法则76：成功的秘诀在于记录

    “当时谈好交货的日期，确是6月7日吧，也许是9日吧？！”，“啊！我记错了，是9日吧？我的确记着是9日，所以……”谁管你的确记着是何日，无论怎样解释，为时已晚，将无法挽回。因为你的不守时，很可能发生毁约，不兑现承诺等事情。正是这些事情无形之中在耗费着你的精力，降低着你的信誉度。

    1.写下有用的信息

    通过对无数成功者的研究，我们发现他们都有一个共同的特点：

    不论有多少事务，成功人士总是能够以从容的态度来有条不紊地处理，他们总是能以严谨的逻辑性和系统性处理问题，在他们身上，不允许有马虎和含糊不清出现。的确，个体的成功有时不会令人信服，但一个杰出的群体成功的原因，是值得所有人深深思考的。

    在世人看来，犹太人是世界上最聪明的民族之一，很多人都在惊叹他们的神奇智慧。其实，铸就这种举世绝伦的商业头脑的原因之一就是——他们精细的工作态度与严谨的做事风格。

    在犹太人的商法里，根本不允许马虎存在。因此，也根本就没有含糊不清、记错了等情形存在，纵然是很微小的小事，他们也会不厌其烦地把它记下来。

    几乎每一个犹太人的身上都会携带一个小小的记事本，对于重要的事情，无论何时何地犹太人都记着“笔记”，正是这种“笔记”对他们的正确判断提供了莫大的帮助。

    例如，在预约晤谈时，对日期、时间的约定要极其明了，而且连晤谈大约要花多少时间都计算好了。在赴约时，更不许有迟到之事发生，而且晤谈时间也是严格遵守预约好的时间。现实日常生活中，谈论具体的事情时，也是竭尽所能、力求精确。

    可见，犹太人的认真态度到了何种程度！记“笔记”，更说明了犹太人的这种态度。因为犹太人在商谈时，是不准发生任何含糊不清之事的。纵然他们已迅速做出正确的判断，如果重要的日期、时间、金额、交货日期等事项记得含糊不清时，也是毫无用处的。

    所以，在他们看来，商谈中的任何重要细节都需要准确记忆，而且要保持记忆新鲜。这一要求，他们再聪明能耐的脑子也是满足不了的，大脑记忆难免会发生差错，所以，他们便只好依靠记“笔记”了。

    他们的笔记记得很精细。对重要事情发生的时间、日期、内容都做了详细的记录。对他们来说，所谓记“笔记”，并不是说犹太人把所有的事情都一成不变地记录在记事本中，当有瞬间的灵感或回忆的事情时，其他替代品也是可以的。

    例如，犹太人买香烟时，将香烟装入烟盒里，同时将空盒放入口袋，一旦进行“商谈”或有重要事务需要记录时，将立即在香烟空盒背面记入必要事项，过后再将此整理记入记录本内。这种简单又方便的记“笔记”方法，是犹太人精于计算和迅速、正确判断的基础。

    所以，千万别小看了记事本，它会让你的记忆时刻都保持新鲜，它会让你的工作严谨而有系统性。这正是一个小小的记事本能够成就一个伟大民族的原因之一！

    让我们都来学习犹太人的认真态度，仔细、耐心地记“笔记”，它将使你受益匪浅。

    当你的工作和事业在正确的轨道上稳步前进时，成功距离你也就不远了！

    2.成功的秘诀在于记录

    很多商业上成功的人士，诸如比尔·盖茨、沃伦·巴菲特、李嘉诚、松下幸之助等等，都无疑不是时间的极端珍惜者和科学使用者。

    这些大人物们取得成功的秘诀，不是拥有比别人更多的时间，而是充分利用了它、主宰了它，成为时间的主人。在他们随身携带的记事本中，必然满满的记录着他们一步步走向成功的秘密。

