办公室工作礼仪

    新进员工的办公室礼仪

    新进入一个工作单位，不论是什么职务，也不论工作资历，刚开始时，除了埋头苦干之外，什么都不要说，只需要观察和倾听，当然还要思考，良好的思考习惯是非常重要的。在没有完全了解你的同事和事情的前因后果时，不要轻易发表自己的看法，特别是针对某人的。在任何时候，牢记这条原则都是有益的：没有调查，就没有发言权。只有在了解事实真相基础上，才可能作惊人之语。赢得上司注意的最好办法是成熟的结论，这会增添上司和同事对你的无限信赖感。

    尽量不要发表片面的意见或愿望——很多的所谓意见只是自身一厢情愿的想法。没有事实依据的偏见更糟，倒不如保持沉默，不讲话，就不会马上暴露你的弱点，别人也不好判断你的深浅，要知道，曲线飞行的鸟儿逃生的机率最大。

    你需要收集资讯，这至少是表面上看得见的工作方式和动作方式，再深一步考察办公室内的权力互动关系。这关系到你在公司的前程，即使你的能力超人一等，只要你不是老板，只要你还想在那里干，就不可忽视这一点。有时候，这种权力互动关系是很微妙的，在这上面多花一点心力，是值得的，可从中学到非常宝贵的人际交往的经验，也可以使你不被“有心人”伤害与利用。看透他人的动机，你就能够保护自己。即使是大智若愚地让他利用，由于你知道他的那点本事和伎俩，足可以从容应对。

    要找到上述的种种资讯，可以通过以下方式：

    想一些聪明的问题，在适当的时机向聪明的人请教。在任何环境中，最重要的事莫过于掌握适当的时机做该做的事，因此学会掌握时机是你首先要做的。他们的解答中往往会透出比你预想多得多的资讯，但要注意的是，当某人明显地已经来不及在限定时间内完成工作，或者工作负担过重时，千万不要去占用他的时间。

    翻阅档案和工作记录，它们会告诉你公司里的人如何撰写书信，如何和客户或买主对话，以及如何彼此沟通的，甚至是公司的发展历史。如果可能，这项工作会使你得到连老板都遗忘了的资讯，也许他正好需要这信息。目前，我们国家很少有公司做这项工作，也少有人能坚持做这项工作，但如你公司恰巧有，你千万不要错过。

    最重要的是要仔细倾听和细心观察。在办公室内外听到和看到的种种，是非常有益的一种受教育的过程，不仅可从中看到人心善恶，也相当于上一堂有关公司历史的课。有些人新到一个地方，只是一味专注于自己的谈话，听不到别人的声音，因而对周遭的认识经常是一知半解，这是一个很不利于自身发展的习惯。

    新到一个单位，要记住和善地对待每一个人，不论他是公司的最高主管，还是做清洁、送文件的。如果客观分析一下，办公室里每一个人都可能对你的事业产生影响。人言过多必无誉，众口一辞的坏话多了，即使那是假的，于你的前途也不利。老板不会因一个人的利益而背离公司多数员工的愿望。

    更重要的是，如果你真心对每一个人好，会大大调和你的工作气氛，提升办公室的士气。客客气气地对每一个人，在多数情形下都是不坏的，但是这并不要求你无原则地讨好人。宗教教导人们要一心向善，并能以舍身喂鹰的精神以善待恶，虽然有些夸张，但其中的道理却是不言而喻的，如果你的阅历够丰富，你会发现，在任何地方工作，最好的朋友及支持者都将是你的秘书和接待员。

    一段时间以后，你可以逐一邀请同阶层的同仁共进午餐，以便在轻松的气氛下，以个人对个人的方式认识每一位同事，顺便也可获悉关于公司的宝贵资讯。邀请同仁共进晚餐或共度周末，应该在彼此熟识之后才宜进行。如果上司邀请你共进午餐或晚餐，不妨爽快地答应，在谈话时不要乱讲自己不知道与不擅长的事，初次谈话，稳重些总比轻浮和不懂装懂的好。

    办公室的友谊都是在工作中慢慢滋长的，一般情况下，这种友谊很难达到学生时代的深度。一段时间以后再参加同事上班时间外的活动，是比较合适的。事实上，即使不参加他们的活动，也没有什么不好。与他们保持适当的距离，在初期是利大于弊的。

    另外，在提起自己过去的工作和资历时，要谦虚。谦虚的人总是受欢迎的。要赢得广泛的尊重，谦虚与能力缺一不可。

    要主动做事。如果你在军队待过，你会知道，作为新兵，勤快而聪明的特质多么重要，而且做事时要真心诚意，如果只是暂时的表现，同仁们是会看在眼里的，与其这样，倒不如不做，而通过其他特质来体现你的才华和能力。

    不宜太计较报酬的多少。想自己当老板的员工，不会计较付出多而回报少。他知道自己要的是什么，现在多付出一点点，将来一定会回报在自己的事业中。给别人打工，既学经验，又拿工资，多做一点，能建立有意义的社会关系，而这对成功来说，又是多么的重要。

