是否方便听你汇报，不要直接跑去领导那里乱说一气，打乱了领导正在忙的事情。
（6）听汇报的礼仪
作为上级，在听取汇报时也要讲礼仪，才能更好地树立自己的威仪，赢得下属的尊敬。首先也要以节约时间、提高效率为标准。如果已约定时间，应准时等候，或可稍提前一点时间，并做好听取汇报的准备。
汇报者来到时应及时招呼汇报者进门入座。不可居高临下，盛气凌人，大摆官架子。听的时候要认真专注，不能心不在焉，或做频繁看表、打哈欠等不礼貌的行为。要与汇报者进行目光交流，并以适当点头、微笑、提问等方式表示自己在认真倾听。对汇报中不甚清楚的问题可及时提出来，要求汇报者重复、解释，也可以适当提问，但要注意所提的问题不至于打消对方汇报的兴致。
不要随意批评、拍板，要先思而后言。要求下级结束汇报时可以通过合适的体态语或委婉的语气告诉对方，不能粗暴打断。如果已到了吃饭时候，可挽留下级吃便饭。当下级告辞时，应站起来相送。如果联系不多的下级来汇报时，还应送至门口，并亲切道别。
8.办理公务，热情办理不找借口
不管从事的是什么职业，在什么岗位上，只要是需要接待公众，来办理事务的，如政务大厅、银行及一些企事业单位，都是服务窗口，都需要我们既遵守基本的制度规范，严格按规矩办事，又热情、周到地为公众服务，更要在办理公务时做到热情接待、彬彬有礼，才能真正让公众满意。因而，礼仪依然是一个很重要的内容。
窗口服务礼仪是公务人员在工作岗位中，通过语言、态度、行为、举止等，向被服务对象表达尊重和友好的行为规范。一名优秀的服务人员不仅需要具备相应的专业技能，还必须掌握营业礼仪中的基本要求，包括：敏锐的观察能力、热情周到的服务态度、清晰准确的表达能力、规范高效的处理能力及完美周到的服务礼仪等。这里我们重点讲服务的礼仪。
除了一般公务场合所需要具备的服饰、仪表和仪容礼仪外，服务礼仪不仅关系到服务的质量，更关乎部门的形象。像不久前曝光的在公安局办一个护照，从北京回老家跑了五次还没有办好，只因为办理人员以各种借口和理由推托不办；再如因为必需要本人办理挂失，致使七十多岁的病危老人被抬到银行来签字，造成的影响就很不好，政府及公共服务部门“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象也再次引发全国热议。所以，公共服务部门和公务人员，更需要严守礼仪规范，热情周到，及时办理，不找任何借口，也不以任何理由拖延不办，才能真正得到公众的信任和支持。
总的说来，办理公务的礼仪要注意以下方面：
①对客户或群众要热情友善，要公正公平，一视同仁。不能“势利眼”，以不同的标准和态度对待同样来办事的人。客户来到办理事务的窗口前，服务人员应主动与客户打招呼，注视客户，面带微笑，主动问候客户“您好。请问您办什么业务？”
②对客户的问题要认真解答，迅速按照客户需求办理相应业务，做到热情、耐心。对客户递交过来的相关证件、手续，要及时接过，并认真审阅。对于证件不齐或不合规定不能办理的情况要详细说明，并告知客户下次应当带齐的证件和手续有哪些，应当怎么办理，一直到客户明白为止。对不理解、发火的客户，也要有足够的耐心，向他们解释清楚具体的规定和为什么不能办理的理由。
③客户办理业务过程中，服务人员如果需要称呼客户，应使用“某某先生/小姐（或女士）”这种个性化的称呼，给客户以亲切感。客户办理业务过程中，如果需要暂时离开座位时，应主动告知客户，并说“对不起，我需要离开一会儿，请您稍等”。回来后，公务人员需向客户致歉，说“对不起，让您久等了”。业务办理完毕后，需要客户签名时，应递出需要签字的文件，并请客户核对后在指定位置签名确认。客户离开柜台时，服务人员应礼貌地与客户道“再见”、“您走好”。
④与客户交谈时要认真专注，表情神态谦恭、友好、真诚，面带微笑，目光注视客户的嘴唇和鼻子的小三角区，谈话时每分钟110字左右，声音音量以听者清晰听见、不超过客户音量为宜。倾听客户要求时，不能东张西望，不能不耐烦，也不能中途打断，与客户保持情绪同步。交谈时手势不宜过多，幅度不宜太大。
作为一名公务人员，办理公务时热情友善，积极迅速，不偷懒，不拖拉，不找借口是我们应当做到的最起码的职业操守，也是基本的礼仪。办理公务时，如果我们向对方展现出的是我们的热情以及我们快捷的办事效率，那么无疑会为我们自己和我们代表的单位、窗口增添更强的信任感。