    其实，成功的秘诀并没有多么深不可测、机关重重。你完全可以做到像他们一样，用记事本管理自己的时间，合理安排自己的工作和生活。

    一旦使用，你就会发现它的神奇力量！你就会发现，成功的秘密是珍惜时间并合理利用它，让时间为你工作，而不是把它沉没在发呆、调侃和做其它毫无意义的事情中。

    而事实上，记笔记是我们每个人再熟悉不过的事情了。自从入学的第一天起，老师就教大家各种学习技巧，其中很重要的一项就是：上课做笔记。

    他们教我们什么是上课的内容重点，哪些需要记录在记事本上，怎么记等等。

    学会记笔记，并且做好笔记显然能够提高个人的学习效率，有助于我们的学习，可以说，记笔记是好学生的必备技能之一。假如不做笔记，老师上课时所说的内容即使都听懂了，也很难保证在以后的复习阶段能够记住，同时也很容易忽略老师上课时的细节部分。到了复习阶段，即使能够临时抱佛脚，但是所下的功夫一定会大得多。而如果笔记做得好的话，哪些是重点、难点，怎样解答，只要打开记事本，就能够一目了然，所有的疑惑便迎刃而解了。因此，笔记对学习来说，是很重要的。

    法则77：写下客户的信息

    当你拿起一张包括你在内的团体照片时，你先看谁呢？毫无疑问，一定先看自己。当高考放榜时，你先找谁的姓名呢？不用说，当然先找自己的大名。

    每当我们到风景区游览时，经常会发现有人在石头或树干上刻名留念。

    为什么他们会有这种幼稚可笑的举动呢？因为他们希望别人知道他们，他们希望“永远活在别人的心中”。

    由于人类是最自私的动物，他们最关心的是自己，所以连带非常关心自己的姓名。假如你能够尊重并牢记别人的姓名，就表示你在乎他。这非但能建立良好的人际关系，而且对业务的拓展也大有帮助。

    记忆人名除了心记外还要归功于常常动笔记在记事本子上。

    1.善用别人的姓名

    原本对于钢铁一窍不通的安德鲁·卡耐基，如何成为举世闻名的钢铁大王呢？他成功的秘诀就是：极为尊重别人的姓名。

    10岁时，卡耐基无意间得到一只母兔子，不久，母兔就生下一窝小兔子。可是，他的零用钱有限，确实没有足够的钱买食物来喂这一窝小兔子。于是，他想出了一个点子，他告诉邻居的小朋友，只要他们肯拿食物来，他将用小朋友的名字为小兔的名字。小朋友听了，立刻踊跃提供食物。这件事给卡耐基极深刻的启示：人们非常在乎自己的姓名。

    卡耐基长大成人后，有一次为了竞标太平洋铁路公司的卧车合约，与竞争者布尔门铁路公司卯上了。双方为了得标，不断削价火拼，均已无利可图。

    不久，卡耐基与布尔门都到纽约去见太平洋铁路公司的董事会，他们在饭店门口巧遇了。卡耐基对布尔门说：“我们这不都在作贱自己吗？”布尔门说：“你是指什么呢？”卡耐基向布尔门陈述恶性竞争的坏处，并提议化解前嫌，彼此携手合作。布尔门认为有点道理，可是仍旧无法全部接受。布尔门突然问道：“假如我们合作的话，新公司要取什么名称好呢？卡耐基想起了童年养兔的往事，他断然回答：“当然要取‘布尔门卧车公司’啦！”布尔门听了，顿时双眼发亮，两人很快就达成了合作协议。

    又有一次，卡耐基在美国宾州匹兹堡盖了一家钢铁厂，专门生产铁轨。当时，美国宾士维尼亚铁路公司是铁轨的大客户，而该铁路公司的董事长名叫汤姆生。卡耐基又想起兔子的故事，于是，他就把那家新盖的钢铁厂命名为“汤姆生钢铁厂”。这样一来，汤姆生董事长要采购铁轨时，自然会优先考虑“汤姆生钢铁厂”了。

    卡耐基这一套“尊重别人姓名”的本事，使他无往不利，生意兴隆，最后建立了他的钢铁王国。

    2.做牢记人名的高手

    了解“尊重别人姓名”的重要与价值之后，进一步就得设法牢记别人的姓名。我们常听许多人说：“我就是记性很差，老是记不住别人的姓名。”或是“我的记忆力不好，因此人跟名字就是对不上来”。

    记别人的姓名很困难吗？雪佛兰通用汽车分公司的总经理巴布·兰德能记6000个人的姓名；台湾全华科技图书公司董事长詹仪正能记10000个人名；美国前邮务总长杰姆能牢记50000个人名。巴布·兰德能够牢记全美6000个以上的雪佛兰汽车经销商。在每一次的经销商联谊会议里，他都能一一叫出每一位经销商的大名，并亲切跟他们寒暄。他这种超乎常人的记人名本事，是他成功的原因之一。