    作为新员工，不要把办公室作为结识男女朋友的场所，也不要加入老员工的黄色谈话中，这不是明智的做法，可以笑笑，然后自行走开。此时，要寻求某人的友谊，应该不巴结不逢迎，但谦卑一点却是必要的。

    这个阶段，结识朋友有必要坚持两个原则：一、他（她）愿意帮你；二、他（她）有力量帮助你。这两大原则可能与你所受到的为人处世教义完全不同，但是，如果有心有一番作为的话，却是有必要考虑的。

    如果太麻烦他人，如确实情非得已，否则还是亲自动手为好。如动辄求人，易给人一种懒散、无能力的印象，别人会自动疏远你的，因此应慎行。

    优秀主管应具备的礼仪

    在单位和企业里面，主管还不是老板，他是老板和员工的中间层，一位优秀的主管应该具有良好的个人品质以及激发员工为团队工作的素质，因此，对他有一定的礼仪要求：

    要有良好的个人素养和宽广的胸襟

    俗语说：“佛要金装，人要衣装。”绝大多数人都以貌取人，因此身为主管必须要有套体面的衣服。

    不要居功自傲，要把成就归功于团体。不要因现有地位和成就而沾沾自喜，以为高人一等。相反，你要把部门的成绩归功于大家的努力，这样做会让你得到下属员工的爱戴和尊敬。另外，要勇于为团体承担责任，当事情出了差错时，不要在高层主管面前推诿责任。

    对下属员工要平易近人，主管得不到下属配合，就不能有效完成部门任务。平易近人能得到下属的支持。宁要慷慨过甚，不要吝啬过度。比如同同事一起吃饭时，抢先付账是有必要的。

    养成良好的电话交谈礼仪，如使用自己的电话机；讲话时间不宜过长，不要讲个没完没了，更不能在工作时间打私人电话；约好的客人已经坐在办公室时，一般不要再接听电话；如通话对象是个大忙人，注意为他节约时间；不要在电话中大发雷霆；当拨错电话号码时，要说声对不起。

    要信守承诺，说到，就一定要做到。别人来电，务必在24小时内回话，或至少找人代为处理。

    有来宾走进办公室时，不论长辈或同辈，都应起立相迎以示尊重。要掌握介绍的礼仪，把男士介绍给女士，辈份、地位低的介绍给辈份高和地位高的人。

    绝不可要求下属遵守一项你自己都不遵守的规定。

    要具有团队合作精神

    不管有无正式的组织，凡是同一个办公室的员工和主管都应该具备团队精神。所谓团队精神，是指一些人以共同的行动追求共同的目标。

    组合起团队，创造良好的合作气氛，必须由主管来主导，员工自下而上是培养不出团队精神的，一个团队是否有团队精神，其主管必须：

    （1）所有时间内都须保持良好而亲切的态度——敞开大门面对所有自己的部属，欢迎他们，并显示出对他们的尊重。

    （2）把好处与那些做出贡献的人分享，并让他们知道自己对组织是有所贡献的。

    （3）如果属下必须连夜加班时，得尽可能注意到他们的安全问题。

    （4）当知道属下有生病、过于忧虑、压力太大，或是心中有所疑惑等事情时，必须表示出高度的关怀之意。

    （5）有了好消息得让所有相关的同仁们知晓。若有了成就，也要对每位相关的属下表达肯定及感激之意，而不是贪得无厌地把所有功劳归到自己一个人身上。

    （6）阻止谣言或风言风语的传播。不要背后说长道短，更不要搬弄是非。

    （7）在作出决定前可向人请教一番——尤其是当这些决策和他们有关时更应如此。

    （8）耐心聆听别人所说的话，千万不要让对方产生这个印象：你动机不良或别有所图。

    （9）鼓励大伙儿互相协作。

    （10）即使是自己一个人工作，也要像在团体里工作一样，得随时注意自己的行为举止。

    要关心部属和他人

    如果你是一位高层主管，务必确保每一位部属拥有一个良好的工作环境，如办公桌要方便使用，椅子要舒适，照明要好。

    尽量帮助、训练年轻的同事，不仅教他们做事，还要教他们做人。例如可以提提建议，耐心回答他们提出的问题，在他们学习工作的过程中充当一位友善的辅导员。

    部属有突出表现时，应即时向他道贺并且公开加以表扬。

    下属遭到误解时，应在适当的时机替他向大家或更高层主管解释。这表明你能够主持公道。下属遭遇坏事，要加以慰问，可以叫到一旁拍拍他的肩膀，询问自己能否帮上忙。

    同事精神沮丧时，要给予鼓励。人生常会遇到不如意之事，别人的鼓励可能使人一下子振作起来，因此，关照同事是主管的职责。

    同事住院、受伤或生病时，可以和其他同仁一起表达慰问和关心，如送一束花、提供有关办公室的信息，一个星期去探望他一次。

    介绍同事时，设法让每个人听起来都很重要。

    信守承诺

    身为主管，信守承诺是原则所在。今天的主管，不仅要本事好，会做，而且要口才好，会说。说得出来，做得漂亮，诚实守信，才是现代管理人才应具备的素质。

    称职员工的办公室礼仪

    准时上班，按时下班，保持环境整洁

    上班时间，不是来公司的时间，而是开始工作的时间。从进门到坐在自己的座位上，至少需要几分钟时间，因此，应在开始工作前10分钟到达公司，上班是否准时，反映你是否敬业。