9.同事相处，和睦亲切不忘礼仪
同事是与自己一起工作的人，与同事相处得如何，直接关系到自己的工作、事业的进步与发展。如果同事之间关系融洽、和谐，人们就会感到心情愉快，有利于工作的顺利进行，从而促进事业的发展，反之，同事关系紧张，相互拆台，经常发生摩擦，就会影响正常的工作和生活，阻碍事业的正常发展。因而一定要与同事和睦相处才行。要和睦相处，礼仪就是最好的润滑剂。要处理好同事关系，在礼仪方面应注意以下几点：
（1）相互尊重
尊重是最重要的礼仪，同事之间的相互尊重尤其重要。要尊重同事的生活习惯，尊重同事的处世方式，尊重同事的个性，尊重同事的观点……互相尊重的基础是平等、友善地相处，不可把自己的观点强加给他人，让他人接受，也不居高临下，更不讨好奉承，而是不卑不亢、亲切友善、谦恭有礼。不管任何时候与同事见面，都主动热情地与同事打招呼；同事间有不同意见或争执，要及时退让，无理及时道歉，有理也要适当谦让，而不是抓住不放，喋喋不休。同事家有婚嫁喜事，送上一份合适的贺礼；同事生病，应及时去探望。经常礼尚往来可以有效地促进同事间的关系，但也要注意与同事保持适当的距离，更能融洽同事间的关系。
（2）互相帮助，紧密合作
不管是在工作中还是生活上，同事若有难处，都应予以体谅理解，并尽力帮助。在办公室中一定要同心协力、相互协作、互相支持。需要帮助时要与同事商量，不可强求；对方请求帮助时，则应尽己所能真诚相助。对年长的同事要多学多问、多尊重，对比自己年轻的同事则要多帮助、多鼓励。这样才能建立一个团结、文明的办公环境。得到同事们的尊敬，自己工作起来也会舒心。
（3）主动道歉
同事之间经常相处，一时的失误在所难免。如果出现失误，应主动向对方道歉，征得对方的谅解；倘若同事对你产生误会，应该向对方说明，不能小肚鸡肠，耿耿于怀。
（4）与同事钱财往来要清楚
同事之间可能有相互借钱、借物或馈赠礼品等物质上的往来，但切忌马虎，每一项都应记得清楚明白，即使是很小的款项，也应记在备忘录上，以提醒自己及时归还，以免遗忘，引起误会。向同事借钱、借物，应主动给对方打张借条，以增进同事对自己的信任。有时，出借者也可主动要求借入者打借条，这也并不过分，借入者应予以理解，如果所借钱物不能及时归还，应每隔一段时间向对方说明一下情况。在物质利益方面无论是有意或者无意地占对方的便宜，都会在对方的心理上引起不快，从而降低自己在对方心目中的人格，所以务必消除这种占小便宜的心理。
（5）不在背后议论同事的隐私
每个人都有“隐私”，隐私与个人的名誉密切相关，背后议论他人的隐私，会损害他人的名誉，引起双方关系的紧张甚至恶化，不仅不礼貌，也是一种不光彩的、有害的行为。在办公室里炫耀自己或家庭、谈论薪水或隐私，也是不合适的。
（6）在办公室里不要乱开玩笑
同事之间开开玩笑无伤大雅，但如果乱开玩笑，就有失礼仪了。所以开玩笑要注意尺度，不能对谁都开玩笑，特别是平常拘谨、内向的人，最好少开玩笑。对性格开朗、大度的人，稍多一点玩笑，可以使气氛更加活跃。异性之间开玩笑，既要注意文雅，更要注意适当。千万不能拿别人的隐私、缺点、弱点、尴尬事件来开玩笑。与年长同事、上司开玩笑，务必不伤尊严不揭隐私。
（7）主动积极地做好办公室服务
帮着打打开水，倒杯咖啡或擦擦桌子、扫扫地、倒倒垃圾桶，主动做一些力所能及的为大家服务的事情，也是促进同事关系、赢得大家好感的好方法。
（8）其他礼仪细节
写字楼走廊或办公室的角落往往放着几个垃圾桶，我们丢垃圾时也要讲究礼仪，不要随地乱扔，要丟进垃圾桶里面。有的人懒得起身，习惯将垃圾随手一丢或远远投去，丢在垃圾桶周围或外边，这是不文明不礼貌的，也会惹得同事的厌恶。
另外，办公室使用洗手间也要注意礼貌。一是不能长时间占用公共卫生间，让其他人等候太久；二是在如厕人多的时候，一定要排队等候，不能抢位。如果没有人排队，而门是关着的，一定要记得敲门。如厕时要关上门，以免令人难堪，让别人看见你的隐私，是对自己的不尊重，也是对别人的不尊重。上完厕所，务必冲水，并保证冲洗干净后再离开。走出洗手间之前，应把衣饰整理好，不要一边系着裤扣或整理着衣裙一边往外走，显得很不雅观。
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