    全华科技图书公司是一家专门出版科学技术书籍的企业，该公司以台湾全省的高工与专科学校为其主要推销对象。该公司董事长詹仪正为了拓展业务，牢记了全省高工与专科学校约10000个教师的姓名。他的特殊才能，使该公司业务兴隆。杰姆10岁丧父。连小学都没读完，但他在46岁时，获得四所大学的荣誉学位，并担任美国邮务总长。杰姆成功的秘决就在能牢记50000个人名。这套特异本领，使他在1932年当选为民主党全国委员会主席，甚至把富兰克林·罗斯福拥进白宫。他的所作所为给政治人物上了宝贵的一课——选举要取胜，必须牢记选民的姓名。

    或许你会说，巴布、詹仪正、杰姆都是特例，一般人做不到。其实记人名就跟背英文单词一样，只要肯用心，下苦功，必有所成。

    作为一名推销员，你所接触的客户数量与我们以上例举记的要少得多，想来最多不过数百个。如果你能把他们的名字单单记住，对你的推销成功将会有很大帮助。

    3.运用有趣的联想

    这是利用对方的特征、个性、谐音，以产生联想的记忆方法。

    （1）特征联想：譬如对方叫李茂生，而他的特征是毛发茂盛，可用毛发茂盛联想到他的姓名。

    （2）个性联想：譬如对方叫林文彬，而他的个性文质彬彬，则可从个性联想到姓名。

    （3）谐音：譬如对方叫程安兴，则可用“请安心”来联想。

    法则78：将工作计划写下来

    制定工作计划是日常工作中必不可少的一项工作内容。制定工作计划的目的，一方面是在跟主管沟通下年度的计划，另一方面也是作自我检讨。

    在内容上，对主管而言，你是在设定明年预计达成的工作目标，对自己而言，是在设定自我突破的计划。

    制定工作计划的第一步，是事先了解公司的年度目标。

    1.牢记公司目标与个人目标

    主管在设定你的下年度工作内容时，通常是在贯彻公司由上而下的年度目标，因此，你必须先仔细了解公司的年度目标，这点很重要却总是被忽略。

    另外，你一定要花时间想清楚自己下年度希望的成长，是学习？是薪水？还是发展另一项专才？

    如果你想要的是学习新技术，你的工作计划就必须加入学习计划；如果是想增加收入，就必须研拟增加业绩的计划，或是调换部门的准备计划。

    先了解公司的年度目标以及个人的年度目标，你在研拟工作计划时才不会无所适从。

    2.计划合理但要具挑战性

    制定工作计划的原则是：

    （1）不要好高骛远。

    （2）目标要合理。

    （3）具有挑战性。

    如何避免好高骛远，设定合理的目标呢？

    多数人在研拟计划时不会想到自己的缺点，于是，建议可以找你的家人、好友，或是较熟的同事与主管，请他们检视你设定的目标是否太过理想？研拟的计划有没有避开或改善自己过往的缺点？

    为什么要具有挑战性？

    主管不会希望你只是去设定你原本就可以达到的目标，他会期待你在未来的一年，无论在工作上或学习上都能有所突破，所以，虽然要避免好高骛远，但也得设定自我挑战的计划。

    3.目标数字化、行动具体化

    有了上述的准备与调整，接下来就进入实际研拟工作计划的4个步骤：

    （1）目标数字化

    只有形容词的空泛目标是没有意义，所以要把工作计划的目标与内容数字化，例如时间化、数量化、金额化。

    甚至，连学习计划都可以数字化，例如，你预计花费多少时间学得某类技术，或通过某项认证。

    （2）行动具体化

    有了数字化的工作目标，还要附带有效的执行计划。

    拟定高度可行性的策略，除了让你在落实目标时有依循的步骤，另外也会让主管更相信与支持你的工作计划。

    （3）学习计划

    你应该同时研拟年度的自我学习计划。公司对员工自我学习通常是抱持正面的看法，有些公司甚至规定学习计划是工作计划应具备的项目。

    学习计划应该清楚的包括：学习项目、学习管道与时间、预计对自身工作产生的效益，以及希望公司给予的协助。

    （4）与主管面对面沟通

    在完成工作计划后，你一定要面对面地与主管沟通，而不是只用电子邮件把工作计划传送给主管。

    面对面沟通的好处，是你可以透过主管的表情与肢体动作，更清楚了解主管对你的各项目工作计划的看法。

    你也可以藉由面对面的机会，告诉主管你的中长期目标，例如两年内希望从技术部门调往行销部门，或是3年内希望担任主管职等，请主管针对工作计划与学习计划，给予建议。

    总之，不要把制定工作计划当作是交差了事的例行事项，应该要借助这个机会，重新审视自己的职场生涯计划.