    到了下班时间，如果已经做完了工作，就可以向周围的同事打声招呼：“我先走了”，再自行离去。看到上级正在忙工作时，最好问一声：“需要帮忙吗？”确知不需要时，方可离去。

    下班之前，应将办公桌上的文具和文件等摆放整齐，将椅子放回原位。

    穿着整洁，修饰得体

    工作时间，必须穿着正式。穿着邋遢的男性上班族会给人一种粗心大意、不守规矩的印象，同时也给人种需要照顾的感觉。而穿着邋遢的女性上班族则会给人一种不端庄、自甘堕落的印象。虽然这样，但也不能穿得过火。一个男士若是穿着太潇洒或说过分火辣辣的话，则会被认为是个有野心且略显轻浮的人。一个女人如果穿得太漂亮，会让人觉得她在事业或性方面（或同时在这两方面）“野心勃勃”。

    女职员不能在写字楼内化妆，尤其是有异性同事时。更不能在办公桌上摆满化妆品。如果办公室设有女衣帽间，这可作为化妆间使用，否则，就只能用洗手间代替了。

    勇于承担责任

    勇于承担责任，不要倭过给同事，这是办公室内一种良好的态度。如果有轻微的事被弄错了，上司追问起来，即使那件事大家都有点儿责任，你就直截了当地给上司解释明白，自己先向他道句歉，承认就算了，当然你可能挨一顿骂，可是却会在办公室中赢得一个忠实的美名。

    讲求效率，不干私事

    私人事情不要带到办公室去，这一点每个人都要谨记，公司给你薪金，目的就是需要你做好本职工作，所以你应该尽责地做你份内的事情。办公期间，最好不要接打私人电话，也不宜趁闲时跑出去买香烟等私人活动。

    请示上司，不得越级

    按照常规，如果遇到棘手的事，首先要找直接管你的主管，切勿去见一个更高级的上司。须知一个大公司，它的组织和军队相似，发号施令有关连性，即使对你的顶头上司有意见，而你又偶然犯有过失时，你也先要获得他的同意才可向更高一级申诉。