    法则79：会写市场调查报告

    市场调查报告是调查报告的一种，是通过直接、系统地收集有关市场情报、资料，并且对其进行整理和分析以后，科学地阐明市场状况以及市场发展规律，提出调查结论，供有关决策者使用的书面报告。它是获取市场信息的重要手段。市场调查报告的形成过程是由市场调查和市场研究这两个阶段有机结合而成的。这种报告是实际工作中常用的一种文体，它的表现形式、特点都和一般的调查报告基本相同。

    在写作市场调查报告时，要按照以下几点要求进行：

    1.必须收集到有关市场情况的第一手信息资料

    要写好市场调查报告，首先必须搜集、占有第一手市场信息资料。没有丰富、翔实的第一手信息资料，即使写作方法再多，写作技巧再高明，也无法写出高质量的市场调查报告。一般来说，搜集、占有第一手材料越多、越细、越全面，写出的调查报告内容越具体，质量越高。怎样才能占有第一手市场资料呢？

    （1）要有目的、有计划、有步骤地进行调查研究工作。

    调查研究工作是一项复杂而艰苦的工作，要保证调查得到预期效果，必须在调查之前制订一个调查方案，内容应包括市场调查的目的、调查的项目、调查单位、调查对象和调查时间。有了周密的调查方案才能保证整个市场调查有目的、有计划、有步骤地进行，避免因调查任务不明而造成盲目调查。

    （2）要恰当地运用多种市场调查方法。

    市场调查涉及面宽，调查项目、单位多，同时时间要求比较紧，所以调查时必须科学地运用调查方法。市场调查方法有：

    ◇直接观察法：对某些重点问题和重要情况，调查人直接深入现场体验观察，取得第一手资料。

    ◇报告法：调查人可以向基层单位布置各种表格，要求按时、保质向调查人报送资料。

    ◇采访法：就是调查人直接找调查对象访问、开座谈会取得调查资料。

    以上三种方法可根据具体情况灵活选择，也可以几种调查方法交叉使用。

    2.要认真地整理、分析市场调查材料

    市场调查阶段取得的第一手材料，有真有假，有主有次，相互掺杂。必须进行资料整理，取伪存真，进行归类。对整理后的资料要认真分析，找出市场规律和本质问题。对市场资料的分析方法有：

    ◇分类对比计算法

    将调查来的市场资料按照调查目的，划分成若干类和组，并通过静态和动态地对比计算，对资料进行分析研究。

    ◇综合归纳整理法

    将调查阶段取得的个别单位、个别现象，分散资料进行归纳综合成完整的、系统资料，以观察其市场规律性。

    ◇逻辑推理法

    以特殊的（个别的）事实为前提，运用逻辑归纳推理得出一般性（普遍性）的结论。

    3.市场调查报告的撰写要做到材料和观点的统一

    一篇好的市场调查报告，必须有丰富的材料和明确的观点，注意用观点统帅材料，用材料说明观点。那种不分主次、不管真伪、脱离观点的材料罗列，脱离材料的空洞议论，都是不妥当的，撰写市场调查报告时必须避免。

    正确的观点要从大量的实际材料中概括、归纳、提炼，不能凭空想象。一篇好的调查报告实际上做到了材料和观点的有机结合。要做到这一点，撰写市场调查报告在运用材料时必须注意：

    ◇要将全面材料和典型材料结合运用

    ◇要将正面材料和反面材料对比运用

    ◇要将定量材料和定性材料结合使用

    4.撰写市场调查报告要求内容要新，分析要深。

    这是指选择调查课题要新，要反映新情况、新问题，要在新的思想指引下，抓住新苗头。选题要摸准决策部门欲知而未知之事，报告要提供在决策部门决策问题之前，才能起到指导和监督的效果。此外，市场与广大群众休戚相关，所反映的问题要想群众所想，急群众所急，对于上下关心、众说纷纭的问题，要尽快研究提供报告。