    对人和气礼貌

    在办公室中禁止使用俗语、流行语以及亲近而不严肃的话语，尤其是那些刚参加工作的职员，由于处在下级的地位，无论对谁都要注意用尊敬的语气说话。

    “早安”和“午安”是办公室中最普通的礼貌用语，对同事也不能因为熟悉而将其省去。对于不相识却常见的人或一同坐电梯的人，适当时也要以早安或午安向人家问好。

    同事之间多以名字相称。对一些德高望重的同事或者上司，要以“先生”或“经理”来称呼较为合适。对上级，如称“X部长”、“X科长”的时候，应直接称职务名称，不叫姓名。

    无论男士或女士，自己称呼自己时都宜用“我”。

    在办公室中，不要随便挪用别人东西，即使是公司统一配发的用品，也属个人私用。未经主人许可，事后又不打招呼的做法，是忌讳的，也是不道德的。

    无论谁的客户，谁的朋友，踏进公司的门，就是你们公司的客人，你做为主人应热情接待，决不可以三言两语把客人打发掉或把他晾在一边。

    工作场合，男女平等

    在办公室里，男女同事之间是平等的，所以男士并无必要在他的女同事进入房间时站起来，或者为她们开门，或是遵守社交活动中“女士优先”的规则。

    办公室里进餐时的礼仪

    时值今日在办公室里吃午饭已经相当普遍，而且大都以盒饭为主（今天已经很难见到从自家带午饭到单位的情景了），也有的公司集体在附近的餐馆包桌。

    在办公室里进餐当然是轻松愉快的事情，但是也应该注意一些礼仪。谨记以下原则，它对你的形象培植一定有百利而无一害。

    进完餐后即时将餐具洗干净，一次性餐具最好立刻扔掉，不要长时间摆在桌子或茶几上。如果有突然事情耽搁，也记得礼貌地请同事代劳。

    特别不要忘记饮料罐，只要是开了口的，长时间摆在桌上总是有损办公室雅观。如果不想马上扔掉，或者想等会儿再喝，那就把它藏在不被人注意的地方。

    吃起来乱溅以及声音很响的食物，会影响他人，最好不吃，吃时也尽量注意点。

    食物掉在地上，要马上捡起扔掉。餐后将桌面和地板打扫一下，是必须做的的事情。

    有强烈味道的食品，尽量不要带到办公室，即使你喜欢，也会有人不习惯的，而且其气味会弥散在办公室里，这是有损办公环境和公司形象的。

    在办公室吃饭，拖延的时间不要太长。他人可能要即时进入工作，也可能有性急的客人来访，双方都有点不好意思。在一个注重效率的公司，员工会自然形成吃饭快速的习惯。

    准备好餐巾纸，吃后要及时擦拭油腻的嘴，不要用手或其他东西擦拭。

    嘴里含有食物时，不要贸然讲话。他人嘴含食物时，最好等他咽完后对他讲话。由于大家团坐一堂，难免有人讲笑话，要防止大笑喷饭的情形发生，因此嘴里不要含饭太多。

    日常工作礼仪

    上岗礼仪

    通过种种考试，能够被录用并开始上岗，应该说已经是一个幸运者、胜利者了，而第一次上岗对于每一个人来说都是十分重要的，因为如果说应聘时是推销自我的话，上岗就是展示自我能力的开始，尤其“首次效应”十分重要，为了树立良好的“第一印象”，在走上新的工作岗位时，有一些礼仪是要讲的：

    1.全面了解公司的各项规章制度。

    2.了解管理各项业务工作的负责人姓名及其职责。

    3.当你有困难时不要不好意思求助他人，人们愿意原谅无知，而不肯原谅错误。

    4.被介绍时一定要仔细听清并记住同事们的姓氏，尽早区分认识。介绍时应起身握手，注意礼貌礼节。

    早安礼仪

    早上一到公司要精神抖擞地向他人有礼貌地道早安。

    细心观察周围每一个人道早安的方式，有些人声音小得连旁边的人都听不到，有的像是有满肚子闷气似地大声吆喝，还有的闷着头一声不响地自坐下等等。

    “道早安”是社会行动的第一步，是确定自己存在的积极行动。如果自己所发出的声音能够引起对方的反应，这不仅达到了“自我确认”的目的，也说明了自己的礼貌有了效应，良好的社会关系因此而产生。

    你与周围人互道早安，就等于办公作场所中的上班铃声一般。从这一句“早安”开始，表示今天又是新的一天。你如果希望在这新的一天当中，自己的人际关系更加圆满，无论如何都要清新、明朗地和他人道声“早安”。

    你必须要使自己明了自己对道早安的意义所在。道早安，不只是告诉大家一些礼仪以及有关的经验教训或利弊得失，还要大家知道这些日常生活中不可或缺的礼仪，其实对于我们自我存在的确认及人际关系，有着极重要的影响。

    从实际生活来看，早上打招呼的对象应包含与自己交情一向不睦的人，甚至包括昨天曾经为了工作而起冲突的人。

    这一句轻松愉快的“早安”等于是向对方宣布“昨天是昨天，今天是今天。昨天的不愉快已经过去了，今天又是愉快的一天。”

    尤其是对上司精神饱满地打招呼，可以让上司对你保持着“这家伙今天还是干劲十足”的好印象。

    早上的印象会影响到别人对你印象的强化，也许会因此改变你的境遇也未曾可知。

    有时你愉快地向对方道早安，对方却因昨天的不愉快而耿耿于怀，不给你好脸色。如果你碰到这样的情况也不必在意，不愉快或芥蒂就让对方去负担好了，自己要保持清爽愉快的心情。

    上、下班礼仪

    上班规范

    上班时提前10分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，愉快地说声：“早晨好！”然后做下列事情：

    （1）用吸尘器清洁地毯、打扫房间。

    （2）开窗透气，擦抹办公桌椅等用具，用酒精或消毒水给电话机听筒两端消毒。

    （3）如你办公的屋里养了花草，你可以为它们浇水、清理枯叶等。

    （4）倒掉纸篓内的垃圾。

    （5）检查审视墙壁饰物是否端正。

    （6）调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角度，使之保持一致的角度。

    （7）把日历翻到当天，检查时钟是否准确。

    （8）把报纸杂志堆放排列整齐，准备好各类办公用品。

    （9）把日程表和必要的文件资料，当日报纸放在上司桌上，准备好茶水。

    如果上班迟到，应和上司明确说明迟到原因，尤其应记得向同事打声招呼，因为自己的迟到而让同事费神照顾，当然得说声：“对不起”或“有劳”，然后立刻投身于工作中，不要一再复述自己迟到原因或经历，以致耽误和影响自己和同事的工作，甚至招来上司的不满。

    有时由于午间也可能会有来电来访，因此除了吃饭，最好不要离开办公室，如果必须离开片刻，也应将手头工作或可能的来电来访暂时交代身边的同事代为关心一下。上司和同事休息时，你说话和接打电话声音应轻一些，也不要和同事大声聊天或窃窃私语，更不要把文件资料推开办公桌只顾忙自己的私事。