    深，是指反映情况和问题有一定深度，对问题剖析透彻。其关键是要抓住问题的要害和主要矛盾，分析得有根有据，所提措施令人信服，并有其使用价值和社会效益。唯有深才能创新。

    5.市场调查报告要求结构严密、语言简练

    结构就是市场调查报告的内部构成，各部分要组成一个完整的有机整体。报告结构要严密，思路清晰，判断、推理符合逻辑，做到观点和材料的合理结合。

    市场调查报告的语言要达到准确、简洁、生动。准确是指语言要达到完全符合实际，不可言过其实或词不达意；简洁，是指用最少的文字，表达较多的内容，做到言简意赅；生动，是指在内容正确、情感健康的前提下，力争语言通俗易懂，精练、形象，力戒死板老套。

    法则80：学会写可行性研究报告

    可行性研究报告是一种运用经济理论和科学方法，对某一项目在技术上、经济上是否合理可行，进行全面分析、论证、比较，做出最终评估和决策研究的文书，亦是为最终确立和审批提供可靠依据的书面文件。在一个经济项目的立项、审批过程中，可行性研究是最后的、至关重要的一个环节。

    1.可行性研究报告的写作要求

    可行性研究是由投资各方共同参与完成的，其整个过程除了具有明显的专业性、科学性、系统性外，还有相当的复杂性。这就给研究报告的写作提出了更高的要求。在写作的过程中，要注意以下几个方面：

    （1）内容的专业性

    可行性研究报告是一种专业性较强的文种。其内容不仅要求准确、详细、完整，而且涉及工程、技术、财务、环境、法律等多方面的专业知识。因而在编制可行性研究报告时，一定要精心挑选那些懂工程、懂技术、懂经济、懂业务的各方面人才组成专门班子，以保证可行性研究报告具有综合的专业性。在编制的过程中，还应该充分发挥各种专业人员的作用，充分运用他们各自的专业知识，按照科学的方法和步骤，进行测算分析、论证推断，为项目的审批机关提供具有专业性的可靠资料。

    （2）表述的周密性

    可行性研究报告是以叙述、说明为主，议论为辅的方式，从各方面、各层次来表述对项目的看法和意见，这就要求在表述时，提出观点要明确，列举事实要可靠，分析问题要辩证，得出结论要正确，使全文层次清楚，严谨周密。

    2.可行性研究报告的结构

    可行性研究报告由标题和正文构成。

    （1）标题

    一般采用公文的标题写法，写法较为固定，由事由和文种构成，如《关于生产牌空调的可行性研究报告》、《关于合资经营新世纪实业有限公司的可行性研究报告》。有的也把项目承担者写入标题，如《集团投资北京房地产项目的可行性研究报告》。有时，文种也可省写为可行性论证，如《常州新北区安家镇工业园控制性详细规划可行性论证》，但一般要用全称。

    （2）正文

    正文一般由总说明、专题论证、结尾、附件组成。

    （1）总说明

    总说明又叫总论或概论。它是项目的基本概况，分为项目的背景和概况两部分。背景部分，主要交代项目的名称、承办单位、项目总负责人及经济与技术方面的负责人、项目建议书的审批文件。概况需说明项目实施的必要性（项目的特点、意义、国内外市场供求、生产情况）、主要指标（项目方案、生产规模、工艺技术、投资预算、经济效益）、问题和建议。总说明由于是对整个报告内容全面扼要的介绍，是全文的缩影，因此上级机关、主管部门领导以及有关专家、合作者能从中得到报告的第一印象和总的感觉，因而要求写作上一定要字斟句酌，做到内容完整、中心突出、层次清晰、行文简洁，有较强的可读性。总说明对下文还起着提纲挈领的作用，写作时还要注意与下文专题所论证的基本问题相呼应。

    （2）专题论证

    这部分是可行性研究报告的核心。通常从以下几个方面对项目的可行性做具体的陈述和论证：

    ◇企业的基本情况和承办项目的条件

    企业的管理机构、劳资情况、产销情况、利润水平、负债情况、物质供应情况等；企业承办项目的有利、不利条件。

    ◇项目生产规模和能力

    项目的名称、规格、性能、用途、生产规模、能力。

    ◇物料供应情况

    资源、原材料、燃料的来源、数量、价格及其他辅助设施的情况。

    ◇厂址选择

    厂址的地点、自然生态、交通通信、经济和周边环境、水电的供应现状和前景、厂房设计方案。

    ◇技术和设备的方案

    技术和设备的选择、有关工程的情况、有关辅助设施的情况。

    ◇机构的设置和人员的配备

    生产管理体制，管理机构的设置，人员的定员、来源和培训计划。

    ◇资金方案

    项目费用、资金的来源、使用分配和偿还方式。

    ◇经济效益评估

    产量、产值、成本、利润、经济寿命；企业经济评价、国民经济评价。

    ◇环保、劳保和消防设施

    三废的种类、成分、数量、污染程度以及防治的技术、措施和程度；劳动保护的技术、设备和措施；消防的技术、设备与措施。

    ◇项目实施计划

    从项目的报批到落成试产一系列过程的先后安排、时间和进度。如项目的申报、落实资金、勘察设计、设备购置、施工安装、验收等。

    （3）结尾

    通过专题论证，报告的结尾要写上可行的总的结论。如：“本项目用多种方法进行经济分析，认为可行。因此，结论为：本项目经济上有益，技术上有保证，原料上有来源，销售有方向与市场，将可行性研究报告上报，请审批。”有的还在结论中写上“问题和建议”，请求上级机关和主管部门给予解决与支持。作为上行文，大多数可行性研究报告，还要在最后写上“以上报告当否，请领导研究批复”，“以上报告是否可行，请批示”之类的结束语。

    （4）附件

    附件是可行性研究报告的一个重要组成部分。附件包括有关重要资料、证明文件和有关表格，主要是为了说明正文中有关材料与论证的可靠性，供项目审批机关参考。可行性研究报告的附件较多，主要有中方的资格证明、资产评估书，外商的有关资格、资信、经营状况等有关证明文件，有关的资金、场地、基础设施配套、环境保护等内容的协议文件或上述业务主管部门的签署意见；有关意向书、建议书的上级机关批准文件等。

    法则81：名片要写好

    名片，就是一张印有一个人名字的卡片，它是进行交际的一种自我介绍的文书。

    初次见面，或在私人交往场合，或在宴会等社会交际场合，先呈上自己的名片，作为一种简明的礼节性的沟通媒介，这种风气古已有之。古人要会见生人、求见名人或者权贵者，往往要投以名片的。时至现今，由于交际的需要，许多人都印刷了名片，名片的使用日趋频繁、普及。这对社交和公关创造了有利的条件。

    1.名片的作用

    相见留下各种信息，便于进一步联系。偶然遇到一位刚结识的朋友，递上一张名片，进行心灵交流，肯定会使你的新朋友为之一喜。在祝贺、感谢、辞行、吊唁等场合，递上一张名片，可以进一步加强联系。因故不能前往可以托人带去或寄去一张名片（有时还附有其他礼品），并在名片的适当地方写上表示一定含义的字句。例如，遇到亲友新婚、得子、寿辰等喜庆之事，可写上“新婚快乐”、“健康长寿”或“喜得贵子”等字样，表示祝贺之意；当亲友生病或遇到不幸时，可以写上“祝早日康复”或“谨致哀悼”等字样，表示关怀或致哀之情。

    2.名片使用应注意的礼仪

    在使用名片的时候，首先，要弄清名片应送给哪些人。一般来说，名片要送给那些工作上有业务联系的人；相处得比较亲密的朋友；见面后觉得有必要继续联络的人。

    初次见面，在介绍人介绍或自我介绍后，如需让对方记住自己的姓名，可取出名片交给对方。名片就是自我介绍，所以送名片也要像说话一样彬彬有礼。收取的一方应双手接收，看过以后收好。最好放入名片盒或上衣口袋，以示慎重，切不可当着客人的面，随手乱丢。然后把自己的名片送给对方，若没有，可道歉说明，并将自己的姓名、地址留给对方。为了更好地发挥名片的作用，事后可在名片上记上接收的时间、地点和内容，以及对方感兴趣的话题，以便下次谈话有的放矢。