    下班规范

    下班时推迟10分钟离开办公室，一定不要在下班前几分钟或几十分钟便开始准备下班。当上司和同事离去时，一一和他们告别，比如说声：“辛苦了！”或“明天见！”如果自己先走，也要打声招呼，千万不要一声不响地走掉，这样做是极为不礼貌的。如果是最后离开办公室，就要做完下列事情才可离开。

    （1）将自己手头尚未完成的工作处理好，以便次日一开工就能投入工作继续做下去。

    （2）关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源，锁好抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误后，锁门离开办公室。

    汇报工作礼仪

    下级向上级汇报工作时的一般礼仪要求：

    （1）遵守时间，不可失约。应树立极强的恪守时间的观念，不要过早抵达，使上级准备未毕而难堪，也不要迟到，让上级等候过久。

    （2）轻轻敲门，经允许后才能进门。不可大大咧咧，破门穿堂，即使门开着，也要用适当的方式告诉上级有人来了，以便上级及时调整体态、心理。汇报时，要注意仪表、姿态，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有礼。注意上级办公室是否允许吸烟，如果可以敬烟时应打开烟盒弹出几支，递向上级由他自取。

    （3）汇报内容要实事求是，汇报口音要清晰，语调、声音大小恰当。有喜报喜，有忧报忧，语言精炼，条理清楚，不可“察颜观色”，投其所好，歪曲或隐瞒事实真相。

    （4）汇报时如果上级不注意礼仪，不可冲动，仍然要坚持以礼相待，也可以以身示范来暗示上级纠正错误，如果直言相陈，须得注意言辞的艺术性。

    （5）汇报结束后，上级如果谈兴犹在，不可有不耐烦的体态语出现，应等到由上级表示结束时才可以告辞。告辞时，要整理好自己的材料、衣着与茶具、座椅，当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步”。

    企业的经理与上级主管部门的联系主要是通过汇报工作的方式来实现的。所以，汇报工作的形式和技巧对于企业管理者是十分重要的，要想让上级主管了解自己，并取得其支持，在很大程度上依赖于此。

    对于如何汇报工作，也许并没有一定的模式可循，这多半由具体领导的特点而定。上级领导通常分为两种类型，一种是“读者型”，一种是“听众型”。“读者型”的领导喜欢看书面报告，而“听众型”的领导则喜欢听口头汇报，所以在汇报工作时，首先要了解上级领导的特点，以便投其所“便”，这样做的目的并不是为了讨好上级，而是从工作的效果出发，以最有效的方式向上级主管汇报工作。

    其次，要紧扣中心，有条不紊地阐明问题实质。

    一般来说，性格外向、善于交际的领导往往属“听众型”的，他们反应迅速，思路敏捷，喜欢用对话的形式来获取信息。他们不但可通过语言，而且能够从对方的表情中觉察其意图。对于下级来说，这种领导往往比较难应付。口头交谈的一个最大优点就是听者可以发问，因此下级在汇报前对对方有可能提出的问题最好做好准备，这颇有点像研究生的论文答辩。无论什么样的领导，都不会喜欢漫无边际、杂乱无章的汇报，所以汇报者应尽量紧紧扣住所要阐明的中心问题以简单明了、有条有理的语言让上级了解到问题的实质。在此之后，领导对什么地方不清楚，或者感兴趣，自然会发问，其他细节如有必要则可在回答问题时说明。领导者一般都是大忙人，这样做可以大大节约时间。

    再次，汇报时，切忌罗列太多数字和使用含糊词语。如果需要用数据资料说明问题时，则要注意选择最重要最能说明问题的数字，因为再好的脑袋也不可能在短时间内消化大量数据。通常情况下一个数据的单独存在是毫无意义的，许多数据的组合和排列才更能说明问题。数字的对比说明事物之间的关系，数字的排列说明事物发展的趋势，当人们把握了这些关系和趋势之后，数字的存在就没有意义了。领导者需要了解的只是这类“关系”和“趋势”，而不是数据本身。所以，汇报者应把分析数据的工作留在家里去做，而在汇报中只要拿出分析的结果或结论就行了。如果领导者发问，再根据情况将具体数据及分析过程提出来。不过，在列举数据的时候，一定要明确，表现得信心十足，而不能犹犹豫豫、含含糊糊，尽量避免使用“大概”、“估计”、“可能”之类的词，这将给上级留下不良的印象。

    另外，还有一点需要注意的是汇报问题要有顺序，轻重缓急应有所侧重，一般原则是先讲最重要的事情，然后再讲次要的，先谈结论，然后补充论据。上级了解情况的普遍心理，都是希望首先知道下属企业取得的最大成绩和存在的首要问题，而几乎没有希望从次要问题入手的。

    最后，要根据自身情况，选择汇报方法。从汇报者的角度出发，口头汇报的优点是让上级主管了解企业经营状况的同时也让其了解企业主管本身。另外，交谈中存在着信息反馈，可以及时调整双方的信息误差，这有利于上下级的相互沟通。口头汇报的缺点是汇报者处于被动地位，压力较大，如果准备不周，很容易出现意外的失误。而书面报告则相反，书面报告中汇报者处于主动地位。由于缺乏反馈，信息是从汇报者一方向上级领导者一方单方面输出。一方面，报告的起草者可以有充分的准备，另一方面，他可以对上级领导的判断造成较大的影响。同时，书面报告之短又恰是口头报告之长，上级领导虽可通过书面材料了解企业的经营状况，但他却很难通过几页纸判断企业家本身的水平和素质，正由于缺乏信息反馈，使上下级之间了解不像口头汇报工作那样方便、直接。

    在很多情况下，上级领导的风格和特点并不明显，无论是“读”还是“听”，均可接受。这时企业干部就要根据自己的具体情况来选择汇报方式了。一般来说，能力比较强的企业于部宜于口头汇报工作，因为这有利于发挥自己的长处；而能力较弱的企业干部宜于书面汇报工作，因为书面的东西，有较多的时间去修饰、雕琢，甚至可以请人代笔或润色，这比较有利于掩盖自己的短处。

    听取汇报礼仪

    上级在听取下级的工作汇报时的礼仪要求：

    （1）应守时。如果已约定时间，应准时等候，如有可能可稍提点时间，并作好记载要点的准备以及其他准备。

    （2）应及时招呼汇报者进门入座。不可居高临下，盛气凌人，大摆什么官架子。

    （3）要善于听。当下级汇报时，可与之目光交流，配之以点头等表示自己认真倾听的体态动作。对汇报中不甚清楚的问题可及时提出来，要求汇报者重复、解释，也可以适当提问，但要注意所提的问题不致于打消对方汇报的兴致。

    （4）不要随意批评、拍板，要先思而后言。听取汇报时不要有频繁看表或打呵欠、做其他事情等不礼貌的行为。

    （5）要求下级结束汇报时可以通过合适的体态语或委婉的语气告诉对方，不宜粗暴打断。如果已到了吃饭时候，可挽留下级吃便饭。当下级告辞时，应站起来相送。如果联系不多的下级来汇报时，应起身送至门口，并亲切道别。

    公务文书礼仪

    公务文书指机关、团体在处理各种工作时所形成的格式规范、内容系统的各类书面材料，而公务文书礼仪，即代表国家行政机关和组织机构写作处理公务文书时，所必须遵循的有关规范和惯例。

    公文写作基本要求

    严谨、规范、准确是公文写作的三大要求，具体地讲有以下几方面要求：

    格式规范公文有其特定的格式，一般包括：标题、主发机关、正文、附件、发送机关、发出日期、报送单位、公文编号、机密等级、缓急程度、阅读范围等部分。公文如果不讲格式，随意乱造，会有损公文的严肃性，也是对收交者和阅读者的不尊重。

    用词准确，行文严谨公文写作中，遣词造句一定要严密准确，不能产生歧义。同时，应尽量避免在公文中使用语气词、感叹词和其他一些富于描绘性、形象性和感情色彩的词。公文还排斥口语词汇和方言词汇，以保证公文表意的准确性。

    名称一致，数字精确同一篇公文中多次出现同一名称时，必须前后统一；凡外国国名、重要的或常见的地名、人名及党派、新闻机构、政府机构的译名等，均应以新华社的译名为准；公文中应尽量避免使用难懂的术语、行话；文稿中第一次出现的市县、区等地区前，应加上所属的省或地区名。

    公文中的时间概念要准确，要用年月日的具体日期，尽量避免使用时间代名词。文中出现我国各朝代年号时，应另注公历年分。

    公文中不能混用基数、序数、分数、倍数、确数、概数；引用统计数字要反复核实，确保准确。

    公文礼仪拟行公文时，一定要遵守法定的分类。按照《国家行政机关公文处理办法》里所作的有关规定，国家行政机关主要所行的公文共分10个大类、15个文种。不同种类的公文，在实践中不仅有着不同的适用范围与适用对象，而且功能作用也是不同的。如果对此不予重视，拟行公文时随意使用，张冠李戴、胡乱套用，不仅影响到公文作用的正确发挥，损害行文机关和组织的威信和形象，也是对收文单位的不尊重，因此是违反礼仪规范的。

    上行公文的行文礼仪

    上行公文指党政机关或社会团体中的下级组织向上级机关报告情况或请求就某项工作做出指示或批复时上报的书面文件，如报告、请示等。

    ①上行公文一般应按照隶属关系进行请示和报告，一般情况下，不要越级行文，以免打乱正常的领导关系。如因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

    ②请示应限于必须向上级请示的问题，事无巨细，样样都向上级请示，决不是“尊重上级”的表现。在请示中要把需要上级机关审批的问题写清楚并做出具体的分析，然后提出自己的看法或处理意见。而且阐述事实要实事求是，引用数据要准确无误，提出的看法或处理意见要具体明确、切实可行。此外，请示的结尾要正确使用习惯用语，如“以上意见当否，请批示”、“是否妥当，请指示”、“当否，请复示”等等，这既是请示，又是一种礼貌的表示。