    有下列情况，可以酌情使用名片：

    事先约好的会见或访问，因已知对方是谁，所以见面直接握手，表示友好与礼貌。若想加深印象，可在告别时互赠名片。

    另一种情况是，几个朋友同行，遇见熟人，你的朋友只为你做礼貌上的匆匆介绍时，不必递送名片。

    送名片的时间要适合。陌生人见面，应在寒暄之后主动送上；如果是面对有业务联系的人，以主动送上为好；如果与面对的人没有工作业务往来，最好是在对方需要时再送。

    3.名片的写作技巧及注意事项

    （1）名片的规格

    我国习惯，职务用小号字体印在名片左上角，姓名用大号字体印在中间。外国习惯，姓名印在中间，职务印在姓名下面。

    （2）名片的款式及装帧

    漂亮精致的小名片，既可以作为“通信录”，又可以作为艺术品和纪念品来收藏。因此在设计和印制名片时，一定要力求大方、新颖，给人留下过目难忘的印象。

    名片的文头可以印上本单位名称的大写字母（英文或汉语拼音均可），比如西安邮电学院某人的名片，就可印上XIY—OU的字样，并在左上方印上本人的彩色照片，这种套色印刷、风格鲜明的名片，会给人留下美好的回忆。还可以在名片上印上本单位的徽章标记，使别人一见名片就马上记起这个有特点的单位和有特色的人，加深与其的交往。

    4.名片的内容及格式

    名片属于卡片式的应用文，写作时具有固定的格式，分“头”、“腹”、“尾”三个部分。形式有横文、竖文两种。一般在涉外工作中使用的名片以竖写为好，具有民族风格。

    具体写法分正面和背面两种。

    （1）正面

    “头”写个人任职单位、部门及所参加的学术组织、社会团体的名称、现在的职务职称等。内容要求并列，从上至下，或从左至右排写。

    “腹”是正文，写个人的名字。印刷名片时名字的字号要比“头”“尾”大两倍以上，目的是醒目。

    “尾”写本人工作单位的全称、地址、电报挂号、电话号码、邮政编码，便于工作联系。

    （2）背面

    一般名片的背面，只将正面的文字，按其大小翻译成英文或其他文字即可。译文一定要准确、规范，符合外文书写格式。生产部门所用的名片，可在背面写上本公司、企业生产的产品或技术转让的项目等，使小小的名片起到广告的作用。

    5.名片写作的注意事项

    因为名片篇幅较小，首先名片的内容，一定要简练，主次要分明。不要在名片上印上一大串头衔，甚至连参加过什么学会、协会，是什么会的会员、理事等，一无遗漏地全印上去。这样，一来显得文面拥挤，烦琐；二来会给人留下炫耀和不谦虚之感。

    其次，名片一定要准确，尤其是职务、职称，未批或待批的一律不能写，职务的正副也要写清楚。

    最后，不要滥印名片。否则，会使其失去真正的作用。

    法则82：轻松写好电子邮件

    电子邮件是一个外来词，英语全称是ElectronicMail，缩写为E-mail，在网上有“伊妹儿”的谐音美称。它是用户或用户组之间通过计算机网络收发信息的服务。通过网络的电子邮件系统，人们可以用非常低廉的价格，以非常快速的方式，与世界上任何一个角落的网络用户联系。这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式。电子邮件是使用最广泛、效率最高的电子应用文，是网络上使用人数最多、最受欢迎的服务之一。每一个申请Internet账号的用户都会有一个电子邮件地址。

    1.中文邮件的书写格式

    中文邮件的书写与传统的书信写法大同小异。书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。

    （1）称呼

    也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。

    （2）正文

    正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年快乐！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。

    问候语之后，常有几句起始语，如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。

    接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。

    （3）结尾

    正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。结尾的习惯写法有以下两种：

    ◇在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。

    ◇不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。

    （4）署名和日期

    在书信最后一行署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给亲属、朋友的，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情况加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。

    2.英语邮件的书写格式

    英文书信通常由五个部分组成。

    （1）信头（Heading）

    信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。日期通常有下列两种定法：

    月、日、年，如August15，2000

    日、月、年，如15th August，2000

    地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县名）、省名、国名（邮政编码通常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

    （2）称呼（Salutation）

    称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear...或My dear...称呼后一般用逗号。

    （3）正文（Body）

    这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚；可以手书，也可以打印。

    （4）结束语（Complimentary Close）

    它是书信结尾的恭维话。

    （5）签名（Signature）

    签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置。

    但电子信件毕竟是基于网络的一种轻松的交流方式，而且一般发邮件都以附件形式发送，邮件正文往往只是告知收件人查收你发的附件，所以“邮件正文”可以不拘泥于形式，只要把你的意图表明清楚就行，有时甚至可以一句话都不说，只发一张贺卡、一首音乐或一首小诗。

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