    ③报告要目的明确，重点突出，有点有面，有分析有综合，简明扼要，言简意赅，不要罗列现象，更不要敷衍塞责，空话连篇，言之无物，否则既浪费领导的时间和精力，又是对上级领导不尊重、不礼貌的表现。

    下行公文的礼仪

    下行公文指党政机关或社会团体中的上级组织向其下级组织所发的文件。包括命令、指令、决定、决议、指示、通告、通报、公告、批复等。它的礼仪要求是：

    要尊重下级各种下行公文在行文（包括格式、结构、语言）上要为受文单位着想，给阅读者提供方便。如标题要明确；发文字号和成文日期要准确；叙述事实要把时间、地点、人物、数据、事例和背景交代清楚；指示要切实可行；通知要具体明确；通报要准确无误，防止给下级机关造成不必要的麻烦；对下级请示应根据政策规定和实际情况及时准确地作出批复。此外，下行公文常常用条文结构，以便下级在执行时逐项贯彻落实。

    要遵守行文规则向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。同时，撰写下行公文还应注意：不是隶属关系的不应以隶属关系的身分行文；未经会议讨论通过并要求下级贯彻执行的事项，不能擅自使用“决议”的名称，对所有决议的问题，都要作出结论式的判断和决议，要求收文者照章执行。

    平行公文的礼仪

    平行公文是向同级或不相隶属的机关、单位递送的文件，也叫公函或函。

    函又分为问函和复函两种。问函是为了商洽工作、询问事项、提出请求等主动给其他机关发出的函。这种公函，内容应专一集中，最好是一事一函，而且要把商请的原委、询问的问题、请求的事项写清楚，以便对方回复。复函是被动地答复相应商请的公函。写作时务必注意针对来函作明确的答复。不管是问函还是复函，都要求语言得体，用语要有分寸，不要用命令、指示性语言。

    办理公文应做到准确、及时、安全。任何一件公文，从其形成、运转、生效直至终止，都是一个连续的动态过程。依照国家有关法规的明文解释：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”这个过程中，不仅涉及几个办事部门、多个办事人员，而且是有严格流转程序和相应手续的。只有严格按法定程序和手续办理公文，操作规范、严密才是合乎礼仪的。

    名片的礼仪

    名片的使用礼仪

    在现代社会，名片不仅有进行自我介绍和保持联络的作用，而且还有其他多种用途：

    （1）它可以替代便函。用来对友人表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。

    为了表示不同的礼节，可以在名片左下角用小写字母写上国际通用的法文缩写，如敬贺P.f，谨谢P.r，介绍P.P，辞行P.P.c，谨唁P.c，恭贺新年P.f.n.a，也可以写上祝贺或问候短语寄给对方。假如祝贺名片上只有几行冷冰冰的字，会让人觉得您是敷衍了事的。寄祝贺名片给朋友，如对方已非单身，收件人应为夫妇两人，只给一方会显得很不礼貌。

    （2）可以替代礼单。向友人寄送或托送礼物或鲜花时，可在礼品或花束中附上名片并写上祝贺短语，自己收到友人的礼品，可立即复一张名片，左角下用铅笔写上P.r，以表示感谢。

    （3）可作“介绍信”。如一位大使想把使馆新来的参赞介绍给当地外交团的朋友，可在自己名片的左下角用铅笔写上p.p，然后把新参赞的名片附在后面一并送去。

    （4）可代替请柬。在非正式邀请中，可用名片代替请柬（如朋友小聚、非正式家宴），并写明时间、地点和内容。

    （5）用于通报和留言。拜访友人时，若被访人系尊长，可在名片的姓名下方写上“求见”、“拜谒”字样，转行顶格起写上对方姓名称谓。若被访者不在家，可留下一张名片，上面写一句“很遗憾，未能一见！”或“很遗憾，来访未晤！”等，也是很友善的表示。

    （6）用于业务宣传。在进行业务往来时，名片是公司的招牌，具有类似广告的作用，可使对方了解你所从事的业务。

    （7）用于通知变更。一旦调任、迁居或更换电话号码，送给至亲好友一张注明上述变动的名片，等于及时而又礼貌地打了招呼。名片的递接礼仪

    交换名片是人们交往中常用的一种介绍方式。正常情况下，名片是一个人身分、地位的象征，也是使用者要求社会认同、获得社会尊重的一种方式，对于商务人员来说，它还是所在组织形象的一个缩影。所以名片交换应重视其礼仪效应，恰到好处地使用名片，会给人一种文明、现代、彬彬有礼的感觉。

    交换名片是建立人际关系的第一步，一般宜在与人初识时，自我介绍或经他人介绍之后进行。递送名片的先后没有太严格的讲究，一般是地位低的人先向地位高的人递名片，男性先向女性递名片。出于公务和商务活动的需要，女性也可主动向男性递名片。当对方不止一人时，应先将名片递给职务较高或年龄较大的人，如分不清职务高低和年龄大小时，则可依照座次递名片，应给对方在场的人每人一张，以免厚此薄彼。如果自己这一方人较多，则让地位高者先向对方递送名片。递送名片时，应面带微笑，正视对方，将名片的正面朝着对方，恭敬地用双手的拇指和食指分别捏住名片上端的两角送到对方胸前。如果是坐着，应起身或欠身递送，递送时可以说一些“我叫XXX，这是我的名片，请笑纳！”或“请多关照！”之类的客气话。如同外宾交换名片，可先留意对方是用单手还是双手递接名片，随后再跟着摹仿。因为欧美人、阿拉伯人和印度人惯于用一只手与人交换名片；日本人则喜欢用右手送自己的名片，左手接对方的名片，另外，要注意不要用名片盒发名片，这样给人你不注重自己的内在价值，名片发不出去的感觉。

    接受他人名片时，应起身或欠身，面带微笑，恭敬地用双手的拇指和食指捏住名片的下方两角，并轻声说“谢谢！”或“能得到您的名片十分荣幸！”如对方地位较高或有一定知名度，则可道一句“久仰大名”之类的赞美之辞。对接到的名片要十分珍惜，并当着对方的面，用30秒钟以上的时间，仔细把对方的名片看一遍，随后当着对方的面郑重其事地将他的名片放入自己携带的名片盒或名片夹之中，千万不要随意乱放，以防污损。如果接过他人名片后一眼不看，或漫不经心地随手向口袋或手袋里一塞，这是对人失敬的一种表现。倘若一次同许多人交换名片，而且双方又都是初交，那么最好依照座次来交换，并记好对方的姓名，以防搞错。在公共场合如欲索取他人名片，可以婉转地说：“以后怎样向您请教？”或“以后怎样同您保持联系？”如自己无意送人名片时，可婉转地说：“对不起，名片未带。”

    为了查找和使用方便，宜分类收藏他人的名片。对个人名片可按姓氏笔画分类，也可依据不同的交际关系分类。要留心他人职务、职业、住址、电话等情况的变动，并及时记下有关的变化，以便通过名片掌握每位客户、每个朋友的真实情况。

    还可把对对方的了解，譬如他的爱好、擅长等记在名片上。待下次与这个人见面时，不但能一下子说出他的名字，还能随口以他的爱好和擅长为话题，这样，对方必然会感到意外，对你自然有好感。

    握手的礼仪

    在见面或分别时，人们通常以握手表示尊重、高兴、留恋、遗憾之情，在国内外交往中，握手是最为普通的会见礼节。

    握手虽是一种最为常见的礼节，但也有一些事项需要讲究。

    握手时，应面带微笑，目视对方；用右手，把手掌伸开，四指并拢，握住对方；握手时的轻重与松紧要根据具体情况而定，一般情况不轻不重让对方觉得贴着手就可以了。如果握住太紧力度太大，时间又长，会使人觉得不自然，尤其与女人握手时不要过分用力。但是如你只用手指轻轻碰对方手一下，则又显得太敷衍了事或态度冷淡，是缺乏礼貌的表现，但老朋友久别重逢时，长时间紧紧地握住对方是完全可以理解的。初次见面的朋友，稍微一握，两三秒钟也就可以了。在美国、日本等国家，轻轻无力地握手常被人理解为无诚意，尤其是与政界人士打交道要特别注意这一点。

    握手要讲究先后次序。握手次序要依据双方所处的社会地位、身分、性别及其他条件来确定。一般来说，长辈在先，上级在先，主人在先，女士在先。客人、男士、下级、晚辈，应该先问候对方，见对方伸出手后，立即与之相握。在上级、长辈面前不可贸然伸手。如果对方人多，应该先上级，后下级；先长辈，后晚辈；先主人，后客人；先女士，后男士。宾主之间的握手较为特殊，正确的做法是：来宾抵达时，主人应首先伸手，以示欢迎。来宾告辞时，则应由来宾首先伸手握别，以示请主人就此留步。

    男士戴着帽子和手套同他人握手，用左手去同他人仓促握手，交叉握手，拿着香烟握手还有长久地握住异性的手不放，握手时心不在焉，这些都是欠缺礼貌的。女士在与他人握手时可不必脱去帽子和手套。军人在与他人握手时，也不必脱去军帽，最为标准的做法是，先行军礼再握手。在特殊情况下以左手与人相握应当说明并道歉。如戴着墨镜，则要在握手前摘去墨镜，否则有防人之嫌。用双手与人握手只有在熟人之间才适用，与初识之人握手，尤其当对方是一位异性时，两手紧握对方的一只手，更有失礼貌，另外，不宜以脏手、湿手、病手与人相握。

    握手时，还要注意，多人同时握手，不要交叉，待别人握完再握。如果几个人同时在场时，切忌只同一个人握手，而对其他人视而不见。

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